Fremsat den 7. oktober 2020 af kulturminister (Joy Mogensen)

Forslag

til

Lov om ændring af arkivloven

(Ret til indsigt i egne personoplysninger)

§ 1

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1201 af 28. september 2016, som ændret ved § 31 i lov nr. 503 af 23. maj 2018, foretages følgende ændringer:

1. I § 6 indsættes som stk. 5:

»Stk. 5. Rigsarkivet kan ikke opkræve vederlag eller gebyr ved indsigt i egne personoplysninger, jf. kapitel 7 a.«

2. I § 30, stk. 3, udgår »er part i den sag eller«.

3. I § 33 og § 35 indsættes efter »§ 31«: » og indsigt efter § 39 b«.

4. I § 34 indsættes efter »og 32«: » og indsigt efter § 39 b«.

5. Efter kapitel 7 indsættes:

»Kapitel 7 a

Ret til indsigt i egne personoplysninger

§ 39 a. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger, der helt eller delvist er foretaget ved hjælp af automatisk databehandling, eller som er eller vil blive indeholdt i et register.

Stk. 2. Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Myndigheden træffer derefter afgørelse om indsigt. Det offentligt arkiv skal ved oversendelsen af en begæring efter stk. 1 i relevant omfang meddele en række kontekstuelle oplysninger.

Stk. 4. Det pågældende arkiv træffer afgørelse for så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv.

§ 39 b. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger i arkivalier, som ikke er omfattet af § 39 a, jf. dog stk. 6-8, § 24 og §§ 33-35.

Stk. 2. Begæring om indsigt efter stk. 1 skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at kunne identificere de personoplysninger, der begæres indsigt i, herunder angive den myndighed, institution m.v., der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt efter § 39 b indgives til det offentlige arkiv, som er i besiddelse af de personoplysninger, der begæres indsigt i.

Stk. 4. Rigsarkivaren træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til Rigsarkivet.

Stk. 5. Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til kommunale arkiver eller regionale arkiver.

Stk. 6. Det offentlige arkiv skal undtage oplysninger fra indsigten, hvis vilkår efter § 41, ikke i tilstrækkeligt grad kan beskytte de hensyn som nævnt i offentlighedslovens kapitel 4. Det offentlige arkiv skal udlevere de oplysninger, der ikke undtages.

Stk. 7. Indsigt efter stk. 1 omfatter også arkivalier, der findes i form af systematiske fortegnelser eller dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager, der er afleveret til et offentligt arkiv fra private institutioner eller organisationer, som ikke er omfattet af § 39 a.

Stk. 8. Ret til indsigt efter stk. 1 gælder ikke for oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed.

Stk. 9. Dokumenterne skal udleveres i den form, som den, der har fremsat anmodningen ønsker.

Stk. 10. Reglerne i §§ 36-38 om sagsbehandlingsfrister gælder også for begæringer efter stk. 1.«

6. Kapitel 9 ophæves.

7. I § 41, stk. 2, indsættes efter »ansøgninger«: » eller begæring om indsigt«.

8. Efter § 43 indsættes i kapitel 10:

»§ 43 a. Rigsarkivets afgørelser efter § 39 b kan påklages til Kulturministeriet.

Stk. 2. Klagen indgives skriftligt til Rigsarkivet, der videresender klagen til Kulturministeriet ledsaget af den påklagede afgørelse og eventuelt materiale, der er indgået i sagens bedømmelse.

Stk. 3. Omhandler klagen arkivalier, der er klassificerede af sikkerhedsmæssige årsager, skal klagen rettes til den ressortmyndighed, der har ansvaret for det pågældende område.«

9. I § 46, stk. 4, indsættes efter »stk. 1«: », jf. dog § 39 a, stk. 4 og § 39 b, stk. 7«.

§ 2

Loven træder i kraft den 1. januar 2021.

§ 3

Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland, men kan ved kongelig anordning helt eller delvis sættes i kraft for Færøerne og Grønland med de ændringer, som de henholdsvis færøske og grønlandske forhold tilsiger.

Bemærkninger til lovforslaget

Almindelige bemærkninger

Indholdsfortegnelse

1. Indledning

2. Lovforslagets hovedpunkter

2.1. Arkivaliernes tilgængelighed og adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier

2.1.1. Gældende ret

2.1.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

2.2. Begrænsninger til arkivadgang og indsigt

2.2.1. Gældende ret

2.2.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

2.3. Klage og tilsyn

2.3.1. Gældende ret

2.3.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

2.4. Særligt om private arkivalier

2.4.1. Gældende ret

2.4.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

2.5. Særligt om betaling for arkivadgang på Rigsarkivet

2.5.1. Gældende ret

2.5.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

2.6. Straffebestemmelser

2.6.1. Gældende ret

2.6.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

3. Forholdet til databeskyttelsesreglerne

4. Økonomiske konsekvenser og implementering konsekvenser for det offentlige

5. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet m.v.

6. Administrative konsekvenser for borgerne

7. Miljømæssige konsekvenser

8. Forholdet til EU-retten

9. Hørte myndigheder og organisationer mv.

10. Sammenfattende skema

1. Indledning

Det er regeringens opfattelse, at borgerne skal have en ret til at få indsigt i egne personoplysninger, og dette ikke skal være begrænset af betalinger, tilladelser eller afhænge af typen eller alderen af arkivalierne, hvor oplysningerne forefindes.

Regeringen har derfor besluttet, at der skal indføres en bestemmelse om ret til indsigt i egne personoplysninger i arkivloven, som gælder for den type af arkivalier, der ikke i forvejen er omfattet af lovens regler om indsigt i egne personoplysninger. Dette gælder særligt papirarkivalier. Det foreslås desuden, at indsigtsretten skal være betalingsfri. Der gælder i forvejen en bestemmelse om ret til indsigt i personoplysninger omfattet af arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningen, og den foreslåede bestemmelse vil derfor gælde for alle de typer af arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Det kommer til at betyde, at borgerne ikke længere skal søge om tilladelse til arkivadgang i arkivalier, der ikke umiddelbart er tilgængelige evt. mod betaling, men at borgerne fremadrettet kan begære indsigt i egne personoplysninger, som befinder sig hos Rigsarkivet eller hos øvrige offentlige arkiver omfattet af arkivloven uden betaling.

I lovforslaget bruges betegnelsen "offentligt arkiv", når der er tale om bestemmelser, der både gælder for Rigsarkivet, regionale arkiver og kommunale arkiver.

2. Lovforslagets hovedpunkter

2.1. Arkivaliernes tilgængelighed og adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier

2.1.1. Gældende ret

Som udgangspunkt bliver arkivalier hos de offentlige arkiver umiddelbart tilgængelige efter 20 år, jf. arkivlovens § 22, stk. 1. Borgere kan dermed få adgang til at se disse arkivalier uden yderligere tilladelse fra det offentlige arkiv.

For visse typer af arkivalier gælder der dog længere tilgængelighedsfrister end 20 år, jf. arkivlovens §§ 23-25 og §§ 27-28. Såfremt der f.eks. er tale om arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er de først tilgængelige efter 75 år, jf. arkivlovens § 23, stk. 1. Endvidere kan der til beskyttelse af væsentlige hensyn, fx statens sikkerhed, rigets forsvar, beskyttelse af vidner m.m., fastsættes en længere frist på højest 60 år, jf. arkivlovens § 27, stk. 1. En længere frist end 60 år kan, for så vidt angår statslige arkivalier, fastsættes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren, jf. arkivlovens § 27, stk. 2.

Såfremt arkivaliernes tilgængelighedsfrister endnu ikke er udløbet, kan der alligevel søges om tilladelse til at benytte arkivalierne, jf. arkivlovens § 30, stk. 1. Den der søger om tilladelse skal oplyse om formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges adgang til, jf. arkivlovens § 30, stk. 2. Det offentlige arkiv kan i afgørelsen om tilladelse tage særligt hensyn til, om ansøgeren er part i den pågældende sag eller har en særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til, jf. arkivlovens § 30, stk. 3.

Det offentlige arkiv skal i forbindelse med ansøgninger efter arkivlovens § 30 foretage et konkret skøn af karakteren af oplysningerne, der ønskes indsigt i og formålet med benyttelsen af oplysningerne. Det offentlige arkiv kan herefter fastsætte, om der skal knyttes vilkår til tilladelsen under hensyn til overholdelse af formålet. Der henvises her til afsnit 2.2. om undtagelser til og begrænsninger arkivadgang og indsigt.

Det er Rigsarkivet, der træffer afgørelse om tilladelse efter arkivlovens § 30 for så vidt angår arkivalier afleveret til Rigsarkivet, jf. arkivlovens § 31. Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse for så vidt angår arkivalier, som er afleveret til et kommunalt arkiv eller et regionalt arkiv, jf. arkivlovens § 32.

Det offentlige arkiv skal i visse tilfælde indhente samtykke fra den afleverende myndighed, hvis der er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27, hvis der er tale om brevveksling i forbindelse med retssager, eller hvis arkivalierne er yngre end 20 år, jf. arkivlovens § 33. Dette gælder imidlertid kun for Rigsarkivet - og ikke for de kommunale og regionale arkiver.

Hvis der er tale om arkivalier, som er afleveret af en offentlig myndighed, og arkivalierne indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og oplysningerne er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, skal det offentlige arkiv indhente samtykke fra Datatilsynet, jf. arkivlovens § 34. Dette gælder både for Rigsarkivet, de kommunale arkiver og de regionale arkiver. Hvis der er tale om den samme type arkivalier, men de stammer fra domstolene, indhenter Rigsarkivet samtykke fra Domstolsstyrelsen, jf. arkivlovens § 35.

Den afleverende myndighed, Datatilsynet og/eller Domstolsstyrelsen foretager en vurdering af, om oplysningerne kan udleveres til den, der har søgt om tilladelse og meddeler til det offentlige arkiv, om der kan gives samtykke til arkivadgang, eller om arkivadgang skal nægtes. Dette sker bl.a. med afsæt i de hensyn, der fremgår af anden særlovgivning herunder fx lov om rettens pleje, jf. lovbekendtgørelse nr. 938 af 10. september 2019, lov om Politiets Efterretningstjeneste (PET), jf. lovbekendtgørelse nr. 231 af 7. marts 2017 og lov om Forsvarets Efterretningstjeneste (FE), jf. lovbekendtgørelse nr. 1287 af 28. november 2017. Det kan desuden ske med afsæt i de hensyn, der har begrundet, at arkivalierne har fået en længere tilgængelighedsfrist efter arkivlovens § 27, stk. 1, nr. 1-6. Det offentlige arkiv træffer herefter afgørelse om, hvorvidt der kan meddeles arkivadgang.

Hvis betingelserne er opfyldt i både § 33, § 34 og § 35 eller to af disse, vil det være relevant at indhente samtykke fra flere af de i §§ 33-35 angivne myndigheder.

Den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen kan desuden - hvis der gives samtykke - anmode om, at der stilles særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2. om begrænsninger til arkivadgang og indsigt.

For arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, gælder det, at de er tilgængelige, når de er 20 år gamle. Dette gælder dig ikke, hvis arkivenhederne indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold - disse er først tilgængelige efter 75 år, jf. arkivlovens § 23. For så vidt angår de øvrige arkivalier under strafferetsplejen, kan Rigsarkivet - hvis arkivalierne er under 50 år - meddele indsigt i arkivalierne efter indhentet samtykke fra den afleverende myndighed. I tilfælde hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn, kan den afleverende myndighed konkret beslutte at nægte samtykke, jf. arkivlovens § 24.

En ansøgning om tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier skal som udgangspunkt færdigbehandles inden for 15 dage, jf. arkivlovens § 36. Hvis sagsbehandlingstiden trækker ud, skal ansøgeren af det offentlige arkiv underrettes om årsagen hertil.

Sagsbehandlingstiden kan desuden forlænges, såfremt der skal indhentes samtykke fra enten den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Samtykket eller afslag herpå skal indgives til arkivmyndigheden inden for 30 dage, jf. arkivlovens § 37.

Rigsarkivet behandler årligt omkring 1.900 sager, hvor borgeren i sin ansøgning efter arkivlovens § 30, stk. 1, har angivet, at denne ønsker indsigt i en sag vedrørende den pågældende selv. Der gives kun afslag i ganske få tilfælde. Størstedelen af disse sager er meget simple sager, hvor fx en borger har ønsket en kopi af et eksamensbevis.

Som udgangspunkt skal alle myndigheder aflevere alle bevaringsværdige dokumenter til de offentlige arkiver. Der har gennem tiden været forskellige kassationsregler for de offentlige myndigheder, hvorfor alle oplysninger ikke er afleveret til og bevaret på de offentlige arkiver. For visse personsager, fx børnesager og personalesager, var praksis tidligere, at der kun blev bevaret sager for de borgere, der var født den 1. i hver måned. Der blev senere indført et midlertidigt stop af denne kassation af børnesager og kassationsstoppet er efterfølgende blevet gjort permanent.

I henhold arkivlovens § 42 kan en person desuden over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen. Det fremgår heraf, at den registrerede har ret til at få den dataansvarliges bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende den pågældende behandles, og i givet fald adgang til personoplysningerne. Bestemmelsen giver borgeren retskrav på indsigt i personoplysninger, som er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Arkivlovens § 42 er dermed kun gældende for personoplysninger, der fremgår i arkivalier, der helt eller delvis er foretaget ved hjælp af automatisk databehandling, og på anden ikkeautomatisk behandling, der er eller vil blive indeholdt i et register, som er overført til opbevaring på offentlige arkiver, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 2, stk. 1.

Da arkivlovens § 42 er begrænset til databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde, gælder bestemmelsen ikke for manuelt, papirbaseret behandling af oplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register. I disse tilfælde vil ansøgeren skulle anmode om tilladelse til arkivadgang efter arkivlovens § 30.

En begæring om indsigt efter § 42 skal angive den myndighed, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger. Det er også denne myndighed, der har afgørelseskompetencen til at meddele indsigt, jf. arkivlovens § 42, stk. 3. Den afleverende myndighed træffer herefter afgørelse efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens §§ 22-23 og efter de almindelige aktindsigtsregler i henholdsvis forvaltningsloven og offentlighedsloven. For så vidt angår arkivalier, som er afleveret af de retshåndhævende myndigheder, er disse dokumenter omfattet af databeskyttelsesforordningens regler, når de er afleveret til arkiv. I de situationer, hvor der er tale om nedlagte myndigheder, hvis sagsområde ikke er overtaget af en anden myndighed, vil afgørelse om og gennemførelse af indsigt påhvile vedkommende arkiv.

Indsigt efter § 42 gælder også for de private arkivalier, der er afleveret til et offentligt arkiv. Afgørelseskompetencen ligger i disse tilfælde hos det offentlige arkiv, jf. arkivlovens § 42, stk. 4. Retten til indsigt efter § 42 gælder uanset hvilke aftaler, der måtte være indgået mellem det offentlige arkiv og den afleverende private aktør. Tilgængeligheden til private arkivalier bygger på en privat aftale mellem den, der afleverer arkivalierne, og det offentlige arkiv, der modtaget det.

Med arkivlovens § 42 er der samme mulighed for at få indsigt som efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, men processen er anerledens grundet særlige arkivmæssige hensyn. Efter artikel 15 er det således den dataansvarlige, der har kompetence til at træffe afgørelse om indsigt, men efter arkivlovens § 42 videresender det offentlige arkiv (som er dataansvarlig) begæringen om indsigt til den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Det offentlige arkiv ligger inde med en stor mængde oplysninger fra diverse myndigheder og opbevarer oplysninger i samfundets interesse. De offentlige arkiver er dermed ikke indrettet sådan, at det er muligt for dem at fremsøge alle oplysninger på enkeltpersoner grundet organiseringen. De offentlige arkiver har samtidig heller ikke de rette kompetencer til at foretage den relevante hensynsafvejning ved begæringer om indsigt, da de ikke har kendskab til forholdene for alle myndighederne, som de opbevarer oplysninger for. Det offentlige arkiv er dog fortsat forpligtet til at give de af artikel 15, stk. 1, litra a-h relevante oplysninger til den, der begærer indsigt, selvom det offentlige arkiv ikke har afgørelseskompetencen.

Det bemærkes i øvrigt, at indsigt i egne sager eller i egne personoplysninger er reguleret i en række øvrige regelsæt, der gælder inden for deres respektive retsområde. Det gælder offentlighedsloven, forvaltningsloven, sundhedsloven, retsplejeloven, lov om Politiets Efterretningstjeneste, lov om Forsvarets Efterretningstjeneste og databeskyttelsesforordningen. Det bemærkes her, at lov om Politiets Efterretningstjeneste og lov om Forsvarets Efterretningstjeneste eksplicit undtager de to tjenester fra de almindelige bestemmelser om egenacces.

2.1.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

I den gældende arkivlov ift. tilladelse til at få adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier er det ikke et afgørende hensyn, om ansøgeren ønsker oplysninger om sig selv eller andre. Det er kun en faktor, der kan spille ind i vurderingen af, om der kan gives tilladelse. Den gældende § 42 i arkivloven har desuden kun virkning for arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde. Bestemmelsen gælder derfor ikke for arkivalier, som ikke kan fremsøges systematisk eller i øvrigt indgår i et register, eller øvrige arkivalier som måtte være undtaget fra databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde. Det er derfor nødvendigt med en ny bestemmelse, som sikrer borgerne et retskrav på adgang til arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen, som er sammenligneligt med det retskrav, som gælder for arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningen.

Arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningen udgør en stigende del af de arkivalier, som opbevares af de offentlige arkiver, og er allerede omfattet af den gældende § 42, som foreslås flyttet til § 39 a. Borgernes indsigt i egne sager og personoplysninger m.v. som er indeholdt i arkivalierne, skal derfor følge reglerne i databeskyttelsesretten om adgang til egne personoplysninger. Det foreslås at flytte bestemmelsen for at lave et samlet kapitel i arkivloven om indsigt i egne personoplysninger, og der ændres ikke i retstilstanden. Der er i høj grad tale om en videreførelse af gældende ret. Med den foreslåede ændring præciseres det desuden, at der er tale om en undtagelse til databeskyttelsesforordningens artikel 15, der har hjemmel i artikel 89, stk. 3. Det præciseres endvidere, at det pågældende arkiv i relevant omfang skal meddele såkaldte kontekstuelle oplysninger, der fremgår af artikel 15, stk. 1, litra a-h.

Den foreslåede § 39 b vil give borgeren en ret til at få indsigt i personoplysninger om den pågældende selv, som fremgår af arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde - der vil være tale om papirarkivalier. Retten skal gælde i det omfang, at det offentlige arkiv er i besiddelse af de oplysninger, der ønskes indsigt i. Ændringen skal bl.a. sikre, at fx mennesker der har været anbragt på et børnehjem eller under særforsorgen sikres en ret til at se deres egne personoplysninger i sager på arkiv.

Af hensyn til det offentlige arkivs mulighed for at fremfinde de relevante oplysninger, foreslås det, at der i § 39 b indføres et identifikationskrav for borgeren. Med identifikationskravet skal borgeren med begæringen om indsigt oplyse om de nødvendige oplysninger, som det offentlige arkiv skal bruge, samt angive den myndighed, institution eller lignende, som oprindeligt har behandlet de oplysningerne. Identifikationskravet er nødvendigt for det offentlige arkiv, før de relevante oplysninger kan fremfindes på arkivet. Det offentlige arkiv skal selvfølgelig med sin vejledningspligt forsøge at hjælpe borgeren frem til, hvilke identikationsoplysninger, der er nødvendige for det offentlige arkiv, således at arkivet kan fremfinde de oplysninger, der begæres indsigt i.

For at sikre mest mulighed lighed med bestemmelsen i § 39 a, foreslås det, at "egne personoplysninger" i § 39 b skal have samme definition som i databeskyttelsesforordningens art. 4, nr. 1. Det fremgår heraf, at enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (»den registrerede«); ved identificerbar fysisk person forstås en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved en identifikator som f.eks. et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata, en onlineidentifikator eller et eller flere elementer, der er særlige for denne fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Desuden foreslås det, at arkivlovens bestemmelser i §§ 33-35 om samtykke fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen også skal gælde for så vidt angår ret til indsigt efter den foreslåede § 39 b. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.1. ovenfor. Det offentlige arkivs efterfølgende afgørelse om indsigt vil bero på en individuel konkret vurdering i forhold til hensyn angivet i samtykket fra de ovennævnte myndigheder over for hensynet til, at den pågældende har ret til indsigt i egne personoplysninger. Hvis den hørte myndighed har nægtet samtykke efter afgørende modhensyn, fx statens sikkerhed, kan det offentlige arkiv ikke meddele indsigt.

Arkivlovens § 24 vedrørende samtykke til arkivadgang for sager inden for strafferetsplejen vil også være gældende for ret til indsigt efter den foreslåede § 39 b, hvilket indebærer at den afleverende myndighed skal give samtykke, før der kan gives indsigt. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.1. ovenfor.

Det foreslås endvidere, at der indføres en undtagelse til indsigtsretten for så vidt angår oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. En tilsvarende undtagelse følger af databeskyttelseslovens § 22, stk. 5, og der sikres dermed samme mulighed for at undtage oplysninger, som der gælder efter § 39 a.

Med den foreslåede § 39 b sikres det, at borgeren får ret til indsigt i sine egne personoplysninger, uagtet hvilken form arkivalierne har.

Det foreslås, at de gældende regler i arkivloven om sagsbehandlingstider i §§ 36-38 også skal gælde, når der begæres indsigt efter den foreslåede § 39 b.

2.2. Begrænsninger til arkivadgang og indsigt

2.2.1. Gældende ret

Det følger af arkivlovens § 40, at den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke umiddelbart er tilgængelige, jf. arkivlovens §§ 31 og 32, har tavshedspligt for så vidt angår de fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende får kendskab.

I de tilfælde, hvor det offentlige arkiv giver tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier, kan arkivet desuden opstille vilkår for benyttelsen, jf. arkivlovens § 41, stk. 1 og 2. Vilkårene fastsættes på grundlag af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i ansøgningen om tilladelse, jf. arkivlovens § 41, stk. 3, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen, jf. arkivlovens §§ 33-35.

I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en række eksempler på vilkår, eksempelvis oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41, stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne, hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette fastsættes.

Der kan være særlige tilfælde, hvor der ikke kan opstilles vilkår, der tilstrækkeligt beskytter øvrige modstående hensyn, hvorfor der må meddeles afslag på anmodningen. Dette kan fx være i form af følsomme personoplysninger, som ikke alene kan beskyttes af vilkår. Af relevante modstående hensyn kan der henvises til offentlighedslovens kapitel 4. Af offentlighedslovens kapitel 4 fremgår det, at aktindsigten blandt andet kan begrænses af hensyn til strafferetsplejen, privatlivets fred, forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces, de offentlige ansattes arbejdsvilkår, sekretariatsbetjening, brug af sagkyndige i retssager, private erhvervsinteresser, statens sikkerhed og rigets forsvar, rigets udenrigspolitiske interesser, forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter, og private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

I de tilfælde, hvor vilkår ikke yder en tilstrækkelig beskyttelse, har Rigsarkivet dog oplyst, at der er udviklet en praksis for at undtage oplysningerne om tredjepart, således at der bliver givet tilladelse til arkivadgang i det resterende dokument. Som eksempel kan nævnes jordemoderprotokoller, der indeholder oplysninger om et større antal barslende kvinder og deres fødsler. Det forekommer ofte, at det barn, der kan identificeres på grundlag af moderens identitet og datoen for fødslen, ønsker oplysning om protokollens indehold for sit eget vedkommende. Indsigten kan her etableres ved en ekstrahering af de relevante oplysninger.

2.2.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

Det kan være nødvendigt at beskytte øvrige modstående hensyn, selvom borgere får et retskrav på indsigt i egne personoplysninger. Dette skal fortsat som hovedregel sikres gennem fastsættelse af vilkår, når det gælder arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde. Et vilkår kan fx være, at der ikke må tages kontakt til de personer, der er omtalt i dokumenterne - fx en sagsbehandler, eller at materialet ikke må kopieres. Det foreslås, at de gældende regler om benyttelse af offentlige arkivalier i arkivlovens kapitel 8 og bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed (arkivbekendtgørelsen) også skal gælde ved retten til indsigt efter den foreslåede § 39 b. Det er Kulturministeriets vurdering, at muligheden for at opstille vilkår i de fleste tilfælde vil give en fuldt tilstrækkelig beskyttelse.

Endvidere foreslås det, at der også for så vidt angår indsigt efter § 39 b også skal indhentes samtykke fra den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen med henblik på afgørelse af om oplysninger bør undtages og hvilke vilkår, der bør stilles for benyttelsen af arkivalierne, jf. de gældende samtykkeregler i arkivlovens § 24 og §§ 33-35. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.1. ovenfor.

I de tilfælde, hvor vilkår for benyttelse af arkivalier ikke kan sikre en tilstrækkelig beskyttelse, foreslås det at indføre en lovhjemlet pligt for det offentlige arkiv til at undtage disse oplysninger, jf. den foreslåede § 39 b, stk. 6.

De offentlige arkiver skal dermed foretage en vurdering af hensynet til den pågældendes borgers ret til at få indsigt i sine egne personoplysninger og til den nødvendige beskyttelse af øvrige hensyn. Vurderingen foretages blandt andet på baggrund af samtykkeerklæringer fra den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Af beskyttelseshensyn, som de hørte myndigheder kan henvise til, der kan begrænse indsigten, jf. § 39 b, henvises der til offentlighedslovens kapitel 4 om begrænsninger i aktindsigt. Se i øvrigt afsnit 2.2.1. ovenfor.

Alle, der får adgang til at benytte arkivalier, der ikke umiddelbart er tilgængelige, er desuden underlagt tavshedspligt for så vidt angår fortrolige oplysninger, som den pågældende får kendskab til, jf. arkivlovens § 40. Dette vil også være gældende for indsigt efter den foreslåede § 39 b.

2.3. Klage og tilsyn

2.3.1. Gældende ret

I arkivloven er der hjemlet klageadgang for så vidt angår afgørelser truffet af Rigsarkivet. Klagen kan indbringes for den afleverende myndighed/ressortmyndigheden, jf. arkivlovens § 43, stk. 1.

Da afgørelseskompetencen i henhold til den gældende § 42, om arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningen, er lagt ud til den afleverende myndighed, er det de gældende rekursregler for de enkelte myndigheder, der er gældende.

For så vidt angår afgørelser truffet efter arkivloven af kommunalbestyrelsen, herunder de kommunale arkiver, bemærkes, at det almindelige kommunale og regionale tilsyn varetages af Ankestyrelsen med Social- og Indenrigsministeriet som overordnet tilsynsmyndighed. Efter § 48, stk. 1 og 3, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 47 af 15. januar 2019), fører Ankestyrelsen tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, i det omfang der ikke er en særlig klage- eller tilsynsmyndighed, der kan tage stilling til den pågældende sag. Tilsynet er et retligt tilsyn. Det betyder bl.a., at Ankestyrelsen ikke kan tage stilling til, om en kommunalbestyrelses dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Ankestyrelsen beslutter selv, om der er tilstrækkelig anledning til at rejse en tilsynssag.

2.3.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

Det foreslås, at der indføres klageadgang i afgørelser omfattet af den foreslåede bestemmelse i arkivlovens § 39 b. Efter den gældende § 43, stk. 1 i arkivloven, er det alene Rigsarkivets afgørelser om tilgængelighed efter arkivlovens § 31, som kan påklages til den relevante ressortmyndighed.

Henset til det myndighedsmæssige over-/underordnelsesforhold mellem Rigsarkivet og Kulturministeriet, vil det være hensigtsmæssigt, at Rigsarkivets afgørelser om adgang til egne personoplysninger i arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen, kan indbringes for Kulturministeriet, idet Kulturministeriet allerede har tilsynsforpligtelse med Rigsarkivets sagsbehandling - herunder sagsbehandlingstid og øvrige principper for god forvaltningsskik - som følge af over-/underordnelsesforholdet. Kulturministeriet skal i relevante tilfælde, inden der træffes afgørelse i klagesagen, indhente udtalelse fra den myndighed, der har afleveret de pågældende arkivalier, der ønskes indsigt i.

Der foreslås desuden, at der indføres en undtagelse til klageadgangen i forhold til arkivalier, der er klassificeret af sikkerhedsmæssige hensyn. For så vidt angår denne type af sager, skal klagen rettes til den myndighed, der har det overordnede ansvar for det pågældende område. Det vil f.eks. betyde, at klager over indsigt i Politiets Efterretningstjenestes materiale skal rettes til Justitsministeriet.

For så vidt angår klage over de kommunale arkivers afgørelser foreslås det, at den gældende kommunale regulering fastholdes. Se afsnit 2.3.1. ovenfor.

2.4. Særligt om private arkivalier

2.4.1. Gældende ret

Private institutioner og borgere kan vælge at aflevere private arkivalier til de offentlige arkiver, jf. arkivlovens § 44. Da der ikke er tale om offentlige arkivalier, gælder der særlige betingelser om tilgængelighed, som aftales individuelt.

I henhold til arkivlovens § 46, stk. 1 kan der ved aflevering af arkivalier træffes en privatretlig aftale om tilgængeligheden til det afleverede materiale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv. Ved aflevering af private arkivalier omfattes arkivalierne i øvrigt ikke af andre bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt end den nævnte aftale, jf. arkivlovens § 46, stk. 4.

En aftale indgået i medfør af arkivlovens § 46, stk. 1, kan indeholde krav om tilgængelighedsfrister, og der kan indgås yderligere aftale om særlig dispensation fra tilgængelighedsfristerne. Det kan også fastsættes, at der ikke kan ske dispensation fra den aftalte tilgængelighedsfrist.

Uagtet afleveringsaftalen om tilgængelighedsfrister, jf. § 46, stk. 1, kan der begæres indsigt i oplysningerne, hvis oplysningerne er omfattet af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. I disse tilfælde træffer det pågældende arkiv, der er i besiddelse af oplysningerne, afgørelse efter de databeskyttelsesretlige regler, jf. § 42, stk. 4.

2.4.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

Det foreslås, at retten til indsigt i arkivalier, jf. § 39 b også skal gælde for visse typer af private arkivalier, der er afleveret til de offentlige arkiver.

Flere private institutioner og organisationer har udført opgaver på forsorgsområdet mv., og oplysninger fra institutioner, der er oprettet på et privatretligt grundlag, fx som selvejende institution, og ikke kan regnes som hørende til den offentlige forvaltning, foreslås derfor omfattet af den foreslåede ret til indsigt.

En ret til indsigt bør ikke begrænses i disse tilfælde, og der bør være lige ret til adgang for de borgere, der har haft sager ved private institutioner og for de borgere, der har haft sager ved offentlige institutioner.

Indsigtsretten foreslås til kun at gælde for arkivalier, der findes i form af systematiske fortegnelser eller dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager, der er afleveret til et offentligt arkiv fra private institutioner eller organisationer, som ikke er omfattet af § 39 a. Således gælder indsigtsretten fx ikke oplysninger om en person, som er omtalt i en privat meddelelse mellem to private personer - fx i et brev m.m. Dette gælder imidlertid ikke, hvis korrespondancen er som led i personernes professionelle virke, som fx sagsbehandler eller lignende. Indsigtsretten skal heller ikke gælde, hvor en person er omtalt i andre rent private arkivalier - fx i dagbøger og lign. I disse tilfælde er der ikke tale om offentlig myndighedsudøvelse eller forvaltningsretlige afgørelser, som har betydning for borgerens retstilling. Hensynet til indsigt i egne personoplysninger er dermed ikke ligeså tungtvejende, og desuden bør hensynet til privatlivets fred for den enkelte borger, hvis private arkivalier, der er tale om, også varetages, særligt når der er tale om rent private arkivalier som fx dagbøger.

En ny bestemmelse om ret til indsigt i egne personoplysninger i private arkivalier griber imidlertid ind i aftaler, der allerede er indgået mellem den afleverende private aktør og det offentlige arkiv. Den forslåede bestemmelse indeholder således et element af tilbagevirkende kraft for så vidt angår ret til indsigt i de ovenfor nævnte private arkivalier, som allerede er afleveret til arkiv, og hvor den afleverende private aktør har indgået aftale med det offentlige arkiv om tilgængelighedsfrist og eventuelt afskæring af dispensation.

Som konsekvens af de foreslåede bestemmelser bør afleverende private aktører fremadrettet gøres udtrykkeligt opmærksom på, at der ikke kan indgås særlig aftale om tilgængelighed og dispensation for så vidt angår ret til indsigt, herunder at begæringer om ret til indsigt i dokumenter og oplysninger, som tillige indeholder fortrolige oplysninger om tredjeparter, administreres sådan, at der stilles vilkår om tavshedspligt for så vidt angår sådanne oplysninger. Der henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger til den foreslåede § 39 b, stk. 7.

2.5. Særligt om betaling for arkivadgang på Rigsarkivet

2.5.1. Gældende ret

Det offentlige arkiv har pligt til at give borgerne vejledning, så borgerne selv kan finde de sager, de ønsker indsigt i. I modsætning til de kommunale arkiver har Rigsarkivet ikke pligt til at identificere arkivalierne. Såfremt man skal have hjælp til at identificere en sag, sker det mod betaling til Rigsarkivet, jf. anmærkningerne til finanslovens § 21.32.01.90 vedr. Rigsarkivets indtægtsdækkede virksomhed.

I de særlige tilfælde, hvor opsætning af vilkår ikke er tilstrækkeligt til beskyttelse af tredjepart, og Rigsarkivet foretager en ekstrahering af oplysninger, sker dette også mod betaling til Rigsarkivet.

Det bemærkes, at de kommunale arkiver ikke har hjemmel til at opkræve betaling.

2.6.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

En ret til indsigt i egne personoplysninger bør i praksis gælde alle borgere, og skal derfor ikke begrænses af en betaling med en risiko for skævvridning af, hvem der kan benytte sig af denne ret. Det foreslås derfor, at en indsigt efter den foreslåede § 39 b gøres betalingsfri for alle, og at de offentlige arkiver dermed ikke kan tage betaling for hverken identificering af arkivalier eller ekstrahering af oplysninger.

2.6. Straffebestemmelse

2.6.1. Gældende ret

De offentlige arkiver er forpligtede til at påse, at vilkår for benyttelse af offentlige arkivalier ikke overtrædes. Rigsarkivet har praksis for, at der foretages opfølgning i form af politianmeldelse, når der konstateres vilkårsovertrædelser. Rigsarkivet konstaterer normalt vilkårsovertrædelser ved at holde løbende øje med artikler m.v., som publiceres i de større dagblade.

Overtrædelse af tavshedspligten efter arkivlovens § 40 eller af vilkår fastsat i medfør af arkivlovens § 41, kan straffes med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder, jf. arkivlovens § 51, stk. 1.

Praksis fra sager fra Rigsarkivet, der har været behandlet ved domstolene, viser, at tilsidesættelse af vilkår fastsat i henhold til § 41, stk. 4, nr. 4, straffes med bøde på 3000 kr. Der ses ikke at være praksis vedrørende sanktionsniveauet for overtrædelse af tavshedspligten eller øvrige typer vilkår.

2.6.2. Kulturministeriets overvejelser og den foreslåede ordning

Det foreslås, at den gældende straffebestemmelse i arkivlovens § 51 udvides til også at gælde for overtrædelser af vilkår, jf. § 41 og overtrædelse af tavshedspligten, jf. § 40 i forbindelse med indsigt efter den foreslåede § 39 b.

Det foreslås desuden, at det sædvanlige sanktionsniveau fastholdes, som ligger på bødestraf på 3.000 kr. Der henvises til afsnit 2.6.1. ovenfor.

3. Forholdet til databeskyttelsesreglerne

Den foreslåede § 39 a indebærer en særlig proces for håndteringen af indsigtsanmodninger, der modtages af de omfattede arkiver. Bestemmelsen nyaffattes, men er i vidt omfang en videreførsel af gældende ret.

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 15, at den registrerede har ret til indsigt. Det indebærer, at den registrerede har ret til at få den dataansvarliges bekræftelse på, om personoplysninger behandles om den pågældende, jf. artikel 15, stk. 1. I bekræftende fald har den registrerede ret til at få en række kontekstuelle oplysninger om behandlingen, jf. artikel 15, stk. 1, litra a-h. Den registrerede har derudover ret til adgang til personoplysningerne i form af en kopi af de personoplysninger, der behandles, jf. artikel 15, stk. 3. Det er den enkelte dataansvarlige, der træffer afgørelse om indsigt efter bestemmelsen. Det indebærer f.eks., at offentlige arkiver, der behandler personoplysninger, vil være forpligtet efter artikel 15.

Den proces, der følger af den foreslåede § 39 a, indebærer, at en indsigtsbegæring skal angive den myndighed, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger, og at begæringen om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til den myndighed, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysningerne. Den pågældende myndighed træffer derefter afgørelse om indsigt. Dog skal det pågældende arkiv i relevant omfang meddele kontekstuelle oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, litra a-h.

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 89, stk. 3, at når personoplysninger behandles til arkivformål i samfundets interesse, kan medlemsstaternes nationale ret fastsætte undtagelser fra de rettigheder, der er omhandlet i artikel 15-16 og 18-21, under iagttagelse af de betingelser og garantier, der er omhandlet artikel 89, stk. 1, såfremt sådanne rettigheder sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i alvorlig grad hindre opfyldelse af de specifikke formål, og sådanne formål er nødvendige for at opfylde formålene. Det følger af databeskyttelsesforordningen artikel 89, stk. 1, at behandling til arkivformål i samfundets interesse skal være underlagt fornødne garantier for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder i overensstemmelse med forordningen. Disse garantier skal sikre, at der er truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger, særligt ift. dataminimering.

Den foreslåede § 39 a indebærer, at der for de omfattende arkiver fastsættes en række undtagelser til databeskyttelsesforordningens artikel 15 med hjemmel i artikel 89, stk. 3.

Undtagelsen indebærer, at processen for håndtering af indsigtsanmodninger er anderledes end den, som følger af artikel 15. Det skyldes, at det ikke er det pågældende arkiv, der træffer afgørelse, men derimod de myndighederne, som oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger. Ligeledes er processen anderledes, fordi der er et krav om, at en indsigtsbegæring angiver den myndighed, der oprindeligt har behandlet oplysningerne. Derudover indebærer undtagelsen, at arkivet, som modtager begæringen, alene i relevant omfang skal meddele de kontekstuelle oplysninger, der fremgår af artikel 15, stk. 1, litra a-h. Undtagelserne indebærer ikke en materiel begrænsning af borgerens mulighed for at få indsigt, og den foreslåede bestemmelse indebærer således, at den begærende fortsat kan udøve sine rettigheder efter artikel 15. Undtagelsen skyldes særlige hensyn, der gør sig gældende for arkiver. Det offentlige arkiv ligger inde med en stor mængde oplysninger fra diverse myndigheder. De offentlige arkiver er dermed ikke indrettet sådan, at det er muligt for dem at fremsøge alle oplysninger på enkeltpersoner grundet deres organiseringen. De offentlige arkiver har samtidig heller ikke de rette kompetencer til at foretage den relevante hensynsafvejning ved begæringer om indsigt, da de ikke har kendskab til forholdene for alle myndighederne, som de opbevarer oplysninger for. Det vurderes, at der med den påtænkte ordning sikres de fornødne garantier for den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Der lægges i den forbindelse vægt på, at den foreslåede bestemmelse ikke materielt afskærer den registrerede fra at udøve sin ret til indsigt, men alene normerer processen for, hvordan en anmodning om indsigt skal håndteres.

4. Økonomiske konsekvenser og implementering konsekvenser for det offentlige

En ændring af loven vil medføre, at Rigsarkivet mister omsætning ved indtægtsdækket virksomhed, da det i dag gælder, at en borger, der skal have hjælp til at identificere de ønskede sager, får det mod betaling til Rigsarkivet. Det foreslås i lovforslaget, at en fremsøgning af sagerne på begæring fra borgeren fremadrettet ikke betinges af betaling.

Rigsarkivet behandler ca. 1900 sager årligt, som Rigsarkivet tager betaling for (540 kr. ex moms pr. time), og som vil være omfattet af lovændringen. Rigsarkivet vil dermed miste en årlig omsætning ved indtægtsdækket virksomhed. Desuden vurderes det, at en ret til omkostningsfri indsigt vil skabe dels en øget efterspørgsel og dels en efterspørgsel efter mere komplekse sagstyper, som er sværere og mere tidskrævende for Rigsarkivet at identificere.

Rigsarkivet er en statsinstitution, og ændringen vil derfor medføre statslige merudgifter primært i form af tab af indtægter. Merudgiften dækkes ved en forhøjelse af Rigsarkivets driftsbevilling.

Også kommunale arkiver vil være omfattet af lovændringen. Disse har i dag ikke hjemmel til at opkræve betaling for identificering af arkivalierne, hvorfor lovændringen ikke betyder mistede indtægter for disse. Imidlertid vil den øgede efterspørgsel af sager også påvirke de kommunale arkiver.

Det forventes desuden, at der både for Rigsarkivet og for de øvrige offentlige arkiver (kommunalarkiverne) vil komme en øget tilførsel af sager på baggrund af lovændringen. Det er ikke muligt at anslå stigningens omfang og varighed. En øget tilførsel af sager kan også give en afledt effekt for de myndigheder, der i henhold til loven skal give samtykke til arkivadgang. Den øgede tilførsel af sager inkl. de tabte indtægter for Rigsarkivet vil resultere i en meromkostning for det offentlige på op til 2 mio. kr. De eksakte omkostninger kan ikke afklares nærmere på nuværende tidspunkt. Det bemærkes i den forbindelse, at forhandlinger fortsat pågår, og et eksakt beløb kommer.

Det er desuden Kulturministeriets vurdering, at lovforslaget er i overensstemmelse med de syv principper for digitaliseringsklar lovgivning.

5. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet m.v.

Lovforslaget har ingen økonomiske eller administrative konsekvenser for erhvervslivet.

6. Administrative konsekvenser for borgerne

Ændringen af loven vil give borgerne en ret til egne arkiverede oplysninger, som er at finde i arkivalier, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen. Der lægges i lovforslaget op til, at det er arkivmyndigheden, der skal stå for fremsøgningen af sagen/oplysningerne, og at dette gøres gebyrfrit for borgeren. Desuden foreslås det at indføre en klageadgang til Kulturministeriet for så vidt angår Rigsarkivets afgørelser.

Da arkivalier ikke kan identificeres på oplysnings- eller dokumentniveau men kun på sagsniveau, er det nødvendigt at opstille et identifikationskrav for borgeren. Det betyder konkret, at den enkelte borger skal oplyse fx fra hvilken kommune og på hvilket arkiv, de ønskede oplysninger befinder sig. Arkivvæsenets opdeling i statslige og kommunale arkiver komplicerer fremsøgningen af data, og det er tidskrævende at finde oplysningerne og kræver viden om myndighedsstrukturen gennem tiden og om journalpraksis hos den enkelte myndighed. Alle offentlige myndigheder har en vejledningspligt og skal derfor hjælpe borgerne.

7. Miljømæssige konsekvenser

Lovforslaget har ingen miljømæssige konsekvenser.

8. Forholdet til EU-retten

Lovforslaget har ingen EU-retlige aspekter.

9. Hørte myndigheder og organisationer mv.

Et udkast til lovforslag har i perioden fra den 7. februar 2020 til den 6. marts 2020 været sendt i høring hos følgende myndigheder og organisationer mv.:

Advokatsamfundet, Amnesty International, Copydan, Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, Danmarks Statistik, Dansk Arbejdsgiverforening, Dansk Folkeoplysnings Samråd, Dansk Industri, Dansk Institut for Internationale Studier, Dansk Journalistforbund, Danske Advokater, Danske Medier, Danske Regioner, Datatilsynet, Den Danske Dommerforening, Det Kgl. Bibliotek, Digitaliseringsstyrelsen, Direktoratet for Kriminalforsorgen, Dommerfuldmægtigforeningen, Domstolsstyrelsen, Fagbevægelsens Hovedorganisation, Familieretshuset, Forsvarets Efterretningstjeneste, Højesteret, Institut for Menneskerettigheder, KL, KODA, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Koordinerende Organ for Registerforskning, Kriminalpolitisk Forening, Københavns Byret, Københavns Retshjælp, Københavns Universitet, Organisationen Danske Arkiver, Politiets Efterretningstjeneste, Politiforbundet, Procesbevillingsnævnet, Retspolitisk Forening, Retssikkerhedsfonden, Retten i Esbjerg, Retten i Glostrup, Retten i Helsingør, Retten i Herning, Retten i Hillerød, Retten i Hjørring, Retten i Holbæk, Retten i Holstebro, Retten i Horsens, Retten i Kolding, Retten i Lyngby, Retten i Nykøbing Falster, Retten i Næstved, Retten i Odense, Retten i Randers, Retten i Roskilde, Retten i Svendborg, Retten i Sønderborg, Retten i Viborg, Retten i Aalborg, Retten i Aarhus, Retten på Bornholm, Retten på Frederiksberg, Rigsadvokaten, Rigsombudsmanden i Grønland, Rigsombudsmanden på Færøerne, Rigspolitiet, Rigsrevisionen, Roskilde Universitet, Sammenslutningen af lokalarkiver, Statsadvokaten København, Statsadvokaten Viborg, Syddansk Universitet, Sø- og Handelsretten, Tilgængelighedsudvalget, Vestre Landsret, Østre Landsret, Aalborg Universitet, Aarhus Retshjælp og Aarhus Universitet.

10. Sammenfattende skema

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til § 1

Til nr. 1

Rigsarkivet har med hjemmel i finansloven i dag mulighed for at opkræve betaling for identificering af arkivalier, når en borger søger om tilladelse til adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.

Det foreslås, at der i § 6, stk. 5 indføres en undtagelse til Rigsarkivets mulighed for at opkræve vederlag og gebyr, således at dette ikke kan opkræves ved indsigt i egne personoplysninger, jf. § 39 a og § 39 b.

Det vil få den virkning, at borgere betalingsfrit kan få hjælp til identificering af arkivalier.

Til nr. 2

Det følger af § 30, stk. 3, at det offentlige arkiv ved ansøgninger om tilladelse til arkivadgang i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, kan tage særligt hensyn til, om ansøgeren er part i den sag, der ønskes adgang til, eller om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne.

Det foreslås i § 30, stk. 3, at fjerne hensynet til, om ansøgeren er part i sagen.

Med den foreslåede ændring vil hensynet til parten ikke være relevant for ansøgning om tilladelse efter arkivlovens § 30, da parter vil være omfattet af den nye foreslåede bestemmelse i § 39 b om ret til indsigt i egne personoplysninger. Hensynet til om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne bibeholdes, da der kan være tilfælde, hvor en person uden at være part kan have en særlig interesse.

Til nr. 3

Det følger af § 33, at Rigsarkivet i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra den afleverende myndighed. Samtykke skal indhentes fra den afleverende myndighed, hvis der er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27, hvis der er tale om brevveksling i forbindelse med retssager, eller hvis arkivalierne er yngre end 20 år.

Det foreslås med ændringen i § 33, at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra den afleverende myndighed også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil Rigsarkivet være forpligtet til at indhente samtykke fra afleverende myndighed, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Det følger endvidere af § 35, at det offentlige arkiv i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen. Der skal indhentes samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis der er tale om arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven eller retshåndhævelsesloven.

Det foreslås med ændringen i § 35, at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil det offentlige arkiv være forpligtet til at indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Til nr. 4

Det følger af § 34, at det offentlige arkiv i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra Datatilsynet. Der skal indhentes samtykke fra Datatilsynet, hvis der er tale om arkivalier, som er afleveret af en offentlig myndighed, og arkivalierne indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og tidligere behandling af oplysningerne var omfattet af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og retshåndhævelsesloven, eller hvis oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.

Det foreslås med ændringen i § 34, at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra Datatilsynet også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil det offentlige arkiv være forpligtet til at indhente samtykke fra Datatilsynet, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Til nr. 5

Med den foreslåede ændring indsættes der et nyt kapitel 7 a, som indeholder begge arkivlovens bestemmelser om indsigt i egne personoplysninger.

Det følger af den gældende § 42, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen. Det offentlige arkiv videresender herefter indsigtsbegæringen til den myndighed, der har afleveret de arkivalier, der ønskes indsigt i. Den pågældende myndighed træffer herefter afgørelse om indsigt. Indsigtsbegæringen behandles i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler i henholdsvis databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder reglerne for undtagelse i databeskyttelseslovens § 22. Det bemærkes, at det for offentlige arkiver gør sig gældende, at der er tale om meget store mængder af personoplysninger, der er modtaget som arkivafleveringer fra de myndigheder, der i sin tid har indsamlet dem, og andelen af arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningen er stigende. Såfremt de offentlige arkiver skulle behandle indsigtsbegæringerne, vil det således kunne medføre et meget betydeligt ressourceforbrug, idet i princippet alle arkivalier fra alle myndigheder, der kan indeholde oplysninger om den pågældende, ville skulle gennemgås. Indsigtsbegæringen skal derfor angive den myndighed eller private dataansvarlige, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger, hvorefter den afleverende myndighed træffer afgørelse om indsigt. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.1. ovenfor.

Med § 39 a, stk. 1 vil den gældende retstilling blive videreført, og bestemmelsen flyttes for at samle de to foreslåede bestemmelser om ret til indsigt i egne personoplysninger i det foreslåede kapitel 7a. Der er ikke tale om ændringer af indholdet af bestemmelsen og den retsstilling, som borgeren har. Imidlertid er bestemmelsens formulering ændret, da henvisningen til retshåndhævelsesloven i den gældende § 42 ikke var korrekt. Dette skyldes, at retshåndhævelsesloven ikke finder anvendelse for offentlige arkiver, jf. lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger § 1, stk. 1. Det foreslås i bestemmelsen, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger, der helt eller delvist er foretaget ved hjælp af automatisk databehandling, eller som er eller vil blive indeholdt i et register, jf. artikel 15 i databeskyttelsesforordningen.

Bestemmelserne om indsigtsret i databeskyttelsesforordningen gælder også for personoplysninger, der er overført til opbevaring på arkiv. Med indførelsen af bestemmelsen ved lov nr. 445 af 31. maj 2000 blev det fastlagt, at der for de offentlige arkiver blev fastsat særlige regler for proceduren i forbindelse med anmodning om indsigt. Dette var begrundet i de særlige vilkår, der gør sig gældende for arkivvæsenet, der opbevarer en meget betydelig mængde af oplysninger. Kulturministeriet finder det fortsat nødvendigt på grund af de særlige forhold, der gør sig gældende på arkivområdet at fastsætte særlige regler om proceduren i forbindelse med begæring om indsigt i oplysninger, der er overført til opbevaring på arkiv. Det bemærkes, at det for offentlige arkiver gør sig gældende, at der er tale om meget store mængder af personoplysninger, der er modtaget som arkivafleveringer fra de myndigheder, der i sin tid har indsamlet dem. En gennemførelse af retten til indsigt efter den procedure, der er omtalt i databeskyttelsesforordningen, vil for offentlige arkivers vedkommende således kunne medføre et meget betydeligt ressourceforbrug, idet i princippet alle arkivalier fra alle myndigheder, der kan indeholde oplysninger om den pågældende, ville skulle gennemgås. De offentlige arkiver er dermed ikke indrettet sådan, at det er muligt for dem at fremsøge alle oplysninger på enkeltpersoner grundet organiseringen. De offentlige arkiver har samtidig heller ikke de rette kompetencer til at foretage den relevante hensynsafvejning ved begæringer om indsigt, da de ikke har kendskab til forholdene for alle myndighederne, som de opbevarer oplysninger for.

Det følger af den gældende § 42, stk. 2, at begæringen efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de oplysninger, som der søges indsigt i.

Det foreslås med § 39 a, stk. 2, at begæringen efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de oplysninger, som der søges indsigt i.

Med bestemmelsen foreslås gældende ret videreført således, at der er et identifikationskrav hos personen, der begærer indsigt. Dette med henblik på, at det skal være muligt for det offentlige arkiv at finde de pågældende relevante oplysninger, og så begæringen kan blive videresendt til rette myndighed - se § 39 a, stk. 3.

Det foreslås med § 39 a, stk. 3, at begæring om indsigt efter stk. 1 skal videresendes af det pågældende arkiv, der har fået begæringen, til vedkommende myndighed, der oprindelig har behandlet oplysningerne efter stk. 2, til afgørelse, og at det offentlige arkiv i relevant omfang skal meddele en række kontekstuelle oplysninger, når begæringen oversendes til vedkommende myndighed.

For så vidt angår reglen om, at begæringen oversendes til vedkommende myndighed, der oprindelig har behandlet oplysningerne, er der tale om en videreførelse af gældende ret. For oplysninger, der er overført til offentlige arkiver fra myndigheder, vil det som hovedregel være den pågældende myndighed, der oprindeligt har behandlet oplysningerne, som træffer afgørelse om og gennemfører indsigten. Det sikres herved, at den ret til indsigt, der efter databeskyttelsesforordningen tilkommer registrerede personer, er den samme, hvad enten oplysninger er afleveret til offentligt arkiv eller ej. Samtidig tages der hensyn til de særlige forhold, der gør sig gældende for arkiver, der opbevarer en meget stor mængde oplysninger, hvorfor det også vanskeliggør det offentlige arkiv at foretage den rette vurdering og hensynsafvejning i sager om begæring om indsigt. Såfremt der er tale om ophævede myndigheder, hvis sagsområde ikke er overtaget af en anden myndighed, vil afgørelse af og gennemførelse af indsigt påhvile vedkommende arkiv. Med bestemmelsen foreslås det imidlertid også præciseret, at det offentlige arkiv, som modtager en begæring om indsigt, i relevant omfang skal meddele de såkaldte kontekstuelle oplysninger, der fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, litra a-h. Dette gælder, uanset at begæringen efter den foreslåede § 39 a, stk. 4, skal videresendes til vedkommende myndighed, der oprindeligt har behandlet oplysningerne.

De kontekstuelle oplysninger skal efter bestemmelsen alene meddeles i relevant omfang. Det indebærer først og fremmest, at oplysningerne alene skal meddeles, hvis det offentlige arkiv rent faktisk opbevarer personoplysninger om den person, der begærer om indsigt. Hvad angår oplysningerne i artikel 15, stk. 1, litra a-h, skal disse også alene meddeles i relevant omfang. Det vil normalt indebære, at et arkiv skal meddele alle oplysningerne i medfør litra a-g, dog med den begrænsning, at det ikke er muligt at få slettet oplysninger, der er afleveret til arkiv.

Den procedure, der efter bestemmelsen vil skulle følges i sager om indsigt, jf. stk. 1, vil blive følgende: Modtager et offentligt arkiv en begæring om indsigt, videresendes begæringen til den myndighed, der har afleveret de begærede oplysninger. Myndigheden træffer efter de databeskyttelsesretlige regler afgørelse om gennemførelse af indsigten.

Det foreslås med § 39 a, stk. 4, at det offentlige arkiv, der har modtaget begæringen, har afgørelseskompetencen efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, hvis der begæres indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Med den foreslåede bestemmelse vil det være det offentlige arkiv, der for så vidt angår private arkivalier, har afgørelseskompetencen, og som træffer afgørelse efter reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Ligesom med bestemmelsen i stk. 2, der gælder for offentlige arkivalier, foreslås, at en begæring om indsigt i personoplysninger, der er afleveret fra private dataansvarlige, skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Der henvises til bemærkningerne til stk. 1 og 2.

Det foreslås med § 39 b, stk. 1, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger i arkivalier, som ikke allerede er omfattet af § 39 a, jf. dog stk. 6-8, § 24 og §§ 33-35.

Med den foreslåede bestemmelse får borgeren et retskrav på indsigt i de oplysninger, som de offentlige arkiver er i besiddelse af om den pågældende person i arkivalier, som ikke er omfattet af § 39 a. Retskravet gælder som udgangspunkt samtlige oplysninger om borgeren, der er indsamlet af offentlige myndigheder, og som er overført til et offentligt arkiv. Retten til indsigt vil konkret kun have betydning for den type af arkivalier, som ikke i forvejen er omfattet af arkivlovens § 39 a vedrørende arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Arkivlovens § 24 vedrørende samtykke til arkivadgang for sager inden for strafferetsplejen, der er yngre end 50 år, vil også være gældende for ret til indsigt efter den foreslåede § 39 b, hvilket indebærer at den afleverende myndighed skal give samtykke, før der kan gives indsigt. Dette gælder imidlertid ikke for arkivalier, der stammer fra sager inden for strafferetsplejen, og som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold. I disse tilfælde er der en tilgængelighedsfrist på 75 år, jf. arkivlovens § 23.

Det offentlige arkiv skal i visse tilfælde indhente samtykke fra enten den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. De gældende regler om indhentelse af samtykke i henhold til arkivlovens §§ 33-35 skal også gælde for indsigt efter den foreslåede § 39 b. Der henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger til §§ 33-35.

Efter den gældende § 41 i arkivloven kan de offentlige arkiver begrænse personers arkivadgang ved at fastsætte vilkår. Vilkårene fastsættes på baggrund af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i ansøgningen om tilladelse, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen. I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en række eksempler på vilkår, men der er ikke tale om en udtømmende liste. Som eksempel er nævnt, at oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41, stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne, hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette fastsættes. Desuden er der tavshedspligt for alle, der får adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 40. Det vil fx gælde i sager, der omhandler flere medlemmer af samme familie eller af grupper af den eller anden karakter. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2. ovenfor.

Det foreslås, at der i § 39 b, stk. 2, at indsigtsbegæringen, jf. stk. 1, skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at det offentlige arkiv skal kunne identificere de personoplysninger, der begæres indsigt i, herunder angive den myndighed, institution m.v., der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger.

Med bestemmelsen indføres et identifikationskrav for den person, der anmoder om indsigt. Begæringen om indsigt skal derfor indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at det offentlige arkiv kan identificere de oplysninger, som der ønskes indsigt i, herunder med angivelse af den myndighed, institution m.v., der har indsamlet eller behandlet oplysningerne, om den der har begæret indsigt eller den sag, hvor de ønskede oplysninger findes. Identifikationen er en forudsætning for, at det offentlige arkiv kan identificere og fremfinde de ønskede oplysninger. Det svarer til den gældende bestemmelse om ret til indsigt i arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde i den gældende § 42. Da det kan være svært for den enkelte borger at have viden om arkivers opdeling og myndigheders forskellige opdelinger og sammenlægninger, og på grund af kompleksiteten vil der være et større behov for, at myndighederne udøver deres vejledningspligt for på bedste vis at hjælpe borgeren således at denne kan benytte sin indsigtsret. Lader oplysningerne sig ikke identificere, giver det offentlige arkiv meddelelse om dette til den, som har begæret indsigt.

Det foreslås med § 39 b, stk. 3, at begæringen om indsigt efter stk. 1, skal indgives til det offentlige arkiv, som er i besiddelse af de oplysninger, som der søges indsigt i.

Med den foreslåede bestemmelse skal en person, der begærer indsigt, kontakte enten det kommunale eller regionale arkiv, hvis der er tale om arkivalier fra en myndighed under kommunerne eller regionerne. Ligesom Rigsarkivet er det relevante offentlige arkiv at kontakte, når der er tale om arkivalier fra statslige myndigheder. Rigsarkivet opbevarer imidlertid også arkivalier fra godt halvdelen af de kommunale arkiver. Borger kan dermed kontakte et af de relevante offentlige arkiver med henblik på vejledning om, hvor de ønskede oplysninger er arkiveret.

Det foreslås med § 39 b, stk. 4, at Rigsarkivaren træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til Rigsarkivet.

Det foreslås med § 39 b, stk. 5, at kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til de kommunale arkiver eller de regionale arkiver.

Afgørelseskompetencen til at give indsigt efter den foreslåede § 39 b, stk. 1, foreslås derfor placeret hos den myndighed, som er i besiddelse af de ønskede oplysninger - dette kan enten være Rigsarkivet, kommunalbestyrelsen eller regionsrådet. De foreslåede bestemmelser får dermed samme virkning, som de gældende regler for ansøgning om tilladelse til arkivadgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens §§ 31 og 32.

I de tilfælde, hvor vilkår ikke yder en tilstrækkelig beskyttelse, er der for de offentlige arkiver udviklet en praksis for at undtage oplysningerne om tredjepart, således at der bliver givet tilladelse til arkivadgang i det resterende dokument. Indsigten kan her etableres ved en ekstrahering af de relevante oplysninger, før indsigten gennemføres.

Det foreslås derfor med § 39 b, stk. 6, at indføre en retlig forpligtelse for det offentlige arkiv til at undtage oplysninger fra indsigten, hvis vilkår efter § 41, ikke i tilstrækkeligt grad kan beskytte de hensyn som nævnt i offentlighedslovens kapitel 4. Det offentlige arkiv skal udlevere de oplysninger, der ikke undtages.

Den foreslåede ændring vil forpligte det offentlige arkiv til at undtage de oplysninger, der ikke kan beskyttes tilstrækkeligt med vilkår. Da der er tale om en forpligtelse for det offentlige arkiv til at undtage oplysninger i de pågældende tilfælde, kan det offentlige arkiv ikke med henvisning til ressourceforbrug afvise at give indsigt, hvis vilkår ikke giver tilstrækkelig beskyttelse. Af beskyttelseshensyn henvises der til de i offentlighedslovens kapitel 4 nævnte. Heraf fremgår det, at aktindsigten blandt andet kan begrænses af hensyn til strafferetsplejen, privatlivets fred, forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces, de offentlige ansattes arbejdsvilkår, sekretariatsbetjening, brug af sagkyndige i retssager, private erhvervsinteresser, statens sikkerhed og rigets forsvar, rigets udenrigspolitiske interesser, forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter, og private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2. ovenfor.

En ret til indsigt i private arkivalier gælder i dag for arkivalier, der er omfattet af databeskyttelseslovgivningen, jf. den gældende § 42 (foreslåede § 39 a). Det gælder dermed ikke de øvrige typer af arkivalier, som ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Det foreslås derfor med § 39 b, stk. 7, at retten til indsigt i egne personoplysninger, der findes i private arkivalier, som er afleveret til offentlige arkiver, også skal gælde for visse typer af private arkivalier. Dette gælder for oplysninger i arkivalier i form af systematiske fortegnelser - fx registre - eller af dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager.

Som følge af begrænsningen i bestemmelsens ordlyd til arkivalier i form af systematiske fortegnelser eller af dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager gælder retten til indsigt ikke, fx arkivalier, hvor omtale af en person sker i en mellem to private personer m.v. udvekslet meddelelse - brev, e-mail mv., eller omtale i andre private arkivalier, for eksempel i dagbøger og lignende. I disse tilfælde er der ikke tale om offentlig myndighedsudøvelse eller forvaltningsretlige afgørelser, som har betydning for borgerens retstilling. Hensynet til indsigt i egne personoplysninger er dermed ikke ligeså tungtvejende, og desuden bør hensynet til privatlivets fred for den enkelte borger, hvis private arkivalier, der er tale om, også varetages, særligt når der er tale om rent private arkivalier som fx dagbøger. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.4.2.

Det foreslås med § 39 b, stk. 8, at retten til indsigt efter stk. 1 ikke skal gælde for oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed.

Med bestemmelsen foreslås det, at der indføres en undtagelse til indsigtsretten i § 39 b, stk. 4 for så vidt angår oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Det følger af de gældende undtagelsesbestemmelser til de databeskyttelsesretlige regler i databeskyttelseslovens § 22, stk. 5, at der er undtagelse fra indsigtsret efter databeskyttelsesforordningen for så vidt angår oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Den foreslåede bestemmelse i § 39 b, stk. 8 skal forstås på samme måde som databeskyttelseslovens § 22, stk. 5. Der skal være en rimelig balance mellem på den ene side hensynet til borgeren og dennes indsigtsret og på den anden side hensynet til andre beskyttelsesværdige interesser, herunder bl.a. til, at der ikke pålægges de dataansvarlige for vidtgående byrder i forbindelse med behandlingen af oplysninger.

Det foreslås med § 39 b, stk. 9, at dokumenterne, der gives indsigt i efter stk. 1 skal udleveres i den form, som den der har fremsat anmodning om, ønsker.

Såfremt borgeren dermed ønsker dokumenterne fremsendt digitalt, er det offentlige arkiv, dermed forpligtet til at indscanne de pågældende dokumenter.

Det følger af arkivlovens § 36, at en ansøgning om tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier som udgangspunkt skal færdigbehandles inden for 15 dage. Hvis sagsbehandlingstiden trækker ud, skal ansøgeren af det offentlige arkiv underrettes om årsagen hertil. Sagsbehandlingstiden kan desuden forlænges, såfremt der skal indhentes samtykke fra enten den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Samtykket eller afslag herpå skal indgives til arkivmyndigheden inden for 30 dage, jf. arkivlovens § 37.

Det foreslås med § 39 b, stk. 10, reglerne i §§ 36-38 om sagsbehandlingsfrister gælder også skal gælde for begæringer om indsigt efter § 39 b, stk. 1.

Med den foreslåede bestemmelse vil der gælde de samme sagsbehandlingsfrister uagtet, om der ansøges om arkivadgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 30, eller om der begæres indsigt efter den foreslåede § 39 b, stk. 1. Sagsbehandlingsfristen for arkivet vil være 15 dage med mulighed for forlængelse - fx hvis der skal indhentes samtykke fra den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen.

Til nr. 6

Kapitel 9 i arkivloven indeholder den gældende § 42 vedrørende begæring om indsigt i oplysninger, der er omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Det foreslås, at kapitel 9 ophæves som konsekvens af, at § 42 som eneste indhold i kapitlet foreslås ophævet og flyttet til en ny bestemmelse i § 39 a, jf. lovforslagets § 1, nr. 5.

Til nr. 7

Arkivlovens § 41, stk. 2 fastsætter, at de myndigheder, der er nævnt i arkivlovens §§ 31-35 (det offentlige arkiv, kommunalbestyrelsen, regionsrådet, afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen), i forbindelse med imødekommelse af ansøgninger om arkivadgang kan fastsætte særlige vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Vilkårene fastsættes på grundlag af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i ansøgningen om tilladelse, jf. arkivlovens § 41, stk. 3, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen, jf. arkivlovens §§ 33-35. I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en række eksempler på vilkår, eksempelvis oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41, stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne, hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette fastsættes. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.1.

Det foreslås med ændringen § 41, stk. 2, at der ved begæring om indsigt efter den foreslåede § 39 b også kan fastsættes særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne.

Ændringen vil medføre, at myndighederne angivet i §§ 31-35 både ved ansøgninger om arkivadgang, jf. § 30 og om begæringer om indsigt, jf. § 39 b, kan fastsætte særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne.

Til nr. 8

Bestemmelsen er ny, men der findes i forvejen regler for klageadgang for så vidt angår ansøgning om tilladelse til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 43.

Det foreslås med § 43 a, stk. 1, at Rigsarkivets afgørelser efter § 39 b kan påklages til Kulturministeriet, som er tilsynsmyndighed for Rigsarkivet.

Ændringen medfører, at der opnås en udtrykkelig adgang til at få prøvet såvel den materielle afgørelse, som de enkelte sagsbehandlingsskridt af rekursmyndigheden (Kulturministeriet).

Det foreslås med § 43 a, stk. 2, klagen skal indgives skriftligt til Rigsarkivet, der videresender klagen til Kulturministeriet ledsaget af den påklagede afgørelse og eventuelt materiale, der er indgået i sagens bedømmelse. Dette af hensyn til, at klagemyndigheden får al de relevante materiale til at træffe en afgørelse.

Det foreslås med § 43 a, stk. 3, at såfremt klagen omhandler arkivalier, der er klassificerede af sikkerhedsmæssige årsager, skal klagen rettes til den ressortmyndighed, der har ansvaret for det pågældende område.

Med bestemmelsen foreslås det, at der indføres en undtagelse for så vidt angår klage over indsigt i arkivalier, der er klassificerede af sikkerhedsmæssige årsager. I disse tilfælde skal klagen rettes til den ressortmyndighed, der har ansvaret for det pågældende område. Dette vil fx gøre sig gældende for arkivalier fra Politiets Efterretningstjeneste, hvor klagen i så fald skal rettes til Justitsministeriet. Klagen indgives fortsat til det offentlige arkiv, som videresender klagen til rette myndighed, jf. § 43 a, stk. 2. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.3.2. ovenfor.

Til nr. 9

Det følger af arkivlovens § 46, stk. 1, at når der afleveres private arkivalier til offentlige arkiver, træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed. Det følger herudover af § 46, stk. 4, at afleverede private arkivalier ikke omfattes af andre bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt end den aftale, der er indgået.

Det foreslås med § 46, stk. 4, at afleverede private arkivalier ikke omfattes af andre bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt end den aftale, der er nævnt i stk. 1, jf. dog § 39 a, stk. 4 og § 39 b, stk. 7.

Det foreslås med ændringen af § 46, stk. 4, at den foreslåede bestemmelse i § 39 b om retten til indsigt i egne personoplysninger også skal være gældende for visse private arkivalier, som er afleveret til arkiv. Der indføres dermed en undtagelse til den gældende bestemmelse, om at der ikke kan gives offentlig adgang til de private arkivalier i videre omfang, end hvad fremgår af den aftale, der er indgået mellem den private person/institution eller organisation og den modtagne arkivmyndighed. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.4.2. i de almindelige bemærkninger og de specielle bemærkningerne til § § 39 b, stk. 7.

Til § 2

Det foreslås, at loven træder i kraft den 1. januar 2021.

Til § 3

Det foreslås, at loven ikke skal gælde for Færøerne og Grønland, men at ændringsloven ligesom den gældende arkivlov ved kongelig anordning kan sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne med de ændringer, som de færøske og grønlandske forhold tilsiger.

Bilag 1

Lovforslaget sammenholdt med gældende lov