4.9 Adgang til udvalgenes dokumenter
Hvert folketingsår omdeles der et stort antal dokumenter til Folketingets udvalg. Dokumenterne består af materiale, der kommer til udvalgene, eller som sendes fra udvalgene. Det kan f.eks. være udvalgsspørgsmål og ministrenes svar på disse, ændringsforslag til lovforslag, udkast til betænkninger, rapporter og notater, henvendelser fra organisationer eller enkeltpersoner m.v. Når et dokument er omdelt til udvalgets medlemmer, får det et bilagsnummer.
De fleste af disse dokumenter kan tilgås offentligt på Folketingets hjemmeside.
Folketinget arbejder med tre kategorier af dokumenter – henholdsvis offentlige, interne og fortrolige. Kategoriseringen har betydning for, hvem der kan tilgå dokumentet, og kategoriseringen afhænger af dokumentets indhold. Det fremgår af det enkelte bilag, hvordan det er kategoriseret.
Offentlige bilag
Et offentligt bilag er tilgængeligt på Folketingets hjemmeside ft.dk. Det betyder, at det kan ses af alle på internettet og f.eks. søges frem via Google eller andre søgemaskiner. Som udgangspunkt er alle udvalgsspørgsmål og svarene på dem offentlige. Borgere og organisationer, der henvender sig til et udvalg, skal tage stilling til, om deres henvendelse må distribueres som et offentligt bilag. Udvalgssekretæren kan dog beslutte, at en henvendelse skal omdeles internt eller fortroligt, til trods for at afsenderen ønsker henvendelsen offentliggjort. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis henvendelsen indeholder følsomme personoplysninger eller andet, der gør, at den ikke bør offentliggøres på Folketingets hjemmeside.
Interne bilag
Et internt bilag er tilgængeligt på Folketingets hjemmeside, men kan kun ses internt af Folketingets brugere, dvs. Folketingets medlemmer, ministre, folketingsmedlemmernes og folketingsgruppernes ansatte og ansatte i Folketingets Administration. Dokumenter kategoriseres som interne, hvis de indeholder oplysninger, som ikke bør ligge offentligt tilgængeligt på Folketingets hjemmeside, men hvor det samtidig vurderes ikke at være betænkeligt, at interne brugere i Folketinget har elektronisk adgang til dem. Det kan f.eks. være en borgerhenvendelse, som indeholder private oplysninger (f.eks. om en personlig klagesag), som ikke bør ligge offentligt tilgængelig på ft.dk, men hvor der ikke i henvendelsen er decideret følsomme personoplysninger eller andet, der kan begrunde en kategorisering som fortrolig.
Udvalgene kan også gøre brug af kategoriseringen intern ved omdeling af arbejdsdokumenter eller udkast, som ikke har betydning for varetagelsen af offentlighedens indsigt i Folketingets parlamentariske arbejde. Det kan f.eks. være et udkast til et program for en studietur, som ikke er endeligt vedtaget af udvalget, eller forslag til aktiviteter eller procedurer fra udvalgsmedlemmer, som skal drøftes på et kommende udvalgsmøde, og som udvalget ikke har taget endeligt stilling til.
Fortrolige bilag
Et fortroligt udvalgsbilag er kun tilgængeligt på Folketingets hjemmeside for udvalgets medlemmer og Udvalgssekretariatet. Øvrige medlemmer og andre brugere af ft.dk kan ikke se dokumentet, men kan blot se titlen »Fortroligt dokument«. Et fortroligt dokument, f.eks. et fortroligt svar fra en minister, må ikke uberettiget videregives til personer uden for udvalget.
Fortrolige udvalgsbilag på print skal opbevares aflåst og skal makuleres efter brug.
Det følger af § 4, stk. 2, i Folketingets Præsidiums regler for adgang til Folketingets parlamentariske dokumenter m.v., at dokumenter er fortrolige, hvis de indeholder oplysninger, som efter deres art er omfattet af §§ 30-33 i lov om offentlighed i forvaltningen, eller andre særlige forhold taler for, at dokumentet behandles fortroligt. Det kan f.eks. være oplysninger om enkeltpersoners strafbare eller økonomiske forhold, cpr-numre el.lign., der begrunder, at et dokument omdeles fortroligt. Er et dokument i øvrigt modtaget fra en ekstern part, f.eks. en minister, som ved stempling eller på anden måde har oplyst, at denne betragter dokumentet som fortroligt, anses dokumentet også for fortroligt. Der kan ske yderligere begrænsninger i adgangen til fortrolige dokumenter (f.eks. kun adgang til at gøre sig bekendt med et fortroligt dokument i udvalgets sekretariat).
Reglerne om adgang til Folketingets parlamentariske dokumenter m.v. fremgår af bilag 1.
