4.3 Udvalgenes møder
Udvalgsmøderne er omdrejningspunktet for arbejdet i udvalgene. Selv om en væsentlig del af udvalgsarbejdet foregår skriftligt eller uden for mødelokalet, er det på møderne, arbejdet koordineres og konfirmeres. Udgangspunktet i forretningsordenen er, at udvalgsmøderne foregår for lukkede døre, men udvalget kan beslutte at holde åbne møder eller lade dele af møder være åbne, f.eks. samråd (FFO, § 8, stk. 8).
Efter aftale med udvalgsformanden udarbejder Udvalgssekretariatet en dagsorden for udvalgsmødet. Når der kommer nye dagsordenspunkter eller relevante bilag til de enkelte dagsordenspunkter, offentliggøres der sædvanligvis en ny udgave af dagsordenen, hvilket medfører, at de af og til udsendes med kort varsel inden mødet. Det tilstræbes, at første udgave af dagsordenen udsendes senest fredag kl. 12.00 i ugen inden mødet. Det er muligt at abonnere på udvalgsdagsordenerne via Folketingets hjemmeside ft.dk. Udvalgsmedlemmerne indkaldes desuden til møderne via udvalgskalenderen i Outlook, og de vil således kunne tilgå dagsordenen via et link i indkaldelsen.
Dagsordenen indeholder de punkter, som udvalget skal behandle på mødet, f.eks. modtagelse af deputationer, samråd og behandling af lov- og beslutningsforslag. Dagsordenen indeholder henvisninger til relevante bilag.
Udvalgsmedlemmer, som ønsker et emne optaget på dagsordenen, kan rette henvendelse til udvalgssekretæren, som efter aftale med udvalgsformanden sørger for, at det bliver sat på dagsordenen. Alle udvalg har et fast mødelokale, som dog for de flestes vedkommende deles med andre udvalg, og et eller to faste ugentlige mødetidspunkter. Mange udvalg holder et møde ugentligt i de perioder, hvor der er møder i Folketingssalen. Som hovedregel holdes udvalgets møde i det faste lokale og på et af de faste tidspunkter. En oversigt over de stående udvalg, mødeværelser, formænd, næstformænd, udvalgssekretærer og mødetider opdateres løbende på Folketingets hjemmeside ft.dk.
Det forventes, at ressortministeren reserverer plads i kalenderen på udvalgets faste og alternative mødetidspunkt, så det er muligt at afholde samråd på disse tidspunkter.
Det kan dog være nødvendigt, f.eks. ved hastende sager og i travle perioder, at fravige de faste mødetidspunkter. Når der vælges ekstraordinære mødetidspunkter, tager udvalgssekretæren og formanden hensyn til f.eks. sager i Folketingssalen, som kræver udvalgsmedlemmernes tilstedeværelse, og til folketingsgruppernes gruppemøder.
