Brug af Folketingets lokaler

Folketinget sale og lokaler kan lånes til at afholde arrangementer og konferencer, hvor et folketingsmedlem er vært. Folketinget stiller en række krav og har regler, som skal overholdes for at benytte Folketingets sale og lokaler.

Større

Arrangementets formål

Formålet med at afholde arrangementer og konferencer i Folketingets lokaler skal være at belyse et politisk emne eller en problemstilling, der har betydning for det politiske arbejde. Kravet om relevans gælder dog ikke receptioner i anledning af særlige mærkedage for følgende personer: 

  • præsidiemedlemmer
  • folketingsmedlemmer 
  • ansatte i folketingsgrupperne 
  • ansatte i Folketingets Administration

Presselogens receptioner henvises til mediernes egne lokaler eller til restauranten (S-133).

Brug af lokalerne

Konferencer afholdes fortrinsvis i Fællessalen, hvor et folketingsmedlem er vært. Fællessalen har plads til 148 deltagere, inklusive presse. 

Parlamentariske arrangementer såsom høringer, samråd m.v., hvor Folketingets udvalg er værter, afholdes primært i Landstingssalen. Landstingssalen har plads til 230 deltagere, inklusive presse. 

Mindre arrangementer afholdes fortrinsvis i Pro D, hvor Folketinget som institution eller et folketingsmedlem er vært. Pro D har plads til 71 deltagere, inklusive presse.

Ansøgninger

Ansøgninger sendes til Eventteamet.

Arrangementer i Landstingssalen, Fællessalen og Pro D aftales med Folketingets Arrangementsteam, der kan kontaktes på tlf. 33 37 33 00 eller via e-mail på [email protected].

Følgende skal fremgå af et udfyldt ansøgningsskema:

  • Hvilket folketingsmedlem er vært for arrangementet?
  • Hvad er arrangementets titel og formål?
  • Opkræves deltagergebyr, og i givet fald hvad er budgettet for anvendelse af deltagergebyret? 

Betingelser

På baggrund af ansøgningsskemaet vurderer Eventteamet, om arrangementet lever op til kravene jf. ovenfor, og om det ønskede arrangement derfor kan afholdes i Folketinget. Eventteamet kan i planlægningen og gennemførelsen af arrangementet bistå værten med praktiske forhold. 

Tilmeldingen til et arrangement skal slutte senest kl. 12.00 1 hverdag før arrangementet, så Eventteamet kan nå at forberede navneskilte og andre praktiske forhold.

Sikkerhedsmæssige hensyn kan medføre, at der stilles særlige krav til arrangementets gennemførelse, f.eks. at arrangementet flyttes fra et lokale til et andet, og at afslutningen for tilmelding fremrykkes.

Konferencer, der afholdes i Folketinget, skal leve op til følgende regler, medmindre det er Folketinget som institution, der står bag
 
  1. Formålet med en konference, der afholdes i Folketingets sale, skal som hovedregel være at belyse et politisk emne.

  2. Brug af Folketingets sale er gratis, og lån af Folketingets sale må derfor ikke give økonomisk overskud for nogen af de involverede parter.

  3. Et sikkerhedsmæssigt højt risikoniveau kan ikke i sig selv begrunde, at et arrangement afholdes i Folketinget.

  4. Hensynet til Folketingets arbejde eller særlige sikkerhedsmæssige omstændigheder kan betyde, at arrangementer uden varsel må flyttes eller aflyses. Folketinget kompenserer ikke for udgifter i forbindelse med flytning eller aflysning af et arrangement. 

  5. Et medlem af Folketinget skal påtage sig værtskabet for en konference, hvilket indebærer
          
    • at værten er til stede ved konferencen,
    • at værten er ansvarlig for konferencens politiske relevans, og
    • at Folketingets lokaleregler overholdes.

    Hvis folketingsmedlemmet skal på orlov eller af anden grund ikke kan varetage hvervet som vært, skal konferencen overdrages til et andet medlem, for at den kan gennemføres.

  6. Der må ikke ske markedsføring af produkter, servicer el.lign. i forbindelse med konferencer i Folketingets lokaler. Området uden for mødelokaler og konferencesale må ikke dekoreres med logoer, bannere eller andet reklamerende materiale.

  7. Værten kan få hjælp til at tilrettelægge og gennemføre en konference fra en ekstern forening, organisation eller konsulentvirksomhed, fra andre medlemmer og fra Folketingets grupper. 

  8. Årligt tilbagevendende konferencer med samme tema og samme medarrangør kan kun afholdes, hvis der kan indhentes opbakning fra det relevante udvalg. Der skal fortsat være et folketingsmedlem, som er vært.

    Et eventuelt deltagergebyr må alene dække udgifter, der kan henføres til den direkte afholdelse af mødet   

  9. Deltagergebyret må f.eks. ikke dække

    • udgifter til administration
    • udgifter til løn- og konsulentbistand
    • udgifter til personers transport og ophold i forbindelse med arrangementet
    • udgifter til udsmykning
    • udgifter til deltagere, der er inviteret til at deltage gratis

    Dog kan udgifter til deltagelse af medlemmer af Folketinget, ministre og ansatte i folketingsgrupperne og Folketingets Administration belaste et eventuelt deltagergebyr.

  10. Følgende information om et arrangement skal fremgå af Folketingets hjemmeside eller af anden annoncering af arrangementet

    • hvad konferencens titel og formål er
    • hvad konferencens relevans for det politiske arbejde er
    • hvad konferencens dagsorden er
    • hvilket medlem af Folketinget der er vært
    • hvilken organisation, forening, konsulentvirksomhed eller virksomhed der eventuelt bistår værten
    • hvad et eventuelt deltagergebyr er
    • hvad budgettet for deltagergebyret er, hvis der er deltagergebyr 

  11. Interesserede folketingsmedlemmer og ansatte i folketingsgrupperne skal kunne tilmelde sig konferencen gratis, så længe der er ledige pladser. Der skal kunne forhåndsreserveres et antal pladser, så Folketingets medlemmer og ansatte har mulighed for at deltage. 

  12. Hvis Eventteamet vurderer, at en konference kræver ekstra sikkerhed, skal arrangøren være indstillet på, at der lukkes for deltagertilmelding, senest 4 hverdage før konferencen afholdes. 

  13. Generelt skal et højrisikoarrangement anmeldes i så god tid som muligt inden afholdelse. Ved konferencer, der kræver ekstra sikkerhed, skal værten eller en repræsentant for denne, der har kendskab til de inviterede gæster, være til stede i Folketingets besøgsindgang under scanningen.

  14. Deltagere i en konference kan tidligst ankomme til Folketinget kl. 8.00, hvor Folketingets besøgsindgang åbner.

  15. Manglende overholdelse af Folketingets regler for afholdelse af konferencer vil kunne have konsekvenser for muligheden for fremtidige afholdelser af konferencer i Folketinget. 

  16. Folketingets formand kan dispensere i alle forhold. 

Sideansvarlig: Service- og Sikkerhedsenheden