Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2024 nr. 1: Tilrettelæggelsesnotat om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for nyt studieadministrativt it-system

Statsrevisorerne 2024
1
Offentligt

Nr. 1 Tilrettelæggelsesnotat om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for nyt studieadministrativt it-system

Januar 2024

Rigsrevisionens notat om

tilrettelæggelsen af en større

undersøgelse af Uddannelses-

og Forskningsministeriets

indsats for at sikre økonomi

og tidsplan for et nyt

studieadministrativt it-system

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2024 nr. 1: Tilrettelæggelsesnotat om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for nyt studieadministrativt it-system

2.. 1.

Tilrettelæggelsesnotat til Statsrevisorerne

Tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af Uddan-

nelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre

økonomi og tidsplan for et nyt studieadministrativt

it-system

5. januar 2024

RN 1502/24

I. Indledning

1. Statsrevisorerne anmodede på deres møde den 6. november 2023 om en undersø-

gelse af Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med it-projektet

”Nyt SIS”, som

skal udvikle og implementere et nyt studieadministrativt it-system til 7 af landets uni-

versiteter. Dette notat beskriver, hvordan Rigsrevisionen agter at tilrettelægge under-

søgelsen.

Undersøgelsen kan gennemføres, så Rigsrevisionen kan afgive en beretning til Stats-

revisorerne i 4. kvartal 2024.

II. Baggrund

2. Folketingets Finansudvalg har anmodet Statsrevisorerne om bistand til løbende at

følge it-projektet

”Nyt SIS”

med henvisning til § 2, stk. 7, i lov om statsrevisorerne.

Statsrevisorerne har besluttet at imødekomme Finansudvalgets anmodning.

Finansudvalget har tiltrådt fortroligt Akt E 27/10 2023 om universiteternes udvikling

og implementering af et nyt studieadministrativt it-system.

Det fremgår af Finansudvalgets beretning om forløbet, at universiteterne i maj 2022

har sendt it-projektet i udbud og afholdt udgifter for mere end 70 mio. kr. uden forud-

gående tilslutning fra Finansudvalget. Dermed har Uddannelses- og Forskningsmini-

steriet ikke overholdt budgetvejledningens regler.

Det fremgår endvidere af Finansudvalgets beretning, at Uddannelses- og Forsknings-

ministeriets departement i juni 2022 fik kendskab til, at universiteterne havde sendt

it-projektet i udbud, men at departementet først i oktober 2023 sendte et aktstykke

til Finansudvalget. Finansudvalget havde på dette tidspunkt ca. 1�½ uge til at behandle

aktstykket, inden leverandørens tilbud udløb. Endelig fremgår det af Finansudvalgets

beretning, at Finansudvalget på det skarpeste har påtalt forløbet forud for modtagel-

sen af aktstykket over for Uddannelses- og Forskningsministeriet, uddannelses- og

forskningsministeren og universiteterne.

Forelæggelsesgrænse for

it-projekter

Det fremgår af budgetvejled-

ningen, at statslige it-projek-

ter maksimalt må afholde ud-

gifter for 70 mio. kr. forud for

forelæggelse for Finansud-

valget.

III. Tilrettelæggelsen af undersøgelsen

3. Det nye studieadministrative system skal behandle data om de studerende og skal

bl.a. danne grundlag for udbetaling af aktivitetstilskud til universiteterne og SU til de

studerende. Projektet, der skal udvikle og implementere it-systemet, har været i gang

siden 2016 og var frem til december 2021 forankret i Uddannelses- og Forskningsmi-

nisteriet. I 2021 blev ansvaret for projektet overdraget til universiteterne med Akt 127

16/12 2021. Figur 1 viser en tidslinje for projektet.

Figur 1

Tidslinje for det nye studieadministrative it-system

Uddannelses- og

Forskningsministeriet har

ansvaret for it-projektet

Universiteterne har

ansvaret for it-projektet

2016

It-projektet

starter

April 2022

Uddannelses- og

Forskningsstyrelsen

orienteres om udbuddet

December 2021

Akt 127:

Ansvaret for

projektet overdrages

til universiteterne

Juni 2022

Uddannelses- og Forsknings-

ministeriets departement

får kendskab til udbuddet

2035

It-projektet

forventes

afsluttet

Maj 2022

DTU sender it-projektet

”Nyt SIS”

i offentligt udbud

Oktober 2023

Fortroligt Akt E:

Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet anmoder Finansudvalget

om en samlet økonomisk

ramme til it-projektet

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af bl.a. fortroligt Akt E 27/10 2023 og Akt 127 16/12 2021.

4. Statsrevisorerne har på baggrund af Finansudvalgets anmodning bedt Rigsrevisio-

nen om løbende at følge Uddannelses- og Forskningsministeriets udvikling og imple-

mentering af it-systemet. Undersøgelsen er derfor tilrettelagt med fremadrettet op-

følgning for øje.

Vi agter at tilrettelægge en undersøgelse med det formål at vurdere Uddannelses- og

Forskningsministeriets styring af og tilsyn med it-projektets økonomi og tidsplan, her-

under ministeriets overholdelse af budgetvejledningens regler om forelæggelse for

Finansudvalget.

Undersøgelsen vil omfatte 2 dele:

Har Uddannelses- og Forskningsministeriet styret projektets økonomi og tidsplan

tilfredsstillende, før ansvaret for projektet blev overdraget til universiteterne?

•

Har Uddannelses- og Forskningsministeriet ført et tilfredsstillende tilsyn med pro-

jektets økonomi og tidsplan, efter at ansvaret for projektet blev overdraget til uni-

versiteterne?

•

5. Vi lægger dermed op til en undersøgelse, der dækker hele forløbet vedrørende Ud-

dannelses- og Forskningsministeriets anskaffelse af det nye it-system, både før og

efter at ansvaret for projektet blev overdraget til universiteterne.

Første del af undersøgelsen omfatter perioden frem til, at ansvaret for projektet blev

overdraget til universiteterne. Denne del af undersøgelsen vil være baseret på krave-

ne til statslige it-projekter, som de fremgår af budgetvejledningen og af statens it-pro-

jektmodel. Det fremgår bl.a. heraf, at it-projekter maksimalt må afholde udgifter for

70 mio. kr. til idéfase, analysefase mv., før projektet forelægges for Finansudvalget.

Uddannelses- og Forskningsministeriet skal derfor løbende følge projektets økonomi

og orientere Finansudvalget, inden forelæggelsesgrænsen er nået. Vi vil i den sam-

menhæng undersøge, hvordan ministeriet i denne periode har tilrettelagt opfølgnin-

gen på projektets økonomi, herunder hvornår ministeriet burde have orienteret Fi-

nansudvalget om projektet.

Anden del af undersøgelsen omfatter perioden efter, at ansvaret for projektet blev

overdraget til universiteterne. Denne del af undersøgelsen handler om Uddannelses-

og Forskningsministeriets tilsyn med projektet. Det fremgår af universitetsloven, at

ministeriet bør føre tilsyn med universiteterne, herunder med it-projektet, der skal ud-

vikle og implementere det nye studieadministrative system. Vi vil på den baggrund un-

dersøge grundlaget for projektets økonomi og tidsplan, herunder ministeriets indsats

for at sikre kvaliteten af bl.a. projektets business case og projektgrundlaget forud for

forelæggelsen af Akt E. Undersøgelsen kan endvidere omfatte eventuelle initiativer,

som ministeriet har tilrettelagt på baggrund af forløbet omkring Akt E.

Når beretningen er afgivet til Statsrevisorerne, vil vi løbende følge Uddannelses- og

Forskningsministeriets indsats for at sikre it-projektets økonomi og tidsplan frem til

projektets afslutning.

6. Rigsrevisionen skal for god ordens skyld understrege, at der undervejs vil kunne

ske ændringer i forhold til det skitserede oplæg.

Universitetsloven

Universitetsloven regulerer

universiteternes virke. Det

fremgår bl.a. heraf (§ 1, stk. 2),

at universiteterne er statsfi-

nansierede selvejende institu-

tioner inden for den offentlige

forvaltning under tilsyn af

Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet.

Birgitte Hansen