Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsudvalget 2024-25
SB 4 1
Offentligt

Beretning Nr. 4 Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

November 2024

— 4/2024

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Uddannelses- og

Forskningsministeriets

styring af et nyt studie-

administrativt it-system

til universiteterne

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

4/2024

Beretning om

Uddannelses- og

Forskningsministeriets

styring af et nyt studie-

administrativt it-system

til universiteterne

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2024

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og ved kom-

mende minister.

Uddannelses- og forskningsministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.

På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i marts 2025.

Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må -

ned

–

i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2024, som afgives i februar 2026.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:

Karakterskala

Positiv kritik

•

finder det meget/særdeles positivt

•

finder det positivt

•

finder det tilfredsstillende/er tilfredse med

•

finder det ikke helt tilfredsstillende

•

finder det utilfredsstillende/er utilfredse med

•

påpeger/understreger/henstiller/forventer

•

beklager/finder det bekymrende/foruroligende

•

kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/indskærper

•

påtaler/påtaler skarpt

•

påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på

Kritik under middel

Middel kritik

Skarp kritik

Skarpeste kritik

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

ISSN: 2245-3008

ISBN online 978-87-7434-850-4

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om Uddannelses- og Forskningsmini-

steriets styring af et nyt studieadministrativt

it-system til universiteterne

Statsrevisorerne har anmodet Rigsrevisionen om at udarbejde denne un-

dersøgelse af Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn

med et nyt studieadministrativt it-system til universiteterne, herunder

ministeriets overholdelse af budgetvejledningens regler om forelæggelse

for Folketingets Finansudvalg.

Projektet havde i oktober 2023 en økonomisk ramme på 1,2 mia. kr.

Statsrevisorerne kritiserer skarpt, at Uddannelses- og Forskningsmini-

steriet har haft en yderst mangelfuld styring af det nye studieadmini-

strative it-systems budget og tidsramme. Ministeriet har ikke fulgt op

på projektets budget, der i undersøgelsesperioden er forøget med ca.

480 mio. kr., svarende til 65 %. Projektets afslutning er blevet udskudt

med 4�½ år.

Statsrevisorerne påtaler skarpt, at Uddannelses- og Forskningsmini-

steriet ikke har forelagt et aktstykke for Folketingets Finansudvalg om

projektets økonomi i over 2 år, fra ministeriet blev bekendt med, at

forelæggelsesgrænsen var overskredet. Forsinkelsen af aktstykket har

bevirket, at projektet er blevet yderligere forsinket og fordyret med

ca. 100 mio. kr. Ministeriet og universiteterne har desuden i strid

med budgetvejledningens regler afholdt udgifter ud over forelæggel-

sesgrænsen, ligesom de har igangsat et udbud uden forudgående til-

slutning fra Finansudvalget.

11. november 2024

Serdal Benli

Leif Lahn Jensen

Mikkel Irminger Sarbo

Lars Christian Lilleholt

Monika Rubin

Mai Mercado

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes bemærkning er bl.a. baseret på følgende:

•

Uddannelses- og Forskningsministeriet har ikke fulgt op på projektets

budget og har dermed ikke levet op til kravene i statens it-projektmo-

del, hvilket er obligatorisk for projekter af denne størrelse.

•

Uddannelses- og Forskningsministeriet har fra projektets start i april

2017 og frem til juni 2019 ikke etableret et budget. Da ministeriet eta-

blerede det første budget, var flere aktiviteter ikke medregnet. Ved

overdragelsen af projektet til universiteterne i december 2021 havde

ministeriet fortsat ikke sikret, at projektet havde et budget og en tids-

plan, som var baseret på estimater for projektets aktiviteter.

•

Uddannelses- og Forskningsministeriet har efter projektoverdragelsen

til universiteterne ført et meget begrænset tilsyn med projektet.

•

Uddannelses- og Forskningsministeriet var allerede i september 2021

bekendt med, at projektet havde overskredet budgetvejledningens fo-

relæggelsesgrænse, men oplyste ikke Finansudvalget herom.

•

Uddannelses- og Forskningsministeriet forelagde et aktstykke for Fi-

nansudvalget i oktober 2023

–

mere end 2 år for sent

–

som gav mini-

steriet hjemmel til at gennemføre projektet med en økonomisk ramme

på 1,2 mia. kr. Ved forelæggelsen oplyste ministeriet, at Finansudvalget

skulle tiltræde aktstykket inden for 11 dage, for at der ikke skulle gen-

nemføres et nyt udbud med yderligere forsinkelser og fordyrelser til

følge. Uddannelses- og Forskningsministeriet oplyste ikke i aktstykket,

at ministeriets sene forelæggelse af aktstykket havde fordyret projektet

med ca. 100 mio. kr.

Statsrevisorerne har bedt Rigsrevisionen om fortsat at følge Uddannelses-

og Forskningsministeriets tilsyn med udviklingen og implementeringen af

it-programmet

”Nyt studieadministrativt system”.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion

.......................................................................................................

1.1. Formål og konklusion

.......................................................................................................................

1.2. Baggrund

...............................................................................................................................................

1.3. Vurderingskriterier, metode og afgrænsning

........................................................................

2. Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

............

2.1. Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af projektet før

overdragelsen til universiteterne

................................................................................................

2.2. Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med projektet efter

overdragelsen til universiteterne

.............................................................................................

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

.....................................................................................................

Bilag 2. Metodisk tilgang

.................................................................................................................................

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Undersøgelsen er en statsrevisoranmodning, og Rigsrevisionen af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 8, stk. 1,

og § 17, stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af

19. januar 2012.

Rigsrevisionens mandat til at gennemføre undersøgelsen følger af

§ 2, stk. 1, nr. 1, jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 19. Uddannelses- og Forsk-

ningsministeriet.

I undersøgelsesperioden april 2017 - oktober 2023 har der været

følgende ministre:

Søren Pind: november 2016 - maj 2018

Tommy Ahlers: maj 2018 - juni 2019

Ane Halsboe-Jørgensen: juni 2019 - august 2021

Jesper Petersen: august 2021 - december 2022

Christina Egelund: december 2022 -

Beretningen har i udkast været forelagt Uddannelses- og Forsk-

ningsministeriet, hvis bemærkninger i videst muligt omfang er af-

spejlet i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Introduktion og konklusion

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

1. Uddannelses- og Forskningsministeriet igangsatte i april 2017 et projekt, der skal ud-

vikle og implementere et nyt studieadministrativt it-system på universiteterne (heref-

ter benævnt projektet). Det nye system skal bruges af universiteternes ansatte og de

studerende til bl.a. at planlægge undervisning, håndtere tilmelding til fag og eksamener

samt administrere optag af studerende. Data fra systemet skal også bruges til at be-

regne statens støtte til universiteterne og til at udbetale SU til de studerende. Ministe-

riet overdrog projektet fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen til universiteterne i

slutningen af 2021 ved Akt 127 16/12 2021. Projektet er ikke afsluttet på tidspunktet for

denne beretning.

2. Uddannelses- og Forskningsministeriet forelagde i oktober 2023 et nyt aktstykke

for Folketingets Finansudvalg (fortroligt Akt E 27/10 2023). Ministeriet anmodede i

aktstykket Finansudvalget om at tiltræde en samlet økonomisk ramme på ca. 1,2 mia.

kr. til gennemførelsen af projektet. Det fremgår også af aktstykket, at ministeriet og

universiteterne

–

i strid med budgetvejledningens regler

–

allerede havde afholdt ud-

gifter ud over forelæggelsesgrænsen på 70 mio. kr. og havde igangsat et udbud uden

forudgående tilslutning fra Finansudvalget. Finansudvalget tiltrådte aktstykket i okto-

ber 2023. Det fremgår af Finansudvalgets påtegning til Akt E, at Finansudvalget skarpt

kritiserede forløbet forud for forelæggelsen af aktstykket.

Finansudvalget bad efterfølgende Statsrevisorerne om at anmode Rigsrevisionen om

at undersøge Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med udviklingen og imple-

menteringen af det nye studieadministrative it-system. Statsrevisorerne imødekom

Finansudvalgets ønske og anmodede i november 2023 Rigsrevisionen om at igang-

sætte en undersøgelse.

3. Formålet med undersøgelsen er at vurdere Uddannelses- og Forskningsministeriets

styring af og tilsyn med projektets økonomi og tidsplan, herunder ministeriets overhol-

delse af budgetvejledningens regler om forelæggelse for Finansudvalget. Vi besvarer

følgende spørgsmål i beretningen:

Har Uddannelses- og Forskningsministeriet styret projektet tilfredsstillende, før

det blev overdraget til universiteterne?

•

Har Uddannelses- og Forskningsministeriet ført et tilfredsstillende tilsyn med pro-

jektet, efter det blev overdraget til universiteterne?

•

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Introduktion og konklusion

4. Vi sondrer i denne beretning mellem Uddannelses- og Forskningsministeriet og uni-

versiteterne. Uddannelses- og Forskningsministeriet omfatter ministeriets departe-

ment og Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, mens universiteterne er selvejende in-

stitutioner under tilsyn af ministeriet.

5. Rigsrevisionen vil følge projektet fremadrettet som led i opfølgningen på denne be-

retning.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Introduktion og konklusion

Introduktion og konklusion |

Hovedkonklusion

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med det pro-

jekt, der skal udvikle et nyt studieadministrativt it-system på universiteter-

ne, har været meget utilfredsstillende. Konsekvensen er bl.a., at projektet

er blevet forsinket og ifølge ministeriet fordyret med ca. 100 mio. kr. Mini-

steriet har desuden forelagt projektet for Folketingets Finansudvalg mere

end 2 år for sent. Det finder Rigsrevisionen også meget utilfredsstillende.

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af projektet, før det blev over-

draget til universiteterne, har været meget utilfredsstillende

Uddannelses- og Forskningsministeriets projektgrundlag har været yderst mangel-

fuldt, og ministeriet har ikke fulgt op på projektets budget. Ministeriets styring har

dermed ikke levet op til kravene i statens it-projektmodel, hvilket ellers er obligato-

risk for projekter af denne størrelse. Projektets budget er i undersøgelsesperioden

forøget med ca. 480 mio. kr., svarende til 65 %, og projektets afslutning er blevet ud-

skudt med 4�½ år.

Ministeriet var i september 2021 bekendt med, at projektet havde overskredet bud-

getvejledningens forelæggelsesgrænse, men oplyste ikke Finansudvalget herom, da

ministeriet forelagde Akt 127 i december 2021. Det fremgår derimod af aktstykket, at

ministeriet ville forelægge projektet for Finansudvalget, når det var relevant i forhold

til reglerne i budgetvejledningen.

Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med projektet, efter det blev over-

draget til universiteterne, har været meget utilfredsstillende

Uddannelses- og Forskningsministeriet har ført et meget begrænset tilsyn med pro-

jektet. Tilsynet omfattede alene, at ministeriet godkendte universiteternes halvårlige

statusrapporteringer til Statens It-råd. Statusrapporteringerne handler om projektets

status på et meget overordnet niveau.

Rigsrevisionen kan konstatere, at det tog ministeriet mere end 2 år, fra ministeriet

blev bekendt med, at forelæggelsesgrænsen var overskredet, til ministeriet forelagde

Akt E for Finansudvalget i oktober 2023. Dette på trods af, at universiteterne siden ja-

nuar 2022 løbende havde gjort ministeriet opmærksom på, at det var afgørende for

projektets tidsplan og økonomi, at ministeriet forelagde et aktstykke om projektet for

Finansudvalget.

Forsinkelsen af aktstykket har betydet, at projektet både er forsinket og fordyret med

ca. 100 mio. kr. Projektet blev forsinket, fordi universiteterne ikke kunne indgå kon-

trakt med en leverandør, før aktstykket var tiltrådt. Fordyrelsen skyldes, at universite-

terne vil have udgifter til de nuværende studieadministrative it-systemer i en længere

periode end forventet. Ministeriet burde have oplyst i Akt E, at de ca. 100 mio. kr., der

indgår i projektets samlede udgifter, skyldes det forsinkede aktstykke.

Ministeriet har tilkendegivet, at beretningen tegner et retvisende billede af mangelful-

de styringsprocesser i ministeriet, og at beretningen fremhæver berettiget kritik af mi-

nisteriets styring og tilsyn af projektet. Ministeriet har desuden oplyst, at ministeriet i

4. kvartal 2023 har etableret et kvartalsvist tilsyn med universiteternes it-projekter.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

| Introduktion og konklusion

1.2. Baggrund

STADS og DANS

STADS er en forkortelse for

studieadministrativt system.

Data fra STADS bruges bl.a. af

Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet, Danmarks Statistik

og SU-systemerne.

DANS er en forkortelse for digi-

talt ansøgningssystem. Syste-

met bruges af universiteterne

til at modtage og behandle stu-

derendes ansøgninger om at

blive optaget på en uddannelse.

6. Universiteterne bruger i dag de 2 studieadministrative it-systemer STADS og

DANS. De 2 systemer har været i drift i henholdsvis ca. 25 år og 12 år. Uddannelses-

og Forskningsministeriet varetager driften af systemerne, som bruges dagligt af uni-

versiteternes ansatte og de studerende. Data fra systemerne bruges bl.a. til at udbe-

tale aktivitetstilskud til universiteterne og SU til de studerende.

Aktivitetstilskuddet udgør en af de primære kilder til finansiering af universiteterne.

Størrelsen af tilskuddet er baseret på antallet af studerende, og hvilke studier og ek-

samener de studerende gennemfører. Figur 1 viser universiteterne, antallet af stude-

rende, og hvor meget de enkelte universiteter modtog i aktivitetstilskud i 2023.

Figur 1

Aktivitetstilskud og antal studerende på universiteterne i 2023

Aalborg Universitet (AAU)

Studerende: ca. 18.000

Aktivitetstilskud: ca. 830 mio. kr.

Studerende på universiteterne i alt:

ca. 142.000

Aktivitetstilskud i alt:

ca. 6 mia. kr.

Aarhus Universitet (AU)

Studerende: ca. 32.000

Aktivitetstilskud: ca. 1.320 mio. kr.

Danmarks Tekniske Universitet (DTU)

Studerende: ca. 13.000

Aktivitetstilskud: ca. 680 mio. kr.

Syddansk Universitet (SDU)

Studerende: ca. 19.000

Aktivitetstilskud: ca. 830 mio. kr.

Roskilde Universitet (RUC)

Studerende: ca. 7.000

Aktivitetstilskud: ca. 230 mio. kr.

Copenhagen Business School (CBS)

Studerende: ca. 15.000

Aktivitetstilskud: ca. 470 mio. kr.

Københavns Universitet (KU)

Studerende: ca. 36.000

Aktivitetstilskud: ca. 1.490 mio. kr.

IT-Universitetet (ITU)

Studerende: ca. 2.000

Aktivitetstilskud: ca. 140 mio. kr.

Note: Antal studerende er afrundet til hele tusinder, og aktivitetstilskud er afrundet til hele 10 mio. kr.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af finansloven for 2024 og oplysninger fra Danmarks Statistik.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Introduktion og konklusion |

Det fremgår af figur 1, at universiteterne i 2023 havde ca. 142.000 studerende og mod-

tog ca. 6 mia. kr. i aktivitetstilskud.

7. Universiteterne orienterede i maj 2016 Uddannelses- og Forskningsministeriet om,

at de nuværende studieadministrative it-systemer var så forældede, at det truede sy-

stemernes drift og dermed universiteternes administration. Dette blev efterfølgende

bekræftet af 2 eksterne undersøgelser.

Ministeriet igangsatte på den baggrund i april 2017 et projekt, der skulle udvikle og im-

plementere et nyt studieadministrativt it-system på universiteterne. Figur 2 viser or-

ganiseringen af projektet.

Figur 2

Aktivitetstilskud

Tilskud til uddannelser på uni-

versiteterne udgøres hoved-

sageligt af uddannelsestaxa-

meteret. Med uddannelses-

taxameteret bliver alle beståe-

de eksamener opgjort og om-

regnet til studenterårsværk,

hvilket udløser et tilskud til det

enkelte universitet.

Organisering af projektet

Tværgående

udviklingsprojekt

UDDANNELSES- OG FORSKNINGSMINISTERIET OG UNIVERSITETERNE

Universiteternes

implementeringsprojekter

SDU

AAU

CBS

DTU

RUC

ITU

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af materiale fra Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Det fremgår af figur 2, at projektet omfatter et tværgående udviklingsprojekt og et im-

plementeringsprojekt for hvert universitet. Det tværgående udviklingsprojekt skal an-

skaffe og videreudvikle et nyt studieadministrativt it-system, så det opfylder en ræk-

ke behov, som universiteterne har til fælles. Det tværgående udviklingsprojekt skal og-

så sikre koordinering mellem Uddannelses- og Forskningsministeriet og universiteter-

ne. Universiteterne står i spidsen for hver deres implementeringsprojekt, som skal rul-

le systemet ud på det enkelte universitet og tilpasse systemet yderligere til universite-

tets specifikke behov.

Universiteterne finansierer projektet på lige fod med universiteternes andre udgifter

til fx undervisning og husleje.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Introduktion og konklusion

Overdragelsen af projek-

tet og Aarhus Universitet

Aarhus Universitet besluttede

kort efter overdragelsen fra

Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet at gå ud af projek-

tet og i stedet udvikle sit eget

studieadministrative it-sy-

stem.

Aarhus Universitet er derfor

ikke omfattet af projektet ef-

ter december 2021.

8. Uddannelses- og Forskningsministeriet har i undersøgelsesperioden forelagt 2 akt-

stykker for Finansudvalget, som har betydning for Rigsrevisionens undersøgelse.

For det første Akt 127 16/12 2021, som gav ministeriet hjemmel til at overdrage projek-

tet til universiteterne. Før overdragelsen havde ministeriet selv stået for ledelsen af

projektet. Siden overdragelsen af projektet har Danmarks Tekniske Universitet (DTU)

varetaget ledelsen af projektet på vegne af universiteterne, mens ministeriet skal føre

tilsyn. Ministeriet har fortsat ansvaret for at forelægge aktstykker om projektet for Fi-

nansudvalget.

For det andet Akt E 27/10 2023, som gav ministeriet hjemmel til at gennemføre projek-

tet inden for en samlet økonomisk ramme på ca. 1,2 mia. kr., hvoraf ca. 240 mio. kr. al-

lerede var brugt.

Ved forelæggelsen af Akt E oplyste ministeriet, at aktstykket skulle tiltrædes inden for

11 dage. Hvis Finansudvalget ikke tiltrådte aktstykket inden for denne frist, ville det iføl-

ge ministeriet være nødvendigt at gennemføre et nyt udbud, hvilket ville forsinke og

fordyre projektet. På et samråd om Akt E besvarede uddannelses- og forskningsmini-

steren flere spørgsmål og svarede bl.a., at ministeriet først var blevet orienteret om ud-

buddet i september 2022, efter udbuddet var sat i gang.

Efter Finansudvalget havde tiltrådt aktstykket, oplyste uddannelses- og forskningsmi-

nisteren Finansudvalget om, at ministeriet allerede havde været bekendt med udbud-

det i april 2022, dvs. før udbuddet blev sat i gang. Ministeren havde derfor givet flere

forkerte svar på samrådet om aktstykket. Finansudvalget bad herefter som tidligere

nævnt Statsrevisorerne om at anmode Rigsrevisionen om at igangsætte en undersø-

gelse.

1.3. Vurderingskriterier, metode og afgrænsning

Vurderingskriterier

9. Vi har vurderet, om Uddannelses- og Forskningsministeriet har styret projektet til-

fredsstillende, før det blev overdraget til universiteterne. For at vurdere dette har vi ta-

get udgangspunkt i kravene til it-projekter i budgetvejledningen og i statens it-projekt-

model.

Det fremgår af budgetvejledningens pkt. 2.2.18, at statslige it-projekter på over 15 mio.

kr. skal følge statens it-projektmodel, og at it-projekter med et budget på over 70 mio.

kr. skal forelægges for Finansudvalget, inden udgifterne i projektet overstiger 70 mio.

kr. Hvis ministeriet bliver bekendt med, at et it-projekt har kostet mere end 70 mio. kr.,

skal ministeriet forelægge Finansudvalget et aktstykke herom snarest muligt og se-

nest 3 måneder senere. Der skal ved forelæggelsen redegøres for projektets samlede

udgifter.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Introduktion og konklusion |

Det fremgår af statens it-projektmodel, at projektgrundlaget for it-projekter skal om-

fatte et budget og en tidsplan, som bør være baseret på en nedbrydning af it-projektet

i aktiviteter, hvis omfang kan estimeres. Det fremgår desuden af it-projektmodellen, at

ministeriet skal følge op på projektets budget og fremdrift.

Vi har på den baggrund undersøgt, om ministeriet har sikret, at projektet har et budget

og en tidsplan, som er baseret på estimater for de aktiviteter, som projektet består af.

Vi har desuden undersøgt, om ministeriet løbende har fulgt op på projektets budget og

fremdrift. Endelig har vi undersøgt, om ministeriet forelagde projektet for Finansudval-

get senest 3 måneder efter, at ministeriet blev bekendt med, at projektet havde kostet

mere end 70 mio. kr.

10. Vi har også vurderet, om Uddannelses- og Forskningsministeriet har ført et tilfreds-

stillende tilsyn med projektet, efter det blev overdraget til universiteterne. Ministeriet

skal føre tilsyn med universiteterne, jf. universitetslovens § 1, stk. 2. Det er ikke nærme-

re defineret i loven, hvordan tilsynet skal udføres. Vi har lagt til grund, at ministeriets

tilsyn bør være tilrettelagt, så ministeriet som minimum kan forelægge et nyt aktstyk-

ke for Finansudvalget inden for 3 måneder, hvilket følger af budgetvejledningens krav.

Metode

Universitetsloven

Det fremgår af universitetslo-

vens § 1, stk. 2, at universiteter-

ne er statsfinansierede selv-

ejende institutioner inden for

den offentlige forvaltning un-

der tilsyn af uddannelses- og

forskningsministeren.

11. Undersøgelsen baserer sig på dokumentgennemgang. For at understøtte revisio-

nen har vi også holdt møder med Uddannelses- og Forskningsministeriet.

12. Statsrevisorernes anmodning fremgår af bilag 1. Undersøgelsens metode uddybes

i bilag 2.

13. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 2.

Afgrænsning

14. Undersøgelsen omfatter perioden fra projektets start i april 2017 frem til forelæg-

gelsen af Akt E for Finansudvalget i oktober 2023.

15. Undersøgelsen fokuserer på Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og

tilsyn med projektet. For perioden december 2021 - oktober 2023 omfatter undersø-

gelsen kun ministeriets tilsyn. Universiteternes styring af projektet i denne periode er

ikke omfattet af undersøgelsen.

16. Ministerier skal ifølge statens it-projektmodel inddrage Statens It-råd i it-projekter

på over 15 mio. kr. Da Statens It-råds behandling af projektet primært er sket efter

overdragelsen af projektet til universiteterne, indgår inddragelsen af Statens It-råd ik-

ke i undersøgelsens første del (afsnit 2.1). Universiteternes statusrapporteringer om

projektet til Statens It-råd indgår i undersøgelsens anden del (afsnit 2.2).

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

2. Uddannelses- og Forsk-

ningsministeriets styring

af og tilsyn med projektet

17. Dette kapitel handler om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og til-

syn med it-projektet, herunder ministeriets overholdelse af budgetvejledningens reg-

ler om forelæggelse for Finansudvalget. Vi har undersøgt:

om Uddannelses- og Forskningsministeriet har styret it-projektet tilfredsstillende,

før det blev overdraget til universiteterne (afsnit 2.1).

•

om Uddannelses- og Forskningsministeriets har ført et tilfredsstillende tilsyn med

it-projektet, efter det blev overdraget til universiteterne (afsnit 2.2).

•

18. Uddannelses- og Forskningsministeriet har forelagt 2 aktstykker for Finansudval-

get, som begge har været centrale for projektets forløb:

Akt 127 16/12 2021: Ministeriet fik hjemmel til at overdrage projektet til universite-

terne. Beretningens afsnit 2.1 handler om ministeriets styring af projektet i perioden

fra projektets start, til ministeriet overdrog det til universiteterne i december 2021.

•

Fortroligt Akt E 27/10 2023: Finansudvalget tiltrådte en samlet økonomisk ramme

til projektet på ca. 1,2 mia. kr. Beretningens afsnit 2.2 handler om ministeriets tilsyn

med projektet, efter det blev overdraget til universiteterne i december 2021 og frem

til forelæggelsen af Akt E for Finansudvalget i oktober 2023.

•

2.1. Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af

projektet før overdragelsen til universiteterne

19. Vi har med udgangspunkt i kravene i budgetvejledningen og i statens it-projekt-

model undersøgt, om Uddannelses- og Forskningsministeriet har styret projektet til-

fredsstillende, før det blev overdraget til universiteterne.

Det har vi gjort ved at undersøge, om ministeriet har sikret, at projektet har et budget

og en tidsplan, som er baseret på estimater for de aktiviteter, som projektet består af.

Vi har desuden undersøgt, om ministeriet løbende har fulgt op på projektets budget

og fremdrift. Endelig har vi undersøgt, om ministeriet forelagde projektet for Finans-

udvalget senest 3 måneder efter, at ministeriet blev bekendt med, at projektet havde

kostet mere end 70 mio. kr.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet |

20. Undersøgelsen viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af it-pro-

jektet, før projektet blev overdraget til universiteterne, har været meget utilfredsstil-

lende.

Projektets budget og tidsplan før overdragelsen til universiteterne

21. Vi har undersøgt grundlaget for projektets budget og tidsplan, da Uddannelses- og

Forskningsministeriet etablerede projektets første budget, og umiddelbart inden pro-

jektet blev overdraget til universiteterne.

Projektets første budget og tidsplan

22. Uddannelses- og Forskningsministeriet havde fra projektets start i april 2017 og

frem til juni 2019 ikke etableret et budget. Da ministeriet etablerede det første budget

i juni 2019, omfattede det udgifter for i alt ca. 700 mio. kr. og dækkede perioden 2019-

2022. Budgettet var fordelt på udgifter til en leverandør (125-300 mio. kr.), interne pro-

jektudgifter (ca. 240 mio. kr.) og en risikopulje (ca. 170 mio. kr.).

Vores gennemgang af budgettet viser, at flere aktiviteter ikke var medregnet, herun-

der universiteternes aktiviteter. Budgettet omfattede dermed ikke alle de aktiviteter,

som skulle være omfattet ifølge kravene i statens it-projektmodel, og dermed heller

ikke alle de udgifter, som er forbundet med projektet.

Gennemgangen af budgettet viser også, at udgifterne til leverandøren af det nye it-

system er estimeret til 125-300 mio. kr. Det fremgår dog ikke, hvad estimatet er base-

ret på. Det fremgår heller ikke, hvordan ministeriet har estimeret de interne projekt-

udgifter. De interne projektudgifter er fordelt på forskellige medarbejderteams, men

det fremgår ikke, hvilke aktiviteter de enkelte teams skal gennemføre, og hvor lang

tid aktiviteterne forventes at tage. Endelig viser gennemgangen af budgettet, at risiko-

puljen alene er beregnet som en procentsats af de øvrige udgifter og dermed ikke på

baggrund af projektets konkrete risici, hvilket er et krav i statens it-projektmodel.

23. Projektets tidsplan indeholdt ca. 30 overordnede aktiviteter fordelt på perioden

2019-2023, fx aktiviteterne

”Opstart”

”Klargøring”.

Tidsplanen omfattede dermed

1 år mere end budgettet. De fleste af aktiviteterne i tidsplanen fremgår imidlertid ikke

af budgettet, og det fremgår heller ikke, hvordan Uddannelses- og Forskningsministe-

riet har estimeret varigheden af de forskellige aktiviteter.

24. Uddannelses- og Forskningsministeriet har tilkendegivet, at grundlaget for projek-

tets budget og tidsplan i juni 2019 efter ministeriets opfattelse havde et forventeligt

detaljeringsniveau, når det tages i betragtning, at projektet kort forinden (april 2019)

var overgået til analysefasen i statens it-projektmodel.

Rigsrevisionen er ikke enig i dette. Statens it-projektmodel stiller krav om, at alle akti-

viteter i it-projekters analysefase indgår i de samlede udgifter. Hverken budgettet el-

ler tidsplanen var imidlertid baseret på estimater for de aktiviteter, som projektet be-

står af. Projektets budget omfattede endvidere ikke universiteternes aktiviteter og

dækkede ikke den samme periode som projektets tidsplan. Endelig var projektets ud-

gifter til den kommende leverandør alene et groft estimat. Rigsrevisionen vurderer

derfor, at projektgrundlaget var yderst mangelfuldt, da ministeriet udarbejdede pro-

jektets første budget.

Analysefasen i statens

it-projektmodel

Risikopulje

Risikopuljen for et it-projekt er

en reserve, der indgår i projek-

tets budget. Reserven er øre-

mærket til at dække risici, der

kan forårsage økonomiske

konsekvenser for projektet.

Statens it-projektmodel opde-

ler it-projekter i 4 faser og op-

stiller en række krav til de en-

kelte faser. Analysefasen er

den anden fase i modellen, og

udgifter fra og med denne fa-

se indgår i de samlede udgif-

ter, der skal forelægges for Fi-

nansudvalget. Det skal derfor

ved overgangen til analysefa-

sen være klart, hvilke aktivite-

ter projektet består af.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

Projektets budget og tidsplan umiddelbart inden overdragelsen til universiteterne

25. Uddannelses- og Forskningsministeriets budget for projektet var på ca. 1,2 mia. kr.,

umiddelbart inden projektet blev overdraget til universiteterne i december 2021. Det

samlede budget for projektet bestod på dette tidspunkt af et budget for det tværgåen-

de udviklingsprojekt (ca. 320 mio. kr.) og budgetter for implementeringsprojekter på

de enkelte universiteter (ca. 860 mio. kr.). Universiteternes budgetter udgjorde der-

med hovedparten af det samlede budget inden overdragelsen.

26. Vores gennemgang viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriets budget for

det tværgående udviklingsprojekt på 320 mio. kr. var fordelt på udgifter til leverandø-

ren (ca. 130 mio. kr.), interne projektudgifter (ca. 150 mio. kr.) og en risikopulje (ca. 40

mio. kr.). Det fremgår ikke af budgettet, hvordan ministeriet har estimeret udgifterne

til leverandøren. De interne projektudgifter består primært af udgifter til projektledel-

se og projektmedarbejdere, men det fremgår ikke, hvilke aktiviteter udgifterne dæk-

ker over, og hvor lang tid aktiviteterne forventes at vare.

Gennemgangen viser også, at budgetterne for universiteternes implementeringspro-

jekter var forbundet med stor usikkerhed, og at hvert universitet havde baseret sit

budget på forskellige økonomiske forudsætninger. Det fremgår desuden af det sam-

lede budget, at ministeriet var klar over, at der ville være behov for at kvalitetssikre

universiteternes budgetter senere i forløbet.

27. Projektets tidsplan indeholdt ca. 20 overordnede aktiviteter fordelt på perioden

2019-2027. De fleste af aktiviteterne i tidsplanen fremgår ikke af budgettet, og det

fremgår heller ikke, hvordan Uddannelses- og Forskningsministeriet har estimeret va-

righeden af de forskellige aktiviteter.

28. Uddannelses- og Forskningsministeriet har oplyst, at aktiviteterne i det tværgåen-

de udviklingsprojekt var detaljeret planlagt på baggrund af estimater for hver enkelt

aktivitet. Rigsrevisionen har bedt ministeriet om at dokumentere den detaljerede plan-

lægning, herunder estimaterne for de enkelte aktiviteter. Ministeriet har oplyst, at det-

te materiale ikke er blevet bevaret. Rigsrevisionen finder, at så centralt materiale fra

et igangværende projekt burde have været gemt.

Ministeriet har desuden oplyst, at ministeriet havde planer om at udarbejde en detal-

jeret tidsplan baseret på projektets aktiviteter, men at ministeriet ikke nåede det, in-

den projektet blev overdraget til universiteterne.

29. Rigsrevisionen bemærker, at Uddannelses- og Forskningsministeriet ikke inden

overdragelsen havde sikret, at projektet havde et budget og en tidsplan, som var ba-

seret på estimater for de aktiviteter, som projektet består af. Der er endvidere ikke

sammenhæng mellem projektets budget og de aktiviteter, der fremgår af tidsplanen.

Rigsrevisionen vurderer derfor, at projektgrundlaget fortsat var yderst mangelfuldt,

da ministeriet overdrog projektet til universiteterne.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet |

Uddannelses- og Forskningsministeriets opfølgning på projektets

budget og fremdrift

30. Vi har undersøgt, om Uddannelses- og Forskningsministeriet løbende har fulgt op

på projektets budget og fremdrift.

Opfølgning på projektets budget

31. Vores gennemgang viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriet ikke har fulgt

op på projektets budget.

Ministeriet har ikke fulgt op på projektets budget i perioden, fra ministeriet etablere-

de det første budget i juni 2019 og frem til overdragelsen til universiteterne i 2021. Mi-

nisteriet har dermed heller ikke været i stand til at følge op på projektets forbrug i for-

hold til budgetvejledningens forelæggelsesgrænse, og dermed hvornår projektet skul-

le forelægges for Finansudvalget.

32. Uddannelses- og Forskningsministeriet opdaterede i 2021 projektets business-

case og anmodede i den forbindelse universiteterne om at opgøre de udgifter, som de

hidtil havde haft til projektet. Den nye businesscase var færdig i september 2021 og vi-

ste, at projektet i 2019 og 2020 havde haft udgifter for i alt ca. 73 mio. kr., og at projek-

tet ved udgangen af 2021 forventedes at have udgifter for yderligere 44 mio. kr. Mini-

steriet var dermed senest i september 2021 bekendt med, at projektet havde over-

skredet forelæggelsesgrænsen på 70 mio. kr.

Det fremgår af budgetvejledningens pkt. 3.3, at et ministerium i situationer, der kræ-

ver Finansudvalgets tilslutning til det videre forløb, skal forelægge et aktstykke herom

snarest muligt og senest 3 måneder efter, at ministeriet er blevet bekendt med situa-

tionen. Rigsrevisionen konstaterer, at Uddannelses- og Forskningsministeriet dermed

senest i december 2021 burde have orienteret Finansudvalget om, at projektet havde

overskredet forelæggelsesgrænsen.

33. Uddannelses- og Forskningsministeriet forelagde Akt 127 for Finansudvalget i de-

cember 2021. Det fremgår imidlertid ikke af aktstykket, at projektets forelæggelses-

grænse var overskredet. Det fremgår derimod, at ministeriet ville forelægge et nyt akt-

stykke om projektet for Finansudvalget, når det var relevant i forhold til reglerne i bud-

getvejledningen.

Ministeriet har i forbindelse med Rigsrevisionens undersøgelse oplyst, at ministeriet

på grund af mangelfuld intern kommunikation og styring har lagt til grund for Akt 127,

at projektet på det tidspunkt havde kostet ca. 60 mio. kr.

Det fremgår desuden af Akt 127, at formålet med aktstykket var at opnå hjemmel til

at overdrage projektet til universiteterne. Ministeriet havde ved et tidligere aktstykke

fra 2012 fået ansvaret for de studieadministrative it-systemer, hvorfor det var nødven-

digt at indhente Finansudvalgets tilslutning til overdragelsen.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

Konsulentbesparelser

I forbindelse med finansloven

for 2020 besluttede Folketin-

get at reducere statens for-

brug af eksterne konsulenter.

Besparelserne blev udmøntet

som reduktioner af ministeri-

ernes rammer. Finansministe-

riet følger op på, om ministeri-

erne har opnået konsulentbe-

sparelserne.

Universiteterne er som selv-

ejende institutioner ikke om-

fattet af konsulentbesparel-

serne på finansloven for 2020.

34. Det fremgår af Uddannelses- og Forskningsministeriets referater fra møder i sty-

regruppen, at ministeriet i 2021 vurderede, at de generelle konsulentbesparelser, der

blev besluttet med finansloven for 2020, ville komme til at påvirke projektets budget

og fremdrift. Projektet brugte på dette tidspunkt bl.a. eksterne konsulenter til projekt-

ledelse og it-arkitektur. Ministeriet vurderede derfor, at projektet ikke kunne gennem-

føres inden for ministeriets reducerede konsulentramme. Ministeriet var desuden ud-

fordret af, at ministeriet havde flere andre store it-projekter i gang.

Ministeriet besluttede på den baggrund at forelægge et aktstykke for Finansudvalget,

der gjorde det muligt at overdrage projektet til universiteterne. Universiteterne er selv-

ejende institutioner og er derfor ikke omfattet af konsulentbesparelserne. Den egent-

lige årsag til, at ministeriet forelagde Akt 127 for Finansudvalget, var således at redu-

cere ministeriets forbrug af eksterne konsulenter.

Opfølgning på projektets fremdrift

35. Vores gennemgang viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriet fra projektets

start i april 2017, til ministeriet etablerede projektets første budget i juni 2019, kun i få

tilfælde har fulgt op på projektets fremdrift.

Projektets styregruppe

inden overdragelsen til

universiteterne

Inden Uddannelses- og Forsk-

ningsministeriet overdrog pro-

jektet til universiteterne, vare-

tog ministeriet formandskabet

for styregruppen. Universite-

terne var repræsenteret i sty-

regruppen ved flere universi-

tetsdirektører.

Gennemgangen viser også, at ministeriet efter juni 2019 og frem til, at projektet blev

overdraget til universiteterne i december 2021, løbende har fulgt op på projektets

fremdrift. Ministeriet har opsummeret opfølgningen i en rød, gul eller grøn status, som

ministeriet har afrapporteret på møder i styregruppen. Det fremgår heraf, at ministe-

riet ad flere omgange har vurderet, at projektets fremdrift ikke har svaret til det plan-

lagte. Ministeriet har på baggrund af den manglende fremdrift udskudt projektets slut-

dato flere gange og har også forøget projektets budget.

36. Figur 3 viser udskydelser og budgetforøgelser af projektet i perioden 2019-2021.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet |

Figur 3

Udskydelser og budgetforøgelser af projektet i perioden 2019-2021

Ministeriet

igangsætter

projektet

Ministeriet etablerer

projektets første

budget

Ministeriet udskyder

projektets slutdato

med 33 måneder

Ministeriet forøger

projektets budget

med ca. 480 mio. kr.

April

Juni

November

September

2017

2018

2019

August

2020

2021

Maj

December

Akt

Ministeriet udskyder

projektets slutdato

med 6 måneder

Ministeriet udskyder

projektets slutdato

med 15 måneder

Akt 127 16/12 2021:

Ministeriet overdrager

projektet til

universiteterne

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af Uddannelses- og Forskningsministeriets materiale fra projektets styregruppe i perioden 2019-2021.

Det fremgår af figur 3, at projektet i perioden 2019-2021 er blevet forsinket 3 gange,

hvilket har medført, at projektets slutdato er blevet udskudt med i alt ca. 4�½ år. Det

fremgår desuden, at Uddannelses- og Forskningsministeriet i september 2021 for-

øgede projektets budget med ca. 480 mio. kr., dvs. fra ca. 700 mio. kr. til ca. 1,2 mia. kr.

Det svarer til en forøgelse på ca. 65 % af det oprindelige budget. Det skyldes bl.a., at

alle universiteternes implementeringsaktiviteter manglede i projektets første budget.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

2.2. Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med

projektet efter overdragelsen til universiteterne

37. Vi har undersøgt, om Uddannelses- og Forskningsministeriet har ført et tilfredsstil-

lende tilsyn med projektet, efter det blev overdraget til universiteterne. Ministeriet skal

føre tilsyn med universiteterne, jf. universitetslovens § 1, stk. 2. Det er ikke nærmere

defineret i loven, hvordan tilsynet skal udføres.

I lyset af at projektet havde overskredet budgetvejledningens forelæggelsesgrænse,

har vi lagt til grund, at ministeriet burde føre tilsyn med projektet og dets økonomi, så

ministeriet bl.a. i rette tid kunne forelægge aktstykker for Finansudvalget. Det er des-

uden relevant, fordi ministeriet havde sluppet projektledelsen og dermed ansvaret for

den løbende styring af projektets økonomi. Ministeriet var dog fortsat ansvarlig for at

forelægge aktstykker for Finansudvalget.

38. Undersøgelsen viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med it-pro-

jektet, efter projektet blev overdraget til universiteterne, har været meget utilfredsstil-

lende.

Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med projektet

39. Vores gennemgang viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriet har ført et me-

get begrænset tilsyn med projektet.

Statusrapportering til

Statens It-råd

Det fremgår af § 7 i cirkulære

om Statens It-råd, at der hvert

halve år skal gives en status til

Statens It-råd om it-projekter

med samlede udgifter på mere

end 15 mio. kr.

Ministeriet har oplyst, at ministeriet har ført tilsyn med projektet gennem de halvårlige

statusrapporteringer, som universiteterne har sendt til Statens It-råd. Statusrappor-

teringerne fylder ca. 1 side hver og handler om projektets status på et overordnet ni-

veau. Ministeriet har oplyst, at ministeriet har behandlet statusrapporteringerne ved

at godkende dem, inden de blev sendt til Statens It-råd.

Det fremgår af universiteternes statusrapporteringer til Statens It-råd, at Finansudval-

gets manglende tiltrædelse af et nyt aktstykke var blandt projektets største risici, si-

den projektet blev overdraget til universiteterne.

40. Boks 1 viser 2 eksempler fra universiteternes statusrapporteringer til Statens It-

råd i 2. halvår 2022 og i 1. halvår 2023.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet |

Boks 1

Eksempler fra universiteternes statusrapporteringer til Statens

It-råd i 2. halvår 2022 og i 1. halvår 2023

Af universiteternes statusrapporteringer til Statens It-råd i 2. halvår 2022 fremgår føl-

gende:

”Der

er særlig opmærksomhed på fremdrift og forankring i Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet

–

det er vigtigt, at de forudsatte deadlines overholdes. På nuværende tids-

punkt kompenserer projektet for den manglende fremdrift i Uddannelses- og Forsk-

ningsministeriet”.

Af universiteternes statusrapporteringer til Statens It-råd i 1. halvår 2023 fremgår føl-

gende:

”På

trods af, at projektet aktivt har indgået i dialog med Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet vedr. aktstykket, så er denne proces gentagne gange blevet forsinket, hvi l-

ket har påvirket projektets fremdrift […]”.

”Projektet har løbende efterspurgt,

hvornår Uddannelses- og Forskningsministeriet for-

ventede at forelægge aktstykket for Finansudvalget, samt orienteret om konsekvenser-

ne ved det langstrakte forløb […] det står ikke klart for projektet, hvorfor aktstykket end-

nu ikke er forelagt”.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund universiteternes statusrapporteringer til Statens It-råd i 2. halvår

2022 og i 1. halvår 2023.

Det fremgår af boks 1, at universiteterne via de halvårlige statusrapporteringer ad flere

omgange har orienteret Uddannelses- og Forskningsministeriet og Statens It-råd om,

at den manglende tiltrædelse af et nyt aktstykke har påvirket projektets fremdrift.

Uddannelses- og Forskningsministeriets opfølgning på projektet i en

følgegruppe

41. Vores gennemgang viser, at Uddannelses- og Forskningsministeriet har fulgt pro-

jektet i en følgegruppe, som blev etableret umiddelbart efter overdragelsen af projek-

tet til universiteterne.

Ministeriet har oplyst, at der ikke er udarbejdet et kommissorium e.l. for følgegruppen.

Der har heller ikke været udarbejdet dagsordener eller referater. Ministeriet har derfor

ikke kunnet fremsende materiale, der dokumenterer ministeriets drøftelser med uni-

versiteterne i følgegruppen, fx om projektets økonomi.

Følgegruppens arbejde refereres overordnet i referater fra universiteternes møder i

styregruppen. Det fremgår derfor af referaterne, hvilke drøftelser universiteterne har

haft med ministeriet i følgegruppen. Vores gennemgang af materiale fra møderne i sty-

regruppen viser, at ministeriet og universiteterne primært har drøftet udbuddet af pro-

jektet og udarbejdelsen af fortroligt Akt E i følgegruppen.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

42. Figur 4 viser udvalgte drøftelser på universiteternes styregruppemøder om univer-

siteternes dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet i perioden 2022-2023.

Figur 4

Udvalgte drøftelser på universiteternes møder i styregruppen i perioden 2022-2023

Universiteterne har oplyst

til ministeriet, at det var

afgørende for projektet,

at et aktstykke blev fore-

lagt for Finansudvalget

Universiteterne har sat

udbuddet i gang med

en økonomisk ramme

på 330 mio. kr.

Universiteterne har igen

oplyst til ministeriet, at det

var afgørende for projektet,

at et aktstykke blev forelagt

for Finansudvalget

Fortroligt Akt E 27/10 2023:

Finansudvalget har tiltrådt

en økonomisk ramme på

ca. 1,2 mia. kr. til projektet

Akt

Januar

December

Maj

Januar

Oktober

2022

April

Juni

2023

August

Akt

Oktober

2022

Universiteterne har oplyst

til ministeriet, at projektet er

6 måneder forsinket udelukkende

på grund af aktstykket, og at

forsinkelsen har medført en

væsentlig fordyrelse af projektet

Akt 127 16/12 2021:

Ministeriet overdrager

projektet til

universiteterne

Universiteterne og

ministeriet har drøftet

muligheden for at sætte

udbuddet i gang, før

aktstykket er tiltrådt

Universiteterne har oplyst

til ministeriet, at det ville

medføre risici, hvis et

aktstykke ikke blev forelagt

for Finansudvalget senest

i oktober 2022

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af referater og andet materiale fra universiteternes møder i styregruppen i 2022 og 2023.

Det fremgår af figur 4, at universiteterne flere gange fra januar 2022 oplyste Uddan-

nelses- og Forskningsministeriet om, at det var afgørende for projektet, at der blev

forelagt et aktstykke for Finansudvalget. Ministeriet forelagde imidlertid først Akt E

i oktober 2023. Ved oversendelsen af aktstykket oplyste ministeriet Finansudvalget

om, at det ville være nødvendigt at gennemføre et nyt udbud, hvis aktstykket ikke

blev tiltrådt inden for 11 dage. Et nyt udbud ville ifølge ministeriet forsinke og fordyre

projektet.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet |

Det fremgår desuden af figuren, at universiteterne satte udbuddet i gang i strid med

budgetvejledningens regler efter en forudgående drøftelse med ministeriet. Universi-

teterne og ministeriet drøftede således i april 2022 at sætte udbuddet i gang, før et

aktstykke var tiltrådt. Ministeriet havde forud for denne drøftelse oplyst universiteter-

ne om, at ministeriet havde set eksempler på, at udbud af it-projekter blev sat i gang,

før projekterne var forelagt for Finansudvalget. Kort efter drøftelsen oplyste universi-

teterne, at de ville sætte udbuddet i gang i maj 2022, før Finansudvalget havde tiltrådt

et aktstykke.

Som det fremgår af figuren, har det forsinkede aktstykke medført en væsentlig fordy-

relse af projektet. Universiteterne oplyste i august 2023 ministeriet om, at det forsin-

kede aktstykke indtil videre havde medført en fordyrelse af projektet på ca. 40 mio.

kr., og at en udskydelse af aktstykket ud over september 2023 ville medføre, at fordy-

relsen ville vokse til ca. 100 mio. kr.

43. Akt E blev tiltrådt den 27. oktober 2023, og projektet var dermed i oktober 2023

blevet fordyret med ca. 100 mio. kr. Fordyrelsen skyldtes, at universiteterne ikke kun-

ne indgå kontrakt med en leverandør, før aktstykket var tiltrådt. Det var dermed nød-

vendigt at forlænge levetiden af de eksisterende studieadministrative it-systemer

STADS og DANS og bemande projektorganisationen i længere tid. Uddannelses- og

Forskningsministeriet burde have oplyst i Akt E, at ca. 100 mio. kr. af udgifterne til pro-

jektet skyldtes det forsinkede aktstykke.

44. Boks 2 viser omtalen af fordyrelsen i fortroligt Akt E 27/10 2023.

Boks 2

Omtale af fordyrelsen på ca. 100 mio. kr. i fortroligt Akt E

27/10 2023

Uddannelses- og Forskningsministeriet redegør for de samlede forventede udgifter til

projektet i en tabel i aktstykket. Tabellen viser projektets udgifter i perioden 2019-2023

og projektets budget for perioden 2024-2035. Følgende fremgår af en note under tabel-

len:

”Det bemærkes, at der siden udarbejdelsen af business casen er påløbet udgifter for

104,3 mio. kr.”.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af fortroligt Akt E 27/10 2023.

Det fremgår af boks 2, at fordyrelsen er påløbet, efter businesscasen blev udarbejdet.

Rigsrevisionen konstaterer, at dette ikke er korrekt, da fordyrelsen på de ca. 100 mio.

kr. fremgår af den businesscase, der ligger til grund for aktstykket. Fordyrelsen er så-

ledes ikke påløbet efterfølgende.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Statsrevisorernes anmodning

| Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af og tilsyn med projektet

Uddannelses- og Forskningsministeriet har oplyst, at ministeriet er enig heri, men at

fordyrelsen er påløbet i forhold til en tidligere businesscase og dermed ikke den, der

ligger til grund for aktstykket. Ministeriet har også oplyst, at ministeriet på det pågæl-

dende tidspunkt vurderede, at aktstykket indeholdt de nødvendige oplysninger. Mini-

steriet vurderer dog, at den økonomiske konsekvens af den langtrukne aktstykkepro-

ces kunne have fremgået mere tydeligt af Akt E.

Rigsrevisionen bemærker, at det fremgår af budgetvejledningens pkt. 3.5.2, at aktstyk-

ker til Finansudvalget vedrørende it-projekter skal redegøre for et projekts samlede

udgifter med udgangspunkt i projektets businesscase. Ministeriet burde derfor på bag-

grund af projektets businesscase have oplyst i Akt E, at ministeriets sene forelæggel-

se af aktstykket har fordyret projektet med ca. 100 mio. kr.

45. Uddannelses- og Forskningsministeriet har oplyst, at ministeriet forsøgte at fore-

lægge aktstykket for Finansudvalget allerede i november 2022. I samarbejde med Fi-

nansministeriet blev det imidlertid besluttet, at aktstykket først skulle behandles efter

folketingsvalget i december 2022. Ministeriet har endvidere oplyst, at fortroligt Akt E

efterfølgende blev ændret væsentligt i perioden efter folketingsvalget og frem til okto-

ber 2023. Ændringerne skyldtes bl.a. behandling af bemærkninger fra Statens It-råd,

og at de tilbud, som universiteterne havde modtaget på baggrund af udbuddet, var dy-

rere, end universiteterne havde forventet.

Rigsrevisionen konstaterer, at det tog ministeriet mere end 2 år at forelægge projek-

tets samlede økonomiske ramme for Finansudvalget fra det tidspunkt, hvor ministe-

riet blev bekendt med, at forelæggelsesgrænsen var overskredet. Rigsrevisionen kon-

staterer endvidere, at der er tale om en væsentlig overskridelse af den frist på 3 må-

neder, der fremgår af budgetvejledningen, selv hvis der tages højde for folketingsval-

get i perioden.

Ministeriet har oplyst, at ministeriet er enig i, at Finansudvalget skulle have været ori-

enteret om projektet tidligere.

Uddannelses- og Forskningsministeriets initiativer vedrørende tilsynet

46. Uddannelses- og Forskningsministeriet har oplyst, at ministeriet i 4. kvartal 2023

har etableret et kvartalsvist tilsyn med universiteternes it-projekter. Ministeriet har op-

lyst, at formålet med tilsynet er at følge udviklingen i projekterne, herunder eventuelle

forsinkelser og/eller fordyrelser, og at sikre, at projekterne forelægges for Finansudval-

get i overensstemmelse med reglerne i budgetvejledningen og i statens it-projektmo-

del.

Rigsrevisionen, den 31. oktober 2024

Birgitte Hansen

/Mads Nyholm Jacobsen

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Metodisk tilgang

Statsrevisorernes anmodning |

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

Undersøgelse af it-programmet Nyt studieadministrativt system

Statsrevisorerne anmoder Rigsrevisionen om løbende at følge Uddannelses-og Forsk-

ningsministeriets tilsyn med udviklingen og implementering af it-programmet

”Nyt

SIS”. It-programmet

er et nyt studieadministrativt it-system, som skal gennemføres

af 7 universiteter.

Med statsrevisoranmodningen imødekommer Statsrevisorerne Finansudvalgets an-

modning af 2. november 2023 om revisionsmæssig bistand, jf. § 2, stk. 7, i lov om stats-

revisorerne og § 9 i Folketingsbeslutning om Statsrevisorernes valg og virksomhed

om, at folketingsudvalg kan anmode Statsrevisorerne om bistand til fremskaffelse af

revisionsmæssige oplysninger.

Baggrund

Finansudvalget har den 17. oktober 2023 i påtegningen af fortroligt aktstykke E ud-

trykt meget hård kritik af ministeren, ministeriet og universiteterne for forløbet forud

for modtagelsen af aktstykket den 17. oktober 2023.

En kritik, som Finansudvalget efterfølgende har gentaget i beretning af almen art nr. 2

om forløbet i sagen om Finansudvalgets tilslutning til fortroligt aktstykke E om nyt stu-

dieadministrativt system, afgivet af Finansudvalget 2. november 2023. Kritikken om-

handler bl.a., at gældende forelæggelseskrav- og procedurer samt budgetvejlednin-

gens regler ikke har været overholdt.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Metodisk tilgang

Bilag 2. Metodisk tilgang

Undersøgelsen bygger på gennemgang af skriftligt materiale og møder med Uddan-

nelses- og Forskningsministeriet.

Undersøgelsen omfatter perioden fra april 2017, som vi har fastsat som projektets

start, til oktober 2023, hvor Uddannelses- og Forskningsministeriet forelagde fortro-

ligt Akt E 27/10 2023 for Finansudvalget. Vi har fastsat projektets start til april 2017

med udgangspunkt i projektets første projektgrundlag. På dette tidspunkt havde der

dog været drøftelser mellem ministeriet og universiteterne om behovet for et nyt stu-

dieadministrativt it-system siden maj 2016.

Væsentlige dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter, der overordnet kan inddeles i 3 kategorier:

1. Dokumenter, som omhandler oplysninger til Finansudvalget om projektet

•

Akt 127 16/12 2021

•

fortroligt Akt E 27/10 2023

•

samrådsspørgsmål og svar fra uddannelses- og forskningsministeren på sam-

rådene den 26. og 27. oktober 2023

•

brev fra uddannelses- og forskningsministeren til Finansudvalget af 2. novem-

ber 2023

•

Uddannelses- og Forskningsministeriets interne notater om projektet og akt-

stykkerne.

Denne kategori af dokumenter har været rammesættende for undersøgelsen, idet

undersøgelsen tager udgangspunkt i en anmodning herom fra Finansudvalget til

Statsrevisorerne, jf. bilag 1.

2. Dokumenter, som omhandler Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af

projektet før overdragelsen til universiteterne

•

Uddannelses- og Forskningsministeriets materiale fra møder i styregruppen i

perioden april 2017 - december 2021, bl.a. dagsordener, referater, budgetter,

tidsplaner og bilag

•

andet materiale, der har været relevant for styringen af projektet, bl.a. forskel-

lige versioner af projektgrundlag og businesscases.

Denne kategori af dokumenter har været relevant for styringen af projektet, mens

Uddannelses- og Forskningsministeriet havde ansvaret for projektet. Vi har brugt

dokumenterne til de analyser, der ligger til grund for afsnit 2.1. Nedenfor gennem-

går vi, hvordan vi har gennemført analyserne.

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

Metodisk tilgang |

3. Dokumenter, som omhandler Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med

projektet efter overdragelsen til universiteterne

•

universiteternes halvårlige statusrapporteringer til Statens It-råd

•

universiteternes materiale fra møder i styregruppen i perioden januar 2022 -

oktober 2023, bl.a. dagsordener, referater, budgetter, tidsplaner og bilag

•

korrespondance mellem Uddannelses- og Forskningsministeriet, universite-

terne og Statens It-råd om projektet.

Denne kategori af dokumenter handler om Uddannelses- og Forskningsministe-

riets tilsyn med projektet, og hvordan ministeriet har fulgt op på projektet. Vi har

brugt dokumenterne til de analyser, der ligger til grund for afsnit 2.2. Nedenfor gen-

nemgår vi, hvordan vi har gennemført analyserne.

Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af projektet før over-

dragelsen til universiteterne

Til at understøtte vores analyser af Uddannelses- og Forskningsministeriets styring

af projektet, før det blev overdraget til universiteterne, har vi udarbejdet et datasæt,

der indeholder udvalgte oplysninger fra ministeriets materiale til møder i styregrup-

pen i perioden april 2017 - december 2021. Materialet omfatter bl.a. dagsordener, re-

ferater, budgetter, tidsplaner og bilag.

Datasættet er udarbejdet ved en systematisk kodning af oplysningerne med udgangs-

punkt i en kodebog for at sikre, at kodningen er sammenlignelig og ensartet på tværs

af materialet. Vi har foretaget blindkodning af materialet for yderligere at kvalitetssik-

re det. Dette er gjort ved, at 2 medarbejdere uafhængigt af hinanden har gennemgået

og kodet materialet med udgangspunkt i kodebogen, hvorefter de 2 medarbejdere har

sammenholdt deres resultater for at sikre kvaliteten af kodningen.

Uddannelses- og Forskningsministeriet har i perioden april 2017 - december 2021

holdt 66 møder i styregruppen. Datasættet indeholder ca. 30 forskellige oplysninger

om hvert af møderne, bl.a. oplysninger om projektets budget og tidsplan. Tabel A vi-

ser eksempler på oplysninger fra kodebogen, der er brugt til at udarbejde datasættet.

Tabel A

Eksempler på oplysninger fra kodebogen til udarbejdelse af datasættet

Oplysning

Budgettets størrelse

Omfatter budgettet projektets aktiviteter?

Risikopuljens størrelse

Udskydelse af projektet

Omfatter tidsplanen projektets aktiviteter?

Opfølgning på fremdrift

Kilde:

Rigsrevisionen.

Definition

Totalværdien af projektets forventede udgifter i mio. kr.

Dækker budgettet alle aktiviteter i projektet, jf. statens it-projektmodel?

Totalværdien af den pulje, der er afsat til uforudsete udgifter.

Udskydes projektets slutdato i tidsplanen, og med hvor mange måneder?

Indeholder tidsplanen alle aktiviteter i projektet, jf. statens it-projektmodel?

Følges der op på projektets gennemførte aktiviteter i forhold til budgettet og tidsplanen?

Statsrevisorerne beretning SB4/2024 - Bilag 1: Beretning nr. 4/2024 om Uddannelses- og Forskningsministeriets styring af et nyt studieadministrative it-system til universiteterne

| Metodisk tilgang

Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med projektet efter over-

dragelsen til universiteterne

Det fremgår af universitetsloven, at Uddannelses- og Forskningsministeriet skal føre

tilsyn med universiteterne, men loven definerer ikke nærmere, hvordan tilsynet skal

udføres. Vi har derfor i denne del af undersøgelsen taget udgangspunkt i, hvordan mi-

nisteriet selv har tilrettelagt sit tilsyn med projektet. Vi har desuden lagt til grund, at

ministeriets tilsyn bør være tilrettelagt, så ministeriet som minimum kan forelægge et

nyt aktstykke for Finansudvalget inden for 3 måneder, hvilket budgetvejledningen

stiller krav om.

Som led i vores undersøgelse af ministeriets tilsyn har vi gennemgået de 4 statusrap-

porteringer, som universiteterne og Uddannelses- og Forskningsministeriet har sendt

til Statens It-råd.

Vi har også gennemgået materiale fra alle møder i styregruppen for projektet, efter at

det blev overdraget til universiteterne og indtil forelæggelsen af Akt E. Der er i perio-

den holdt 17 møder i styregruppen. Uddannelses- og Forskningsministeriet har ikke

været en del af styregruppen, men det fremgår af referaterne fra universiteternes mø-

der i styregruppen, hvilke drøftelser universiteterne har haft med ministeriet.

Vi har gennemgået referaterne fra universiteternes møder i styregruppen for at kort-

lægge den dialog, der har været mellem Uddannelses- og Forskningsministeriet og

universiteterne om projektet og om udarbejdelsen af Akt E. Flere af de drøftelser, der

fremgår af universiteternes referater fra møder i styregruppen, er desuden omtalt i di-

verse mailkorrespondancer, som vi har modtaget i forbindelse med vores undersø-

gelse.

Kvalitetssikring

Undersøgelsen er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssikring, som

omfatter høring hos den reviderede samt ledelsesbehandling og sparring med chefer

og medarbejdere i Rigsrevisionen.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision, her-

under standarderne for større undersøgelser (SOR 3). Standarderne fastlægger, hvad

brugerne og offentligheden kan forvente af revisionen, for at der er tale om en god fag-

lig ydelse. Standarderne er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsre-

visionernes internationale standarder (ISSAI 100-999).