Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Finansudvalget 2024-25
SB 17 7
Offentligt

Beretning Nr. 17 Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Oktober 2024

Rigsrevisionens notat om

beretning om

statens brug af fælles-

statslige indkøbsaftaler

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Notat til Statsrevisorerne, jf. rigsrevisorlovens § 18, stk. 4

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 17/2023 om statens brug

af fællesstatslige indkøbsaftaler

Kulturministerens redegørelse af 29. august 2024

Finansministerens redegørelse af 30. august 2024

Erhvervsministerens redegørelse af 3. september 2024

Ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeris redegørelse af 9. september 2024

Justitsministerens redegørelse af 11. september 2024

1. oktober 2024

RN 1113/24

1. Rigsrevisionen gennemgår i dette notat de initiativer, som ministrene har iværksat

og vil iværksætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens kon-

klusioner. Dette sker med henblik på at vurdere, om ministeriernes initiativer adresse-

rer den kritik, der fremgår af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens be-

retning.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

Konklusion

§ 18, stk. 4-notat

Rigsrevisionen finder, at ministrene har redegjort for, hvordan ministerierne vil følge

op på de væsentligste kritikpunkter i beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger.

Alle 5 ministerier har taget eller vil tage initiativer for at sikre, at reglerne for brug af de

fællesstatslige indkøbsaftaler overholdes, bl.a. ved at øge viden i ministerierne om de

statslige indkøbsregler og ved at skærpe kravene til dokumentation, når reglerne fravi-

ges. Finansministeriet er i gang med at udvikle og implementere et nyt indkøbssystem,

som skal gøre det muligt at opgøre, i hvilket omfang ministerierne køber de varer, som

er på indkøbsaftalerne. Dette kan understøtte, at ministerierne i højere grad køber de

varer, som er omfattet af aftalerne.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Finansministeriets implementering af statens nye digitale indkøbssystem, som skal

gøre det muligt at opgøre, i hvilket omfang ministerierne køber de varer, som er om-

fattet af indkøbsaftalerne

Kulturministeriets, Erhvervsministeriets og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og

Fiskeris brug af de fællesstatslige indkøbsaftaler

Justitsministeriets udarbejdelse af fælles retningslinjer for ministeriets indkøb.

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

•

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

I. Baggrund

De 5 ministerier i under-

søgelsen

Beretningen omfattede Ju-

stitsministeriet, Finansmini-

steriet, Erhvervsministeriet,

Kulturministeriet og Ministe-

riet for Fødevarer, Landbrug

og Fiskeri.

2. Rigsrevisionen afgav i juni 2024 en beretning om statens brug af fællesstatslige ind-

købsaftaler. Beretningen handlede om, i hvilket omfang 5 ministerier brugte de fælles-

statslige indkøbsaftaler, når de købte varer og tjenesteydelser.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det ikke helt tilfredsstillende,

at Erhvervsministeriet, Kulturministeriet og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fis-

keri i flere tilfælde ikke har brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler, hvor de er forpligte-

de til det. Derved er der risiko for, at de 3 ministerier har købt for dyrt ind.

Statsrevisorerne konstaterede, at Justitsministeriet og Finansministeriet i henholdsvis

ca. 95 % og ca. 98 % af deres indkøb har brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler, når de

er forpligtede til det. Dette fandt Statsrevisorerne tilfredsstillende.

Det fremgik også af beretningen, at de fleste af ministerierne har understøttet, at de

fællesstatslige indkøbsaftaler bliver brugt. Justitsministeriet har dog ikke fælles ret-

ningslinjer, som informerer departementet og de underliggende institutioner om afta-

lerne og reglerne for indkøb, og Erhvervsministeriet har ikke fulgt op på brugen af leve-

randørerne på aftalerne. Ingen af ministerierne har fulgt op på, om institutionerne rent

faktisk køber de varer, som er omfattet af aftalerne.

4. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

5. Bilag 1 viser Folketingets behandling af beretningen.

II. Gennemgang af ministrenes redegørelser

Systemunderstøttet opgørelse af ministeriernes varecompliance

6. Statsrevisorerne bemærkede, at ingen af de 5 ministerier undersøger, om institutio-

nerne rent faktisk køber de varer, som er omfattet af de fællesstatslige indkøbsaftaler.

Leverandørcompliance

og varecompliance

Finansministeriet har hidtil op-

gjort den såkaldte leverandør-

compliance. Leverandørcom-

pliance opgør, i hvilket omfang

ministerierne bruger de leve-

randører, som staten har ind-

gået indkøbsaftaler med. Va-

recompliance opgør, om mini-

sterierne faktisk køber de va-

rer, som er på aftalerne.

Det fremgik også af beretningen, at det ikke er muligt at foretage en systemunderstøt-

tet opgørelse af, om ministerierne køber de varer, som er omfattet af de fællesstatsli-

ge indkøbsaftaler (varecompliance), men kun, om ministerierne køber ind hos leveran-

dørerne på aftalerne (leverandørcompliance).

7. Finansministeren oplyser, at Økonomistyrelsen er i gang med at implementere et

nyt digitalt indkøbssystem (Statens Digitale Indkøb) på tværs af staten. Med det nye

system vil Finansministeriet kunne opgøre varecompliance på tværs af ministerierne.

Det fremgår af beretningen, at Finansministeriet forventer at have implementeret sy-

stemet medio 2025.

8. Rigsrevisionen vil fortsat følge Finansministeriets implementering af statens nye di-

gitale indkøbssystem, som skal gøre det muligt at opgøre, i hvilket omfang ministerier-

ne køber de varer, som er omfattet af indkøbsaftalerne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Indkøb på de fællesstatslige indkøbsaftaler

9. Statsrevisorerne bemærkede, at Kulturministeriet ikke har brugt aftalerne i ca. 26 %

af de indkøb, hvor ministeriet er forpligtet til det. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug

og Fiskeri og Erhvervsministeriet har ikke brugt aftalerne i ca. 18 % og ca. 19 % af mini-

steriernes indkøb.

Statsrevisorerne bemærkede også, at alle undersøgte ministerier bortset fra Justits-

ministeriet har fælles retningslinjer, som informerer departementet og de underliggen-

de institutioner om aftalerne og reglerne for indkøb.

Rigsrevisionen anbefalede i beretningen, at Kulturministeriet, Ministeriet for Fødeva-

rer, Landbrug og Fiskeri og Erhvervsministeriet, som i mindre grad har brugt de fælles-

statslige indkøbsaftaler, afsøger mere effektive metoder til at sikre, at de køber ind på

aftalerne.

10. Ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri oplyser, at Ministeriet for Fødevarer,

Landbrug og Fiskeri arbejder med at skærpe det koncernfælles opfølgningskoncept

for indkøbscompliance. Som led heri vil ministeriet forberede kompetenceudvikling af

relevante medarbejdere, så viden om konteringspraksis og de fællesstatslige indkøbs-

aftaler øges. Ministeriet vil arbejde med initiativerne hen over efteråret/vinteren og for-

venter at have gennemført initiativerne i sommeren 2025.

11. Erhvervsministeren oplyser, at Erhvervsministeriet har instrueret ministeriets styrel-

ser om i endnu højere grad at sikre, at de følger gældende regler for indkøb i staten,

herunder bruger statens fælles indkøbsaftaler. Ministeriet har desuden instrueret sty-

relserne i at sikre behørig dokumentation af behovet for at fravige de fællesstatslige

indkøbsaftaler, når der undtagelsesvist konstateres behov for at fravige aftalerne. Mi-

nisteriets styrelser er desuden i henhold til ministeriets koncernindkøbspolitik forplig-

tede til halvårligt at sende en forklaring til departementet på afvigelser over 10.000 kr.

vedrørende indkøb hos leverandører uden for de statslige indkøbsaftaler.

12. Kulturministeren oplyser, at Kulturministeriet har mange små institutioner med lav

indkøbsvolumen, hvilket betyder, at risikoen for mistede besparelser på indkøbsområ-

det er lille. Ministeren oplyser desuden, at ministeriets institutioner

–

på grund af deres

specielle kulturopgaver

–

har en række indkøb, fx til brug for teaterforestillinger, som

er svære at få omfattet af generelle indkøbsaftaler. Ministeriet finder på den baggrund,

at ministeriets mulige mistede besparelser på indkøbsområdet er begrænsede.

Rigsrevisionen bemærker, at Kulturministeriets indkøb af særlige varer uden for de

fællesstatslige indkøbsaftaler ikke indgår i Rigsrevisionens opgørelse af ministeriets

brug af indkøbsaftaler i beretningen. Det skyldes, at beretningen kun vedrører indkøb

af varer, som kan ske ved hjælp af de indkøbsaftaler, som gælder på tværs af statens

institutioner.

Kulturministeren oplyser samtidig, at Kulturministeriet vil tage Rigsrevisionens konklu-

sioner med i det videre arbejde med ministeriets brug af fællesstatslige indkøbsafta-

ler. Ministeriet har allerede foretaget mindre tilpasninger i forhold til tilsynskonceptet.

Tilpasningerne handler om, at koncernindkøbsafdelingen har en tættere dialog med

institutioner om indkøbsbehov og -udfordringer, især de institutioner, der vurderes at

have de største udfordringer med at benytte indkøbsaftalerne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

13. Rigsrevisionen vil fortsat følge Kulturministeriets, Erhvervsministeriets og Ministe-

riet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeris brug af de fællesstatslige indkøbsaftaler, for-

venteligt når ministeriernes varecompliance kan opgøres via Statens Digitale Indkøb.

14. Justitsministeren oplyser, at Justitsministeriet på baggrund af Rigsrevisionens be-

retning har igangsat et arbejde med at udarbejde fælles retningslinjer for ministeriets

indkøb. Ministeriet forventer at afslutte arbejdet i 1. kvartal 2025.

15. Rigsrevisionen vil fortsat følge Justitsministeriets udarbejdelse af fælles retnings-

linjer for ministeriets indkøb.

Birgitte Hansen

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 7: Rigsrevisionens § 18, stk. 4 notat af 1. oktober 2024 om beretning nr. 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Bilag 1. Folketingets behandling af beretningen

Beretning (nr.),

dato for Stats-

revisorernes

mødebehandling

og minister-

redegørelse(r)

Statens brug af

fællesstatslige

indkøbsaftaler

(nr.

17/2023)

10-06-2024

Minister-

redegørelser:

Flere minister-

redegørelser

Behandlet i

udvalg-

Teknisk gennem-

gang ved Stats-

revisorerne og

Rigsrevisionen

Udvalgs-

spørgsmål (nr.)

Indkaldt til

samråd

Statsrevisorerne

har holdt møde

med ministeren

§ 20-spørgsmål

Finansudvalget:

20-06-2024