Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Finansudvalget 2023-24
SB 17 1
Offentligt

Beretning Nr. 17 Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Juni 2024

— 17/2023

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Statens brug af fælles-

statslige indkøbsaftaler

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

17/2023

Beretning om

statens brug af fælles-

statslige indkøbsaftaler

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2024

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og ved kom-

mende minister.

Finansministeren, erhvervsministeren, justitsministeren, kulturministeren og ministeren for fødevarer,

landbrug og fiskeri afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i oktober 2024.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må -

ned

–

i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2023, som afgives i februar 2025.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:

Karakterskala

Positiv kritik

•

finder det meget/særdeles positivt

•

finder det positivt

•

finder det tilfredsstillende/er tilfredse med

Kritik under middel

Middel kritik

•

finder det ikke helt tilfredsstillende

•

finder det utilfredsstillende/er utilfredse med

•

påpeger/understreger/henstiller/forventer

•

beklager/finder det bekymrende/foruroligende

Skarp kritik

Skarpeste kritik

•

kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/indskærper

•

påtaler/påtaler skarpt

•

påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

ISSN: 2245-3008

ISBN online 978-87-7434-841-2

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om statens brug af fællesstatslige

indkøbsaftaler

Staten køber årligt varer for ca. 5 mia. kr. hos de leverandører, der er ind-

gået fællesstatslige indkøbsaftaler med. Formålet med aftalerne er, at sta-

ten opnår bedre priser og vilkår. Ministerierne har pligt til at bruge de fæl-

lesstatslige indkøbsaftaler i det omfang, det er angivet i de enkelte aftaler.

Formålet med undersøgelsen

–

som er stikprøvebaseret

–

er at vurdere,

om Justitsministeriet, Finansministeriet, Erhvervsministeriet, Kulturmini-

steriet og Fødevareministeriet i tilfredsstillende grad bruger de fællesstats-

lige indkøbsaftaler. Ministerierne er udvalgt blandt de ministerier, der

har den største indkøbsvolumen i 2022 inden for indkøbskategorier, som

er dækket af de fællesstatslige indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne finder det ikke helt tilfredsstillende, at Erhvervsmini-

steriet, Kulturministeriet og Fødevareministeriet i flere tilfælde ikke

har brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler, hvor de er forpligtet til det.

Derved er der risiko for, at de 3 ministerier har købt for dyrt ind.

Statsrevisorerne konstaterer, at Justitsministeriet og Finansministeriet

i henholdsvis ca. 95 % og ca. 98 % af deres indkøb har brugt de fælles-

statslige indkøbsaftaler, når de er forpligtet til det. Dette finder Stats-

revisorerne tilfredsstillende.

Statsrevisorerne hæfter sig ved følgende undersøgelsesresultater:

•

Kulturministeriet har ikke brugt aftalerne i ca. 26 % af de indkøb, hvor

ministeriet er forpligtet til det. Fødevareministeriet og Erhvervsmini-

steriet har ikke brugt aftalerne i ca. 18 % og ca. 19 % af ministeriernes

indkøb.

•

Bortset fra Justitsministeriet har alle undersøgte ministerier fælles ret-

ningslinjer, som informerer departementet og de underliggende insti-

tutioner om aftalerne og reglerne for indkøb.

10. juni 2024

Mette Abildgaard

Leif Lahn Jensen

Mikkel Irminger Sarbo

Serdal Benli

Lars Christian Lilleholt

Monika Rubin

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statsrevisorernes bemærkning

•

Erhvervsministeriet har ikke fulgt op på brugen af leverandørerne på

aftalerne.

•

Ingen af ministerierne undersøger, om institutionerne rent faktisk kø-

ber de varer, som er omfattet af aftalerne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion

.......................................................................................................

1.1. Formål og konklusion

...........................................................................................................................

1.2. Baggrund

....................................................................................................................................................

1.3. Vurderingskriterier, metode og afgrænsning

..........................................................................

2. Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler

......................................................

2.1. Ministeriernes brug af de fællesstatslige indkøbsaftaler

..................................................

2.2. Ministeriernes aktiviteter for at understøtte brugen af fællesstatslige

indkøbsaftaler

......................................................................................................................................

Bilag 1. Metodisk tilgang

..................................................................................................................................

Bilag 2. Beskrivelse af kategorisering til brug for ministeriernes gennemgang af

indkøb

.......................................................................................................................................................

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne undersøgelse og af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 17, stk. 2,

i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012.

Rigsrevisionens mandat til at gennemføre undersøgelsen følger af

§ 2, stk. 1, nr. 1, jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 7. Finansministeriet,

§ 8. Erhvervsministeriet, § 11. Justitsministeriet, § 21. Kulturministe-

riet og § 24. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri.

I undersøgelsesperioden 1. juli 2022 - 30. juni 2023 har der været

følgende ministre:

Finansministeriet:

Nicolai Wammen: juni 2019 -

Erhvervsministeriet:

Simon Kollerup: juni 2019 - december 2022

Morten Bødskov: december 2022 -

Justitsministeriet:

Mattias Tesfaye: maj 2022 - december 2022

Peter Hummelgaard: december 2022 -

Kulturministeriet:

Ane Halsboe-Jørgensen: august 2021 - december 2022

Jakob Engel-Schmidt: december 2022 -

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri:

Rasmus Prehn: november 2020 - december 2022

Jacob Jensen: december 2022 -

Beretningen har i udkast været forelagt Finansministeriet,

Erhvervsministeriet, Justitsministeriet, Kulturministeriet og

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Ministeriernes

bemærkninger er i videst muligt omfang afspejlet i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Introduktion og konklusion

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

Fællesstatslige indkøbs-

aftaler

1. Staten køber hvert år varer og tjenesteydelser for et betydeligt beløb. Cirkulære om

indkøb i staten (herefter indkøbscirkulæret) har siden 2000 pålagt statens institutioner

at bruge fællesstatslige indkøbsaftaler, når de køber bestemte varer og tjenesteydel-

ser (herefter varer). Finansministeriet har estimeret, at der årligt købes ind for ca. 5 mia.

kr. på disse aftaler.

En fællesstatslig indkøbsaftale er en aftale, som staten indgår med én eller flere leve-

randører for en periode. Aftalen forpligter staten til kun at købe en given vare hos de

leverandører, som aftalen er indgået med. Leverandørerne forpligter sig samtidig til

at kunne levere varen til en bestemt pris og kvalitet. En aftale indgås typisk på områ-

der, hvor statens indkøbsbehov er ens på tværs af institutionerne, og hvor der derfor

er tale om indkøb af standardvarer. Det vil ofte være indkøb, som ministerierne fore-

tager regelmæssigt, fx kontorartikler, telefoner, computere og rengøring. I 2023 var

der 32 fællesstatslige indkøbsaftaler.

Formålet med aftalerne er, at staten opnår bedre priser og vilkår. Hvis ministerierne

ikke bruger de fællesstatslige indkøbsaftaler, er der en risiko for, at staten køber for

dyrt ind.

Der foreligger ikke opgørelser af, i hvor høj grad ministerierne rent faktisk køber varer

på de fællesstatslige aftaler (varecompliance). Økonomistyrelsen opgør kun, i hvor høj

grad ministerierne bruger de leverandører, som aftalerne er indgået med (leverandør-

compliance).

2. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om 5 udvalgte ministerier i tilfredsstil-

lende grad bruger de fællesstatslige indkøbsaftaler. Vi besvarer følgende spørgsmål i

beretningen:

Har ministerierne brugt fællesstatslige indkøbsaftaler ved de indkøb, hvor de er

forpligtet til det?

•

Har ministerierne understøttet, at de bruger de fællesstatslige indkøbsaftaler?

•

Fællesstatslige indkøbsaftaler

betegnes i cirkulære om ind-

køb i staten som centralt ko-

ordinerede aftaler. Aftalerne

kan indgås af Økonomistyrel-

sen, af Staten og Kommuner-

nes Indkøbsservice A/S (SKI)

og af andre efter aftale med

Økonomistyrelsen. Hovedpar-

ten af aftalerne er indgået af

SKI og Økonomistyrelsen.

Definitionen på et indkøb

Vi definerer i denne undersø-

gelse et indkøb som forløbet

fra bestillingen af en vare hos

leverandøren, til varen er mod-

taget og betalt.

De 5 udvalgte ministerier

De 5 udvalgte ministerier er:

•

Justitsministeriet

•

Finansministeriet

•

Erhvervsministeriet

•

Kulturministeriet

•

Ministeriet for Fødevarer,

Landbrug og Fiskeri (heref-

ter Fødevareministeriet).

Når undersøgelsen alene omfatter 5 ministerier, skyldes det, at undersøgelsen kun har

kunnet gennemføres ved manuelt at kategorisere hvert enkelt indkøb. De udvalgte 5

ministerier er blandt de største indkøbere i staten.

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i marts 2023.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Introduktion og konklusion

| Introduktion og konklusion

Hovedkonklusion

2 af de 5 udvalgte ministerier har i tilfredsstillende grad brugt de fælles-

statslige indkøbsaftaler. Det gælder ikke for de 3 resterende ministerier.

Dette finder Rigsrevisionen ikke tilfredsstillende. Konsekvensen er, at sta-

ten ikke opnår det fulde besparelsespotentiale, der er ved at bruge indkøbs-

aftalerne.

Justitsministeriet og Finansministeriet har i meget høj grad brugt de fællesstatsli-

ge indkøbsaftaler. Kulturministeriet, Erhvervsministeriet og Fødevareministeriet

har i mindre grad brugt aftalerne

Justitsministeriet og Finansministeriet har i henholdsvis ca. 95 % og ca. 98 % af deres

indkøb brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler, når de er forpligtet til det. Kulturmini-

steriet har ikke brugt aftalerne i ca. 26 % af de indkøb, hvor ministeriet er forpligtet til

det. Fødevareministeriet og Erhvervsministeriet har ikke brugt aftalerne i ca. 18 % og

ca. 19 % af ministeriernes indkøb. Opgørelsen er behæftet med en vis usikkerhed, da

den er stikprøvebaseret.

De fleste af ministerierne har understøttet, at de fællesstatslige indkøbsaftaler

bliver brugt

Bortset fra Justitsministeriet har alle undersøgte ministerier fælles retningslinjer, som

informerer departementet og de underliggende institutioner om aftalerne og reglerne

for indkøb.

Justitsministeriet, Fødevareministeriet og Kulturministeriet har fulgt op på brugen af

leverandørerne på aftalerne. Finansministeriet har ikke en fast procedure for opfølg-

ning, men har fulgt op på ad hoc-basis. Erhvervsministeriet har ikke fulgt op på brugen

af leverandørerne på aftalerne.

Ingen ministerier undersøger, om institutionerne rent faktisk køber de varer, som er

omfattet af aftalerne.

Kulturministeriet, Erhvervsministeriet og Fødevareministeriet, som i mindre grad har

brugt aftalerne, bør afsøge mere effektive metoder til at sikre, at de køber ind på afta-

lerne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler

Introduktion og konklusion |

1.2. Baggrund

3. Staten køber årligt varer for ca. 5 mia. kr. hos de leverandører, der er indgået fæl-

lesstatslige indkøbsaftaler med. Ministerierne skal følge reglerne i indkøbscirkulæret,

som har været gældende siden 2000. Af cirkulæret fremgår det, at ministerierne har

pligt til at bruge de fællesstatslige indkøbsaftaler i det omfang, det er angivet i de en-

kelte aftaler. Boks 1 viser de 32 fællestatslige indkøbsaftaler i Statens Indkøbsprogram,

der var gældende i 2023.

Boks 1

Fællesstatslige indkøbsaftaler i Statens Indkøbsprogram

•

AIA/ADK-aftalen (alarmer og adgangskontrol)

AV-udstyr

biler

brændstof og fyringsolie

computere og it-tilbehør - herunder forbrugsstoffer og datatilbehør

datakommunikationsaftalen

elevatorservice

flyrejser

flytteaftalen

forbrugsartikler

hotelophold

–

kammeradvokataftalen

kommunikationsprodukter og -løsninger

konferencer, seminarer og møder

kontorartikler

–

herunder papir i ark

kontrolcentralaftalen

kopi og print

lyskilder

medieovervågningsaftalen

møbler

Oracle-aftalen

projektledelsesaftalen

rejsebureauaftalen

rengøringsaftalen

servere og storage

standardsoftware-aftalen

storkøkkenudstyr

tablets

tele og data

–

telefoniydelser: mobiltelefoni, fastnettelefoni, mobilt bredbånd og telefonivarer (mobiltelefoner

og mobile modemmer)

trykkeriaftalen

vagtaftalen

vejsalt og bæredygtige tømidler.

Note: I dag er der 27 fællesstatslige indkøbsaftaler, idet 5 er overgået til Bygningsstyrelsens samlede facility management -løsning.

Kilde:

Økonomistyrelsen.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Introduktion og konklusion

Opfølgning på, om indkøbsaftalerne bliver brugt

4. Økonomistyrelsen sender kvartalsrapporter til ministerierne med en opgørelse af, i

hvilken grad ministerierne køber varer hos de leverandører, som staten har indgået af-

taler med. Økonomistyrelsen opgør en såkaldt leverandørcompliance, jf. boks 2.

Boks 2

Økonomistyrelsens opgørelse af compliance (leverandørcompliance)

Økonomistyrelsen opgør compliance som det beløb, et ministerie eller en institution køber varer for hos leverandører, der

er indgået aftaler med, set i forhold til ministeriets eller institutionens samlede indkøb (opgjort i kr.).

Økonomistyrelsen bruger leverandørcompliance som en indikator for, i hvor høj grad stat ens institutioner efterlever ind-

købsreglerne ved at bruge de leverandører, der er på indkøbsaftalerne, når institutionerne er forpligtet til det.

Kilde:

Økonomistyrelsen.

En høj leverandørcompliance viser, at en stor del af de indkøb, et ministerie eller en

statslig institution foretager, er købt hos de

leverandører,

som findes på de fællesstats-

lige indkøbsaftaler inden for de indkøbskategorier, som aftalerne dækker.

Økonomistyrelsens opgørelser viser dog ikke, i hvilket omfang ministerierne rent fak-

tisk køber de

varer,

der er omfattet af indkøbsaftalerne. Det betyder, at indkøb, som

ikke lever op til reglerne i indkøbsaftalerne, fordi ministerierne har købt varer, som ik-

ke er på aftalerne, i Økonomistyrelsens opgørelser i nogle tilfælde vil fremstå, som om

institutionerne følger indkøbsreglerne. Økonomistyrelsens opgørelser er derfor ikke

retvisende for, om indkøbsaftalerne er overholdt.

Årsagen til, at Økonomistyrelsen ikke opgør, om ministerierne rent faktisk køber de

varer, som er på aftalerne (varecompliance), er, at styrelsen ikke har et tilstrækkeligt

datagrundlag til at opgøre dette.

Denne undersøgelse handler om, i hvilket omfang ministerierne køber de varer, som

er på de fællesstatslige indkøbsaftaler, hvor de er forpligtet til det, og altså ikke blot

bruger de leverandører, som er omfattet af aftalerne. Dette er ikke tidligere undersøgt

i større omfang.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Introduktion og konklusion |

1.3. Vurderingskriterier, metode og afgrænsning

Vurderingskriterier

5. Statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler er reguleret ved Finansministeriets

indkøbscirkulære.

De statslige indkøbs-

cirkulærer

6. Vi undersøger, om ministerierne har brugt fællesstatslige indkøbsaftaler ved de

indkøb, hvor de er forpligtet til det i henhold til indkøbscirkulæret. Dette behandles i

afsnit 2.1.

Vi undersøger desuden, om ministerierne har understøttet, at de bruger de fælles-

statslige indkøbsaftaler. Dette behandles i afsnit 2.2.

Metode

Der har været 2 statslige ind-

købscirkulærer i undersøgel-

sesperioden:

•

indkøbscirkulære nr. 9749

gældende fra 2. september

2019 frem til 13. juni 2023

gældende fra 13. juni 2023.

•

indkøbscirkulære nr. 9474

Begge cirkulærer forpligter mi-

nisterierne til at bruge de fæl-

lesstatslige indkøbsaftaler.

Stikprøven og beregningen af ministeriernes brug af indkøbsaftalerne

7. Vores undersøgelse er baseret på en gennemgang af en stikprøve på i alt 600 ind-

køb fordelt med 120 indkøb på hvert af de 5 ministerområder.

Justitsministeriet, Finansministeriet, Erhvervsministeriet, Kulturministeriet og Føde-

vareministeriet indgår i undersøgelsen. Ministerierne er udvalgt blandt de 7 ministeri-

er, der har den største indkøbsvolumen i 2022 inden for indkøbskategorier, som er dæk-

ket af fællesstatslige indkøbsaftaler. Vi har fravalgt 2 ministerier, fordi der i et vist om-

fang gælder særlige regler for disse ministeriers indkøb (jf. bilag 1).

8. Vi har trukket stikprøven af ministeriernes indkøb ved simpel tilfældig udvælgelse. I

de data, som har udgjort grundlaget for udvælgelsen af stikprøven, er det ikke fremgå-

et, om et indkøb er dækket af en fællesstatslig indkøbsaftale. Den udvalgte stikprøve

omfatter derfor 247 indkøb, som ikke er dækket af en fællesstatslig indkøbsaftale. Dis-

se indkøb har vi frasorteret, når vi har beregnet, i hvilket omfang ministerierne bruger

indkøbsaftalerne. Det fremgår af boks 3, hvordan vi har beregnet dette.

Boks 3

Rigsrevisionens opgørelse af ministeriernes brug af indkøbsaftalerne på baggrund af

den valgte stikprøve (varecompliance)

Vi har opgjort antallet af indkøb i stikprøven, som enten er foretaget på en fællesstatslig indkøbsaftale eller uden for en fæl -

lesstatslig aftale, hvis årsagen til købet uden for aftale er dokumenteret. Dette antal har vi sat i forhold til det samlede ant al

indkøb i stikprøven, dog har vi frasorteret de indkøb af varer, som ikke findes på en fællesstatslig aftale, og de indkøb , hvor

ministerierne ikke har kunnet finde oplysninger om købet. Sidstnævnte er kun forekommet i få tilfælde. Opgørelsen er så le-

des baseret på antal indkøb og ikke på indkøbenes økonomiske omfang.

9. Vores metode sikrer, at stikprøven er repræsentativ for de 5 ministeriers køb af va-

rer i den undersøgte periode. Dermed kan vi generalisere undersøgelsesresultaterne

fra stikprøven til hvert af de 5 ministeriers samlede indkøb på området inden for en

vis usikkerhedsmargin.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Introduktion og konklusion

10. Kulturministeriet har oplyst, at ministeriet på grund af stikprøvens størrelse finder

det usikkert, om det kan konkluderes, at Kulturministeriet i mindre grad bruger ind-

købsaftalerne. Rigsrevisionen bemærker, at usikkerheden udtrykt i stikprøvernes kon-

fidensintervaller ikke vil kunne ændre på undersøgelsens konklusion om, at Kulturmi-

nisteriet i mindre grad har brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler. Stikprøvernes kon-

fidensintervaller for ministerierne er angivet i figur 1 og uddybet i bilag 1.

Gennemgang af oplysninger om ministeriernes indkøb

11. Vi har gennemgået ministeriernes indkøb ved, at vi i første omgang har bedt mini-

sterierne besvare, om hvert indkøb i stikprøven er sket på en fællesstatslig indkøbs-

aftale, og derudover har vi også bedt ministerierne dokumentere det i besvarelsen.

Ministerierne har haft 5 svarmuligheder (jf. bilag 2). Efterfølgende har vi gennemgået

og taget stilling til ministeriernes svar, når vi har kategoriseret ministeriernes indkøb.

Øvrigt materiale i undersøgelsen

12. Ud over data om ministeriernes indkøb og udgifter til indkøb har vi rekvireret mate-

riale om ministeriernes aktiviteter for at understøtte, at de underliggende institutioner

bruger statslige indkøbsaftaler, når de er forpligtet til det. Vi har i den forbindelse re-

kvireret materiale om ministeriernes fælles retningslinjer, som beskriver regelgrundla-

get for indkøb. Vi har også rekvireret materiale, der viser, om ministerierne følger op

på, at de underliggende institutioner overholder reglerne, herunder bruger fællesstats-

lige indkøbsaftaler, hvor de er forpligtet til det.

Undersøgelsens metode er uddybet yderligere i bilag 1. Bilag 2 indeholder en beskri-

velse af det materiale, som vi har sendt til ministerierne til brug for deres gennemgang

af indkøbene i stikprøven.

13. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 1.

Afgrænsning

14. Undersøgelsen er afgrænset til de indkøb, som ministerierne har foretaget i perio-

den 1. juli 2022 - 30. juni 2023. Vi har med denne afgrænsning inddraget de senest til-

gængelige data og dermed opnået det mest aktuelle billede af ministeriernes indkøb.

Det har ikke været muligt på forhånd at afgrænse ministeriernes indkøb til de indkøb,

hvor ministerierne er forpligtet til at bruge de fællesstatslige indkøbsaftaler. Derfor

har vi på baggrund af oplysninger om, hvilke indkøbskategorier de fællesstatslige ind-

købsaftaler vedrører, afgrænset ministeriernes indkøb til de indkøb, som ministerier-

ne har foretaget inden for indkøbskategorier, hvor der er indgået fællesstatslige ind-

købsaftaler.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler |

2. Statslige institutioners

brug af fælles indkøbs-

aftaler

2.1. Ministeriernes brug af de fællesstatslige indkøbs-

aftaler

15. Vi har undersøgt, om ministerierne har brugt fællesstatslige indkøbsaftaler ved de

indkøb, hvor de er forpligtet til det.

Undersøgelsen viser et blandet billede af ministeriernes brug af aftalerne.

Ministeriernes varecompliance

16. Figur 1 viser, i hvor høj grad de 5 ministerier har købt varer på de fællesstatslige ind-

købsaftaler, når de er forpligtet til det. Vi har opgjort, i hvor høj grad ministerierne en-

ten har købt varen på aftalen eller har begrundet og dokumenteret årsagen til, at varen

er købt uden for aftalen.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler

Figur 1

Ministeriernes køb af varer på fællesstatslige indkøbsaftaler

100 %

90 %

80 %

70 %

60 %

50 %

40 %

18 %

19 %

26 %

98 %

95 %

82 %

81 %

30 %

20 %

10 %

74 %

Finansministeriet

Justitsministeriet

Fødevareministeriet Erhvervsministeriet

Kulturministeriet

Har brugt indkøbsaftalerne

Har ikke brugt indkøbsaftalerne

Note: Figuren er baseret på 353 indkøb fordelt på de 5 ministerier. 247 af de 600 indkøb er udgået af opgørel-

sen, da indkøbene ikke var dækket af indkøbsaftaler. Da der er tale om en stikprøve, har vi beregnet, at

ministeriernes andele af indkøb, hvor der ikke er brugt indkøbsaftaler (vist med rød) med 95 % sandsyn-

lighed ligger inden for følgende intervaller i populationen: Finansministeriet (0 %-5 %), Justitsministeriet

(0 %-11 %), Fødevareministeriet (9 %-28 %), Erhvervsministeriet (9 %-28 %) og Kulturministeriet (15 %-

38 %). Den del af ministeriernes indkøb, som ikke er købt på aftalerne, er udtryk for, at ministerierne ikke

har brugt de fællesstatslige indkøbsaftaler samtidig med, at ministerierne ikke har begrundet og dokumen-

teret, hvorfor købet er foretaget uden for en fællesstatslig indkøbsaftale.

Kilde:

Rigsrevisionens stikprøve.

Det fremgår af figur 1, at Finansministeriet og Justitsministeriet i henholdsvis 2 % og

5 % af de indkøb, hvor de er forpligtet til det, ikke har brugt de fællesstatslige indkøbs-

aftaler. De 2 ministerier har dermed i meget høj grad brugt de fællesstatslige indkøbs-

aftaler, hvor de er forpligtet til det.

Kulturministeriet er det ministerie, der i flest tilfælde ikke har brugt de fællesstatslige

indkøbsaftaler, hvor de er forpligtet til det. Kulturministeriet har i 26 % af indkøbene

hverken købt på aftalen eller dokumenteret årsagen til, at ministeriet har købt uden

for aftalen.

Fødevareministeriet har i 18 % af indkøbene hverken købt på aftalen eller dokumen-

teret årsagen til, at ministeriet har købt uden for aftalen. For Erhvervsministeriet dre-

jer det sig om 19 %.

17. Baseret på vores stikprøvegennemgang viser vi i boks 4 eksempler på mulige be-

sparelser ved at bruge de fællesstatslige indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler |

Boks 4

Eksempler på mulige besparelser ved at bruge de fællesstatslige indkøbsaftaler

En statslig institution har købt bordplader, der er 3-4 gange dyrere, end hvis institutionen havde købt nogenlunde tilsvaren-

de bordplader på indkøbsaftalen for møbler.

En statslig institution har købt tape til en labelmaskine, der er ca. 7 gange dyrere, end hvis institutionen havde købt tapen på

indkøbsaftalen for kontorartikler

–

herunder papir i ark. En anden statslig institution har købt plastikcharteks, der er ca. 4

gange dyrere, end hvis institutionen havde købt dem på indkøbsaftalen for kontorartikler.

I eksemplerne, hvor kontorartikler ikke er købt på indkøbsaftalen, er varerne faktisk købt hos en leverandør, som er omfat-

tet af indkøbsaftalen. Det betyder, at i en opgørelse af leverandørcompliance, vil disse indkøb fremstå som købt i henhold til

indkøbsaftalerne. Eksemplerne illustrerer dermed også problemet ved kun at opgøre leverandørcompliance som indikator

for institutionernes overholdelse af indkøbsaftalerne.

Kilde:

Rigsrevisionens stikprøve.

Eksemplerne i boks 4 viser, at når ministerierne bruger de fællesstatslige indkøbsaf-

taler, kan det give besparelser i form af en lavere pris for varen.

Kulturministeriet har oplyst, at risikoen for mistede besparelser som følge af, at mini-

steriet ikke bruger de fællesstatslige indkøbsaftaler, efter ministeriets vurdering er be-

grænset. Ministeriet lægger bl.a. til grund for sin vurdering, at der på ministeriets om-

råde generelt er mange mindre indkøb, og at de indkøb, som Rigsrevisionen i denne

undersøgelse vurderer ikke lever op til indkøbsaftalerne, også vedrører mindre beløb.

Rigsrevisionen skal hertil bemærke, at de fællesstatslige indkøbsaftaler ofte vedrører

standardvarer, hvoraf nogle har lave enhedspriser, men købes regelmæssigt af man-

ge institutioner på tværs af staten. Derfor vil en øget brug af aftalerne samlet set kun-

ne tilvejebringe større besparelser for staten.

Herudover skal Rigsrevisionen bemærke, at brug af aftalerne også kan give andre be-

sparelser for ministerierne. For det første kan ministerierne reducere deres transak-

tionsomkostninger, idet markedet allerede er afdækket i forbindelse med, at aftaler-

ne er indgået. Ministerierne kan derfor hurtigere finde den relevante vare uden at skul-

le afdække hele markedet.

For det andet vil statens forhandlingsposition over for leverandører styrkes, jo mere

ministerierne bruger aftalerne. Når aftalerne skal genudbydes, vil staten derfor alt an-

det lige få bedre priser, hvis ministerierne i høj grad har brugt aftalerne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler

2.2. Ministeriernes aktiviteter for at understøtte brugen

af fællesstatslige indkøbsaftaler

18. Vi har undersøgt, i hvilket omfang ministerierne understøtter, at de underliggende

institutioner bruger de fællestatslige indkøbsaftaler.

Undersøgelsen viser, at de fleste af ministerierne understøtter, at institutionerne bru-

ger de fællesstatslige indkøbsaftaler, når de er forpligtet til det. Kulturministeriet, Er-

hvervsministeriet og Fødevareministeriet, som i mindre grad har brugt aftalerne, bør

afsøge mere effektive metoder til at sikre, at de køber ind på aftalerne.

Rammerne for ministeriernes indkøb

19. Vi har undersøgt, i hvilket omfang ministerierne understøtter institutionerne i at

bruge indkøbsaftalerne ved at beskrive krav til indkøb i en fælles indkøbspolitik eller i

fælles retningslinjer for ministeriet.

Indkøbscirkulæret fastsætter ikke krav til ministeriernes understøttende aktiviteter,

og i praksis kan det ske på forskellige måder. Vi har i undersøgelsen taget udgangs-

punkt i redskaber, som nogle af ministerierne allerede bruger. Det kan fx være en fæl-

les indkøbspolitik, som angiver, hvilke regler institutionerne skal leve op til, og hvad

der skal dokumenteres, når institutionerne ikke bruger fællesstatslige aftaler, hvor de

er forpligtet til det.

Tabel 1 viser, i hvilket omfang ministerierne har beskrevet regelgrundlaget for indkøb

i en fælles indkøbspolitik eller i fælles retningslinjer for ministeriet. Tabellen viser des-

uden, i hvilket omfang ministerierne har retningslinjer for dokumentation i tilfælde, hvor

institutionerne ikke bruger fællesstatslige aftaler.

Tabel 1

Krav og rammer for indkøb i ministeriernes indkøbspolitikker og ret-

ningslinjer

Ministerie

Regelgrundlaget for brug af

fællesstatslige indkøbsaftaler

er beskrevet i ministeriets

indkøbspolitik/retningslinjer

Retningslinjer for

dokumentation i tilfælde,

hvor ministerierne ikke bruger

fællesstatslige aftaler

Kulturministeriet

Fødevareministeriet

Erhvervsministeriet

Finansministeriet

Justitsministeriet

Opfyldt

Delvist opfyldt

Ikke opfyldt

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler |

Som det fremgår af tabel 1, har Kulturministeriet, Fødevareministeriet og Erhvervsmi-

nisteriet retningslinjer, der beskriver det regelgrundlag, som gælder for ministeriernes

indkøb, herunder forpligtelsen til at bruge fællesstatslige indkøbsaftaler. Det fremgår

desuden, at ministerierne har retningslinjer for dokumentation af indkøb, når ministe-

rierne ikke har brugt fællesstatslige aftaler, hvor de er forpligtet til det. Ministerierne

skal således dokumentere og begrunde årsagerne til, at de fællesstatslige indkøbsaf-

taler ikke er brugt.

Finansministeriet har også retningslinjer, som beskriver regelgrundlaget for brugen af

fællesstatslige indkøbsaftaler. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet anbefaler, at

institutionerne dokumenterer, hver gang der foretages et indkøb. Der er dog med den-

ne anbefaling ikke tale om egentlige retningslinjer, som beskriver dokumentationskra-

vene.

Justitsministeriet har ikke en fælles indkøbspolitik eller fælles retningslinjer for mini-

steriet, som beskriver rammerne for indkøb. Justitsministeriet har oplyst, at ministe-

riets organisering af indkøb er kendetegnet ved en høj grad af decentralisering, og at

de store institutioner

–

politiet og Kriminalforsorgen

–

har egne indkøbspolitikker, som

understøtter, at institutionerne bruger de fællestatslige indkøbsaftaler, når de er for-

pligtet til det. Ministeriet vil imidlertid på baggrund af Rigsrevisionens beretning tage

initiativ til at udarbejde fælles retningslinjer for rammerne for indkøb, som dækker hele

ministerområdet.

Ministeriernes opfølgning på institutionernes brug af indkøbsaftalerne

20. Vi har også undersøgt, om ministerierne følger op på deres indkøb. Der er ikke fast-

sat krav i indkøbscirkulæret om, at ministerierne fra centralt hold skal følge op på in-

stitutionernes indkøb. Opfølgning kan imidlertid understøtte, at institutionerne lever

op til indkøbsreglerne, fordi eventuelt manglende efterlevelse af reglerne herved bli-

ver synliggjort. Særligt i de tilfælde, hvor ministerierne i mindre grad bruger indkøbs-

aftalerne, kan det være vigtigt, at ministerierne følger op.

Ingen af ministerierne følger op på, om institutionerne køber de varer, der er omfattet

af aftalerne

–

kun om institutionerne bruger de leverandører, der er omfattet af afta-

lerne.

Finansministeriet har oplyst, at de er i gang med at implementere et nyt digitalt ind-

købsindsystem (Statens Digitale Indkøb), som skal give mulighed for at kunne opgøre

varecompliance for statens indkøb. Systemet forventes endeligt implementeret i som-

meren 2025.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler

Tabel 2 viser, om ministerierne følger op på institutionernes indkøb, og hvordan den-

ne opfølgning er tilrettelagt. Vi har undersøgt, om ministerierne løbende følger op på

institutionernes leverandørcompliance, og om institutionerne skal forklare, når data

viser, at institutionerne i mindre grad bruger fællesstatslige indkøbsaftaler. Vi har og-

så undersøgt, om institutionerne skal komme med forslag til forbedringer ved lav com-

pliance.

Tabel 2

Ministeriernes opfølgning på indkøb på tværs af ministerområdet

Ministerie

Kulturministeriet

Fødevareministeriet

Erhvervsministeriet

Finansministeriet

Justitsministeriet

Opfyldt

Delvist opfyldt

Ikke opfyldt

Løbende

opfølgning

Forklaring ved af-

vigelse skal angives

Forbedringstiltag

skal angives

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af dokumentation fra ministerierne.

Som det fremgår af tabel 2, følger Kulturministeriet, Fødevareministeriet og Justitsmi-

nisteriet løbende op på, om institutionerne overholder indkøbsreglerne.

De 3 ministerier modtager rapporter fra Økonomistyrelsen, hvor institutionernes an-

del af indkøb hos leverandører, der er indgået aftale med, bliver opgjort. Rapporterne

sendes til institutionerne under det enkelte ministerie.

Ministeriernes centrale indkøbsenheder beder institutionerne om at forholde sig til rap-

porterne, herunder at institutionerne justerer tallene, hvis institutionerne finder, at op-

gørelserne er forkerte. De 3 ministerier beder endvidere institutionerne om at forkla-

re manglende brug af indkøbsaftalerne og om eventuelle forbedringsforslag.

Finansministeriet har oplyst, at ministeriets opfølgning i praksis foregår ved, at mini-

steriets centrale indkøbsenhed løbende overvåger brugen af indkøbsaftaler via opgø-

relserne fra Økonomistyrelsen og via ministeriets egne data. I det omfang, der konsta-

teres udfordringer, er der en dialog med den relevante institution og eventuelt med

indkøbschefen for den pågældende institution. Opfølgningen sker ad hoc, og der er ik-

ke en fast og dermed ensartet procedure for opfølgningen. Vi vurderer derfor, at Fi-

nansministeriet kun delvist har fulgt op på brugen af indkøbsaftalerne.

Erhvervsministeriet følger ikke op på institutionernes brug af indkøbsaftalerne på

tværs af ministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Metodisk tilgang

Statslige institutioners brug af fælles indkøbsaftaler |

Kulturministeriet har oplyst, at de løbende følger op på deres brug af de fællesstats-

lige indkøbsaftaler. Ministeriet finder på den baggrund ikke for nuværende behov for

at iværksætte nye større tiltag på området. Dette skal også skal ses i lyset af de be-

grænsede administrative resurser, som mange af institutionerne på Kulturministeri-

ets område råder over, samt den generelle fokus på afbureaukratisering i den offent-

lige sektor, som bl.a. kommer til udtryk i regeringens 2030-plan. Ministeriet vil dog ta-

ge beretningens konklusioner med i det videre arbejde.

Rigsrevisionen, den 29. maj 2024

Birgitte Hansen

/Niels Kjøller Petersen

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Metodisk tilgang

Bilag 1. Metodisk tilgang

Undersøgelsen bygger på en gennemgang af en stikprøve på 600 indkøb af varer in-

den for 5 ministerområder i perioden 1. juli 2022 - 30. juni 2023. Derudover bygger

undersøgelsen på en gennemgang af dokumenter vedrørende ministeriernes koordi-

nerende aktiviteter for indkøb på tværs af ministerområderne, herunder indkøbspoli-

tikker og fælles retningslinjer.

Væsentlige dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter, herunder:

•

cirkulærerne om indkøb i staten (CIR1H nr. 9474 af 13/06/2023 og CIR1H nr. 9749

af 02/09/2019)

ministeriernes indkøbspolitik og fælles retningslinjer

Økonomistyrelsens rapporter for leverandørcompliance

ministeriernes koncept for tilsyn

ministeriernes dokumentation for indkøbene i stikprøven.

Formålet med gennemgangen har været at få indsigt i og dokumentation for ministe-

riernes retningslinjer og opfølgning på indkøb.

Population og stikprøve for ministeriernes indkøb

Undersøgelsens resultater bygger på stikprøveudtræk af indkøb hos: Justitsministe-

riet, Finansministeriet, Erhvervsministeriet, Kulturministeriet og Fødevareministeriet.

Stikprøverne danner grundlag for at opgøre de 5 ministeriers compliance i forhold til

at bruge de fælles statslige indkøbsaftaler. Metoden er valgt, fordi registerdata ikke

indeholder oplysninger om, hvorvidt et indkøb er omfattet af og købt på en indkøbs-

aftale. Stikprøven giver mulighed for at undersøge området ved hjælp af sagsgennem-

gang af de 5 ministeriers indkøb.

Vi definerer et indkøb som forløbet fra bestillingen af en vare hos leverandøren, til va-

ren er modtaget og betalt. Dvs. at et indkøb på en fællesstatslig indkøbsaftale for det

første betyder, at varen findes på aftalen og er bestilt hos en leverandør på aftalen.

For det andet, at ministeriet ved modtagelsen af varen har sikret sig, at det leverede

svarer til det bestilte, og at prisen er korrekt.

Populationen af ministeriernes indkøb

Data for de statslige indkøb er trukket af Økonomistyrelsen fra styrelsens centrale da-

tabase IA_DV og leveret til Rigsrevisionen. Data indeholder alle de indkøb, som er fo-

retaget af de 5 ministerier i perioden 1. juli 2022 - 30. juni 2023.

På baggrund af Økonomistyrelsens data har vi afgrænset data yderligere til indkøbs-

kategorier, hvor der ifølge Økonomistyrelsens opgørelser er tilknyttet én eller flere

fællesstatslige indkøbsaftaler. Det har vi gjort, fordi vi har ønsket kun at udtrække stik-

prøven blandt de områder, som er aftaledækket.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Metodisk tilgang |

Vi har herefter renset data, så indkøb, hvor der ikke er angivet en fakturadato, er fra-

sorteret. Vi har desuden for hvert ministerie afgrænset os fra de institutioner med de

mindste forbrug, og som tilsammen udgør mindre end 10 % af ministeriernes samlede

forbrug. Det har vi gjort af praktiske årsager for at reducere antallet af institutioner i

undersøgelsen og dermed begrænse antallet af kontakter i vores gennemgang. Vi vur-

derer, at dette ikke har betydning for undersøgelsens resultater.

De 5 ministerier er valgt ud fra deres økonomiske væsentlighed og dermed ud fra, hvor

meget de har købt inden for indkøbskategorierne i perioden.

Indkøbskategorierne er den måde, som indkøb er opdelt på rent regnskabsmæssigt.

Der er indgået indkøbsaftaler, som dækker en del af indkøbskategorierne, men ikke

nødvendigvis hele kategorien. Vores undersøgelse omfatter indkøbskategorier inden

for områderne:

diverse tjenesteydelser

(fx kurser, undervisning og foredrag),

diverse

varekøb

(fx rengørings- og forbrugsartikler),

energi mv.

(fx brændstof),

it-varer

(fx it-

software og it-licenser),

kontorhold

(fx kontorartikler),

kontormaskiner

(fx multifunk-

tionsmaskiner og printere),

køretøjer, møbler og inventar, rejse mv.

(fx ophold og over-

natning indland),

telefoni og datakommunikation

(fx telefoni og mobilt bredbånd) og

vagt og forsikring.

Tabel A viser omfanget af ministeriernes indkøb for indkøbskategorier, som er tilknyt-

tet én eller flere fællesstatslige indkøbsaftaler. Ministerier, der ikke bruger det fælles-

statslige it-system IndFak, eller hvor væsentlige institutioner ikke bruger IndFak, ind-

går ikke i undersøgelsen (og derfor ikke i tabellen). Dette gælder Skatteministeriet,

Forsvarsministeriet og Transportministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Metodisk tilgang

Tabel A

Ministeriernes indkøb i perioden 1. juli 2022 - 30 juni 2023 opgjort for

indkøbskategorier, som er tilknyttet én eller flere fællesstatslige ind-

købsaftaler

Ministerie

Justitsministeriet

Finansministeriet

Indenrigs- og Sundhedsministeriet

Udenrigsministeriet

Kulturministeriet

Erhvervsministeriet

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

Børne- og Undervisningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Miljøministeriet

Beskæftigelsesministeriet

Social-, Bolig- og Ældreministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Kirkeministeriet

Økonomiministeriet

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af data fra Økonomistyrelsen.

Antal indkøb

284.089

30.922

21.127

22.689

50.336

20.097

36.101

29.491

13.899

4.215

13.728

28.637

11.432

18.012

13.115

2.559

1.452

Indkøb i alt

1.196.993.676 kr.

581.792.157 kr.

195.230.247 kr.

191.388.345 kr.

172.147.923 kr.

130.239.478 kr.

108.814.781 kr.

97.047.696 kr.

85.480.320 kr.

79.867.017 kr.

71.714.858 kr.

67.623.204 kr.

63.330.619 kr.

62.049.093 kr.

53.831.263 kr.

14.251.497 kr.

3.239.571 kr.

Vi har valgt de 5 ministerier med den største indkøbsvolumen i 2022 inden for indkøbs-

kategorier, som er dækket af fællesstatslige indkøbsaftaler. Vi har fravalgt Indenrigs-

og Sundhedsministeriet og Udenrigsrigsministeriet, bl.a. fordi der i et vist omfang gæl-

der særlige regler for disse ministeriers indkøb.

Udvælgelse af stikprøven

Vi har trukket stikprøven ved simpel tilfældig udvælgelse fra populationen, som om-

fatter de 5 ministeriers indkøb. Vi har trukket 120 indkøb fra hvert af de 5 ministerier

–

i alt 600 indkøb. Udvælgelsen sikrer, at vi får en repræsentativ stikprøve for hvert

af de 5 ministeriers indkøb, og at alle ministeriernes indkøb i den valgte periode har

lige stor sandsynlighed for at blive valgt. Stikprøvens størrelse er fastsat med et kon-

fidensniveau på 95 % og en fejlmargin på højst 10 %.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Metodisk tilgang |

Stikprøvegennemgang

Stikprøverne er gennemgået af Rigsrevisionen og af ministerierne ud fra de informatio-

ner om hvert indkøb, som er nødvendige for at opgøre ministeriernes varecompliance.

Hvert indkøb er ved gennemgangen placeret i én af følgende 5 kategorier:

1) Varen er købt på en fælles indkøbsaftale.

2) Varen er købt uden for en fælles indkøbsaftale, og det er begrundet og dokumen-

teret hvorfor.

3) Varen er købt uden for en fælles indkøbsaftale, men det er ikke begrundet og do-

kumenteret hvorfor.

4) Varen findes ikke på en fælles indkøbsaftale.

5) Oplysninger om købet kan ikke fremfindes.

Ministerierne har selv i første omgang gennemgået og kategoriseret stikprøvernes

indkøb. Vi har valgt denne fremgangsmåde, fordi nødvendige informationer ikke fin-

des i systemer eller i registre, som vi kan tilgå. Dette har især været relevant i forbin-

delse med kategori 2, fordi dokumentationen for årsagen til at afvige fra aftalerne fin-

des i institutionernes lokale systemer, som vi ikke har haft adgang til. Sammen med

stikprøven fik ministerierne også en beskrivelse af kategoriseringen. Beskrivelsen

fremgår af bilag 2.

Vi har efterfølgende gennemgået og taget stilling til, om vi er enige i ministeriernes

besvarelse ud fra det fremsendte materiale, indkøbsaftalerne, indkøbsdata og faktu-

raerne i institutionernes lokale datawarehouse (LDV). Dette ligger til grund for vores

endelige kategorisering af ministeriernes indkøb.

Stikprøveanalyse

Efter kvalitetssikringen af stikprøvegennemgangen har vi opgjort ministeriernes va-

recompliance. I opgørelsen indgår de 3 første af kategorierne. Kategori 1 og 2 indehol-

der indkøb, som er købt compliant, hvorimod kategori 3 er købt non-compliant. Kate-

gori 4 og 5 er frasorteret i stikprøven og indgår ikke i beregningerne af compliance.

De frasorterede indkøb medfører, at antallet af observationer i stikprøverne falder fra

600 til 353. Det varierer fra ministerie til ministerie, hvor mange indkøb der er frasor-

teret. Dette påvirker konfidensintervallerne på en sådan måde, at jo mindre stikprø-

ven er, desto bredere bliver konfidensintervallet (intervallet for tallet for compliance-

graden). Frasorteringen har for nogle af ministerierne medført en usikkerhedsmargin

på lidt mere end 10

På trods af frasorteringen er stikprøverne fra ministerierne re-

præsentative for ministeriernes indkøb.

Vi anvender i analysen et konfidensinterval med et signifikansniveau på 95 %. Dermed

kan vi med 95 % sikkerhed sige, at resultaterne for den fulde population i hvert mini-

sterie ligger inden for den nedre og den øvre grænse i konfidensintervallet.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Beskrivelse af kategorisering til brug for ministeriernes gennemgang af indkøb

| Metodisk tilgang

Tabel B viser ministeriernes estimerede compliance og konfidensintervallerne for de

5 ministerier.

Tabel B

Estimeret compliance og konfidensintervaller for de 5 ministerier

Ministerie

Antal indkøb

efter

frasortering

Estimeret

compliance

0,98

0,95

0,82

0,81

0,74

Nedre grænse

i konfidens-

interval

0,95

0,89

0,72

0,62

Øvre grænse

i konfidens-

interval

1,00

0,91

0,85

Finansministeriet

Justitsministeriet

Fødevareministeriet

Erhvervsministeriet

Kulturministeriet

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af stikprøvedata fra ministerierne.

Møder

Vi har holdt møder med Økonomistyrelsen om henholdsvis datagrundlaget og under-

søgelsens tilrettelæggelse. På møderne drøftede vi bl.a., hvilken dokumentation der

må forventes forelagt som grundlag for indkøbene, herunder om institutionerne bør

dokumentere, når en vare er købt uden for en fællesstatslig indkøbsaftale. Økonomi-

styrelsen var enig i, at institutionerne som udgangspunkt bør dokumentere, når varer

købes uden for aftalerne. Derudover har vi efter ønske holdt et møde med Rigspolitiet

i forbindelse med gennemgangen af indkøbene, hvor vi drøftede dokumentationen af

konkrete indkøb.

Kvalitetssikring

Undersøgelsen er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssikring, som

omfatter høring hos de reviderede samt ledelsesbehandling og sparring med chefer

og medarbejdere i Rigsrevisionen.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision, her-

under standarderne for større undersøgelser (SOR 3). Standarderne fastlægger, hvad

brugerne og offentligheden kan forvente af revisionen, for at der er tale om en god fag-

lig ydelse. Standarderne er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsre-

visionernes internationale standarder (ISSAI 100-999).

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Beskrivelse af kategorisering til brug for ministeriernes gennemgang af indkøb |

Bilag 2. Beskrivelse af kategorisering til brug for ministe-

riernes gennemgang af indkøb

Dette bilag viser en del af det materiale, som vi har sendt til ministerierne til brug for

deres gennemgang af indkøbene i stikprøven:

Kategorisering af indkøbene

For hvert ministerie er der trukket 120 fakturalinjer simpelt tilfældigt, som skal gennem-

gås. På baggrund af gennemgangen af fakturalinjerne i stikprøven bedes I give hver

fakturalinje én af følgende 5 kategorier:

•

købt på en fælles indkøbsaftale

begrundelse for køb uden for en fælles indkøbsaftale er dokumenteret

udokumenteret køb uden for en fælles indkøbsaftale

køb af varer, der ikke findes på en fælles indkøbsaftale

oplysninger om købet kan ikke fremfindes.

Fakturalinjerne skal kategoriseres i Excel-filen med stikprøven. Kategoriseringen af

hver fakturalinje skal dokumenteres. Den fremsendte dokumentation skal nemt kun-

ne sammenholdes med den konkrete fakturalinje i stikprøven. Dette skal gøres ved at

referere til fakturalinjens nummer i stikprøven.

I det modtagne ark med stikprøver finder I kolonnen Kategori. I denne kolonne skal I re-

gistrere den valgte kategori for fakturalinjen. I stikprøven finder I også kolonnen Note.

Kolonnen kan bruges til at tage noter i forbindelse med sagsgennemgangen, men den

skal ikke bruges til at skrive dokumentation i. Dokumentationen skal vedlægges sepa-

rat.

En uddybende beskrivelse af de 5 mulige kategorier og de tilhørende dokumentations-

krav følger nedenfor.

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

| Beskrivelse af kategorisering til brug for ministeriernes gennemgang af indkøb

Tabel C

De 5 kategoriseringsmuligheder

1) Købt på en fælles indkøbsaftale

Beskrivelse

Eksempel

Opmærksomhedspunkter

Den købte vare findes på en fælles indkøbsaftale, og købet er foretaget på aftalen.

Den købte vare er en kontorstol, og den konkrete kontorstol findes på en fælles indkøbsaftale.

En fakturalinje kan kun kategoriseres som

købt på en fælles indkøbsaftale,

hvis det er muligt

at referere til en konkret varelinje på en fælles indkøbsaftale. For at der er et match, skal varen

altså være købt i den periode, aftalen har været gældende, og der skal være parametre som

eksempelvis et identisk varenummer eller en passende produktbeskrivelse, der peger på, at

den indkøbte vare findes på en fælles indkøbsaftale.

Det er således ikke tilstrækkeligt, at varen er købt hos er leverandør, med hvilken der er indgå-

et en fælles indkøbsaftale.

Dokumentationskrav

I bedes henvise til den konkrete varelinje på den på indkøbstidspunktet gældende indkøbsaf-

tale. Hvis I henviser til den udleverede katalogdata, skal henvisningen være til vare-id’et i Ind-

Fak (se kolonnen Ind-Fak_KatalogVarerID).

Yderligere bemærkning og erfaringer

2) Begrundelse for køb uden for en fælles indkøbsaftale er dokumenteret

Beskrivelse

Den købte vare findes på en fælles indkøbsaftale, men købet er ikke foretaget på aftalen. Det

er dokumenteret, hvorfor det i det konkrete tilfælde ikke er sket. Det kan for eksempel være

på grund af særlige behov eller krav, som varen på den fælles indkøbsaftale ikke har kunnet

leve op til.

Der er købt en kontorstol, og der findes en fælles indkøbsaftale, som omfatter kontorstole. Der

har dog været særlige krav til stolen, som ikke kan dækkes af en vare på en fælles indkøbsaf-

tale. Det kan eksempelvis være, at brugeren af stolen har rygproblemer, og derfor skal have en

særlig stol, som ikke findes på en fælles indkøbsaftale. Kontorstolen er derfor købt uden for af-

talen, og begrundelsen herfor er dokumenteret i forbindelse med købet.

Der kan også være andre relevante årsager til, at varen ikke er købt på en fælles indkøbsafta-

le, selv om varen umiddelbart findes på en sådan aftale. Det der er væsentligt er, at årsagen er

dokumenteret i forbindelse med købet.

Dokumentationen skal findes enten i IndFak eller jeres respektive sagsstyrings-/journaliserings-

systemer. I skal altså ikke søge efter dokumentation i Outlook eller lignende.

Dokumentationskrav

Yderligere bemærkning og erfaringer

3) Udokumenteret køb uden for en fælles indkøbsaftale

Beskrivelse

Eksempel

Den købte vare findes på en fælles indkøbsaftale, men købet er ikke foretaget på aftalen, og

årsagen herfor er ikke dokumenteret.

Der er købt en computerskærm. Computerskærme findes på en fælles indkøbsaftale, men der

er købt en anden type computerskærm end dem, der findes på aftalen. Det er ikke dokumen-

teret, hvorfor der er købt en computerskærm, som ikke findes på aftalen.

Denne kategori skal bruges i alle de tilfælde, hvor den specifikke vare eller en substituerbar va re

findes på en fælles indkøbsaftale, men den købte vare ikke findes på en fælles indkøbsafta le,

og hvor årsagen hertil ikke er dokumenteret i forbindelse med købet. Det vil sige i de tilfælde,

hvor en vare, der ikke er købt på en fælles aftale, i princippet kunne være købt på en fæl les af-

tale.

I bedes give en kort beskrivelse af, hvad der efter jeres vurdering er blevet købt.

I bedes sende den fremfundne dokumentation i sin helhed for alle de fakturalinjer i stikprøven,

som I giver denne kategori.

Eksempel

Opmærksomhedspunkter

Dokumentationskrav

Yderligere bemærkning og erfaringer

Statsrevisorerne beretning SB17/2023 - Bilag 1: Beretning 17/2023 om statens brug af fællesstatslige indkøbsaftaler

Beskrivelse af kategorisering til brug for ministeriernes gennemgang af indkøb |

Tabel C (fortsat)

De 5 kategoriseringsmuligheder

4) Køb af varer, der ikke findes på en fælles indkøbsaftale

Beskrivelse

Eksempel

Den købte vare findes ikke på en fælles indkøbsaftale, og købet er derfor ikke foretaget på en sådan

aftale.

Den købte vare er et reklamebanner, som skal bruges i forbindelse med eksempelvis en rekrutterings -

indsats. De fælles indkøbsaftaler omfatter ikke sådanne bannere, og derfor er der købt uden for af ta-

lerne.

Denne kategori skal

kun

vælges, når der er købt en vare af en type, som ikke kan findes på en fælles

indkøbsaftale.

Kategorien skal derfor

ikke

vælges i de tilfælde, hvor der er købt en vare af en type, som findes på en

fælles indkøbsaftale, men hvor købet ikke er sket på en fælles indkøbsaftale på grund af særlige behov

eller krav. I disse tilfælde skal I

ikke

vælge ”køb

af varer, der ikke findes på en fælles indkøbsaftale”,

men i stedet vælge enten:

•

Dokumenteret køb uden for en fælles indkøbsaftale,

hvis det er dokumenteret i forbindelse med

købet

Eller

•

Udokumenteret køb uden for en fælles indkøbsaftale,

hvis det ikke er dokumenteret i forbindelse

med købet.

Dokumentationskrav

For alle de fakturalinjer i stikprøven, som I giver denne kategori, bedes I give en kort beskrivelse af,

hvad der efter jeres vurdering er blevet købt, og hvorfor det ikke har været muligt at købe på en fælles

indkøbsaftale.

Opmærksomhedspunkter

Yderligere bemærkning og erfaringer

5) Oplysninger om købet kan ikke fremfindes

Beskrivelse

Denne kategori skal bruges, når én af 2 omstændigheder gør sig gældende:

•

Det er ikke muligt at finde oplysninger om den pågældende fakturalinje i IndFak eller i jeres respek-

tive sagsstyrings-/journaliseringssystemer.

Det er ikke muligt på baggrund af tilrådeværende oplysninger at vurdere, hvilken vare eller varetype

der er blevet købt.

Eksempel

Den pågældende fakturalinje kan ikke findes i jeres respektive journaliserings-/sagsstyringssystemer

eller IndFak; eller der er ikke tilstrækkelige oplysninger knyttet til fakturalinjen til at vurdere, hvilken

type vare der er blevet købt. Der er eksempelvis ingen brugbar beskrivelse, leverandør, UNSPSC -kode

eller andet.

Denne kategori skal

kun

bruges, når det på baggrund af tilrådeværende oplysninger er helt umuligt at

finde fakturalinjen eller vurdere, hvad der er blevet købt. Hvis det er muligt at lave en kvalificeret

vurdering af, hvad der er blevet købt, skal denne kategori således ikke vælges.

Giv en kort beskrivelse af årsagen til, at I ikke kan lave en kvalificeret vurdering af, hvad der er blevet

købt. Hvis denne kategori er valgt, fordi I ikke kan finde sagen i IndFak eller jeres respektive

journaliserings-/sagsstyringssystem, så angiv dette som en årsag.

Opmærksomhedspunkter

Dokumentationskrav

Yderligere bemærkning og erfaringer