Beretning Nr. 16 Rigsrevisionens § 18 stk. 4-notat af 13. september 2023 vedr. beretning nr. 16/2022 om ministeriernes administration af betalingskort i perioden 2015-2022 : Rigsrevisionens 18_stk.4-notat vedrørende beretning nr. 16_2022 om ministeriernes administration af betalingskort i perioden 2015-2022

Finansudvalget 2022-23 (1. samling)
SB 16 25
Offentligt

Oktober 2023

Rigsrevisionens notat om

beretning om

ministeriernes

administration af

betalingskort i

perioden 2015-2022

Beretning Nr. 16 Rigsrevisionens § 18 stk. 4-notat af 13. september 2023 vedr. beretning nr. 16/2022 om ministeriernes administration af betalingskort i perioden 2015-2022 : Rigsrevisionens 18_stk.4-notat vedrørende beretning nr. 16_2022 om ministeriernes administration af betalingskort i perioden 2015-2022

2.. 3.

Notat til Statsrevisorerne, jf. rigsrevisorlovens § 18, stk. 4

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 16/2022 om ministerier-

nes administration af betalingskort i perioden 2015-2022

Statsministerens redegørelse af 27. april 2023

Transportministerens redegørelse af 16. maj 2023

Skatteministerens redegørelse af 17. maj 2023

Erhvervsministerens redegørelse af 20. maj 2023

Ministerens for fødevarer, landbrug og fiskeris redegørelse af 22. maj 2023

Ældreministerens redegørelse af 23. maj 2023

Miljøministerens redegørelse af 29. maj 2023

Uddannelses- og forskningsministerens redegørelse af 30. maj 2023

Udlændinge- og integrationsministerens redegørelse af 9. juni 2023

Digitaliserings- og ligestillingsministerens redegørelse af 12. juni 2023

Udenrigsministerens redegørelse af 13. juni 2023

Finansministerens redegørelse af 14. juni 2023

Ministeren for udviklingssamarbejde og global klimapolitiks redegørelse af

15. juni 2023

Social- og boligministerens redegørelse af 19. juni 2023

Klima-, energi- og forsyningsministerens redegørelse af 20. juni 2023

Kirkeministerens redegørelse af 21. juni 2023

Børne- og undervisningsministerens redegørelse af 22. juni 2023

Forsvarsministerens redegørelse af 22. juni 2023

Indenrigs- og sundhedsministerens redegørelse af 26. juni 2023

Justitsministerens redegørelse af 26. juni 2023

Kulturministerens redegørelse af 3. august 2023

Beskæftigelsesministerens redegørelse af 9. august 2023

Forsvarsministerens supplerende redegørelse af 7. september 2023

13. september 2023

RN 1409/23

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

1. Rigsrevisionen gennemgår i dette notat de initiativer, som ministrene har iværksat

eller vil iværksætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens

konklusioner. Dette sker med henblik på at vurdere, om ministeriernes initiativer

adresserer den kritik, der fremgår af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisio-

nens beretning.

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Konklusion

Udenrigsministeren og transportministeren oplyser, at de nu har indført krav om, at

der vedlægges dokumentation, når et betalingskort bruges i forbindelse med private

mindre udgifter. Forsvarsministeren oplyser, at Forsvarsministeriet pr. 30. september

2023 stiller krav om dokumentation for alle transaktioner foretaget med firmahæftende

betalingskort. Udenrigsministeren, transportministeren, klima-, energi- og forsynings-

ministeren og beskæftigelsesministeren oplyser desuden, at de vil sikre, at bemyndigel-

seserklæringer overholder kravene i cirkulære om anvendelse af betalingskort. Rigsre-

visionen finder initiativerne tilfredsstillende og vurderer, at denne del af sagen kan af-

sluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

Udenrigsministeriet og Transportministeriet har ændret praksis, så der nu er ind-

ført krav om dokumentation, når betalingskort bruges til betaling for private min-

dre udgifter i forbindelse med tjenesterejser, hvor de ansatte ved rejseafregningen

selv betaler udgiften. Forsvarsministeriet ændrer praksis med virkning pr. 30. sep-

tember 2023, så der indføres krav om dokumentation for alle transaktioner foreta-

get med firmahæftende betalingskort.

Udenrigsministeriet, Transportministeriet, Klima-, Energi- og Forsyningsministe-

riet og Beskæftigelsesministeriet har taget initiativer til at sikre, at bemyndigelses-

erklæringer lever op til kravene.

•

Forsvarsministeren, miljøministeren, justitsministeren, ministeren for fødevarer, land-

brug og fiskeri, indenrigs- og sundhedsministeren og kirkeministeren har ikke oplyst

om initiativer i forbindelse med beretningens konklusioner vedrørende bemyndigelses-

erklæringer. Børne- og undervisningsministeren oplyser, at Børne- og Undervisnings-

ministeriet har taget initiativ til at foretage elektronisk journalisering af bemyndigelses-

erklæringer. Kulturministeren oplyser, at Kulturministeriet vil være opmærksom på

brug af betalingskort, herunder bemyndigelseserklæringer.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Forsvarsministeriets, Kulturministeriets, Miljøministeriets, Justitsministeriets, Bør-

ne- og Undervisningsministeriets, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeris,

Indenrigs- og Sundhedsministeriets og Kirkeministeriets initiativer til at sikre, at

der foreligger bemyndigelseserklæringer, som lever op til kravene.

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i april 2023 en beretning om ministeriernes administration af

betalingskort i perioden 2015-2022. Beretningen handlede om, hvorvidt ministre og

ansatte i ministerierne, som har haft et betalingskort i perioden 2015-2022, har brugt

betalingskortet i overensstemmelse med reglerne.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, konstaterede de, at ministerierne ge-

nerelt havde administreret betalingskort for ministre og ansatte i overensstemmelse

med reglerne i perioden 2015-2022. Statsrevisorerne fandt det dog ikke tilfredsstillen-

de, at ministerierne ikke altid havde instrueret ministre og ansatte i korrekt brug af be-

talingskort. Statsrevisorerne fandt det desuden ikke helt tilfredsstillende, at Udenrigs-

ministeriets, Forsvarsministeriets og Transportministeriets praksis for ansattes brug

af betalingskort til private mindre udgifter i forbindelse med tjenesterejser ikke levede

op til kravene i betalingskortcirkulæret. Men Statsrevisorerne fandt det tilfredsstillen-

de, at ministerierne ville ændre praksis, så efterlevelsen af kravene i betalingskortcir-

kulæret kan kontrolleres.

4. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

5. Bilag 1 viser Folketingets behandling af beretningen.

II. Gennemgang af ministrenes redegørelser

Dokumentation ved private mindre udgifter

6. Det fremgik af beretningen, at Udenrigsministeriet, Forsvarsministeriet og Trans-

portministeriet havde en praksis, hvor der ikke blev stillet krav om, at ansatte vedlæg-

ger dokumentation, hvis betalingskortet bruges til betaling for private mindre udgifter

i forbindelse med tjenesterejser, hvor de ansatte ved rejseafregningen selv betaler ud-

giften. Ministerierne kunne således ikke kontrollere, om udgifterne holdt sig inden for

det anvendelsesområde, der fremgår af betalingskortcirkulæret.

Udenrigsministeriet

7. Udenrigsministeren oplyser, at Udenrigsministeriet som anført i beretningen har æn-

dret praksis, idet der nu er indført krav om dokumentation i forbindelse med arbejds-

relaterede private udgifter. Ministeren for udviklingssamarbejde og global klimapolitik

tilslutter sig udenrigsministerens redegørelse.

Transportministeriet

8. Transportministeren oplyser, at ministeren vil sikre, at der tages initiativer til at øge

opmærksomheden på, at betalingskort skal anvendes korrekt i Transportministeriet.

Ministeren oplyser i forlængelse heraf, at ministeriet allerede har gennemført en ræk-

ke initiativer for at styrke ministeriets fokus på administrationen af betalingskort. Bl.a.

har beretningen og konklusionerne været drøftet på møder i ministeriets fora for øko-

nomi- og regnskabschefer. Ministeriets institutioner er desuden blevet bedt om at ha-

ve øget opmærksomhed på, at alle ansatte med et udstedt betalingskort er instrueret

i korrekt brug af betalingskortet. Transportministeren oplyser desuden, at der kun i

Trafikstyrelsen er konstateret en praksis, hvor der ikke stilles krav til dokumentation,

hvis betalingskortet bruges til betaling for private mindre udgifter i forbindelse med tje-

nesterejser, hvor de ansatte ved rejseafregningen selv betaler udgiften. Denne praksis

anvendes ikke i ministeriets øvrige styrelser. Trafikstyrelsen har iværksat en ændring,

så der nu også stilles krav om tilstrækkelig dokumentation ved afregning af denne ty-

pe betalingskorttransaktioner. Ministeren oplyser videre, at ministeriet herudover har

taget initiativ til at indskærpe over for alle styrelser, at betalingskortcirkulærets mulig-

hed for at foretage private mindre udgifter i forbindelse med tjenesterejsen, minime-

res eller helt udfases. Ministeriet har ligeledes indskærpet over for alle styrelser, at alle

korttransaktioner skal dokumenteres, så det kan kontrolleres, at betalingskortet er an-

vendt inden for rammerne i betalingskortcirkulæret. Dokumentationskravet gælder

også, hvis betalingskortet er anvendt til private mindre udgifter i forbindelse med tje-

nesterejsen, som den rejsende selv betaler ved rejseafregningen.

Forsvarsministeriet

9. Forsvarsministeren oplyser, at ministeren ser alvorligt på Rigsrevisionens kritik af

Forsvarsministeriets praksis i forhold til at undlade dokumentation for køb af småfor-

nødenheder. Ministeren oplyser, at ministeriet siden januar 2021 har været i løbende

dialog med Økonomistyrelsen om fortolkningen af de gældende regler. Ministeriet har

i marts 2023 modtaget Økonomistyrelsens endelige afklaring af regelfortolkningen.

Ministeren konstaterer, at Økonomistyrelsen stiller krav om dokumentation for køb

af småfornødenheder, hvilket betyder, at ministeriet har en praksis, der er i strid med

de gældende regler. Ministeren oplyser, at dette naturligvis ikke er tilfredsstillende, og

har derfor bedt om at få ændret den nuværende praksis hurtigst muligt. Ministeriet vil

sikre, at den fremadrettede praksis er i tråd med de gældende regler. Det er således

ministerens forventning, at ministeriet hurtigst muligt vil sikre dokumentation for køb

af småfornødenheder i ministeriets økonomisystem og sikre den fornødne kontrol af

disse mod betalingskortets anvendelsesområde. Ministeren oplyser, at ministeriet ar-

bejder på at implementere en løsning til indhentning af bilag fra det firmahæftende be-

talingskort for at sikre en systemunderstøttet dokumentation for køb af småfornøden-

heder. Løsningen forventes implementeret i løbet af 3. kvartal 2023.

Forsvarsministeren har efterfølgende afgivet en supplerende redegørelse til beretnin-

gen, hvori ministeren oplyser, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse med virkning

pr. 30. september 2023 iværksætter en ændring i forvaltningsgrundlaget vedrørende

anvendelse af firmahæftende betalingskort. Forvaltningsgrundlaget stiller pr. 30. sep-

tember 2023 krav om dokumentation for alle transaktioner foretaget med firmahæf-

tende betalingskort og indskrænker samtidig grundlaget for at anmode om kontante

rejseforskud i de tilfælde, hvor der i stedet hensigtsmæssigt kan anvendes firmahæf-

tende betalingskort. Ministeren oplyser desuden, at styrelserne orienteres forinden

om ændringen i forvaltningsgrundlaget og baggrunden herfor. Pr. 3. oktober 2023 sy-

stemunderstøttes kravet om at tilknytte dokumentation til time- og dagpengerelate-

rede betalingskorttransaktioner foretaget med firmahæftende betalingskort. Der ud-

bredes også en række forskellige kommunikationstiltag rettet mod brugerne af beta-

lingskort på ministerområdet, og tilsvarende vil der blive implementeret ændringer i

etablerede interne kontroller. Ministeren oplyser, at det samlet set betyder en praksis-

ændring inden udgangen af 3. kvartal 2023.

10. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Udenrigsministeriet, Transportmini-

steriet og Forsvarsministeriet har ændret praksis, så der er indført krav om dokumen-

tation, hvis betalingskort bruges til betaling for private mindre udgifter i forbindelse

med tjenesterejser, hvor de ansatte ved rejseafregningen selv betaler udgiften. Rigs-

revisionen vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Bemyndigelseserklæringer

11. Statsrevisorerne hæftede sig bl.a. ved, at der ikke forelå en bemyndigelseserklæ-

ring for 7 af de 18 ministre, der havde haft et betalingskort i undersøgelsesperioden.

Statsrevisorerne hæftede sig også ved, at der ikke forelå en bemyndigelseserklæring

for 23 af de 363 ansatte, der indgik i Rigsrevisionens stikprøve.

Det fremgik også af beretningen, at en del af de udstedte bemyndigelseserklæringer

ikke indeholder en nærmere afgrænsning af, hvad det enkelte betalingskort må bru-

ges til.

12. De 7 ministre og 23 ansatte uden bemyndigelseserklæring fordeler sig på Forsvars-

ministeriet, Kulturministeriet, Miljøministeriet, Justitsministeriet, Beskæftigelsesmini-

steriet, Børne- og Undervisningsministeriet, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug- og

Fiskeri, Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Kirkeministeriet, Udenrigsministeriet,

Transportministeriet og Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet.

Udenrigsministeren oplyser, at Udenrigsministeriet er af den opfattelse, at individuel-

le bemyndigelseserklæringer (henset til de ansattes konstante skift i stillinger) vil med-

føre en betydelig resursebelastning. Ministeriet vil dog opdatere sin bemyndigelses-

erklæring og se på muligheden for, at medarbejderne skal genbesøge deres bemyndi-

gelseserklæringer oftere. Dette skal sikre, at medarbejderne løbende bliver erindret

om korrekt brug af deres betalingskort. Ministeren for udviklingssamarbejde og global

klimapolitik tilslutter sig udenrigsministerens redegørelse.

Transportministeren oplyser, at Transportministeriet har indskærpet over for alle sty-

relser, at der altid skal foreligge bemyndigelseserklæringer, og at erklæringerne skal

være målrettet den enkelte kortholders behov. Ministeriet har desuden indskærpet,

at bemyndigelseserklæringerne skal være tilgængelige i min. 5 år efter, at betalings-

kortet er afleveret og nedlagt.

Klima-, energi- og forsyningsministeren oplyser, at Klima-, Energi- og Forsyningsmini-

steriet er ved at kvalitetssikre bemyndigelseserklæringerne i hele koncernen for at sik-

re, at erklæringerne overholder kravene i cirkulære om anvendelse af betalingskort.

Beskæftigelsesministeren oplyser, at der i 2021 blev iværksat en omfattende gennem-

gang af alle betalingskort i Beskæftigelsesministeriet. I den forbindelse blev det ind-

skærpet, hvem der kan få udstedt et betalingskort, og hvad kortet må og ikke må an-

vendes til. Dette fremgår nu af ministeriets bemyndigelseserklæringer.

13. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Udenrigsministeriet, Transportmini-

steriet, Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet og Beskæftigelsesministeriet vil gen-

nemgå eller har gennemgået deres bemyndigelseserklæringer med henblik på at sik-

re, at erklæringerne indeholder en nærmere afgrænsning af, hvad det enkelte beta-

lingskort må bruges til. Rigsrevisionen vurderer derfor, at denne del af sagen kan af-

sluttes.

14. Børne- og undervisningsministeren oplyser, at Børne- og Undervisningsministe-

riets bemyndigelseserklæringer tidligere

–

som udgangspunkt

–

har været opbevaret

fysisk. Der er i forbindelse med Rigsrevisionens undersøgelse ændret praksis, så der

foretages elektronisk journalisering af alle bemyndigelseserklæringer vedrørende be-

talingskort.

Kulturministeren oplyser, at Kulturministeriet vil være opmærksom på brugen af beta-

lingskort, herunder bemyndigelseserklæringer, som led i sin løbende forbedring og op-

timering af ministeriets opgavevaretagelse.

Forsvarsministeren, miljøministeren, justitsministeren, ministeren for fødevarer, land-

brug og fiskeri, indenrigs- og sundhedsministeren og kirkeministeren har ikke oplyst

om tiltag på baggrund af beretningens konklusioner om bemyndigelseserklæringer.

Rigsrevisionen vil fortsat følge Forsvarsministeriets, Kulturministeriets, Miljøministe-

riets, Justitsministeriets, Børne- og Undervisningsministeriets, Ministeriet for Føde-

varer, Landbrug og Fiskeris, Indenrigs- og Sundhedsministeriets og Kirkeministeriets

initiativer til at sikre, at der foreligger bemyndigelseserklæringer, som lever op til kra-

vene.

Antal betalingskort

15. Det fremgår af beretningen, at ca. hver fjerde minister og op til hver tredje ansat

har haft et betalingskort. For ministre bliver udleveringen af et betalingskort typisk be-

grundet med rejseaktivitet, hvor ministeren ikke følges med en ansat, som fx kan fore-

stå betaling af taxi og færge for ministeren.

16. Flere ministre oplyser, at beretningens konklusioner og Statsrevisorernes bemærk-

ninger har givet anledning til at nedbringe antallet af betalingskort. Nogle af ministeri-

erne vil fremadrettet som udgangspunkt ikke tildele betalingskort til ministre, mens an-

dre ministerier desuden vil minimere udstedelsen af betalingskort til ansatte.

17. Flere ministre oplyser desuden, at de forud for beretningen ikke har haft praksis

for at udlevere betalingskort til ministre, og at nogle af ministerierne allerede har haft

iværksat initiativer, der har nedbragt antallet af betalingskort.

18. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at ministerierne løbende overvejer be-

hovet for udstedelse af betalingskort. Rigsrevisionen vurderer, at denne del af sagen

kan afsluttes.

Bo Brabrand

Sætterigsrevisor

Bilag 1. Folketingets behandling af beretningen

Beretning (nr.),

dato for Stats-

revisorernes

mødebehandling

og minister-

redegørelse(r)

Behandlet i

udvalg

Teknisk gennem-

gang ved Stats-

revisorerne og

Rigsrevisionen

Udvalgs-

spørgsmål (nr.)

Indkaldt til

samråd

Statsrevisorerne

har holdt møde

med ministeren

§ 20-spørgsmål

Ministeriernes

Finansudvalget:

administration af

04-05-2023

betalingskort i perio-

den 2015-2022

(nr.

16/2022)

24-04-2023

Minister-

redegørelse:

Flere minister-

redegørelser