Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

Indenrigs- og Boligudvalget 2023-24
SB 7 23
Offentligt

Beretning Nr. 7 Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

August 2024

Rigsrevisionens notat om

beretning om

indsatsen for at

undgå statsansattes

besvigelser

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om indsatsen for at undgå stats-

ansattes besvigelser (beretning nr. 7/2020)

29. juli 2024

RN 1408/24

I. Baggrund og konklusion

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om indsatsen for at undgå statsan-

sattes besvigelser, som blev indledt med en beretning i december 2020. Opfølgnin-

gen sker med henblik på at vurdere, om ministeriernes initiativer adresserer den kri-

tik, der fremgår af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens beretning.

Vi har tidligere behandlet sagen i forbindelse med et notat til Statsrevisorerne af 12.

april 2021.

2. Beretningen handlede om ministeriernes forretningsgange og interne kontroller i

forhold til at begrænse risikoen for ansattes besvigelser ved udbetalinger på 3 områ-

der: indkøb, løn og tilskud.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det meget utilfredsstillen-

de, at ministerierne generelt havde så svage interne kontroller og forretningsgange,

at det var muligt for statsansatte at begå svig på indkøbs-, løn- og tilskudsområdet,

uden at det blev opdaget.

Statsrevisorerne indskærpede, at ministerierne generelt burde styrke deres ledelses-

fokus på tilrettelæggelsen af den interne kontrol og risikostyring.

Statsrevisorerne fandt desuden, at der var behov for en generel oprustning i forhold

til, om kontrollerne vedrørende forvaltning af indkøb, løn og tilskud fungerer hensigts-

mæssigt og i tilstrækkelig grad forebygger statsansattes mulighed for at begå svig. I

den forbindelse bemærkede Statsrevisorerne, at der er behov for, at Finansministeriet

i højere grad udbreder viden, vejledning og rammer for ministeriernes styrkelse af kon-

trolmiljøet, herunder funktionsadskillelse og kontroller i fællesstatslige it-systemer.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

Konklusion

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at ministerierne generelt har styrket deres

forretningsgange og interne kontroller, så risikoen for ansattes besvigelser ved udbe-

talinger på indkøbs-, løn- og tilskudsområdet begrænses.

•

12 ud af 13 ministerier har nu opdateret deres ministerieinstrukser med eksplicitte

beskrivelser af hovedelementerne i ministeriets tilrettelæggelse af den interne kon-

trol og risikostyring. Indenrigs- og Sundhedsministeriet er i gang med at opdatere

sin instruks, så den også dækker indenrigsområdet, og forventer at have instruksen

klar i september 2024. Rigsrevisionen vil følge op på den nye instruks i den løbende

revision.

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Transportministeriet har sikret

en betryggende funktionsadskillelse i det fællesstatslige it-system RejsUd.

Justitsministeriet og Forsvarsministeriet har tilfredsstillende forretningsgange for

og interne kontroller af ansattes brug af betalingskort, og Forsvarsministeriet har

forbedret sine forretningsgange for og interne kontroller af ansattes brug af tank-

kort.

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet, Miljøministeriet og Kulturministeriet har

forbedret kontrollen i TAS og forbedret kontrollen med biblioteksafgiften.

Finansministeriet har lavet nye vejledninger om udarbejdelse af ministerieinstruk-

ser, virksomhedsinstrukser og regnskabsinstrukser samt en vejledning om lønkon-

trol.

Finansministeriet har udviklet en funktionalitet i SLS, der sikrer, at alle lønindbe-

retninger er godkendt, inden lønnen udbetales.

•

Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at sagen kan afsluttes.

II. Status på sagen

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Ministeriernes arbejde med at styrke det gene-

relle ledelsesfokus på interne kontroller og risiko-

styring, herunder bl.a. det departementale tilsyn

samt den fortsatte sikring og fastholdelse af et so-

lidt kontrolmiljø

Status

Afsluttet for alle ministerier i forbindelse

med notat til Statsrevisorerne af 12. april

2021.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

Opfølgningspunkt

2. 17 ministeriers opdatering af ministerieinstruk-

ser med eksplicitte beskrivelser af hovedelemen-

terne i ministeriets tilrettelæggelse af den interne

kontrol og risikostyring.

Status

Afsluttet for 4 ministerier i forbindelse

med notat til Statsrevisorerne af 12. april

2021.

Behandles og afsluttes for Statsministe-

riet, Erhvervsministeriet, Justitsministe-

riet, Forsvarsministeriet, Udlændinge-

og Integrationsministeriet, Social-, Bolig-

og Ældreministeriet, Uddannelses- og

Forskningsministeriet, By-, Land- og Kir-

keministeriet, Miljøministeriet, Ministeriet

for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og

Transportministeriet samt Indenrigs- og

Sundhedsministeriet

i dette notat.

Afsluttet for 4 ministerier vedrørende

IndFak og for 2 ministerier vedrørende

RejsUd i forbindelse med notat til Stats-

revisorerne af 12. april 2021.

Behandles og afsluttes i dette notat for

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og

Fiskeri og Transportministeriet vedrø-

rende RejsUd.

3. 7 ministeriers arbejde for at sikre en betryggen-

de funktionsadskillelse ved lokal anvendelse af de

fællesstatslige it-systemer IndFak (4 ministerier)

og RejsUd (4 ministerier).

4. 3 ministeriers arbejde med forretningsgange for

og interne kontroller af ansattes brug af betalings-

kort, herunder Forsvarsministeries brug af tank-

kort.

Afsluttet for ét ministerium vedrørende

betalingskort i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 12. april 2021.

Behandles og afsluttes i dette notat for

Justitsministeriets og Forsvarsministe-

riet vedrørende betalingskort og afslut-

tes også for Forsvarsministeriet vedrø-

rende tankkort.

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 12. april 2021.

Afsluttet for ét ministerium i forbindelse

med notat til Statsrevisorerne af 12. april

2021.

Behandles og afsluttes i dette notat for

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet,

Miljøministeriet og Kulturministeriet.

5. 9 ministeriers styring af brugerrettigheder i SLS

og 5 ministeriers kontroller vedrørende løn.

6. 4 ministeriers arbejde med at forbedre kontrol-

len i TAS og Kulturministeriets arbejde med at for-

bedre kontrollen med biblioteksafgiften.

7. Finansministeriets arbejde med vejledninger om

udarbejdelse af ministerieinstrukser, virksomheds-

instrukser og regnskabsinstrukser samt en vejled-

ning om lønkontrol.

8. Finansministeriets udvikling af SLS, som vil

standse hele lønnen til en person, hvis der ligger

ikke-godkendte indtastninger.

Behandles og afsluttes i dette notat

Behandles og afsluttes i dette notat.

Indenrigs- og Boligministeriet blev nedlagt den 2. november 2022, og de tilhørende forretninger blev

herefter fordelt i henholdsvis Social- Bolig- og Ældreministeriet, Indenrigs- og Sundhedsministeriet og

By-, Land- og Kirkeministeriet. Dette ministerium er derfor udgået.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

III. Ministeriernes initiativer

5. Vi gennemgår i dette notat ministeriernes initiativer i forhold til de udestående op-

følgningspunkter.

6. Opfølgningen er baseret på en redegørelse fra ministerierne samt vores gennem-

gang af sager, dataudtræk fra relevante it-systemer, vejledninger, procedurebeskri-

velser m.m. vedrørende kontroller af godkendelsesflow og processer i ministerierne.

Ministeriers opdatering af ministerieinstrukser

Alle ministerier med undtagelse af Indenrigs- og Sundhedsministeriet har opdateret

deres ministerieinstrukser med eksplicitte beskrivelser af hovedelementerne i ministe-

riernes tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring. Indenrigs- og Sundheds-

ministeriet er i gang med at opdatere sin instruks, så den også dækker indenrigsområ-

det, og forventer at have instruksen klar i september 2024. Rigsrevisionen vil følge op

på Indenrigs- og Sundhedsministeriets nye instruks i den løbende revision. Rigsrevisio-

nen finder dette tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

7. Det fremgik af beretningen fra december 2020, at kun 3 ud af de 20 ministerier i

undersøgelsen havde eksplicitte beskrivelser af hovedelementerne i ministeriernes

tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring i deres respektive miniseriein-

strukser. Dette på trods af, at det har været et krav i regnskabsbekendtgørelsen si-

den 2018.

Ved Rigsrevisionens opfølgning i 2021 havde 4 ministerier indarbejdet den eksplicitte

beskrivelse i deres ministerieinstrukser. I dette notat følger vi derfor op på de reste-

rende 13 ministerier.

8. Vores opfølgning viser, at alle ministerier bortset fra Indenrigs- og Sundhedsmini-

steriet har opdateret deres ministerieinstrukser med eksplicitte beskrivelser af ho-

vedelementerne i ministeriernes tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikosty-

ring. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har oplyst, at instruksen er ved at blive opda-

teret, og at en ny instruks forventes klar i september 2024.

Funktionsadskillelse ved lokal anvendelse af det fællesstatslige it-sy-

stem RejsUd

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Transportministeriet har begge ta-

get initiativer til at sikre betryggende funktionsadskillelse i it-systemet RejsUd. Rigsre-

visionen finder dette tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan af-

sluttes.

9. Statsrevisorerne hæftede sig ved, at det er muligt at omgå den systemunderstøt-

tede funktionsadskillelse i de fællesstatslige it-systemer IndFak (indkøb og fakture-

ring) og RejsUd (rejseafregninger), fx via lokale tilpasninger eller tildeling af bruger-

rettigheder.

Ved Rigsrevisionens opfølgning i 2021 blev opfølgningspunktet afsluttet for 4 ministe-

rier vedrørende IndFak og for 2 ministerier vedrørende RejsUd. I dette notat følges op

på funktionsadskillelsen i RejsUd for de resterende 2 ministerier.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

10. Vores opfølgning viser, at Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har styr-

ket kontrollerne i RejsUd og stoppet muligheden for, at medarbejdere kan omgå funk-

tionsadskillelsen. Dette er præciseret i regnskabsinstruksen og er ligeledes blevet tek-

nisk understøttet.

Transportministeriet har øget fokus på brugerrettigheder og på kontrollen hermed.

Således sender alle institutioner årligt ledelsesgodkendte kontrolplaner til departe-

mentet. Herudover er kontrollen af brugeradgange, som sikrer, at medarbejdere ikke

længere kan godkende deres egne rejseafregninger, blevet it-understøttet.

Kontroller vedrørende betalingskort og tankkort

Justitsministeriet og Forsvarsministeriet har begge skærpet kriterierne for udstedelse

af betalingskort samt tydeliggjort retningslinjerne for brugen heraf. Rigsrevisionen fin-

der dette tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Forsvarsministeriet har tidligere oplyst, at ministeriet ville være i mål med en automati-

seret løsning i 2021 for at forbedre kontrollen med brugen af tankkort. Denne løsning

er dog først taget i brug i december 2023. Den automatiserede løsning har sammen med

manuelle interne kontroller styrket ministeriets forretningsgange for brug af tankkort.

Rigsrevisionen finder dette tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen

kan afsluttes.

11. Statsrevisorerne hæftede sig ved, at der var en risiko for, at medarbejdere kunne

anvende de statslige betalingskort til privat forbrug, som burde imødegås med fast-

satte retningslinjer og monitorering. Statsrevisorerne fandt det meget utilfredsstil-

lende, at der var konkrete eksempler fra Justitsministeriet, Klima-, Energi- og Forsy-

ningsministeriet og Forsvarsministeriet på, at medarbejdere havde brugt statslige be-

talingskort i strid med gældende regler. Statsrevisorerne fandt yderligere, at det var

en skærpende omstændighed, at Forsvarsministeriet gentagne gange var blevet gjort

opmærksom på et mangelfuldt kontrolmiljø på indkøbsområdet.

Ved Rigsrevisionens opfølgning i 2021 blev opfølgningspunktet vedrørende betalings-

kort afsluttet for Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet. I dette notat følger vi op på

Justitsministeriet og Forsvarsministeriet.

12. Vores opfølgning viser, at Justitsministeriet i december 2020 fulgte op på Rigsre-

visionens kritik ved at spærre ca. 550 betalingskort. Ministeriet skærpede endvidere

retningslinjerne for brug af betalingskort og kriterierne for udstedelse af betalingskort

med virkning fra den 1. januar 2022. Alle betalingskort, som er bestilt herefter, er ud-

stedt i henhold til nye restriktive retningslinjer.

13. Vores opfølgning viser også, at Forsvarsministeriet i december 2020 spærrede fle-

re betalingskort. Herudover skærpede ministeriet retningslinjerne og kontrollen med

brug af betalingskort. Forsvarsministeriet iværksatte desuden i september 2023 en

ændring i forvaltningsgrundlaget vedrørende anvendelsen af betalingskort, så der nu

er krav om dokumentation for alle transaktioner foretaget med betalingskort.

14. Statsrevisorerne fandt det meget utilfredsstillende, at der var konkrete eksempler

på, at tankkort i Forsvarsministeriet er brugt i strid med gældende regler.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

15. Det fremgik af forsvarsministerens redegørelse til beretningen, at Forsvarsmini-

steriet i løbet af 2021 ville være i mål med en automatiseret løsning for at forbedre

kontrollen med brugen af tankkort.

16. Vores opfølgning viser, at den automatiske løsning blev færdigudviklet i efteråret

2022, men at tekniske problemer resulterede i, at løsningen først har fungeret efter

hensigten fra december 2023.

17. Vi har i forbindelse med opfølgningen gennemgået Forsvarsministeriets tankning

af brændstof for 2023.

Vores gennemgang viser, at Forsvarsministeriet har udviklet en løsning, der gennem-

fører automatiske søgninger i registreringen af de foretagne tankninger ud fra en ræk-

ke kontrolkriterier. Kriterierne vedrører fx, om der er indtastet korrekt medarbejder-

nummer og kilometerstand, og om der er tanket over køretøjets kapacitet. Hvis der

er tilfælde af tankninger, som ikke lever op til kriterierne, så modtager den køretøjs-

ansvarlige chef en mail, hvor der bedes om en redegørelse for tankningen. Alle rede-

gørelser gennemgås af en businesscontroller, som tager stilling til, om tankningen kan

godkendes eller kræver en opfølgning. Godkendelsen registreres i systemet.

Kontrollen af udbetaling af tilskud i TAS samt kontrollen af biblioteks-

afgiften

Klima, Energi og Forsyningsministeriet, Miljøministeriet og Kulturministeriet har arbej-

det med at forbedre kontrollen i det tilskudsadministrative it-system TAS. Kulturmini-

steriet har desuden arbejdet med at forbedre kontrollen med brugerroller og logning

vedrørende biblioteksafgiften. Rigsrevisionen finder dette tilfredsstillende og vurderer

derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

Privilegerede brugere

Medarbejdere, som har udvi-

dede rettigheder i forhold til fx

godkendelse, data eller tilgang

til loggen i ét eller flere it-sy-

stemer.

18. Statsrevisorerne hæftede sig ved, at 4 ud af 5 udvalgte ministerier, der anvendte

it-systemet TAS til forvaltning af tilskud, gjorde det uden tilstrækkelig kontrol med

styring af brugerrettigheder og logning og uden tilstrækkelig kontrol af privilegerede

brugere.

Ved Rigsrevisionens opfølgning i 2021 havde ét ministerium en tilfredsstillende kon-

trol med privilegerede brugere. I dette notat følger vi op på Klima-, Energi- og Forsy-

ningsministeriet, Miljøministeriet og Kulturministeriet.

19. Vores opfølgning viser, at Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet bl.a. har udar-

bejdet en risikovurdering i forhold til brugerrettigheder og løbende kontrollerer, at

privilegerede rettigheder kun tildeles til et begrænset antal medarbejdere med et

arbejdsbetinget behov.

20. Miljøministeriet kontrollerer nu, at medarbejdere med privilegerede rettigheder

har et arbejdsbetinget behov for adgangen, og kontrollerer de handlinger, som med-

arbejdere med privilegerede rettigheder har foretaget i systemet. Ministeriet har end-

videre udarbejdet en procedurebeskrivelse af kontrollen.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

21. Kulturministeriet har gennemført en risikovurdering for TAS, hvor ministeriet har

implementeret en systemunderstøttet, funktionsadskilt kontrol. Der er desuden ble-

vet indført nye fordelinger af roller, som har til formål at begrænse de opgaver, der

hidtil er udført alene af den systemansvarlige. Herudover er der taget et nyt værktøj

i brug, der tillader udvalgte kontrollanter at kigge i loggen for at skabe gennemsigtig-

hed over, hvilke handlinger den systemansvarlige udfører. Ministeriet har foretaget

samme risikovurdering og kontroller for biblioteksafgiften.

Finansministeriets arbejde med vejledninger

Finansministeriet har udarbejdet nye vejledninger til, hvordan ministerieinstrukser,

virksomhedsinstrukser og regnskabsinstrukser bør udarbejdes. Ministeriet har styrket

vejledningsmaterialet på lønområdet, så risikoen for svig mindskes. Rigsrevisionen fin-

der dette tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

22. Statsrevisorerne bemærkede, at der er et behov for, at Finansministeriet i højere

grad udbreder viden, vejledning og rammer for ministeriernes styrkelse af kontrolmil-

jøet, herunder funktionsadskillelse og kontroller i fællesstatslige it-systemer.

23. Vores opfølgning viser, at Finansministeriet offentliggjorde 3 vejledninger i juni

2021:

•

”Vejledning om udarbejdelse af ministerieinstrukser”

”Vejledning om udarbejdelse af virksomhedsinstrukser”

”Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser”.

De nye vejledninger indeholder en præcisering af Finansministeriets tilrettelæggelse

af den interne kontrol- og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelse mv.

Herudover præciseres det, at institutionens opgaver, regnskabsmæssige organisa-

tion og it-anvendelse skal beskrives.

Finansministeriet udgav desuden i marts 2021 en revideret vejledning på lønområdet

om lønkontrol, som er blevet justeret i januar 2023:

•

”Vejledning om lønkontrol –

Koncept

og rammer”.

Den væsentligste ændring er en udbygning af beskrivelserne af kontroller. Dertil kom-

mer en række præciseringer om bl.a. roller og ansvar for institutioner, som anvender

Statens HR.

Finansministeriets udvikling af SLS

Finansministeriet har udviklet en funktionalitet i SLS, der sikrer, at alle lønindberet-

ninger er godkendt, inden lønnen udbetales. Rigsrevisionen finder dette tilfredsstil-

lende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

24. Det fremgik af beretningen fra december 2020, at ministerierne skal gennemføre

manuelle kontroller i SLS, fordi der ikke er opsat en systemmæssig spærring til at sik-

re, at ikke-godkendte lønudbetalinger standses.

Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 23: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. juli 2024 om beretning 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser

25. Vores opfølgning viser, at der i februar 2023 er implementeret en teknisk løsning

i SLS, der sikrer, at der ikke udbetales løn på baggrund af indberetninger, der ikke er

godkendt. Ministeriet har samtidig udviklet en funktionalitet, så myndighederne får be-

sked om, hvilke indberetninger til lønsystemet der mangler at blive godkendt. Virksom-

hederne har derfor mulighed for at sikre, at alle indtastninger er godkendt inden løn-

kørsel, så virksomhederne undgår, at lønnen til medarbejderne standses og i stedet

skal udbetales a conto.

26. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Birgitte Hansen