Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21
SB 7 14
Offentligt
2346832_0001.png
Til Statsrevisorerne
Statsrevisorernes Sekretariat
Christiansborg
1240 København K
Dato: 4. marts 2021
Ministerredegørelse vedrørende Statsrevisorernes og Rigsrevisionens
beretning nr. 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes besvigelser
Jeg har den 17. december 2020 modtaget Statsrevisorernes og
Rigsrevisionens beretning nr. 7/2020 om indsatsen for at undgå statsansattes
besvigelser.
Statsrevisorerne har på den baggrund anmodet mig om en redegørelse for,
hvilke foranstaltninger og overvejelser beretningen giver anledning til, jf. §
18, stk. 2, i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.
Jeg vil indledningsvis kvittere for beretningen, som er et særdeles relevant
bidrag til grundlaget for det løbende arbejde med at undgå statsansattes
besvigelser. Det er en høj prioritet for mig, at Justitsministeriets
forretningsgange, tilsyn og interne kontroller understøtter en effektiv
forebyggelse af svig på tværs af Justitsministeriets koncern.
I Rigsrevisionens beretning fremhæves særligt tre forhold af relevans for
Justitsministeriets koncern:
- Det anføres, at de fleste ministeriers
styringsrammer
i den
undersøgte periode var mangelfulde i forhold til at forebygge, at
statsansatte kan begå besvigelser ved indkøb og ved udbetalinger af
tilskud og løn
- Det anføres, at den systemunderstøttede
funktionsadskillelse
i
fællesstatslige IT-systemer i den undersøgte periode kunne omgås
via lokale tilpasninger
- Det anføres, at de fleste ministerier i den undersøgte periode ikke i
praksis havde tilfredsstillende
interne kontroller
til at begrænse
risikoen for besvigelser, herunder at medarbejdere på bl.a.
 Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 14: Justitsministerens redegørelse af 4. marts 2021
Justitsministeriets område (politiet og anklagemyndigheden) havde
anvendt statslige betalingskort i strid med gældende regler.
Nedenfor redegøres for, hvilke foranstaltninger og overvejelser disse
kritikpunkter giver anledning til.
Styrkelse af styringsrammen på Justitsministeriets område
Der pågår et løbende arbejde i Justitsministeriets koncern med henblik på at
sikre tilfredsstillende styringsrammer i departementet og myndighederne på
ministerområdet. Herunder kan nævnes iværksættelsen ultimo 2019 af et
genbesøg i alle myndighederne under Justitsministeriet og i
Justitsministeriets departement af interne kontrolmekanismer, særligt i
forhold til funktionsadskillelse og interne forretningsgange, med henblik på
at forebygge svig. Dette arbejde var forankret i den stående styregruppe
under Justitsministeriets Koncernledelse.
Det bemærkes desuden, at Justitsministeriet i efteråret 2020 har igangsat et
arbejde med at kortlægge det nuværende tilsyns- og kontrolmiljø på hele
ministerområdet med henblik på at implementere nye tiltag og styrke
koncernens samlede styringsramme.
Arbejdet forventes bl.a. at indebære styrket fokus på ajourførte instrukser i
koncernen, herunder implementering af kommende vejledninger fra
Økonomistyrelsen, afklaring af anvendelse af standardmodeller for intern
kontrol og risikostyring, etablering af styrket vidensdeling på tværs af
koncernen, øget anvendelse af tilsynsplaner samt styrket overblik over
opfølgningspunkter fra revisioner på ministeriets område gennem
etableringen af en revisionsdatabase.
Det kan i forlængelse heraf oplyses, at Justitsministeriets Koncernledelse,
der består af departementschefen og direktørerne for de underliggende
styrelser, har udvalgt kontrol og tilsyn som et koncernfælles indsatsområde
i 2021. Koncernledelsen vil løbende i 2021 følge op på initiativer på
området.
Funktionsadskillelse i statslige IT-systemer
I Rigsrevisionens beretning er der identificeret eksempler på utilstrækkelig
funktionsadskillelse i anvendelse af de fællesstatslige it-systemer, herunder
IndFak2 og RejsUd2.
2
 Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 14: Justitsministerens redegørelse af 4. marts 2021
Rigsrevisionen har i forbindelse med sin hovedundersøgelse gennemgået en
række af politiets transaktioner i IndFak2, hvor Rigsrevisionen vurderede,
at de samme medarbejdere både havde varemodtaget og godkendt en faktura
i IndFak2.
Rigspolitiets efterfølgende gennemgang har vist, at der i alle tilfælde har
været minimum to personer involveret i varemodtagelse og godkendelse af
fakturaerne, hvormed det såkaldte 4-øjne princip i praksis har været
overholdt.
Rigspolitiet har dog samtidig oplyst, at der er mulighed for at styrke
funktionsadskillelsen i både IndFak2 og Rejsud2. Rigspolitiet vil derfor
igangsætte et arbejde med at analysere mulighederne for at styrke
funktionsadskillelsen i begge systemer.
Rigspolitiet har endvidere oplyst, at Rigspolitiets Koncernøkonomi i løbet
af 2021 vil vurdere behovet for eventuelle yderligere initiativer, der kan
bidrage til at styrke det finansielle kontrolmiljø, ligesom Rigspolitiets
Koncernøkonomi vil inddrage resultaterne fra Rigsrevisionens beretning i
den årlige risikovurdering, der gennemføres på tværs af Rigspolitiets
områder og politikredsene.
Som nævnt ovenfor genbesøgte alle myndigheder på Justitsministeriets
område deres interne kontrolmekanismer i 2019 og 2020, hvor der særligt
var fokus på funktionsadskillelse i relevante it-systemer.
Justitsministeriet har fortsat fokus på problemstillingen og vil anmode sine
øvrige underliggende myndigheder om løbende at vurdere, om der lokalt er
behov for at styrke funktionsadskillelsen i anvendelsen af de fællesstatslige
it-systemer, som indgår i beretningen.
Derudover har Justitsministeriet som nævnt ovenfor udvalgt kontrol og
tilsyn som et koncernfælles indsatsområde i 2021, hvorunder
myndighedernes procedurer for anvendelse af de fællesstatslige it-systemer
også vil indgå.
Politiets og anklagemyndighedens anvendelse af betalingskort
Rigsrevisionen kritiserer i beretningen politiets og anklagemyndighedens
procedurer for og kontrol med anvendelsen af statslige betalingskort,
herunder at der er fundet eksempler på privat anvendelse af betalingskort i
strid med de gældende regler.
3
 Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 14: Justitsministerens redegørelse af 4. marts 2021
Det er vigtigt at understrege, at hverken Rigsrevisionen eller Rigspolitiet har
fundet eksempler på, at private udgifter er blevet refunderet eller på anden
vis afholdt af politiet. Det skyldes, at de betalingskort, der har været anvendt
til private formål, har været såkaldt privathæftende betalingskort, som har
været tilknyttet medarbejdernes private konti.
Privat anvendelse af arbejdsgiverudstedte betalingskort er imidlertid –
uagtet at udgifterne afholdes privat og ikke af politiet – i strid med politiets
egne retningslinjer samt cirkulære nr. 24 af 20. april 2010. En sådan
anvendelse er derfor selvfølgelig uacceptabel, ikke mindst fordi politiets
subsidiære hæftelse for privathæftende kort medfører en risiko for, at
ubetalte regninger i sidste ende havner hos politiet.
Da det i forbindelse med udarbejdelsen af Rigsrevisionens beretning blev
klart, at der fandt ureglementeret anvendelse af betalingskort sted i politiet,
påbegyndte Rigspolitiet en proces, der skulle føre til udskiftning af
betalingskort samt opstramning af retningslinjerne for anvendelse heraf.
Jeg har med tilfredshed noteret, at Rigspolitiet har oplyst, at samtlige
betalingskort i politiet og anklagemyndigheden blev spærret i december
2020 (ca. 550 betalingskort), og at nye betalingskort, der fremover udstedes
i politiet og anklagemyndigheden, alle vil være firmahæftende, hvorved der
sikres løbende overblik over og kontrol med udgifter afholdt med de
udstedte kort.
Rigspolitiet har endvidere oplyst, at politiets og anklagemyndighedens
retningslinjer for brugen af betalingskort er blevet tydeliggjort, og at
kriterierne for udstedelse er blevet skærpet, således at det samlede antal
udstedte kort fremover vil være væsentlig lavere end før. Pr. 15. januar 2021
er der udstedt 108 nye firmahæftende afdelingskort og 72 nye
firmahæftende tjenesterejsekort i politiet og anklagemyndigheden (ekskl.
PET).
Efter ovenstående ændringer vil alle betalingskorttransaktioner fremover
fremgå af politiets bankkontoudtog og vil blive kontrolleret og godkendt i
enten IndFak2 eller Rejsud2.
Rigspolitiet har oplyst, at det er forventningen, at man senest ved udgangen
af 1. kvartal 2021 vil have et kontroldesign klar, som skal sikre, at
betalingskortstransaktioner bliver afregnet rettidigt.
4
 Statsrevisorerne beretning SB7/2020 - Bilag 14: Justitsministerens redegørelse af 4. marts 2021
Endeligt vil Rigspolitiet revidere politiet og anklagemyndighedens
regnskabsinstruks med de skærpede regler for anvendelse og udstedelse af
betalingskort og styrke kommunikationen herom internt i politiet.
Afsluttende bemærkninger
Rigsrevisionens beretning belyser vigtigheden af et fortsat fokus på at
mindske risikoen for svig blandt statsansatte. Det bedste forsvar i indsatsen
mod besvigelser er et stærkt tilsyns- og kontrolmiljø på tværs af statslige
myndigheder samt it-systemer med automatiske og forebyggende
kontroller. Justitsministeriet vil derfor fortsat løbende arbejde for
tilfredsstillende og tidssvarende styringsrammer, kontrolmekanismer og
arbejdsgange på Justitsministeriets område.
En kopi af dette brev er samtidig fremsendt elektronisk til Rigsrevisionen.
Med venlig hilsen
Nick Hækkerup
5