Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21
SB 5 1
Offentligt

December 2020

— 5/2020

Rigsrevisionens beretning afgivet

til Folketinget med Statsrevisorernes

bemærkninger

Beslutningsfasen i

statslige it-projekter

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

5/2020

Beretning om

beslutningsfasen i

statslige it-projekter

Statsrevisorerne fremsender denne beretning med

deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende

minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,

i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2020

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkom-

mende minister.

Udenrigsministeren, finansministeren, erhvervsministeren, skatteministeren, justitsministeren forsvarsmini-

steren, udlændinge- og integrationsministeren, sundheds- og ældreministeren, beskæftigelsesministeren,

uddannelses- og forskningsministeren, børne- og undervisningsministeren, kulturministeren, miljøministeren,

ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri, boligministeren og klima-, energi- og forsyningsministeren afgi-

ver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-

ningen, hvilket forventes at ske i april 2021.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles

i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må-

ned – i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2020, som afgives i februar 2022.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:

Karakterskala

Positiv kritik

•

finder det meget/særdeles positivt

•

finder det positivt

•

finder det tilfredsstillende/er tilfredse med

•

finder det ikke helt tilfredsstillende

•

finder det utilfredsstillende/er utilfredse med

•

påpeger/understreger/henstiller/forventer

•

beklager/finder det bekymrende/foruroligende

•

kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/indskærper

•

påtaler/påtaler skarpt

•

påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på

Kritik under middel

Middel kritik

Skarp kritik

Skarpeste kritik

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Tlf.: 3337 5987

[email protected]

www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls Lager og Logistik

Vandtårnsvej 83A

2860 Søborg

Tlf.: 4322 7300

[email protected]

www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN trykt 978-87-7434-688-3

ISBN online 978-87-7434-690-6

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorernes

bemærkning

Statsrevisorerne

Beretning om beslutningsfasen i statslige

it-projekter

Statsrevisorerne har bedt Rigsrevisionen om at udarbejde denne beret-

ning ud fra et ønske om, at der indsamles viden og opnås læring om,

hvordan beslutningsprocesser kan påvirke statslige it-projekters succes i

forhold til de opstillede mål om pris, tidsforbrug og gevinster. I beslut-

ningsfasen i statslige it-projekter træffes meget centrale beslutninger om,

hvordan et it-projekt skal gennemføres og indkøbes. Det er derfor væ-

sentligt, at der opnås viden om beslutningsfasens varighed og udgifter,

om ministeriernes valg af udviklingsmetode, og om ministerierne bruger

relevant viden til at justere budget og tidsplan.

Undersøgelsen omfatter de ministerier, der siden 2011 har indsendt it-

projekter til risikovurdering i Statens It-råd, og hvis beslutningsfase er af-

sluttet før juli 2020. Det drejer sig om i alt 96 projekter, der samlet set be-

løber sig til ca. 7,6 mia. kr., fordelt på 15 ministerier.

Statsrevisorerne konstaterer, at der ikke er entydig sammenhæng

mellem statslige it-projekters målopfyldelse i forhold til pris, tidsfor-

brug og gevinster, og hvor mange penge og hvor lang tid ministerier-

ne bruger på beslutningsfasen.

Statsrevisorerne noterer sig, at en bestemt teknisk løsning, udvik-

lingsmetode eller indkøbsform (rammeaftale eller EU-udbud) ikke

nødvendigvis sikrer en højere succesrate for de statslige it-projekter.

Statsrevisorerne finder det mindre tilfredsstillende, at 3 ministerier

ikke i alle tilfælde har begrundet deres beslutninger om it-projekter-

nes tekniske løsning, udviklingsform og indkøbsform ud fra, hvad der

er bedst egnet til det enkelte it-projekt.

4. december 2020

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Frank Aaen

Britt Bager

Mai Mercado

Jesper Petersen

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne konstaterer:

•

At undersøgelsen ikke indikerer, at ministeriernes it-projekter kom-

mer bedre i mål, fordi ministerierne bruger længere eller kortere tid,

eller der er afholdt flere eller færre udgifter i beslutningsfasen.

At ministerierne siden 2011 i stigende grad har anvendt en agil eller

delvist agil udviklingsmetode i it-projekterne, og at indkøbsformen er

nogenlunde ligeligt fordelt på indkøb via rammeaftaler og EU-udbud.

Hverken udviklingsmetode eller indkøbsform synes alene at have be-

tydning for it-projekternes succesrate.

At ministerierne i størstedelen af projekterne har justeret i budget og

tidsplan i løbet af beslutningsfasen. Justeringerne har ikke nødvendig-

vis ført til, at it-projekterne kommer i mål i forhold til pris, tidsforbrug

og gevinster. I de fleste tilfælde har justeringerne ført til, at budgettet

er blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet udskudt – dog

er estimaterne tættere på de faktiske udgifter.

At It-rådets risikovurdering af 23 ud af de 96 projekter først blev af-

sluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Den sene risikovur-

dering begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante an-

befalinger i projekternes beslutningsfase, som kan være med til at re-

ducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.

•

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og konklusion ....................................................................................................... 1

1�½1. Formål og konklusion ....................................................................................................................... 1

1�½2. Baggrund ............................................................................................................................................... 5

1�½3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning ........................................................................... 7

2. Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen ........................................... 12

2�½1. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen .......................................................................... 13

2�½2. Beslutningsfasens varighed ....................................................................................................... 16

2�½3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og varighed og

projekternes målopfyldelse ....................................................................................................... 20

3. Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne ................ 22

3�½1. Ministeriernes valg af teknisk løsning .................................................................................... 23

3�½2. Ministeriernes valg af udviklingsmetode.............................................................................. 26

3�½3. Ministeriernes valg af indkøbsform ........................................................................................ 29

4. Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen ........................ 33

4�½1. Justeringer i projekternes budgetter..................................................................................... 34

4�½2. Justeringer i projekternes tidsplan......................................................................................... 39

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning ..................................................................................................... 42

Bilag 2. Metodisk tilgang ................................................................................................................................. 43

Bilag 3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes

målopfyldelse...................................................................................................................................... 50

Bilag 4. Ministeriernes projekter ................................................................................................................. 59

Bilag 5. Ordliste................................................................................................................................................... 74

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Undersøgelsen er en statsrevisoranmodning, og Rigsrevisionen af-

giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 8, stk. 1,

og § 17, stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af

19. januar 2012.

Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1, jf.

§ 3 i rigsrevisorloven.

Beretningen vedrører finanslovens § 6. Udenrigsministeriet, § 7.

Finansministeriet, § 8. Erhvervsministeriet, § 9. Skatteministeriet,

§ 11. Justitsministeriet, § 12. Forsvarsministeriet, § 14. Udlændinge-

og Integrationsministeriet, § 16. Sundheds- og Ældreministeriet,

§ 17. Beskæftigelsesministeriet, § 19. Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet, § 20. Børne- og Undervisningsministeriet, § 21. Kultur-

ministeriet, § 24. Miljø- og Fødevareministeriet, § 28. Transport- og

Boligministeriet og § 29. Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet.

På alle ministerområder er der foretaget udskiftning på minister-

poster i undersøgelsesperioden 2011-2020. Rigsrevisionen har der-

for ikke oplistet alle ministre.

Beretningen har i udkast været forelagt alle de omfattede ministe-

rier, hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

1. Introduktion og

konklusion

1.1.

Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om beslutningsfasen i statslige it-projekter. Beslutnings-

fasen er perioden, fra et ministerium har truffet beslutning om at igangsætte et it-pro-

jekt, til udviklingen af it-systemet går i gang. Det er i denne fase, at et ministerium træf-

fer helt centrale beslutninger for et it-projekt og lægger fundamentet for, hvordan pro-

jektet skal gennemføres. Undersøgelsen er igangsat i december 2019 på baggrund af

en anmodning fra Statsrevisorerne, jf. bilag 1.

Det fremgår af Statsrevisorernes anmodning, at it i staten er kritisk infrastruktur på

linje med fx elektricitet og veje, og at beslutningsfasen er vigtig i forhold til et it-pro-

jekts efterfølgende succes. Statsrevisorerne har bedt om en undersøgelse, der bl.a.

afdækker beslutningsfasens varighed og udgifter, ministeriernes valg af udviklings-

metode, og om ministerierne bruger relevant viden til at justere budget og tidsplan.

Statsrevisorerne finder det betydningsfuldt, at der indsamles viden og opnås læring

om, hvorvidt og i givet fald hvordan beslutningsfasen påvirker projekternes succes i

forhold til de opstillede mål. Undersøgelsen har således fokus på læring om it-projek-

ternes beslutningsfase.

Undersøgelsen omfatter de ministerier, der siden 2011 har igangsat it-projekter med

et budget på mere end 10 mio. kr., og hvis beslutningsfase er afsluttet før juli 2020. De

it-projekter, der indgår i undersøgelsen, er omfattet af budgetvejledningens regler for

it-projekter og er derfor risikovurderet af Statens It-råd (herefter It-rådet). Det drejer

sig om i alt 96 projekter, der samlet set beløber sig til ca. 7,6 mia. kr., fordelt på 15 mi-

nisterier. Undersøgelsen omfatter således alle ministerier, undtagen Kirkeministeriet,

Social- og Indenrigsministeriet og Statsministeriet, som ikke har sendt sådanne it-

projekter til It-rådet i perioden.

2. Formålet med undersøgelsen er at afdække, hvad der karakteriserer beslutnings-

fasen i statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes

beslutninger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til

pris, tid og gevinster. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:

Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor lang tid har ministerierne brugt

på beslutningsfasen?

•

Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-

merne?

•

I hvilket omfang har ministerierne justeret i projekternes budget og tidsplan i løbet

af beslutningsfasen?

•

Statens It-råd

I 2011 nedsatte regeringen

Statens It-projektråd (senere

Statens It-råd) med topledere

fra offentlige og private virk-

somheder. Rådet hjælper

myndigheder med tidlig hånd-

tering af risici i it-projekter

gennem rådgivning, konkrete

værktøjer og en systematisk

risikovurdering.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Vi undersøger også, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kom-

mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster, og de undersøgte forhold i beslutningsfa-

sen, herunder ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger ved-

rørende anskaffelsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i lø-

bet af beslutningsfasen. Vi undersøger gevinster i projekterne som et udtryk for pro-

jekternes kvalitet.

Vi besvarer spørgsmålene ved at undersøge beslutningsfasen for de 96 it-projekter i

de 15 ministerier. Herudover besvarer vi spørgsmålene ved nærmere at undersøge 6

projekter fordelt på Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

Hovedkonklusion

De forhold vedrørende projekternes beslutningsfase, som Rigsrevisionen

har undersøgt, kan ikke alene forklare, hvorfor nogle projekter kommer i

mål i forhold til pris, tid og gevinster, mens andre ikke gør det. Projekter-

ne er meget forskellige, ligesom der er en række andre forhold, der påvir-

ker, om ministerierne når i mål med et projekt. Dermed bliver projekterne

ikke nødvendigvis succesfulde, fordi ministerierne fx vælger en agil udvik-

lingsmetode eller vælger egenudvikling, eller fordi ministerierne bruger

mange penge eller lang tid på beslutningsfasen. Konsekvensen er, at mini-

sterierne derfor er nødt til i hvert enkelt projekt at vurdere, hvordan pro-

jektet skal tilrettelægges for at komme bedst i mål.

De undersøgte forhold

•

ministeriernes udgifter og

tidsforbrug i beslutningsfa-

sen

•

ministeriernes beslutninger

i forhold til teknisk løsning,

udviklingsmetode og ind-

købsform

•

ministeriernes justeringer

af projekternes budget og

afslutningstidspunkt i be-

slutningsfasen.

Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. og 17 måneder på at gennem-

føre beslutningsfasen

Undersøgelsen viser, at projekternes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster

ikke alene afhænger af, hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne bruger på

beslutningsfasen. Undersøgelsen viser også, at der ikke er en sammenhæng mellem,

hvor lang tid ministerierne bruger på beslutningsfasen, og hvor lang tid ministerierne

bruger på projektet samlet set – dvs. at et projekt, der varer længe, kan have en kort

beslutningsfase og omvendt. Udgiftsniveauet i beslutningsfasen er stort set ens på tværs

af de fleste af projekterne. Det tyder på, at ministerierne har nogle faste udgifter, når

de skal gennemføre beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt

projektet er samlet set. Det kan bl.a. være udgifter til projektledelse, analyser, krav-

specificering og eventuelt udbud. Ministerierne har opgjort fordelingen mellem in-

terne og eksterne udgifter i beslutningsfasen i 48 af de 96 projekter.

Beslutningsfasernes udgifter og varighed i Finansministeriets, Justitsministeriets og

Skatteministeriets 6 projekter varierer fra projekt til projekt. Forskellene kan bl.a. for-

klares ved, at ét ministerium har brugt længere tid på udbudsprocessen end planlagt i

et af projekterne, og at ét ministerium ikke har haft udgifter til at indkøbe et it-system,

fordi ministeriet selv har udviklet systemet.

Ministerierne har siden 2011 i stigende grad anvendt en agil eller delvist agil udvik-

lingsmetode i projekterne. Det er nogenlunde ligeligt fordelt, om ministerierne har

købt ind via EU-udbud eller rammeaftale, og det er forholdsvist få ministerier, der

egenudvikler deres it-systemer

Undersøgelsen viser, at ministeriernes valg af teknisk løsning, udviklingsmetode og

indkøbsform ikke alene har betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold til

pris, tid og gevinster. Beslutningsfasen er kortest i agile projekter, i egenudviklede

projekter og i projekter, hvor ministerierne ikke har gennemført EU-udbud, men fx

har købt ind på en rammeaftale.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Undersøgelsen af Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 ud-

valgte projekter viser, at ministerierne ikke i alle tilfælde begrunder beslutningerne

om teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der

er bedst egnet til det pågældende projekt. Ministerierne har fx ikke i nogen af projek-

terne begrundet, hvilken udviklingsmetode der egner sig bedst til projektet, men be-

grunder bl.a. valgene med ministeriernes tidligere erfaringer. Rigsrevisionen finder, at

ministerierne skal kunne begrunde valgene i projekterne på baggrund af, hvad der er

bedst egnet til projekterne, og at valgene ikke alene bør være baseret på, hvad mini-

sterierne fx tidligere har valgt.

Ministerierne har i størstedelen af projekterne justeret i budget og tidsplan i løbet

af beslutningsfasen. Justeringerne har i de fleste tilfælde ført til, at budgettet er

blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet udskudt

Undersøgelsen viser, at justeringerne ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-

mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster, men at ministeriernes justeringer i budget-

tet typisk betyder, at deres estimater kommer tættere på de faktiske udgifter.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i deres 6 projekter juste-

ret budgetter og tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud. Ministerierne har

også indarbejdet de anbefalinger, de har fået fra It-rådet om justering af budget og tids-

plan. 5 af de 6 projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning

for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med

risikovurderingen. It-rådet har oplyst, at risikovurderingen af 23 ud af de 96 projekter

først blev afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Rigsrevisionen finder, at

de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante

anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne har derved begrænset mu-

ligheden for at få relevant viden, som kan være med til at reducere risici i projektet og

have betydning for projektets succes.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

1.2. Baggrund

3. Budgetvejledningen fastsætter rammerne for ministerierne, når de gennemfører it-

projekter. Det betyder for det første, at ministerierne skal bruge statens it-projektmo-

del og inddele projektet i afgrænsede faser, jf. figur 1.

Figur 1

Faser i statens it-projektmodel

Modellen fra

før

efteråret 2018

Idéfase

Analysefase

Anskaffelsesfase

Beslutningsfasen

Idéfase

Modellen fra

efter

efteråret 2018

Analysefase

Gennemførelsesfase

Realiseringsfase

Gennemførelsesfase

Realiseringsfase

Note: It-projektmodellen havde 5 faser frem til efteråret 2018, hvor den blev justeret til 4 faser. Efter justeringen er anskaffelsesfasen og gennemfø-

relsesfasen slået sammen for bl.a. bedre at tilgodese gennemførelsen af de projekter, hvor ministerierne bruger en agil udviklingsmetode.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af Digitaliseringsstyrelsens vejledninger om statens it-projektmodel.

Obligatoriske dokumen-

ter

Det fremgår af figur 1, at beslutningsfasen, som vi undersøger i denne beretning, sva-

rer til analyse- og anskaffelsesfasen i den tidligere version af it-projektmodellen og til

analysefasen og en del af gennemførelsesfasen i den nye version. Beslutningsfasen

omfatter således perioden efter, at de politiske eller forretningsmæssige beslutninger

om at gennemføre projektet er truffet. Det er i beslutningsfasen, at ministerierne læg-

ger fundamentet for, hvordan it-projektet skal tilrettelægges og gennemføres ved at

indsamle viden, der kan kvalificere bl.a. tidsplan, budget og valg af teknisk løsning.

For det andet skal ministerierne indsende it-projekterne til risikovurdering i It-rådet,

hvis budgettet er på mere end 10 mio. kr. Risikovurderingen skal gennemføres i pro-

jektets analysefase på baggrund af udvalgte obligatoriske dokumenter, som også ud-

gør projektets styringsgrundlag. It-rådet har i den nye vejledning vedrørende risiko-

vurdering bl.a. lagt vægt på, at projekterne skal indsendes så tidligt som muligt i ana-

lysefasen. Formålet med at gennemføre risikovurderingen i analysefasen er at sikre,

at ministerierne kan få anbefalinger til projektet, inden projektet overgår til anskaffel-

sesfasen eller gennemførelsesfasen, hvor ministerierne typisk går i gang med at ind-

købe eller udvikle systemet. Som en del af risikovurderingen får ministerierne en til-

bagemelding fra It-rådet med anbefalinger, der skal være med til at reducere projek-

tets risici. Ministerierne fastsætter herefter projektets baseline, som er et udtryk for

ministeriernes forventninger til bl.a. tidsplan, budget og gevinster.

Alle it-projekter skal benytte

de obligatoriske styringsdoku-

menter, uanset om projektet

skal risikovurderes eller ej. Ef-

ter justeringen af projektmo-

dellen i 2018 drejer det sig om

projektgrundlag, risikolog og

risikotjekliste, styregruppeaf-

tale og businesscase. Disse

dokumenter skal bruges i hele

projektets forløb. Før justerin-

gen var projektinitieringsdo-

kumentet en del af de obliga-

toriske dokumenter. Det er nu

erstattet af projektgrundlaget.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Efter risikovurderingen skal ministerierne løbende orientere It-rådet om, hvordan det

går med at indfri de forventninger, ministerierne har fastsat ved baseline. Undervejs

kan ministerierne få en ny baseline, fx hvis projektet er blevet forsinket. Ministerierne

kan som udgangspunkt kun få en ny baseline én gang gennem It-rådet. Det vil deref-

ter være den nye baseline, der er grundlag for den halvårlige statusrapportering. Ef-

ter afslutningen af projektet skal ministerierne orientere It-rådet om, hvordan projek-

tet er forløbet, og hvordan det går med at realisere de forventede gevinster.

For det tredje skal ministerierne forelægge projektet for Folketingets Finansudvalg,

hvis projektet har et budget på mere end 60 mio. kr. Projektet skal forelægges første

gang efter analysefasen, men før ministeriet går i udbud. Derefter skal ministeriet lø-

bende orientere Folketingets Finansudvalg, bl.a. når projektet har været i udbud, når

projektet overgår til drift, og hvis projektet er forsinket.

Ministeriernes it-projekter

4. Undersøgelsen omfatter 96 it-projekter fra 15 ministerier. Fælles for projekterne

er, at de har et budget på mere end 10 mio. kr., at de er risikovurderet af It-rådet i pe-

rioden 2011-2019, og at deres beslutningsfase er afsluttet før den 1. juli 2020. Ministe-

rierne har brugt den tidligere version af it-projektmodellen til gennemførelsen af 81 af

de it-projekter, der er med i undersøgelsen, mens den nye version er brugt til 15 pro-

jekter. 19 af projekterne har været forelagt for Folketingets Finansudvalg.

Lukning af et projekt

Et projekt kan lukkes, før gen-

nemførelsesfasen er afsluttet.

Der kan være forskellige årsa-

ger hertil, fx at det viser sig, at

projektet ikke længere er rele-

vant, at det ikke vil kunne op-

fylde de opstillede mål, eller at

det vil blive for dyrt i forhold til

de gevinster, der måtte kom-

me ud af det.

Der er forskel på, hvor langt ministerierne er nået med de 96 projekter. 55 projekter

er afsluttet, 37 er fortsat under gennemførelse, mens 4 projekter er lukket ned efter

beslutningsfasen. Af de afsluttede projekter er der 48, som har været afsluttet i mindst

ét år. Ministerierne skulle derfor have indsendt status for gevinstrealisering til It-rådet

for disse projekter.

5. Figur 2 viser, hvor mange it-projekter hvert ministerium har, og status for projekterne.

Figur 2

Ministerier, der indgår i undersøgelsen, og status på deres it-projekter

i april 2020

Skatteministeriet

Miljø- og Fødevareministeriet

Justitsministeriet

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Sundheds- og Ældreministeriet

Børne- og Undervisningsministeriet

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet

Uddannelses- og Forskningsministeriet

Transport- og Boligministeriet

Kulturministeriet

Erhvervsministeriet

Beskæftigelsesministeriet

Udlændinge- og Integrationsministeriet

Udenrigsministeriet

1 1

Afsluttet

Lukket

Igangværende

Note: n=96.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

Det fremgår af figur 2, at Skatteministeriet har igangsat flest it-projekter i perioden.

Skatteministeriets projekter udgør en fjerdedel af alle de undersøgte projekter, mens

lidt over halvdelen af projekterne er forankret i Miljø- og Fødevareministeriet, Justits-

ministeriet, Finansministeriet, Forsvarsministeriet og Sundheds- og Ældreministeriet.

De resterende 9 ministerier har hver igangsat 4 it-projekter eller færre og står således

for lidt mere end en femtedel af projekterne. Der er dermed stor forskel på, hvor man-

ge it-projekter de enkelte ministerier har igangsat, hvilket også kan betyde, at der er

forskel på erfaring og modenhed i ministerierne i forhold til at gennemføre større it-

projekter. De it-projekter, der har et budget på over 60 mio. kr., og som derfor skal fo-

relægges for Folketingets Finansudvalg, er primært forankret i Skatteministeriet, Ju-

stitsministeriet, Finansministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

6. I kapitel 2 svarer vi på, hvor store udgifter ministerierne har haft, og hvor lang tid

ministerierne har brugt i beslutningsfasen. Vi svarer også på, om der er en sammen-

hæng mellem ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen, og hvordan

projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og gevinster.

For at besvare dette har vi undersøgt, hvor lang tid ministerierne bruger på at gen-

nemføre beslutningsfasen i de 96 projekter, hvor store udgifter ministerierne har i

denne del af projektet, og hvordan disse er fordelt på interne og eksterne udgifter. I

forlængelse heraf har vi undersøgt 6 udvalgte projekter fordelt på Finansministeriet,

Justitsministeriet og Skatteministeriet i forhold til, hvor store udgifter ministerierne

har haft, og hvor lang tid ministerierne har brugt i projekternes beslutningsfase. Ende-

lig har vi opgjort ministeriernes målopfyldelse for de 55 afsluttede projekter i forhold

til pris, tid og gevinster, og vi har undersøgt, om der er en sammenhæng mellem be-

slutningsfasens udgifter og varighed og projektets målopfyldelse.

Vi lægger til grund, at ministerierne følger budgetvejledningens regler for gennemfø-

relse af it-projekter. Her fremgår det bl.a., at ministerierne dels skal medregne alle ud-

gifter til projekternes faser, herunder interne og eksterne udgifter, dels skal opgøre de

forventede interne og eksterne udgifter i projektets businesscase samt har skullet rap-

portere på disse ved projektets afslutning. Herudover skal ministerierne bruge fase-

inddelingen i statens it-projektmodel og sikre, at varighed og udgifter for hver af faser-

ne bliver estimeret i projekternes beslutningsfase. Endelig skal ministerierne indsen-

de en række obligatoriske dokumenter og projektoplysninger til It-rådet på fastsatte

tidspunkter, bl.a. i forbindelse med risikovurderingen, ved baseline og efter projektets

afslutning.

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

7. I kapitel 3 svarer vi på, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende an-

skaffelsen af it-systemerne. Vi svarer også på, om der er en sammenhæng mellem

ministeriernes valg, og hvordan projekterne er kommet i mål.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Teknisk løsning

Ministerierne kan vælge for-

skellige tekniske løsninger

(også kaldet anskaffelsesfor-

mer for den tekniske løsning),

fx et standardsystem, der

kræver opsætning i forhold til

ministeriets behov, en stan-

dardløsning med lidt større til-

pasninger, egenudvikling, hvor

ministerierne selv står for ud-

viklingen, eller udvikling af it-

systemet fra bunden hos en

leverandør.

Udviklingsmetode

For at besvare dette har vi registreret ministeriernes valg af teknisk løsning, udvik-

lingsmetode og indkøbsform for de 96 projekter. I forlængelse heraf har vi undersøgt,

om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet i de 6 udvalgte projekter

har tilvejebragt viden i beslutningsfasen om henholdsvis teknisk løsning, udviklings-

metode og indkøbsform og har begrundet de beslutninger, ministerierne har truffet

herom. Endelig har vi undersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes

valg vedrørende anskaffelsen af it-systemet, og hvordan de 55 afsluttede projekter

er kommet i mål i forhold til pris, tid og gevinster.

Vi lægger til grund, at ministerierne følger de vejledninger om gennemførelse af stats-

lige it-projekter, fx Vejledning til statens it-projektmodel, der supplerer budgetvejled-

ningen. Heraf følger, at ministerierne aktivt skal forholde sig til, om der i forvejen fin-

des tekniske løsninger, der kan genbruges, eller om ministerierne skal udvikle et nyt

system fra bunden. Det følger også heraf, at ministerierne skal tage stilling til, hvilken

udviklings- og udbudsstrategi der er bedst egnet til deres projekter, og beskrive dis-

se. Det fremgår endvidere af vejledningen, at ministerierne skal overveje, om deres

organisation er moden til at bruge en agil udviklingsmetode. I forhold til valg af ind-

købsform skal ministerierne i deres indkøb af it-systemer følge de gældende regler

for indkøb. Reglerne sætter rammerne for, hvordan ministerierne som offentlige or-

dregivere skal købe ind.

Endelig lægger vi til grund for undersøgelsen, at ministerierne bruger beslutningsfa-

sen til at indhente relevant viden, der kan kvalificere anskaffelsen af it-systemet.

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen

8. I kapitel 4 svarer vi på, i hvilket omfang ministerierne har justeret i projekternes bud-

get og tidsplan i løbet af beslutningsfasen, og om der er en sammenhæng mellem ju-

steringerne, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris og tid. Dermed

får vi en indikation på, om ministerierne bruger den viden, de får i beslutningsfasen, til

at kvalificere budget og tidsplan.

For at besvare dette har vi undersøgt, om ministerierne i beslutningsfasen har foreta-

get justeringer i budget og afslutningstidspunkt for de 96 projekter. I forlængelse heraf

har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet i de 6

udvalgte projekter har brugt den viden, de har fået fra It-rådet og leverandøren, til at

foretage justeringer i budget og tidsplan undervejs i beslutningsfasen. Endelig har vi

undersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes justeringer, og hvordan

de 55 afsluttede projekter er kommet i mål i forhold til pris og tid.

Vi lægger til grund for undersøgelsen, at ministerierne følger de vejledninger om gen-

nemførelse af statslige it-projekter, fx Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved

Statens It-råd, der supplerer budgetvejledningen. Heraf fremgår det bl.a., hvornår mi-

nisterierne skal indsende projektet til risikovurdering. I forlængelse af risikovurderin-

gen giver It-rådet ministerierne en række anbefalinger, som skal medvirke til at redu-

cere projektets risici. Vi lægger til grund, at ministerierne følger anbefalingerne til at

justere projektets tidsplan og budget, hvis anbefalingerne er rettet mod disse områ-

der. Vi lægger desuden til grund, at ministerierne forholder sig til oplysningerne fra le-

verandøren og bruger dem til at justere projektets budget og tidsplan, hvis ministerier-

ne vurderer, at oplysningerne giver anledning til dette.

Den agile metode og vand-

faldsmetoden er 2 forskellige

måder at gribe udviklingen af

it-systemer an på. Én af for-

skellene er, at man i projekter,

hvor vandfaldsmetoden er an-

vendt, beskriver kravene til

systemet på et detaljeret ni-

veau, før man går i gang med

udviklingen. I agile projekter er

kravene til systemet beskre-

vet på et overordnet niveau,

når udviklingen går i gang,

mens de detaljerede krav be-

skrives løbende, efterhånden

som det bliver besluttet, hvor-

dan systemet præcist skal ud-

formes.

Indkøbsform

Ministerierne kan indkøbe et

it-system eller eventuelle ud-

viklingstimer på forskellig må-

de, fx gennem et EU-udbud

(hvor der er forskellige mulig-

heder, herunder offentligt ud-

bud, begrænset udbud og ud-

bud med forhandling) gennem

Økonomistyrelsens rammeaf-

taler, gennem egne rammeaf-

taler og gennem Staten og

Kommunernes Indkøbsservi-

ces (SKI) rammeaftaler.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

9. Undersøgelsen er igangsat på baggrund af en anmodning fra Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne ønsker med beretningen at opnå læring om god praksis for beslut-

ningsprocesser i forbindelse med statslige it-projekter. Undersøgelsens kriterier er et

udtryk for god praksis i gennemførelsen af it-projekter, og læringen ligger bl.a. i, hvor-

dan de forskellige ministerier følger denne.

Metode

10. Vi besvarer undersøgelsens 3 spørgsmål, dels ved at undersøge beslutningsfasen

for 96 it-projekter i 15 ministerier, dels ved nærmere at undersøge 3 udvalgte ministe-

riers arbejde med 6 projekter. Det drejer sig om 2 projekter fra henholdsvis Finansmi-

nisteriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.

Undersøgelsen omfatter som udgangspunkt alle it-projekter, der er risikovurderet af

It-rådet siden 2011, og som har afsluttet beslutningsfasen før den 1. juli 2020. Vores

udvælgelse af de 96 projekter er baseret på It-rådets halvårlige statusrapporter om

statslige it-projekter.

Til undersøgelsen af ministeriernes arbejde med de 6 it-projekter har vi udvalgt de 3

ministerier, der har igangsat flest it-projekter siden 2011, og som har afsluttet it-pro-

jekter for nyligt. Vi har derefter valgt de 2 senest afsluttede projekter i de 3 ministerier.

Vi har valgt denne tilgang for bl.a. at sikre, at vi undersøger nye projekter, der også er

afsluttede, så vi kan følge projektet fra start til afslutning. De 6 udvalgte projekter er

vist i figur 3.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Introduktion og konklusion

Figur 3

De 6 udvalgte projekter

FINANSMINISTERIET

JUSTITSMINISTERIET

SKATTEMINISTERIET

National eID gateway

At udvikle en løsning, der sikrer,

at Danmark lever op til en

EU-forordning, så borgere

og virksomheder fra andre

EU- og EØS-lande kan få adgang

til relevante

offentlige selv-

betjeningsløsninger i Danmark

med det, der svarer til deres egne

NemID- og NemLogin-løsninger.

POL-INTEL

At anskaffe og implementere en

analyseplatform til at bearbejde

og analysere store data-

mængder i politiets arbejde

med kirminalitetsforebyggelse,

efterforskning og monitorering.

CbC (Country by Country)

At udvikle en løsning, der sikrer

overholdelse af lovgivning og

internationale aftaler for nationalt

at kunne indsamle oplysninger

om multinationale virksomheders

økonomiske forhold og dele dem

i et internationalt samarbejde.

De økonomiske forhold vedrører

virksomhedernes omsætning,

fortjeneste og betalt skat.

Budget:

38,8 mio. kr.

Budget:

12,1 mio. kr.

Budget:

52,4 mio. kr.

Udskiftning af borger.dk’s CMS

At foretage en udskiftning af

det system, ministeriet bruger

til at administrere hjemmesiden

borger.dk

Nyt politi.dk

At anskaffe en ny tidssvarende

hjemmeside til politiet, som kan

inkorporere separate hjemme-

sider i politiets enheder og

håndtere politiets krise-

kommunikation ved større

hændelser.

Budget:

17,0 mio. kr.

CRS (global informationsudveksling)

At udvikle en løsning, der sikrer,

at Danmark lever op til en række

internationale aftaler om auto-

matisk udveksling af oplysninger

om nankindestående med

EU- og OECD-lande.

Budget:

13,1 mio. kr.

Budget:

40,9 mio. kr.

Note: Budget ved oprindelig baseline er i løbende priser.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

11. Undersøgelsen bygger på en gennemgang af skriftlig dokumentation, herunder

projekternes styringsdokumenter. Undersøgelsen af beslutningsfasen for de 96 it-

projekter er primært baseret på ledelsesgodkendte oplysninger, som ministerierne

har sendt til It-rådet. Vi har ikke undersøgt den bagvedliggende dokumentation. De

96 it-projekter, der indgår i undersøgelsen, er forskellige, og der kan være forskel i den

måde, ministerierne fx har opgjort deres udgifter på, og hvilke udgifter de har medreg-

net i projekterne. Undersøgelsen af de 3 ministeriers arbejde med de 6 it-projekter er

baseret på ministeriernes interne styringsdokumenter, hvor vi har undersøgt ministe-

riernes dokumentation.

Data vedrørende projekterne er særskilt kvalitetssikret af ministerierne i forbindelse

med høring.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Introduktion og konklusion |

12. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,

jf. bilag 2.

Afgrænsning

13. Vi afgrænser os fra at undersøge programmer, selv om de er risikovurderet af It-

rådet. Det gør vi, fordi programmer omfatter flere projekter, og fordi deres forløb ikke

kan sammenlignes med it-projekternes.

Vi undersøger, hvordan det er gået med projekterne i forhold til at opfylde mål for pris,

tid og gevinster, ligesom vi kortlægger, om der er foretaget justeringer i målene under-

vejs. Vi undersøger dog ikke årsagerne til de eventuelle justeringer og afvigelser fra

de oprindeligt opstillede mål, eller om justeringerne har været velbegrundede.

Vi undersøger, om ministerierne har begrundet deres valg af teknisk løsning, udvik-

lingsmetode og indkøbsform, men vi vurderer ikke, om valget er det bedst egnede til

det pågældende projekt. Vi undersøger heller ikke, om ministerierne fx har fulgt reg-

lerne for udbud. Vi afgrænser os samtidig fra at undersøge andre forhold, der også

kan have betydning for it-projekters succes, fx interessent- og brugerinddragelse,

test, implementering og kompetencer i projektorganisationen.

14. Statsrevisorernes spørgsmål og angivelse af, i hvilke kapitler spørgsmålene bliver

besvaret, fremgår af bilag 1. Bilag 2 indeholder en beskrivelse af undersøgelsens me-

todiske tilgang. Bilag 3 indeholder data om sammenhængen mellem, hvordan projek-

terne kommer i mål, og de forhold ved beslutningsfasen, vi har undersøgt. Bilag 4 in-

deholder data om projekterne fordelt på ministerier. Bilag 5 indeholder en ordliste, der

forklarer udvalgte ord og begreber.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

2. Ministeriernes udgifter

og tidsforbrug i beslut-

ningsfasen

Delkonklusion

Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. og 17 måneder på at

gennemføre beslutningsfasen.

Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i mål,

alene fordi de bruger længere eller kortere tid eller har flere eller færre udgifter i be-

slutningsfasen.

Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslutningsfasen. Udgifterne

spænder fra ca. 320.000 kr. til ca. 111,6 mio. kr. Der er nogle få projekter med meget

høje udgifter, som trækker gennemsnittet op. Uden de 4 dyreste projekter er de gen-

nemsnitlige udgifter i beslutningsfasen 6,7 mio. kr. Bortset fra de få projekter med me-

get høje udgifter er udgiftsniveauet i beslutningsfasen stort set ens på tværs af projek-

terne. Det tyder på, at ministerierne har nogle faste udgifter, når de skal gennemføre

beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt projektet er samlet set.

Det kan bl.a. være udgifter til projektledelse, analyser, kravspecificering og eventuelt

udbud. I de afsluttede projekter udgør beslutningsfasens udgifter ca. 17 % af projektets

samlede udgifter.

Ministerierne har opgjort fordelingen mellem interne og eksterne udgifter i beslut-

ningsfasen i 48 af de 96 projekter. Opgørelsen viser, at den ene halvdel af disse pro-

jekter har haft flere eksterne end interne udgifter i beslutningsfasen, mens den anden

halvdel har haft flere interne end eksterne udgifter.

Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 17 måneder på beslutningsfasen. Den korteste

beslutningsfase varede 41 dage, mens den længste varede mere end 4 år. I de 55 afslut-

tede projekter har ministerierne i gennemsnit brugt 41 % af projektets samlede varig-

hed på at gennemføre beslutningsfasen. Der er ikke en sammenhæng mellem beslut-

ningsfasens og gennemførelsesfasens varighed, så projekter med en lang beslutnings-

fase følges ikke nødvendigvis af en lang gennemførelsesfase. Fx er beslutningsfasen i

flere tilfælde længere end gennemførelsesfasen i projekter, hvor ministerierne gen-

nemfører EU-udbud.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |

Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-

teministeriet viser, at de relative udgifter og den relative varighed i disse svarer til de

55 afsluttede projekters. Der er forskelle i udgifter og varighed på tværs af projekter-

nes beslutningsfase. Forskellene på udgifterne i beslutningsfasen kan i nogle tilfælde

forklares ved, at et ministerium ikke har udgifter til at indkøbe et it-system, hvis mini-

steriet selv udvikler systemet. Herudover viser undersøgelsen, at Finansministeriet i

ét af projekterne bruger længere tid på beslutningsfasen end på resten af projektet,

hvilket hænger sammen med, at ministeriet har brugt meget lang tid på projektets ud-

budsproces.

15. Dette kapitel handler om, hvor store udgifter ministerierne har haft, og hvor lang

tid ministerierne har brugt på beslutningsfasen, opgjort i kalendertid, og om der er en

sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og varighed, og hvordan projekter-

ne er kommet i mål.

Vi har undersøgt, hvor store ministeriernes udgifter har været i beslutningsfasen, og

hvor lang tid de har brugt på at gennemføre fasen. Det har vi gjort ved at opgøre ud-

gifterne i beslutningsfasen, og hvor mange måneder ministerierne har brugt på fasen

i de 96 it-projekter. Vi har endvidere undersøgt, om der er en sammenhæng mellem,

hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne bruger i beslutningsfasen, og hvor-

dan projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster.

2.1. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen

16. Vi har undersøgt, hvor store udgifter ministerierne har haft i beslutningsfasen i de

96 projekter, og hvordan disse er fordelt på interne og eksterne udgifter. I forlængel-

se heraf har vi undersøgt, hvor mange udgifter Finansministeriet, Justitsministeriet og

Skatteministeriet har haft i beslutningsfasen i de 6 udvalgte projekter. Vi har gennem-

gået ministeriernes projektmateriale og registreret deres forbrug i beslutningsfasen.

17. Vores gennemgang viser, at udgifterne i beslutningsfasen spænder fra ca. 320.000

kr. til ca. 111,6 mio. kr. Figur 4 viser ministeriernes udgifter i beslutningsfasen i de enkel-

te projekter.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

Figur 4

Beslutningsfasens udgifter (2020-priser)

(Mio. kr.)

120

100

Note: n=89. Alle 96 projekter indgår ikke , da der for nogle projekter mangler data for eller opgørelse af beslutningsfasens udgifter.

Der kan være forskel på, hvordan ministerierne opgør udgifterne, og hvilke udgifter de medregner i beslutningsfasen.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Gennemsnit: 9,8

Beslutningsfasens udgif-

ter

Vi har opgjort beslutningsfa-

sens udgifter ved at lægge ud-

gifterne i analyse- og anskaf-

felsesfasen sammen for de

projekter, der er gennemført

efter den version af statens it-

projektmodel, der er fra før ef-

teråret 2018. For projekter,

der er igangsat efter den nye

version, har vi brugt udgifter i

analysefasen samt de oplys-

ninger, vi har fået fra ministe-

rierne om, hvor mange udgif-

ter ministerierne har haft frem

til afslutningen af et udbud el-

ler begyndelsen på udvikling

af it-systemet.

Det fremgår af figur 4, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslut-

ningsfasen. Gennemsnittet er præget af, at enkelte projekter har meget store udgifter

i beslutningsfasen. Det projekt, der særligt skiller sig ud, er et af Skatteministeriets

projekter, som har udgifter i beslutningsfasen på 111,6 mio. kr. Hvis vi ser bort fra de 4

projekter, der har haft de højeste udgifter i beslutningsfasen, så er de gennemsnitlige

udgifter i beslutningsfasen 6,7 mio. kr. i stedet for 9,8 mio. kr.

18. Ministerierne har opgjort fordelingen af interne og eksterne udgifter i beslutnings-

fasen for 48 ud af de 96 projekter. Det drejer sig om 2 lukkede, 13 igangværende og

33 afsluttede projekter. For de 48 projekter viser undersøgelsen, at det i ca. halvde-

len af projekterne er de eksterne udgifter, der udgør størstedelen af udgifterne, mens

det for den anden halvdel af projekterne er de interne udgifter, der udgør størstede-

len af udgifterne. Fordelingen af interne og eksterne udgifter varierer på tværs af mi-

nisterierne. Fx viser opgørelsen fra Forsvarsministeriet, at de eksterne udgifter i be-

slutningsfasen udgør størstedelen i alle ministeriets projekter, mens opgørelsen fra

Finansministeriet viser, at de interne udgifter udgør størstedelen af udgifterne i be-

slutningsfasen i de fleste af ministeriets projekter.

Undersøgelsen viser også, at der – bortset fra enkelte meget udgiftstunge projekter –

er en tendens til, at ministeriernes udgifter i beslutningsfasen stort set er ens, uanset

hvor dyrt projektet er samlet set. Vores opgørelse af udgifterne peger således på, at

der er nogle faste udgifter forbundet med at tilrettelægge et it-projekt. Det kan bl.a.

være udgifter til projektledelse, analyser, specificering af krav til systemet og eventu-

elt udbud. Det betyder også, at udgifterne i beslutningsfasen udgør en større andel af

de samlede projektudgifter i de små projekter end i de større projekter.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |

19. For de 55 afsluttede projekter har vi opgjort, hvor meget beslutningsfasens udgifter

udgør af det samlede projekts udgifter. Vores opgørelse viser, at ministerierne i gen-

nemsnit har brugt 17 % af de samlede projektudgifter i beslutningsfasen.

20. Vi har undersøgt, hvilke udgifter Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatte-

ministeriet har haft i de 6 projekter, og hvor stor en andel beslutningsfasens udgifter

udgør af projekternes samlede udgifter.

Figur 5 viser ministeriernes samlede realiserede udgifter til projekterne samt den pro-

centvise fordeling af udgifterne på henholdsvis beslutningsfasen og resten af projek-

tet (dvs. gennemførelsesfasen, hvor it-systemet udvikles og implementeres).

Figur 5

De samlede udgifter til de 6 projekter og deres procentvise fordeling på beslutnings- og gennem-

førelsesfasen

19 %

Realiserede

udgifter i alt

77 %

89 %

79 %

78 %

87 %

79 %

Skattesministeriet, CRS

Skattesministeriet, CbC

Justitsministeriet, Nyt Politi.dk

Justitsministeriet, POL-INTEL

Finansministeriet, udskiftning af borger.dk's CMS

Finansministeriet, National eID gateway

11 %

23 %

37, 8 mio. kr.

23,4 mio. kr.

16,5 mio. kr.

96,4 mio. kr.

14,1 mio. kr.

12,7 mio. kr.

80 %

100 %

21 %

22 %

13 %

21 %

20 %

40 %

60 %

Beslutningsfasen

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Gennemførelsesfasen

Det fremgår af figur 5, at andelen af udgifter i beslutningsfasen er mellem 11 % og 23 %,

og at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 19 % af de samlede udgifter i beslut-

ningsfasen i de 6 projekter. Ministeriernes udgifter til beslutningsfasen varierer mel-

lem 1,8 mio. kr. og 21,3 mio. kr., og udgifterne er i gennemsnit 6,8 mio. kr. Udgifternes

andel af projektets samlede udgifter svarer således nogenlunde til gennemsnittet for

de 55 afsluttede projekter.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

Forskellen på udgifternes størrelse i projekterne kan i nogle tilfælde forklares ved, at

ministeriernes udgifter til anskaffelsen af it-systemet varierer meget. Fx afsluttede

Justitsministeriet og Skatteministeriet i 2016 beslutningsfasen i it-projekterne POL-

INTEL og CRS. Udgifterne i beslutningsfasen var på henholdsvis 21,3 mio. kr. og 8,6

mio. kr. Justitsministeriet brugte 17,1 mio. kr. på at anskaffe systemet i POL-INTEL,

mens Skatteministeriet ikke har haft udgifter til at indkøbe systemet i CRS, fordi mi-

nisteriet selv har udviklet det.

Resultater

Undersøgelsen viser, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslut-

ningsfasen. Der er dog nogle få projekter, som trækker gennemsnittet op. Udgifterne

spænder således fra ca. 320.000 kr. til ca. 111,6 mio. kr. Udelader man de 4 dyreste pro-

jekter i beregningen, er gennemsnittet ca. 6,7 mio. kr. Bortset fra de meget dyre pro-

jekter er der en tendens til, at ministeriernes udgifter i beslutningsfasen stort set er

ens, uanset hvor dyrt projektet er samlet set. Det tyder på, at ministerierne har nogle

faste udgifter, bl.a. til projektledelse, analyser, kravspecificering og eventuelt udbud,

ved at gennemføre beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt

det samlede projekt er. I de afsluttede projekter udgør beslutningsfasens udgifter ca.

17 % af projektets samlede udgifter.

Ministerierne har opgjort fordelingen mellem interne og eksterne udgifter i beslutnings-

fasen i 48 af de 96 projekter. Opgørelsen viser, at den ene halvdel af projekterne har

haft flere eksterne end interne udgifter i beslutningsfasen, mens den anden halvdel

har haft flere interne end eksterne udgifter.

I Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 projekter svarer ud-

gifternes andel af projekternes samlede udgifter nogenlunde til gennemsnittet for de

55 afsluttede projekter. Ministeriernes udgifter til beslutningsfasen er på mellem 1,8

mio. kr. og 21,3 mio. kr. Forskellen på udgifternes størrelse i projekterne kan bl.a. for-

klares ved, at ministerierne i forskellig grad har udgifter i anskaffelsesfasen. Skatte-

ministeriet har fx ikke haft udgifter til at indkøbe et af sine systemer, fordi ministeriet

selv har udviklet det, mens Justitsministeriet i et af sine projekter har brugt 17,1 mio.

kr. til den del af beslutningsfasen, der vedrører anskaffelsen af it-systemet.

Beslutningsfasens varig-

hed

Vi har opgjort beslutningsfa-

sens varighed ved at lægge

varigheden af analyse- og an-

skaffelsesfasen sammen for

de projekter, der er gennem-

ført efter den version af sta-

tens it-projektmodel, der er

fra før efteråret 2018. For pro-

jekter, der er igangsat efter

den nye version, har vi brugt

varigheden fra analysefasens

start til det tidspunkt, hvor mi-

nisteriet har oplyst, at ministe-

riet enten har skrevet kon-

trakt med en leverandør, eller

– hvis der er tale om egenud-

vikling – til ministeriet er be-

gyndt at udvikle it-systemet.

Varigheden er således et ud-

tryk for, hvor lang tid ministe-

rierne har brugt, opgjort i ka-

lendertid.

2.2. Beslutningsfasens varighed

21. Vi har undersøgt, hvor lang tid ministerierne har brugt på at gennemføre beslut-

ningsfasen, opgjort i kalendertid, i de 96 projekter. I forlængelse heraf har vi under-

søgt, hvor lang tid Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt

i beslutningsfasen i de 6 udvalgte projekter. Vi har gennemgået ministeriernes pro-

jektmateriale og registreret deres start- og sluttidspunkter for beslutningsfasen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |

22. Gennemgangen viser, at den korteste beslutningsfase har varet 41 dage, mens den

længste har varet mere end 4 år. Der er således stor forskel på, hvor lang tid ministe-

rierne bruger på at gennemføre beslutningsfasen i projekterne. Figur 6 viser beslut-

ningsfasens varighed i projekterne.

Figur 6

Beslutningsfasens varighed

(Måneder)

Note: n=95. Ét projekt indgår ikke på grund af manglende data.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Gennemsnit: 17

Det fremgår af figur 6, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 17 måneder på be-

slutningsfasen.

23. For de 55 afsluttede projekter har vi opgjort, hvor lang tid beslutningsfasen har va-

ret i forhold til projektets samlede varighed. Opgørelsen viser, at beslutningsfasen i

gennemsnit udgør 41 % af projekternes samlede varighed.

Opgørelsen viser også, at der ikke er en sammenhæng mellem, hvor lang tid ministe-

rierne bruger i beslutningsfasen, og hvor lang tid ministerierne samlet set bruger på

projektet. Dvs. at en lang beslutningsfase ikke nødvendigvis betyder, at projektet sam-

let set tager lang tid at gennemføre. I hvert tredje projekt har ministerierne brugt læn-

gere tid i beslutningsfasen end i resten af projektet. Dette gør sig oftest gældende i de

projekter, hvor der gennemføres EU-udbud.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

Sammenholder vi beslutningsfasens udgifter og varighed, opgjort i kalendertid, på

tværs af it-projekterne, ses der ikke en sammenhæng mellem disse. Beslutningsfa-

sen kan derfor være kort og samtidig have høje udgifter, ligesom den kan være lang

og have få udgifter. En lang beslutningsfase med forholdsvis lave udgifter kan fx for-

klares med, at ministerierne skal følge nogle lovfastsatte svarfrister, når de skal gen-

nemføre EU-udbud, og at der er ventetid forbundet med udbuddet. Et udbud kan og-

så være forbundet med et længerevarende klageforløb, der påvirker beslutningsfa-

sens varighed. En anden forklaring kan være, at ministeriet skal afsætte ekstra tid i

beslutningsfasen i de projekter, der skal forelægges for Folketingets Finansudvalg.

24. Vi har undersøgt, hvor lang tid Finansministeriet, Justitsministeriet og Skattemini-

steriet har brugt på beslutningsfasen i de 6 projekter, og hvor lang tid beslutningsfa-

sens varighed udgør af projekternes samlede varighed.

Figur 7 viser ministeriernes samlede tidsforbrug på projekterne samt den procent-

vise fordeling af tidsforbruget på henholdsvis beslutningsfasen og resten af projektet

(dvs. gennemførelsesfasen).

Figur 7

Den samlede varighed af de 6 projekter og varighedens procentvise fordeling på beslutnings- og

gennemførelsesfasen

41 %

Projektets

varighed i alt

71 %

66 %

Skattesministeriet, CRS

Skattesministeriet, CbC

Justitsministeriet, Nyt Politi.dk

Justitsministeriet, POL-INTEL

Finansministeriet, udskiftning af borger.dk's CMS

Finansministeriet, National eID gateway

29 %

34 %

48 %

40 %

38 %

58 %

17 måneder

20,5 måneder

52 %

44 måneder

35 måneder

15,5 måneder

60 %

62 %

42 %

30 måneder

100 %

20 %

40 %

60 %

80 %

Beslutningsfasen

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Gennemførelsesfasen

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |

Det fremgår af figur 7, at beslutningsfasens varighed udgør mellem 29 % og 58 % af

det samlede projekts varighed i de 6 projekter. Undersøgelsen viser, at ministerier-

nes tidsforbrug i beslutningsfasen er mellem 5 og 23 måneder, og at varigheden i gen-

nemsnit er 12 måneder. Justitsministeriets projekt POL-INTEL er det eneste af de 6

projekter, som har haft et budget på mere end 60 mio. kr. og derfor har skullet fore-

lægges for Folketingets Finansudvalg i beslutningsfasen. Beslutningsfasen udgør i

gennemsnit 41 % af projekternes samlede varighed i de 6 projekter, hvilket svarer til

gennemsnittet for de 55 afsluttede projekter.

Undersøgelsen viser også, at beslutningsfasen kan vare både længere og kortere tid

end den resterende del af projektet. Fx varede beslutningsfasen ca. 6 måneder i Fi-

nansministeriets ene projekt, Udskiftning af borger.dk’s CMS, mens den resterende

del af projektet varede knap 9 måneder. Beslutningsfasen udgjorde således 38 % af

projektets samlede varighed. I Finansministeriets andet projekt, National eID gateway,

varede beslutningsfasen længere tid end resten af projektet. Ministeriet måtte i dette

projekt gennemføre EU-udbud ad 2 omgange, fordi det viste sig, at evalueringsmeto-

den i det første udbud var uhensigtsmæssig. Beslutningsfasen varede ca. 1�½ år, mens

resten af projektet varede ca. ét år. Beslutningsfasen udgjorde således 58 % af projek-

tets samlede varighed.

Resultater

Undersøgelsen viser, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 17 måneder på be-

slutningsfasen. Den korteste beslutningsfase varede 41 dage, mens den længste va-

rede mere end 4 år.

I de 55 afsluttede projekter har ministerierne i gennemsnit brugt 41 % af projektets

samlede varighed på at gennemføre beslutningsfasen. Der er ikke en sammenhæng

mellem beslutningsfasens og gennemførelsesfasens varighed, så projekter med en

lang beslutningsfase følges ikke nødvendigvis af en lang gennemførelsesfase. I projek-

ter, hvor ministerierne gennemfører EU-udbud, er beslutningsfasen således i flere til-

fælde længere end gennemførelsesfasen. Der er heller ikke en sammenhæng mellem

beslutningsfasens varighed og udgifter.

I Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 projekter svarer be-

slutningsfasens andel af projekternes samlede varighed til gennemsnittet for de 55

afsluttede projekters. I de 6 projekter kan vi se eksempler på, at beslutningsfasen kan

vare både længere og kortere tid end resten af projektet. Finansministeriet har fx i

det ene af sine projekter brugt 58 % af projektets samlede varighed på beslutningsfa-

sen, hvilket kan forklares med, at ministeriet brugte mere tid end planlagt på udbuds-

processen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen

2.3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og

varighed og projekternes målopfyldelse

Vurdering af målopfyldelse

Pris og tid

For at vurdere projektets

målopfyldelse i forhold til pris

og tid har vi lagt os op ad It-rå-

dets vurdering. Ifølge It-rådet

er et it-projekt realiseret in-

den for budgettet, hvis dets

budget ikke overskrides med

mere end 10

Ifølge It-rådet

er et it-projekt realiseret in-

den for tidsplanen, hvis pro-

jektet ikke afsluttes senere

end 3 måneder efter det plan-

lagte afslutningstidspunkt.

Gevinster

Der foreligger ikke et tilsva-

rende niveau for at vurdere

projekternes målopfyldelse i

forhold til gevinstrealisering.

Vi har derfor vurderet ministe-

rierne ud fra, om ministerierne

ifølge egen vurdering har rea-

liseret de gevinster, der var

planlagt til at skulle realiseres

ca. ét år efter projektets af-

slutning. Delvist realiserede

gevinster tæller med som ikke

realiserede. Det skal hertil be-

mærkes, at ministerierne godt

kan realisere gevinster senere

end ét år efter projektets af-

slutning. Der er dog ikke nogen

standardiseret opfølgning på

de gevinster, ministerierne re-

aliserer senere.

25. Vi har undersøgt, om der er en sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter

og varighed, og om projekterne er kommet i mål i forhold til den planlagte pris og tid

og med de planlagte gevinster. Det har vi undersøgt for de 55 projekter, der er afslut-

tet.

26. Figur 8 viser ministeriernes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster. Gevin-

sterne er angivet som realiserede, hvis ministerierne i gevinstrealiseringsrapporterne

selv vurderer, at gevinsterne er realiserede som planlagt ca. ét år efter projektafslut-

ningen.

Figur 8

Målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster for de afsluttede pro-

jekter

I mål til prisen

I mål til tiden

Forventede gevinster realiseret

n=53

n=55

n=45

Nej

Har ikke indsendt gevinstrealiseringsrapport

Note: Vi har brugt projekternes oprindelige baseline til at vurdere målopfyldelsen for pris og tid. For gevinster-

ne har vi brugt projektafslutningsrapporten som baseline. For pris og tid har vi medtaget alle afsluttede

projekter. For gevinster har vi medtaget de projekter, der har været afsluttet i mere end ét år, og som mi-

nisterierne derfor bør have udarbejdet en gevinstrealiseringsrapport for, medmindre ministeriet har af-

talt med It-rådet, at gevinstrealiseringsrapporten skal afleveres senere.

I forhold til gevinster har vi taget 3 projekter ud af opgørelsen, da det ikke var muligt at vurdere, om ge-

vinsterne var realiserede, fx fordi ministerierne ikke havde fulgt op på dem endnu.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Det fremgår af figur 8, at ministerierne er kommet i mål til prisen med 41 projekter, i

mål til tiden med 34 projekter, og at ministerierne i 9 projekter har vurderet, at gevin-

sterne er realiseret som planlagt ca. ét år efter projektets afslutning.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |

27. Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i

mål, hvis de bruger længere eller kortere tid eller har flere eller færre udgifter i beslut-

ningsfasen. Af de projekter, som kommer bedst i mål i forhold til pris, tid og gevinster,

er der således projekter med både relativ kort og lang beslutningsfase og med relativt

små og store udgifter i beslutningsfasen. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen og

fasens varighed har således ikke i sig selv betydning for, om projekterne opfylder de

opstillede mål. Forklaringen kan være, at der er mange andre forhold i projektet som

fx brugerinddragelse, test, implementering og kompetencer, der kan have betydning

for, hvordan projekterne kommer i mål. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhæn-

gen mellem beslutningsfasens udgifter og varighed og projekternes målopfyldelse.

Boks 1 beskriver 2 projekter med forskellige beslutningsfaser, der begge når de op-

stillede mål.

Boks 1

Eksempel på projekter med forskellige beslutningsfaser, der

når de opstillede mål

Udenrigsministeriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet har hver gennemført ét

projekt, der opfylder målene i forhold til pris, tid og gevinster.

I det ene projekt udgjorde beslutningsfasens andel af de samlede projektudgifter ca. 21 %,

mens de i det andet projekt udgjorde ca. 7 %. Beslutningsfasens varighed udgjorde i det

ene projekt ca. 70 % og i det andet ca. 20 % af projektets samlede varighed. Projekternes

relative udgifter og varighed i beslutningsfasen i de 2 projekter var dermed meget forskel-

lige.

De 2 projekter er således eksempler på, at projekternes målopfyldelse ikke alene afhæn-

ger af beslutningsfasens udgifter og varighed.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Udenrigsministeriet og Uddannelses- og

Forskningsministeriet.

Resultater

Undersøgelsen viser, at beslutningsfasens udgifter og varighed ikke alene har betyd-

ning for, hvordan projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster. Af de pro-

jekter, som kommer bedst i mål, er der således projekter med både relativ kort og lang

beslutningsfase og med relativt få og mange udgifter i beslutningsfasen. Beslutnings-

fasens udgifter og varighed har således ikke i sig selv betydning for, om projekterne

opfylder de opstillede mål. Der er mange andre forhold i projektet som fx brugerind-

dragelse, test, implementering og kompetencer, der kan have betydning for, hvordan

projekterne kommer i mål.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

3. Ministeriernes beslut-

ninger vedrørende anskaf-

felsen af it-systemerne

Delkonklusion

Ministerierne har siden 2011 i stigende grad anvendt en agil eller delvist

agil udviklingsmetode i projekterne. Det er nogenlunde ligeligt fordelt, om

ministerierne har købt ind via EU-udbud eller rammeaftale, og det er for-

holdsvist få ministerier, der egenudvikler deres it-systemer.

Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i mål,

alene fordi de vælger en bestemt teknisk løsning, udviklingsmetode eller indkøbsform

frem for en anden. Ministeriernes projekter kommer således ikke alene godt i mål, for-

di de fx er agile eller egenudviklede. Beslutningsfasen er kortest i agile og egenudvikle-

de projekter samt i projekter, hvor der ikke er gennemført EU-udbud, men fx købt ind

på en rammeaftale.

Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-

teministeriet viser, at ministerierne ikke i alle tilfælde begrunder beslutningerne om

teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er

bedst egnet i det pågældende projekt. Ministerierne har fx ikke i nogen af projekterne

begrundet, hvilken udviklingsmetode der egner sig bedst til projektet. Ministerierne

begrunder bl.a. valgene med ministeriernes tidligere erfaringer. Rigsrevisionen finder,

at ministerierne skal kunne begrunde valgene i projekterne på baggrund af, hvad der

er bedst egnet til projekterne, og at valgene ikke alene bør være baseret på fx, hvad mi-

nisterierne tidligere har valgt.

28. Dette kapitel handler om, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende

anskaffelsen af it-systemerne i deres it-projekter, og om der er en sammenhæng mel-

lem disse beslutninger, og hvordan ministerierne er kommet i mål med projekterne i

forhold til pris, tid og gevinster.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |

Vi har undersøgt, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende anskaffel-

sen af it-systemerne. Det har vi gjort ved at undersøge, hvilke beslutninger ministeri-

erne har truffet vedrørende teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform i de 96

it-projekter. Vi har endvidere undersøgt, hvilken betydning beslutningerne har for va-

righeden og udgifterne i beslutningsfasen, hvilke overvejelser der ligger bag beslut-

ningerne, og om beslutningerne har særskilt betydning for, hvordan projekterne kom-

mer i mål.

3.1. Ministeriernes valg af teknisk løsning

29. Vi har undersøgt ministeriernes valg af teknisk løsning i de 96 projekters beslut-

ningsfase. Herudover har vi undersøgt, på hvilken baggrund Finansministeriet, Justits-

ministeriet og Skatteministeriet har valgt teknisk løsning i de 6 udvalgte projekter. En-

delig har vi undersøgt betydningen af valget for varighed og udgifter i beslutningsfa-

sen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold til pris,

tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.

30. Figur 9 viser, hvilke valg ministerierne har truffet i forhold til teknisk løsning i it-pro-

jekterne, dvs. om de har valgt et standardsystem, at egenudvikle systemet eller få ud-

viklet et nyt hos en leverandør.

Figur 9

Valg af teknisk løsning i 96 statslige it-projekter

Standardsystem med

tilpasninger

Standard-

system

Uoplyst

Andet

Egen-

udvikling

Nyudvikling

hos leverandør

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

Det fremgår af figur 9, at ministerierne har besluttet selv at udvikle løsningen i 17 af

projekterne. Disse 17 projekter er fordelt på 4 ministerier (Skatteministeriet, Uddan-

nelses- og Forskningsministeriet, Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet og Miljø-

og Fødevareministeriet). Skatteministeriet har fx besluttet at egenudvikle it-syste-

met i 12 af sine 24 projekter. Der er således kun få ministerier, der anvender egenud-

vikling i projekterne.

Ministerierne har i 30 af projekterne valgt at få systemet udviklet fra bunden hos en

leverandør, mens de har valgt at købe et standardsystem med eller uden tilpasninger

i samlet 41 projekter. I de fleste af de projekter, hvor ministerierne køber et standard-

system, skal systemet tilpasses for at opfylde ministeriernes behov.

Valg af teknisk løsning i

de 6 udvalgte projekter

Finansministeriet

•

National eID gateway

(udviklet fra bunden hos

leverandør)

•

Udskiftning af borger.dk’s

CMS (standardsystem).

Justitsministeriet

•

POL-INTEL (standard-

31. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag valget af teknisk løsning,

har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har vur-

deret og begrundet, hvilken teknisk løsning der bedst egner sig til de 6 udvalgte pro-

jekter.

Ministerierne har i alle 6 projekter brugt en markedsafklaring som grundlag for valget

af teknisk løsning. Fx undersøgte Skatteministeriet, om andre myndigheders løsninger

kunne genbruges, før ministeriet traf beslutningen om selv at udvikle. Justitsministe-

riet besøgte andre myndigheder for at få demonstreret et muligt standardsystem.

Ministerierne har også i alle 6 projekter begrundet valget af teknisk løsning. I de pro-

jekter, hvor ministerierne har besluttet at anskaffe en standardløsning, begrunder mi-

nisterierne bl.a. beslutningen med, at der er færre risici forbundet med at vælge en

standardløsning, og at deres markedsafklaring har vist, at der er et modent marked

for standardløsninger til at understøtte ministeriernes opgaver.

Skatteministeriet begrunder bl.a. beslutningen om at egenudvikle it-systemerne i

sine projekter med, at ministeriet har en stram tidsplan, og at det derfor er vigtigt, at

ministeriet kan gå i gang med udviklingen så hurtigt som muligt. Vores undersøgelse

viser imidlertid, at ministeriet ikke har nået at udvikle den planlagte funktionalitet, selv

om ministeriet afslutter projektet til det planlagte tidspunkt.

32. Vi har endvidere undersøgt, om valg af teknisk løsning har betydning for beslut-

ningsfasens udgifter og varighed. Figur 10 viser, hvor stor en andel af projektets sam-

lede varighed beslutningsfasen udgør ved valg af forskellige tekniske løsninger i de 55

afsluttede projekter.

system)

•

Nyt Politi.dk (standard-

system).

Skatteministeriet

•

CbC (egenudvikling)

•

CRS (egenudvikling).

Markedsafklaring

Markedsafklaring kan fx være

dialog med én eller flere leve-

randører for at få overblik over

markedet og identificere po-

tentielle leverandører, inden

opgaven sendes i udbud.

Markedsafklaringen kan også

bestå i at undersøge, om andre

nationale eller internationale

myndigheder har eksisteren-

de løsninger, der kan genbru-

ges

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |

Figur 10

Beslutningsfasens andel af det samlede projekts varighed ved valg af

forskellige tekniske løsninger

Gennemsnit 41 %

Egenudvikling

Nyudvikling hos leverandør

Standardsystem med tilpasninger

Standardsystem

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

Note: n=52. 2 projekter indgår ikke på grund af manglende data. Ét projekt indgår ikke, fordi ministeriet har op-

lyst kategorien ”Andet”.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 10, at projekter, hvor ministerierne har valgt at egenudvikle deres

it-system, har en relativt kortere beslutningsfase end projekter, hvor ministerierne har

valgt en anden teknisk løsning.

At ministerierne bruger relativt kortere tid i beslutningsfasen i projekter med egenud-

vikling kan hænge sammen med, at ministerierne i disse projekter ikke har skullet bru-

ge så lang tid på at forberede og gennemføre udbud.

Valget af teknisk løsning har således en betydning for beslutningsfasens varighed.

Derimod har vores undersøgelse vist, at valg af teknisk løsning ikke på tilsvarende

måde har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.

Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg

af teknisk løsning ikke i sig selv har betydning for, om ministerierne når de opstillede

mål i forhold pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhængen mel-

lem valget af forskellige tekniske løsninger og projekternes målopfyldelse.

Resultater

Undersøgelsen viser, at flere ministerier har valgt at købe et standardsystem frem for

at få udviklet et nyt hos en leverandør. De 17 projekter, hvor ministerierne har valgt at

egenudvikle it-systemerne, er fordelt på 4 ministerier.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt en markedsafkla-

ring som grundlag for valget af teknisk løsning i de 6 udvalgte projekter. Ministerierne

har i deres markedsafklaring enten afsøgt leverandørmarkedet eller undersøgt, om

det har været muligt at genbruge eksisterende tekniske løsninger. Finansministeriet

og Justitsministeriet begrunder fx valget af standardløsning med, at det vil minimere

projekternes risici, mens Skatteministeriets beslutning om egenudvikling bl.a. er be-

grundet i et hensyn til projekternes tidsplan.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

Undersøgelsen viser desuden, at der er en sammenhæng mellem ministeriernes valg

af teknisk løsning og beslutningsfasens varighed. Således har de 55 afsluttede projek-

ter, hvor ministerierne har valgt egenudvikling, en relativt kortere beslutningsfase end

de projekter, hvor ministerierne har valgt en anden teknisk løsning, fx et standardsy-

stem eller udvikling fra bunden hos en leverandør.

Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af teknisk løs-

ning og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen,

der tyder på, at ministeriernes valg af teknisk løsning i sig selv har betydning for, om

ministerierne når de opstillede mål i forhold til pris, tid og gevinster.

3.2. Ministeriernes valg af udviklingsmetode

33. Vi har undersøgt ministeriernes valg af udviklingsmetode i de 96 projekters be-

slutningsfase. Herudover har vi undersøgt, hvilke overvejelser der har ligget bag Fi-

nansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets valg i de 6 udvalgte pro-

jekter. Endelig har vi undersøgt betydningen af valget for varighed og udgifter i beslut-

ningsfasen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold

til pris, tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.

Figur 11 viser, hvilke udviklingsmetoder ministerierne har anvendt i it-projekterne.

Figur 11

Udviklingsmetode i 96 statslige it-projekter

Vandfalds-

metoden

Uoplyst

Delvist

agil

metode

Agil

metode

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |

Det fremgår af figur 11, at ministerierne har besluttet at bruge vandfaldsmetoden i 39

af de 96 projekter. I henholdsvis 15 og 40 projekter har ministerierne valgt at bruge

en agil eller en delvist agil udviklingsmetode. Undersøgelsen viser derudover, at der

er forskel på, hvordan valget af udviklingsmetode fordeler sig på ministerområderne.

Fx har Forsvarsministeriet besluttet at bruge vandfaldsmetoden i alle sine projekter,

Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet har besluttet at bruge en delvist agil metode

i alle sine projekter, mens de øvrige ministerier har valgt forskellige udviklingsmeto-

der i deres projekter.

Undersøgelsen viser desuden, at der i perioden 2011-2018 er sket en ændring i brugen

af udviklingsmetoder. I de første år var der en større andel af projekterne, hvor mini-

sterierne anvendte vandfaldsmetoden, mens ministerierne i de senere år har anvendt

en agil eller delvist agil metode i en større andel af projekterne.

34. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag ministeriernes valg af

udviklingsmetode, har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-

teministeriet har vurderet, hvilken udviklingsmetode der bedst egner sig i de 6 ud-

valgte projekter, og om ministerierne har begrundet valget af udviklingsmetode.

Ministerierne har afdækket mulighederne for forskellige udviklingsmetoder i 3 af de 6

projekter. Skatteministeriet har fx i et af sine projekter opstillet fordele og ulemper

for henholdsvis en vandfaldsbaseret og en agil udviklingsmetode.

Gennemgangen af ministeriernes begrundelser for valget af udviklingsmetode viser,

at ministerierne ikke i nogen af de 6 projekter har begrundet beslutningen om udvik-

lingsmetode ud fra, hvad der er bedst i det enkelte projekt. I ministeriernes begrun-

delser henviser de ikke til, at reglerne for statslige it-projekter har haft betydning for

ministeriernes valg af udviklingsmetode. Ministerierne har enten baseret beslutningen

på strategiske valg i ministeriet om at bruge en bestemt metode, egne erfaringer med

den valgte metode, eller ministerierne har ladet det være op til leverandøren at byde

ind med udviklingsmetoden. Sidstnævnte er bl.a. tilfældet for det ene af Justitsmini-

steriets projekter, hvor ministeriet primært havde erfaringer med vandfaldsmetoden,

men hvor det i løbet af markedsafklaringen blev klart, at alle de potentielle leveran-

dører brugte en agil udviklingsmetode. Finansministeriet har ikke begrundet valget af

udviklingsmetode i det ene projekt, mens ministeriet i det andet projekt har begrun-

det valget med, at det var den metode, der var mest erfaring med i ministeriet og hos

leverandøren. Skatteministeriet har i det ene af sine projekter begrundet valget af

den agile metode med, at tidsfristen for udviklingen af it-systemet var kort. I det an-

det projekt har Skatteministeriet begrundet valget af den agile metode med, at det

var en strategisk ledelsesbeslutning, at den metode skulle anvendes.

Rigsrevisionen finder, at ministerierne skal kunne begrunde valget af udviklingsme-

tode på baggrund af, hvad der er bedst egnet til projekterne, og at valget ikke alene

bør være baseret på, hvad ministerierne fx tidligere har valgt.

35. Vi har undersøgt, om valg af udviklingsmetode har en betydning for varigheden og

størrelsen af udgifter i beslutningsfasen. Figur 12 viser, hvor stor en andel beslutnings-

fasen udgør af projektets samlede varighed ved valg af forskellige udviklingsmetoder

i de 55 afsluttede projekter.

Ministeriernes valg af

udviklingsmetode

Finansministeriet

•

National eID gateway

(vandfalds- og agil metode)

•

Udskiftning af borger.dk’s

CMS (agil metode).

Justitsministeriet

•

POL-INTEL (vandfalds- og

agil metode)

•

Nyt Politi.dk (delvist agil

metode).

Skatteministeriet

•

CbC (agil metode)

•

CRS (agil metode).

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

Figur 12

Beslutningsfasens varighed i forhold til projektets samlede varighed

ved valg af forskellige udviklingsmetoder

Gennemsnit 41 %

Agil metode

Vandfaldsmetoden

Delvist agil metode

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

Note: Baseret på data fra de 55 afsluttede projekter.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 12, at i de projekter, hvor ministerierne bruger den agile udviklings-

metode, er der en relativt kortere beslutningsfase end i de projekter, hvor ministerier-

ne har brugt en delvist agil metode eller vandfaldsmetoden. At ministerierne bruger

relativt kortere tid i beslutningsfasen i de agile projekter kan hænge sammen med, at

ministerierne ikke bruger lige så lang tid på kravspecifikationen før anskaffelsen af

projekterne, fordi kravene i agile projekter typisk ikke er så detaljerede, når udviklin-

gen går i gang.

Valget af udviklingsmetode har således en betydning for beslutningsfasens varighed.

Derimod har vores undersøgelse vist, at valget af udviklingsmetode ikke på tilsvaren-

de måde har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.

Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg

af udviklingsmetode ikke i sig selv har betydning for, om ministerierne når de opstille-

de mål med projekterne i forhold til pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser

af sammenhængen mellem valget af forskellige udviklingsmetoder og projekternes

målopfyldelse.

Resultater

Undersøgelsen viser, at der siden 2011 har været en tendens til, at ministerierne i fær-

re tilfælde bruger vandfaldsmetoden og i højere grad bruger en agil eller delvist agil

udviklingsmetode.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har afdækket mulighederne

for at bruge forskellige typer af udviklingsmetoder i 3 af de 6 projekter. Ministerierne

har ikke i nogen af projekterne begrundet beslutningen om valg af udviklingsmetode

med udgangspunkt i, hvilken metode der er bedst egnet til det pågældende projekt.

Ministerierne begrunder i nogle tilfælde valget af udviklingsmetode med projektets

tidsplan, med at ministerierne i forvejen har erfaringer med en bestemt metode eller

med, at der i ministeriet er truffet valg om brug af en bestemt metode. I andre tilfælde

har ministerierne ladet det være op til leverandørerne at byde ind med deres foretruk-

ne metode.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |

Rigsrevisionen finder, at ministerierne skal kunne begrunde valget af udviklingsmeto-

de på baggrund af, hvad der er bedst egnet til projekterne, og at valget ikke alene bør

være baseret på, hvad ministerierne fx tidligere har valgt.

Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser desuden, at ministeriernes valg af

udviklingsmetode ser ud til at have betydning for beslutningsfasens varighed. Således

har de afsluttede projekter, hvor ministerierne har valgt at bruge en agil udviklingsme-

tode, en relativt kortere beslutningsfase end de projekter, hvor ministerierne har valgt

en delvist agil metode eller vandfaldsmetoden.

Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af udviklingsme-

tode og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen,

der tyder på, at ministeriernes valg af udviklingsmetode i sig selv har betydning for,

om ministerierne når de opstillede mål med projekterne i forhold til pris, tid og gevin-

ster.

3.3. Ministeriernes valg af indkøbsform

36. Vi har undersøgt ministeriernes valg af indkøbsform i de 96 projekters beslut-

ningsfase. Herudover har vi undersøgt, hvilke overvejelser der har ligget bag Finans-

ministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets valg i de 6 udvalgte projekter.

Endelig har vi undersøgt betydningen af valget for varigheden og udgifterne i beslut-

ningsfasen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold

til pris, tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.

37. Figur 13 viser, hvilke valg ministerierne har truffet i forhold til indkøbsform i it-pro-

jekterne.

Figur 13

Valg af indkøbsform i 96 statslige it-projekter

Rammeaftale

Andet/uoplyst

Kombination

EU-udbud

Ingen indkøb

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

Det fremgår af figur 13, at fordelingen mellem projekter, hvor ministerierne indkøber

via EU-udbud og rammeaftale, er nogenlunde lige med en lille overvægt af projekter,

hvor ministerierne indkøber via en rammeaftale. Undersøgelsen viser derudover, at

der er forskel på, hvordan valget af indkøbsform fordeler sig på ministerområderne.

Fx har Finansministeriet i de fleste tilfælde indkøbt via EU-udbud, Forsvarsministeriet

via en rammeaftale, og andre ministerier har valgt forskellige indkøbsformer.

Ministeriernes valg af

indkøbsform

Finansministeriet

•

National eID gateway (EU-

udbud)

•

Udskiftning af borger.dk’s

38. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag valget af indkøbsform,

har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har

vurderet, hvilken indkøbsform der bedst egner sig til de 6 udvalgte projekter, og om

ministerierne har begrundet valget af indkøbsform.

Ministerierne har afdækket mulighederne for forskellige typer af indkøbsformer i 5 ud

af de 6 projekter. I disse projekter har ministerierne indhentet viden internt i ministe-

rierne og hos eksterne rådgivere.

Ministerierne har i alle 6 projekter begrundet beslutningen om valg af indkøbsform. I

de projekter, hvor ministerierne har besluttet at bruge en rammeaftale, begrunder

ministerierne det bl.a. med, at det tager kortere tid end at skulle gennemføre et EU-

udbud. Derudover ser ministerierne nogle fordele ved at bruge egne rammeaftaler og

SKI-rammeaftaler. Fx begrunder Finansministeriet sin beslutning med, at indkøb via

en eksisterende rammeaftale med en velkendt leverandør er mindre risikofyldt end

at gennemføre et EU-udbud. Herudover forventede ministeriet, at det var billigere at

benytte en leverandør, som ministeriet i forvejen havde et godt samarbejde med, og

som kendte det eksisterende system godt. Justitsministeriet begrunder sit valg af

EU-udbud i det ene af projekterne med, at projektet har en karakter, der gør, at det

hører under forsvars- og sikkerhedsdirektivet, der regulerer indkøb på forsvars- og

sikkerhedsområdet. Det følger af direktivet, at ministeriet kun kan bruge 2 typer af

EU-udbud til indkøbet.

39. Vi har endvidere undersøgt, om ministeriernes valg af indkøbsform har en betyd-

ning for varigheden og størrelsen af udgifter i beslutningsfasen. Figur 14 viser, hvor

stor en andel af projektets samlede varighed beslutningsfasen udgør ved valg af for-

skellige indkøbsformer i de 55 afsluttede projekter.

CMS (rammeaftale).

Justitsministeriet

•

POL-INTEL (EU-udbud)

•

Nyt Politi.dk (rammeaftale).

Skatteministeriet

•

CbC (rammeaftale)

•

CRS (rammeaftale).

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |

Figur 14

Beslutningsfasens varighed i forhold til projektets samlede varighed

ved valg af forskellige indkøbsformer

Gennemsnit 42 %

EU-udbud

Rammeaftale

Kombination

Ingen indkøb til udvikling

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

Note: Baseret på data fra de 55 afsluttede projekter. 3 projekter indgår ikke, da der ikke er data for disse. For

hver af kategorierne ”Kombination” og ”Ingen indkøb til udvikling” er der kun én observation. Der er såle-

des ikke tale om et gennemsnit.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 14, at projekter, hvor ministerierne køber ind via en rammeaftale,

har en relativt kortere beslutningsfase end projekter, hvor ministerierne har valgt at

købe ind via EU-udbud. Det kan skyldes, at der i EU-udbud er fastsat tidsfrister, som

typisk er længere end i rammeaftalerne. I projekter med EU-udbud udgør beslutnings-

fasen gennemsnitligt 45 % af projektets samlede varighed.

Valget af indkøbsform har således en betydning for beslutningsfasens varighed. Der-

imod har vores undersøgelse vist, at valg af indkøbsform ikke på tilsvarende måde

har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.

Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg

af indkøbsform ikke i sig selv har betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold

til pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhængen mellem valget

af forskellige indkøbsformer og projekternes målopfyldelse.

Resultater

Undersøgelsen viser, at fordelingen mellem projekter, hvor ministerierne indkøber via

EU-udbud og rammeaftale, er nogenlunde lige med en lille overvægt af projekter med

indkøb via en rammeaftale.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i 5 af de 6 projekter ind-

hentet viden om forskellige indkøbsformer, enten internt eller hos eksterne rådgivere.

Ministerierne har i alle projekter begrundet deres valg af indkøbsform. Ministerierne

begrunder fx valget af rammeaftale med, at det tager kortere tid end at skulle gen-

nemføre et EU-udbud. Finansministeriet begrunder fx også valget af rammeaftale

med, at det vurderes at være billigere og mindre risikofyldt end at gennemføre et EU-

udbud.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne

Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser også, at ministeriernes valg af ind-

købsform har betydning for beslutningsfasens varighed. Således har de afsluttede

projekter, hvor ministerierne har valgt at købe ind via en rammeaftale, en relativt kor-

tere beslutningsfase end de projekter, hvor ministerierne har valgt at gennemføre

EU-udbud.

Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af indkøbsform

og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen, der ty-

der på, at ministeriernes valg af indkøbsform i sig selv har betydning for, om ministe-

rierne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |

4. Ministeriernes justerin-

ger i projekterne i løbet af

beslutningsfasen

Delkonklusion

Ministerierne har i størstedelen af projekterne justeret i budget og tids-

plan i løbet af beslutningsfasen. Justeringerne har i de fleste tilfælde ført

til, at budgettet er blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet

udskudt.

Justeringerne fører ikke nødvendigvis til, at projekterne kommer i mål i forhold til pris

og tid, men ministeriernes justeringer i budgettet betyder typisk, at deres estimater

kommer tættere på de faktiske udgifter.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i de 6 projekter justeret

budgetter og tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud. Ministerierne har også

indarbejdet de anbefalinger fra It-rådet, de har fået vedrørende pris og tid. 5 af de 6

projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning for, hvilke

anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med risikovurde-

ringen. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til det ene af Finansministeriets projekter,

at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbefalinger, fordi projektet

er så langt fremskredet. It-rådet har oplyst, at risikovurderingen af i alt 23 projekter

først er afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen.

Rigsrevisionen finder, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for

at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne

har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan være med til at re-

ducere risici i projektet, og som kan have betydning for projektets succes.

40. Dette kapitel handler om, i hvilket omfang ministerierne har justeret i projekter-

nes budget og tidsplan i løbet af beslutningsfasen, og om der er en sammenhæng

mellem ministeriernes justeringer, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til

pris og tid.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen

Vi har undersøgt, om ministerierne har justeret projekternes budget og tidsplan på 3

tidspunkter: ved indsendelsen til risikovurderingen, ved indsendelsen af baseline til

It-rådet og ved overgangen til udviklingen af it-systemet, som er afslutningen på be-

slutningsfasen. Det har vi gjort ved at undersøge, om ministerierne har justeret de 96

projekters budget og afslutningstidspunkt på de 3 tidspunkter. Herudover har vi un-

dersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes justeringer i projekternes

budget og tidsplan, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til pris og tid.

41. Figur 15 viser de 3 tidspunkter i beslutningsfasen, hvor vi har undersøgt, om mini-

sterierne har justeret projekternes budget og tidsplan.

Figur 15

Tidspunkter for undersøgelse af justeringer

Modellen fra

før

efteråret 2018

Idéfase

Risiko-

vurdering

Baseline

til It-rådet

Overgang

til udvikling

Analysefase

Anskaffelsesfase

Beslutningsfasen

Gennemførelsesfase

Realiseringsfase

Idéfase

Modellen fra

efter

efteråret 2018

Analysefase

Gennemførelsesfase

Realiseringsfase

Risiko-

vurdering

Baseline

til It-rådet

Overgang

til udvikling

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af Vejledning til statens it-projektmodel.

4.1. Justeringer i projekternes budgetter

42. Vi har undersøgt, i hvilket omfang ministerierne har justeret i de 96 projekters bud-

getter, fra projektet starter, til udviklingen af it-systemet begynder. Vi har endvidere

undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt

konkret viden fra It-rådet og leverandøren til at justere budgettet i de 6 udvalgte pro-

jekter. Risikovurderingen i It-rådet er sammen med input fra eventuelle leverandører

centrale kilder for ministeriet til at justere i projektets budget eller tidsplan. Endelig

har vi undersøgt, om justeringerne har betydning for, om projekterne kommer i mål i

forhold til prisen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |

43. Figur 16 viser andelen af projekter, hvor ministerierne har justeret budgettet og

tidspunktet for justeringerne.

Figur 16

Projekter, der har fået justeret budgettet i løbet af beslutningsfasen og tidspunktet for justerin-

gerne

Samlet

Tidspunkt for justering

Justeret pris ved indsendelse til risikovurdering

73 %

60 %

45 %

27 %

40 %

55 %

88 %

Justeret pris ved baseline

n=94

Justeret pris ved overgang til gennemførelsesfase

12 %

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

Nej

n=78/93/85

Note: Justeringerne er baseret på en sammenligning mellem ministeriernes estimater ved projektets start, ved indsendelse af projektet til risikovur-

dering og baseline samt ved overgangen til gennemførelse/udvikling.

Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne ikke fremsendt oplysninger om forvent-

ningerne til budgettets størrelse ved projektets start og på de 3 tidspunkter, og det har derfor ikke været muligt for Rigsrevisionen at se, om der

er foretaget justeringer.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 16, at ministerierne har justeret budgettet i 88 % af projekterne,

mens der i 12 % af projekterne ikke er justeret i budgettet. Det fremgår endvidere, at mi-

nisterierne i høj grad justerer i den første del af beslutningsfasen op til, at ministerier-

ne indsender projekterne til risikovurdering. Ministerierne foretager færre justeringer

i budgettet, jo længere de når frem i beslutningsfasen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen

44. Figur 17 viser de projekter, hvis budget er op- eller nedjusteret i beslutningsfasen,

og hvor meget der er justeret i forhold til projektets samlede budget.

Figur 17

Projekter, hvis budget er op- eller nedjusteret og justeringernes andel af budgettet

Justering af budgettet

Opjusteret med mere end 100 %

Opjusteret med 51-100 %

Opjusteret med 26-50 %

Justeringens størrelse

n=78

73 %

n=78

Opjusteret med 1-25 %

Nedjusteret med 1-25 %

27 %

Nedjusteret med mere end 25 %

Nedjusteret

Opjusteret

Note: Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne fx angivet et interval for forventninger-

ne til budgettets størrelse, og det har dermed ikke været muligt for Rigsrevisionen at beregne justeringernes størrelse. Figuren viser, om der er

op- eller nedjusteret mellem det tidligste og det seneste estimat, ministerierne har angivet.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 17, at i de projekter, hvor ministerierne har justeret i budgettet, er

73 % opjusteret, mens 27 % er nedjusteret. De fleste opjusteringer er under halvdelen

af det tidligere estimat for prisen, men der er også projekter, hvis budget bliver mere

end dobbelt så stort som følge af justeringerne. De store opjusteringer foretages som

regel tidligt i beslutningsfasen. Fx opjusterer Skatteministeriet budgettet for projektet

Årsopgørelse 2011 til næsten det femdobbelte forud for risikovurderingen ved It-rådet.

I de fleste af de projekter, hvor ministerierne nedjusterer budgettet, er nedjusteringer-

ne under en fjerdedel af det tidligere estimat for prisen.

Tidspunkt for risikovur-

dering

Det følger af budgetvejlednin-

gen, herunder Vejledning til ri-

sikovurdering og rådgivning

ved Statens It-råd, at projek-

terne skal indsendes til risiko-

vurdering i analysefasen, in-

den anskaffelsen påbegyn-

des, dvs. inden ministeriet går

i gang med at kravspecificere

og gennemføre udbud, og der-

med før ministeriet går i gang

med at udvikle systemet.

45. For nærmere at belyse baggrunden for justeringer i budgettet i beslutningsfasen

har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har

brugt viden fra It-rådet og leverandøren til at justere de 6 udvalgte projekters budget.

Endvidere har vi undersøgt, om de 6 projekter er kommet i mål til prisen.

I 2 af de 6 projekter anbefalede It-rådet at justere projekternes budgetter. De 2 pro-

jekter var begge forankret i Skatteministeriet, som brugte anbefalingerne til at justere

projekternes budgetter.

Vores undersøgelse viser imidlertid, at 5 af de 6 projekter blev sendt til risikovurde-

ring, efter at ministerierne var gået i gang med at anskaffe eller udvikle systemerne.

De 3 ministerier har forskellige begrundelser for den sene risikovurdering.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |

Finansministeriet blev først efter analysefasen klar over, at budgettet for det ene af

projekterne oversteg 10 mio. kr. Finansministeriet har oplyst, at det i det andet projekt

var muligt at spare nogle udgifter ved hurtigt at gå i udbud, og at ministeriet søgte og

fik dispensation fra It-rådets formand. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til dette

projekt, at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbefalinger, fordi

projektet er så langt fremskredet.

Justitsministeriet fik det ene af sine projekter, POL-INTEL, risikovurderet til tiden. I

det andet projekt, Nyt Politi.dk, blev ministeriet først i forbindelse med anskaffelses-

fasen klar over, at projektets budget oversteg 10 mio. kr., og at det derfor skulle risi-

kovurderes.

Skatteministeriet har oplyst, at ministeriet for begge projekter har søgt og fået dispen-

sation for, at ministeriet kunne påbegynde udviklingen af systemet i analysefasen, in-

den projektet var blevet risikovurderet. Ministeriet har vurderet, at tidsfristerne, som

er opstillet i den lovgivning, projekterne skal implementere, ikke ville kunne overhol-

des, hvis risikovurderingen skulle gennemføres rettidigt.

Skatteministeriets 2 projekter er først igangsat henholdsvis 9 måneder og 1�½ år efter,

at de 2 EU-forordninger, som Skatteministeriet skal implementere, er implementeret

i dansk lov. Skatteministeriet har oplyst, at projekterne på daværende tidspunkt blev

prioriteret lavere end andre igangværende projekter og sikker drift, og at dette er år-

sag til den sene igangsættelse af projekterne. Herudover har ministeriet oplyst, at hvis

ministeriet havde haft den tilstrækkelige kapacitet til at igangsætte initiativerne tidli-

gere, havde der forventeligt ikke været behov for dispensation, og at det sandsynlig-

vis havde skabt rum til en mere kvalificeret beslutningsfase.

46. Vi har på baggrund af ovenstående bedt It-rådet om at opgøre, hvornår risikovur-

deringen af de i alt 96 projekter har fundet sted, for at se, om der er en generel ten-

dens til, at projekterne risikovurderes sent.

It-rådet har udarbejdet en opgørelse over tidspunktet for risikovurderingen i de 96

projekter. Opgørelsen er baseret på ministeriernes angivelse af fasernes start- og

sluttidspunkt og på datoen for de anbefalingsbreve, It-rådet har sendt til ministeri-

erne i forlængelse af risikovurderingen. Opgørelsen viser, at risikovurderingen af 23

af de 96 projekter først er afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Der-

med er projekterne ikke risikovurderet i analysefasen, som det følger af budgetvej-

ledningen. Der kan være forskellige årsager til den sene risikovurdering, fx at ministe-

rierne er blevet bedt om at tilpasse projektmaterialet og indsende nyt.

Rigsrevisionen finder samlet set, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets

mulighed for at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase.

Ministerierne har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan

være med til at reducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.

Skatteministeriet har oplyst, at det er korrekt, at de sene risikovurderinger begræn-

sede relevansen af It-rådets anbefalinger. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet

også fremadrettet vil være opmærksom på at imødekomme, at projekterne kan risi-

kovurderes rettidigt.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen

47. Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter viser også, at leverandørens tilbud i

begge Justitsministeriets projekter og i det ene af Finansministeriets projekter har

givet anledning til at justere budgettet. Skatteministeriet udviklede selv it-syste-

merne i sine 2 projekter og modtog derfor ikke tilbud fra en leverandør. Skattemini-

steriet købte udviklingstimer på en rammekontrakt, og det fremgår af projektmateria-

let, at ministeriet har forhøjet projektets budget i forbindelsen med fornyelsen af en

kontrakt, hvor timeprisen for konsulentydelser blev højere.

It-rådets vurdering af,

hvornår et projekt er

kommet i mål til prisen

Ifølge It-rådet er et it-projekt

realiseret inden for budgettet,

hvis budgettet ikke overskri-

des med mere end 10

Endvidere viser undersøgelsen, at 5 af de 6 projekter blev realiseret inden for bud-

gettet, når man sammenligner den realiserede projektpris med budgettet ved den

oprindelige baseline. Justitsministeriets projekt POL-INTEL blev 41 mio. kr. dyrere

end oprindeligt forventet og kom dermed ikke i mål i forhold til prisen.

Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser også, at ministeriernes justeringer i

projektets budget i beslutningsfasen ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-

mer i mål i forhold til prisen. Vi kan dog se, at ministerierne typisk bliver mere præ-

cise, når de justerer, og at deres estimater derfor kommer tættere på de faktiske ud-

gifter end før justeringen.

Resultater

Undersøgelsen viser, at ministerierne i de fleste tilfælde justerer projekternes bud-

getter, og at budgetterne i de fleste tilfælde bliver forøget.

Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter fra Justitsministeriet, Finansministeriet og

Skatteministeriet viser, at ministerierne har indarbejdet relevant viden i projekternes

budgetter i beslutningsfasen. Dermed har ministerierne brugt den viden, de har fået

fra It-rådet og leverandøren, til at justere projekternes budgetter, hvor det har været

relevant.

Undersøgelsen viser dog også, at 5 af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Ju-

stitsministeriet og Skatteministeriet blev risikovurderet så sent, at det kan have haft

betydning for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbin-

delse med risikovurderingen. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til det ene af Finans-

ministeriets projekter, at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbe-

falinger, fordi projektet er så langt fremskredet. It-rådets sekretariat ved Digitalise-

ringsstyrelsen har oplyst, at risikovurderingen af i alt 23 projekter først er afsluttet ef-

ter overgangen til gennemførelsesfasen.

Rigsrevisionen finder, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for

at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne

har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan være med til at

reducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.

Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser, at ministerierne typisk bliver mere

præcise i forhold til at estimere prisen og dermed kommer tættere på de faktiske ud-

gifter, når de justerer. Justeringerne fører dog ikke nødvendigvis til, at projekterne

kommer i mål i forhold til prisen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |

4.2. Justeringer i projekternes tidsplan

48. Vi har undersøgt, om ministerierne har justeret i projekternes tidsplan i løbet af

beslutningsfasen i de 96 projekter. Vi har endvidere undersøgt, om Finansministeriet,

Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt konkret viden fra It-rådet og leve-

randøren til at justere tidsplanen i de 6 udvalgte projekter. Endelig har vi undersøgt,

om justeringerne har betydning for, om projekterne kommer i mål til tiden.

49. Figur 18 viser, om ministerierne har justeret i afslutningstidspunktet for projek-

terne samt tidspunktet for justeringen.

Figur 18

Justering i afslutningstidspunktet og tidspunktet for justeringen

Samlet

Tidspunkt for justering

Justeret tid ved indsendelse til risikovurdering

Justeret tid ved baseline

44 %

37 %

71 %

56 %

63 %

29 %

78 %

n=94

Justeret tid ved overgang til gennemførelsesfase

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

22 %

Nej

n=82/93/94

Note: Justeringerne er baseret på en sammenligning mellem ministeriernes estimater ved projektets start, ved indsendelse af projektet til risikovur-

dering og baseline samt ved overgangen til gennemførelse/udvikling.

Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne ikke fremsendt oplysninger om forvent-

ningerne til projekternes afslutningstidspunkt ved projektets start og på de 3 tidspunkter, og det har derfor ikke været muligt for Rigsrevisionen

at se, om der er foretaget justeringer.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Det fremgår af figur 18, at ministerierne undervejs i beslutningsfasen har justeret det

forventede afslutningstidspunkt i 78 % af projekterne. I 22 % af projekterne har afslut-

ningstidspunktet dermed ligget fast fra projektets start. Det fremgår endvidere af fi-

guren, at ministerierne i høj grad justerer i starten af beslutningsfasen inden It-rådets

risikovurdering, mens de i mindre grad justerer ved baseline og ved overgangen til

gennemførelsesfasen/udviklingen af systemet. Dette kan være udtryk for, at ministe-

rierne ved projektets start har begrænset viden, og at ministerierne løbende udbyg-

ger deres viden i analysefasen, så der bliver mindre og mindre behov for at justere, jo

længere ministerierne når hen i beslutningsfasen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen

50. Figur 19 viser de projekter, der har fået justeret afslutningstidspunktet.

Figur 19

Projekter, hvis afslutningstidspunkt er justeret

Justering af

afslutningstidspunktet

Justeringens størrelse

Udskudt mere end 2 år

86 %

Udskudt 1 til 2 år

Udskudt 6 måneder til 1 år

n=56

Udskudt op til 6 måneder

Fremrykket op til 6 måneder

14 %

Fremrykket mere end 6 måneder

n=56

Fremrykket

Note: Der er projekter, som ikke indgår i de 2 figurer på grund af manglende data.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Udskudt

Det fremgår af figur 19, at ministerierne i 14 % af projekterne har besluttet at fremryk-

ke afslutningstidspunktet i forhold til det oprindeligt planlagte, mens det er blevet ud-

skudt i 86 % af projekterne. Det fremgår endvidere af figuren, at der er stor forskel på,

hvor lang tid projekterne bliver forlænget med. Mere end halvdelen af projekterne

forlænges med mere end 6 måneder, og for 10 projekter er forlængelsen mere end 2

år. Den største forlængelse er på 4,5 år, mens andre projekter forlænges med under

én måned.

51. For nærmere at belyse baggrunden for justeringer i tidsplanen i beslutningsfasen

har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt

viden fra It-rådet og leverandøren til at justere de 6 udvalgte projekters tidsplan. End-

videre har vi undersøgt, om de 6 projekter er kommet i mål til tiden.

I 2 af de 6 projekter har It-rådet anbefalet at justere projekternes tidsplaner. Det dre-

jer sig om ét af Justitsministeriets og ét af Skatteministeriets projekter. Begge mini-

sterier har justeret tidsplanerne på baggrund af It-rådets anbefalinger. 5 af de 6 pro-

jekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning for, hvilke anbe-

falinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med risikovurderingen.

Finansministeriet og Justitsministeriet har justeret tidsplanerne for deres 4 projekter

på baggrund af den viden, de har fået fra leverandøren i forbindelse med, at der blev

afgivet tilbud og indgået kontrakt. Skatteministeriet har ikke modtaget tilbud fra en

leverandør, fordi ministeriet har valgt selv at udvikle it-systemerne i de 2 projekter.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |

Vores undersøgelse viser endvidere, at 4 af de 6 projekter kom i mål i forhold til tiden,

når projekterne måles op imod, hvad ministeriet forventede ved den oprindelige ba-

seline. Justitsministeriets 2 projekter kom ikke i mål til tiden og var forsinket henholds-

vis 4 og 12 måneder.

52. Der er ikke noget i undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter, der tyder på, at

projekterne kommer i mål til tiden, alene fordi ministerierne justerer afslutningstids-

punktet. Ministerierne har i de fleste tilfælde justeret projekternes afslutningstids-

punkt i løbet af beslutningsfasen, både i projekter, der kom i mål, og i projekter, der

ikke kom i mål til tiden. Vi kan også se, at der er projekter, der ikke har fået justeret

tidsplanen i beslutningsfasen, der kommer i mål til tiden. De justeringer, ministerierne

har foretaget, har altså ikke nødvendigvis ført til, at projekterne kom i mål til tiden.

Undersøgelsen viser dog også, at der er en tendens til, at hvis projektafslutningstids-

punktet udskydes med mange måneder, kommer projektet ikke i mål i forhold til tiden.

I de projekter, hvor ministeriet har udskudt afslutningstidspunktet med ét år eller me-

re, er det således kun 40 %, der er kommet i mål til tiden, mens det tilsvarende er ca.

80 % blandt de projekter, der har udskudt afslutningstidspunktet med mindre end 3

måneder.

It-rådets vurdering af,

hvornår et projekt er

kommet i mål til tiden

Ifølge It-rådet er et it-projekt

realiseret inden for tidsplanen,

hvis projektet ikke afsluttes

senere end 3 måneder efter

det planlagte afslutningstids-

punkt.

Resultater

Undersøgelsen viser, at ministerierne i de fleste tilfælde justerer projekternes tidspla-

ner, og at justeringerne i de fleste tilfælde betyder, at projekternes afslutning bliver

udskudt.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har justeret projekternes

tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud i de projekter, hvor ministerierne

ikke selv udvikler it-systemerne. Ministerierne har også justeret tidsplanerne på bag-

grund af It-rådets risikovurdering i de tilfælde, hvor It-rådets anbefalinger har været

rettet mod tidsplanen. 5 af de 6 projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan

have haft betydning for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at

give i forbindelse med risikovurderingen.

Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser, at ministeriernes justeringer i pro-

jekternes tidsplan i beslutningsfasen ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-

mer i mål til tiden. Undersøgelsen viser også, at der er en tendens til, at projekterne

ikke kommer i mål til tiden, hvis projektafslutningstidspunktet udskydes med mange

måneder.

Rigsrevisionen, den 26. november 2020

Lone Strøm

/Mads Nyholm Jacobsen

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Statsrevisorernes anmodning

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

Undersøgelsen skal ifølge Statsrevisorerne

Afdække beslutningsprocesser i statslige it-projek-

ter.

Vi undersøger

Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor

lang tid har ministerierne brugt på beslutningsfa-

sen?

Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrø-

rende anskaffelsen af it-systemerne?

I hvilket omfang har ministerierne justeret i projek-

ternes budget og tidsplan i løbet af beslutningsfa-

sen?

Her besvares

spørgsmålet

Kapitel 2.

Kapitel 3.

Kapitel 4.

Afdække, om beslutningsprocesser for statslige it-

projekter har implikationer for kvaliteten og opfyl-

delse af de opstillede mål for projektet.

Er der en sammenhæng mellem ministeriernes ud-

gifter og tidsforbrug i beslutningsfasen, og hvordan

projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og ge-

vinster?

Er der en sammenhæng mellem ministeriernes be-

slutninger vedrørende anskaffelsen af it-syste-

merne, og hvordan projekterne kommer i mål i for-

hold til pris, tid og gevinster?

Er der en sammenhæng mellem ministeriernes ju-

steringer i projekternes budget og tidsplan i løbet af

beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i

mål i forhold til pris og tid?

Kapitel 2.

Kapitel 3.

Kapitel 4.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Bilag 2. Metodisk tilgang

Formålet med undersøgelsen er at afdække, hvad der karakteriserer beslutningsfasen

i statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes beslutnin-

ger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og

gevinster. Derfor har vi undersøgt følgende:

Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor lang tid har ministerierne brugt

på beslutningsfasen?

•

Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-

merne?

•

I hvilket omfang har ministerierne justeret i projekternes budget og tidsplan i løbet

af beslutningsfasen?

Vi undersøger også, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kom-

mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster og de undersøgte forhold i beslutningsfasen,

herunder ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger vedrøren-

de anskaffelsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af

beslutningsfasen. Vi undersøger gevinster i projekterne som et udtryk for projekter-

nes kvalitet.

Vi besvarer spørgsmålene ved at undersøge beslutningsfasen for 96 it-projekter i 15

ministerier. Herudover besvarer vi spørgsmålene ved nærmere at undersøge 6 pro-

jekter fordelt på Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.

Undersøgelsen omhandler perioden fra 2011, hvor Statens It-råd (dengang Statens It-

projektråd) blev nedsat og begyndte at risikovurdere statslige it-projekter, frem til den

1. juli 2020, hvor dataindsamling til undersøgelsen er afsluttet.

Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af data og metoder i flere detaljer.

Beslutningsfasen

•

Vi har i undersøgelsen fastsat begrebet beslutningsfasen, der både favner den gamle

og den nye it-projektmodel. Fasen inkluderer analyse- og anskaffelsesfasen i den fæl-

lesstatslige it-projektmodel, som ministerierne har skullet bruge til gennemførelsen

af it-projekter frem til 2018. I den nye version af modellen svarer beslutningsfasen til

analysefasen og den del af gennemførelsesfasen, hvor et eventuelt udbud tilrettelæg-

ges og gennemføres, og/eller indtil udviklingen af it-systemet igangsættes.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Beslutningsfasen i 96 statslige it-projekter

Det fremgår af budgetvejledningen, at ministerierne skal følge den fællesstatslige it-

projektmodel, som omfatter hele projektforløbet fra idé til realisering af de forvente-

de gevinster. Ministerierne skal indsende it-projekterne til risikovurdering hos It-rå-

det, hvis det samlede budget til it-projektet udgør 10 mio. kr. eller derover. I det sam-

lede budget skal indgå udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder

internt resurseforbrug. I forbindelse med risikovurderingen skal ministerierne udfylde

en række obligatoriske dokumenter som grundlag for risikovurderingen. It-projektet

skal risikovurderes i analysefasen, og før anskaffelsesfasen eller gennemførelsesfa-

sen påbegyndes, dvs. inden udbudsprocessen eller udviklingen af it-systemet går i

gang. Efter projektets afslutning skal ministerierne sende projektafslutnings- og ge-

vinstrealiseringsrapport til It-rådet.

Undersøgelsen omfatter som udgangspunkt alle statslige it-projekter, der er risiko-

vurderet af It-rådet i perioden 1. januar 2011 - 31. december 2019, og som har afsluttet

beslutningsfasen. It-rådet har i denne periode risikovurderet ca. 110 it-projekter og

programmer. I vores undersøgelse indgår 96 af disse. Undersøgelsen omfatter ikke

programmer, der er risikovurderet af It-rådet, da beslutningsfasen i disse ikke er sam-

menlignelig med it-projekternes. Undersøgelsen omfatter ligeledes ikke it-projekter,

der er lukket før beslutningsfasens afslutning, da der for disse projekter ikke findes

realiserede opgørelser af udgifter og varighed for den samlede beslutningsfase. Her-

udover indgår ikke fortrolige it-projekter. De 96 projekter, der indgår i undersøgelsen

er fordelt på alle ministerier, undtagen Kirkeministeriet, Social- og Indenrigsministeriet

og Statsministeriet, da disse ministerier ikke har indsendt sådanne it-projekter til risi-

kovurdering i perioden.

Vores udvælgelse af de 96 projekter er baseret på It-rådets halvårlige statusrappor-

ter om statslige it-projekter frem til og med statusrapporten for 1. halvår 2019, som var

den senest offentliggjorte statusrapport på udvælgelsestidspunktet. Derudover har vi

bedt ministerierne oplyse, om de har fået risikovurderet yderligere it-projekter. Vi an-

vender en kvantitativ tilgang til denne del af undersøgelsen.

Vi undersøger 4 nedslagspunkter i beslutningsfasen, hvor vi har foretaget en systema-

tisk registrering af ministeriernes egne oplysninger om projekterne, herunder forvent-

ninger til pris og varighed for beslutningsfasen og for det samlede projekt. Registrerin-

gen er således primært baseret på standarddokumenter, som ministerierne har sendt

til It-rådet. I de tilfælde, hvor de efterspurgte oplysninger ikke fremgår af standarddo-

kumenter, har vi efterspurgt oplysningerne hos ministeriet samt dokumentation i form

af supplerende materiale.

De 4 nedslagspunkter:

•

projektstart (start på analysefasen)

•

indsendelse til risikovurdering i It-rådet

•

fastsættelse af projektets baseline

•

overgang til udvikling.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

For de 55 afsluttede projekter, der indgår i undersøgelsen, har vi desuden registreret

ministeriernes realiserede udgifter i beslutningsfasen og for det samlede projekt samt

varigheden af beslutningsfasen og det samlede projekt. I den forbindelse har vi bedt

ministerierne om at opgøre fordelingen af de interne og eksterne udgifter til beslut-

ningsfasen. Ministerierne har fremsendt disse oplysninger for halvdelen af de 96 pro-

jekter. Endelig har vi for de projekter, som ministerierne har indsendt en gevinstreali-

seringsrapport til It-rådet for, registreret, i hvilket omfang ministerierne vurderer at

have realiseret de gevinster, de havde planlagt at realisere, på det tidspunkt, hvor mi-

nisterierne udarbejdede gevinstrealiseringsrapporten. En væsentlig del af data om

projekternes gevinster er omfattet af Rigsrevisionens beretning om gevinstrealisering

i statslige it-projekter fra 2020 (beretning nr. 21/2019).

I opgørelsen af ministeriernes udgifter til projekterne har vi dels brugt løbende priser,

dels omregnet til 2020-priser. Det fremgår af opgørelserne i beretningen, hvilken op-

gørelse vi har brugt. Ved omregning til 2020-priser har vi anvendt Finansministeriets

prisfaktor for 2020. Vi har anvendt den prognose, som var til rådighed i foråret 2020,

da vi indsamlede og behandlede ministeriernes data.

For nogle projekter har ministerierne af forskellige årsager ikke været i stand til at an-

give alle de efterspurgte data. Dette er registreret i undersøgelsens dataark, ligesom

det fremgår af noter til de figurer, der vises i beretningen, når der ikke er data for alle

projekter.

På baggrund af de registrerede oplysninger har vi for det første opgjort beslutnings-

fasens varighed og udgifter og undersøgt pris og varighed. For det andet har vi under-

søgt, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-

merne. For det tredje har vi undersøgt, i hvilket omfang ministerierne justerer forvent-

ningerne til projekternes pris og varighed undervejs i beslutningsfasen. Endelig har vi

undersøgt, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kommer i mål i

forhold til pris, tid og gevinster, og de undersøgte forhold i beslutningsfasen, herunder

ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger vedrørende anskaf-

felsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslut-

ningsfasen.

For at vurdere projekternes målopfyldelse har vi sammenholdt ministeriernes for-

ventede projektudgifter og forventede projektafslutningstidspunkt ved projektets

oprindelige baseline med de afsluttede projekters realiserede afslutningstidspunkt

og realiserede projektudgifter. Herefter har vi lagt os op ad It-rådets metode for at

vurdere afvigelser på tid og pris. Ifølge It-rådet er et it-projekt realiseret inden for

tidsplanen, hvis projektet ikke afsluttes senere end 3 måneder efter det planlagte

projektafslutningstidspunkt. Ifølge It-rådet er et it-projekt realiseret inden for budget-

tet, hvis budgettet ikke overskrides med mere end 10

På den baggrund har vi vur-

deret, om projekterne er kommet i mål inden for tidsplanen og inden for budgettet. Vi

er opmærksomme på, at nogle projekter undervejs får tildelt en ny baseline, men har

valgt at bruge den oprindelige baseline.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Vi undersøger gevinster som et udtryk for projekternes kvalitet. Vi har i undersøgel-

sen set på, om projekternes mål- og succeskriterier eller leverancer kunne bruges

som et udtryk for kvalitet. Der viste sig dog at være meget store forskelle på, hvordan

mål- og succeskriterier samt leverancer blev angivet i projekterne, mens vi fandt, at

projekternes gevinster gav den bedste indikation af, om ministerierne havde fået den

ønskede kvalitet med projektet.

For at vurdere målopfyldelsen i forhold til gevinster bruger vi ministeriernes egne an-

givelser af, i hvor høj grad ministerierne har realiseret de gevinster, ministerierne hav-

de planlagt at realisere på det tidspunkt, hvor ministerierne udarbejdede gevinstrea-

liseringsrapporterne. Gevinstrealiseringsrapporten skal indsendes til It-rådet ét år ef-

ter projektets afslutning. Ministerierne har ikke i alle tilfælde indsendt gevinstrealise-

ringsrapporten ét år efter projektets afslutning. Hvis ministeriet ikke har indsendt en

gevinstrealiseringsrapport, kan det fx skyldes, at gevinstrealiseringsrapporten er for-

sinket, at ministeriet har oplyst, at projektets gevinster ikke vedrører ministeriet, eller

at et projekt er lukket ned, og at det derfor ikke har været relevant at følge op på ge-

vinsterne. I de tilfælde, hvor gevinstrealiseringsrapporten er forsinket, indgår projek-

tet, hvis det pågældende ministerium fx ikke har en aftale med It-rådet om at aflevere

gevinstrealiseringsrapporten senere.

På baggrund af gevinstrealiseringsrapporten noterer vi, om ministeriet vurderer, at

en gevinst er realiseret, delvist realiseret, ikke realiseret, eller om ministeriet ikke har

fulgt op på gevinsten. En væsentlig del af disse data er omfattet af Beretning om ge-

vinstrealisering i statslige it-projekter (beretning nr. 21/2019).

It-rådet opererer ikke med et niveau for at vurdere, om projekternes målopfyldelse i

forhold til gevinstrealisering er tilstrækkelig, som det er tilfældet i forhold til pris og tid.

Vi har derfor valgt at tage udgangspunkt i, om ministerierne har realiseret alle de ge-

vinster, som efter planen skulle realiseres, når gevinstrealiseringsrapporten blev ud-

arbejdet, dvs. ca. ét år efter projektets afslutning.

Vi har ikke undersøgt den bagvedliggende dokumentation og de metoder, ministerier-

ne fx har brugt til opgørelse af projekternes økonomi, ligesom vi ikke har afdækket,

hvordan ministerierne har afgrænset aktiviteterne i de enkelte faser. Vi tager afsæt i,

at ministerierne selv har foretaget en vurdering af, om tidsplaner, budgetter og gevin-

ster er retvisende. Vi har ikke forholdt os til, om oplysningerne er realistiske, og om

ministerierne har efterlevet budgetvejledningens krav om, at alle udgifter skal være

medregnet i det samlede budget for it-projektet. Det betyder, at vi er afhængige af

ministeriernes egne oplysninger og opgørelser.

Beslutningsfasen i 6 udvalgte projekter

For at besvare undersøgelsens 3 spørgsmål har vi endvidere valgt at undersøge ca-

ses, som består af 6 it-projekter fra 3 udvalgte ministerier. Vi anvender en kvalitativ

tilgang til at besvare denne del af undersøgelsen.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Vi har valgt de 3 ministerier, der opfylder nedenstående kriterier. Vi har valgt denne

tilgang for bl.a. at sikre, at vi undersøger nyere projekter, der samtidig er afsluttede.

De udvalgte ministerier og projekter er ikke repræsentative. Kriterierne er:

•

ministerier, der indsendt flest projekter til risikovurdering siden 2011

ministerier, der har 2 afsluttede projekter, der senest er igangsat i 2015, og som er

afsluttet før den 1. april 2020.

En gennemgang af ministerierne viste, at Justitsministeriet, Miljø- og Fødevaremini-

steriet og Skatteministeriet havde flest projekter. Vi fravalgte Miljø- og Fødevaremi-

nisteriet, idet ministeriets projekter ikke opfyldte kriterierne for projekter og valgte i

stedet Finansministeriet, som var det næste ministerium på listen over ministerier

med flest projekter. I Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet valgte

vi de 2 senest afsluttede projekter.

I de 6 udvalgte projekter fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet

undersøger vi for det første, hvor mange udgifter ministerierne har haft, og hvor lang

tid de har brugt i beslutningsfasen. For det andet undersøger vi, om ministerierne har

vurderet, hvilken teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform, der egner sig

bedst til projekterne. For det tredje undersøger vi, om ministerierne har brugt konkret

viden fra It-rådet og leverandøren til at justere budget og tidsplan i projekterne.

Vi har bedt ministerierne sende dokumentation for, at de har afdækket forskellige mu-

ligheder som grundlag for valg af henholdsvis teknisk løsning, udviklingsmetode og

indkøbsform samt dokumentation, der viser begrundelserne for de valg, ministerier-

ne har truffet på de 3 områder. Vi har gennemgået dokumentationen for at se, om mi-

nisterierne har indhentet viden, og om der er begrundelser for de valg, ministerierne

har truffet.

For at undersøge ministeriernes justeringer har vi udvalgt følgende 2 nedslagspunk-

ter, hvor ministerierne får viden, der kan kvalificere tilrettelæggelsen af projektet:

•

ved risikovurderingen i It-rådet

ved modtagelse af tilbud fra en leverandør.

Vi har bedt ministerierne sende tidsplaner, budgetter, anbefalingsbrev fra It-rådet,

ministeriernes egen opfølgning herpå og leverandørernes tilbud. Vi har gennemgået

tidsplaner og budgetter før og efter de 2 nedslagspunkter samt ministeriernes op-

følgning på den viden, de her har fået vedrørende projektets pris og tid. Vi har vurde-

ret, bl.a. på baggrund af et møde med Økonomistyrelsen, at det ikke ville være muligt

at få oplysninger om, hvordan udgifterne fordeler sig på aktiviteter i beslutningsfasen.

Kvalitetssikring

Denne undersøgelse er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssik-

ring, som omfatter høring hos de reviderede samt ledelsesbehandling og sparring på

forskellige tidspunkter i undersøgelsesforløbet med chefer og medarbejdere i Rigsre-

visionen med relevante kompetencer.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Metodisk tilgang

Undersøgelsen af beslutningsfasen i 96 statslige it-projekter er kvalitetssikret ved, at

vi har anvendt en kodebog ved gennemgang og indtastning af oplysningerne for der-

med at understøtte en ensartet behandling af dokumentationen. Efter indtastning ud-

valgte vi tilfældige projekter til ekstra kvalitetssikring. Kvalitetssikringen bestod i, at

en anden medarbejder end den, der oprindeligt havde indtastet oplysninger om pro-

jektet, indtastede oplysningerne på ny og sammenlignede de 2 indtastninger. Ved

uoverensstemmelser blev den bagvedliggende dokumentation gennemgået. Kvali-

tetssikringen gav i nogle tilfælde anledning til, at vi stillede yderligere spørgsmål og

bad om yderligere materiale hos ministerierne. Ministeriernes svar på spørgsmålene

og det fremsendte materiale er gennemgået, og oplysninger er indtastet i kortlægnin-

gen med udgangspunkt i kodebogen. Oplysningerne er efterfølgende kvalitetssikret

af ministerierne i forbindelse med høring af revisionsnotaterne og senere af beret-

ningsudkastet. På den baggrund er der foretaget ændringer i oplysningerne efter en

gennemgang af ministeriernes medsendte dokumentation eller henvisning til allerede

fremsendt dokumentation.

Væsentlige dokumenter

Undersøgelsen bygger på en gennemgang af skriftlig dokumentation, herunder:

•

projekternes styringsdokumenter, styregruppemateriale, rapportering på fase-

overgange, projektafslutningsrapporter og gevinstrealiseringsrapporter

It-rådets statusrapporter

budgetvejledningen samt de tilhørende vejledninger, herunder Vejledning til Sta-

tens it-projektmodel og Vejledning til risikovurdering og rådgivning hos It-rådet

korrespondance mellem ministerierne og It-rådet

korrespondance mellem ministerierne og leverandørerne.

Formålet med at gennemgå dokumenterne har været at indsamle data til at kortlæg-

ge beslutningsfasen for de statslige it-projekter. Derudover at indsamle revisionsbe-

vis for at vurdere, om de 3 udvalgte ministerier har indsamlet og brugt relevant viden i

beslutningsfasen til at tilrettelægge og kvalificere it-projekterne.

Herudover har vi bedt It-rådet om at opgøre tidspunktet for risikovurderingen af de

96 it-projekter. It-rådet har lavet udtræk fra sin database og sammenholdt risikovur-

deringstidspunktet med projektets baselinetidspunkt for igangsættelse af henholds-

vis anskaffelses- og gennemførelsesfasen. Tidspunkterne i It-rådets database er ikke

sammenholdt med de tidspunkter, ministerierne har angivet i forbindelse med vores

kortlægning. Der kan derfor være metodiske såvel som datamæssige forskelle på It-

rådets og vores tilgang.

Møder

Vi har holdt møder med følgende:

•

de ministerier, der er omfattet af undersøgelsen

Statens It-råd

en ekstern konsulent.

Formålet med møderne har været at drøfte design, metode og resultater af undersø-

gelsen, herunder foreløbige resultater i forbindelse med høring af revisionsnotater og

beretningsudkast.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Metodisk tilgang |

Ekstern konsulent

Vi har fået ekspertbistand fra en ekstern konsulent, som er lektor ved Copenhagen

Business School. Vi har inddraget konsulenten for at få sparring. Konsulenten har

konkret givet sparring på resultater og konklusioner i undersøgelsen og er blevet ind-

draget i undersøgelsen på det tidspunkt, hvor der var udarbejdet et udkast til beret-

ningen med foreløbige resultater og konklusion.

Standarderne for offentlig revision

Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision.

Standarderne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisio-

nen, for at der er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grund-

læggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI

100-999).

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse

Bilag 3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold

og projekternes målopfyldelse

I dette bilag præsenterer vi de data, der viser sammenhængen mellem de undersøgte

forhold i beslutningsfasen og projekternes målopfyldelse. I undersøgelsen har vi ikke

haft adgang til al data for alle projekter. Derfor er der forskelle i det samlede antal pro-

jekter i figurerne. Forskellene kan også skyldes, at nogle figurer viser data for afslut-

tede projekter, mens andre figurer viser data for projekter, som ministerierne har ud-

arbejdet gevinstrealiseringsrapporter for. Sidstnævnte projekter har været afsluttet i

mindst ét år.

Vi har undersøgt, om der er sammenhæng mellem de undersøgte forhold, som er vist

i figurerne, og projekternes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster. Hertil skal

det bemærkes, at der for enkelte forhold godt kan være tegn på, at projekter med nogle

valg kommer bedre i mål end andre, men at vi ikke kan se, at det skyldes netop dét for-

hold. Dermed kan projekternes målopfyldelse hænge sammen med andre forhold, som

ikke er en del af denne undersøgelse. Herudover kan det være vanskeligt at sammen-

ligne de forskellige valg eller forhold i projekterne, fx valg af teknisk løsning, da der er i

nogle kategorier er meget få projekter.

Beslutningsfasens udgifter og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem udgifterne i beslutningsfasen, og hvordan

projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.

Figur A

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på beslutningsfasens

relative udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 0-10 % af projektets

samlede udgifter

I mål til tiden

Beslutningsfasens udgifter

udgør 11-20 % af projektets

samlede udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 21 % eller mere af

projektets samlede udgifter

Ikke i mål til tiden

Note: n=53.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |

Figur B

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på beslutningsfasens

relative udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 0-10 % af projektets

samlede udgifter

I mål til prisen

Beslutningsfasens udgifter

udgør 11-20 % af projektets

samlede udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 21 % eller mere af

projektets samlede udgifter

Ikke i mål til prisen

Note: n=52.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur C

Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på beslut-

ningsfasens relative udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 0-10 % af projektets

samlede udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 11-20 % af projektets

samlede udgifter

Beslutningsfasens udgifter

udgør 21 % eller mere af

projektets samlede udgifter

Har realiseret de forventede gevinster

Har ikke realiseret de forventede gevinster

Note: N=36.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse

Beslutningsfasens varighed og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem beslutningsfasens varighed og hvordan

projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.

Figur D

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på beslutningsfasens

relative varighed

Beslutningsfasens varighed

udgør 15-29 % af projektets

samlede varighed

I mål til tiden

Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed

udgør 30-44 % af projektets udgør 45 % eller mere af

samlede varighed

projektets samlede varighed

Ikke i mål til tiden

Note: n=55.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur E

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på beslutningsfasens

relative varighed

Beslutningsfasen udgør

15-29 % af projektets

samlede varighed

I mål til prisen

Beslutningsfasen udgør

30-44 % af projektets

samlede varighed

Beslutningsfasen udgør

45 % eller mere af

projektets samlede varighed

Ikke i mål til prisen

Note: n=53.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |

Figur F

Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på

beslutningsfasens relative varighed

Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed

udgør 15-29 % af projektets udgør 30-44 % af projektets

udgør 45 % eller mere af

samlede varighed

projektets samlede varighed

Har realiseret de forventede gevinster

Har ikke realiseret de forventede gevinster

Note: n=36.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Teknisk løsning og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af teknisk løsning i be-

slutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.

Figur G

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes

tekniske løsning

Udviklet fra bunden af Standardsystem med

leverandør

tilpasninger

I mål til tiden

Ikke i mål til tiden

Egenudvikling

Standardsystem

Note: n=52.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse

Figur H

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes

tekniske løsning

Udviklet fra bunden af Standardsystem med

leverandør

tilpasninger

I mål til prisen

Ikke i mål til prisen

Egenudvikling

Standardsystem

Note: n=51.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur I

Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på

projekternes tekniske løsning

Udviklet fra bunden af

levarandør

Standardsystem

Egenudvikling

Standardsystem

Har realiseret de forventede gevinster

Har ikke realiseret de forventede gevinster

Note: n=34.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |

Udviklingsmetode og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af udviklingsmetode i

beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevin-

ster.

Figur J

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes

udviklingsmetode

Vandfald

I mål til tiden

Ikke i mål til tiden

Delvist agil

Agil

Note: n=55.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur K

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes

udviklingsmetode

Vandfald

I mål til tiden

Ikke i mål til tiden

Delvist agil

Agil

Note: n=53.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse

Figur L

Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på

projekternes udviklingsmetode

Vandfald

Delvist agil

Agil

Har realisereret de forventede gevinster

Har ikke realiseret de forventede gevinster

Note: n=36.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Indkøbsform og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af indkøbsform i be-

slutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.

Figur M

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes ind-

købsform

Rammeaftale

EU-udbud

Andet/uoplyst

Ingen indkøb til

udvikling

Kombination

I mål til tiden

Ikke i mål til tiden

Note: n=55.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |

Figur N

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes ind-

købsform

Rammeaftale

EU-udbud

Andet/uoplyst

Ingen indkøb til

udvikling

Kombination

I mål til prisen

Ikke i mål til prisen

Note: n=53.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur O

Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på projek-

ternes indkøbsform

Rammeaftale

EU-udbud

Andet/uoplyst

Kombination

Har realiseret de forventede gevinster

Har ikke realiseret de forventede gevinster

Note: n=36.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Beslutningsfasens justeringer og målopfyldelse

Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes justeringer i afslutnings-

tidspunkt og budget i beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i for-

hold til tid, pris og gevinster.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse

Figur P

Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på, om projektets af-

slutningstidspunkt er justeret i beslutningsfasen eller ej

Projektets afslutnings-

tidspunkt er justeret

i beslutningsfasen

I mål til tiden

Ikke i mål til tiden

Projektets afslutnings-

tidspunkt er ikke justeret

i beslutningsfasen

Note: n=55.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Figur Q

Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på, om projektets

budget er justeret i beslutningsfasen eller ej

Projektets budget

er justeret i

beslutningsfasen

I mål til prisen

Ikke i mål til prisen

Projektets budget er

ikke justeret

i beslutningsfasen

Note: n=53.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Bilag 4. Ministeriernes projekter

Figur a

Generelt om Beskæftigelsesministeriets projekter

2 it-projekter:

• ESSI

• PROBAS 2.0

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren

Udviklingsmetode:

1 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

2 projekter er indkøbt på en rammeaftale

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur b

Generelt om Børne- og Undervisningsministeriets projekter

4 it-projekter:

• Brugerportal på folkeskoleområdet

• Datavarehus (DVH)

• Netprøver

• VEU-godtgørelsesdatabasen

Overordnet formål:

2 projekter skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre effektiviseringer

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

4 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren

Udviklingsmetode:

3 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

3 projekter er indkøbt på en rammeaftale

1 projekt er indkøbt via EU-udbud

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur c

Generelt om Erhvervsministeriets projekter

2 it-projekter:

• Nyt Digitalt Skibsregister

• PLP-00 It-understøttelse af plandata til ejendomsvurdering

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre effektiviseringer

Teknisk løsning:

1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

1 projekt er udviklet med en agil metode

Indkøbsform:

1 projekt er indkøbt på en rammeaftale

1 projekt er indkøbt via EU-udbud

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur d

Generelt om Finansministeriets projekter

10 it-projekter:

• National eID-gateway

• Nem Login 3

• Udskiftning af borger.dk’s CMS

• Næste generation Digital Post

• MitID

• Statens Budgetsystem

• Statens HR

• IndFak

• RejsUD

• Ny NemID-klient

Overordnet formål:

8 projekter skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre effektiviseringer

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

6 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren

4 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

4 projekter er udviklet med en delvist agil metode

1 projekt er udviklet med en agil metode

Indkøbsform:

8 projekter er indkøbt via EU-udbud

2 projekter er indkøbt på en rammeaftale

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur e

Generelt om Forsvarsministeriets projekter

9 it-projekter:

• Employee Interaction Center

• E-rekruttering til Forsvaret

• Integreret personaleaktivitetssystem

• Kapacitetsplanlægning

• Materielstamdatastyring (MSD)

• Projekt Online Trådløse Scannere ved Forsvarets depoter (POTS)

• Projekt Tidsstyring

• Rejsestyring

• Standardisering af udleveringsprocesser (STUP)

Overordnet formål:

4 projekter skal sikre kvalitetsløft

5 projekter skal sikre effektiviseringer

Teknisk løsning:

8 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

1 projekt er der ikke angivet for

Udviklingsmetode:

8 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

1 projekt er der ikke angivet for

Indkøbsform:

8 projekter er indkøbt på en rammeaftale

1 projekt er der ikke angivet for

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur f

Generelt om Justitsministeriets projekter

12 it-projekter:

• POL-PAX

• POL-DISP

• DAM (Digital Asset Management)

• Nyt Politi.dk

• Domsdatabasen

• POL-INTEL

• Nyt Tjenestetidssystem

• Styrelsernes Fælles Datafølgeseddel

• ANPG

• Effektmål og Databank

• Video 3

• Prüm Fingeraftryk

Overordnet formål:

8 projekter skal sikre kvalitetsløft

2 projekter skal sikre effektiviseringer

2 projekter skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

2 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren

4 projekter er anskaffet som et standardsystem

6 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

7 projekter er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

9 projekter er indkøbt via EU-udbud

3 projekter er indkøbt på en rammeaftale

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur g

Generelt om Klima-, Energi- og Forsyningsministeriets projekter

4 it-projekter:

• Frie Data

• SAV (Samling af Vandløbsdata)

• Udveksling af data om infrastruktur (LER)

• Mustang

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre

kvalitetsløft

2 projekter skal sikre effektiviseringer

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren

2 projekter er egenudviklede

1 projekt er angivet som andet

Udviklingsmetode:

4 projekter er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

1 projekt er indkøbt på en rammeaftale

2 projekter er indkøbt via EU-udbud

1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur h

Generelt om Kulturministeriets projekter

2 it-projekter:

• Fælles Biblioteksplatform

• SARA (tidligere Fælles museums-it)

Overordnet formål:

2 projekter skal sikre kvalitetsløft

Teknisk løsning:

2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

1 projekt er udviklet med en agil metode

Indkøbsform:

2 projekter er indkøbt via EU-udbud

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur i

Generelt om Miljø- og Fødevareministeriets projekter

13 it-projekter:

• Artsportalen

• CAP 2020

• Digitalisering af miljøgodkendelser (PDE)

• Elektronisk Certificering (DIX)

• Grundmodel 4-projektet

• Implementering af EU-fiskerireform i Danmark

• Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 1

• Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 2

• It-understøttelse Monitorering - satellitbaseret kontrol

• Ny Kundeportal

• SABA

• Vanda

• Veststat

Overordnet formål:

6 projekter skal sikre kvalitetsløft

3 projekter skal sikre effektiviseringer

4 projekter skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

3 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren

2 projekter er egenudviklede

6 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

2 projekter er angivet som andet

Udviklingsmetode:

5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

6 projekter er udviklet med en delvist agil metode

2 projekter er udviklet med en agil metode

Indkøbsform:

2 projekter er indkøbt via EU-udbud

8 projekter er indkøbt på en rammeaftale

3 projekter har brugt en kombination af forskellige indkøbsformer

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur j

Generelt om Skatteministeriets projekter

24 it-projekter:

• CbC (Country by Country)

• CRS

• Digitalisering af selskabsskatter (DIAS)

• eKapital

• eKapital Data

• EUTK DK-CRS

• EUTK KRS

• Forskudsopgørelsen 2014

• GUL (Generel udstillingsløsning)

• Implementeringscenter for Ejendomsvurderinger (ICE)

• Implementeringscenter for Inddrivelse (ICI)

• Kontrolsystem til monopolspil

• MISS − Mini one stop shop (M1SS), senere omdøbt til one stop moms

• Motorregistret II

• NemVirksomhed

• One Stop Moms 2

• Projekt deleøkonomi

• RIS/RAS-projektet

• Skattekontoens tilslutning til ny inddrivelse

• Værdipapir 2012

• Værdipapirer 2013-2016

• Årsopgørelse 2011

• Årsopgørelse 2012

• Årsopgørelse 2013

Overordnet formål:

14 projekter skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre effektiviseringer

9 projekter skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

11 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren

12 projekter er egenudviklede

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

8 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

9 projekter er udviklet med en delvist agil metode

7 projekter er udviklet med en agil metode

Indkøbsform:

7 projekter er indkøbt via EU-udbud

12 projekter er indkøbt på en rammeaftale

4 projekter er angivet som andet

1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur k

Generelt om Sundheds- og Ældreministeriet projekter

7 it-projekter:

• Digital understøttelse af graviditetsforløb

• LEOPARD

• LEMUR

• Fælles Pilotafprøvning

• Nationalt Patientindeks

• LPR3

• Modernisering af Datamodtagelse (SEI2)

Overordnet formål:

6 projekter skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren

4 projekter er der ikke angivet for

2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

2 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden

4 projekter er udviklet med en delvist agil metode

1 projekt er der ikke angivet for

Indkøbsform:

4 projekter er indkøbt via EU-udbud

2 projekter er indkøbt på en rammeaftale

1 projekt er der angivet andet for

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur l

Generelt om Transport- og Boligministeriets projekter

2 it-projekter:

• Atrium

• Atrium Facility Management

Overordnet formål:

2 projekter skal sikre kvalitetsløft

Teknisk løsning:

2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

1 projekt er udviklet med en agil metode

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

2 projekter er indkøbt på en rammeaftale

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur m

Generelt om Uddannelses- og Forskningsministeriets projekter

3 it-projekter:

• ESAS (tidligere Nyt SIS)

• Krav og Udbetaling

• SU-reformprojekt

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre kvalitetsløft

1 projekt skal sikre effektiviseringer

1 projekt skal sikre implementering af lovgivning

Teknisk løsning:

2 projekter er egenudviklede

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

2 projekter er udviklet med en agil metode

1 projekt er udviklet med en delvist agil metode

Indkøbsform:

1 projekt er indkøbt på en rammeaftale

1 projekt er indkøbt via EU-udbud

1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ministeriernes projekter

Figur n

Generelt om Udenrigsministeriets projekter

1 it-projekt:

• Nyt ESDH i udenrigstjenesten

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre effektiviseringer

Teknisk løsning:

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

1 projekt er udviklet med vandfaldsmetoden

Indkøbsform:

1 projekt er indkøbt via EU-udbud

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Ministeriernes projekter |

Figur o

Generelt om Udlændinge- og Integrationsministeriets projekter

1 it-projekt:

• Ny ESDH-løsning

Overordnet formål:

1 projekt skal sikre kvalitetsløft

Teknisk løsning:

1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger

Udviklingsmetode:

1 projekt er udviklet med vandfaldsmetoden

Indkøbsform:

1 projekt er indkøbt på en rammeaftale

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 1: Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

| Ordliste

Bilag 5. Ordliste

Beslutningsfasen

Svarer til analyse- og anskaffelsesfasen i den tidligere version af it-projektmodellen. I den nye ver-

sion af modellen svarer beslutningsfasen til analysefasen og en del af gennemførelsesfasen, frem

til ministeriet indgår kontrakt med en leverandør eller igangsætter udviklingen af it-systemet. Be-

slutningsfasen omfatter således perioden, efter at de politiske eller forretningsmæssige beslutnin-

ger om at gennemføre projektet er truffet. Det er i beslutningsfasen, at ministerierne lægger funda-

mentet for, hvordan it-projektet skal tilrettelægges og gennemføres, ved at indsamle viden, der kan

kvalificere bl.a. teknologivalg, tidsplan og budget.

Ministerierne kan indkøbe it-systemet eller eventuelle udviklingstimer på forskellig måde, fx gennem

et EU-udbud, hvor der er forskellige muligheder, herunder offentligt udbud, begrænset udbud og ud-

bud med forhandling, gennem Økonomistyrelsens rammeaftaler, gennem egne rammeaftaler og

gennem Staten og Kommunernes Indkøbsservices (SKI rammeaftaler.

Kan fx være dialog med én eller flere leverandører for at få overblik over markedet og identificere

potentielle leverandører, inden opgaven sendes i udbud. Markedsafklaringen kan også bestå i at un-

dersøge, om andre nationale eller internationale myndigheder har eksisterende løsninger, der kan

genbruges.

Ministerierne skal bruge en række obligatoriske styringsdokumenter, når de gennemfører et it-pro-

jekt, uanset om projektet skal risikovurderes eller ej. Efter justeringen af projektmodellen i 2018

drejer det sig om projektgrundlag, risikolog og risikotjekliste, styregruppeaftale og businesscase.

Disse dokumenter er gennemgående i hele projektets forløb. Før justeringen var projektinitierings-

dokumentet en del af de obligatoriske dokumenter. Det er nu erstattet af projektgrundlaget.

En indkøbsaftale, som det offentlige kan bruge til enten at købe standardvarer eller ydelser som fx

hardware, software og rådgivning. En rammeaftale angiver, hvad der kan indkøbes på aftalen, på

hvilke betingelser og til hvilken pris.

Det fremgår af budgetvejledningen, at ministerierne skal bruge statens it-projektmodel, når de gen-

nemfører it-projekter. Modellen skal bidrage til at give de statslige myndigheder et solidt grundlag

for at gennemføre succesfulde it-projekter, fra idé til realisering af gevinster. Den fordrer en syste-

matisk tilgang til arbejdet med at tilrettelægge og gennemføre it-projekter.

I 2011 nedsatte regeringen Statens It-projektråd (senere Statens It-råd med topledere fra offent-

lige og private virksomheder. Rådet hjælper myndighederne med tidlig håndtering af risici i it-pro-

jekterne gennem rådgivning, konkrete værktøjer og systematisk risikovurdering.

Ministerierne kan vælge forskellige tekniske løsninger (også kaldet anskaffelsesformer for den tek-

niske løsning, fx et standardsys tem, der kræver opsætning i forhold til ministeriets behov, en stan-

dardløsning med lidt større tilpasninger, egenudvikling, hvor ministeriet selv står for udviklingen el-

ler udvikling af it-systemet fra bunden hos en leverandør.

Den agile metode og vandfaldsmetoden er 2 forskellige måder at gribe udviklingen af it-systemer

an på. Én af forskellene er, at man i projekter, hvor vandfaldsmetoden er anvendt, beskriver kra-

vene til systemet på et detaljeret niveau, før man går i gang med udviklingen. I agile projekter er

kravene til systemet beskrevet på et overordnet niveau, når udviklingen går i gang, mens de detal-

jerede krav beskrives løbende, efterhånden som det bliver besluttet, hvordan systemet præcist

skal udformes.

Indkøbsform

Markedsafklaring

Obligatoriske styrings-

dokumenter

Rammeaftale

Statens it-projektmodel

Statens It-råd

Teknisk løsning

Udviklingsmetode