Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2018 nr. 7: Statsrevisoranmodning om undersøgelse af omkostningerne ved offentlige indkøbsprocesser og mulige effektiviseringer

Statsrevisorerne 2018
7
Offentligt

STATSREVISORANMODNING TIL RIGSREVISIONEN

Statsrevisoranmodning om undersøgelse af omkostningerne ved offent-

lige indkøbsprocesser og mulige effektiviseringer

Godkendt på statsrevisormø-

det 20. juni 2018

Baggrund

Den offentlige sektor køber årligt ind for ca. 300 mia. kr. Der er i en længere

årrække arbejdet med effektivisering af offentlige indkøb bl.a. gennem fælles

forpligtende indkøbsaftaler, standardisering og styrket koordination.

Reglerne for offentlige indkøb, herunder udbudsreglerne, opleves af nogle

offentlige indkøbere som komplekse og besværlige, og der er problemer med

at efterleve reglerne. I Beretning 21/2016 om revisionen af statsregnskabet for

2016 fandt Statsrevisorerne det således utilfredsstillende, at der på tværs af

staten var flere eksempler på, at udbudsreglerne ikke var overholdt. Samtidig

udtrykker en række bydere i den private sektor, at der er betydelige omkost-

ninger ved at byde på offentlige udbud. I nogle tilfælde er omkostningerne så

store, at man afholder sig fra forretninger med det offentlige, da de er tabsgi-

vende, når omkostningerne ved tabte bud indregnes. Det medfører risiko for

et forringet grundlag for offentlige indkøb.

Anmodning

På denne baggrund anmoder Statsrevisorerne Rigsrevisionen om

1) en undersøgelse af omkostningerne ved offentlige indkøbsprocesser og

2) en vurdering af mulige effektiviseringer i offentlige indkøbs- og udbudspro-

cesser.

Ad 1) en undersøgelse af omkostningerne ved offentlige indkøbsprocesser

Statsrevisorerne anmoder om en tværgående sammenligning, fx med følgen-

de indhold:



En stikprøvebaseret gennemgang og sammenligning af forskellige ty-

per af gennemførte offentlige udbud med flere bydere



En opgørelse af omkostningerne ved at gennemføre udbuddet for

hvert af de udvalgte udbud: budsum, interne resurser medgået til at

gennemføre udbuddet, evt. omkostninger til ekstern konsulentbistand

1/2

Rigsrevisors notater til Statsrevisorerne 2018 nr. 7: Statsrevisoranmodning om undersøgelse af omkostningerne ved offentlige indkøbsprocesser og mulige effektiviseringer

til at gennemføre udbuddet - og om muligt - sidste runde byderes om-

kostninger til at byde



En beregning af den samlede omkostningsprocent forbundet med ud-

buddet i forhold til den samlede kontraktsum.

Statsrevisorerne er opmærksomme på, at Rigsrevisionen ikke har adgang til

at indhente oplysninger hos bydere i den private sektor. Disse oplysninger

skal i givet fald indhentes på frivillig basis, fx via et spørgeskema til udvalgte

brancher.

Ad 2) en vurdering af mulige effektiviseringer i offentlige indkøbs- og udbuds-

processer

Statsrevisorerne anmoder endvidere om, at Rigsrevisionen peger på bedste

praksis og evt. effektiviseringspotentiale i offentlige indkøbsprocesser. I den

forbindelse ønskes Rigsrevisionens vurdering af:



Kan der identificeres best practice erfaringer for forskellige typer af

indkøb? Kan der i den forbindelse identificeres best practice for orga-

nisering af indkøbsopgaven, herunder indkøbers kompetencer og er-

faring?

Hvilke elementer i institutionernes forberedelse og gennemførelse af

egne udbud er særligt resursekrævende?

Hvilke faktorer i beslutningsgrundlaget er udslagsgivende for indkø-

bers valg mellem fællesstatslige, tværministerielle eller koncernfælles

indkøb?

I hvilket omfang har Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S

(SKI), der forestår udbud og drift af 16 statslige indkøbsaftaler i Sta-

tens Indkøbsprogram, bidraget til at mindske institutionernes resurse-

forbrug i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af deres

egne udbud?

Hvilke erfaringer er der med udbud ved brug af såkaldt agil metode,

hvor indkøber giver køb på noget budgetsikkerhed mod at få en mu-

lighed for lavere omkostning bl.a. i kraft af mindre komplekse admini-

strative processer knyttet til et projekt?



2/2