Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

Finansudvalget 2015-16
SB 12 3
Offentligt

Rigsrevisionens notat om beretning om

Statsforvaltningens tilsyn

med kommunerne

Maj 2016

Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

§ 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Vedrører:

Statsrevisorernes beretning nr. 12/2015 om Statsforvaltningens tilsyn med kommu-

nerne

Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. april 2016

13. maj 2016

RN 306/16

1. Rigsrevisionen vurderer i dette notat de initiativer, som social- og indenrigsministeren vil

iværksætte som følge af Statsrevisorernes bemærkninger og beretningens konklusioner.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

KONKLUSION

Social- og indenrigsministeren anfører generelt, at ministeriet har et fælles mål med

Statsrevisorerne og Rigsrevisionen om at sikre et kommunaltilsyn, der er effektivt,

målrettet og aktuelt. Ministeren kvitterer for de forslag og anbefalinger, beretningen

indeholder. Ministeren oplyser, at både ministeriet og Statsforvaltningen gennem no-

gen tid har haft fokus på tilsynets udfordringer og allerede har igangsat forskellige til-

tag, der skal gøre kommunaltilsynet mere effektivt. Ministeren informerer derudover

om, at hun i forlængelse af beretningen vil søge opbakning til at gennemføre en æn-

dring af kommunestyrelsesloven, der skal give Statsforvaltningen bedre mulighed for

at være proaktiv og prioritere de sager, som har størst tværgående betydning.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:



udviklingen i sagsbehandlingstider i Statsforvaltningen og i Social- og Indenrigs-

ministeriet i sager om tilsyn med kommunerne

Statsforvaltningens arbejde med prioriteringen af tilsynssager og tilsynsopgaver

Statsforvaltningens arbejde med at understøtte styring og planlægning af tilsyns-

opgaven

Statsforvaltningens arbejde med offentliggørelse af udtalelser.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Eventuelt

fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i februar 2016 en beretning om Statsforvaltningens tilsyn med kom-

munerne. Beretningen handlede om, hvorvidt tilsynet er tilrettelagt hensigtsmæssigt, dvs.

om tilsynet er planlagt og prioriteret på baggrund af væsentlighed og risiko, så tilsynet ret-

ter sig mod de væsentligste sager om muligt lovbrud. Statsforvaltningen skal føre tilsyn med,

at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder.

Statsforvaltningen skal tage tilsynssager op og udtale sig om, hvorvidt der er tale om en ulov-

lighed, og eventuelt iværksætte sanktioner, hvis det er påkrævet.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at Statsforvaltningens til-

syn med kommunerne er utilstrækkeligt, og at Statsforvaltningens tilrettelæggelse af tilsyns-

opgaverne ikke er tilstrækkelig målrettet og effektiv.

4. Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II.

Gennemgang af social- og indenrigsministerens redegørelse

Sagsbehandlingstider i Statsforvaltningen og i Social- og Indenrigsministeriet

5. Statsrevisorerne bemærkede, at sagsbehandlingstiderne kan være så lange, at en ulov-

lig praksis kan fortsætte i flere år, mens kommunen venter på en afgørelse.

Det fremgik af beretningen, at Rigsrevisionen vurderer, at Statsforvaltningen er udfordret af

en stadig stigende sagsmængde, hvor antallet af styringsakter steg med 20 % fra 2013 til

2014. Samtidig er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 115 uger for de 25 % ældste sa-

ger, som endte med en udtalelse i 2014. Udfordringerne i antallet af sager og sagsbehand-

lingstiderne skyldes bl.a. en stigning i antallet af aktindsigtssager.

Det fremgik også af beretningen, at Rigsrevisionen vurderer, at Social- og Indenrigsministe-

riets sagsbehandlingstider er utilfredsstillende, da ministeriet i 2015 var mere end 3 år i gen-

nemsnit om at afgive en udtalelse. Ministeriets lange sagsbehandlingstider kan udfordre

Statsforvaltningen, da ministeriets udtalelser i sagerne kan være retningsgivende for Stats-

forvaltningens udførelse af tilsynsopgaven.

Det fremgik endelig af beretningen, at Rigsrevisionen vurderer, at dialogen mellem ministe-

riet og Statsforvaltningen om de afgivne udtalelser bør styrkes, så det sikres, at udtalelser-

ne bidrager til styring og koordinering af tilsynspraksis.

Statsforvaltningen

6. Social- og indenrigsministeren tilkendegiver, at Statsforvaltningens hidtidige sagsbehand-

lingstider generelt set udgør et problem. Ministeren oplyser, at Statsforvaltningen siden

1. juli 2013 har iværksat en række initiativer, der skal styrke tilrettelæggelsen af tilsynsop-

gaven og nedbringe sagsbehandlingstiden. Ministeren oplyser:



at Statsforvaltningen siden medio 2015 har allokeret flere ledelsesmæssige resurser og

medarbejdere til området

at Statsforvaltningen fra 2016 har organiseret tilsynskontoret i medarbejderteams, som

arbejder mere specialiseret

at samarbejdet med relevante myndigheder og organisationer er udviklet med henblik

på koordinering af centrale temaer/aktuelle juridiske spørgsmål

at der er inddraget ekstern bistand i tilsynssager om aktindsigt og effektiviseringer af vis-

se sagsbehandlingsprocesser.

Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

Ministeren oplyser, at antallet af meget gamle sagsforløb er blevet nedbragt, og at det sam-

lede antal verserende sager for de seneste måneder er faldet. Ministeren oplyser videre, at

der kan ses en positiv udvikling i sagsbehandlingstiden for sagsforløb om aktindsigt, som

dog ikke gør sig gældende for øvrige sagsområder i tilsynet med kommunerne. Der er efter

ministerens opfattelse tale om relevante initiativer, som alle målrettet tager sigte på at ned-

bringe sagsbehandlingstiderne. Ministeren oplyser, at ministeriet og Statsforvaltningen nø-

je vil følge udviklingen i sagsbehandlingstiderne.

Ministeren oplyser, at det endvidere er hendes vurdering, at en ændring af kommunestyrel-

sesloven vedrørende Statsforvaltningens sagsrejsningspligt vil frigøre rum til, at Statsforvalt-

ningen kan behandle sagerne hurtigere.

7. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at social- og indenrigsministeren er opmærk-

som på udviklingen i sagsbehandlingstiderne. Rigsrevisionen bemærker, at Statsforvaltnin-

gen særligt prioriterer aktindsigtssager, hvilket efter Rigsrevisionens opfattelse kan påvirke

sagsbehandlingstiderne og prioriteringen af andre rejste tilsynssager negativt. Rigsrevisio-

nen vil derfor fortsat følge Statsforvaltningens arbejde med at nedbringe sagsbehandlings-

tiderne.

Social- og Indenrigsministeriet

8. Social- og indenrigsministeren oplyser, at hun er enig i, at ministeriets hidtidige sagsbe-

handlingstider ikke har været tilfredsstillende. Ministeren oplyser, at ministeriet har iværksat

et struktureret sagsstyringskoncept, som skal understøtte de enkelte medarbejdere og che-

fer i at styre de enkelte sager effektivt. Ministeriet vil således fastholde fokus på et godt sags-

flow og rimelige sagsbehandlingstider.

Ministeren oplyser videre, at dialogen mellem ministeriet og Statsforvaltningen om afgivne

tilsynssager i et vist omfang hidtil har været af mere uformel karakter, men at ministeriet og

Statsforvaltningen nu har besluttet en mere fast mødestruktur fremadrettet.

9. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Social- og Indenrigsministeriet har taget ini-

tiativ til et mere struktureret sagsstyringskoncept, og at der fremadrettet etableres en mere

fast mødestruktur mellem ministeriet og Statsforvaltningen. Rigsrevisionen vil fortsat følge

udviklingen i ministeriets sagsbehandlingstider.

Statsforvaltningens prioritering af tilsynssager og tilsynsopgaver

10. Statsrevisorerne bemærkede, at tilsynssagerne ikke prioriteres, men primært behand-

les ud fra den rækkefølge, de modtages. Statsrevisorerne bemærkede også, at tilsynsop-

gaverne ikke er prioriteret efter, hvor der er størst risiko for lovbrud, og hvor det kan have

væsentlige konsekvenser.

Det fremgik af beretningen, at Rigsrevisionen vurderer, at Statsforvaltningen kun tager få

sager op på eget initiativ. Statsforvaltningen samler ikke systematisk op på viden om og erfa-

ring med de forskellige typer af tilsynsopgaver. Rigsrevisionen finder derfor, at Statsforvalt-

ningen ikke opnår viden om, hvor der er størst risiko for lovbrud.

11. Social- og indenrigsministeren oplyser, at Statsforvaltningen foretager en visitering af

alle sager for at vurdere, hvad de giver anledning til, og hvordan de skal prioriteres. Over-

vejelser om sagens væsentlighed indgår i visitationen.

Ministeren oplyser videre, at med det antal sager, Statsforvaltningen i dag er forpligtet til at

undersøge nærmere, er der imidlertid væsentlige sager, der trods prioritering bliver for gam-

le. Ministeren oplyser i den sammenhæng, at hun er helt enig i, at det er afgørende for et

effektivt tilsyn, at Statsforvaltningen har mulighed for at være proaktiv og opsøgende og kan

prioritere de sager, der har størst betydning på tværs af kommuner og regioner. Ifølge mini-

steren forudsætter det, at Statsforvaltningen får videre lovgivningsmæssige rammer for selv

at beslutte, hvilke sager den skal behandle.

Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

Ministeren angiver, at man ved at give Statsforvaltningen mere fleksible rammer for sags-

udvælgelse giver Statsforvaltningen mulighed for at operere mere effektivt i forhold til sager

af navnlig tværgående og generel karakter. Det er ministerens opfattelse, at med mere flek-

sible rammer for sagsudvælgelsen vil Statsforvaltningen i højere grad få mulighed for at prio-

ritere at tage sager op på eget initiativ.

Ministeren oplyser endvidere, at det er hendes vurdering, at en ændring af kommunestyrel-

sesloven, herunder Statsforvaltningens sagsrejsningspligt, vil kunne understøtte Statsforvalt-

ningen i et mere langsigtet fokus på planlægning og prioritering – både af tilsynsopgaven i

bred forstand og i særdeleshed af de konkrete tilsynssager med fokus på væsentlighed, ri-

siko og aktualitet. Ministeren oplyser, at hun vil drøfte et sådant lovforslag med de øvrige

partier i Folketinget med henblik på, at lovforslaget kan fremsættes i folketingssamlingen

2016-17, hvis der er opbakning til forslaget.

12. Rigsrevisionen vil fortsat følge Statsforvaltningens arbejde med at sikre, at prioriterin-

gen af tilsynssager og tilsynsopgaver sker ud fra, hvor der er størst risiko for lovbrud, og

hvor det kan have væsentlige konsekvenser, herunder Statsforvaltningens initiativ til selv

at tage sager op.

Statsforvaltningens arbejde med at understøtte styring og planlægning af tilsyns-

opgaven

13. Statsrevisorerne bemærkede, at Statsforvaltningens data kun i få tilfælde understøtter

en effektiv resurseanvendelse eller muliggør intern styring og planlægning af tilsynsopga-

verne.

Det fremgik af beretningen, at Rigsrevisionen finder, at Statsforvaltningen i samarbejde med

departementet bør vurdere, om de eksisterende nøgletal er relevante og fyldestgørende for

Statsforvaltningens interne styring af tilsynsopgaverne. I vurderingen bør indgå, om andre

eller flere nøgletal i højere grad vil kunne understøtte en effektiv resurseanvendelse. Det

fremgik endvidere, at Rigsrevisionen vurderer, at Statsforvaltningen bør sikre en planlæg-

ning, der baserer sig på viden om og erfaring med bl.a. opgavetyper, resurseforbrug, sags-

behandlingstider og forventet kompleksitet i sagerne. Rigsrevisionen konstaterer i beretnin-

gen, at Statsforvaltningen fx har opstillet interne mål for sagsbehandlingstiden på udvalgte

opgavetyper, men at de ikke har data, så de kan følge op på, om målene indfries.

14. Social- og indenrigsministeren oplyser, at hun grundlæggende er helt enig i, at planlæg-

ning af tilsynsopgaven så vidt muligt skal basere sig på viden og erfaring. Ministeren oply-

ser, at Statsforvaltningen og ministeriet løbende vil overveje, hvordan beretningens anbe-

falinger om data kan omsættes i det allerede igangværende arbejde i Statsforvaltningen.

Ministeren oplyser videre, at Statsforvaltningen har iværksat en proces med henblik på at

foretage en kategorisering af tilsynssagerne ud over den sagsregistrering, som allerede

sker i dag. Det er hensigten, at sagerne fremover vil blive opdelt inden for nogle underom-

råder i forhold til forskellige sagstyper. Ministeren oplyser videre, at det skal give mulighed

for at vurdere afsatte resurser til hver sagstype og at følge udviklingen i sagsantal og sags-

flow. Derudover vil det ifølge ministeren give mulighed for at overveje hensigtsmæssighe-

den af yderligere nøgletal.

15. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Statsforvaltningen har fokus på at under-

støtte planlægningen af tilsynsopgaven med data. Rigsrevisionen vil fortsat følge Statsfor-

valtningens arbejde med at understøtte styring og planlægning af tilsynsopgaven.

Statsrevisorerne beretning SB12/2015 - Bilag 3: Rigsrevisionens notat af 13. maj 2016

Statsforvaltningens offentliggørelse af udtalelser

16. Statsrevisorerne bemærkede, at Statsforvaltningen kun medtager få udtalelser på sin

hjemmeside, selv om en mere omfattende offentliggørelse kunne forebygge lignende tilsyns-

sager.

Det fremgik af beretningen, at Rigsrevisionen vurderer, at Statsforvaltningen med fordel kan

gennemføre en tværgående analyse af udtalelserne for at identificere mulige emner, som

kan oplyse kommunerne om risikoområder i forhold til at overholde den offentlige lovgivning.

17. Social- og indenrigsministeren oplyser, at Statsforvaltningen siden midten af 2015 har

haft skærpet fokus på videndeling og på behovet for løbende at offentliggøre konkrete, prin-

cipielle udtalelser. Statsforvaltningen udsender i dag et ugentligt nyhedsbrev med nye ud-

talelser. Om en sag offentliggøres, beror på en konkret vurdering. Ministeren oplyser, at

Statsforvaltningen også fremover vil offentliggøre alle udtalelser, som vurderes at kunne in-

teressere en bredere kreds.

Ministeren oplyser videre, at det efter hendes opfattelse er velbegrundet, at Statsforvaltnin-

gen fortsat ikke offentliggør alle tilsynsudtalelser. Nogle af Statsforvaltningens udtalelser er

meget konkrete og ikke relevante for en bredere kreds, og nogle udtalelser siger ikke noget

nyt. Ministeren oplyser, at målet med Statsforvaltningens kommunikationsindsats må være

en proaktiv og relevant videndeling og ikke en database med eventuel overflødig information.

Ministeren oplyser endelig, at Statsforvaltningen løbende er opmærksom på mulighederne

for at foretage tværgående analyser, hvor det ud fra kompleksitet, genkendelighed og ud-

bredelse af et givent problem er relevant. Ministeren anfører 3 konkrete eksempler fra 2015

og 2016, hvor der er udsendt brev eller øvrig orientering til kommunerne.

18. Rigsrevisionen finder det ikke tilfredsstillende, at Social- og Indenrigsministeriet og Stats-

forvaltningen ikke fremadrettet sikrer, at alle udtalelser er offentligt tilgængelige. Det er Rigs-

revisionens opfattelse, at kravet om gennemsigtighed i forvaltningen er væsentligt, da offent-

ligheden herved kan få indsigt i Statsforvaltningens arbejde og udtalelser uanset udtalelsens

rækkevidde, og om den har generelt sigte. Social- og indenrigsministeren anfører, at der er

en risiko for overflødig information i databasen, hvis alle udtalelser gøres tilgængelige. Rigs-

revisionen vurderer ikke, at fuld offentlighed er en hindring for en nem tilgængelig og over-

skuelig database. Rigsrevisionen finder, at Statsforvaltningens seneste beslutning om at

tilknytte en særlig nyhedsfunktion på tilsynets del af Statsforvaltningens hjemmeside imøde-

går risikoen for, at væsentlig information drukner i den samlede mængde af udtalelser i en

database.

19. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Statsforvaltningen er opmærksom på mulig-

hederne for at foretage tværgående analyser. Rigsrevisionen vil fortsat følge Statsforvalt-

ningens arbejde med offentliggørelse af udtalelser og tværgående analyser med henblik på

at sikre en proaktiv og relevant videndeling.

Lone Strøm