Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
SB 7 2
Offentligt

Statsrevisorernes Sekretariat

Christiansborg

1240 København K

[email protected]

Sagsnr.

2014 - 7310

Doknr.

254206

Dato

20. juli 2015

Vedrørende Statsrevisorernes beretning nr. 7/2014 om forskningsmidler på

hospitalerne

I brev af 5. marts 2015 har Statsrevisorerne anmodet den daværende økonomi- og

indenrigsminister om en redegørelse for, hvilke overvejelser og foranstaltninger beret-

ning nr. 7/2014 om forskningsmidler på hospitalerne giver ministeren anledning til.

Økonomi- og Indenrigsministeriet er ved kongelig resolution af 28. juni 2015 blevet

nedlagt, og de dele af det daværende Økonomi- og Indenrigsministeriums ressort, der

vedrører Statsrevisorernes beretning, er blevet overført til Social- og Indenrigsministe-

riet.

Jeg vil gerne indledningsvis pointere, at jeg ser på sagen med stor alvor og, at der er

tale om en meget beklagelig sag.

Jeg må samtidig pointere, at regionerne er selvstændige myndigheder, som indgår i

den offentlige forvaltning. Regionerne står ikke i over-/underordnelsesforhold til nogen

andre myndigheder, hvorfor regionernes forhold og styringen af regionerne ordnes

ved lov. At regionerne er selvstændige myndigheder, der ikke står i over-

/underordnelsesforhold til andre myndigheder, indebærer også, at regionsrådet selv-

stændigt har ansvaret for, at regionens interne regler, retningslinjer, procedurer og

administration er i overensstemmelse med lovgivningen. Regionerne er underlagt det

statslige tilsyn, der varetages af Statsforvaltningen som tilsynsmyndighed og af Social-

og Indenrigsministeriet som øverste tilsynsmyndighed. Statsforvaltningen er i udøvel-

sen af tilsynet ikke undergivet mine instruktioner.

Jeg har ansvaret for den generelle lovgivning vedrørende regionernes styrelse og

deres økonomi. Beretningen giver mig ikke anledning til at foreslå ændring af eksiste-

rende lovgivning, da problemet i denne sag først og fremmest ses at have været, at

interne kontroller og forretningsgange ikke har været tilstrækkelige eller, at de ikke er

blevet efterlevet. De lovgivningsmæssige rammer er der således ikke rejst kritik af.

Kopi af redegørelsen og bilag er sendt til Rigsrevisionen.

Følgende fremgår bl.a. af Rigsrevisionens hovedkonklusion:

”Rigsrevisionen vurderer samlet, at hospitalernes forvaltning af forskningsmidler er kritisa-

bel. Undersøgelsen viser, at der er flere stærkt kritisable forhold ved den helt basale bud-

get- og regnskabsforvaltning.

Rigsrevisionen finder det særligt problematisk, at de interne kontroller i alt for mange til-

fælde ikke har sikret, at retningslinjerne er blevet fulgt, og at der er sikkerhed for, at forsk-

ningsmidlerne er anvendt til formålet. Flere ledelseslag har ikke i tilstrækkeligt omfang

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

påtaget sig et ansvar for at sikre velfungerende kontroller i forvaltningen af forskningsmid-

ler. Disse forhold er efter Rigsrevisionens opfattelse udtryk for en særegen, afvigende

forvaltningskultur. Samtidig har det på flere områder ikke været tilstrækkeligt konkret, hvad

der skal gøres, hvem der har ansvaret, og hvad dette ansvar indebærer. Det gælder for

alle de hospitaler, som indgår i Rigsrevisionens undersøgelse, men i varierende grad og

omfang hospitaler og afdelinger imellem. Rigsrevisionen finder det endvidere kritisabelt, at

regionerne ikke har sikret sig, at hospitalerne forvalter eksterne forskningsmidler tilfredsstil-

lende.

Undersøgelsen viser, at afdelingsledelsen ikke altid bliver tilstrækkeligt inddraget, når

forskningsprojekter bliver etableret. Etableringen danner grundlaget for den fremadrettede

styring af forskningsprojekterne. Den efterfølgende økonomistyring besværliggøres af, at

nye forskningsmidler ofte blandes sammen med midler fra andre forskningsprojekter, så

det ikke er gennemsigtigt, hvad den konkrete bevilling anvendes til. Desuden sikrer den

løbende opfølgning ikke altid, at projekter lukkes, selv om de er inaktive, og der kan henstå

midler over flere år.

Undersøgelsen viser, at hospitalernes interne kontroller ikke har sikret, at retningslinjerne

bliver fulgt, og at der er dokumentation for, at forskningsmidlerne bliver anvendt til formålet

og i overensstemmelse med retningslinjerne. På alt for mange bilag er der ikke anført et

formål med udgiften, fx anledningen til restaurationsbesøg og køb af it. Derfor er det uklart,

hvad ledelsen og regnskabsenheden har taget stilling til i kontrollen.

Hospitalerne adskiller ikke i tilstrækkeligt omfang udgifter til forskning fra udgifter til drift.

Hverken hospitalerne eller regionerne har tilstrækkelig viden om, hvorvidt hospitalerne får

dækket de direkte og indirekte omkostninger (overhead) i de tilfælde, hvor det er relevant.

Dermed er der risiko for, at hospitalerne utilsigtet og i visse tilfælde uretmæssigt anvender

driftsbevillinger til forskning for private virksomheder. Efter Rigsrevisionens opfattelse vil

det være hensigtsmæssigt, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og Ministeriet for Sundhed

og Forebyggelse er opmærksomme på dette forhold. Regionerne og ministerierne bør

afklare, hvordan det sikres, at hospitalerne opkræver et overhead, der er dækkende, i de

forskningsprojekter, hvor det er relevant. Dette kan ske gennem dialog, eventuelt ved de

årlige økonomiforhandlinger, hvor det kan indgå i en drøftelse om økonomistyring.

Undersøgelsen viser, at regionernes tilsyn med hospitalernes forvaltning af forskningsmid-

ler er utilstrækkeligt. Regionerne følger ikke op på hospitalernes retningslinjer. Dermed

sikrer regionerne ikke, at retningslinjerne udgør et betryggende grundlag for forvaltningen.

Statsforvaltningen har ikke udført sit tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler helt til-

strækkeligt. Statsforvaltningen reagerer kun, hvis regionens revisor klart har bemærket, at

et forhold anses som ulovligt. Der har ikke været sådanne tilfælde. Statsforvaltningen kun-

ne have fulgt mere op i de tilfælde, hvor revisorerne har gentaget problematiske forhold,

som regionerne ikke har udbedret, eller hvor det har været uklart, om der har været tale

om ulovlige forhold.

Rigsrevisionen finder, at hospitalsledelserne og regionerne skal have stærkt fokus på at

sikre, at de retningslinjer, som er under opdatering, bliver brugbare og efterlevet i praksis,

og at det bør være gennemsigtigt, hvad der finansieres af hospitalernes

driftsmidler.”

Statsrevisorerne bemærker følgende:

”Statsrevisorerne kritiserer skarpt hospitalernes forvaltning af eksterne forskningsmidler,

som er udtryk for en særegen forvaltningskultur, hvor man ikke har tilstrækkeligt fokus på

at overholde gældende retningslinjer. Statsrevisorerne kritiserer, at regionernes tilsyn har

været helt utilstrækkeligt.

Statsrevisorerne har særligt hæftet sig ved risikoen for, at de eksterne forskningsmidler

ikke anvendes til formålet, og ved, at Statsforvaltningen har udført et for passivt tilsyn med

forvaltningen af forskningsmidlerne

–

selv i de tilfælde, hvor regionernes revisorer gentag-

ne gange har påpeget problemer med regionernes regnskabsforvaltning og forvaltning af

forskningsmidler.

Kritikken er bl.a. baseret på:

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

•

At hospitalernes ledelse og interne kontroller i alt for mange tilfælde ikke har sik-

ret, at basale retningslinjer for anvendelse af forskningsmidlerne er blevet fulgt, fx

godkendelse af udgiftsbilags formål og relevans.

At styringen af forskningsprojekterne er uigennemsigtig, fordi nye og gamle forsk-

ningsmidler blandes sammen, og projekter kan henstå inaktive over flere år.

At hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad adskiller omkostningerne til forskning fra

omkostningerne til den almindelige drift. Regionerne og hospitalerne har således

ikke sikkerhed for, at relevante direkte og indirekte omkostninger bliver dækket.

Der synes at have udviklet sig en særegen forvaltningskultur, hvor sundhedsper-

sonale belønnes med naturalier som frugtordninger, sociale events o.l. for forsk-

ningsrelaterede opgaver.

At der er risiko for, at hospitalerne uretmæssigt finansierer forskning for private

virksomheder med skatteborgerfinansierede driftsbevillinger

At regionernes tilsyn ikke har sikret et betryggende grundlag for hospitalernes for-

valtning af forskningsmidler.

At Statsforvaltningen har udført et for passivt tilsyn med forvaltningen af forsk-

ningsmidlerne

–

selv i de tilfælde, hvor regionernes revisorer gentagne gange har

påpeget problemer med regionernes regnskabsforvaltning og forvaltning af forsk-

ningsmidler.”

Jeg har i henhold til rigsrevisorlovens § 18, stk. 3, indhentet en udtalelse fra de fem

regionsråd om, hvilke overvejelser og foranstaltninger beretningens indhold og kon-

klusioner og Statsrevisorernes bemærkninger giver anledning til. Udtalelserne fra re-

gionerne er vedhæftet som bilag 1.

For så vidt angår udtalelsen fra regionsrådet i Region Nordjylland fremgår det af udta-

lelsen, at denne er vedlagt uddrag af en beretning udarbejdet af eksterne revisorer

vedrørende regionens forretningsgange for styring og administration af forskningsmid-

ler. Beretningsuddraget er vedlagt denne redegørelse som bilag 2.

Regionsrådenes udtalelser viser, at alle regioner ser med stor alvor på både Rigsrevi-

sionens og Statsrevisorernes kritik. Det er endvidere indtrykket, at der både ledelses-

mæssigt og politisk er fokus på sagen. Det er tilfredsstillende.

Endvidere har jeg noteret mig, at alle regioner har iværksat initiativer, der skal forbed-

re forvaltningen af eksterne forskningsmidler på hospitalerne:

•

Region Hovedstaden

har bl.a. implementeret nye fælles forretningsgange for

hele regionen, den almindelige økonomopfølgning er ændret, så forsknings-

midler indgår i denne, og der er udarbejdet controllingværktøjer til brug for

hospitalernes økonomiafdelinger således, at der løbende tages stikprøver

omkring forvaltningen af forskningsmidler.

Region Sjælland

har bl.a. i 2014 gennemgået og præciseret regelsættet for

forvaltning af eksterne midler, og i 2015 har den eksterne revision på opdrag

fra Region Sjælland gennemført forvaltningsrevision om styring af projekter,

som er helt eller delvist finansieret af eksterne midler på de sygehuse, der ik-

ke var omfattet af Rigsrevisionens undersøgelse.

Region Syddanmark

har parallelt med Rigsrevisionens undersøgelse bedt re-

gionens eksterne revisor om at gennemgå forholdene vedrørende administra-

tionen af forskningsmidler. Endvidere har kritikken givet anledning til en mål-

rettet kommunikation af regler og dokumentationskrav i forhold til alle budget-

ansvarlige i regionen.

Region Midtjylland

har bl.a. i foråret 2014 i samarbejde med den eksterne re-

vision udført en større undersøgelse af forskningskonti i Region Midtjylland,

og et nyt regulativ vedrørende ekstern finansiering af forskningsprojekter mv.

er udarbejdet i 2014.

•

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

•

Region Nordjylland

har bl.a. anmodet et revisionsfirma om at foretage en om-

fattende gennemgang af nordjyske forskningsprojekter i perioden fra 2011

frem til medio oktober 2014.

Det er min opfattelse, at der er tale om initiativer, der er målrettet de mangler ved for-

valtningen af eksterne forskningsmidler på hospitalerne, som i varierende grad er ble-

vet afdækket på de hospitaler, der har indgået i Rigsrevisionens undersøgelse.

Rigsrevisionen anbefaler, at regionerne, Økonomi- og Indenrigsministeriet, nu Soci-

al- og Indenrigsministeriet, og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, nu Sundheds-

og Ældreministeriet, bør afklare, hvordan det sikres, at hospitalerne opkræver et over-

head, der er dækkende, i de forskningsprojekter, hvor det er relevant. Dette kan ske

gennem dialog, eventuelt ved de årlige økonomiforhandlinger, hvor det kan indgå i en

drøftelse om økonomistyring.

Jeg er helt enig i denne anbefaling, og jeg kan oplyse, at der allerede er taget kontakt

til Danske Regioner om dette forhold.

Det er Statsrevisorernes opfattelse, at Statsforvaltningen har udført et for passivt

tilsyn med forvaltningen af forskningsmidlerne, herunder i de tilfælde hvor regionernes

revisorer gentagne gange har påpeget problemer med regionernes regnskabsforvalt-

ning og forvaltning af forskningsmidler.

Jeg skal bemærke

–

som anført i pkt. 3 - at Statsforvaltningen i udøvelsen af tilsynet

ikke er undergivet mine instruktioner.

Jeg er imidlertid enig i vigtigheden af, at Statsforvaltningen i tilsynet med regionerne

har et målrettet fokus på at påse overholdelsen af lovgivningen som led i tilsynet med

regionernes regnskabsaflæggelse, herunder de dele af regnskabsaflæggelsen, der

vedrører forhold om anvendelse af forskningsmidler på hospitalerne.

Jeg deler derimod ikke i det hele Statsrevisorernes opfattelse af, at Statsforvaltnin-

gens tilsyn på dette område har været for passivt, eller som det anføres i selve beret-

ningen, at tilsynet med forskningsmidler ikke har været helt tilstrækkeligt.

Jeg skal i den sammenhæng bemærke, at Statsforvaltningen fører et retligt tilsyn med,

om regionerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndighe-

der. Statsforvaltningen har dermed ikke kompetence til at påse, om regionernes di-

spositioner er hensigtsmæssige, i det omfang de ikke udgør en overtrædelse af den

lovgivning, som Statsforvaltningen kan påse overholdelsen af.

Statsforvaltningen har, som det korrekt beskrives i beretningen, alene pligt til at un-

dersøge en sag nærmere inden for tilsynets kompetence, hvis der foreligger oplysnin-

ger fra revisor eller anden side, som giver Statsforvaltningen grund til at antage, at der

er en vis sandsynlighed for en ulovlighed, som ikke er bagatelagtig. Det bemærkes i

den sammenhæng, som tillige anført i beretningen, at regionens revisor skal påpege,

hvis regionerne forvalter i strid med gældende regler, ligesom det er revisorerne, som

har pligt til at anføre, hvis noget er ulovligt.

Jeg har umiddelbart svært ved at se, at der i beretningen er fremhævet forhold i relati-

on til Statsforvaltningens tilsyn, hvor Statsforvaltningen inden for rammerne af tilsyns-

pligten har forsømt at undersøge en sag nærmere. Jeg bemærker i den sammen-

hæng, at Statsforvaltningen ikke har pligt til at undersøge en sag nærmere, hvis Regi-

onsrådet på tilstrækkelig vis foretager skridt til at få rettet op på et ulovligt forhold, som

revisor har påpeget i en revisionsbemærkning i regnskabet, eller som Statsforvaltnin-

gen på anden vis er blevet bekendt med.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

Jeg anerkender imidlertid, at beretningen generelt har blotlagt et behov for styrket

kontrol med hospitalernes forvaltning for forskningsmidler.

Statsforvaltningen har på baggrund af Statsrevisorernes beretning oplyst, at Statsfor-

valtningen i udøvelsen af tilsynet vil have øget fokus på at afklare, om bemærkninger

fra den regionale revision om problematiske forhold kan være lovstridige, selvom de

ikke er specifikt er beskrevet som sådan af revisionen. Dette gælder særligt ved for-

hold, som gentages over flere år, og hvor Regionsrådets foranstaltninger ikke har vist

sig tilstrækkelige.

Statsforvaltningen vil i den forbindelse tage initiativ til en generel drøftelse af beretnin-

gens konklusioner med FSR

–

danske revisorer med henblik på en styrket fælles for-

ståelse af de særlige forhold, der gør sig gældende for den kommunale og regionale

revision, med henblik på at løfte tilsynsopgaven på dette område på bedste vis.

Endelig vil Statsforvaltningen styrke de interne retningslinjer for tilsynet med regioner-

nes regnskabsaflæggelse ved en revision af Statsforvaltningens interne vejledning.

Jeg anser Statsforvaltningens initiativer som tilfredsstillende.

Med venlig hilsen

Karen Ellemann

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

Bilag 1

Udtalelser fra regionerne vedrørende Statsrevisorernes beretning nr. 7/2014 om

forskningsmidler på sygehusene

1. Region Hovedstaden

Region Hovedstaden takker for muligheden for at komme med en udtalelse til mini-

strene om Statsrevisorernes beretning om forskningsmidler på hospitalerne.

Region Hovedstaden er enig med Statsrevisorerne i, at der ikke har været et tilstræk-

keligt tilsyn med hospitalernes anvendelse af eksterne forskningsmidler, hvilket ikke er

tilfredsstillende. Region Hovedstaden ser på sagen med stor alvor, og har derfor

iværksat en række tiltag for at sikre, at regionens anvendelse af forskningsmidler

fremadrettet sker indenfor de centralt fastsatte rammer, herunder at der sker en admi-

nistrativ kontrol af anvendelsen, og at der følges op på kontrollen i relevante fora, her-

under Regnskabschefforum. Region Hovedstaden tager således Statsrevisorernes

kritik til efterretning.

Regionsrådet har fulgt såvel Rigsrevisionens som regionens egen undersøgelse af

anvendelse af eksterne forskningsmidler tæt. Regionsrådet er derfor orienteret om det

misbrug der har fundet sted, og tager stærk afstand herfra. Regionsrådet har med

tilfredshed noteret, at i de tilfælde hvor der har været grundlag herfor, er der foretaget

en politianmeldelse af misbruget.

Regionsrådet er ligeledes løbende blevet orienteret om de tiltag Region Hovedstaden

har iværksat som følge af misbruget af forskningsmidler. Det er bl.a. følgende tiltag:

•

Retningslinjer

- der er fra centralt hold udarbejdet og implementeret nye fæl-

les forretningsgange for hele regionen. Der er i den forbindelse afholdt work-

shops for at udbrede kendskabet til retningslinjerne samt udarbejdet Q&A

(spørgsmål og svar) for at afdække spørgsmål. Materialet er lagt på nettet og

der opdateres løbende.

Budgettering (tilsyn og opfølgning)

- hospitalerne budgetterer nu forsk-

ningsmidlerne og opfølgningen på anvendelsen af forskningsmidlerne indgår

fast i den almindelige økonomopfølgning. Derved sikres, at ledelsesmæssig

opfølgning og fokus udøves både på afdelings- såvel som på centerniveau.

Tilsyn (hospitalerne/regionen)

- der er udarbejdet controllingværktøjer til

brug for økonomiafdelingerne således, at der løbende tages stikprøver om-

kring forvaltningen af forskningsmidler. Resultatet af disse stikprøver samt

eventuelle igangsatte tiltag rapporteres i kvartalsrapporten til Center for Øko-

nomi der samler op og sikrer fælles tiltag når det vurderes, at der er behov

herfor.

Tilsyn (regionen)

- der er siden 2012 indført samlet opfølgning i Center for

Økonomi på de forhold, der rapporteres i servicebreve fra den eksterne revisi-

on på de enkelte hospitaler.

Det er aftalt, at der på baggrund af Rigsrevisionens beretning igangsættes et

fælles arbejde omkring kortlægning af overhead på forskningsmidlerne.

•

Det er regionens klare forventning, at de igangsatte tiltag vil medføre, at regionens

anvendelse af forskningsmidler fremadrettet sker på en tilfredsstillende måde. For at

sikre fortsat fokus på anvendelsen af eksterne forskningsmidler og implementering af

nye arbejdsgange, følger den centrale administration løbende op - både ved at gen-

nemgå de indrapporterede stikprøver fra hospitalerne og ved at drøfte emnet løbende

med regionens regnskabschefer.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

2. Region Sjælland

Økonomi- og Indenrigsministeriet har med brev af 13. marts 2015 bedt Region Sjæl-

land om en udtalelse til Statsrevisorernes beretning nr. 7/2014 om forskningsmidler på

sygehusene og statsrevisorernes bemærkninger til beretningen, der drejer sig om

sygehusenes procedurer og dokumentation vedrørende anvendelse af eksterne forsk-

ningsmidler. Regionens forretningsudvalg blev orienteret om beretningen den 2. marts

2015, og Regionsrådet i Region Sjælland har drøftet henvendelsen i sit møde den 30.

april 2015.

Beretningen bygger på Rigsrevisionens gennemgang af materiale fra i alt syv sygehu-

se, inkl. Roskilde og Køge sygehuse i Region Sjælland, og samlet har vurderet, at

sygehusenes administration af eksterne forskningsmidler er kritisabel. Det sker særligt

med henvisning til, at i for mange tilfælde har interne kontroller ikke sikret, at lokale

retningslinjer blev fulgt, at der er risiko for, at sygehusene uretmæssigt finansierer

forskning for private virksomheder med driftsbevillinger, og at regionernes tilsyn ikke

har sikret et betryggende grundlag for sygehusenes forvaltning af forskningsmidler.

Desuden henviser statsrevisorerne til, at Statsforvaltningen kunne have fulgt mere op i

sager, hvor den eksterne revision har gentaget kritisable forhold, eller hvor det har

været uklart, om der var tale om ulovlige forhold.

Rigsrevisionen har ikke fundet eksempler på misbrug af forskningsmidler i Region

Sjælland.

I beretningen oplistes en række konkrete eksempler for at underbygge konklusionerne

i beretningen. Disse eksempler stammer ikke eller kun i meget begrænset omfang fra

Roskilde og Køge sygehuse. Region Sjælland gjorde i et høringssvar Rigsrevisionen

opmærksom på, at denne formulering kunne føre til misforståelser, men Rigsrevisio-

nen nuancerede efter regionens opfattelse ikke formuleringen i tilstrækkelig grad. På

baggrund af beretningen har Roskilde og Køge sygehuse skærpet kravene til forvalt-

ningen af forskningsmidlerne.

Den sundhedsvidenskabelige forskning i Region Sjællands sundhedsvæsen er alt-

overvejende offentlig og finansieres af regionen selv.

Sygehusene i Region Sjælland administrerer, styrer og følger op på administrationen

af forskningsmidler ud fra en regional retningslinje. Det er det enkelte sygehus’ ansvar

gennem sit løbende ledelsestilsyn at følge op på administrationen, og der kan være

lokale forskelle på administration og opfølgning - men arbejdet udføres inden for ram-

merne af retningslinjen. Region Sjælland følger fremover op på, at der er overens-

stemmelse mellem den regionale og lokale retningslinjer for administrationen af eks-

terne midler.

I 2014 blev Region Sjællands regelsæt for forvaltning af eksterne midler gennemgået

og præciseret

–

bl.a. på baggrund af presseomtale af misbrug af forskningsmidler på

Rigshospitalet.

Det er den eksterne

–

uafhængige

–

revision, der fører kontrol med sygehusenes ad-

ministration af deres økonomiske ressourcer. Region Sjælland har fulgt op på be-

mærkninger fra den eksterne revision til regionens regnskabsforvaltning og forvaltning

af forskningsmidler, og der har ikke været eksempler på gentagen kritik fra revisionens

side, som først regionen og senere Statsforvaltningen kunne følge op på.

I 2015 har den eksterne revision på opdrag fra Region Sjælland gennemført forvalt-

ningsrevision om styring af projekter, som er helt eller delvist finansieret af eksterne

midler på de sygehuse, der ikke var omfattet af Rigsrevisionens undersøgelse.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

Revisionen har i denne forbindelse gennemgået regionens regelsæt for forretnings-

gange, som revisionen har fundet hensigtsmæssige.

Derpå har revisionen ved hjælp af interviews og stikprøver gennemgået implemente-

ringen af forretningsgangene på hvert enkelt sygehus i regionen. Revisionen er ved at

afslutte arbejdet og har foreløbigt oplyst, at man ikke har fundet eksempler på misbrug

af midler i forbindelse med forvaltningsrevisionen, men at det på visse sygehuse er

nødvendigt at sikre, at forretningsgangene i den regionale retningslinje, ikke mindst

opfølgningen gennem ledelsesstilsynet, implementeres fuldt ud.

Rigsrevisionen har anbefalet, at der tilrettelægges arbejdsgange, som sikrer, at der

inden iværksættelsen af forskningsprojekter foreligger dækkende kontraktforhold, som

kan give efterfølgende rettigheder/patenter. Det er kun meget få af de sundhedsviden-

skabelige forskningsprojekter, der gennemføres i Region Sjælland, der efterfølgende

kan føre til rettigheder/patenter for regionen, men Region Sjælland har i 2015 indgået

aftale med Odense Universitetshospital om juridisk bistand ved indgåelse af kontrakter

med eksterne bevillingsgivere om forskningsprojekter.

Regionsrådet vil få forelagt den færdige undersøgelse fra eksterne revision

–

forment-

lig i juni 2015. På baggrund af undersøgelsen vil Regionsrådet vurdere behovet for

justeringer af forvaltningen på området.

3. Region Syddanmark

Økonomi- og Indenrigsministeriet har i brev af 13. marts 2015 bedt regionsrådet om at

forholde sig til indhold og konklusioner i Rigsrevisionens beretning om forskningsmid-

ler på hospitalerne samt Statsrevisorernes bemærkninger til beretningen, herunder

hvilke foranstaltninger og overvejelser, som beretningen giver anledning til.

Regionsrådet tager beretningen, som omfatter alle fem regioner, og er konkluderende

for regionerne under ét, til efterretning. Det bemærkes dog, at det af beretningen ikke

tydeligt fremgår i hvilket omfang og med hvilken tyngde, de enkelte regioners hospita-

ler bidrager til Rigsrevisionens konklusioner.

For at få en mere omfattende og dybtgående undersøgelse af området bad Region

Syddanmark parallelt med Rigsrevisionens undersøgelse regionens eksterne revisor

Deloitte om at gennemgå forholdene vedrørende administrationen af forskningsmidler.

Deloittes samlede vurdering var, ”at midlerne er anvendt i overensstemmelse med

formål og bevilling, og at der har været et betryggende kontrolmiljø, men at der har

været en mangelfuld dokumentation heraf, som der bør strammes op på”.

Rigsrevisionens stærke kritik af manglende kontrolindsats og indtrykket af ”en sær-

egen afvigende forvaltningskultur” kan derfor

ikke genkendes som dækkende for ad-

ministration af forskningsmidler i Region Syddanmark.

De konkrete kritikpunkter fra såvel Rigsrevisionen som Deloitte vedrørende især man-

gelfulde bilagspåtegninger samt dokumentation af kontroller og ledelsesopfølgning

tages til efterretning.

Kritikken har givet anledning til en målrettet kommunikation af regler og dokumentati-

onskrav i forhold til alle budgetansvarlige i regionen. Regionens interne kontrolfunktio-

ner

–

såvel centrale som decentrale

–

vil løbende have særlig fokus på at følge op på

de anførte kritikpunkter.

Herudover har regionen iværksat en intern udredning af praksis vedrørende den sær-

lige problemstilling om afgrænsningen af eksternt finansierede forskningsmidler i for-

hold til indtægtsdækket virksomhed.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

4. Region Midtjylland

Regionsrådet for Region Midtjylland har 29. april 2015 behandlet Statsrevisorernes

Beretning om forskningsmidler og Statsrevisorernes bemærkninger hertil.

Statsrevisorerne anmodede i januar 2014 Rigsrevisionen om at undersøge regioner-

nes forvaltning af forskningsmidler for perioden 2009-2013. Rigsrevisionens beretning

til Statsrevisorerne om forskningsmidler på hospitalerne blev fremlagt den 25. februar

2015.

Statsrevisorerne udtalte:

”Statsrevisorerne kritiserer skarpt

hospitalernes forvaltning af

eksterne forskningsmidler, som er udtryk for en særegen forvaltningskultur, hvor man

ikke har tilstrækkeligt fokus på at overholde gældende retningslinjer. Statsrevisorerne

kritiserer, at regionernes tilsyn har været helt utilstrækkeligt. Statsrevisorerne har sær-

ligt hæftet sig ved risikoen for, at de eksterne forskningsmidler ikke anvendes til for-

målet, og ved, at Statsforvaltningen har udført et for passivt tilsyn med forvaltningen af

forskningsmidlerne

–

selv i de tilfælde hvor regionernes revisorer gentagne gange har

påpeget problemer med regionernes regnskabsforvaltning og forvaltning af forsk-

ningsmidler.”

Økonomi- og Indenrigsministeriet har anmodet regionsrådet om at forholde sig til be-

retningens indhold, konklusioner og statsrevisorernes bemærkninger, herunder hvilke

foranstaltninger og overvejelser som beretningen giver anledning til.

Regionsrådets generelle bemærkninger:

Rigsrevisionens stikprøve af bilag for perioden 2009

–

2013 tog udgangspunkt i de

samme bilag, som Region Midtjylland selv undersøgte i foråret 2014. Det fremgår ikke

af Rigsrevisionens beretning til Statsrevisorerne, at Region Midtjylland selv har foreta-

get en stor undersøgelse. Regionen noterer, at konklusionerne er generelle, og at de

ikke lægger vægt på substansen, men på overtrædelse af formelle dokumentations-

krav. I forbindelse med Region Midtjyllands undersøgelse viste det sig, at manglende

dokumentation kunne fremskaffes. Rigsrevisionens beretning til Statsrevisorerne sy-

nes ikke at kvittere for regionens eget initiativ til undersøgelsen og revision af vejled-

ning og retningslinjer for administration af forskningsmidler.

Regionsrådets konkrete bemærkninger til statsrevisorernes kritik:

Statsrevisorernes kritik er baseret på nedenstående punkter:

1. At hospitalernes ledelse og interne kontroller i alt for mange tilfælde ikke har

sikret, at basale retningslinjer for anvendelse af forskningsmidlerne er blevet

fulgt, fx godkendelse af udgiftsbilags formål og relevans.

2. At styringen af forskningsprojekterne er uigennemsigtig, fordi nye og gamle

forskningsmidler blandes sammen, og projekter kan henstå inaktive over flere

år.

3. At hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad adskiller omkostningerne til forskning

fra omkostninger til den almindelige drift. Regionerne og hospitaler har såle-

des ikke sikkerhed for, at relevante direkte og indirekte omkostninger bliver

dækket. Der synes at have udviklet sig en særegen forvaltningskultur, hvor

sundhedspersonale belønnes med naturalier som frugtordninger, sociale

events o.l. for forskningsrelaterede opgaver.

4. At der er risiko, for at hospitalerne uretmæssigt finansierer forskning for priva-

te virksomheder med skatteborgerfinansierede driftsbevillinger.

5. At regionernes tilsyn ikke har sikret et betryggende grundlag for hospitalernes

forvaltning af forskningsmidler.

Ad 1) Hospitalernes ledelse og interne kontroller

Statsrevisorernes kritik:

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

At hospitalernes ledelse og interne kontroller i alt for mange tilfælde ikke har sikret, at

basale retningslinjer for anvendelse af forskningsmidlerne er blevet fulgt, fx godken-

delse af udgiftsbilags formål og relevans.

Region Midtjyllands kommentar:

Region Midtjylland har konstateret, at der er eksempler på bilag, hvor udgiften ikke er

dokumenteret tilstrækkeligt i økonomisystemet, men næsten alle disse posteringer har

enten haft et indlysende formål eller det er vurderet, at de har været rimelige efter at

have indhentet yderligere forklaringer hos forskerne. Der har ikke været stillet krav

om, at der skal foreligge elektronisk dokumentation i økonomisystemet. I alle de tilfæl-

de, hvor vi har anmodet om dokumentation, er den blevet forevist på papir.

Region Midtjylland anerkender, at der i mange tilfælde har manglet angivelse af formål

og deltagere, hvorfor der er sat ekstra fokus herpå fremadrettet.

Ad 2) Styring af forskningsprojekterne

Statsrevisorernes kritik:

At styringen af forskningsprojekterne er uigennemsigtig, fordi nye og gamle forsk-

ningsmidler blandes sammen, og projekter kan henstå inaktive over flere år.

Region Midtjyllands kommentar:

Region Midtjylland har med FAS-regulativet præciseret, at der skal ske løbende op-

følgning på alle forskningsprojekter. Det er ikke tilladt at have inaktive projekter over

flere år med mindre, der er anført en årsag.

I Beretningen omtales i Boks 3 en bevilling på kr. 16 millioner, der indsættes på en

løbende konto. Aarhus Universitetshospital modtog den 13. juli 2007 brev om bevillin-

gen til indkøb af apparatur. Fire dage senere den 17. juli 2007 blev kr. 16 millioner

indsat på Aarhus Universitetshospitals driftsbankkonto. Det var ikke muligt, at nå at få

oprettet et særskilt projekt på så få dage. Derfor blev det besluttet at anvende den

allerede oprettede løbende konto så indbetalingen kunne placeres og driftsbankkon-

toen afstemmes. De første udbetalinger skete allerede i løbet af efteråret 2007. I maj

2008 var der yderligere to udbetalinger og den 8. januar 2009 blev det sidste beløb for

apparaturet betalt.

Der burde have været oprettet et særskilt projekt i 2007, men for at undgå at historik-

ken gik tabt, blev det besluttet at fastholde beløbet på den løbende konto, da man

vidste, at der var tale om få posteringer samt at hele beløbet skulle anvendes til ind-

køb af apparatur indenfor en overskuelig periode. En gennemgang af sagen viser, at

den er veldokumenteret.

Ad 3) Adskillelse af omkostninger til forskning og drift

Statsrevisorernes kritik:

At hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad adskiller omkostningerne til forskning fra om-

kostninger til den almindelige drift. Regionerne og hospitaler har således ikke sikker-

hed for, at relevante direkte og indirekte omkostninger bliver dækket. Der synes at

have udviklet sig en særegen forvaltningskultur, hvor sundhedspersonale belønnes

med naturalier som frugtordninger, sociale events o.l. for forskningsrelaterede opga-

ver.

Region Midtjyllands kommentar:

I situationer, hvor der eksempelvis ikke er ledig kontorplads til rådighed til forskerne,

kan det forekomme at forskningsmidlerne anvendes til anskaffelse af nødvendige

kontorfaciliteter inklusiv it-udstyr. Disse omkostninger dækkes ikke af den almindelige

driftsbevilling, hvis der er tale om medarbejdere, der udelukkende er ansat i forsk-

ningsprojekter. Efter Region Midtjyllands opfattelse er der ikke tale om tilfældig sam-

menblanding af interne og eksterne omkostninger.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

På et stort universitetshospital er forskning og klinik tæt forbundne. Eksempelvis er

alle kliniske behandlinger på Onkologisk afdeling protokollerede, dvs. de indgår i klini-

ske forskningsprojekter. Det vil i de fleste tilfælde ikke være muligt at adskille udgifter

til forskning og udgifter til klinik. Der er afdelinger med medarbejdere der udelukkende

arbejder med forskning, hvor alle udgifter naturligt afholdes af forskningsmidler.

Region Midtjylland mener ikke, at vi har en ”særegen forvaltningskultur”, hvor

sund-

hedspersonale belønnes med naturalier mv. Det er ikke vores opfattelse, at forskerne

generelt belønnes med frugtordninger, sociale events.

Ad 4) Risiko skatteborgerfinansieret forskning

Statsrevisorernes kritik:

At der er risiko, for at hospitalerne uretmæssigt finansierer forskning for private virk-

somheder med skatteborgerfinansierede driftsbevillinger.

Region Midtjyllands kommentar:

Region Midtjylland har den opfattelse, at det er en del af vores aktivitet at udføre rele-

vant forskning på vores hospitaler. Ved oprettelse af et projekt foretages vurdering af

forbrug af ressourcer fra andre afdelinger (røntgen, laboratorieydelser mv.) og der

aftales afregning herfor. I sagens natur er der behov for at udøve skøn af forbrug af

ressourcer fra de forskellige afdelinger, men der tages stilling hertil inden projektet

godkendes.

Regionsrådet stiller via driftsbevillinger midler til rådighed for forskningen. Ikke til gavn

for private firmaer, men til gavn for patientbehandlingen mv.

Ad 5) Regionernes tilsyn

Statsrevisorernes kritik:

At regionernes tilsyn ikke har sikret et betryggende grundlag for hospitalernes forvalt-

ning af forskningsmidler.

Region Midtjyllands kommentar:

Ultimo 2013 besluttede Region Midtjylland i samarbejde med den eksterne revision at

udføre en større undersøgelse af forskningskonti i Region Midtjylland. I foråret 2014

blev der analyseret på 250.000 posteringer fra forskningskonti på regionens hospitaler

i perioden 2009

–

2013. Der blev lavet stikprøvevis kontrol af bilag.

Den omfattende gennemgang af forskningskonti viste, at forskerne generelt er både

ansvarlige og nøjsomme i deres omgang med forskningsmidler, og at tilbagebeta-

lingskravene var små i forhold til den samlede omsætning af forskningsmidler som i

den fem-årige periode var på ca. 2 mia kr. Undersøgelsen førte til, at der blev skrevet

ni rapporter, hvor der var grund til nærmere efterforskning af bilag. Set i forhold til

mængden af gennemgåede bilag var det meget få uregelmæssigheder, der blev fun-

det. Der var tilfælde af manglende bilagsdokumentation, men der blev indhentet do-

kumentation/forklaringer i forbindelse med undersøgelsen.

Undersøgelsen påpegede, at der var behov for tydeliggørelse og præcisering af reg-

lerne, så forskerne ikke bevidst eller ubevidst overtræder reglerne. Arbejdet med at

tydeliggøre reglerne var allerede igangsat inden undersøgelsen blev gennemført. Ef-

terfølgende blev der arbejdet videre med dette.

Region Midtjylland arbejder kontinuerligt med forbedring af vores systemer og proce-

durer. Det er vores opfattelse, at vi har et betryggende grundlag for hospitalernes for-

valtning af forskningsmidler.

Region Midtjyllands foranstaltninger:

Region Midtjyllands regionsråd godkendte 20. august 2014 ”Regulativ vedrørende

eksternt finansierede projekter mv. i Region Midtjylland (FAS-regulativ)”.

Regulativet

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

erstatter den

tidligere ”Administrativ vejledning vedr. ekstern finansiering af forsk-

ningsprojekter mv. i

Region Midtjylland (FAS)”. Region Midtjylland har altså allerede

inden Rigsrevisionen offentliggjorde deres beretning til Statsrevisorerne vedtaget et

nyt regulativ, hvori det er tydeliggjort og præciseret, hvorledes forskningsmidlerne skal

håndteres.

I forhold til den tidligere vejledning er det i det nye regulativ præciseret, at det er regi-

onen, der ejer donerede forskningsmidler, og at regionens regnskabsregler også gæl-

der for forskningsmidler. En væsentlig ændring i forhold til tidligere er, at forskerne

fremover ved projektoprettelsen skal underskrive på, at de kender reglerne og har til

hensigt at følge dem.

Som supplement til FAS-regulativet blev der er i efteråret 2014 udarbejdet et appen-

dix, der mere præcist beskriver en række emner, som kontrollen i foråret indikerede,

at der var behov for tydeliggørelse af reglerne for.

I november 2014 blev der afholdt informationsmøder, hvor alle forskere i regionen og

det administrative personale var indbudt. På informationsmøderne blev FAS-

regulativet og det tilhørende appendix gennemgået.

Region Midtjyllands Interne Kontrol er pt. i gang med at foretage en tilsvarende under-

søgelse, som den der blev foretaget i foråret 2014. Denne gang omhandler undersø-

gelsen kun perioden 1. januar 2014

–

28. februar 2015 til gengæld omfatter undersø-

gelsen bilag for hele regionen, og der skelnes ikke mellem interne og eksterne konti.

Regionens regler gælder både driftsbevillinger og eksterne bevillinger, derfor skelnes

der ikke herimellem ved denne kontrol.

5. Region Nordjylland

Økonomi- og Indenrigsministeriet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har

anmodet Regionsrådet i Region Nordjylland om en udtalelse vedrørende Statsreviso-

rernes beretning 7/2014 om hospitalernes eksterne forskningsmidler.

Denne udtalelse er behandlet af Regionsrådet på mødet d. 28. april 2015.

Fra Region Nordjyllands side har Aalborg Universitetshospital været en del af Rigsre-

visionens bagvedliggende undersøgelse.

Regionsrådet har noteret sig, at Statsrevisorerne udtaler en meget skarp kritik af hos-

pitalernes forvaltning af de eksterne forskningsmidler.

Regionsrådet skal dog samtidig fremhæve, at der ikke er konstateret misbrug af forsk-

ningsmidler i Region Nordjylland, ligesom den årlige revision af Regionens regnskab

ikke har givet anledning til bemærkninger i forhold til forvaltningen af forskningsmidler.

Der har ligeledes ikke været påtaler eller politianmeldelser rettet mod forskere som

følge af misbrug.

Set i lyset af Rigsrevisionens undersøgelse har Regionen anmodet Revisionsfirmaet

BDO om at foretage en omfattende gennemgang af nordjyske forskningsprojekter i

perioden fra 2011 frem til medio oktober 2014. Der har været særligt fokus på udgifter

knyttet til IT-udstyr, rejser, møder mv. Revisionen har ikke fundet mistænkelige forhold

i gennemgangen af de enkelte bilag.

BDO har ligeledes foretaget en gennemgang af Regionens forretningsgange for sty-

ring og administration af forskningsmidler og vurderer, at disse er hensigtsmæssige og

betryggende.

Der er i Region Nordjylland valgt en meget central organisering omkring forvaltningen

af forskningsmidlerne. Den langt overvejende del af de forvaltningsmæssige aktiviteter

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

i relation til forskningsaktiviteterne er samlet i Forskningens Hus ved Aalborg Universi-

tetshospital og i Koncern Økonomi, som er Regionens centrale økonomifunktion.

Herved er det Regionens vurdering, at der sikres en ensartet sagsbehandling, ligesom

der altid er et ”ekstra sæt øjne” på de enkelte bilag.

I Rigsrevisionens undersøgelse (punkt 55) er nævnt et konkret eksempel fra Aalborg

Universitetshospital, hvor en forsker på en konference i Italien to dage i træk spiser på

samme restaurant for henholdsvis 1.157 og 1.370 kr. uden at det fremgår, om andre

end forskeren deltager. Aalborg Universitetshospital har efterfølgende dokumenteret

overfor Rigsrevisionen, at begge regninger dækker over bespisning af to personer.

Regionen har en beløbsgrænse på 800 kr. for ét måltid, hvilket flugter med SKATs

regler på området.

Selv om der ikke er fundet misbrug af forskningsmidler i Region Nordjylland, så påpe-

ger Rigsrevisionen, at der bør strammes op i forhold til efterlevelsen retningslinjer på

forskningsområdet.

Regionsrådet støtter op om denne vurdering, og der er allerede i samarbejde med

sygehusledelserne og Forskningens Hus iværksat en opstramning af retningslinjerne.

Det skal blandt andet sikre, at alle indkøb bliver foretaget i Regionens indkøbssystem,

at klinikledelser følger løbende op på budgetter, og at formålet med udgifterne er fyl-

destgørende beskrevet.

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015

Bilag 2

Statsrevisorerne beretning SB7/2014 - Bilag 2: Social- og indenrigsministerens redegørelse af 20. juli 2015