Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

Finansudvalget 2013-14
SB 20 26
Offentligt

Maj 2020

Rigsrevisionens notat om

beretning om

Statens brug af

konsulenter

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om statens brug af konsulenter

(beretning nr. 20/2013)

29. april 2020

RN 1104/20

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om statens brug af konsulenter,

som blev indledt med en beretning i 2014. Vi har tidligere behandlet sagen i notater

til Statsrevisorerne af 9. december 2014 og 7. august 2017.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Rigspolitiet har gennemført en række tiltag, som har til hensigt at sikre, at politiet over-

holder udbudsreglerne, herunder ved køb af konsulentydelser. Rigsrevisionen finder

Rigspolitiets initiativer tilfredsstillende og vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

Rigspolitiet har i al væsentlighed gennemført og idriftsat 6 tiltag, som skal sikre, at

Rigspolitiet overholder udbudsreglerne og har et øget ledelsesfokus, særligt ved køb

af konsulentydelser.

Rigspolitiet har som et af tiltagene fået udarbejdet en ekstern analyse af politiets

samlede indkøb i perioden 2013-2016. Analysen indeholdt 9 anbefalinger. Politiet

har i al væsentlighed afsluttet implementeringen af disse 9 anbefalinger. Politiet

modtog rapporten i marts 2018.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk

•

Økonomistyrelsen har igangsat et projekt om en automatiseret forkontering af fakturaer

i IndFak, herunder af indkøbskategorierne. Implementeringen af dette forventes at bli-

ve påbegyndt fra efteråret 2020. Det skal bl.a. føre til at sikre en mere ensartet registre-

ring af fakturaer, herunder af indkøbskategorierne. På sigt vil dette kunne medføre, at

kvaliteten af virksomhedernes registreringer af konsulentkøb forbedres. Dette skal bi-

drage til at sikre mere retvisende tal for statens reelle forbrug af konsulenter.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

de undersøgte virksomheders arbejde med at sikre kvaliteten af registreringerne i

indkøbsdatabasen (nu i fakturadatabasen).

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i juni 2014 en beretning om statens brug af konsulenter. Beret-

ningen handlede om, hvorvidt statslige virksomheder køber og anvender konsulenter

på en hensigtsmæssig måde. Endvidere handlede den om, hvorvidt Finansministeriet

og ressortministerierne har retvisende information om statens brug af konsulenter, og

hvordan konsulentforbruget har udviklet sig i perioden 2008-2013.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det utilfredsstillende, at der

fortsat ikke var retvisende tal for statens reelle forbrug af konsulenter. Statsrevisorer-

ne kritiserede endvidere, at statens konsulentkøb stadig kun i få tilfælde var baseret

på strategiske og dokumenterede overvejelser om, hvilke typer af opgaver der bedst

blev løst af konsulenter.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Ministeriernes arbejde med at udarbejde kon-

cernstrategier, herunder arbejdet med at styrke

den strategiske tilgang til konsulentkøb.

2. Finansministeriets arbejde med at styrke den

strategiske tilgang i ministerierne og den generelle

vejledning om konsulentkøb.

3. De undersøgte virksomheders arbejde med at

etablere retningslinjer, der kan understøtte vel-

overvejede og hensigtsmæssige konsulentkøb.

4. Finansministeriets og de øvrige ministeriers ar-

bejde med at tilvejebringe styringsrelevant infor-

mation.

5. Rigspolitiets arbejde med at implementere de

tiltag, som knytter sig til overholdelse af udbuds-

reglerne i forbindelse med køb af konsulentydelser.

(Punktet blev tilføjet som et nyt punkt i Rigsrevisio-

nens notat af 7. august 2017.

6. De undersøgte virksomheders arbejde med at

sikre kvaliteten af registreringerne i indkøbsdata-

basen.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 7. august 2017.

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 7. august 2017.

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 7. august 2017.

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 7. august 2017.

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tid-

ligere er afsluttet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

II. Ministeriernes initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende ministeriernes initiativer i forhold til de udestående op-

følgningspunkter. Gennemgangen er baseret på redegørelser fra Justitsministeriet og

Finansministeriet. Vi har desuden drøftet Økonomistyrelsens initiativer på et møde

med styrelsen.

Rigspolitiets arbejde med at implementere de tiltag, som knytter sig

til overholdelse af udbudsreglerne i forbindelse med køb af konsulent-

ydelser

7. Det fremgik af beretningen, at kun 5 ud af de 10 undersøgte virksomheder havde

udarbejdet retningslinjer, der kunne understøtte velovervejede og hensigtsmæssige

konsulentkøb.

8. Rigsrevisionens gennemgang i notat til Statsrevisorerne af 7. august 2017 viste, at

alle 10 virksomheder, herunder Rigspolitiet, havde udarbejdet retningslinjer med hen-

blik på at understøtte velovervejede og hensigtsmæssige konsulentindkøb.

9. Rigspolitiet offentliggjorde dog i marts 2017 en undersøgelse, der viste, at Rigspoli-

tiet på trods af udarbejdelse af vejledninger i væsentligt omfang ikke havde efterlevet

retningslinjerne og udbudsreglerne. Rigspolitiet oplyste på den baggrund, at de ville

gennemføre 6 tiltag, der skulle sikre overholdelsen af udbudsreglerne.

10. I boks 1 gennemgås Rigspolitiets indsats ved de 6 tiltag, som Rigspolitiet også har

orienteret Retsudvalget om i oktober 2019.

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

Boks 1

Rigspolitiets 6 tiltag for at sikre, at udbudsreglerne efterleves

Tiltag 1: Ekstern undersøgelse af indkøbsområdet

Tiltaget er gennemført. Rigspolitiet modtog i marts 2018 en rapport fra PwC om politiets samlede indkøb i perioden 2013-

2016. Rapporten konkluderede, at der var sket markante fejl i politiets håndtering af indkøb, og at der havde været store

problemer med at overholde udbudsreglerne. PwC kom også med 9 anbefalinger, som politiet i al væsentlighed har afslut-

tet implementeringen af.

Tiltag 2: Konkret gennemførelse af udbud på områder uden udbudsdækning

Tiltaget er gennemført. Rigspolitiet har med bistand fra konsulentfirmaet Valcon gennemført en analyse af, hvilke indkøb

der ikke har været foretaget udbudsmæssigt og/eller forvaltningsmæssigt korrekt, og som derfor skulle sendes i udbud

For 89 % af disse indkøb er der igangsat eller afsluttet et udbud, mens der for 11 % af indkøbene er planlagt udbud

Tiltag 3: Styrket koncernindkøb og kompetenceløft

Tiltaget er gennemført. Ved dette tiltag har Rigspolitiet bl.a. udarbejdet en indkøbspolitik og styrket udbuds- og indkøbs-

kompetencerne i Koncernindkøb, hvor der er tilført resurser og sket kompetenceudvikling inden for indkøbs- og udbuds-

reglerne.

Tiltag 4: Styrket controllingindsats

Tiltaget er gennemført. Rigspolitiet har bl.a. etableret en enhed for tilsyn og controlling pr. 1. maj 2017, som har et særligt

fokus på indkøb. Der er blevet implementeret et nyt koncept for intern kontrol på indkøbsområdet med afrapporteringer

til Rigspolitiets direktion og politikredsenes ledelse.

Tiltag 5: Indkøbsproces med stærk ledelsesmæssig forankring

Tiltaget er gennemført. Rigspolitiet har bl.a. indført en indkøbsproces, hvor nye indkøbsaftaler med en kontraktsum på

over 100.000 kr. skal påtegnes af den ansvarlige direktør. Desuden er retningslinjerne for køb af konsulentydelser blevet

skærpet, bl.a. skal alle konsulentkøb godkendes på direktørniveau.

Tiltag 6: Styrket aftalestyring og opfølgning

Tiltaget er gennemført. Der er bl.a. implementeret et fælles koncept for kontraktstyring på tværs af politiet og et kontrakt-

styringssystem, som skal skabe overblik over antallet af kontrakter og kontrakternes udløb, leveranceopfølgning mv.

Der er endvidere oprettet en kontraktstyringsenhed i Rigspolitiets Koncernindkøb.

Procentangivelserne er opdaterede opgørelser fra Rigspolitiets opfølgning i januar 2020 til Justitsministeriet.

Kilde:

Rigspolitiets notat til Retsudvalget af 29. oktober 2019 om status på tiltag til at sikre overholdelse af udbudsreglerne i politiet.

Det fremgår af boks 1, at udviklingsaktiviteterne under de 6 tiltag i al væsentlighed er

gennemført. Den eksterne undersøgelse (tiltag 1) mundede ud i 9 anbefalinger, hvoraf

enkelte anbefalinger endnu ikke er fuldt ud implementeret. Det er Rigsrevisionens vur-

dering, at alle de centrale anbefalinger i forhold til konsulentkøb er implementeret.

11. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Rigspolitiet i al væsentlighed har gen-

nemført og idriftsat de 6 tiltag, som skal sikre, at Rigspolitiet overholder udbudsregler-

ne ved køb af konsulentydelser, og sikre et øget ledelsesfokus på indkøbsområdet.

Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at denne del af sagen kan afsluttes.

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

De undersøgte virksomheders arbejde med at sikre kvaliteten af

registreringerne i indkøbsdatabasen

12. Statsrevisorerne bemærkede, at det er utilfredsstillende, at der fortsat ikke er ret-

visende tal for statens reelle forbrug af konsulenter.

13. Det fremgik af beretningen, at Økonomistyrelsens indkøbsdatabase ikke gav et

retvisende og fyldestgørende billede af statens brug af konsulenter. Det skyldes, at

opgørelsen var behæftet med usikkerhed, fordi det ikke altid var entydigt, hvordan

konsulentkøbene skulle registreres, og fordi der var fejl i virksomhedernes registre-

ringer. Hertil kom, at staten også havde udgifter til konsulenter, der ikke var registre-

ret i indkøbsdatabasen.

14. Finansministeren oplyste i sin redegørelse af 4. november 2014, at Økonomistyrel-

sen havde igangsat et arbejde med at undersøge, om indkøbskategorierne på konsu-

lentområdet kunne tilpasses for at reducere fejlkonteringer. Økonomistyrelsen ville

som led i dette arbejde gå i dialog med ressortministerierne for at gøre det lettere at

registrere konsulentkøb korrekt.

15. Rigsrevisionens gennemgang viser, at Økonomistyrelsen efter beretningen opda-

terede de fællesstatslige indkøbskategorier, som statslige myndigheder anvender til

indkøbsrapportering, med virkning fra 2015. Styrelsen har oplyst, at formålet var at

gøre korrekt kontering af indkøbene lettere og sikre en større gennemsigtighed. Ind-

købskategorierne blev udarbejdet under hensyn til de uhensigtsmæssigheder, som

blev fremhævet i Rigsrevisionens beretning, og på baggrund af input fra gruppen af

koncernindkøbere i staten og en efterfølgende høring i ministerierne. Økonomistyrel-

sen har bl.a. oplyst, at it-konsulenter blev specificeret på flere kategorier, og at det

har givet et mere detaljeret opgørelsesgrundlag af statens brug af konsulenter.

Til at opgøre indkøb på tværs af staten har Økonomistyrelsen i 2018 besluttet ikke

længere at bruge data fra indkøbsdatabasen, der primært trækker på regnskabsda-

ta i Navision Stat. I stedet har Økonomistyrelsen valgt at basere opgørelserne på

baggrund af fakturadata, der trækker på data fra det statslige fakturasystem IndFak.

Ifølge Økonomistyrelsen giver opgørelser på baggrund af fakturadata væsentlig stør-

re detaljeringsgrad og medfører lavere risiko for fejl, da processerne er systemunder-

støttede og i nogen grad automatiserede. Økonomistyrelsen har oplyst, at styrelsen

løbende arbejder med at forbedre kvaliteten af de indkøbsdata, som ligger til grund

for opgørelserne af statens forbrug af konsulenter, og løbende vil iværksætte initiati-

ver, som har til formål at forbedre data.

Økonomistyrelsen har i oktober 2019 indgået en aftale med en leverandør om imple-

mentering af automatisk forkontering i IndFak. Økonomistyrelsen har oplyst, at løsnin-

gen medfører, at der på baggrund af kunstig intelligens vil genereres et automatisk

forslag til, hvordan fakturaer skal konteres, bl.a. i forhold til indkøbskategorien. Det vil

ifølge Økonomistyrelsen mindske den administrative og manuelle opgave samt sikre

en mere ensartet registrering – og på sigt kunne medføre, at kvaliteten af virksomhe-

dernes registreringer af konsulentkøb forbedres. Økonomistyrelsen forventer, at løs-

ningen skal implementeres fra 2. halvår 2020. Der er ikke fastsat et nærmere tids-

punkt for, hvornår det skal være færdigimplementeret.

Statsrevisorerne beretning SB20/2013 - Bilag 26: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. april 2020

16. Rigsrevisionen konstaterer, at Økonomistyrelsen har iværksat et arbejde med at

implementere automatisk forkontering, som bl.a. kan medvirke til at understøtte virk-

somhedernes arbejde med at sikre kvaliteten af registreringerne i indkøbsdatabasen

(nu fakturadatabasen). Rigsrevisionen vil fortsat følge Økonomistyrelsens arbejde

med automatisk forkontering.

Lone Strøm