Finansudvalget 2010-11 (1. samling)
SB 16 16
Offentligt
1074142_0001.png
Udenrigsministeriet
Statsrevisorernes Sekretariat
Christiansborg
1240 København K
Asiatisk Plads 2
DK-1448 København K
Telefon +45 33 92 00 00
Telefax +45 32 54 05 33
E-mail: [email protected]
http://www.um.dk
Girokonto 3 00 18 06
Bilag
Journalnummer
Kontor
Dato
102.G.31.a.
OKO
27. januar 2012
Statsrevisorernes beretning nr. 16/2010 om revision af stats-
regnskabet for 2010
Med henvisning til brev af 25. november 2011 fra Statsrevisorernes sekre-
tariat, hvormed beretning nr. 16/2010 om revisionen af statsregnskabet for
2010 blev fremsendt, redegøres herved for de foranstaltninger og over-
vejelser, som beretningen har givet anledning til. Redegørelsen er samtidig
sendt til Rigsrevisor. For udviklingsbistandens område henvises til særskilt
redegørelse fra Udviklingsministeren. Der henvises endvidere til rede-
gørelser fra Handels- og Investeringsministeren og fra Europaministeren.
Jeg har med tilfredshed noteret mig Rigsrevisionens vurdering af regn-
skabsaflæggelsen og regnskabsforvaltningen på Udenrigsministeriets område
som værende betryggende. Det er ligeledes tilfredsstillende at konstatere, at
Statsrevisorerne ikke har fundet anledning til at afgive bemærkninger om
Udenrigsministeriet. Dette forhold understreger, lige som sidste år, at kva-
liteten af Udenrigsministeriets økonomiforvaltning og regnskabsaflæggelse
generelt fortsat har et tilfredsstillende niveau.
Jeg har dog noteret mig, at
revisionen for 2010 har vist, at der er sket et fald i
kvaliteten af økonomiforvaltningen i udetjenesten, idet der på flere af de besøgte repræ-
sentationer har været et behov for væsentlige forbedringer på centrale forvaltningsområder,
hvor administrationen og procedurerne ikke har levet op til de krav, der stilles til en pålidelig
regnskabsforvaltning.
-
Rigsrevisionen er dog ikke i forbindelse med revisionen af ude-
tjenesten blevet opmærksom på beløbsmæssige fejl, der er så væsentlige, at det har betydning
for rigtigheden af repræsentationernes regnskaber og dermed rigtigheden af Udenrigs-
ministeriets samlede regnskab.
I relation til bemærkninger om kvaliteten af økonomiforvaltningen i
udetjenesten, herunder manglende afstemninger og tilbagebetalinger af
 Statsrevisorerne beretning SB16/2010 - Bilag 16: Udenrigsministerens redegørelse af 27. januar 2012
deposita, kan jeg oplyse, at der i 2011 og særligt op til årsafslutningen har
været foretaget en målrettet indsats for at højne den regnskabsmæssige
kvalitet i udetjenesten. Sigtet har særligt været at få nedbragt antallet af åbne
poster i regnskaberne og at sikre, at der er sket de nødvendige afstemninger
af beholdninger mv. samt tilvejebringe en dokumentation og begrundelse for
de poster, der pr. 31. december 2011 stadig måtte være åbne. Denne indsats
vil blive fortsat i det kommende år.
Ydermere kan jeg pege på, at Udenrigsministeriet i disse år foretager en
målrettet omorganisering af den administrative og særligt den regnskabs-
mæssige opgavevaretagelse i udetjenesten, bl.a. med etablering af regionale
administrative servicecentre. Formålet med etableringen af regionale
administrative centre er at øge effektiviteten i varetagelsen og højne pro-
fessionaliseringen af udetjenestens økonomiforvaltning ved at samle de
specialiserede regnskabstekniske opgaver centralt i et administrativt center.
Dermed forventes en væsentligt højere kvalitet af regnskabsaflæggelsen i
udetjenesten.
M.h.t.
repræsentationernes forvaltning af Eksportrådet,
der
ikke fungerede helt til-
fredsstillende, idet bl.a. faktureringsgrundlaget i flere tilfælde var mangelfuldt,
er der
iværksat en række foranstaltninger, herunder opfølgning vedr. registrerede
timer i forhold til de fakturerede timer for den enkelte opgave for at sikre, at
beløbet for fakturering af virksomheder stemmer overens med de timer, der
er brugt på opgaven.
Rigsrevisionen fandt derudover svagheder i visumadministrationen ved flere repræ-
sentationer,
hvilket jeg har taget ad notam og har iværksat følgende indsatser
for at afhjælpe:
Tilrettelæggelsen af forretningsgangene i visumsagsbehandlingen på de
enkelte repræsentationer varierer en del, bl.a. med mængden af ansøgninger,
af sikkerhedsårsager, indretningen af fysiske lokaler og/eller antal medar-
bejdere og disses uddannelse.
Udenrigsministeriet har iværksat foranstaltninger med henblik på kompe-
tenceløft på repræsentationerne, herunder uddannelsesforløb i København
og regionalmøder, hvor konsuler og andre visumsagsbehandlere fra repræ-
sentationerne i en region samles i ca. 3 dage med henblik på at højne niveauet
for visumsagsbehandlingen ved lektioner og workshops. Der er planlagt 4
regionalmøder i 2012.
Der blev i foråret 2010 lanceret et ”Best Practice”-katalog,
som bl.a. skulle
sikre, at de visumudstedende repræsentationer organiserede sig bedst muligt
og optimerede sagsbehandlingen i visumadministrationen. Kataloget følges
op af ”Best Practice”-besøg
på repræsentationer, der har ytret ønske om
assistance vedr. visumsagsbehandlingen og/eller har gjort sig bemærket i
forbindelse med Udenrigsministeriets stikprøvekontroller.
 Statsrevisorerne beretning SB16/2010 - Bilag 16: Udenrigsministerens redegørelse af 27. januar 2012
Jeg har endvidere taget kritikken fra Rigsrevisionen vedr.
afstemning af
balanceposter og kontobrug
til efterretning og har taget følgende initiativer til at
imødegå den anførte kritik:
Vedr. gamle ikke udlignede balanceposter er der op til årsafslutningen 2011
blevet lagt særligt vægt på at få nedbragt antallet samt at få dokumenteret og
begrundet de åbne gamle poster pr. 31. december 2011.
Vedr. forfaldne fordringer har UM i efteråret 2011 haft særlig fokus på at
udsende rykkere på forfaldne fakturaer samt at overdrage disse dubiøse
debitorer til SKAT, når det ikke er lykkedes at inddrive de forfaldne beløb.
Fremadrettet vil der i 2012 ske en overdragelse af debitoradministrationen,
herunder rykkerprocedurerne, til Statens AdMinistration (SAM), hvilket
forventes at give en mere regelmæssig og ensartet behandling af forfaldne
fordringer. Samtidig er det forventningen, at oprettelsen af administrative
centre i udetjenesten vil forbedre debitorhåndteringer sammen med en
forbedret bogføringspraksis.
Vedr. forbedring af bogføringspraksis vil der med overgangen til den
planlagte ”firkløverimplementering”, som indebærer, at der forventeligt fra
1. januar 2013 indføres nye standardsystemer på økonomiområdet med dertil
hørende standardiserede arbejdsgange for samtlige enheder i Udenrigs-
tjenesten, skulle implementeres en ny og forenklet kontoplan. Herved
forventes kvaliteten med hensyn til anvendelse af korrekt kontering at blive
højnet.
I forhold til de udfordringer omkring
målformulering og kvalitetssikring af
målopfyldelsen
i Udenrigsministeriets resultatkontrakter på enhedsniveau, som
Rigsrevisionen har påpeget, har jeg taget initiativ til at reformere ministeriets
mål- og resultatstyring. I den forbindelse arbejdes der på at udvikle et nyt
koncept, der i højere grad kan fungere som instrument til strategisk styring,
resultatopnåelse og ressourceallokering. Dette forventes på plads i løbet af
2012 til implementering i Udenrigstjenestens resultatkontrakter for 2013.
Rigsrevisionens
IT-revision af visumsystemet, UM-VIS,
i december 2010 viste, at
systemet indeholdt kontroller, der understøttede en sikker og effektiv
administration af visumansøgninger, og at it-sikkerheden på de undersøgte
områder samlet set var tilfredsstillende.
Der er dog i 2011 implementeret yderligere kontroller i UMVIS. UMVIS
understøtter en sikker og effektiv administration af visumansøgninger og
opfyldelse af Danmarks forpligtelse i Schengen-samarbejdet med tilslutning
til det centrale VIS system. Ambassaden i Kairo er som den første danske
ambassade i oktober 2011 gået succesfuldt i luften med C-VIS (udstedelse af
visum med fingeraftryk til den centrale database i Strasbourg).
 Statsrevisorerne beretning SB16/2010 - Bilag 16: Udenrigsministerens redegørelse af 27. januar 2012
Jeg kan endvidere oplyse, at vi har endeligt afklaret diverse udeståender
vedrørende
EU-rådsrejser,
og at vi løbende vil afstemme vores mellem-
værende med EU’s rådssekretariat.
Jeg har noteret mig, at Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Uden-
rigsministeriet har fundet en løsning til håndtering af medarbejdernes
timesaldi på
den lederstyrede konto.
Jeg har desuden noteret mig, at Rigsrevisionen har fundet, at
forretningsgangene
og de interne kontroller vedrørende Udenrigsministeriets udgifter til FN’s klimakonference
(COP15)
ikke fungerede helt tilfredsstillende. Rigsrevisionen konstaterede
dog ikke væsentlige fejl. Jeg kan oplyse, at der i forbindelse med gennem-
førelsen af EU-formandskabet er etableret de fornødne forretningsgange, og
at Rigsrevisionens anbefalinger er taget i betragtning ved udarbejdelse af
retningslinjer for regnskabet.
Med venlig hilsen
Villy Søvndal