Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

Finansudvalget 2005-06
SB 4 2
Offentligt

Notat til Statsrevisorerne om

beretning om digitale løsninger

i staten

Maj

2012

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

RIGSREVISORS FORTSATTE NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om digitale løsninger i staten (beretning nr. 4/05)

27. april 2012

RN A406/12

1. Dette notat følger op på sagen om digitale løsninger i staten, som jeg indledte med en be-

retning i december 2005. Notatet handler om digitale løsninger på 6 ministerområder: Mini-

steriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (tidligere Ministeriet for Vi-

denskab, Teknologi og Udvikling), Kulturministeriet, Justitsministeriet, Ministeriet for Føde-

varer, Landbrug og Fiskeri, Ministeriet for Børn og Undervisning (tidligere Undervisningsmi-

nisteriet) og Erhvervs- og Vækstministeriet (tidligere Økonomi- og Erhvervsministeriet).

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

Notatet indeholder følgende konklusion:

§ 18, stk. 4-notat

Institutionerne har siden 2005 øget udbuddet af borger- og virksomhedsrettede digi-

tale løsninger, ligesom der løbende arbejdes med at udvikle og tilbyde nye digitale

løsninger. Det finder jeg tilfredsstillende. Institutionerne har også i højere grad end i

2005 overblik over, hvor meget de digitale løsninger anvendes af borgere og virksom-

heder. Overblikket over de digitale løsningers bidrag til øget effektivisering kan blive

bedre, idet ikke alle ministerier har et samlet overblik over resultaterne af digitalise-

ringsarbejdet.

Jeg finder – bl.a. på baggrund af min gennemgang af ministeriernes strategimateria-

le – at der overordnet set arbejdes fornuftigt med udbredelsen af borger- og virksom-

hedsrettede digitale løsninger i de pågældende ministerier. Det finder jeg tilfredsstil-

lende. Jeg forventer, at de krav, der nu stilles til fremtidens digitale løsninger, i høje-

re grad bidrager til effektiviseringer og serviceforbedringer, og at disse resultater op-

gøres og dokumenteres. Det er min opfattelse, at sagen om digitale løsninger i sta-

ten kan afsluttes.

Jeg bygger min konklusion på følgende:



Alle ministerier har siden 2005 udviklet nye borger- og virksomhedsrettede digi-

tale løsninger. Ligeledes har alle ministerier fokus på en løbende udvikling af nye

digitale løsninger, fx beskrevet i it-strategier.

Alle ministerier har i større eller mindre grad opgjort den faktiske anvendelses-

grad for de digitale løsninger. Der er dog sjældent opstillet mål for den forvente-

de anvendelsesgrad. Det er således vanskeligt at vurdere, om den faktiske an-

vendelsesgrad for de digitale løsninger er tilfredsstillende.

Fortsat(te) notat(er)

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på www.rigsrevisionen.dk



Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012



Det er ikke alle institutioner, der har opgjort de digitale løsningers bidrag til effek-

tiviseringer og serviceforbedringer. Det er således ikke alle ministerier, der har et

samlet overblik over resultaterne af digitaliseringsarbejdet. Der er imidlertid nu –

med det arbejde, der er iværksat i regi af Statens IT-projektråd – stillet krav til frem-

tidige it-projekters anvendelse af businesscase, opgørelse af gevinstrealisering

mv. for at sikre effektiviseringer og serviceforbedringer.

Baggrund

2. Jeg afgav i december 2005 en beretning om digitale løsninger i staten. Det fremgik af be-

retningen, at store dele af statens borger- og virksomhedsrettede ydelser var digitaliseret,

men også at der var uudnyttede muligheder for digitalisering. Det fremgik endvidere af be-

retningen, at institutionerne i højere grad burde opstille mål for og have kendskab til anven-

delsesgraden af deres digitale løsninger. Endelig viste beretningen, at institutionerne – for en

langt større del af de digitale løsningers vedkommende – burde kunne redegøre for, om de

respektive digitale løsninger bidrager til effektiviseringer og serviceforbedringer og i givet fald

på hvilken måde.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, bemærkede de, at det var utilfredsstillen-

de, at anvendelsesgraden kun var kendt for 60 % af de digitale løsninger, ligesom det kun

for 21 % af de digitale løsninger var undersøgt, om løsningen medførte serviceforbedringer.

Endelig fandt Statsrevisorerne det utilfredsstillende, at det kun for 19 % af de digitale løsnin-

ger var undersøgt, om løsningerne har bidraget til en mere effektiv forvaltning i institutioner-

ne.

4. Som svar på beretningen afgav de 6 ministre hver en ministerredegørelse til Statsreviso-

rerne i foråret 2006. Heri oplyste ministrene, at ministerierne ville tage en række initiativer

for at øge udbuddet og anvendelsen af digitale løsninger samt arbejde med at dokumente-

re resultaterne af arbejdet med de digitale løsninger.

5. På baggrund af ministerredegørelserne afgav jeg i maj 2006 et notat i henhold til rigsre-

visorlovens § 18, stk. 4, hvori jeg fremlagde mine planer for den videre opfølgning på beret-

ningen. Notatet findes i Endelig betænkning over statsregnskabet for 2005, s. 98-101. I no-

tatet lovede jeg, at jeg ville følge udviklingen på følgende områder:



ministeriernes arbejde med at øge udbuddet af og anvendelsen af digitale løsninger

ministeriernes arbejde med institutionernes muligheder for at dokumentere resultaterne

af digitaliseringsarbejdet.

I dette notat redegør jeg for resultaterne af min opfølgning.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk.

6. Finansministeriet offentliggjorde i 2010 rapporten ”Professionalisering af arbejdet med it-

projekter i staten”. Rapporten pegede på udfordringer, indsatsområder og anbefalinger i for-

hold til budgettering, styring, organisering og gennemførelse af statslige it-projekter. På bag-

grund af denne rapport er der bl.a. udviklet en ny fællesstatslig it-projektmodel, der skal an-

vendes ved gennemførelsen af alle it-projekter i staten fra den 1. januar 2011, jf. Budgetvej-

ledning 2011. Endelig er den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015 ”Den digitale

vej til fremtidens velfærd” fra regeringen, KL og Danske Regioner offentliggjort i 2011.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

Der er således igangsat en række tiltag med bl.a. større krav til styringen af it-projekter, hvor

der skal udarbejdes businesscases og efterfølgende gevinstrealiseringsrapporter, og hvor

der skal foretages en løbende opfølgning i form af såkaldte faseovergangsrapporter i alle it-

projektets faser for at sikre, at fremtidens digitale løsninger anvendes og bidrager til effek-

tiviseringer og serviceforbedringer. Det er Statens IT-projektråds vurdering, at kravet om an-

vendelse af den fælles businesscase-model og risikovurderingen af alle nye projekter frem-

adrettet vil give et mere ensartet vurderingsgrundlag og mulighed for en mere systematisk

opfølgning på gevinstrealiseringen i de statslige it-projekter.

Denne opfølgning vil dog ikke tage udgangspunkt i ovennævnte tiltag, da de er igangsat for

nylig og endnu ikke fuldt ud implementeret.

II.

Resultatet af opfølgningen om digitale løsninger i staten

7. Jeg gennemgår i det følgende de udestående punkter. Opfølgningen er baseret på rede-

gørelser fra de involverede ministerier.

Udbud af digitale løsninger

8. Det fremgik af beretningen, at store dele af statens borger- og virksomhedsrettede ydel-

ser var digitaliseret, men at der også var uudnyttede muligheder for digitalisering. Det frem-

gik af ministerredegørelserne, at der var igangsat initiativer for at øge udbuddet af digitale

løsninger. Rigsrevisionen har undersøgt, om der er sket et øget udbud af digitale løsninger

på ministerområderne.

Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelsers

underliggende in-

stitutioner har siden 2005 udbudt yderligere en række digitale løsninger, bl.a. Styrelsen for

Universiteter og Internationalisering, der har en lang række af løsninger til fx ansøgninger

til EU-programmer. Dertil kommer, at Forsknings- og Innovationsstyrelsen er i gang med et

digitaliserings- og effektiviseringsprojekt i forhold til udmøntning af midler til forskning og in-

novation. Projektet skal implementeres løbende i 2012 og 2013. Ministeriet har endvidere

udarbejdet en koncern it-strategi for 2010-2012, der stiller krav om udarbejdelse af en digi-

taliseringsplan. Ministeriet har i forlængelse heraf gennemført en kortlægning af de kommu-

nikationsgange i koncernen, der endnu ikke er digitaliseret. For hver kommunikationsgang

er det vurderet, om der er et gevinstpotentiale ved digitalisering. Gennemgangen viste, at

der var et gevinstpotentiale i 20 ud af i alt 34 gennemgåede kommunikationsgange.

Justitsministeriet

har oplyst, at ministeriets borger- og virksomhedsrettede digitale løsninger

– foruden diverse digitale blanketløsninger – de senere år har været kendetegnet ved stør-

re projekter, fx den digitale tinglysning. Ministeriet har endvidere oplyst, at der er udarbejdet

en koncern it-strategi for 2010-2013, hvis overordnede formål bl.a. er at effektivisere proces-

ser, øge servicen over for borgere og virksomheder og leve op til regeringens målsætning

om digitalisering af den offentlige sektor. I forlængelse af it-strategien er der gennemført et

større analysearbejde, der mundede ud i et idékatalog med 15 mulige tværgående forret-

ningsprojekter. Ministeriet har oplyst, at der er udarbejdet businesscases for udvalgte idéer

i kataloget, og at et beslutningsoplæg til koncernledelsen om den videre proces er under

udarbejdelse. Ministeriet har endelig oplyst, at ministeriet i forbindelse med digitaliserings-

strategien i øjeblikket undersøger, hvilke områder der vurderes at være velegnede til at over-

gå til obligatorisk selvbetjening og kommunikation.

Ministeriet for Børn og Undervisning

har oplyst, at der løbende er sket udvidelser af eksiste-

rende digitale løsninger på ministerområdet for at forenkle og lette administrationen, fx gen-

nemførelsen af 3. fase af digitaliseringen af voksenefteruddannelsesadministrationen og

gennemførelsen af 3. fase af en udvidelse af minSU’s funktionalitet. Andre lignende udvi-

delser står til gennemførelse i 2012. Udvidelserne er en del af en større indsats, der er plan-

lagt for at frigøre resurser og sikre en mere ambitiøs brug af it på ministerområdet.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

Kulturministeriet

har oplyst, at der er implementeret en række digitale løsninger på minister-

området de senere år, fx 1001fortællinger.dk, der er en digital samling af fortællinger om den

danske kulturarv. Ministeriet har udarbejdet en it-strategi for 2009-2011, der fastslår, at der

for projekter med udgifter på under 10 mio. kr. skal udarbejdes et beslutningsgrundlag til le-

delsen, der som minimum beskriver forventede fordele, forventede udgifter, nytteværdi og

forventet effekt. Ministeriet har ligeledes oplyst, at en analyse, der belyser, hvordan de mest

resursekrævende administrative arbejdsgange kan effektiviseres gennem øget digitalisering,

er udarbejdet som input til den del af it-strategien, der handler om digitalisering af forvalt-

ningsprocesser.

Erhvervs- og Vækstministeriets

styrelsers borger- og virksomhedsrettede løsninger er for

langt hovedparten digitale. Enkelte løsninger, der bruges sjældent, eller som kræver store

mængder af original dokumentation, er ikke digitaliseret, fx skibsregistrering, hvor original do-

kumentation er påkrævet. Enkelte styrelser har også udarbejdet servicestrategier, der bl.a.

beskriver, hvordan digitale løsninger kan implementeres yderligere. Det gælder fx Erhvervs-

og Selskabsstyrelsen (nu Erhvervsstyrelsen), der har kortlagt, hvordan styrelsen skal servi-

cere sine brugere digitalt i 2015. Styrelsen er i gang med at implementere denne strategi ved

hjælp af sit moderniseringsprogram.

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

har implementeret en række nye digitale løs-

ninger siden 2005, fx mange indberetningsmuligheder for erhvervet via Virk.dk. Ministeriet

har endvidere oplyst, at der er udarbejdet en digitaliseringsstrategi for 2011-2015, der skal

fungere som et overordnet forretningsstrategisk styringsredskab, og som skal understøtte

ministeriets digitaliseringsindsats og it-organisering.

10. Jeg kan konstatere, at der stadig udbydes nye borger- og virksomhedsrettede digitale

løsninger på ministerområderne. Jeg har ligeledes noteret mig, at ministerierne fortsat har

fokus på at undersøge og vurdere potentialet for en forsat digitalisering af ministerområder-

nes borger- og virksomhedsrettede ydelser, fx ved udarbejdelsen af digitaliserings- og effek-

tiviseringsstrategier. Det finder jeg tilfredsstillende.

Anvendelse af digitale løsninger

11. Det fremgik af beretningen, at institutionerne i højere grad burde opstille mål for og ha-

ve kendskab til anvendelsesgraden af deres digitale løsninger. Det fremgik af ministerrede-

gørelserne, at nogle ministerier havde igangsat initiativer i forhold til at følge anvendelses-

graden af de digitale løsninger.

12. Rigsrevisionen har som led i opfølgningen undersøgt, om de udvalgte ministerier har op-

stillet mål for den forventede anvendelsesgrad af digitale borger- og virksomhedsrettede

ydelser igangsat efter december 2005 og senere har opgjort den faktiske anvendelsesgrad.

13.

Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser

har oplyst, at må-

ling af anvendelsesgraden af de digitale løsninger sker på institutionsniveau, og at der så-

ledes ikke er etableret et ensartet mål eller et samlet kendskab. Ministeriet har dog opgjort

anvendelsesgraden for 7 specifikke digitaliseringsprojekter i regi af den tidligere IT- og Tele-

styrelse. Anvendelsesgraden svinger for disse projekter mellem 45 % og 100 %. Der er og-

så opstillet forventede mål for de ovennævnte digitaliseringsprojekter. Målene handler ikke

udelukkende om anvendelsesgraden af det enkelte projekt, men omfatter også kvalitative

mål om fx bedre kvalitet.

Kulturministeriet

har ved udløbet af it-strategien for 2009-2011 udarbejdet en afsluttende sta-

tus for de projekter, der har været igangsat i perioden. For projekter, der er borger- og virk-

somhedsrettede, findes der opgørelser for anvendelsesgraden af løsningen – typisk i form

af brugsstatistik. Den faktiske anvendelsesgrad er dog ikke stillet op mod konkrete, forven-

tede mål for anvendelsen af de digitale løsninger.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

Ministeriet for Børn og Undervisning

har oplyst, at anvendelsesgraden for en række digita-

le løsninger på uddannelsesområdet er tæt på 100 %, idet der er tale om obligatoriske løs-

ninger. Til eksempel nævner ministeriet de nationale test, som kun få fritages fra at tage.

Justitsministeriet

har ikke et generelt overblik over anvendelsen af de borger- og virksom-

hedsrettede digitale løsninger, der findes på ministerområdet. Der er dog udarbejdet opgø-

relser for nogle af de digitale løsninger på ministerområdet. Således oplyser ministeriet, at

fx Civilstyrelsen har gennemført brugertilfredshedsundersøgelser for retsinformation.dk og

lovtidende.dk, og at Domstolsstyrelsen har fået udarbejdet en brugerundersøgelse af den

digitale tinglysning. Brugerundersøgelsen af den digitale tinglysning er udarbejdet over tid.

Der er således foretaget målinger i 2010 og 2012, hvilket giver et godt overblik over udvik-

lingen i bl.a. brugertilfredsheden.

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

har oplyst, at de digitale løsninger, der er ud-

arbejdet på ministerområdet, skal tilgodese ministeriets kunder for at lette kommunikationen

mellem ministeriet og borgerne og erhvervene. Det primære fokus er således på at udvikle

elektroniske selvbetjeningsløsninger til ministeriets indberetninger og skriftlige kommunika-

tionskanaler. Ministeriet har angivet, at det overordnede mål ikke nødvendigvis er 100 % di-

gitalisering, da en mindre gruppe af borgere og erhvervsdrivende ikke har mulighed for eller

ikke har de nødvendige kompetencer til at anvende digitale løsninger. Den forventede an-

vendelsesgrad er ikke yderligere specificeret for de enkelte digitale løsninger. Anvendelses-

graden for digitale indberetninger for ministeriets styrelser er opgjort til mellem 43 % og 96 %.

Fx er 75 % af alle indberetninger til Fiskeridirektoratet digitale.

Erhvervs- og Vækstministeriet

har opgjort anvendelsesgraden for en række af ministeriets

styrelsers digitale løsninger. For indberetninger og lignende digitale løsninger er anvendel-

sesgraden opgjort til mellem 34 % og 100 %. Anvendelsesgraden for de digitale løsninger

er ikke holdt op mod et mål for anvendelsesgraden.

14. For alle ministerier gælder, at de i større eller mindre grad har opgjort den faktiske an-

vendelsesgrad for deres digitale løsninger og dermed har kendskab til, i hvilket omfang bru-

gerne udnytter den digitale mulighed. Det finder jeg tilfredsstillende. Derimod har ministeri-

erne kun for enkelte digitale løsninger på forhånd opstillet den forventede anvendelsesgrad

for de enkelte digitale løsninger. Det er således vanskeligt at vurdere, om den faktiske an-

vendelsesgrad for hovedparten af de digitale løsninger er tilfredsstillende, da den ikke kan

sammenholdes med de forventede anvendelsesgrader. Jeg finder derfor, at ministerierne

stadig kan styrke dette område, men går dog i øvrigt ud fra, jf. pkt. 6, at den mere systema-

tiske opfølgning på gevinstrealiseringen, som de nye regler på it-området omfatter, har som

konsekvens, at der fremadrettet kommer noget større fokus på anvendelsesgrad og opfølg-

ning herpå.

Digitale løsningers effektiviseringer og serviceforbedringer

15. Det fremgik af beretningen, at institutionerne burde kunne redegøre for, om de respek-

tive digitale løsninger bidrager til effektivisering og i givet fald på hvilken måde. Rigsrevisio-

nen har spurgt de udvalgte ministerier, om de har undersøgt eller modtaget informationer

fra underliggende institutioner om effektiviseringer og serviceforbedringerne opnået ved im-

plementerede digitaliserede borger- og virksomhedsrettede løsninger, som er igangsat ef-

ter 2005.

16.

Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser

har oplyst, at der i

koncern it-strategien er opstillet krav om, at koncernens institutioner skal udarbejde gevinst-

realiseringsrapporter for deres digitale løsninger 1 år efter projektets afslutning. Kravet blev

indført i september 2010. Ministeriet har oplyst, at der endnu ikke er udarbejdet sådanne rap-

porter, da de projekter, der er omfattet af kravet, endnu ikke er afsluttet.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 2: Rigsrevisors fortsatte notat af 27. april 2012

Kulturministeriet

har oplyst, at ministeriet ikke konsekvent har fulgt op på, om digitaliserings-

tiltagene har resulteret i de forventede effektiviseringer. Dog har ministeriet i forbindelse med

den afsluttende opfølgning på it-strategien for 2009-2011 opgjort realiserede gevinster for

nogle af de borger- og virksomhedsrettede digitale løsninger, som er igangsat i perioden, li-

gesom det er et krav fremadrettet i forbindelse med udarbejdelse af business cases for nye

digitaliseringsprojekter, at forventede gevinster skal beskrives.

Ministeriet for Børn og Undervisning

har redegjort for de vurderede effektiviseringer og ser-

viceforbedringer for en række af de digitaliseringstiltag, der har været på ministeriets områ-

de. SU-digitaliseringen har fx resulteret i en hurtigere ekspeditionstid ved ansøgning om SU,

på trods af at antallet af ansøgninger samtidig er stigende (62 % af ansøgningerne var eks-

pederet inden 10 dage i 2011 mod 50 % i 2009).

Justitsministeriet

har ikke et samlet overblik over, i hvilket omfang de digitale løsninger på

ministerområdet har medført effektiviseringer og serviceforbedringer. For nogle af de digita-

le løsninger udarbejdes der dog opfølgning på området. Således har ministeriet oplyst, at

Domstolsstyrelsen løbende følger op på sagsflow og sagsbehandlingstider, og at disse nøg-

letal indgår i en rapport, som halvårligt sendes til Folketingets Retsudvalg.

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

vurderer, at de digitale indberetninger de se-

nere år har medført effektivisering og har sparet et betydeligt antal årsværk. Ministeriet har

dog ikke en central opgørelse, der understøtter denne vurdering, idet opgørelsen af gevin-

sterne ligger ude i de underliggende virksomheder. Ministeriet har yderligere anført, at en

kvantitativ opgørelse heraf vil være meget vanskelig.

Erhvervs- og Vækstministeriet

har oplyst, at der ligger businesscases bag en række af de

digitale løsninger, der er iværksat af ministeriets styrelser. Der foreligger således opgørelser

om både forventede og konkret opnåede besparelser og effektiviseringer opgjort i kroner,

men også i fx tidsbesparelse i minutter pr. digital indberetning. Tidsbesparelsen ved at be-

nytte en digital løsning gennem erhvervsportalen Virk.dk frem for en analog (papirbaseret)

løsning skønnes fx at være 1,7 minutter pr. indberetning.

17. Jeg finder det mindre tilfredsstillende, at ikke alle ministerier konsekvent har undersøgt,

om digitale løsninger medfører effektiviseringer og/eller serviceforbedringer. Jeg finder så-

ledes, at ministeriernes indsats i relation til arbejdet med at definere og måle effektiviserin-

ger og serviceforbedringer kan styrkes. Det er min opfattelse, at arbejdet med måling af ef-

fektiviseringer og serviceforbedringer allerede begynder med opstillingen af målbare mål og

succeskriterier ved igangsættelsen af den digitale løsning, og at disse mål danner grundla-

get for den endelige vurdering af, om den digitale løsning samlet set har været en succes.

III.

Næste skridt i sagen

18. Jeg nævnte indledningsvist, at der er igangsat en række tiltag, som bl.a. har til hensigt

at sikre, at fremtidens digitale løsninger bidrager til effektiviseringer og serviceforbedringer,

og at det er Statens IT-projektråds vurdering, at kravet om anvendelse af en fælles business-

case-model fremadrettet vil give et mere ensartet vurderingsgrundlag og mulighed for en me-

re systematisk opfølgning på gevinstrealiseringen i de statslige it-projekter. Jeg forventer der-

for, at fremtidens digitale løsninger i højere grad bidrager til effektiviseringer og servicefor-

bedringer, og at disse resultater opgøres og dokumenteres. Det er min opfattelse, at sagen

om digitale løsninger i staten kan afsluttes.

Annie Nørskov