Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Finansudvalget 2005-06
SB 4 1
Offentligt

4/05

Beretning om

digitale løsninger i staten

Beretning fra rigsrevisor fremsendt

til Folketinget i henhold til § 18, stk. 1, i lov

om revisionen af statens regnskaber m.m.

KØBENHAVN 2005

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Henvendelse vedrørende denne publikation rettes til:

Statsrevisoratet

Christiansborg

Prins Jørgens Gård 2

1240 København K

Telefon: 33 37 55 00

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.folketinget.dk

Yderligere eksemplarer kan købes ved henvendelse til:

Schultz Information

Herstedvang 12

2620 Albertslund

Telefon: 43 63 23 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.schultz.dk

ISSN 0108-3902

ISBN 87-7434-244-4

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Denne beretning til Folketinget henhører under lov om revisionen af statens regnskaber § 18,

stk. 1, der pålægger statsrevisorerne pligt til med deres eventuelle bemærkninger at fremsende de

af rigsrevisor i henhold til samme lov § 17 udarbejdede beretninger til Folketinget og vedkom-

mende minister.

Statsrevisoratet, den 7. december 2005

Peder Larsen

Helge Mortensen

Henrik Thorup

Helge Adam Møller

Johannes Lebech

Erik Larsen

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Indholdsfortegnelse

Side

II.

Resumé .................................................................................................................................. 7

Indledning, formål, afgrænsning og metode ........................................................................ 11

A. Indledning ...................................................................................................................... 11

B. Formål ............................................................................................................................ 12

C. Afgrænsning og metode ................................................................................................. 12

Har institutionerne udnyttet mulighederne for etablering af borger- og

virksomhedsrettede digitale løsninger?................................................................................ 15

A. Institutionernes vurdering af mulighederne for at indføre digitale løsninger ................. 16

B. Omfanget af borger- og virksomhedsrettede digitale løsninger ..................................... 16

C. Barrierer ......................................................................................................................... 23

Anvender brugerne de udbudte digitale løsninger?.............................................................. 26

A. Anvendelsesgraden for de digitale løsninger.................................................................. 26

B. Mål for anvendelsesgrad ................................................................................................ 28

Har de digitale løsninger ført til serviceforbedringer og effektiviseringer? ......................... 29

A. Institutionernes undersøgelse af, hvorvidt det vil medføre serviceforbedringer og

effektiviseringer at indføre digitale løsninger ................................................................ 29

B. Serviceforbedringer og/eller effektiviseringer i institutionerne som følge af, at

digitale løsninger er indført ............................................................................................ 31

III.

IV.

Statsrevisorernes bemærkning......................................................................................................... 37

Bilag:

Departementer og institutioner, som indgår i undersøgelsen af digitale løsninger i

staten .................................................................................................................................... 39

Ord- og begrebsforklaring.................................................................................................... 40

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Beretning om

digitale løsninger i staten

I. Resumé

1. Ifølge regeringens moderniseringsprogram

handler digital forvaltning om, hvordan man ska-

ber en bedre og mere effektiv løsning af forvalt-

ningsopgaver gennem anvendelse af informa-

tionsteknologi. Samtidig skal en digital forvalt-

ning i fremtiden i langt højere grad tilrettelæg-

ges på borgernes præmisser og med den enkelte

borger i centrum.

I denne beretning gør Rigsrevisionen status

over, hvor langt digitaliseringen er nået inden

for en række udvalgte statslige institutioner. Be-

retningen handler således om statslige styrel-

sers og institutioners udbud af borger- og virk-

somhedsrettede digitale løsninger samt brugen

og effekterne heraf.

2. Rigsrevisionens undersøgelse har taget ud-

gangspunkt i moderniseringsprogrammets mål-

sætning om, at den offentlige sektor skal arbej-

de og kommunikere digitalt, samt at digital for-

valtning skal skabe øget servicekvalitet og frigø-

re resurser.

Formålet med undersøgelsen har været at af-

dække, i hvilket omfang de statslige institutioner

har udnyttet mulighederne for at digitalisere bor-

ger- og virksomhedsrettede serviceydelser og ind-

beretninger, samt i hvilket omfang de digitale løs-

ninger har ført til øget service og effektiviseringer.

Formålet er nedbrudt i følgende 3 delspørgsmål:

•

Har institutionerne udnyttet mulighederne for

etablering af borger- og virksomhedsrettede

digitale løsninger?

•

Anvender brugerne de udbudte digitale løs-

ninger?

•

Har de digitale løsninger ført til servicefor-

bedringer og effektiviseringer?

3. Undersøgelsen omfatter departementerne på

Økonomi- og Erhvervsministeriets, Justitsmini-

steriets, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og

Udviklings (Videnskabsministeriets), Undervis-

ningsministeriets, Kulturministeriets samt Mi-

nisteriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeris (Fø-

devareministeriets) område samt 42 underlig-

gende institutioner på de 6 ministerområder, som

havde en bevilling på over 30 mio. kr. på finans-

loven for 2005, og som havde serviceydelser

eller indberetninger med mindst 2.000 årlige

transaktioner. Denne udvælgelse er sket, fordi de

største gevinster ved digitale løsninger ofte fin-

des, hvor der er mange transaktioner involveret.

I alt omfatter undersøgelsen 353 digitale såvel

som ikke-digitale serviceydelser og indberetnin-

ger med mindst 2.000 årlige transaktioner.

Data til brug for undersøgelsen er primært

indhentet ved hjælp af spørgeskema. Endvide-

re er der på hvert af de 6 ministerområder fore-

taget en nærmere gennemgang af én udvalgt di-

gital løsning. De 6 udvalgte digitale løsninger

er:

•

minSU, SUstyrelsen, Undervisningsministeriet

•

WebLicens, Direktoratet for FødevareErhverv,

Fødevareministeriet

•

digital indberetning af udenrigshandel, Dan-

marks Statistik, Økonomi- og Erhvervsmini-

steriet

•

PUNKT.KU, Københavns Universitet, Viden-

skabsministeriet

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

•

selvbetjening indlån/udlån, Det Kongelige Bi-

bliotek, Kulturministeriet

•

onlineanmeldelser til politiet, Rigspolitiet, Ju-

stitsministeriet.

4. Beretningen har i udkast været forelagt Fi-

nansministeriet, Økonomi- og Erhvervsministe-

riet, Justitsministeriet, Videnskabsministeriet, Un-

dervisningsministeriet, Kulturministeriet og Føde-

vareministeriet. Bemærkningerne herfra er i vi-

dest muligt omfang indarbejdet i beretningen. Vi-

denskabsministeriet og Kulturministeriet havde

ingen bemærkninger til beretningsudkastet.

Har institutionerne udnyttet mulighederne for

etablering af borger- og virksomhedsrettede

digitale løsninger?

5. Det er Rigsrevisionens vurdering, at hoved-

parten af institutionerne har udnyttet muligheder-

ne for at digitalisere borger- og virksomhedsret-

tede ydelser. Efter Rigsrevisionens vurdering er

der dog stadig et potentiale for, at flere service-

ydelser og indberetninger kan digitaliseres. Det

er ligeledes Rigsrevisionens vurdering, at depar-

tementerne og institutionerne gør sig strategi-

ske overvejelser om muligheden for at digitali-

sere borger- og virksomhedsrettede serviceydel-

ser og indberetninger, men at flere institutioner

med fordel kan opstille mål for udviklingen af

digitale løsninger.

Rigsrevisionens vurdering er baseret på, at

ca. 66 % af ydelserne, dvs. både indberetninger

og serviceydelser, på de 6 ministerområder er di-

gitale løsninger, mens de resterende 34 % af ydel-

serne stadig enten er papirbårne eller delvist di-

gitale. Institutionerne giver for 84 % af indbe-

retningerne mulighed for at anvende digitale løs-

ninger, mens det tilsvarende kun er tilfældet for

godt 63 % af serviceydelserne.

Undersøgelsen har vist, at andelen af digita-

le løsninger varierer mellem ministerområderne.

Alle Undervisningsministeriets serviceydelser og

indberetninger er digitaliserede, mens kun få

ydelser på Justitsministeriets og Fødevaremini-

steriets område er digitaliserede. Disse minister-

områder har imidlertid mange delvist digitalise-

rede løsninger, hvorfor Rigsrevisionen finder,

at der med fordel kan arbejdes videre med digi-

talisering af serviceydelser og indberetninger på

disse ministerområder, særligt hvor antallet af po-

tentielle brugere er stort.

Undersøgelsen har endvidere vist, at de servi-

ceydelser og indberetninger, som har mange trans-

aktioner, og hvor effektiviseringspotentialet der-

for er stort, er digitaliserede. Dette gør sig bl.a.

gældende for biblioteker, universiteter og en del

institutioner med stor virksomhedskontakt. Det-

te finder Rigsrevisionen tilfredsstillende. Rigsrevi-

sionen finder det endvidere tilfredsstillende, at

så mange indberetninger kan ske digitalt, så bor-

gere og virksomheder har mulighed for at vælge

et alternativ til den papirbårne indberetningskanal.

Det er endelig Rigsrevisionens vurdering, at

jo større integration, der er mellem den digitale

brugergrænseflade og de bagvedliggende fag- og

sagsstyringssystemer, jo større er effektiviserings-

potentialet. Rigsrevisionens undersøgelse har vist,

at for 5 ud af de 6 udvalgte digitale løsninger er

den digitale brugergrænseflade integreret med

bagvedliggende fag- og sagsstyringssystemer.

Rigsrevisionen er enig med institutionerne i,

at der er en række barrierer for udvikling og im-

plementering af digitale løsninger. Rigsrevisio-

nen kan dog konstatere, at de digitale løsningers

udbredelse er meget uens på tværs af minister-

og institutionsområder.

Anvender brugerne de udbudte digitale

løsninger?

6. Rigsrevisionen kan konstatere, at adskillige

borgere og virksomheder i dag anvender de digi-

tale løsninger. Det er dog Rigsrevisionens vurde-

ring, at der stadig er et uudnyttet potentiale i

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

borgernes og virksomhedernes anvendelse af de

digitale løsninger. Rigsrevisionen finder, at in-

stitutionerne i højere grad bør have kendskab til

anvendelsesgraden for deres digitale løsninger,

samt at de i højere grad bør opstille mål for, hvor

mange af brugerne der forventes at anvende de

digitale løsninger. Vurderingerne er baseret på

følgende:

Der foreligger ikke opgørelser over anvendel-

sesgraden for 91 ud af de 230 digitale løsninger.

Kun institutionerne under Undervisningsmini-

steriet har opgjort anvendelsesgraden for alle

deres digitale løsninger.

Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at

anvendelsesgraden ikke er opgjort for ca. 40 %

af samtlige digitale løsninger. Det er Rigsrevi-

sionens vurdering, at der er et uudnyttet poten-

tiale i de digitale løsninger, hvor anvendelses-

graden er lav. Omfanget af mulige økonomiske

gevinster ved digitaliseringen afhænger bl.a. af,

hvor mange brugere der vælger at benytte en di-

gital kanal frem for en papirbåren.

Rigsrevisionen kan konstatere, at der for 2

af de udvalgte digitale løsninger ikke er opstil-

let mål for anvendelsesgraden. Det er Rigsrevi-

sionens opfattelse, at klare mål for anvendelses-

graden gør det lettere efterfølgende for institu-

tionerne at vurdere, om anvendelsespotentialet

er indfriet, og afklare, om der er behov for til-

tag, der kan øge anvendelsesgraden.

Har de digitale løsninger ført til servicefor-

bedringer og effektiviseringer?

7. Det er Rigsrevisionens vurdering, at indfø-

relsen af digitale løsninger, i det omfang insti-

tutionerne har redegjort herfor, har ført til ser-

viceforbedringer og/eller effektiviseringer. Det

er dog Rigsrevisionens opfattelse, at for få in-

stitutioner har undersøgt, om digitaliseringen af

serviceydelser og indberetninger har ført til ser-

viceforbedringer og effektiviseringer. Vurderin-

gerne er baseret på følgende:

Undersøgelsen har vist, at kun 57 % af in-

stitutionerne har undersøgt, om indførelsen af

digitale løsninger på institutionens område vil

kunne medføre serviceforbedringer og effekti-

viseringer. Rigsrevisionen finder det væsentligt,

at institutionerne løbende undersøger mulighe-

derne for at realisere serviceforbedringer og ef-

fektiviseringer ved at indføre digitale løsninger

ikke mindst henset til målsætningerne i regerin-

gens moderniseringsprogram om, at digitalise-

ring skal medvirke til at skabe øget servicekva-

litet og frigøre resurser.

Undersøgelsen har endvidere vist, at der for

2 af de udvalgte digitale løsninger ikke var op-

stillet mål for effektiviseringer og serviceforbed-

ringer forud for implementeringen af den digi-

tale løsning. Rigsrevisionen finder, at der i for-

bindelse med udvikling og implementering af

digitale løsninger bør være fokus på, at løsnin-

gerne medfører serviceforbedringer og effekti-

viseringer i institutionerne.

Undersøgelsen har endelig vist, at det kun

for 21 % af de indførte digitale løsninger er un-

dersøgt, om de har medført serviceforbedringer

for brugerne, og kun for 19 % af de digitale løs-

ninger er undersøgt, om de har medført effekti-

viseringer internt i institutionerne. Da et af ho-

vedformålene med digital forvaltning er at fri-

gøre resurser, og henset til at der anvendes re-

surser på at udvikle digitale løsninger, er det

Rigsrevisionens opfattelse, at institutionerne for

en langt større del af de digitale løsningers ved-

kommende bør kunne redegøre for, om den di-

gitale løsning bidrager til øget effektivitet og i

givet fald på hvilken måde.

I det begrænsede omfang institutionerne har

undersøgt eventuelle servicefordringer og effek-

tiviseringer, har institutionerne angivet, at den

hyppigst forekommende serviceforbedring for

brugerne er tidsbesparelser, der er angivet for

41 af de 230 digitale løsninger. For institutio-

nerne selv er de hyppigst forekommende effek-

tiviseringer angivet til at være tidsbesparelser

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

og færre fejl som følge af bedre datakvalitet.

Kun for 8 af de i alt 230 digitale løsninger har

institutionerne kunnet angive konkrete besparel-

ser.

8. Finansministeriet bemærkede i sit høringssvar,

at ministeriet generelt finder, at konklusionerne

i Rigsrevisionens beretning stemmer overens med

Finansministeriets og Den Digitale Taskforces

erfaringer på området. Finansministeriet konsta-

terede, at Rigsrevisionen i beretningen peger på

en række forbedringspotentialer, og bemærke-

de, at Rigsrevisionens resultater stemmer over-

ens med, hvad Finansministeriet er bekendt med

og i samarbejde med Den Digitale Taskforce ar-

bejder med at forbedre. Finansministeriet tilfø-

jede, at den igangværende kampagne ”Det of-

fentlige – brug os på nettet” er et eksempel på

et tiltag, der har til formål at øge kendskabet til

de digitale selvbetjeningsservicer.

Undersøgelsens resultater:

Har institutionerne udnyttet mulighederne for

etablering af borger- og virksomhedsrettede

digitale løsninger?

•

Hovedparten af institutionerne har udnyttet

mulighederne for at digitalisere borger- og

virksomhedsrettede ydelser.

•

Dog er godt

⅓

af ydelserne på de 6 mini-

sterområder stadig enten papirbårne eller del-

vist digitale. Der er således fortsat et poten-

tiale for, at flere serviceydelser og indberet-

ninger kan digitaliseres.

•

Institutionerne har oplyst, at der er en række

barrierer for udvikling og implementering af

digitale løsninger. Rigsrevisionen er enig her-

i, men kan dog konstatere, at de digitale løs-

ningers udbredelse er meget uens på tværs af

minister- og institutionsområder.

Anvender brugerne de udbudte digitale løsninger?

•

Adskillige borgere og virksomheder anvender

i dag de digitale løsninger, men det er Rigs-

revisionens vurdering, at der er et uudnyttet

potentiale i borgernes og virksomhedernes an-

vendelse af de digitale løsninger.

•

Anvendelsesgraden er ikke opgjort for ca.

40 % af de digitale løsninger, hvilket bety-

der, at institutionerne ikke har kendskab til,

i hvilket omfang borgerne og virksomheder-

ne anvender de digitale løsninger, som institu-

tionerne udbyder.

•

Institutionerne bør i højere grad opstille mål

for og have kendskab til anvendelsesgraden

for deres digitale løsninger.

Har de digitale løsninger ført til serviceforbed-

ringer og effektiviseringer?

•

Det er Rigsrevisionens vurdering, at indførel-

sen af digitale løsninger, i det omfang insti-

tutionerne har redegjort herfor, har ført til ser-

viceforbedringer og effektiviseringer.

•

For få institutioner har dog undersøgt, om di-

gitaliseringen af deres serviceydelser og ind-

beretninger har ført til serviceforbedringer og

effektiviseringer.

•

For kun ca. 20 % af de digitale løsninger har

institutionerne således undersøgt, om løsnin-

gerne har medført serviceforbedringer og ef-

fektiviseringer.

•

Efter Rigsrevisionens opfattelse bør institu-

tionerne for en langt større del af de digitale

løsningers vedkommende kunne redegøre for,

om de respektive digitale løsninger bidrager

til effektivisering og i givet fald på hvilken

måde.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

II. Indledning, formål, afgrænsning

og metode

9. Denne beretning afgives til statsrevisorerne i

henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lov-

bekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997. Beretnin-

gen er tværgående og knytter sig til finanslovens

§ 8. Økonomi- og Erhvervsministeriet, § 11. Ju-

stitsministeriet, § 19. Ministeriet for Videnskab,

Teknologi og Udvikling, § 20. Undervisningsmi-

nisteriet, § 21. Kulturministeriet og § 24. Mini-

steriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri.

A. Indledning

10. De seneste års teknologiske udvikling har

ført til en ændring i kommunikationen mellem

det offentlige og borgerne og virksomhederne.

Internettet og brugen af e-mail har givet borger-

ne og virksomhederne nye muligheder for at hen-

vende sig til den offentlige sektor og givet den

enkelte borger og virksomhed øget mulighed for

selv at tilrettelægge sted og tidspunkt for sin kon-

takt med det offentlige.

Ifølge regeringens moderniseringsprogram

handler digital forvaltning om, hvordan man ska-

ber en bedre og mere effektiv løsning af forvalt-

ningsopgaver gennem anvendelse af informa-

tionsteknologi. Samtidig skal en digital forvalt-

ning i fremtiden i langt højere grad tilrettelæg-

ges på borgernes præmisser og med den enkelte

borger i centrum. De digitale teknologier skal sy-

stematisk anvendes til at nytænke og forandre

eksisterende organisationer og arbejdsprocesser,

og der skal skabes løsninger, hvor borgere og

virksomheder via internettet selv kan varetage de

indledende faser af en sagsbehandling, og hvor

indtastede data kan optages direkte og udveks-

les i de bagvedliggende fag- og sagsbehandlings-

systemer.

11. På den baggrund har Rigsrevisionen ønsket

at gøre status over, hvor langt digitaliseringen er

nået inden for en række udvalgte statslige insti-

tutioner. Denne undersøgelse har dog alene fo-

kus på de statslige institutioners udbud af bor-

ger- og virksomhedsrettede digitale løsninger

samt brugen og effekterne heraf. Digitale løsnin-

ger dækker i denne beretning over digitalisere-

de serviceydelser, fx digital ansøgning om SU

til SUstyrelsen, digital anmeldelse af et cykel-

tyveri til politiet og digitale indberetninger om

fx udenrigshandel til Danmarks Statistik.

12. Der har i Danmark været en decentral sty-

ring af digitaliseringsprocessen, hvor de statsli-

ge institutioner selv har haft ansvaret for egen

omstilling til digital forvaltning. Dette decen-

trale ansvar er søgt understøttet fra centralt hold

med en lang række initiativer taget af Den Di-

gitale Taskforce, Ministeriet for Videnskab, Tek-

nologi og Udvikling (Videnskabsministeriet), IT-

og Telestyrelsen mfl. i form af rådgivning, ko-

ordinering, fastsættelse af standarder, udarbej-

delse af diverse vejledninger og projektværktø-

jer mv.

Et af de centrale initiativer har været Pro-

jekt Digital Forvaltning, som regeringen, Kom-

munernes Landsforening, Amtsrådsforeningen,

Københavns Kommune og Frederiksberg Kom-

mune iværksatte i 2001 med det formål at frem-

me omstillingen til digital forvaltning i det of-

fentlige. Projektet løber til udgangen af 2006. I

tilknytning til projektet har bestyrelsen for Pro-

jekt Digital Forvaltning i februar 2004 lanceret

”Strategi for digital forvaltning 2004-06”. Med

udgangspunkt i at digitalisering skal bidrage til

at skabe en effektiv og sammenhængende of-

fentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor bor-

gere og virksomheder er i centrum, er der i for-

længelse af strategien opstillet 5 pejlemærker for

digital forvaltning:

•

Den offentlige sektor skal levere sammenhæn-

gende ydelser med borgere og virksomheder

i centrum.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

•

Digital forvaltning skal skabe øget service-

kvalitet og frigøre resurser.

•

Den offentlige sektor skal arbejde og kommu-

nikere digitalt.

•

Digital forvaltning skal baseres på en sam-

menhængende og fleksibel it-infrastruktur.

•

Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at

deres organisation kan realisere visionen.

13. Der er foretaget forskellige internationale

sammenligninger af, hvor langt de

offentlige

myndigheder er kommet i brugen og udviklin-

gen af digital kommunikation og digitalisering

af interne arbejdsgange. Danmark placerer sig

gennemgående godt i disse sammenligninger.

Desuden har internationale sammenligninger

vist, at Danmark ligger højt, hvad angår parat-

hed med it-anvendelse. Senest har OECD i et

peer review af E-government i Danmark kon-

kluderet, at der er favorable vilkår for udvik-

ling af E-government i Danmark. Spørgsmålet

er derfor, om de

statslige

institutioner udnytter

dette.

B. Formål

14. Rigsrevisionens undersøgelse har taget ud-

gangspunkt i Projekt Digital Forvaltnings mål-

sætning om, at den offentlige sektor i højere grad

skal arbejde og kommunikere digitalt, samt at di-

gital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet

og frigøre resurser.

Formålet med undersøgelsen har været at af-

dække, i hvilket omfang de statslige institutio-

ner har udnyttet mulighederne for at digitalise-

re borger- og virksomhedsrettede serviceydel-

ser og indberetninger, og i hvilket omfang de

digitale løsninger har ført til øget service og ef-

fektiviseringer. Formålet er nedbrudt i følgende

3 delspørgsmål:

•

Har institutionerne udnyttet mulighederne for

etablering af borger- og virksomhedsrettede

digitale løsninger?

•

Anvender brugerne de udbudte digitale løs-

ninger?

•

Har de digitale løsninger ført til serviceforbed-

ringer og effektiviseringer?

C. Afgrænsning og metode

15. Undersøgelsen omfatter departementer, direk-

torater, styrelser og institutioner på 6 minister-

områder: Økonomi- og Erhvervsministeriet, Ju-

stitsministeriet, Videnskabsministeriet, Undervis-

ningsministeriet, Kulturministeriet og Ministe-

riet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri (Fødeva-

reministeriet). Styrelser, direktorater og institu-

tioner vil herefter blive benævnt institutioner.

Kun institutioner med en bevilling på over 30

mio. kr. på finansloven for 2005 er medtaget i

undersøgelsen. Ministerområderne er valgt ud fra,

at de har forholdsvis mange borger- og virk-

somhedsrettede ydelser. Skatteministeriet er ik-

ke medtaget i undersøgelsen. I tilknytning til hvert

ministerområde blev der udvalgt en digital løs-

ning til nærmere gennemgang. Rigsrevisionen

har ved udvælgelsen af disse 6 løsninger lagt

vægt på at udvælge løsninger, der er rettet mod

henholdsvis virksomheder og borgere, at der blandt

løsningerne indgår både indberetninger og servi-

ceydelser, og at løsningerne har en stor potentiel

brugerandel. Følgende løsninger er udvalgt:

•

minSU, SUstyrelsen, Undervisningsministeriet

•

WebLicens, Direktoratet for FødevareErhverv,

Fødevareministeriet

•

digital indberetning af udenrigshandel, Dan-

marks Statistik, Økonomi- og Erhvervsmini-

steriet

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

•

PUNKT.KU, Københavns Universitet, Viden-

skabsministeriet

•

selvbetjening indlån/udlån, Det Kongelige Bi-

bliotek, Kulturministeriet

•

onlineanmeldelser til politiet, Rigspolitiet, Ju-

stitsministeriet.

De udvalgte digitale løsninger er nærmere be-

skrevet i faktaboks 1.

Faktaboks 1

Beskrivelse af de 6 udvalgte digitale løsninger

minSU i SUstyrelsen

I slutningen af 1990’erne og i 2000 skete der en decentralisering af indberetningen for SU-støtteansøgere fra

SUstyrelsen til uddannelsesstederne. Uddannelsesstederne varetager således den primære sagsbehandling

ved støttesager. I forlængelse af decentraliseringen introducerede SUstyrelsen i juli 2002 et nyt selvbetjenings-

system, minSU. Det er muligt at logge på minSU med enten digital signatur eller en pinkode. Elever og stude-

rende kan igennem minSU ansøge om SU og studielån digitalt og bl.a. hente oplysninger om deres SU-forhold

og foretage ændringer heri.

WebLicens – Digital ansøgning om eksportlicens i Direktoratet for FødevareErhverv

WebLicens blev introduceret i januar 2005. WebLicens anvendes af virksomheder, der eksporterer land-

brugsprodukter til lande uden for EU, til at ansøge om eksportlicenser. WebLicens er en selvbetjeningsløs-

ning, hvor ansøgning og afgørelse formidles digitalt. Virksomhederne logger på systemet ved hjælp af en di-

gital signatur, hvorefter de guides igennem udfyldning af ansøgningsskema trinvist. Virksomhederne kan føl-

ge deres sager på internettet og se status på ansøgninger.

Digital indberetning af udenrigshandlen til Danmarks Statistik via IDEP og Virk.dk

Der findes i alt 5 indberetningsløsninger til udenrigshandel. Disse ligger henholdsvis hos Danmarks Statistik

og ToldSkat. De 3 indberetningsløsninger under Danmarks Statistik består af 1 papirbåren samt 2 digitale løs-

ninger. De 2 digitale løsninger består af en EU-finansieret digital løsning, IDEP, og en digital selvbetjenings-

løsning på erhvervsportalen Virk.dk. IDEP, som blev implementeret i 1993, er et stykke software, der er spe-

cielt udviklet til indberetning til EU’s statistik for varehandel mellem EU-landene, Intrastat. IDEP installeres

på virksomhedernes pc og giver mulighed for at samle relevante data fra bl.a. virksomhedernes økonomi- og

bogføringssystemer. Med programmet kan de indtastede data indsendes til Danmarks Statistik via e-mail.

Danmarks Statistik implementerede i maj 2004 den digitale selvbetjeningsløsning via Virk.dk. Virksomhe-

derne kan ved hjælp af en digital signatur på Virk.dk’s hjemmeside indberette oplysninger om deres uden-

rigshandel med EU-lande. Virk.dk er en internetportal for erhvervslivet, der er et resultat af et samarbejde

mellem en lang række offentlige myndigheder og erhvervslivet med det formål at lette det administrative ar-

bejde hos virksomhederne.

PUNKT.KU – De studerendes selvbetjening på Københavns Universitet

I perioden januar 2001 - august 2004 introducerede Københavns Universitetet et nyt informations- og selv-

betjeningssystem for universitetets studerende og ansatte, PUNKT.KU. Rigsrevisionen har i undersøgelsen

inddraget den del af PUNKT.KU, som benyttes af de studerende. De studerende kan logge sig ind på sy-

stemet ved at indtaste personnummer og en pinkode. PUNKT.KU indeholder mulighed for elektronisk at til-

melde sig undervisning og eksamen samt e-mail og biblioteksadgang. De enkelte fakulteters anvendelse af

PUNKT.KU kan variere, og systemet og anvendelsen udvikles løbende i de enkelte fakulteter og fra universi-

tetet centralt.

Selvbetjening af indlån og udlån på Det Kongelige Bibliotek

I 1986 etablerede Det Kongelige Bibliotek et onlinekatalog over alle brugsrelevante samlinger. I 1990 blev

det muligt for brugere at reservere udlånte bøger samt foretage udlån af materialer elektronisk. I 1995 fik Det

Kongelige Bibliotek direkte selvbetjening via internettet. Litteratursøgning kan foretages af alle uden forud-

gående kode. Bestillinger, reservationer og udlån foregår på internettet ved hjælp af lånernes cpr-numre el-

ler lånerkort. Alle borgere har via internettet adgang til Det Kongelige Biblioteks onlinefunktioner, og desuden

har studerende ved Københavns Universitet adgang via PUNKT.KU.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Onlineanmeldelser til politiet på www.politi.dk

Rigspolitiet introducerede i april 2005 et nyt digitalt anmeldelsessystem, hvor borgere og virksomheder kan

anmelde kriminalitet, som ikke kræver øjeblikkelig efterforskning, fx cykel-, bil- og knallerttyveri samt tyverier

af en værdi under 6.000 kr. Anmeldelsen sker via politiets hjemmeside og er tilgængelig for alle med en in-

ternetadgang. Alle relevante data indtastes i en webformular, hvor brugeren guides igennem skridt for skridt.

Anmeldelsen sendes automatisk til den relevante politikreds, hvor tyveriet har fundet sted. Den digitalt ind-

sendte formular er påført en række koder, som bruges i de enkelte politikredse, når anmeldelsen skal tastes

ind i politiets interne it-systemer (fx koder for type af køretøj, farve osv.). Når anmeldelsen modtages i politi-

kredsen, indtastes oplysningerne i politiets interne it-systemer, og sagen er officielt oprettet.

16. Som nævnt er fokus alene på de statslige in-

stitutioners udbud af borger- og virksomheds-

rettede digitale løsninger samt brugen og effek-

terne heraf. Finansministeriet har efterfølgende

oplyst, at det er ministeriets vurdering, at dette

er en snæver tolkning af den reelle status for di-

gitaliseringen i den offentlige sektor. Den igang-

værende implementering af fx ESDH (elektro-

nisk sags- og dokumenthåndtering) og eDagene

har således ifølge ministeriet bidraget til forbed-

ringer i effektiviteten og kvaliteten i det offent-

liges sagsgange og processer og i høj grad med-

virket til at fremme indhøstningen af effektivi-

seringsgevinster på området.

Overordnet set er Rigsrevisionen enig i Fi-

nansministeriets synspunkt om, at eventuelle for-

bedringer i det offentliges sagsgange og pro-

cesser også burde indgå. Imidlertid viste forun-

dersøgelsen, at kun få institutioner havde gjort

sig overvejelser om, hvilke interne effektivise-

ringsgevinster der ville kunne opnås ved digita-

lisering af bestemte ydelser – og havde sat sig

mål herfor. Derfor blev fokus for denne under-

søgelse alene de statslige institutioners udbud

af borger- og virksomhedsrettede digitale løs-

ninger samt brugen og effekterne heraf.

17. Undersøgelsen bygger primært på data fra

spørgeskemaer udarbejdet til henholdsvis depar-

tementerne, institutionerne under de udvalgte mi-

nisterområder samt de institutioner, der admi-

nistrerer de 6 udvalgte løsninger. Der blev ud-

sendt spørgeskema til i alt 6 departementer og

66 institutioner. Dataindsamlingen er afsluttet i

august 2005.

Kun institutioner med serviceydelser eller

indberetninger med mindst 2.000 årlige trans-

aktioner skulle besvare spørgeskemaet, da de

største gevinster ved digitale løsninger må for-

modes at findes, hvor der er mange transaktio-

ner involveret.

24 institutioner angav, at de ikke havde ser-

viceydelser eller indberetninger med mindst 2.000

transaktioner. Data fra de resterende 42 institu-

tioner samt de 6 departementer indgår i under-

søgelsen. De medvirkende departementer og insti-

tutioner fremgår af bilag 1.

Undersøgelsen bygger desuden på data fra

gennemgang af dokumenter med tilknytning til

undersøgelsens problemstilling samt data ind-

hentet ved supplerende telefoninterview og ved

stedlige besøg.

Der er til undersøgelsen udarbejdet en ord-

og begrebsforklaring, se bilag 2.

18. Spørgeskemaundersøgelsen beror på et ”selv-

angivelsesprincip”, dvs. det er institutionernes for-

klaringer og angivelser (i nogle tilfælde skøns-

mæssige opgørelser), der kommer til udtryk, og

som gengives i det følgende. Anvendelse af spør-

geskema i en undersøgelse giver anledning til

visse principielle problemer, bl.a.:

a) At departementerne og institutionerne må for-

modes at ville fremstille sig selv bedst mu-

ligt. Dette kunne fx få indflydelse på besva-

relsen af visse typer af spørgsmål, fx spørgs-

mål om institutionernes vurdering af mulighe-

derne for indførelse af digitale ydelser på mi-

nister- eller institutionsområdet.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

b) At departementerne og institutionerne kan an-

lægge forskellige vurderingsniveauer og have

forskellige udgangspunkter for vurdering af et

digitaliseringstiltag. Dette kan fx gøre sig gæl-

dende, når institutionerne skal vurdere effek-

ten af en digital løsning, hvor der ikke forelig-

ger kvantitative målinger eller tal for effekten.

For til dels at modvirke dette har Rigsrevisio-

nen indhentet supplerende materiale og doku-

mentation samt afholdt møde med de institutio-

ner, hvor besvarelserne har givet anledning til op-

klarende spørgsmål.

19. Rigsrevisionen har desuden afholdt møder

med centrale aktører inden for udbredelsen af di-

gital forvaltning og digitalisering af borger- og

virksomhedsrettede løsninger i staten. Det drejer

sig om Finansministeriet, Den Digitale Taskforce,

Videnskabsministeriet og sekretariatet for besty-

relsen for Virk.dk i Erhvervs- og Selskabssty-

relsen. Til afdækning af erhvervslivets ønsker til

en digital offentlig sektor er der endvidere af-

holdt møde med Dansk Industri.

20. Beretningen har i udkast været forelagt Fi-

nansministeriet, Økonomi- og Erhvervsministe-

riet, Justitsministeriet, Videnskabsministeriet, Un-

dervisningsministeriet, Kulturministeriet og Fø-

devareministeriet. Bemærkningerne herfra er i vi-

dest muligt omfang indarbejdet i beretningen. Vi-

denskabsministeriet og Kulturministeriet havde

ingen bemærkninger til beretningsudkastet.

21. Finansministeriet bemærkede i sit hørings-

svar, at ministeriet generelt finder, at konklusio-

nerne i Rigsrevisionens beretning stemmer over-

ens med Finansministeriets og Den Digitale Task-

forces erfaringer på området. Finansministeriet

konstaterede, at Rigsrevisionen i beretningen pe-

ger på en række forbedringspotentialer, og be-

mærkede, at Rigsrevisionens resultater stemmer

overens med, hvad Finansministeriet er bekendt

med og i samarbejde med Den Digitale Task-

force arbejder med at forbedre. Finansministe-

riet tilføjede, at den igangværende kampagne

”Det offentlige – brug os på nettet” er et eksempel

på et tiltag, der har til formål at øge kendskabet

til de digitale selvbetjeningsservicer.

22. Rigsrevisionen er i forbindelse med hørin-

gen blevet bekendt med, at yderligere 4 ydelser

er blevet digitaliseret, siden dataindsamlingen

fandt sted. De nye oplysninger er i videst mu-

ligt omfang indarbejdet i beretningens kap. III.

Når de 4 ydelser ikke er medtaget i de efterføl-

gende kapitler, skyldes det, at institutionerne ik-

ke har oplyst om anvendelsesgrad, samt hvilke

serviceforbedringer og effektiviseringer digita-

liseringen har medført. Afslutningsvis skal det

bemærkes, at afrundingen i tabellerne kan med-

føre, at tallene ikke summerer til totalen.

III. Har institutionerne udnyttet mu-

lighederne for etablering af borger- og

virksomhedsrettede digitale løsninger?

23. Formålet med dette kapitel er at kortlægge,

hvorvidt institutionerne har vurderet muligheder-

ne for at digitalisere borger- og virksomhedsret-

tede serviceydelser og indberetninger, samt at vur-

dere om institutionerne har udnyttet muligheder-

ne for etablering af borger- og virksomhedsrette-

de digitale løsninger. Rigsrevisionen har lagt føl-

gende kriterier til grund for vurderingen:

•

Institutionerne har vurderet mulighederne for

at indføre digitale løsninger.

•

Institutionerne har, hvor det er muligt, etable-

ret borger- og virksomhedsrettede digitale løs-

ninger.

•

Institutionerne har identificeret og overvun-

det barriererne for udbredelse og anvendelse

af digitale løsninger.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

A. Institutionernes vurdering af mulighederne

for at indføre digitale løsninger

24. Formålet med dette afsnit er at afdække, i

hvilket omfang departementerne og institutioner-

ne vurderer mulighederne for at indføre borger-

og virksomhedsrettede digitale løsninger.

Departementernes strategiske overvejelser om

digitale løsninger

25. Rigsrevisionen har gennemgået departemen-

ternes besvarelser, effektiviseringsstrategier, it-

strategier mv. Gennemgangen har vist, at alle 6

departementer har en strategi for digital forvalt-

ning på ministerområdet, og at alle 6 departemen-

ter har strategiske overvejelser om muligheden for

at digitalisere borger- og virksomhedsrettede ser-

viceydelser og indberetninger på ministerområdet.

Institutionernes strategiske overvejelser om

digitale løsninger

26. Rigsrevisionen har foretaget en tilsvarende

gennemgang af it-strategier, resultatkontrakter,

årsrapporter mv. for institutionerne. Gennemgan-

gen har vist, at 74 % af alle institutioner har ned-

fældet en strategi for digital forvaltning, og 70 %

har opstillet mål for digital forvaltning. Gennem-

gangen har endvidere vist, at 80 % af de institu-

tioner, som har angivet, at de har mål for digital

forvaltning, har konkrete mål for digitale bor-

ger- og virksomhedsrettede løsninger.

27. Rigsrevisionen har i det udsendte spørge-

skema til institutionerne bedt dem redegøre for,

hvorvidt institutionens ledelse har vurderet mu-

lighederne for at indføre digitale borger- og virk-

somhedsrettede løsninger på deres område. Til

det har 95 % af institutionerne svaret, at den vur-

dering er foretaget.

I spørgeskemaet indgik tillige spørgsmålet

om, hvorvidt institutionerne har undersøgt, hvil-

ke digitale løsninger brugerne efterspørger. 48 %

af institutionerne har oplyst, at de har undersøgt

efterspørgslen hos brugerne, mens 50 % har sva-

ret, at de ikke har undersøgt efterspørgslen. 2 %

har ikke svaret på spørgsmålet. Fx har alle in-

stitutionerne på Justitsministeriets område sva-

ret, at de ikke har undersøgt efterspørgslen, mens

alle institutionerne på Økonomi- og Erhvervsmi-

nisteriets område har svaret, at efterspørgslen er

blevet undersøgt.

B. Omfanget af borger- og virksomheds-

rettede digitale løsninger

28. Rigsrevisionen har til brug for undersøgel-

sen indsamlet oplysninger om 353 ydelser fordelt

på de ministerområder, der indgår i undersøgel-

sen. Kun ydelser på de udvalgte ministerområder,

der har mindst 2.000 årlige transaktioner, indgår

i undersøgelsen.

Rigsrevisionen har grupperet ydelserne i hen-

holdsvis papirbårne, delvist digitale og digita-

le ydelser samt i serviceydelser og indberetnin-

ger.

29.

De papirbårne ydelser

er serviceydelser og

indberetninger, der ikke tilbyder nogen form for

digital indberetningsmulighed. Papirbårne ydel-

ser indeholder ikke mulighed for at downloade

relevante ansøgnings- eller indberetningsske-

maer.

De delvist digitale løsninger

omfatter servi-

ceydelser og indberetninger, hvor institutioner-

ne har lagt PDF- eller Word-filer på internettet,

så borgere og virksomheder har mulighed for

hjemmefra, i virksomheden, eller hvor der måtte

være internetadgang at downloade eller udskri-

ve relevante ansøgningsskemaer, indberetnings-

skemaer eller andre formularer. Ofte er den del-

vist digitale løsning forløberen for en egentlig di-

gitaliseret løsning.

De digitale serviceydelser og indberetninger

indebærer, at borgere og virksomheder har mu-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

lighed for at overføre data digitalt samt fx at føl-

ge egne sager på internettet eller få svar på an-

søgninger og anmeldelser digitalt.

Tabel 1. Gruppering af undersøgelsens ydelser

I tabel 1 er grupperingen af papirbårne, del-

vist digitale samt digitale indberetninger og servi-

ceydelser vist.

Antal

Indberetninger og serviceydelser

Indberetninger ......................................................................................................................

Serviceydelser......................................................................................................................

I alt .......................................................................................................................................

Papirbårne, delvist digitale og digitale ydelser

Papirbårne............................................................................................................................

Delvist digitale ......................................................................................................................

Digitale .................................................................................................................................

I alt .......................................................................................................................................

234

353

304

353

Tabellen viser, at 304 ydelser kategoriseres

som serviceydelser, og 49 kategoriseres som ind-

beretninger. Tabellen viser endvidere, at 234 af

de 353 ydelser er digitale, hvilket svarer til 66 %.

De resterende 34 % af ydelserne er henholdsvis

papirbårne eller delvist digitaliserede.

Fordelingen af serviceydelser og indberetnin-

ger på ministerområderne

30. Ingen af de 6 departementer har borger- og

virksomhedsrettede ydelser med mindst 2.000 år-

lige transaktioner. Rigsrevisionen har i figur 1

vist, hvordan de papirbårne, delvist digitale og di-

gitale ydelser fordeler sig på tværs af de 6 mini-

sterområder.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Figur 1. Den procentvise fordeling af de papirbårne, delvist digitale og digitale ydelser på de 6 minister-

områder

100%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

(54)

Ø&E

(61)

Digital

UVM

(10)

Delvist digital

FØM

(42)

Papirbåren

VTU

(131)

KUM

(55)

Note: (N=353). Parentesen i figuren angiver, hvor mange digitale såvel som ikke-digitale ydelser der findes

inden for det enkelte ministerområde. I denne og de efterfølgende tabeller og figurer benævnes Justits-

ministeriet JM, Økonomi- og Erhvervsministeriet Ø&E, Undervisningsministeriet UVM, Fødevareministe-

riet FØM, Videnskabsministeriet VTU og Kulturministeriet KUM.

Som det fremgår af figuren, varierer andelen

af digitale løsninger mellem ministerområderne.

Undervisningsministeriet har den relativt højeste

andel af digitale løsninger med 100 %, og Justits-

ministeriet har den relativt laveste andel af di-

gitale løsninger med blot 6 %.

På Justitsministeriets område har politiet og

Domstolsstyrelsen i vidt omfang lagt alle bor-

ger- og virksomhedsrettede ansøgnings- og ind-

beretningsskemaer ud på institutionernes hjem-

mesider. De delvist digitale løsninger udgør 82 %

af den samlede andel af serviceydelser og ind-

beretninger på Justitsministeriets område. Ske-

maerne er lagt ud som PDF- eller Word-filer på

internettet, og borgere og virksomheder kan her-

fra printe ansøgnings- og indberetningsskemaer

ud og indsende disse til institutionerne via al-

mindelig post. Borgere og virksomheder kan så-

ledes påbegynde en ansøgnings- eller indberet-

ningsproces ved at udskrive de relevante blan-

ketter på institutionernes hjemmesider, mens ind-

sendelse af skemaerne og den efterfølgende sags-

behandling foregår på traditionel papirbåren vis.

Fødevareministeriet, som har den næstlaveste

andel af digitale ydelser på 36 %, har også en

stor andel af delvist digitale løsninger. Disse ud-

gør 52 % af ministeriets samlede antal udbudte

serviceydelser og indberetninger.

Den største andel af papirbårne serviceydel-

ser og indberetninger findes på Kulturministeri-

ets og Økonomi- og Erhvervsministeriets områ-

de. Her udgør de papirbårne ydelser henholds-

vis 22 % og 18 % af det samlede antal ydelser.

Ministerområderne har dog samtidig en høj an-

del af digitale ydelser. Disse udgør henholdsvis

76 % og 80 % af de 2 ministerområders ydelser.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

31. Rigsrevisionen har bedt institutionerne re-

degøre for antallet af årlige transaktioner for al-

le serviceydelser og indberetninger. For 16 % af

serviceydelsernes og indberetningernes vedkom-

mende foreligger der ikke opgørelser over antal-

let af årlige transaktioner. På baggrund af institu-

tionernes oplysninger om antal transaktioner er

de 15 serviceydelser og indberetninger med det

største antal oplyste årlige transaktioner vist i ta-

bel 2.

Tabel 2. Top 15 over årlige transaktioner (absolutte tal)

Antal

Campusnet (Danmarks Tekniske Universitet) .........................................................................

Campusnet (Handelshøjskolen i Århus) ..................................................................................

Levering af faste søgninger til registrerede brugere (IT- og Telestyrelsen) .............................

Tinglysning – forespørgsler på ejendomsoplysninger (Domstolsstyrelsen).............................

Adgang til materialer (Syddansk Universitet)...........................................................................

Selvbetjent udlån (Det Kongelige Bibliotek).............................................................................

E-Campus (Handelshøjskolen i København) ...........................................................................

Campus Net unikke log ins (Danmarks Tekniske Universitet) .................................................

Indlog i REX (Det Kongelige Bibliotek) ....................................................................................

Udlån (Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige Bibliotek) ...................................................

Udlån (Handelshøjskolen i København) ..................................................................................

Bestilling af materialer (Statsbiblioteket) ..................................................................................

Adgang til elektroniske tidsskrifter (Statsbiblioteket)................................................................

Overførsel af data til Tingbladet (IT- og Telestyrelsen)............................................................

Eksamenskarakteroversigt og udskrift (Handelshøjskolen i København)................................

14.097.037

13.000.000

11.000.000

8.001.926

3.000.000

2.135.000

1.500.000

1.455.755

1.440.000

1.200.000

1.123.684

969.913

938.350

880.000

849.573

Som det fremgår af tabellen, findes ydelserne

med de fleste transaktioner primært inden for bi-

blioteks- og universitetsområdet. Bibliotekerne har

således 7 ud af de 15 ydelser, mens universiteter-

nes fællessystemer til brug for de studerende

dels er indeholdt i de 7 biblioteksydelser, og dels

udgør de 3 store Campusnet-/E-campus-ydelser.

Fælles for disse ydelser med de fleste trans-

aktioner er, at de alle er digitaliserede. Rigsrevi-

sionen kan således konstatere, at de ydelser, som

har flest transaktioner og dermed et stort effekti-

viseringspotentiale, alle er digitaliserede.

Graden af løsningernes digitalisering

32. Rigsrevisionen bad institutionerne oplyse om

graden af de udbudte løsningers digitalisering.

Med graden af digitalisering menes der, i hvilket

omfang de digitale løsninger tilbyder forskellige

digitalt understøttede trin ved indsendelse af en

indberetning, ansøgning, anmeldelse mv., og i hvil-

ket omfang den efterfølgende sagsbehandling er di-

gitalt understøttet, fx om borgerne kan følge deres

sager på internettet, få elektroniske afgørelser osv.

Indberetninger

33. Den første overordnede gruppering er indbe-

retninger. Rigsrevisionen har ved udsendelsen af

spørgeskemaerne til institutionerne defineret ind-

beretninger som de digitale eller papirbårne blan-

ketter, der anvendes, og de processer, der ud-

føres ved rekvirering af informationer fra borge-

re og virksomheder. Der er sjældent knyttet en di-

rekte modydelse i form af en udbetaling, en af-

gørelse mv. til en indberetning. Indberetninger-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

ne i denne undersøgelse er for langt den over-

vejende del lovpligtige indberetninger, der skal

foretages af virksomheder. Rigsrevisionen har un-

dersøgt, hvilke muligheder institutionerne tilby-

der, at indberetningerne kan ske i form af. Indbe-

retningerne er vurderet ud fra, om brugerne skal

indberette papirbårent, delvist digitalt (ved hjælp

af PDF- eller Word-filer udskrevet fra institutio-

nernes hjemmeside) eller digitalt (overføre data

digitalt). Fordelingen er vist i tabel 3.

Tabel 3. Fordelingen af papirbårne, delvist digitale og digitale indberetninger opdelt efter ministerområde

Papirbåren indberetning........................

Delvist digital indberetning ....................

Digital indberetning ...............................

I alt ........................................................

Ø&E

UVM

FØM

----- Antal -----

VTU

KUM

I alt

Som det fremgår af tabellen, foreligger der

mulighed for at foretage digital indberetning

for 41 af de 49 indberetninger, der indgår i un-

dersøgelsen, hvilket svarer til 84 %. Som det end-

videre fremgår af tabellen, findes langt de fleste

indberetninger på Økonomi- og Erhvervsministe-

riets område, mens der på Kulturministeriets og

Videnskabsministeriets område ikke findes ind-

beretninger med over 2.000 transaktioner årligt.

Langt hovedparten af de digitale indberetnin-

ger på Økonomi- og Erhvervsministeriets område

ligger under Danmarks Statistik.

Serviceydelser

34. Den anden overordnede gruppering er ser-

viceydelser. Rigsrevisionen har defineret servi-

ceydelser som de ydelser, institutionen tilbyder,

og som omfatter en større eller mindre grad af ef-

terfølgende sagsbehandling.

En serviceydelse kan fx være de studerendes

indskrivning på universitetet eller en virksom-

heds ansøgning om tilskud.

Serviceydelser kræver i modsætning til ind-

beretninger normalt en form for efterfølgende

sagsbehandling i institutionerne.

Serviceydelser omfatter i denne undersøgel-

se ikke informationssøgning på institutionernes

hjemmesider.

Fordelingen af papirbårne, delvist digitale og

digitale serviceydelser er vist i tabel 4.

Tabel 4. Fordelingen af papirbårne, delvist digitale og digitale serviceydelser opdelt efter ministerområde

Papirbåren serviceydelse......................

Delvist digital serviceydelse ..................

Digital serviceydelse .............................

I alt ........................................................

Ø&E

UVM

FØM

----- Antal -----

115

131

193

304

VTU

KUM

I alt

Som det ses af tabellen er 193 af serviceydel-

serne digitaliserede, hvilket svarer til 63 % af det

samlede antal serviceydelser. Som det endvidere

fremgår af tabellen, findes de fleste serviceydel-

ser på Videnskabsministeriets område, mens der

på Undervisningsministeriets område kun forekom-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

mer 7 serviceydelser med over 2.000 transaktio-

ner årligt. Rigsrevisionen har bedt institutionerne

angive, hvilke forskellige muligheder for ”digitale

trin” serviceydelserne omfatter. Rigsrevisionen har

på baggrund af institutionernes besvarelser opstil-

let følgende muligheder:

1. Ansøgningsskema kan downloades.

2. Webformular kan indsendes.

Mulighed for digital indrapportering.

Mulighed for digital afgørelse.

Mulighed for digital tovejskommunikation.

Brugerne kan følge egne sager på internettet.

35. Rigsrevisionen har i tabel 5 gengivet institu-

tionernes oplysninger om de forskellige mulighe-

der ved de digitale serviceydelser.

Tabel 5. Serviceydelsernes muligheder for ”digitale trin”

Ø&E

UVM

FØM

VTU

KUM

I alt

% i forhold til

samlet antal

serviceydelser

(N=304)

246

124

466

----- Antal -----

Downloadet ...........................................

Webformular..........................................

Digital indrapportering ...........................

Elektronisk afgørelse.............................

Elektronisk kommunikation ...................

Følge sagen på internettet ....................

I alt ........................................................

Note: Bemærk, at beregningerne er foretaget på baggrund af den totale population på 304 serviceydelser. For

34 af serviceydelserne er der intet oplyst. Tallene i kolonnen ”I alt” summerer til mere end 304, da nogle

af serviceydelserne omfatter flere af mulighederne. Således vil én sag, der kan følges på internettet, ofte

omfatte elektronisk kommunikation og elektronisk afgørelse. Procentsatsen i sidste kolonne er udtryk for,

hvor stor en andel hver af de 6 muligheder udgør af den totale population på 304 serviceydelser.

De 4 nye digitale løsninger, som Rigsrevisionen er blevet bekendt med i forbindelse med hørings-

svarene, indgår ikke i tabellen.

Som det fremgår af tabellen, omfatter 22 % af

serviceydelserne mulighed for at indsende web-

formular og 22 % mulighed for digital indrappor-

tering.

I 20 % af løsningerne er der mulighed for di-

gital kommunikation imellem institutionen og bru-

gerne, mens 24 % tilbyder brugerne mulighed for

at følge egne sager på internettet.

36. Rigsrevisionen har på baggrund af opdelin-

gen i tabel 5 foretaget en beregning af, hvor man-

ge af de digitale serviceydelser der omfatter en

eller flere muligheder for digitalt understøttede

trin. Det understreges, at der skal tages forbe-

hold for at anvende disse beregninger umiddel-

bart som en forenklet model for serviceydelser-

nes digitaliseringsgrad. For nogle serviceydel-

ser vil det fx ikke være relevant for institutio-

nerne at tilbyde digitale afgørelser, mens det

for andre ikke vil være relevant at benytte web-

formularer. Beregningerne over antallet af mu-

ligheder for serviceydelserne er sammenfattet i fi-

gur 2.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Figur 2. Delvist digitale og digitale serviceydelsers muligheder for ”digitale trin”(angivet i absolutte tal)

5 digitale muligheder

ud af 6

6 digitale muligheder

ud af 6

4 digitale muligheder

ud af 6

3 digitale muligheder

ud af 6

1 digital mulighed

ud af 6

106

2 digitale muligheder

ud af 6

Note: (N=228). De 34 løsninger, for hvilke institutionerne ikke har oplyst de digitale muligheder, indgår ikke i

figuren. De 4 nye digitale løsninger, som Rigsrevisionen er blevet bekendt med i forbindelse med

høringssvarene, indgår ligeledes ikke i figuren.

Som det fremgår af figuren, findes der kun

ganske få digitale serviceydelser, der tilbyder 5

eller 6 digitalt understøttede muligheder. De di-

gitale løsninger, der indeholder 3 eller flere di-

gitalt understøttede muligheder for kommunika-

tion, afgørelser mv., ligger fortrinsvist på hen-

holdsvis Videnskabsministeriets, Kulturministe-

riets, Undervisningsministeriets og Økonomi- og

Erhvervsministeriets område.

Integration af den digitale brugergrænseflade

med bagvedliggende fag- og sagsstyrings-

systemer

37. Rigsrevisionen har for de 6 udvalgte digi-

tale løsninger undersøgt, hvorvidt de oplysnin-

ger, borgere og virksomheder indtaster via inter-

nettet, overføres digitalt til institutionernes bag-

vedliggende fag- og sagsstyringssystemer. Dvs.

om de interne arbejdsprocesser er omlagt til at

understøtte den nye teknologi, så der kan ske

en integration af de digitale informationer, som

modtages fra brugerne, med de bagvedliggende,

interne it-systemer. Jo større grad af integration,

der er mellem de såkaldte digitale brugergræn-

seflader og de bagvedliggende fag- og sagssty-

ringssystemer, jo større er effektiviseringspoten-

tialet.

Resultatet af undersøgelsen fremgår af tabel 6.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Tabel 6. Integration af den digitale brugergrænseflade med de bagvedliggende fag og sagsstyrings-

systemer

Løsningens navn

minSU

(SUstyrelsen)

WebLicens

(Direktoratet for

FødevareErhverv)

Virk.dk

IDEP

(Danmarks Statistik)

PUNKT.KU

(Københavns Universitet)

Integration af digitale brugergrænseflader

med bagvedliggende fag- og sagsstyringssystemer

Der sker integration af den digitale brugergrænseflade med SUstyrelsens

bagvedliggende it-system.

Direktoratet for FødevareErhverv har integreret den digitale brugergrænseflade

med institutionens interne it-systemer, idet løsningen er fuldt ud integreret med

eksportstøttesystemet (EU’s), som igen er fuldt ud integreret med udbetalings-

og økonomisystemet.

Danmarks Statistik har integreret den digitale brugergrænseflade med statistik-

systemerne.

Københavns Universitet har integreret den digitale brugergrænseflade med det

studieadministrative system Fønix, det personaleadministrative system Scan-

pas, studieinformationssystemet SIS samt økonomiportalen, som giver adgang

til nøgletalsrapporter fra økonomisystemet ØSS.

Det Kongelige Bibliotek har integreret den digitale brugergrænseflade med

institutionens interne it-systemer, hvor det er muligt og relevant. Den digitale

brugergrænseflade er integreret med de bagvedliggende processer, hvor der

bl.a. også genereres udlånsstatistik for fysiske udlån og elektroniske udlån på

basis af elektroniske systemer.

Politiet har ikke integreret den digitale brugergrænseflade med politiets interne

sagsstyringssystem POLSAS.

Selvbetjening indlån/udlån

(Det Kongelige Bibliotek)

Onlinemodtagelse af

anmeldelser

(Rigspolitiet)

Som det fremgår af tabellen, har 5 ud af de 6

digitale løsninger integreret den digitale bruger-

grænseflade med bagvedliggende fag- og sags-

styringssystemer.

Kun i Rigspolitiets digitale løsning, Online-

modtagelse af anmeldelser, foregår der ikke no-

gen dataintegration med bagvedliggende syste-

mer, da det ikke er muligt at integrere data med

det eksisterende sagsbehandlingssystem POL-

SAS.

Rigspolitiet har over for Rigsrevisionen op-

lyst, at man arbejder med indførelse af et nyt

sagsbehandlingssystem for politiet (Nyt-POL-

SAS).

I den forbindelse arbejdes der med at skabe

integration mellem brugergrænsefladen mellem

politiets hjemmeside og politiets interne sagsbe-

handlingssystem, og politiets arbejdshypotese er,

at brugerne i fremtiden direkte kan indføre op-

lysninger om simple anmeldelser i politiets sags-

behandlingssystem.

C. Barrierer

38. En række institutioner har over for Rigsrevi-

sionen oplyst, at udbredelsen og anvendelsen af

de digitale løsninger kan støde på barrierer. Rigs-

revisionen har derfor i forbindelse med, at be-

retningsudkastet blev sendt til høring, bedt in-

stitutionerne om at oplyse, hvad det beror på, at

i alt 119 af ydelserne ikke er digitaliserede. Her-

af er de 46 papirbårne, mens de 73 er delvist di-

gitaliserede. I det omfang den manglende digi-

talisering kan henføres til egentlige barrierer, har

institutionerne oplyst om karakteren af disse. In-

stitutionernes besvarelser er sammenfattet i tabel

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Tabel 7. Barrierer for udbredelse af digitale løsninger

Antal

Teknologiske barrierer ..........................................................................................................

Andet.....................................................................................................................................

Lovgivningsmæssige barrierer ..............................................................................................

Barrierer hos potentielle brugere ..........................................................................................

Økonomiske barrierer............................................................................................................

Organisatoriske barrierer ......................................................................................................

I alt ........................................................................................................................................

182

Note: Bemærk, at beregningerne er foretaget på baggrund af de 119 enten papirbårne eller delvist digitali-

serede ydelser. Tallene i ”I alt” summerer til mere end 119, da institutionerne har nævnt flere barrierer

for nogle af ydelserne.

Som det fremgår af tabellen, er den tekno-

logiske barriere hyppigst forekommende, idet

den er angivet til at udgøre en barriere for digi-

talisering af 76 ud af de 119 ikke-digitale ydel-

ser, svarende til 64 %. Den næsthyppigst an-

givne barriere er ”Andet”, hvilket dækker over

barrierer af forskellig karakter, fx krav om ved-

læggelse af dokumenter. Institutionerne angiver

barrieren ”Andet” for 40 ydelser, svarende til

34 % af de ikke-digitaliserede ydelser. Tredje

hyppigst forekommende barriere er af lovgiv-

ningsmæssig karakter og findes hos 24 af de ik-

ke-digitaliserede ydelser, hvilket svarer til 20 %.

Barrierer hos potentielle brugere, økonomiske

og organisatoriske barrierer gør sig gældende

for henholdsvis 14 %, 13 % og 8 % af de ikke-

digitaliserede ydelser. For 4 af de 119 ydelser

har institutionerne oplyst, at en digitaliserings-

proces er påbegyndt. For yderligere 7 ydelser er

der overvejelser i gang om en digitalisering.

39. Teknologiske barrierer dækker hovedsage-

ligt over manglende mulighed for integration med

de bagvedliggende sagsbehandlingssystemer. Så-

ledes har Rigspolitiet, Domstolsstyrelsen og Plan-

tedirektoratet anført, at en af de væsentligste bar-

rierer for at udvikle egentlige digitale løsninger

er institutionernes interne sagsbehandlingssyste-

mer. Rigspolitiet har over for Rigsrevisionen op-

lyst, at et nyt sagsstyringssystem, som der ved

sidste flerårsaftale for politiet blev bevilget mid-

ler til, vil muliggøre en integration af den digi-

tale brugergrænseflade på internettet og politi-

ets interne systemer, så brugerne i fremtiden di-

rekte kan indføre oplysninger om simple anmel-

delser i politiets sagsbehandlingssystem. Denne

problemstilling gør sig også gældende på Dom-

stolsstyrelsens område, hvor en udskiftning af

de interne fag- og sagsstyringssystemer er en af

forudsætningerne for, at Domstolsstyrelsen kan

udvikle og implementere et digitalt tingslysnings-

system.

2 andre teknologiske barrierer, der påpeges af

institutionerne, er mangel på en tilfredsstillende

digital løsning samt manglende etablering af di-

gital signatur til sikker e-mail.

40. Under barrieren ”Andet” påpeger nogle in-

stitutioner, at flere ydelser ikke kan digitalise-

res grundet ydelsens natur. Fx nævnes ydelser,

der er af individuel karakter, og som kræver in-

dividuel sagsbehandling. Endvidere nævnes det

ofte, at der i visse tilfælde skal vedlægges doku-

menter o.l., som ikke umiddelbart foreligger i

elektronisk form. For Direktoratet for Fødevare-

Erhverv gør det sig særligt gældende, at mange

af direktoratets delvist digitale ydelser afventer

EU-Kommissionens godkendelse af sikkerheden

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

i forbindelse med anvendelse af digital signatur

i Virk.dk, da det er EU-finansierede støtteord-

ninger.

41. De lovgivningsmæssige barrierer vedrører

typisk lovmæssige krav om underskrift. Endvide-

re angives lovmæssige krav om personligt frem-

møde som en barriere for digitalisering. Rigs-

politiet har således for 19 ydelsers vedkommen-

de bl.a. angivet lovgivningsmæssige barrierer

som årsag til den manglende digitalisering.

For 2 af disse ydelser gælder krav om per-

sonligt fremmøde. Rigspolitiet har oplyst, at det

gælder ved udstedelse af pas og kørekort, hvor

det efter lovgivningen kræves, at ansøgeren for

at sikre identiteten personligt skal møde op hos

politiet.

For de resterende 17 ydelsers vedkommende,

skal der indhentes oplysninger fra Det Centrale

Kriminalregister. Dette kræver skriftligt samtyk-

ke, (jf. Bekendtgørelse om behandling af per-

sonoplysninger i Det Centrale Kriminalregister).

Fx skal man på blanketten til ansøgning om vå-

bentilladelse skriftligt give sit samtykke til, at

politiet må indhente oplysninger fra Det Centra-

le Kriminalregister i forbindelse med behandlin-

gen af ansøgningen.

Rigspolitiet har efterfølgende oplyst, at kra-

vet om skriftligt samtykke udgør en lovgivnings-

mæssig barriere, idet digital signatur endnu ik-

ke finder anvendelse i dansk politi. Rigspolitiet

har tilføjet, at anvendelse af digital signatur i for-

bindelse med indhentelse af oplysninger i Det

Centrale Kriminalregister beror på Justitsmini-

steriets overvejelser.

Af Justitsministeriets Betænkning nr. 1456 fra

2004 om e-signaturs retsvirkninger fremgår det,

at brugen af digital signatur til afløsning af den

traditionelle underskrift ikke nødvendiggør en

ændring af reglerne om retsvirkninger for under-

skrifter, idet der i dansk ret ikke i udgangspunk-

tet gælder særlige formkrav til aftalers indgå-

else, og at princippet om ligestilling mellem for-

skellige former for underskrift grundlæggende er

teknologineutralt.

På den baggrund er det Rigsrevisionens vur-

dering, at der ikke umiddelbart er væsentlige hen-

syn, som taler for, at digital signatur ikke kan an-

vendes i forbindelse med samtykke til indhen-

telse af oplysninger i Det Centrale Kriminalre-

gister, og at de lovgivningsmæssige barrierer på

dette felt dermed kan overvindes.

42. For et mindre antal ydelsers vedkommende

har institutionerne nævnt barrierer hos de poten-

tielle brugere, fx manglende adgang til internet-

tet, samt barrierer af økonomisk og organisato-

risk karakter.

43. Fødevareministeriet har efterfølgende oplyst,

at udbygningen af digitale løsninger inden for

ministeriets område bl.a. har været (og er) sty-

ret af teknologisk udvikling af egnede løsnin-

ger til at håndtere opgaverne, kompleksitet i ydel-

serne/myndighedsopgaverne, forholdsvis sen ud-

bredelse og anvendelse af it som dagligt arbejds-

redskab hos nogle kundegrupper samt omfat-

tende ændringer i EU’s regelgrundlag inden for

landbrugs- og fiskeriområdet, hvor forhandlin-

gerne har stået på over en årrække. Det er Føde-

vareministeriets opfattelse, at digitale løsninger

skal udvikles i takt med, at forudsætningerne er

til stede, herunder de økonomiske og politiske

muligheder. Ministeriet finder, at forskelle i tids-

punktet for indførslen af digitale løsninger mel-

lem ressortministerierne ofte kan være vanske-

lige at sammenligne, medmindre der tages hen-

syn til forskelle i fx kundegrupper og myndig-

hedsopgaver.

Rigsrevisionens bemærkninger

Det er Rigsrevisionens vurdering, at hovedpar-

ten af institutionerne har udnyttet mulighederne

for at digitalisere borger- og virksomhedsrettede

ydelser. Efter Rigsrevisionens vurdering er der dog

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

stadig et potentiale for, at flere serviceydelser og

indberetninger kan digitaliseres. Det er ligeledes

Rigsrevisionens vurdering, at departementerne

og institutionerne gør sig strategiske overvejel-

ser om muligheden for at digitalisere borger- og

virksomhedsrettede serviceydelser og indberetnin-

ger, men at flere institutioner med fordel kan op-

stille mål for udviklingen af digitale løsninger.

Rigsrevisionens vurdering er baseret på, at ca.

66 % af ydelserne, dvs. både indberetninger og

serviceydelser, på de 6 ministerområder er digi-

tale løsninger, mens de resterende 34 % af ydel-

serne stadig enten er papirbårne eller delvist di-

gitale. Institutionerne giver for 84 % af indbe-

retningerne mulighed for at anvende digitale løs-

ninger, mens det tilsvarende kun er tilfældet for

godt 63 % af serviceydelserne.

Undersøgelsen har vist, at andelen af digita-

le løsninger varierer mellem ministerområder-

ne. Alle Undervisningsministeriets serviceydel-

ser og indberetninger er digitaliserede, mens kun

få ydelser på Justitsministeriets og Fødevaremi-

nisteriets område er digitaliserede. Disse mini-

sterområder har imidlertid mange delvist digi-

taliserede løsninger, hvorfor Rigsrevisionen fin-

der, at der med fordel kan arbejdes videre med

digitalisering af serviceydelser og indberetnin-

ger på disse ministerområder, særligt hvor antal-

let af potentielle brugere er stort.

Undersøgelsen har endvidere vist, at de ser-

viceydelser og indberetninger, som har mange

transaktioner, og hvor effektiviseringspotentialet

derfor er stort, er digitaliserede. Dette gør sig

bl.a. gældende for biblioteker, universiteter og

en del institutioner med stor virksomhedskon-

takt. Dette finder Rigsrevisionen tilfredsstillende.

Rigsrevisionen finder det endvidere tilfredsstil-

lende, at så mange indberetninger kan ske digi-

talt, så borgere og virksomheder har mulighed

for at vælge et alternativ til den papirbårne ind-

beretningskanal.

Det er endelig Rigsrevisionens vurdering, at

jo større integration, der er mellem den digitale

brugergrænseflade og de bagvedliggende fag- og

sagsstyringssystemer, jo større er effektivise-

ringspotentialet. Rigsrevisionens undersøgelse har

vist, at for 5 ud af de 6 udvalgte digitale løsnin-

ger er den digitale brugergrænseflade integreret

med bagvedliggende fag- og sagsstyringssystemer.

Rigsrevisionen er enig med institutionerne i,

at der er en række barrierer for udvikling og im-

plementering af digitale løsninger. Rigsrevisio-

nen kan dog konstatere, at de digitale løsningers

udbredelse er meget uens på tværs af minister- og

institutionsområder.

IV. Anvender brugerne de udbudte

digitale løsninger?

44. Formålet med dette kapitel er at kortlægge

og vurdere borgernes og virksomhedernes anven-

delse af de digitale løsninger, som institutioner-

ne udbyder. Rigsrevisionen har lagt følgende kri-

terier til grund for vurderingen:

•

Institutionerne har kendskab til anvendelses-

graden for de digitale løsninger.

•

Institutionerne har opstillet mål for den for-

ventede anvendelsesgrad og undersøgt den fak-

tiske anvendelse.

A. Anvendelsesgraden for de digitale løsninger

45. Rigsrevisionen har undersøgt, i hvilket om-

fang institutionerne har kendskab til anvendel-

sesgraden for de digitale løsninger. Spørgsmålet

er stillet ud fra en antagelse om, at omfanget af

de mulige økonomiske gevinster ved digitalise-

ringen bl.a. afhænger af, hvor mange brugere der

vælger at benytte den digitale kanal frem for den

papirbårne. Institutionerne bør derfor have et

overblik over, hvor mange ud af alle brugere af

de respektive ydelser der anvender institutioner-

nes digitale løsninger.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

46. I forbindelse med undersøgelsen bad Rigs-

revisionen således institutionerne oplyse, hvor

stor en andel af brugerne af deres serviceydelser

og indberetninger der anvender den digitale løs-

ning. Hvad angår de løsninger, som kun er del-

vist digitaliserede, har hovedparten af institutio-

nerne oplyst, at det ikke er muligt at opgøre en

anvendelsesgrad. De delvist digitaliserede løsnin-

ger er derfor udeladt i denne del af undersøgelsen.

47. For 91 af de 230 digitale løsninger, svaren-

de til 40 %, har institutionerne ikke kendskab

til anvendelsesgraden. Kun institutionerne under

Undervisningsministeriet har opgjort anvendel-

sesgraden for alle deres digitale løsninger. Rigs-

revisionen har for de digitale løsninger, hvor der

foreligger opgørelser over, hvor mange der an-

vender dem, undersøgt anvendelsen. Institutioner-

ne har oplyst anvendelsesgraden for 139 ydelser

ud af den samlede population på 230 ydelser.

Rigsrevisionen har på baggrund af oplysnin-

gerne opdelt anvendelsesgraderne i 4 intervaller:

fra 0 % til og med 25 %, fra 25 % til og med

50 %, fra 50 % til og med 75 % samt fra 75 %

til og med 100 % af brugerne. Figur 3 viser, hvor

mange af institutionernes digitale løsninger der

falder inden for de 4 intervaller for anvendelses-

graden.

Figur 3. De digitale ydelsers anvendelsesgrad fordelt på intervaller

18,7 %

15,1 %

54,7 %

11,5 %

0-25 %

25-50 %

50-75 %

75-100 %

Note: (N= 139).

Det fremgår af figuren, at over halvdelen af de

digitale ydelser har en anvendelsesgrad på 75-

100 %. Det fremgår endvidere af figuren, at 15,1 %

af ydelserne har en anvendelsesgrad på 25-50 %,

mens 18,7 % af de digitale ydelser har en an-

vendelsesgrad på 25 % eller derunder. Ca.

⅓

de ydelser, der er opgjort en anvendelsesgrad for,

har således en digital anvendelse på maks. 50 %.

48. Den Digitale Taskforce har oplyst, at der i

efteråret 2005 er igangsat en markedsføringskam-

pagne i samarbejde med en række offentlige myn-

digheder for at få flere borgere og virksomhe-

der til at benytte de digitale løsninger i staten.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

B. Mål for anvendelsesgrad

49. Rigsrevisionen har for de 6 udvalgte digi-

tale løsninger undersøgt, hvorvidt institutioner-

ne har opstillet mål for, hvor stor en andel af de

potentielle brugere der forventes at anvende den

digitale løsning frem for den papirbårne, og i

hvilket omfang disse mål er realiserede.

Det må forventes, at mål for anvendelsesgra-

den vil variere mellem de digitale løsninger. Der

er således områder, hvor en større andel af bru-

gerne af serviceydelsen eller indberetningen kan

forventes at benytte den digitale frem for den pa-

pirbårne løsning. Det gælder fx universitetsom-

råder med mange unge brugere samt større virk-

somheder med hensyn til indberetninger. Det er

Rigsrevisionens opfattelse, at de respektive in-

stitutioner bør sikre sig, at så stor en andel af de

potentielle brugere som mulig benytter den digi-

tale løsning. Derfor er det vigtigt, at institutioner-

ne sætter sig ambitiøse mål for den anvendel-

sesgrad, de vil opnå, og til stadighed holder sig

målgruppen – og eventuelle ændringer heri – for

øje.

Tabel 8. Mål for anvendelsesgrad og faktisk anvendelse for de 6 udvalgte digitale løsninger

Løsningens navn

minSU

(SUstyrelsen)

WebLicens

(Direktoratet for

FødevareErhverv)

Virk.dk

IDEP

(Danmarks Statistik)

Mål for brugernes anvendelse

af løsningen

Målet er 35 % i 2007.

25 %.

Faktisk anvendelse

80 % af det samlede

antal ansøgninger.

47 % af det samlede

antal ansøgninger

i 2004.

Virk.dk: 20 %.

IDEP: 50 %.

Virk.dk: 0,5 %.

IDEP: 25 %.

Der findes i alt 4 elektroniske kanaler

for virksomheders indberetninger til

Intrastat. 45 % af det samlede antal

indberetninger foretages via en af disse

digitale løsninger.

Ingen.

90 % af de studerende anvender porta-

len 1 gang årligt.

50 % af de studerende anvender porta-

len 2-10 gange årligt.

33 % anvender portalen mindst et par

gange om ugen.

PUNKT.KU

(Københavns Universitet)

Selvbetjening

indlån/udlån

(Det Kongelige Bibliotek)

Onlinemodtagelse

af anmeldelser

(Rigspolitiet)

Ikke relevant.

100 %.

(Intet alternativ til den digitale løsning).

Intet angivet.

Ingen.

Som det ses af tabel 8, har 3 ud af de 6 under-

søgte institutioner opstillet mål for, hvor stor en

andel af brugerne der forventes at benytte den di-

gitale frem for den papirbårne løsning. Det frem-

går således, at Direktoratet for FødevareErhverv,

Danmarks Statistik og SUstyrelsen har opstillet

mål for de digitale løsningers brugeranvendelse.

Det Kongelige Bibliotek har ikke nogen papir-

båren servicekanal for ind- og udlån, hvorfor bru-

gerandelen af selvbetjeningsløsningen altid vil

være 100 %. Rigspolitiet har ikke opstillet mål

for brugerandel og har ingen opgørelser over bru-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

gerandelen ved onlinemodtagelse af anmeldelser.

Rigspolitiet har over for Rigsrevisionen oplyst,

at muligheden for at foretage en digital anmel-

delse via politiets hjemmeside først blev lance-

ret i april 2005, og Rigspolitiet har ikke opstil-

let mål for løsningen endnu. Københavns Uni-

versitet har ligeledes ikke opstillet mål for an-

vendelsesgraden for PUNKT.KU. Universitetet

har over for Rigsrevisionen oplyst, at 90 % af de

studerende anvender den digitale løsning én gang

årligt, mens 50 % af de studerende anvender løs-

ningen 2-10 gange årligt. Som det fremgår af fi-

guren, er anvendelsesgraden for minSU 25 %,

mens målet i 2007 er 35 %. Som det endvidere

fremgår af figuren, er målet for WebLicens, at

80 % af det samlede antal ansøgninger skal indgå

digitalt. I dag indgår 47 % af ansøgningerne di-

gitalt. Rigsrevisionen kan således konstatere, at

der på flere områder er et uudnyttet potentiale.

Rigsrevisionens bemærkninger

Rigsrevisionen kan konstatere, at adskillige bor-

gere og virksomheder i dag anvender de digitale

løsninger. Det er dog Rigsrevisionens vurdering,

at der stadig er et uudnyttet potentiale i borger-

nes og virksomhedernes anvendelse af de digita-

le løsninger. Rigsrevisionen finder, at institutio-

nerne i højere grad bør have kendskab til anven-

delsesgraden for deres digitale løsninger, samt at

de i højere grad bør opstille mål for, hvor mange

af brugerne der forventes at anvende de digitale

løsninger. Vurderingerne er baseret på følgende:

Der foreligger ikke opgørelser over anvendel-

sesgraden for 91 ud af de 230 digitale løsninger.

Kun institutionerne under Undervisningsministe-

riet har opgjort anvendelsesgraden for alle de-

res digitale løsninger.

Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at

anvendelsesgraden ikke er opgjort for ca. 40 % af

samtlige digitale løsninger. Det er Rigsrevisionens

vurdering, at der er et uudnyttet potentiale i de di-

gitale løsninger, hvor anvendelsesgraden er lav.

Omfanget af mulige økonomiske gevinster ved

digitaliseringen afhænger bl.a. af, hvor mange bru-

gere der vælger at benytte en digital kanal frem

for en papirbåren.

Rigsrevisionen kan konstatere, at der for 2 af

de udvalgte digitale løsninger ikke er opstillet mål

for anvendelsesgraden. Det er Rigsrevisionens op-

fattelse, at klare mål for anvendelsesgraden gør

det lettere efterfølgende for institutionerne at vur-

dere, om anvendelsespotentialet er indfriet, og af-

klare, om der er behov for tiltag, der kan øge an-

vendelsesgraden.

V. Har de digitale løsninger ført til ser-

viceforbedringer og effektiviseringer?

50. Formålet med dette kapitel er at vurdere, i hvil-

ket omfang borger- og virksomhedsrettede digi-

tale løsninger i institutionerne har ført til service-

forbedringer for borgere og virksomheder og/eller

effektiviseringer i institutionerne. Rigsrevisionen

har lagt følgende kriterier til grund for vurderingen:

•

Institutionerne har undersøgt, om det vil med-

føre serviceforbedringer og/eller effektivise-

ringer at indføre digitale løsninger.

•

Institutionerne har efter implementeringen af

de digitale løsninger undersøgt, i hvilket om-

fang løsningerne har ført til serviceforbedrin-

ger for brugerne og/eller effektiviseringer i in-

stitutionerne.

A. Institutionernes undersøgelse af, hvorvidt

det vil medføre serviceforbedringer og

effektiviseringer at indføre digitale løsninger

51. Rigsrevisionen har bedt institutionerne op-

lyse, hvorvidt institutionerne har undersøgt, om

det vil medføre serviceforbedringer og/eller ef-

fektiviseringer at indføre digitale løsninger. Insti-

tutionernes besvarelser fremgår af tabel 9.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Tabel 9. Oversigt over, hvorvidt institutionerne har undersøgt, om det vil medføre serviceforbedringer

og/eller effektiviseringer at indføre digitale løsninger, fordelt på ministerområde

Har undersøgt ....................

Har ikke undersøgt.............

Intet angivet........................

I alt .....................................

Note: (N=42).

100

Ø&E

100

UVM

100

FØM

----- % -----

100

VTU

100

KUM

100

Totalt

100

Som det fremgår af tabellen, har 57 % af in-

stitutionerne oplyst, at de har undersøgt mulig-

hederne for serviceforbedringer og/eller effek-

tiviseringer ved indførelse af digitale løsninger.

Alle institutioner på henholdsvis Fødevaremi-

nisteriets og Undervisningsministeriets område

har samstemmende svaret, at de har undersøgt

mulighederne for serviceforbedringer og effek-

tiviseringer. 80 % af institutionerne på Økono-

mi- og Erhvervsministeriets område har under-

søgt dette, mens mellem 44 % og 50 % af insti-

tutionerne på henholdsvis Videnskabsministeri-

ets, Justitsministeriets og Kulturministeriets om-

råde har svaret ja til, at de har undersøgt mulig-

hederne for serviceforbedringer og effektivise-

ringer ved at indføre digitale løsninger.

Mål for serviceforbedringer og effektivise-

ringer

52. Rigsrevisionen har foretaget en nøjere gen-

nemgang af de 6 udvalgte digitale løsninger og

herunder undersøgt, om der var opstillet mål for

serviceforbedringer og effektiviseringer forud for

implementering af den digitale løsning. Resulta-

tet fremgår af tabel 10.

Tabel 10. Mål for serviceforbedringer og effektiviseringer for de 6 udvalgte digitale løsninger

Løsningens navn

minSU

(SUstyrelsen)

Mål for serviceforbedringer

Ja.

•

Foretage ændringer i SU-forhold

døgnet rundt

•

Kortere ekspeditionstider.

Nej.

Ja.

•

Administrative lettelser for erhvervslivet

•

Én fælles indgang til indberetninger til

Danmarks Statistik

•

Hurtigere statistikbehandling.

Ja.

•

Forbedret service

•

Øget åbenhed.

Ja.

•

Hurtigere ekspeditionstid

•

Udvidet åbningstid i udlånet

•

Bedre kommunikation.

Nej.

Mål for effektiviseringer i institutionen

Ja.

•

Færre fejlrettelser

•

Færre resurser til indtastning af

ansøgninger

•

Færre forespørgsler fra studerende.

Nej.

Ja.

•

Færre fejlindberetninger.

WebLicens

(Direktoratet

for FødevareErhverv)

Virk.dk

IDEP

(Danmarks Statistik)

PUNKT.KU

(Københavns Universitet)

Selvbetjening

indlån/udlån

(Det Kongelige Bibliotek)

Onlinemodtagelse

af anmeldelser

(Rigspolitiet)

Nej.

Ja.

•

Årsværksreduktioner.

Nej.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Som det fremgår af tabellen, har Rigspolitiet

og Direktoratet for FødevareErhverv ikke opstil-

let mål for serviceforbedringer og effektiviserin-

ger forud for implementeringen af de 2 digitale

løsninger. Fødevareministeriet har efterfølgende

oplyst, at det er korrekt, at mål for servicefor-

bedringer og effektiviseringer ikke er blevet kon-

kretiseret i specifikke analyser, rapporter mv.,

men at en del af formålet med WebLicens er ser-

viceforbedringer og effektiviseringer. Ministeriet

har tilføjet, at som serviceforbedring kan bl.a.

nævnes umiddelbar fejlretning, hvorfor det in-

den for korte tidsfrister er muligt at disponere

rigtigt, samt brugernes mulighed for at se status

på egne sager. Som effektiviseringer har ministe-

riet bl.a. nævnt reduktion af væsentlige fejlkil-

der ved sagsbehandling og rapportering, etable-

ring af bedre ledelsesinformation samt mulighe-

der for direkte produktionsstyring inden for li-

censområdet.

Rigsrevisionen finder, at der i forbindelse med

udvikling og implementering af digitale løsnin-

ger bør være fokus på, at løsningerne skal med-

føre serviceforbedringer og/eller effektiviserin-

ger i institutionerne. Det er endvidere Rigsrevi-

sionens vurdering, at når der opstilles mål, er det

lettere for institutionen efterfølgende at vurdere,

om institutionen har opnået de forventede effek-

ter.

B. Serviceforbedringer og/eller effektivise-

ringer i institutionerne som følge af, at

digitale løsninger er indført

53. Det er et af de centrale pejlemærker i det of-

fentliges ”Strategi for Digital Forvaltning 2004-

06”, at digital forvaltning skal skabe øget servi-

ce for borgere og virksomheder og frigøre resur-

ser, jf. kap. II. Rigsrevisionen har derfor bedt in-

stitutionerne redegøre for, i hvilket omfang de di-

gitale løsninger, jf. tabel 1, har ført til servicefor-

bedringer og effektiviseringer.

Serviceforbedringer

54. I tabel 11 er vist antallet og den procentvise

fordeling af digitale løsninger opdelt på minister-

område, med hensyn til om der er foretaget un-

dersøgelser af serviceforbedringer i forlængelse af,

at de respektive digitale løsninger er indført.

Tabel 11. Fordeling af digitale løsninger, hvor der er foretaget undersøgelser af serviceforbedringer,

fordelt på ministerområde

Antal

Har undersøgt ........

Har ikke undersøgt..

Intet angivet............

Ikke relevant...........

I alt .........................

Note: (N=230).

100

Ø&E

Antal

100

UVM

Antal

100

FØM

Antal

100

VTU

Antal

KUM

Antal

100

I alt

Antal

132

230

100

112 100

Som det fremgår af tabellen, har institutio-

nerne for i alt 48 af de digitale løsninger, sva-

rende til 21 % af de 230 digitale løsninger, un-

dersøgt, om brugerne har oplevet en øget servi-

ce, mens institutionerne for 57 % af de digitale

løsninger ikke har undersøgt dette. For 17 % af

de digitale løsningers vedkommende har institu-

tionerne intet angivet, og for de resterende 5 %

har institutionerne oplyst, at det ikke var relevant

at undersøge dette. Der er stor spredning mini-

sterområderne imellem. Fx har Justitsministeri-

ets og Undervisningsministeriets institutioner ik-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

ke foretaget undersøgelser af, om de digitale løs-

ninger har medført serviceforbedringer, mens in-

stitutionerne under Videnskabsministeriet og Kul-

turministeriet har undersøgt dette for henholds-

vis 25 % og 24 % af deres digitale løsninger.

55. Rigsrevisionen bad institutionerne redegø-

re for, hvilke serviceforbedringer de digitale løs-

ninger i givet fald havde medført over for bru-

gerne. I tabel 12 er institutionernes besvarelser

sammenfattet.

Tabel 12. Serviceforbedringer for brugerne som følge af de digitale løsninger

Antal

Tidsbesparelser.....................................................................................................................

Øget gennemsigtighed ..........................................................................................................

Genanvendelse af data .........................................................................................................

Øget fleksibilitet.....................................................................................................................

Fjernbetjening .......................................................................................................................

Adgang til ny og/eller mere information ................................................................................

Andet.....................................................................................................................................

Intet oplyst.............................................................................................................................

176

Note: (N=230). Det samlede antal summerer til mere end 230, da nogle af institutionerne har opgivet flere

serviceforbedringer for den enkelte digitale løsning.

Det fremgår af tabellen, at den hyppigst fo-

rekommende serviceforbedring for brugerne er

tidsbesparelser, som angives for 41 af de omfat-

tede digitale løsninger. Den næsthyppigst fore-

kommende serviceforbedring er øget fleksibili-

tet, som er angivet for 25 af de digitale løsninger.

For 176 ud af de 230 løsninger har institutio-

nerne intet oplyst.

56. Flere institutioner har over for Rigsrevisio-

nen bemærket, at de ikke altid finder det hen-

sigtsmæssigt at undersøge, om brugerne har op-

levet serviceforbedringer. Dels kan der være ta-

le om en ny ydelse, så der ikke foreligger noget

sammenligningsgrundlag, dels kan de service-

forbedringer, der opnås ved at lancere den digi-

tale løsning, synes så indlysende, at det forekom-

mer unødvendigt at foretage en egentlig bruger-

undersøgelse. SUstyrelsen har efterfølgende op-

lyst, at selv om styrelsen ikke har foretaget egent-

lige undersøgelser af serviceforbedringer hen-

holdsvis effektiviseringer over for borgerne og

i institutionen, kan styrelsen ad statistisk vej do-

kumentere både væsentlige serviceforbedringer

og effektiviseringer som følge af brugen af min-

SU. Bl.a. viser SUstyrelsens ekspeditionsstati-

stik, at ansøgninger indgivet via minSU har en

betydelig kortere ekspeditionstid end ansøgnin-

ger, som er indgivet på anden måde. Herudover

er fejlprocenten faldet fra ca. 20 % til næsten

0 % som følge af, at fejlagtigt udfyldte ansøg-

ninger ikke kan indtastes i minSU.

Rigsrevisionen er enig i, at visse af de opnå-

ede serviceforbedringer ved at etablere digitale

borger- og virksomhedsrettede løsninger kan sy-

nes indlysende. Rigsrevisionen skal dog pointe-

re, at da et af hovedformålene med digital for-

valtning er at skabe serviceforbedringer, bør in-

stitutionerne have kendskab til, hvilke service-

forbedringer brugerne oplever.

Effektiviseringer

57. Rigsrevisionen har bedt institutionerne rede-

gøre for, om institutionerne har undersøgt, hvor-

vidt de digitale løsninger har ført til effektivise-

ringer og/eller konkrete besparelser internt i in-

stitutionerne. Resultatet fremgår af tabel 13.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Tabel 13. Fordeling af digitale løsninger, hvor der er foretaget undersøgelser af effektiviseringer og/eller

konkrete besparelser, fordelt på ministerområde

Antal

Har undersøgt ........

Har ikke undersøgt..

Intet angivet............

Ikke relevant...........

I alt .........................

Note: (N=230).

100

Ø&E

Antal

100

UVM

Antal

100

FØM

Antal

100

VTU

Antal

112

100

KUM

Antal

100

I alt

Antal

148

230

100

Det fremgår af tabellen, at institutionerne for

44 digitale løsningers vedkommende har under-

søgt, om løsningerne har ført til effektiviserin-

ger og/eller konkrete besparelser i institutionen.

De 44 løsninger udgør 19 % af samtlige digita-

le løsninger. Der er stor spredning i institutio-

nernes besvarelser. Således har institutionerne

på Justitsministeriets og Undervisningsministe-

riets område ikke lavet undersøgelser af effekti-

viseringer i relation til de digitale løsninger, mens

institutionerne på Kulturministeriets og Fødeva-

reministeriets område har undersøgt dette for

29 % af deres respektive digitale løsninger.

58. Rigsrevisionen har dernæst bedt institutio-

nerne redegøre for, hvad undersøgelserne har vist.

Rigsrevisionen har i tabel 14 samlet institutioner-

nes besvarelser.

Tabel 14. Karakteren af effektiviseringer internt i institutionerne som følge af indførelsen af den digitale

løsning

Antal

Konkrete, angivne besparelser i antal årsværk, resurser mv...............................................

Tidsbesparelser....................................................................................................................

Færre fejl, øget datakvalitet .................................................................................................

Mere effektiv kontrol.............................................................................................................

Andet....................................................................................................................................

Intet oplyst............................................................................................................................

182

Note: (N=230). Det samlede antal summerer til mere end 230, da nogle af institutionerne har opgivet flere

serviceforbedringer for den enkelte digitale løsning.

Som det fremgår af tabellen, er det for 182

løsningers vedkommende, svarende til ca. 79 %,

ikke undersøgt, om indførelsen af den digitale

løsning har medført effektiviseringer og/eller be-

sparelser i institutionerne. Ud af de 44 ydelser,

hvor institutionerne har undersøgt, hvorvidt di-

gitaliseringen har medført effektiviseringer, er

der kun for 8 ydelser angivet konkrete besparel-

ser.

59. Rigsrevisionen har foretaget en nærmere gen-

nemgang af de 6 udvalgte digitale løsninger med

henblik på at identificere, hvilke effektiviserin-

ger og/eller besparelser indførelsen af de digitale

løsninger har medført i disse institutioner. Re-

sultaterne fremgår af tabel 15.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Tabel 15. Effektiviseringer og/eller besparelser som følge af de 6 udvalgte digitale løsninger

Løsningens navn

minSU

(SUstyrelsen)

WebLicens

(Direktoratet for

FødevareErhverv)

Virk.dk

IDEP

(Danmarks Statistik)

Effektiviseringer

•

I SUstyrelsen har minSU kombineret med decentralisering ført til årsværks-

reduktioner og rammebesparelser.

•

Efter implementering af den samlede licensløsning, omfattende ansøgning,

rapportering, høring og udskrivning, er antallet af resurser reduceret med 3 års-

værk fra 9 til 6 personer i Direktoratet for FødevareErhverv.

•

Virk.dk-løsningen har på kort sigt påvirket effektiviteten negativt i Danmarks

Statistik i form af øgede omkostninger. Danmarks Statistik har måttet afsætte

resurser til at problemløse ud over det sædvanlige.

•

IDEP har frigivet resurser ved behandling af data og fejlretning. ToldSkat, som i

første omgang modtager de fleste indberetninger om udenrigshandel, har oplyst,

at de digitale indberetningskanaler har frigjort resurser fra indtastning.

PUNKT.KU

•

PUNKT.KU har medført frigørelse af resurser til andre opgaver på universitetet.

(Københavns Universitet)

Selvbetjening

indlån/udlån

(Det Kongelige Bibliotek)

Onlinemodtagelse

af anmeldelser

(Rigspolitiet)

•

Indførelsen af den digitale løsning har løbende udmøntet sig i konkrete besparel-

ser og effektiviseringer. Årsværksrammen er konstant faldende, og udlånet er

firdoblet på ca. 10 år.

•

Modtagelse af anmeldelser medfører ikke nærmere angivne effektiviseringer i

politikredsene, idet selve indrapporteringen nu tager kortere tid for politiet i de

enkelte kredse. Den digitale løsning er ny, og effektiviseringerne er ikke opgjort

eksplicit.

Som det fremgår af tabellen, har institutio-

nerne for 5 ud af de 6 digitale løsninger oplyst, at

løsningerne har ført til effektiviseringer og/eller

konkrete besparelser.

Den eneste undtagelse herfor er Virk.dk-løs-

ningen i forbindelse med indberetning af uden-

rigshandel til Danmarks Statistik. Danmarks Sta-

tistik har over for Rigsrevisionen oplyst, at løs-

ningen indtil nu har medført øgede omkostnin-

ger i Danmarks Statistik.

Rigsrevisionens bemærkninger

Det er Rigsrevisionens vurdering, at indførel-

sen af digitale løsninger, i det omfang institutio-

nerne har redegjort herfor, har ført til service-

forbedringer og/eller effektiviseringer. Det er dog

Rigsrevisionens opfattelse, at for få institutio-

ner har undersøgt, om digitaliseringen af servi-

ceydelser og indberetninger har ført til service-

forbedringer og effektiviseringer. Vurderingerne

er baseret på følgende:

Undersøgelsen har vist, at kun 57 % af insti-

tutionerne har undersøgt, om indførelsen af digi-

tale løsninger på institutionens område vil kun-

ne medføre serviceforbedringer og effektiviserin-

ger. Rigsrevisionen finder det væsentligt, at insti-

tutionerne løbende undersøger mulighederne for

at realisere serviceforbedringer og effektiviserin-

ger ved at indføre digitale løsninger, ikke mindst

henset til målsætningerne i regeringens moderni-

seringsprogram om, at digitalisering skal medvirke

til at skabe øget servicekvalitet og frigøre resurser.

Undersøgelsen har endvidere vist, at der for

2 af de udvalgte digitale løsninger ikke var op-

stillet mål for effektiviseringer og serviceforbed-

ringer forud for implementeringen af den digitale

løsning. Rigsrevisionen finder, at der i forbindel-

se med udvikling og implementering af digitale

løsninger bør være fokus på, at løsningerne med-

fører serviceforbedringer og effektiviseringer i in-

stitutionerne.

Undersøgelsen har endelig vist, at det kun

for henholdsvis 21 % af de indførte digitale løs-

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

ninger er undersøgt, om de har medført service-

forbedringer for brugerne, og kun for 19 % af de

digitale løsninger er undersøgt, om de har med-

ført effektiviseringer internt i institutionerne. Da

et af hovedformålene med digital forvaltning er

at frigøre resurser, og henset til at der anvendes

resurser på at udvikle digitale løsninger, er det

Rigsrevisionens opfattelse, at institutionerne for

en langt større del af de digitale løsningers ved-

kommende bør kunne redegøre for, om den di-

gitale løsning bidrager til øget effektivitet og i gi-

vet fald på hvilken måde.

I det begrænsede omfang institutionerne har

undersøgt eventuelle servicefordringer og effek-

tiviseringer, har institutionerne angivet, at den

hyppigst forekommende serviceforbedring for

brugerne er tidsbesparelse, der er angivet for 41

af de 230 digitale løsninger. For institutionerne

selv er de hyppigst forekommende effektiviserin-

ger angivet til at være tidsbesparelser og færre

fejl som følge af bedre datakvalitet. Kun for 8

af de i alt 230 digitale løsninger har institutio-

nerne kunnet angive konkrete besparelser.

Rigsrevisionen, den 16. november 2005

Henrik Otbo

/Peder Juhl Madsen

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Statsrevisorernes bemærkning

Denne beretning er undergivet rigsrevisorlovens regler om en efterfølgende redegørelse fra mini-

stre og rigsrevisors bemærkninger hertil. Statsrevisorernes endelige stillingtagen vil finde sted i

forbindelse med afgivelsen til Folketinget af den endelige betænkning over statsregnskabet.

Beretningen viser, at store dele af statens borger- og virksomhedsrettede ydelser er digitalise-

rede. Der er dog uudnyttede muligheder for digitalisering, ligesom der kunne være en større andel

af borgere og virksomheder, som benytter de allerede digitaliserede ydelser.

Det er et formål med digitalisering at yde borgere og virksomheder bedre statslig service. På

den baggrund finder statsrevisorerne det utilfredsstillende, at institutionerne kun i forbindelse med

60 % af de digitale løsninger har opgjort, hvor mange brugere der har valgt at anvende den digi-

tale løsning frem for andre muligheder – og kun for 21 % af løsningerne har undersøgt, om digita-

liseringen har medført serviceforbedringer.

Statsrevisorerne finder det også utilfredsstillende, at det kun ved 19 % af de digitale løsninger

er undersøgt, om de har medført en mere effektiv forvaltning i institutionerne.

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Bilag 1

Departementer og institutioner, som indgår i undersøgelsen af digitale løsninger i staten

Justitsministeriet

Justitsministeriets departement

Domstolsstyrelsen

Civilstyrelsen (herunder Erstatningsnævnet)

Rigspolitiet

Direktoratet for Kriminalforsorgen

Videnskabsministeriet

Videnskabsministeriets departement

Forskningsstyrelsen

IT- og Telestyrelsen

Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger

Københavns Universitet

Aarhus Universitet

Aalborg Universitet

Roskilde Universitetscenter

Syddansk Universitet

IT-Universitetet

Handelshøjskolen i København

Handelshøjskolen i Århus

Danmarks Farmaceutiske Universitet

Danmarks Pædagogiske Universitet

Danmarks Tekniske Universitet

Den Kongelige Veterinær- og Landbohøjskole

Det Administrative Bibliotek

Økonomi- og Erhvervsministeriet

Økonomi- og Erhvervsministeriets departement

Danmarks Statistik

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Patent- og Varemærkestyrelsen

Søfartsstyrelsen

Erhvervs- og Byggestyrelsen

Eksport Kredit Fonden

Fødevareministeriet

Fødevareministeriets departement

Direktoratet for FødevareErhverv

Fiskeridirektoratet

Plantedirektoratet

Kulturministeriet

Kulturministeriets departement

Det Kongelige Bibliotek

Kulturarvsstyrelsen

Kunststyrelsen

Statens Arkiver

Det Danske Filminstitut

Kunstakademiets Konservatorskole

Kunstakademiets Arkitektskole

Danmarks Designskole

Danmarks Natur- og

Lægevidenskabelige Bibliotek

Danmarks Blindebibliotek

Statsbiblioteket i Århus

Arkitektskolen i Århus

Undervisningsministeriet

SUstyrelsen

Statsrevisorerne beretning SB4/2005 - Bilag 1: Beretning om digitale løsninger i staten

Bilag 2

Ord- og begrebsforklaring

Antal transaktioner:

Med antal transaktioner menes antallet af indsendte ansøgninger og indberet-

ninger. I antal transaktioner medregnes også en borgers eller virksomheds efterfølgende henvendelse

til institutionen i forbindelse med korrektioner eller efterfølgende supplerende informationer til brug

for ansøgningen eller indberetningen.

Bruger(e):

Bruger er en samlet betegnelse for borgere og virksomheder. En digital løsning vil ofte

henvende sig til enten borgere eller virksomheder. Nogle kan dog henvende sig til borgere såvel som

virksomheder.

Digital løsning:

Ved digitale løsninger menes digitalisering af offentlige borger- og virksomheds-

rettede serviceydelser og/eller digitaliserede indberetninger til det offentlige, der erstatter eller sup-

plerer den traditionelle papirbårne ydelse.

Digital brugergrænseflade:

Den måde, computeren kommunikerer med brugeren på. Eksempler:

tekst, grafik eller tale. Computere kommunikerer som regel med brugeren via en grafisk brugergræn-

seflade med vinduer, ikoner/symboler og menuer.

Download fra internettet:

At hente data og programmer ned på sin harddisk fra en anden compu-

ter, almindeligvis fra en hjemmeside på internettet.

Indberetning:

Ved en indberetning forstås de digitale eller papirbårne blanketter, der anvendes, og

de processer, der udføres, ved rekvirering af informationer fra borgere og virksomheder.

PDF-blanket:

Blanket, som er tilgængelig på internettet i PDF-format, og som kan downloades el-

ler udskrives. PDF er et filformat fra Adobe.

Service:

Ved service forstås forhold vedrørende ”leveringen” af produktet eller ydelsen til brugeren.

Det kan fx dreje sig om sagsbehandlingstider, ventetider, informering af brugere mv.

Serviceforbedringer:

Den forbedrede service, som borgere og virksomheder modtager og ople-

ver. Her som følge af indførelsen af en digital løsning.

Servicekanaler:

Den kanal, som serviceydelsen tilvejebringes af. En digital servicekanal er kende-

tegnet ved, at den traditionelle papirbårne informationsudveksling erstattes eller suppleres af en di-

gital informationsudveksling. Den manuelle servicekanal er en samlebetegnelse for de ikke-digitale

servicekanaler. Her sker overførslen af information typisk i form af papirdokumenter.

Serviceydelse:

Serviceydelser i denne undersøgelse omfatter de ydelser, som institutionen tilby-

der, og som omfatter en større eller mindre grad af efterfølgende sagsbehandling, når en borger el-

ler en virksomhed henvender sig. En serviceydelse kan fx være en borgers eller virksomheds an-

søgning om udvidelse af erhverv eller en ansøgning om tilskud. En digital serviceydelse dækker

over et bredt kontinuum, fra indsendelse af webformularer over en elektronisk afgørelse til mulig-

heden for at følge egne sager på internettet. Serviceydelser omfatter i denne undersøgelse ikke infor-

mationssøgning.