FOU, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 52: Spm. om ministeren vil sende FMIs egen vejledning for markedsundersøgelser, som der henvises til i Advokatundersøgelsen vedrørende Forsvarets anskaffelse af ildstøtte-systemer i januar 2023 (Elbit-sagen)

Forsvars-, Samfundssikkerheds- og Beredskabsudvalget 2024-25
FOU Alm.del
Offentligt

FMIVEJL 600-07

2017-06

FMI VEJL 600-07 er under opdatering.

For gældende regler vedr. udarbejdelse af markedsundersøgelser i FMI henvises bl.a. til

følgende tekst fra Juridisk Update nr. 8 2023:

SD har ansvaret for, at der er gennemført en tilstrækkelig markedsundersøgelse.

Forpligtelsen til at gennemføre markedsundersøgelser og efterfølgende udarbejde en

markedsundersøgelsesrapport gælder for alle anskaffelsesformer, og særligt ved direkte

tildelinger og art. 346 anskaffelser er markedsundersøgelsen helt central for at kunne

vurdere hjemmelsgrundlaget for anskaffelsen.

Som bekendt kan formen på markedsundersøgelsen skaleres, og der ikke er ikke form-

krav på markedsundersøgelser.

Det er således rammevilkårene og den konkrete anskaffelse, som definerer formen på

markedsundersøgelsen. Såfremt der for eksempel er tale om en genanskaffelse i et

kendt marked, vil formen i mange tilfælde være anerledes, end hvis der er tale om en

helt ny systemanskaffelse. Det pågældende projekts styregruppeformand, prokuraha-

vende chef eller den tekniske sagsbehandler skal støtte markedsundersøgelsen med

eksisterende markedskendskab, teknisk viden samt anden relevant information. Mar-

kedsundersøgelsen kan også inkludere teknisk dialog med markedet.

AC har et skærpet fokus på, at der udarbejdes tilstrækkelige skriftlige produkter ifm.

markedsundersøgelser. Der vil blive udarbejdet en rapport over markedsundersøgelsen,

som f.eks. angiver de markedsmæssige karakteristika og kommercielle betragtninger,

direktivvalg, anbefaling af anskaffelsesform, CSR, formelle forhold m.v.

Konkret betyder ovenstående, at såfremt KA-strukturen ikke ønsker, at AC gennemfører

eller godkender en markedsundersøgelse, skal den pågældende KA indhente dispensa-

tion herfor af VCH.

Find Juridisk Update

her.

Opdateret FMI VEJL 600-07 forventes publiceret ultimo 2023.

___________________________________________________________________________________________________________

LAUTRUPBJERG 1 - 5

TELEFON: 728 14000

MAIL: [email protected]

2750 BALLERUP

GENNEMVALG: 728 + lok.nr.

WEB: WWW.FMI.DK

TELEFAX: 728 14201

FOU, Alm.del - 2024-25 - Endeligt svar på spørgsmål 52: Spm. om ministeren vil sende FMIs egen vejledning for markedsundersøgelser, som der henvises til i Advokatundersøgelsen vedrørende Forsvarets anskaffelse af ildstøtte-systemer i januar 2023 (Elbit-sagen)

FMIVEJL 600-07

2017-06

VEJLEDNING I UDFØRELSE AF MARKEDSUNDERSØGELSE

1. GYLDIGHEDSOMRÅDE

Vejledningen er gældende for Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI).

Vejledningen er desuden gældende for andre myndigheder og personer under Forsvarsministe-

riets (FMN) koncern for så vidt angår materiel- og it-anskaffelser, som gennemføres af FMI

jævnfør henholdsvis ref. a. og ref. b.

2. FORMÅL

Formålet med vejledningen er at give vejledning og råd til gennemførelse af markedsundersø-

gelse, samt at videregive relevant viden og erfaringer inden for området. Vejledningen henven-

der sig til alle, der skal gennemføre, lede, eller på anden måde er involveret i en markedsunder-

søgelse i rammen af materielanskaffelser jf. ref. a.

3. MARKEDSUNDERSØGELSE

3.1. Generel beskrivelse.

Markedsundersøgelsen er en samlet betegnelse for de aktiviteter i en anskaffelse, hvor projekt-

leder eller andre udpeget ansvarlige på baggrund af anskaffelsens grundlag indsamler informati-

oner om markedet, herunder hvilke produkter der kan tilbydes og potentielle leverandører.

I FMI betegnes den markedsundersøgelse, der sker forud for beslutningen om investering, som

Markedsscreening. Denne indledende afdækning af muligheder og priser i markedet giver input

til de produkter og beslutninger, der ligger forud for at selve arbejdet med anskaffelsen begyn-

der, enten i form af et projekt eller som en opgave i driften. Det drejer sig for eksempel om in-

put til business cases, budgetter, materielkapacitetsplanen og de første porteføljegates.

Den markedsundersøgelse, der sker senere i anskaffelsesprocessen, hvor der indhentes mere

konkret information i relation til anskaffelsen, kaldes Markedsundersøgelsen.

3.2. Formål med markedsundersøgelse.

Formålet med markedsundersøgelse er at indsamle information, som skal indgå i konkrete ledel-

ses- og specialistprodukter og understøtte konkrete beslutninger i forbindelse med materielan-

skaffelsen.

Tabel 1 viser produkter, der typisk skal produceres i forbindelse med en anskaffelse. Tabellen

viser desuden de valg og beslutninger, som skal træffes i disse produkter. Endelig viser tabellen

Side 2 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

de informationer, der skal indhentes, og de spørgsmål, som skal besvares i markedsundersøgel-

sen for at understøtte disse valg og beslutninger.

Markedsundersøgelsens indhold i den specifikke anskaffelse afhænger af anskaffelsens indhold

og karakter. Det er derfor ikke givet, at alle elementer i tabel 1 skal indgå i alle markedsunder-

søgelser.

Bemærk også, at mange informationer anvendes flere steder. For eksempel kan information om

mulige leveringstider bruges i blandt andet kravspecifikation og evalueringsmodel, mens infor-

mationer om vedligeholdelsesydelser og deres prisstruktur også skal bruges i kontrakten, herun-

der i prisbilaget, samt i en life cycle cost-beregning. Bemærk desuden, at tabel 1 ikke er en

komplet liste over de produkter, der skal udarbejdes i forbindelse med en anskaffelse.

Produkt

Investeringsvurdering

/PID (For projekter i

portefølje)

Valg af anskaffelsesform

(Indkøbsstrategi, Direk-

tivvalgsnotat og evt. JA

Hjemmelsnotat)

Beslutning

Foreløbigt budget, tidsplan,

ressourcer mv.

Udbud, direkte tildeling eller

anskaffelse gennem FMS,

NSPA eller andet multinatio-

nalt samarbejde.

Information

Hvilke muligheder findes der for

anskaffelsen for at dække behovet?

Hvilke omkostninger medfører de?

Er der flere leverandører, der kan

dække behovet, eller kun én?

Er det muligt og hensigtsmæssigt,

økonomisk og operativt, at gennem-

føre anskaffelsen gennem FMS,

NSPA, mv.?

Findes der hyldevarer, som kan

dække behovet?

Hvilke leveringstider kan forventes?

Hvilke priser kan forventes?

Hvilket niveau af økonomisk og tek-

nisk formåen findes blandt potenti-

elle leverandører?

Er der specielle kontraktuelle krav

for det konkrete marked?

Hvilke mindstekrav kan potentielle

leverandører forventes at kunne

opfylde?

Hvilke evalueringskrav kan potenti-

elle leverandører forventes at kunne

opfylde?

Hvor stor prisspredning kan forven-

tes?

Hvilke parametre/egenskaber kon-

kurreres der på?

Projektplan/-

fremgangsmåde

Budget

Prækvalifikation

(Udbudsbekendtgørelse)

Kontraktudkast i ud-

budsmateriale

Kravspecifikation

Hyldevareanskaffelse eller

udviklingsprojekt.

Projektets varighed.

Budget for anskaffelsen.

Valg af prækvalifikationskrav

og –kriterier.

Valg og tilpasning af kon-

traktskabelon.

Niveau for mindstekrav.

Evalueringsmodel

Niveau for evalueringskrav.

Grænseværdi i prismodellen.

Vægtning af kriterier.

Side 3 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

Beslutningsmilepæl (BM)

Opdateret budget, tidsplan,

ressourcebehov mv.

Forsyningsdirektiv (ud-

kast

)

Vedligeholdelsesdirektiv

(udkast

)

Sikkerhedsbeholdninger.

Procedurer for vedligeholdel-

se.

Fordeling af vedligeholdel-

sesopgaver mellem FSV og

leverandør.

Hvor stor konkurrence er der i mar-

kedet, og er der tale om en stor

eller lille ordre?

Hvilke løsningsmuligheder findes

der?

Hvor mange mulige tilbudsgivere,

evt. hvem er de?

Hvilke omkostninger medfører de?

Hvilken leveringssikkerhed og leve-

ringstider kan forventes?

Hvilke vedligeholdelsesydelser (re-

parationer, hotline, LRU

-reparation,

støtte til INTOPS, etc.) kan potenti-

elle leverandører tilbyde?

Hvordan er prisstrukturen? (En-

hedspris, timepris, etc.)

Hvordan er proceduren for bestil-

ling, betaling, godkendelse mv.?

Overordnet set skal markedsundersøgelsen skaffe operativt, teknisk, økonomisk, juridisk, kvali-

tetsledelses-, kommercielt, miljø-, vedligeholdelses-, forsynings- og uddannelsesmæssigt kend-

skab til potentielle leverandører og deres produkter. Hertil afdækkes leverandørernes normale

salgsvilkår og mulige risikoelementer. Dette for at skabe det mest valide og retvisende grundlag

for udarbejdelsen af udbudsmaterialet og anskaffelsens gennemførelse.

Markedsundersøgelsen er således en afgørende aktivitet i planlægningen af en anskaffelse.

3.3. Markedsundersøgelse i anskaffelsesprocessen.

Markedsundersøgelse har sit eget trin i anskaffelsesprocessen, jf. ref. a. I bilaget om anskaffel-

sesprocesser er trin ”Markedsundersøgelse” placeret efter trin ”Planlægning” og før udarbejdel-

sen af udbudsmateriale. Som det fremgår af tabel 1 er der dog en del markedsundersøgelse,

navnlig markedsscreeningen, som må foretages tidligere end dette trin.

Der er primært er tale om input til forsynings- og vedligeholdelsesdirektiv (niveauplacering og kapaci-

tets-/kompetencekrav) og en grov estimering af forsynings- og vedligeholdelsesopgavernes omfang.

Line Replaceable Unit (LRU).

Side 4 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

Da dele af markedsundersøgelsen desuden vil afhænge af resultater af andre dele af markeds-

undersøgelsen, vil det normalt være nødvendigt og hensigtsmæssigt at gennemføre markeds-

undersøgelsen i flere tempi. Nogle af disse gennemføres parallelt med andre aktiviteter i anskaf-

felsesprocessen, blandt andet udarbejdelsen af kravspecifikation, evalueringsmetode mv.

Bemærk dog i denne forbindelse de begrænsninger for kontakt med leverandører, der altid føl-

ger af EU’s udbudsregler, og som er beskrevet i ref. c.

Resultatet af markedsundersøgelsen behandles som en del af beslutningsmilepæl (BM) 1. Det

vurderes i denne forbindelse, om markedsundersøgelsen har tilvejebragt tilstrækkelig informati-

on til at træffe de relevante beslutninger.

3.4. Praktisk gennemførelse af markedsundersøgelsen.

Markedsundersøgelsen kan opdeles i fire trin:

Trin

Læg en strategi.

Udarbejd en plan for markedsundersøgelse.

Gennemfør markedsundersøgelsen.

Færdiggør bearbejdning og dokumentation.

Som nævnt ovenfor vil der dog i praksis være tale om en mere iterativ proces, end denne be-

skrivelse lægger op til. Markedsundersøgelsen strækker sig over flere trin i anskaffelsen, og in-

formationer, der fremskaffes i markedsundersøgelsen, kan have meget stor indflydelse på dens

videre forløb.

Det kan derfor være formålstjenligt at planlægge, gennemføre, og afrapportere dele af mar-

kedsundersøgelsen (Trin 2 – 4 ovenfor) i separate dele, og det kan være nødvendigt at opdatere

strategien (Trin 1) undervejs.

Specielt for projekter i FMI’s portefølje er det hensigtsmæssigt at opdele markedsundersøgelsen

i en indledende markedsscreening og den egentlige, detaljerede markedsundersøgelse.

Markedsscreening gennemføres op til porteføljeprocessens investeringsgate, med det formål at

fremskaffe de nødvendige informationer til denne, såvel som tidligere porteføljegates. Den de-

taljerede markedsundersøgelse bygger så videre på markedsscreeningen og fremskaffer de in-

formationer, der skal til for at gennemføre anskaffelsen.

Markedsundersøgelsen skal skaleres, så den passer til projektets behov og minimerer ressource-

forbruget til det netop tilstrækkelige. Strategi og plan for markedsundersøgelsen kan i mange

tilfælde udgøres af ganske få linjer, og det kan overvejes at slå de to sammen til ét dokument.

Det vigtige er at man har gjort sig de rigtige overvejelser, jævnfør afsnit 3.2. og tabel 1.

Side 5 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

3.4.1. Trin 1: Læg en strategi.

Med udgangspunkt i den viden, der foreligger, samt projektets karakter, skal der lægges en

strategi for markedsundersøgelsen. Den skal indeholde følgende elementer:

Markedsundersøgelsens formål.

Metoder.

I udarbejdelsen og gennemførelsen af strategien kan man, ud over de relevante tekniske ek-

sperter og brugerrepræsentanter, med fordel inddrage:

Strategisk Indkøbsafdeling (SI) i Indkøbsdivisionen (ID), der rådgiver om værktøj og meto-

der, og kan bistå med selve gennemførelsen, blandt andet af Request for information (RFI).

Analyse og Supply Chain elementet i ID’s Koordinationselement (KOA), som kan levere nøg-

letal for de potentielle leverandørvirksomheders finansielle forhold og ejerforhold samt ana-

lysere på FMI’s indkøbsvolumen, forbrug og lagerforhold.

Juridisk Afdeling (JA), ved dagens rådgiver, angående de juridiske muligheder og regler, der

skal overholdes, samt juridiske forhold, der skal vurderes i kontrakten, for eksempel IPR (In-

tellectual Property Rights). Den juridiske rådgivning sker som udgangspunkt i form af den

daglige juridiske rådgiver i JA.

Operationel Indkøbsafdeling (OI) angående viden om og erfaringer med specifikke markeder

og leverandører.

Forsvarets Industrikontor, angående kontakter til virksomheder samt bidrag til koordination i

f.t. demonstrationsarrangementer fra firmaer.

International & Industriel Koordinationssektion (IKS), angående FMI’s Open for Business-

strategi.

Myndighedsafdelingen, angående miljøkrav, sikkerhedskrav (informationssikkerhed, evt. sik-

kerhedsgodkendelse af virksomheden/medarbejdere mv.), traktater, konventioner og lovgiv-

ning generelt.

Kvalitetsafdelingen, angående kvalitetskrav, internationale og NATO’s kvalitetsstandarder,

kvalitetsledelses og -sikringsaktiviteter, samt NATO-aftaler indenfor kvalitet.

Herudover kan ref. d. samt erfaringer fra tidligere lignende anskaffelser med fordel inddrages.

3.4.1.1. Markedsundersøgelsens formål.

Formålet med markedsundersøgelsen i forhold til den konkrete anskaffelse skal defineres, idet

de spørgsmål, markedsundersøgelsen efterfølgende skal besvare, afhænger af projektet eller

opgaven.

Fastlæggelsen af markedsundersøgelsens formål i strategien kan med fordel tage udgangspunkt

i tabel 1. Ved at udvælge de linjer, der er relevante for anskaffelsen, og eventuelt supplere med

andre informationer, der skal indhentes, opnås et overblik over hvilke spørgsmål, der skal svares

på. Dermed skabes der tillige et overblik over hvilke andre ledelses- og specialistprodukter, mar-

Side 6 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

kedsundersøgelsen skal bidrage til, og dermed hvilke separate dele, markedsundersøgelsen skal

opdeles i.

3.4.1.2. Metoder.

Når markedsundersøgelsens formål er fastlagt skal det vælges, hvordan de nødvendige informa-

tioner skal skaffes.

Indhentning af informationer kan ske gennem større eller mindre grader af interaktion med po-

tentielle leverandører. Det er her yderst vigtigt at forholde sig til udbudsreglerne og at søge at

minimere de juridiske risici ved kontakten med potentielle leverandører.

Det er derfor vigtigt at sætte sig ind i ref. c. og sørge for at overholde de retningslinjer, der gi-

ves her.

Det skal sikres, at der ikke uforvarende sker en forskelsbehandling af de potentielle tilbudsgivere

og derigennem risikerer at gøre nogle inhabile i forhold til deltagelse i et eventuelt udbud. FMI

skal sikre ligebehandling af alle leverandører.

Det er især særdeles vigtigt, at man i forbindelse med markedsundersøgelsen ikke giver detalje-

rede informationer om FMI’s behov, tidsplaner med videre, da dette vil kunne medføre en kon-

kurrencemæssig fordel.

Leverandøren kan blive inhabil ved manglende overholdelse af ligebehandlingsprincippet, ved

f.eks. en konkurrencemæssig fordel for en leverandør frem for andre. Manglende overholdelse

kan give en forbigået leverandør en god sag i en potentiel klagesag

For at undgå mistanke om konkurrenceforvridning i forbindelse med kontakt til leverandørerne

skal markedsundersøgelsen være bred. Markedsundersøgelsen skal gennemføres med en sam-

mensætning af potentielle leverandører, som tilsammen giver et repræsentativt udsnit af mar-

kedet.

Det kan kraftigt anbefales at udvælge virksomhederne via offentliggørelse af en vejledende for-

håndsmeddelelse på TED

eller, for anskaffelser, der ikke skal i EU-udbud, på udbud.dk. Ordre-

giver skal være opmærksom på at vælge bredt, og på at kravspecifikationen i det endelige ud-

bud ikke bliver målrettet bestemte leverandører.

Det skal sikres, at FMI kan løfte bevisbyrden for at intet konkurrenceforvridende har fundet sted

under markedsundersøgelsen i tilfælde, hvor der klages. Derfor skal skriftlig dokumentation i

form af telefonnotater, dagsordener og referater fra møder med potentielle leverandører forelig-

ge.

Tenders Electronic Daily, hvor EU-udbud også offentliggøres.

Side 7 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

Generelt er risikoen mindre, jo mindre direkte kontakt der er med potentielle leverandører. Ofte

vil indirekte, mindre forpligtende, metoder være et middel til at identificere kandidater til en

eventuel tættere dialog.

Informationer kan blandt andet indhentes fra følgende kilder:

Offentlig tilgængelige kilder. Megen relevant information er i princippet tilgængelig for alle,

og kræver ikke kontakt med enkelte leverandører. Man skal dog stadig huske at søge bredt.

Internet.

Fagblade, aviser, etc.

Reklamer, brochurer etc.

Dialog med andre nuværende eller kommende brugere.

Leverandørdatabase. Analyse og Supply Chain elementet i ID-KOA har abonnement til en

af verdens største databaser for virksomheder, hvori man kan finde dybdegående virk-

somhedsrapporter.

Henvendelse til andre landes operative/tekniske/faglige myndigheder. Informationen er i

sagens natur andenhånds og kan derfor være farvet. Det kan dog være nyttigt at høre erfa-

ringer med virksomheder fra andre uden for virksomheden.

Dialog med FMI’s modstykker i andre lande. Især lande, som Danmark arbejder tæt

sammen med, vil være relevante.

Dialog med det amerikanske Office of Defence Co-operation (ODC).

Ambassadeoplysninger.

Uformel kontakt til leverandører. Det kan også her være relevant at basere kontakten på en

vejledende forhåndsmeddelelse.

Besøge messer og udstillinger mv.

FMI’s industridag.

Virksomhedsbesøg efter invitation.

Besøg og demonstrationer fra firmaer.

Formaliseret kontakt til leverandører. Etableres via offentliggørelse af en vejledende for-

håndsmeddelelse på TED.

Invitere firmaer til at besøge forsvaret, evt. demonstrationer af materiel.

Request for information (RFI). Ved en RFI udsender FMI spørgeskemaer til de involvere-

de virksomheder for at indhente specifikke, detaljerede informationer.

Høring af krav. FMI kan sende dele af et udkast til en kravspecifikation i høring hos de

involverede virksomheder. Formålet er at få deres input til, om kravene er opnåelige, ri-

melige og korrekt og forståeligt formuleret.

Side 8 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

Bemærk at ID har udviklet værktøjer og skabeloner, som kan understøtte indhentningen af de

nødvendige informationer.

3.4.2. Trin 2: Udarbejd en plan for markedsundersøgelsen.

Med udgangspunkt i den lagte strategi besluttes, hvilke aktiviteter der skal gennemføres for at

fremskaffe de nødvendige informationer. Behovet for aktiviteter skal sammenholdes med den tid

og de ressourcer, der er til rådighed. Det skal beskrives:

Hvilke aktiviteter skal udføres og i hvilket omfang?

Hvad medfører det af udgifter, blandt andet til rejseaktivitet?

Hvilke andre ressourcer kræves til gennemførslen?

Hvem skal udføre/deltage i markedsundersøgelsen?

Ud fra disse overvejelser udarbejdes en plan for markedsundersøgelsen. Planen kan foreligge

som en eller flere separate, detaljerede planer, eller den kan indgå i projektplanen i sin helhed.

Hvis der udarbejdes separate planer, skal hovedelementerne vedrørende ressourcer og tid som

minimum indgå i projektplanen.

Planen for markedsundersøgelsen skal ligeledes koordineres med de øvrige aktiviteter i anskaf-

felsen. Det skal sikres, at de informationer, markedsundersøgelsen skal fremskaffe, er til rådig-

hed på det tidspunkt, de skal bruges.

Der skal tages højde for, at de juridiske muligheder er forskellige på forskellige trin i anskaffel-

sesprocessen, jævnfør ref. c.

Som nævnt ovenfor planlægges og gennemføres markedsundersøgelsen opdelt i en indledende

markedsscreening og en mere detaljeret markedsundersøgelse. Hvis markedsundersøgelsen

strækker sig over flere faser i et projekt, bør planen som minimum opdeles i en separat plan for

hver fase.

3.4.2.1. Markedsscreening.

Aktiviteterne i markedsscreeningen er begrænset af, at Markedsscreeningen foregår før der er

afsat økonomi og ressourcer til anskaffelsen. Man er derfor typisk begrænset til kontakter via

telefon og e-mail samt informationsindhentning via internet og interne kilder, (”desk research”).

Til gengæld er man mindre begrænset af juridiske regler og risici, idet man er tidsmæssigt er

langt fra at skulle i udbud, og behov og krav til materiel ikke er kendt i detaljer. Bemærk dog de

begrænsninger og risici, som man jævnfør ref. c. stadig skal tage højde for.

Desuden er kravene til nøjagtighed og fuldstændighed af de informationer, der indhentes, for

eksempel om priser eller mulige tekniske løsninger, heller ikke så høje på dette tidlige stadie af

anskaffelsen.

Side 9 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

3.4.2.2. Detaljeret markedsundersøgelse.

Når anskaffelsen er iværksat, kan der afsættes økonomi og ressourcer til Markedsundersøgel-

sen. Der er derfor større muligheder for at gennemføre RFI, større analyser og andre ressource-

krævende aktiviteter, herunder virksomhedsbesøg og anden ”field research”.

Samtidig stiger behovet for informationer typisk også, både i mængde og kvalitet, idet markeds-

undersøgelsen skal give specifikke input til en række udbudsdokumenter og andre produkter.

Da man nu er tættere på tidspunktet for et udbud, er kravene til risikostyring og dokumentation

større, og der må også afsættes tid og ressourcer til dette. Der er desuden ressourcer til rådig-

hed i form af juridisk og kommerciel rådgivning. Den juridiske rådgivning sker som udgangs-

punkt i form af den daglige juridiske rådgiver i JA.

3.4.3. Trin 3: Gennemfør markedsundersøgelsen.

De planlagte aktiviteter gennemføres. De erfaringer og informationer, der indhentes i forløbet,

kan meget vel pege på behov for ændringer af strategi og planer. Hvis der f.eks. efter et delfor-

løb mangler vigtige informationer, kan det være nødvendigt at ændre planen og supplere med

yderligere aktiviteter.

Aktiviteter og erfaringer under gennemførelse af markedsundersøgelsen dokumenteres løbende,

for eksempel med mødereferater og rejserapporter, hvor der er fokus på observerede forhold og

delkonklusioner.

3.4.4. Trin 4: Færdiggør bearbejdning og dokumentation.

Det kontrolleres, at den nødvendige information er tilvejebragt i trin 3. Dette gøres ved at tage

udgangspunkt i formålsdelen af strategien og tjekke ud fra den. Mangler der information, kan

det være nødvendigt at gå tilbage til trin 3 for at supplere.

Når de nødvendige informationer foreligger, afsluttes markedsundersøgelsen med udarbejdelsen

af en rapport. Ofte vil rapporten tage form af en samling delrapporter, uarbejdet på de tids-

punkter, hvor markedsundersøgelsens resultater er brugt som grundlag for beslutninger eller

udarbejdelse af produkter. Det er hensigtsmæssigt at opdele rapporteringen i tre dele:

1. Beskrivelse af de aktiviteter, der er gennemført i markedsundersøgelsen. Beskrivelsen tager

udgangspunkt i planen for markedsundersøgelsen og suppleres af det faktiske forløb. Bety-

dende afvigelser fra den oprindelige plan forklares.

2. Gengivelse af de indhentede informationer.

3. Behandling af de indhentede informationer og (del)konklusioner. Disse kan med fordel struk-

tureres, så det svarer til markedsundersøgelsens formål, som beskrevet i strategien.

Side 10 af 11

FMIVEJL 600-07

2017-06

Dokumentation af kontakter til leverandører, herunder mødereferater, telefonnotater, korre-

spondance mv. bør indgå som bilag til rapporten.

4. SAGSBEHANDLENDE ENHED

Kompetencecenter

ved FMI er ansvarlig for sagsbehandling af vejledningen.

NIELS BUNDSGAARD

Ref.:

FMIBST 600-01, Bestemmelse for styring af koncernens materielanskaffelser.

FMIBST 600-04, Bestemmelse for styring af koncernens it-anskaffelser.

c. Juridisk responsum

Grænserne for kontakt med leverandører.

FMIBST 040-04, Bestemmelse for FMI leverandørvurdering og -evaluering.

Erstatter:

FMTVEJL 600-7, ”Vejledning i udførelse af markedsundersøgelse”, 2012-12.

I forhold til seneste udgave er følgende ændret:

Øget fokus på formål med markedsundersøgelse, hvad der er nødvendigt, og hvad resultatet

konkret skal bruges til.

Markedsundersøgelse ses som en løbende proces, med flere trin undervejs, frem for én af-

grænset aktivitet.

Opdeling i en indledende Markedsscreening og en efterfølgende egentlig Markedsundersø-

gelse.

Bemærk, at dette dokument kun er tilgængeligt for ansatte ved FMI, og ikke umiddelbart kan udleveres

til andre.

Side 11 af 11