UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren

Uddannelses- og Forskningsudvalget 2024-25
UFU Alm.del Bilag 23
Offentligt

Aarhus Universitet

Att.: Universitetsdirektør Kristian Thorn

11. oktober 2024

It-rådets opfølgning på projektet AU SIS

Kære Kristian Thorn

Statens It-råd har d. 26. september afholdt opfølgningsmøde med Aarhus Univer-

sitet (AU) om projektet

AU SIS.

Mødet blev afholdt i forbindelse med, at

AU SIS

skal forelægge nyt akstykke for Folketinget Finansudvalg efter afslutning af afkla-

ringsfasen med leverandøren og en væsentlig ændring til projektøkonomien.

Statens It-råd vurderer, at projektet fortsat har

høj risiko.

AU SIS

har forlænget sin projektperiode med en måned og har en forhøjelse af de

forventede projektudgifter på 36,5 mio. kr. (2024-pl) fra samlet 246 mio. kr. (pl-

2024) til 282,5 mio. kr. (2024-pl). Forøgelsen skyldes primært at større udgifter til

leverandørens leverancer i implementeringsperioden tidligere ikke var talt med i

projektudgifterne, men derimod opgjort i driftsudgifterne. Dertil har

AU SIS

også

genbesøgt projektets gevinster. Projektet har identificeret yderligere effektivise-

rings- og automatiseringsgevinster, hvilket betyder at driftseffekterne i perioden

2020-2035 er steget fra en forventet merudgift på 32 mio. kr. (2024-pl) til en for-

ventet besparelse på samlet 73,3 mio. kr. (2024-pl).

På baggrund af mødet har It-rådet følgende observationer, som AU kan vedlægge

et nyt aktstykke som It-rådets vurdering af projektets status og fremdrift, jf.

Budget-

vejledningens pkt. 2.2.18.1.2.

It-rådet har observeret, at AU har valgt en implementeringsleverandør, der har et

indgående kendskab til standardløsningen, og som har erfaring med lignende im-

plementeringsprojekter på universiteter i EU. Dette anser It-rådet for risikomitige-

rende. Dertil fortalte AU på mødet, at der i afklaringsfasen har været en stor til-

fredshed med den valgte implementeringspartners kompetencer.

Statens It-råd bemærker også, at AU og leverandøren er blevet enige om at tilføje

yderligere udtrædelsesmuligheder i kontraktens implementeringsfase, og at projek-

tet dertil har indarbejdet reelle stop-go beslutninger i projektplanen efter både første

og anden sprint i implementeringsfasen. Dette anser It-rådet også for risikomitige-

rende.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren

Side 2 af 2

Dertil er It-rådet informeret om, at det funktionelle match mellem det nye system

og AU’s behov er meget højt, og AU har tilkendegivet, at man som udgangspunkt

tilpasser processerne til standardløsningen, hvorfor man også vil opnå en højere

grad af standardisering. I forlængelse heraf fortalte AU på mødet, at man ikke for-

venter at skulle udvikle hovedprocesserne i løsningen, men at man kan holde sig

inden for en ren konfigurering.

Den af AU valgte løsning baseres på en ca. 20 år gammel, on premise systemplat-

form, der er porteret til en cloud løsning. Det må forventes at Oracle på sigt udvik-

ler en ny platform, der skal erstatte denne løsning. It-rådet observerer, at AU har

fået lovning på en varslingsperiode på ti år, når leverandøren ikke længere vælger at

supportere den valgte løsning, og man derfor forventeligt skal overgå til en nyud-

viklet cloud-løsning. Der vil til den tid blive tale om en ny implementering af et SIS

system.

It-rådet vil gerne kvittere for, at AU har brugt tiden på yderligere at analysere de

processer, der kan effektiviseres ved brug af øget automatisering i den nye løsning

og på den baggrund har opjusteret forventningen til sine økonomiske gevinster.

Herudover observerer It-rådet, at AU har anvendt tiden fornuftigt ift. at forberede

projektet på de kommende arbejdsgange ved at øve eksempelvis beslutningsproces-

ser ved ændringsanmodninger. Dertil ser It-rådet det som stærkt risikomitigerende,

at AU allerede har foretaget et større forarbejde omkring standardiseringen af sine

studieprocesser.

Generelt vil It-rådet gerne rose AU for at have brugt tid på at forberede og inddrage

organisationen på de kommende ændringer i arbejdsprocesser inden overgangen til

det nye system.

På baggrund af drøftelserne på mødet den 26. september 2024 har It-rådet ikke nye

anbefalinger til projektet.

Ved spørgsmål til indholdet i dette brev kan I kontakte undertegnede eller Jeppe

Stenager Fallesen,

[email protected]

eller telefon 30 50 09 73. Dette brev er også sendt

til afdelingschef Julie Lungholt i Uddannelse- og Forskningsministeriet

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk