Uddannelses- og Forskningsudvalget 2024-25
UFU Alm.del Bilag 23
Offentligt
2937093_0001.png
Aktstykke nr.
52
Folketinget 2024-25
52
Uddannelses- og Forskningsministeriet.
København, den 13. november 2024.
a.
Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fort-
sætte projektet om implementeringen af det studieadministrative system (AU SIS), Oracle Campus
Solution, på Aarhus Universitet (AU) inden for en samlet økonomisk ramme på 282,5 mio. kr.
(2024-pl) eksklusive renter i perioden 2020-2035. Udgiften i finansåret og kommende finansår
afholdes af AU.
Projektet genforelægges Finansudvalget, idet projektudgifterne er forøget med 36,5 mio. kr. i forhold
til den oprindelige business case. Forøgelsen skyldes primært en teknisk omfordeling af midler fra
driftsbudget til projektbudgettet.
Finansudvalget orienteres endvidere om, at AU i forlængelse af fortroligt aktstykke D af 27. oktober
2023 har indgået kontrakt med leverandøren Miracle A/S om implementeringen af systemet samt
projektstatus i øvrigt.
b.
Med fortroligt aktstykke D af 27. oktober 2023 tiltrådte Finansudvalget, at AU kunne igangsætte
et it-projekt med henblik på anskaffelse og implementering af et nyt studieadministrativt system. AU
har på baggrund af et gennemført udbud indgået kontrakt med Miracle A/S om implementering af et
nyt studieadministrativt it-system.
Projektbeskrivelse
Med projektet skal AU implementere et nyt studieadministrativt it-system, AU SIS, som erstatning
for de to nuværende studieadministrative it-systemer, STADS og DANS. De eksisterende systemer er
med mere end 25 år i drift systemmæssigt modne til udskiftning.
Det nye system skal ligesom STADS og DANS understøtte studieadministrationen (fagtilmel-
ding, eksamen mv.) samt indberetninger af uddannelsesaktivitet og optagelse på kandidatuddannel-
ser. AU’s krav til det nye system er i tråd med de standardsystemer, der er blevet indført i den øvrige
studieadministration. Det skal resultere i en effektiv studieadministration sammen med en forbedret
og ensrettet brugeroplevelse for de studerende.
CE001492
CE1492
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937093_0002.png
2
Udbudsproces og tildeling af kontrakt
Efter godkendelsen af fortroligt aktstykke D har AU på baggrund af et gennemført EU-udbud
indgået kontrakt med Miracle A/S den 26. juni 2024.
Udbuddet er gennemført som udbud med forhandling. AU prækvalificerede tre tilbudsgivere, som
alle tre afgav endelige tilbud. Heraf blev to vurderet i overensstemmelse med betingelserne for
udbuddet. AU vurderede på baggrund af de endelige tilbud, at Miracle A/S leverede det mest
fordelagtige tilbud ift. funktionalitet, sikkerhed og økonomi.
Der er i kontrakten med leverandøren indarbejdet løbende udtrædelsesmuligheder. AU kan således
trække sig fra samarbejdet efter hovedproces 1 (svarende til 40 pct. af projektudgifterne) og efter
hovedproces 2 (svarende til 65 pct. af projektudgifterne).
Tidsplan
Projektet består af idéfase, analysefase, gennemførelsesfase og realiseringsfase. Det nye system
forventes klar til idriftsættelse i oktober 2027 med afslutning af projektet i september 2028. Projek-
tets tidsplan er uændret.
Udgifter til projektet
AU har opgjort de forventede projektudgifter til anskaffelse, udvikling og implementering af nyt
studieadministrativt system til 282,5 mio. kr. (2024-pl) eksklusive renter, men inklusive risikopul-
je. De aktiverbare projektudgifter vil blive afskrevet over en 8-årig periode.
I den opdaterede business case er projektudgifterne 14,8 pct. (36,5 mio. kr.) højere end den op-
rindelige business case (246,5 mio. kr. i 2024-pl). Stigningen skyldes hovedsageligt, at udgifter
på 29,8 mio. kr. til leverandørens basisleverance (licenser, udviklings-, test- og driftsmiljøer og
implementeringsaktiviteter) er flyttet fra driftsbudgettet i 2022-business casen til projektbudgettet i
2024-business casen, hvor udgiftsposterne retteligt skulle have været placeret. Den resterende fordy-
relse på 6,2 mio. kr. skyldes 4,2 mio. kr. til ekstra projektledelse samt 2,0 mio. kr. til organisatorisk
implementering ift. at realisere forretningsmæssige gevinster.
AU afholder selv udgifterne til projektet samt eventuelle fordyrelser heraf. UFM vurderer, at AU er i
stand til at påtage sig den økonomiske forpligtigelse som følge af projektet.
Tabel 1. Omkostningsbaserede projektudgifter til nyt studieadministrativt system
Mio. kr.
2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
(2024-pl)
Ikke-akti-
2,6
4,6
8,0
5,8
16,7 18,0 22,9 25,8 15,5
verbare
projektud-
gifter
Aktiverba- -
-
-
-
-
-
-
5,1
20,3
re projek-
tudgifter
Heraf risi-
-
-
-
-
-
6,7
10,0 13,4 3,3
kopulje
Total,
2,6
4,6
8,0
5,8
16,7 18,0 22,9 30,9 35,8
ekskl. ren-
ter
Anm. : Afvigelse mellem delsummer og totalen skyldes afrundinger.
2029
-
2030
-
2031
-
2032
-
2033
-
2034
-
2035
-
I alt
119,8
20,3
20,3
20,3
20,3
20,3
20,3
15,3
162,7
-
20,3
-
20,3
-
20,3
-
20,3
-
20,3
-
20,3
-
15,3
33,5
282,5
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937093_0003.png
3
De omkostningstunge leverancer i AU SIS er fortsat integrationsopgaven, projektledelse, den orga-
nisatoriske implementering, test, migration af data, anskaffelse af standardløsning og udgifter til
leverandørens konfigurering af denne.
Ud over ovennævnte projektudgifter har AU udgifter til nødvendig opgradering af intern understøt-
tende it-infrastruktur. Disse udgifter er ikke medtaget i business casen, da de er placeret i forudsæt-
ningsprojekter, der har til formål at sikre fælles teknisk infrastruktur og test-metodik for alle AU’s
forretningsprojekter, herunder AU SIS.
AU er ligesom de øvrige danske universiteter forpligtet til at afholde udgifter til driften af de
eksisterende it-systemer STADS og DANS frem til deres afvikling. Dette er medregnet i business
casen.
Gevinster ved projektet
Der er identificeret tre hovedgevinster ved AU SIS-projektet: to gevinstkategorier af økonomisk
karakter (tabel
2)
og én gevinstkategori af ikke-økonomisk karakter (tabel
3).
Gevinsterne er gen-
besøgt i forbindelse med opdatering af business casen i september 2024, og i den forbindelse er
ambitionerne skærpet.
Tabel 2. Økonomiske gevinster
Gevinsttitel
G1: Sikker drift og forvaltning
Beskrivelse
Der forventes en reduktion i ÅV til drift af nuværende systemer, som er beregnet
til 3,6 mio. kr. i 2029 og 4,9 mio. kr. årligt fra 2030.
Øvrige driftsomkostninger forventes at stige med godt 1,0 mio. kr. årligt.
Nye udgifter til licenser i forbindelse med SIS udgør 7,0 mio. kr., hvilket modsva-
res af bortfaldne udgifter på 7,0 mio. kr. årligt til STADS/DANS.
Uddannelsesadministrationen på AU estimerer et samlet gevinstpotentiale på 14
ÅV.
En effektivisering på 13 pct. af ÅV allokeret af de studieadministrative hovedpro-
cesser og 3 pct. af ÅV allokeret til de studieadministrative støttefunktioner.
Det samlede billede er 8 pct. af de studieadministrative ressourcer allokeret til
hoved- og støtteprocesser (14 ud af 177).
Gevinsterne vil blive genbesøgt og evt. justeret efter hver gennemført hovedpro-
ces.
Gevinst, mio. kr.
(2024-pl)
2,6 mio. kr. i 2029
3,9 mio. kr. årligt fra
2030
G2: Optimerede studieadministrati-
ve processer
8,6 mio. kr. årligt fra
2029
Anm. Gevinsterne er opgjort som bruttogevinster, dvs. eksklusive projektudgifter.
Tabel 3. Ikke-økonomiske gevinster
Gevinsttitel
G3: Personaliseret brugerrejse for de
studerende inkl. højere grad af selvbe-
tjening.
Beskrivelse
Flere studerende forventes at tilgå digitale services via portalen.
Flere studerende oplever en personificeret bruger-rejse.
50 pct. af processer med studenterkontakt er optimeret.
Beregningsprincipper
Gevinsten måles via bruger-
undersøgelser før og efter
ibrugtagning.
Risikoprofil
AU har aktuelt identificeret 13 risici, som er forelagt for Statens It-råd. Styregruppen har ansvar
for den løbende risikostyring og monitorering af risikolog, herunder proaktiv iværksættelse af risiko-
reducerende tiltag eller aktivering af midler fra risikopulje efter fastsatte procedurer internt på AU.
De tre største risici er er:
• Eksterne myndighedskrav, der fordrer systemændringer, vil medføre et pres på projektet iht. tid
og/eller økonomi.
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937093_0004.png
4
• Projektet evner ikke at levere den rette facilitering af den organisatoriske implementering. Dette
er forsøgt imødegået ved ansættelse af et kvalificeret implementeringsteam og deres tætte samar-
bejde med fakulteterne.
• Manglende mobilisering af tilstrækkelige kompetencer og ressourcer i forhold til at levere på test
og kvalitetssikring til gennemførelse af teststrategi og testplan. Dette imødegås ved etablering af
overblik over eksterne testkonsulentressourcer, der kan trækkes på efter behov.
Behandling i Statens It-råd
Statens It-råd har 17. juni 2022 vurderet projektet til at have en høj risikoprofil. Projektet er ikke
blevet anbefalet til eksternt review. AU har afholdt tre statusmøder med Statens It-råd i perioden
oktober 2023-september 2024. Efter valg af leverandør, er der afholdt nyt møde med It-rådet 26.
september 2024, hvor projektet blev vurderet til fortsat at have en høj risikoprofil.
Risikovurdering
Statens It-råd angav som følge af risikovurderingen 17. juni 2022 følgende årsager til, at programmet
blev vurderet til at have en høj risikoprofil:
• Projektet omhandler forretningskritisk systemunderstøttelse for AU.
• Projektet strækker sig over en lang tidsperiode.
• Risikoen for introduktion af ny lovgivning på området er stor. Dette kan have en negativ effekt på
projektet.
På baggrund af mødet d. 26. september 2024 har It-rådet som vurdering af projektets fremdrift
og status, jf. Budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2, observeret, at projektet har iværksat tiltag for at
imødegå projektets risici. Rådet har ikke nye anbefalinger til projektet (jf.
vedlagte brev).
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Tabel 4. Fremtidig orienteringer af Finansudvalget
Aktivitet
Orientering om nedlukning af projektorganisationen og om den afsluttede implementering samt projektstatus i øvrigt.
Orientering om projektets drift og effekter et år efter nedlukning af projektorganisationen.
Tidspunkt
Q4, 2028
Q4, 2029
c.
Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektet kan fortsætte med henvisning
til budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2.
Projektet har været forelagt Statens It-råd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette aktstykke.
Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at implementeringen af det nye
studieadministrative system fortsættes. De samlede projektudgifter eksklusive renter er 282,5 mio. kr.
d.
e.
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937093_0005.png
5
f.
Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 13. november 2024
Christina Egelund
/ Niels Christian Beier
Til Finansudvalget.