Uddannelses- og Forskningsudvalget 2024-25
UFU Alm.del Bilag 23
Offentligt
2937090_0001.png
Aktstykke nr.
50
Folketinget 2024-25
50
Uddannelses- og Forskningsministeriet.
København, den 12. november 2024.
a.
Uddannelses- og Forskningsministeriet orienterer hermed Finansudvalget om afslutning af esas-
projektet og projektets økonomi.
Esas er et nyt studieadministrativt system til professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime
uddannelsesinstitutioner.
Finansudvalget tiltrådte med akt. 12 af oktober 2016 igangsættelse af anskaffelsen af et nyt stu-
dieadministrativt it-system til professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesin-
stitutioner. Projektet havde en økonomisk ramme på 203,5 mio. kr. (2024-pl). Finansudvalget har
efterfølgende tilsluttet sig at øge projektets økonomiske ramme samt at forlænge projektet ved flere
aktstykker,
jf. tabel 1.
Senest har Finansudvalget med akt. Ø af 22. februar 2024 (herefter akt. Ø)
tiltrådt en forøgelse af projektets økonomiske ramme.
Tabel 1. Projektudgifter ekskl. renter (mio. kr., 2024-pl)
Totaludgift
Bemærkning
Aktstykke
Akt. 12 af 6. oktober 2016
203,5
Tilslutning til offentliggørelse af udbud.
Akt. 110 af 7. juni 2018
191,2
Orientering om resultatet af det gennemførte udbud.
Akt. 188 af 11. juni 2020
215,3
Forlængelse af projekt m. 9 mdr., da funktionstest af systemet viste behov for tilpasninger.
Akt. M af 23. februar 2023
249,1
Øget økonomisk ramme.
Akt. Ø af 22. februar 2024
370,0
Øget økonomisk ramme og orientering om ekstern gennemgang af projektøkonomi.
Indeværende aktstykke
292,2
Orientering om projektafslutning og endelig projektøkonomi.
Anm. : Udgifterne er angivet i 2024-pl. Udgifterne er ikke fuldt sammenlignelige mellem indeværende og tidligere aktstykker pga. ændringer i
projektøkonomiens afgrænsning.
b.
Projektet var ved sin afslutning 3 år og 3 måneder forsinket ift. den ventede afslutning i marts
2021, som fremgik af akt. 10 af juni 2018. Forsinkelsen skyldes forfejlede udviklingsaktiviteter, som
redegjort for i tidligere aktstykker. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen konstaterede i efteråret 2023
fejl i opgørelsen af projektøkonomien og iværksatte på den baggrund en ekstern gennemgang af
projektøkonomien mhp. at opdatere projektets businesscase, herunder den samlede projektøkonomi,
gevinster, risici samt årsager til fordyrelsen af projektet, som oplyst i akt. Ø.
I mellemtiden har projektet nået sine milepæle og er afsluttet pr. 30. juni 2024, hvilket er 6 mdr. tid-
ligere end forudsat med akt. Ø. Afslutningen blev besluttet efter rådføring med Statens It-råd. Finans-
CE001490
CE001490
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937090_0002.png
2
udvalget orienteres derfor om den samlede projektøkonomi og gevinster samt afslutning af projektet
samlet. Da projektet er afsluttet, orienteres der ikke om risici som ellers meddelt.
Ekstern gennemgang af projektøkonomien
Den eksterne gennemgang af den samlede projektøkonomi på baggrund af den business case, der
ligger til grund for akt. 12 af 6. oktober 2016, blev afsluttet i foråret 2024. Gennemgangen viser,
at opgørelsen af projektets økonomi ikke har været konsistent. Det medfører, at lokale implemente-
ringsomkostninger er taget ud af opgørelsen af projektets udgifter, da de ikke er mulige at opgøre
korrekt. Det konstateres desuden, at det ikke er muligt at genfinde forudsætningerne for projektets
baseline som opgjort i den business case, der ligger til grund for akt. 12. Opgørelsen afviger derfor
fra
Budgetvejledningen pkt. 2.2.18.1
om it-projekter.
Dette indebærer, at de opgjorte projektudgifter i indeværende aktstykke ikke er sammenlignelige
med tidligere opgørelser. Det lavere udgiftsniveau ift. akt. Ø af februar 2024 kan bl.a. henføres til en
ændring i afgrænsningen af projektøkonomien og er derfor kun delvist udtryk for lavere realiserede
udgifter.
Idriftsættelse af esas-løsningen
Esas-projektets formål har været at modernisere den studieadministrative systemunderstøttelse af
professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner. Hovedformålet med
projektet var at effektivisere studieadministrationen og vedligeholdelse af systemet, da det tidligere
system ikke var tidssvarende og baseret på en platform, som nærmede sig udfasning af udvikleren.
Esas-løsningen har siden juni 2024 været i fuld drift på alle 22 uddannelsesinstitutioner, og projektet
blev afsluttet 30. juni 2024. Forud for afslutningen gennemførte projektet i første halvår af 2024
implementering af løsningen på 14 udestående uddannelsesinstitutioner samt gennemførsel af en
succesfuld driftsprøve.
Gevinster
Gevinster fra det oprindelige businesscase-grundlag var primært udgjort af økonomiske gevin-
ster. Da baseline ikke vurderes anvendelig, har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen revideret gevin-
sterne, så der fokuseres udelukkende på gevinster af ikke-økonomisk karakter. Statens It-råd har
bemærket, at projektet for så vidt angår de kvalitative gevinster fortsat dækker projektets oprindelige
formål.
Projektets reviderede gevinster består af bedre datakvalitet og effektiv studieadministration gennem
systemunderstøttede kontroller, mere effektiv studieadministration som følge af standardisering,
systemunderstøttet compliance og endelig større brugertilfredshed.
Driftsorganisation
Med afslutningen af esas-projektet er der etableret en ny styringsmodel for esas-løsningens drift og
vedligeholdelse med repræsentanter fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, maritime uddannelses-
institutioner, erhvervsakademier og professionshøjskoler.
Økonomi
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937090_0003.png
3
De samlede udgifter til projektet er opgjort til 292,2 mio. kr. ekskl. renter (2024-pl), mens de i
akt. 12 af 6. oktober 2016 blev budgetteret til 203,5 mio. kr. (2024-pl),
jf. tabel 2.
Den
opgjorte
totaludgift overstiger således den estimerede totaludgift fra akt. 12 med ca. 45 pct. Merudgifterne
ift. den oprindeligt skønnede totaludgift skyldes hovedsageligt forsinkelserne i projektet, som har
resulteret i øgede udgifter til både interne ressourcer og eksterne konsulenter.
Den
opgjorte
totaludgift er lavere end skønnet i akt. Ø af 31. januar 2024,
jf. tabel 1 ovenfor.
Alli-
gevel kan det ikke konkluderes, at den
realiserede
totaludgift er lavere. Dette skyldes, at lokale
implementeringsomkostninger ikke indgår i den
opgjorte
totaludgift, da det ikke er muligt at opgøre
omkostningerne på en måde, der retvisende afspejler de faktiske omkostninger på trods af, at der er
afholdt udgifter hertil.
Med akt. Ø var de lokale implementeringsomkostninger estimeret til 39,5 mio. kr. (2024-pl). De
lavere
opgjorte
udgifter i forhold til akt. Ø skyldes således dels, at 39,5 mio. kr. i lokale implemen-
teringsomkostninger ikke længere indgår i opgørelsen. Dertil kommer bl.a., at projektet er afsluttet
6 måneder tidligere end forudsat ved akt. Ø. Dette har medført færre udgifter end forudsat til bl.a.
løn, ikke-indtrufne risici og udviklingsaktiviteter. Da den eksterne gennemgang af projektøkonomien
ikke var færdiggjort med akt. Ø er den økonomiske ramme i akt. Ø baseret på de daværende
mest kvalificerede skøn samt en usikkerhedsmargin, som derfor ikke direkte kan henføres til lavere
opgjorte projektudgifter i indeværende aktstykke.
Tabel 2. Samlede opgjorte projektudgifter (mio. kr., 2024-pl)
2016
2017
2018
2015
Esas
4,5
8,0
12,5
26,8
2019
45,8
2020
41,5
2021
57,0
2022
39,6
2023
33,9
2024
22,5
Total
292,2
Anm. : Afvigelse i totalen skyldes afrunding.
Finansiering
Esas-projektet indgår i den samlede økonomi for drift, vedligehold og udvikling af studieadmini-
strative systemer til professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner,
som er delvist brugerfinansieret. Projektet finansieres som det samlede område således primært af de
institutioner, der skal bruge systemet. Derudover finansieres området, herunder projektet, også med
et årligt bidrag fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.
Behandling i Statens It-råd
Projektet fremlagde den 29. maj 2024 revideret businesscase samt reviderede gevinster for Statens
It-råd. It-rådet har ved opfølgende brev af 27. juni 2024,
jf. vedlagte brev,
udtrykt støtte til projektets
afslutning samt revision af gevinster. Rådet havde ingen yderligere anbefalinger.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget orienteres i andet halvår 2025 om projektets drift og effekter et år efter nedlukning
af projektorganisationen.
 UFU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 23: Orienterende aktstykke 50 om nedlukning af esas-projektet og aktstykke 52 om AU SIS efter udbud, fra uddannelses- og forskningsministeren
2937090_0004.png
4
f.
Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 12. november 2024
Christina Egelund
/ Niels Christian Beier
Til Finansudvalget.