TRU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 72: Kopi til orientering af aktstykke 129 fra Transportministeriet om EMPIC

Transportudvalget 2024-25
TRU Alm.del Bilag 72
Offentligt

Trafikstyrelsen

Att.: Vicedirektør, Kåre Clemmesen

3. oktober 2024

It-styring

Statens It-råds anbefalingsbrev til EMPIC-programmet

Kære Kåre Clemmesen

Statens It-råd kvitterer for et godt dialogmøde afholdt den 24. september 2024 i

forbindelse med risikovurderingen af

EMPIC-programmet

i Trafikstyrelsen

Programmet vurderes at have

normal risiko.

Programmet anbefales

ikke

et eks-

ternt review.

Trafikstyrelsen igangsatte i 2023 indkøb og implementering af et nyt it-system ved

navn EMPIC for at modernisere it-understøttelsen af arbejdet med sikkerhed, til-

syn og registrering på luftfartsområdet. Det nye system skal skabe grundlag for en

mere robust og transparent håndtering af luftfartsområdet gennem bedre og bre-

dere digital understøttelse af processerne og større anvendelse af datadrevne be-

slutninger. EMPIC-systemet er en standardplatform designet specifikt til under-

støttelse af luftfartsområdet, og er allerede i anvendelse i mere end 30 lande her-

iblandt Finland, Sverige og Norge.

Luftfartsområdet bruger i øjeblikket et specialudviklet system kaldet T-system,

som blev udviklet til Trafikstyrelsen i slutningen af 90’erne. T-systemets voksende

kompleksitet samt manglen på struktureret og fyldestgørende dokumentation og

vejledninger har ført til videnstab ved udskiftning af medarbejdere. Den største

tekniske viden om systemet ligger hos leverandøren, og primært hos to medarbej-

dere, der som de eneste i Danmark arbejder med den teknologi, systemet er byg-

get på. Et evt. tab af en medarbejder hos leverandøren udgør derfor en stor risiko

for styrelsens systemunderstøttelse af luftfartsområdet. Systemet er desuden dår-

ligt egnet til at tilpasse sig løbende ændringer i krav og standarder fra International

Civil Aviation Organisation (ICAO) og European Union Aviation Safety Agency

(EASA) på luftfartsområdet. Styrelsen oplever dertil et større behov for dataana-

lyse og rapporter, som skaber en flaskehals i det nuværende setup, da dette kræver

tid hos nøglemedarbejderne fra leverandøren. Behovet for udskiftning af T-syste-

met har været erkendt i Trafikstyrelsen i en årrække, men styrelsen vurderer, at or-

ganisationen ikke tidligere har været moden til at gennemføre opgraderingen før

nu.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

TRU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 72: Kopi til orientering af aktstykke 129 fra Transportministeriet om EMPIC

Side 2 af 4

Programmet har ikke været behandlet af Statens It-råd tidligere, da det oprindelige

estimat for den samlede økonomi lå under grænseværdien på 70 mio. kr. for it-an-

skaffelsesprojekter. Efter udbud og indgået kontrakt er der dog foretaget en gen-

vurdering af programmet, som har vist at it-anskaffelsesprojektet nu overstiger

grænseværdien.

It-rådet bemærker, at programgrundlaget for implementering af EMPIC-systemet

er velskrevet og skaber et godt overblik over programmets centrale processer. Det

er positivt, at Trafikstyrelsen har valgt at anskaffe en løsning, som er gennemtestet

og implementeret i mange lande. Det er også positivt, at programmet har været i

stand til at modulopdele implementering og udrulningen af det nye system. Der-

igennem kan systemet testes på mindre dele først, og erfaringer kan tages med i

den videre proces med at få implementeret de resterende dele af systemet som

helhed.

It-rådet støtter op om vigtigheden af udfasningen, idet det nuværende system udgør

en markant risiko for styrelsens fortsatte systemunderstøttelse af luftfartsområdets

produktion af godkendelser, certifikater og tilladelser, samt planlægning af tilsyn,

produktion af tilsynsrapporter og håndtering af findings. Samtidig betragter It-rådet

udfasningen som hastende, idet risikoen er stigende over tid med begrænsede mu-

ligheder for mitigerende handling.

It-rådet har følgende anbefalinger til Trafikstyrelsen i forbindelse med

EMPIC-pro-

grammet:

1. It-rådet anbefaler, at

EMPIC-programmet

definerer en eksplicit styrende

gevinst om afvikling af T-systemet gennem implementering af EMPIC-sy-

stemet.

It-rådet observerer, at formålet med implementering af EMPIC-systemet grundlæg-

gende er afvikling af Trafikstyrelsens tekniske gæld, ved udfasning T-systemet. Selve

udfasningen af T-systemet er ikke beskrevet som en selvstændig styrende gevinst

for programmet. De nuværende styrende gevinster er defineret ved bedre kvalitet

og effektivitet i sagsbehandlingen. Dette sætter ikke et tydeligt fokus på risikoen for

luftfartsområdet ved fortsat it-understøttelse baseret på et ressourcemæssigt sårbart

system. It-rådet vurderer, at der er risiko for, at programmet ikke kan holde mo-

mentum og prioritering, og dermed bliver forsinket, hvis afviklingen af teknisk gæld

ikke er tydelig angivet som en styrende gevinst.

It-rådet anbefaler derfor, at afvikling af T-systemet gennem implementering af EM-

PIC-systemet defineres som en eksplicit styrende gevinst, således at Trafikstyrelsen

sikrer sig, at nedlukningen bliver gennemført rettidigt, til fulde og som en central

leverance for programmets succes.

TRU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 72: Kopi til orientering af aktstykke 129 fra Transportministeriet om EMPIC

Side 3 af 4

2. It-rådet anbefaler, at styregruppen for

EMPIC-programmet

præciserer sin

prioritering mellem tid, økonomi og kvalitet.

Det fremgik af materialet, at styregruppeaftalen var relativt overordnet formuleret.

På dialogmødet gjorde Trafikstyrelsen opmærksomme på, at kvalitet er det styrende

parameter for styregruppens gennemførelse af programmet. Dette blev dog ikke

italesat som en fasttømret prioritering, men som en vurdering der kan ændre sig

over tid. Dette driver en risiko for, at programmets styringsparametre bliver uigen-

nemskuelige for interessenter og deltagere, og dermed at bevæggrunden for pro-

grammet fremtidige beslutninger bliver uklar. Dette kan udfordre specielt interes-

senters forståelse og tilslutning til gennemførelsen af programmet.

It-rådet anbefaler, at styregruppen for

EMPIC-programmet

præciserer sin prioritering

mellem tid, økonomi og kvalitet, samt genovervejer prioriteringen i lyset af anbefa-

ling 1.

3. It-rådet anbefaler, at Trafikstyrelsen hurtigst muligt afklarer allokeringen

af ressourcer til

EMPIC-programmet

i 2025 og frem.

It-rådet observerer, at programmet mangler at allokere en væsentlig del af de nød-

vendige ressourcer allerede fra 1. kvartal 2025. Mangel på ressourcer beskrives i

øvrigt som en væsentlig risikofaktor i programgrundlaget, som kan føre til forsin-

kelser. Hvis programmet ikke allokeres de nødvendige ressourcer, må det forventes

at den fastlagte tidsplan og økonomi heller ikke kan overholdes. Hvis der ansættes

nye medarbejdere, skal der i øvrigt indregnes tid til optræning og indføring i styrel-

sen og programmets struktur og processer før disse medarbejdere kan arbejde med

samme effektivitet som erfarne medarbejdere.

På dialogmødet spurgte It-rådet ind til Trafikstyrelsens udfordringer omkring allo-

kerede ressourcer til programmet. Hertil udtrykte Trafikstyrelsen sig fortrøstnings-

fulde ved, at de allerede igangsatte initiativer sikrer tilstrækkelig allokering fremad-

rettet. Dette lægger It-rådet bl.a. til grund for sin vurdering af, at programmet har

normal risiko.

It-rådet anbefaler, at Trafikstyrelsen hurtigst muligt afklarer allokeringen af ressour-

cer til

EMPIC-programmet

i 2025 og frem.

4. It-rådet anbefaler, at Trafikstyrelsen tydeliggør omfanget og afgræsningen

af de underliggendes projekters beslutningsmandat.

Det fremgik på mødet, at programmet endnu ikke har afklaret det specifikke man-

dat, som de underliggende it-projekter har i forhold til det samlede program. Dette

driver en risiko for, at flere beslutninger end nødvendigt træffes af programstyre-

gruppen, og at programstyregruppen som konsekvens kan blive flaskehals. En ty-

deligere definition af mandatfordelingen mellem program og projekt kan sikre, at

Trafikstyrelsen får mere gavn af fordelene ved programstrukturen og holder fokus,

tid og beslutningskraft i programstyregruppen til at foretage de vigtigste afgørelser.

TRU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 72: Kopi til orientering af aktstykke 129 fra Transportministeriet om EMPIC

Side 4 af 4

It-rådet anbefaler, at Trafikstyrelsen tydeliggør omfanget og afgræsningen af de un-

derliggendes projekters beslutningsmandat.

Senest d. 21. november skal Trafikstyrelsen indsende et notat til It-styring i Øko-

nomistyrelsen om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det videre

arbejde. Efter modtagelse af notatet vil It-rådet tage stilling til eventuel yderligere

opfølgning på programmet. It-rådet kan til enhver tid omgøre denne beslutning,

hvis programmet væsentligt ændrer karakter.

Hurtigst muligt skal programmet indsende projektoverblik og business case-model

til It-styring i Økonomistyrelsen. Desuden vedlægges et notat fra styregruppefor-

manden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i projektet siden risiko-

vurderingen. Dette vil danne baseline for

EMPIC-programmet

og være udgangspunkt

for programmets statusrapportering til It-rådet.

Programmet sluttes formelt ved statusrapportering til It-trådet og ved fremsendelse

af et afsluttende statusnotat, som indeholder en evaluering af programmet. Efter

afslutning skal Trafikstyrelsen statusrapportere yderligere én gang i forhold til frem-

drift i realisering af programmets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Sander Andreas

Schwartz, [email protected] eller telefon 29 64 70 94. Dette brev er også sendt til

afdelingschef Thomas R. Jørgensen i Transportministeriet og Trafikstyrelsens di-

rektør Nanna Møller.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet