ERU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 67: Aktstykke 64 fra Erhvervsministeriet om SMV-venligt udbudssystem

Erhvervsudvalget 2024-25
ERU Alm.del Bilag 67
Offentligt

Side. 3. af.

Erhvervsudvalget 2024-25

ERU Alm.del - Bilag 67

Offentligt

Erhvervstyrelsen og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Att.: Stine Hegelund Bertelsen og Jacob Schaumburg-Müller

01-11-2023

It-rådets opfølgning på projektet

MitUdbud

Kære Stine Hegelund Bertelsen og Jacob Schaumburg-Müller

Statens It-råd kvitterer for et godt opfølgningsmøde afholdt den 12. oktober 2023 i for-

bindelse med replanlægningen af it-projektet

MitUdbud

i Erhvervsstyrelsen (ERST) og

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST).

Til mødet orienterede ERST om, at projektets opdrag er ændret fra at levere én national

udbudsplatform til at levere en fleksibel komponentbaseret løsning, som nuværende og

fremtidige systemudbydere kan integrere til, ligesom løsningens komponenter vil kunne

anvendes af ordregivere og tilbudsgivere umiddelbart og direkte. Ændringen sker på

baggrund af tidligere anbefaling fra It-rådet og ønske fra interesseorganisationer. Den

indledende analyse af det nye omfang betyder, at de forventede samlede projektudgifter

falder med 10 mio. kr. fra 121,9 mio. kr. til 111,9 mio. kr., mens udgifterne til drift er

uændrede. Samtidigt udgår projektets samfundsøkonomiske gevinst på 233,6 mio. kr., da

man ikke længere vil stille en alternativ udbudsplatform til rådighed. Projektets tidsplan

er uændret.

Projektet vurderes fortsat at have

normal risiko

På baggrund af opfølgningen har It-

rådet følgende observationer og anbefalinger, som ERST og KFST samtidig kan ved-

lægge et nyt aktstykke som It-rådets vurdering af

MitUdbuds

status og fremdrift,

jf. Bud-

getvejledningens pkt. 2.2.18.1.2.

It-rådet bemærker, at

MitUdbud

projektet tidligere var forbundet med væsentlige risici,

da udviklingen af ét nationalt udbudssystem ville have konkurreret direkte med marke-

dets eksisterende løsninger. It-rådet vurderer, at ERST og KFST mindsker projektets ri-

sici væsentligt ved i stedet at indgå i et samarbejde med systemleverandørerne og en tæt-

tere dialog med interessenterne om forenklinger, frem for genudvikling af al funktionali-

tet.

It-rådet bemærker, at omfanget af udviklingen i

MitUdbuds

fase 2 fortsat er usikker, men

er informeret om, at projektet igangsætter en grundig analyse, som skal danne grundlag

for udarbejdelse af en behovsopgørelse og tilhørende løsningsforslag til it-løsningen.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

ERU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 67: Aktstykke 64 fra Erhvervsministeriet om SMV-venligt udbudssystem

Side 2 af 3

It-rådet bemærker, at det ikke er tydeligt, hvordan projektøkonomien er fordelt mellem

projektets aktiviteter eller mellem projektets to faser. It-rådet er informeret om, at dette

tilskrives usikkerheden om fase 2s indhold og den agile udviklingsmetode i ERST.

It-rådet kan på den baggrund ikke tydeligt se størrelsesforholdet mellem økonomi til in-

teressenthåndtering og brugerinddragelse, samt økonomi til it-udviklingsopgaven.

Det er dog It-rådets forståelse, at

MitUdbud

projektet kræver væsentlige ressourcer til in-

teressentinddragelse af systemleverandørerne og brugere, samt at dette prioriteres højt.

It-rådet er enige i at prioritere ressourcer til løbende interessentinddragelse højt, da dette

område, på trods af ændringen i opdraget, fortsat driver risici i projektet.

På baggrund af det fremsendte materiale og drøftelserne på mødet har It-rådet følgende

anbefalinger til projektet:

1. It-rådet anbefaler, at ERST og KFST tidligt kortlægger behovet for løbende sup-

port af nye brugere i driften af løsningen.

Det er It-rådets forståelse, at

MitUdbuds

kommende brugergrupper vil være forskelligar-

tede og ofte vil bestå af en stor del nye brugere. Disse vil kræve løbende og tilgængelig

brugersupport til besvarelse af deres spørgsmål, hvis løsningen skal medføre egentlige

byrdelettelser for brugerne og gøre udbudssystemerne lettere at anvende for de små og

mellemstore virksomheder. Hvis supportopgaven ikke er kortlagt tidligt vil det kunne re-

sultere i mangel på de, for formålet, nødvendige supportressourcer.

Derfor anbefaler It-rådet, at ERST og KFST tidligt kortlægger behovet for løbende sup-

port af nye brugere i driften af løsningen for at sikre tilstrækkelig allokering af ressourcer

hertil.

2. It-rådet anbefaler, at ERST og KFST tydeliggør deres interne opgaveafgræns-

ning, både ift. interessentinddragelse under udvikling, og ift. den efterfølgende

driftsorganisations bemanding.

Det er It-rådets vurdering, at forståelsen af interessenternes behov og betydning, samt en

løbende tæt inddragelse af interessenterne er essentiel for projektet. Det skyldes, at bru-

gernes efterspørgsel på bedre løsninger, og systemudbydernes integrationer til de nye

komponenter, er kritisk for opfyldelsen af projektets formål. ERST og KFST er fælles om

interessentinddragelsen og en uklar opgaveafgrænsning mellem styrelserne kan lede til en

uklar kommunikation med projektets interessenter. ERST og KFST er også fælles om den

efterfølgende drift og support af løsningen. En uklar opgaveafgrænsning i den efterføl-

gende driftsorganisation kan øge risikoen for, at supportopgaven bliver uhensigtsmæssigt

bemandet.

It-rådet anbefaler derfor, at ERST og KFST tydeliggør deres opgaveafgrænsning, både ift.

interessentinddragelse under udvikling og ift. den efterfølgende driftsorganisations be-

manding.

ERU, Alm.del - 2024-25 - Bilag 67: Aktstykke 64 fra Erhvervsministeriet om SMV-venligt udbudssystem

Side 3 af 3

Ved spørgsmål til indholdet i dette brev kan I kontakte undertegnede eller Jeppe Stenager

Fallesen,

[email protected]

eller telefon 3050 0973. Dette brev er også sendt til direktør Ka-

trine Winding i Erhvervsstyrelsen, direktør Jakob Hald i Konkurrence- Forbrugerstyrel-

sen og Administrationsdirektør Carsten Kjær Joensen i Erhvervsministeriet.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet