Aktstk. 60 - 2024-25 - Bilag 2: It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie Informations System)

Finansudvalget 2024-25
Aktstk. 60 § 19 Bilag 2
Offentligt

Aarhus Universitet

Att: Universitetsdirektør Arnold Boon

17. juni 2022

It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie

Informations System)

Kære Arnold Boon

Statens It-råd takker for de gode dialogmøder den 21. april og 8. juni 2022 i forbin-

delse med risikovurderingen af Aarhus Universitets (AU) SIS-projekt.

SIS-projektet vurderes at have

høj risiko

særligt ud fra følgende årsager:

Projektet kan på nuværende tidspunkt ikke forholde sig specifikt til omfan-

get af den forandringsledelsesopgave, der skal gennemføres. Dette er først

muligt efter gennemført udbud, når funktionaliteten af et nyt system ken-

des.

Projektet omhandler forretningskritisk systemunderstøttelse for Aarhus

Universitet.

Projektet strækker sig over en meget lang tidsperiode.

Risikoen for introduktion af ny lovgivning på området er stor. Dette kan

have en væsentligt negativ effekt på projektet.

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Alle danske universiteter har en brændende platform i form de nuværende STADS

og DANS systemer, da begge er tæt på end-of-life. STADS og DANS understøtter

universiteternes studieadministrative opgaver vedr. næsten alt fra optag af nye stu-

derende til dannelsen af hold og afholdelse af eksaminer. Derudover varetager sy-

stemerne fx indberetning til Uddannelses- og Forskningsministeriet, Danmarks Sta-

tistik og Rigsarkivet. Der er tale om forretningskritisk systemunderstøttelse for uni-

versiteterne. De andre syv danske universiteter indkøber og implementerer et nyt

SIS i et programfællesskab ledet af Danmarks Tekniske Universitet (DTU). Aarhus

Universitet, har valgt at udtræde af dette samarbejde og anskaffe et separat system.

Det er It-rådets vurdering, at parallelle forløb kan være risikodrivende og fordy-

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 60 - 2024-25 - Bilag 2: It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie Informations System)

Side 2 af 5

rende både for det fælles samarbejde og for AU. Den vurdering skyldes blandt an-

det, at der er knaphed på de it-faglige kompetencer med domænekendskab, der vil

være nødvendige for at komme i mål med projekterne. Derudover vil der være be-

grænsede ressourcer hos den nuværende leverandør og det nuværende STADS se-

kretariat. I det omfang der er brug for, at begge projekter trækker på de samme

ressourcer i forbindelse med konvertering af data fra de gamle til de nye systemer,

kan der opstå flaskehalse. Tæt koordinering mellem begge forløb er således nød-

vendigt. Desuden kunne en fælles løsning på tværs af universiteter sikre en ensartet

brugergrænseflade og systemunderstøttelse mod studerende, fx når et studieforløb

går på tværs af universiteter.

Endeligt vil det være risikodrivende, hvis der kommer ny lovgivning under imple-

menteringsperioden, der fordrer ændringer i det bestående STADS system og/eller

ændringer i konfigureringen af et nyt system. Det vil tage ressourcer væk fra SIS-

projektet og potentielt øge kompleksiteten.

Det er It-rådets forståelse, at ejerskabet og vedligehold af fælles nationale standarder

for udveksling af data endnu ikke er afklaret med Uddannelses- og Forskningsmi-

nisteriet og de andre universiteter. Det forekommer It-rådet naturligt, at det ansvar

placeres centralt, og det er vigtigt med tæt og løbende koordinering på tværs af alle

universiteter.

It-rådet gør derudover opmærksom på, at undervisningsinstitutionerne på Børne-

og Undervisningsministeriets område også har indkøbt egne administrative syste-

mer. Her er allerede gjort erfaringer med udskiftningen af administrative systemer

og leverandørerne i det marked. It-rådet vil derfor råde AU til at tage kontakt til

Styrelsen for It og Læring med henblik på erfaringsudveksling.

SIS-projektet lægger et meget fokuseret arbejde i at kortlægge og beskrive sine as-is

processer, såvel som sine udfordringer og mulige forbedringspotentialer, hvilket It-

rådet finder positivt. Det bidrager til styringen af projektet, og vil være til gavn for

AU i det fortsatte arbejde med at identificere og prioritere i SIS-projektets store

gevinstpotentiale.

It-rådet har følgende anbefalinger til SIS-projektet:

1. It-rådet anbefaler, at SIS-projektet stiller krav til formen på leverandørsam-

arbejdet i forbindelse med udbuddet.

AU’s SIS-projekt planlægger at indkøbe et standard/rammesystem til at erstatte det

eksisterende studieadministrationssystem. Den fremtidige leverandør af et stan-

dard/rammesystem kan have sin egen metode for projektstyring. Hvis den metode

er svær at tilpasse til SIS-projektets styringsmetodik, kan det besværliggøre samar-

bejdet. Det er It-rådets erfaring, at it-projekter kan mindske risikoen for et problem-

fyldt leverandørsamarbejde, hvis der tidligt opstilles gensidige forventninger til,

hvordan leverandøren skal indgå i det gode samarbejde. It-rådet anbefaler, at AU i

udbudsprocessen stiller krav til hvordan leverandøren skal indgå i styringsmetodik-

ken for SIS-projektet. Der bør lægges vægt på, hvilke fora leverandøren forventes

at indgå i samt hvilket set-up for risikomitigering og økonomiopfølgning, leveran-

døren skal rapportere til. Hvis AU har forventninger om, at leverandøren indgår et

samarbejde med en dansksproget partner for at sikre, at løsningen tilpasses en dansk

Aktstk. 60 - 2024-25 - Bilag 2: It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie Informations System)

Side 3 af 5

kontekst, bør det samtidig garanteres, at der er en tydelig hovedleverandør, som har

ansvaret for samarbejdsfladerne mod AU. Endelig kan det være en fordel med mel-

lemrum at ”tage temperaturen” på samarbejdet og justere om nødvendigt.

2. It-rådet anbefaler, at SIS-projektet tilpasser sin projektstyring og udbuds-

dialog afhængig af, hvilket standard/rammesystem der indkøbes.

AU informerede på dialogmødet om resultaterne af den netop gennemførte mar-

kedsdialog. En grov opdeling af de tilgængelige standard/rammesystemer placerer

dem i to kategorier. I den ene kategori ligger de modne og efterprøvede standard-

systemer, som kommer med meget faste standardprocesser. Ved valg af et sådant

standardsystem er det væsentligt at være opmærksom på risikoen for fremtidige

platformsopdateringer, og SIS-projektet bør tage højde for de afledte udgifter ved

dette i udbud og kontrakt.

I den anden kategori ligger de nyere, - og derfor muligvis ikke ligeså efterprøvede -

rammesystemer, som i højere grad kan konfigureres til forskelligartede processer.

Ved implementering af denne type rammesystemer er det væsentligt at være op-

mærksom på risikoen for scope-creep i form af unødig konfigurering af rammeløs-

ningen, som kan udhule gevinsterne ved mere standardiserede forretningsprocesser

på AU.

Det er it-rådets overbevisning, at projektets evne til at holde sig til enkelte standard-

processer i det nye system, uanset leverandørvalg, vil være kritisk for en succesfuld

udskiftning af de forretningskritiske studieadministrationssystemer.

3. It-rådet anbefaler, at AU reducerer SIS-projektets tidsplan.

AU’s SIS-projekt har en implementering, som starter medio august 2023 og løber

frem til ultimo juni 2026. It-rådet ser det som selvstændigt risikodrivende for pro-

jektet at have en så lang implementeringsperiode. Risici i forbindelse med sandsyn-

ligheden for fx fratrædelse af nøglemedarbejdere eller introduktionen af ny lovgiv-

ning stiger med den langstrakte tidsplan. Derudover er det it-rådets erfaring, at det

kan være udfordrende at holde momentum i projekter, som strækker sig over læn-

gere tidsperioder. It-rådet har forståelse for, at AU har en stor interesse i ikke at

forcere en implementering af et forretningskritisk system. It-rådet anbefaler dog, at

AU, i samarbejde med den fremtidige leverandør, insisterer på at forkorte perioden

afsat til implementeringen. Det gælder både den tekniske implementering og den

organisatoriske implementering.

4. It-rådet anbefaler, at AU udpeger en ressourcemanager rolle i SIS-projek-

tet.

Det fremgik på dialogmødet, at AU på nuværende tidspunkt har fået bemandet

projektet frem til indgåelse af kontrakt med en fremtidig leverandør. AU gav udtryk

for, at der pågår en opgave med at finde frem til de rette ressourcer til projektet

efter kontraktens indgåelse. Det er It-rådets erfaring, at der i projekter af SIS-pro-

Aktstk. 60 - 2024-25 - Bilag 2: It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie Informations System)

Side 4 af 5

jektets størrelse med fordel kan udpeges en ressourcemanager, som varetager over-

blikket over, hvilke ressourcer projektet har brug for, hvornår der er brug for dem,

samt hvorvidt disse kan forventes at være tilgængelige. It-rådet anbefaler, at AU

udpeger en person til at varetage ressourcemanagerrollen i SIS-projektet. Dette kan

både aflaste programchefen, styrke PMO-funktionen og tydeliggøre ansvarets pla-

cering.

5. It-rådet anbefaler, at SIS-projektet fokuserer sin formålsbeskrivelse og ge-

vinstrealisering.

Det fremstår af det tilsendte projektgrundlag, at SIS-projektet spænder over otte

formål, som konkretiseres til tre styrende gevinster. Dertil er projektets vision ud-

foldet med seks tilkendegivelser for, hvordan fremtidens løsning bør opleves. En

så omfangsrig række af målsætninger risikerer at udvande projektets fokus. It-rådet

påpeger, at det formål og de gevinster, som projektet vil styre efter, skal være ope-

rationelle. Gevinster skal være målbare og kunne danne grundlag både for styringen

af projektet undervejs og for gevinstrealiseringen efter implementeringen af den nye

løsning. It-rådet anbefaler derfor, at SIS-projektet genbesøger sin beskrivelse af for-

mål, gevinster og vision. SIS-projektet bør tilvejebringe en fokuseret beskrivelse,

som tydeliggør prioriteringen af de ønskede mål. En mere fokuseret formålsbeskri-

velse og gevinstrealisering vil dels kunne danne grundlag for den videre konkretise-

ring af leverancer og forandringer, og dels kunne styrke kommunikationen med

projektets interessenter.

6. It-rådet anbefaler, at AU er mere ambitiøs med hensyn til størrelsen på de

økonomiske gevinster.

Det er en del af formålet med SIS-projektet, at et nyt studieadministrativt system i

høj grad skal automatisere de mange administrative opgaver, som håndteres manu-

elt i dag, såvel som mindske mængden af rent administrative henvendelser fra de

studerende. Ligeledes skal processer ensrettes og forenkles på tværs af fakulteter.

Dette vil frigøre studieadministrativt personale, som AU kan anvende til mere vær-

diskabende aktiviteter. Herunder er et ønske om at forbedre kvaliteten af betjenin-

gen af de studerende. På baggrund af det foreliggende styringsgrundlag, og drøftel-

serne på dialogmødet, anbefaler It-rådet, at AU undersøger mulighederne for at øge

omfanget af sine produktivitetsgevinster.

Senest 30 dage fra dags dato skal Aarhus Universitet indsende et notat til Statens

It-råd med en beskrivelse af, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i

det videre arbejde.

It-rådet anerkender det arbejde Aarhus Universitet har lagt i at tilvejebringe en ret-

visende business case. It-rådet er enig i, at de forventede udgifter bør opdateres og

konkretiseres efter gennemført udbud. Det skyldes, at den specifikke funktionalitet

og fleksibilitet i et standard-/rammesystem først kendes på det tidspunkt, ligesom

effektiviseringspotentialet kan afhænge af standardsystemets forretningsprocesser.

Aktstk. 60 - 2024-25 - Bilag 2: It-rådets anbefalinger til Aarhus Universitets SIS-projekt (Studie Informations System)

Side 5 af 5

It-rådet ønsker at afholde løbende opfølgningsmøder med AU’s SIS-projekt. It-

rådet foreslår at mødes første gang efter, at leverandøren er valgt og der foreligger

en revideret business case.

Ved spørgsmål til dette anbefalingsbrev kan I kontakte undertegnede eller Frede-

rik Nordfred Wehlast, [email protected] eller telefon 2311 7584. Dette notat er også

sendt til direktør Jonas Zielke Schaarup i Uddannelses og Forskningsministeriet.

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for Statens It-råd