Finansudvalget 2024-25
Aktstk. 52 § 19 Bilag 1
Offentligt
2935939_0001.png
Aarhus Universitet
Att.: Universitetsdirektør Kristian Thorn
11. oktober 2024
It-rådets opfølgning på projektet AU SIS
Kære Kristian Thorn
Statens It-råd har d. 26. september afholdt opfølgningsmøde med Aarhus Univer-
sitet (AU) om projektet
AU SIS.
Mødet blev afholdt i forbindelse med, at
AU SIS
skal forelægge nyt akstykke for Folketinget Finansudvalg efter afslutning af afkla-
ringsfasen med leverandøren og en væsentlig ændring til projektøkonomien.
Statens It-råd vurderer, at projektet fortsat har
høj risiko.
AU SIS
har forlænget sin projektperiode med en måned og har en forhøjelse af de
forventede projektudgifter på 36,5 mio. kr. (2024-pl) fra samlet 246 mio. kr. (pl-
2024) til 282,5 mio. kr. (2024-pl). Forøgelsen skyldes primært at større udgifter til
leverandørens leverancer i implementeringsperioden tidligere ikke var talt med i
projektudgifterne, men derimod opgjort i driftsudgifterne. Dertil har
AU SIS
også
genbesøgt projektets gevinster. Projektet har identificeret yderligere effektivise-
rings- og automatiseringsgevinster, hvilket betyder at driftseffekterne i perioden
2020-2035 er steget fra en forventet merudgift på 32 mio. kr. (2024-pl) til en for-
ventet besparelse på samlet 73,3 mio. kr. (2024-pl).
På baggrund af mødet har It-rådet følgende observationer, som AU kan vedlægge
et nyt aktstykke som It-rådets vurdering af projektets status og fremdrift, jf.
Budget-
vejledningens pkt. 2.2.18.1.2.
It-rådet har observeret, at AU har valgt en implementeringsleverandør, der har et
indgående kendskab til standardløsningen, og som har erfaring med lignende im-
plementeringsprojekter på universiteter i EU. Dette anser It-rådet for risikomitige-
rende. Dertil fortalte AU på mødet, at der i afklaringsfasen har været en stor til-
fredshed med den valgte implementeringspartners kompetencer.
Statens It-råd bemærker også, at AU og leverandøren er blevet enige om at tilføje
yderligere udtrædelsesmuligheder i kontraktens implementeringsfase, og at projek-
tet dertil har indarbejdet reelle stop-go beslutninger i projektplanen efter både første
og anden sprint i implementeringsfasen. Dette anser It-rådet også for risikomitige-
rende.
Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk
 Aktstk. 52 - 2024-25 - Bilag 1: Statens It-råds opfølgningsbrev til it-projektet AU SIS
2935939_0002.png
Side 2 af 2
Dertil er It-rådet informeret om, at det funktionelle match mellem det nye system
og AU’s behov er meget højt, og AU har tilkendegivet, at man som udgangspunkt
tilpasser processerne til standardløsningen, hvorfor man også vil opnå en højere
grad af standardisering. I forlængelse heraf fortalte AU på mødet, at man ikke for-
venter at skulle udvikle hovedprocesserne i løsningen, men at man kan holde sig
inden for en ren konfigurering.
Den af AU valgte løsning baseres på en ca. 20 år gammel, on premise systemplat-
form, der er porteret til en cloud løsning. Det må forventes at Oracle på sigt udvik-
ler en ny platform, der skal erstatte denne løsning. It-rådet observerer, at AU har
fået lovning på en varslingsperiode på ti år, når leverandøren ikke længere vælger at
supportere den valgte løsning, og man derfor forventeligt skal overgå til en nyud-
viklet cloud-løsning. Der vil til den tid blive tale om en ny implementering af et SIS
system.
It-rådet vil gerne kvittere for, at AU har brugt tiden på yderligere at analysere de
processer, der kan effektiviseres ved brug af øget automatisering i den nye løsning
og på den baggrund har opjusteret forventningen til sine økonomiske gevinster.
Herudover observerer It-rådet, at AU har anvendt tiden fornuftigt ift. at forberede
projektet på de kommende arbejdsgange ved at øve eksempelvis beslutningsproces-
ser ved ændringsanmodninger. Dertil ser It-rådet det som stærkt risikomitigerende,
at AU allerede har foretaget et større forarbejde omkring standardiseringen af sine
studieprocesser.
Generelt vil It-rådet gerne rose AU for at have brugt tid på at forberede og inddrage
organisationen på de kommende ændringer i arbejdsprocesser inden overgangen til
det nye system.
På baggrund af drøftelserne på mødet den 26. september 2024 har It-rådet ikke nye
anbefalinger til projektet.
Ved spørgsmål til indholdet i dette brev kan I kontakte undertegnede eller Jeppe
Stenager Fallesen,
[email protected]
eller telefon 30 50 09 73. Dette brev er også sendt
til afdelingschef Julie Lungholt i Uddannelse- og Forskningsministeriet
Med venlig hilsen
Betina Hagerup
Formand for It-rådet
Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk