Aktstk. 28 - 2024-25 - Bilag 2: Tidligere fortrolige bilag til tidligere fortroligt aktstykke I

Finansudvalget 2024-25
Aktstk. 28 § 9 Bilag 2
Offentligt

Notat

1. december 2021

J.nr. 21-1161912

Programkontor for

Ejendomsdata

Svar på It-tilsynets anbefalinger til Ejendomsdatapro-

grammet

Ejendomsdataprogrammet vil gerne kvittere for modtagelsen af It-tilsynets anbefalinger og

bemærkninger af 27. oktober 2021.

Anbefalingerne tager udgangspunkt i en vurdering af Ejendomsdataprogrammets løsnings-

model baseret på programmets foreløbige projektgrundlag inkl. businesscase samt præsen-

tation, gennemgang og drøftelser på et møde mellem Ejendomsdataprogrammet og It-til-

synet den 6. oktober 2021. Ejendomsdataprogrammet har noteret sig, at It-tilsynet har 12

anbefalinger og bemærkninger. Ejendomsdataprogrammet vil nedenfor redegøre for, hvor-

dan Ejendomsdataprogrammet forholder sig til disse.

1) It-tilsynet anbefaler, at en større del af analysefasens projektudgifter placeres i

gennemførelsesfase

Ejendomsdataprogrammet forbereder inden for rammerne af budgetvejledningen den smi-

digst mulige overgang til gennemførelsesfasen for at kunne skabe hurtig fremdrift efter

faseovergang. I den sidste del af analysefasen gennemføres således Proof of Concept på de

mest kritiske dele af Ejendomsdataplatformen, herunder forberedelse af en backlog over

opgaver med formulerede user stories. Desuden fokuserer Ejendomsdataprogrammet på

rekruttering af ressourcer til projektet.

Ejendomsdataprogrammet medgiver, at projektudgifterne i analysefasen i sammenligning

med andre projekter er forholdsmæssigt store. Der er tre årsager til dette. For det første

har der forud for Ejendomsdataprogrammets analysefase ikke eksisterede et samlet over-

blik over anvendelsen af grunddata i Skatteforvaltningen. Det har derfor været nødvendigt

at analysere et stort antal systemer og integrationer, da der er tale om et meget komplekst

data- og systemlandskab med kæder på tværs af en række systemer, hvor risikoen for data-

brud i gennemførelsen er stor. For det andet havde Ejendomsdataprogrammet i sin tidli-

gere fase et markant større scope med en lang række systemer og et større datascope. For

det tredje er Ejendomsdataprogrammet en forudsætning for implementering af boligskat-

teforligets datamæssige frigørelse fra ESR, og dele af analysefasens tilrettelæggelse har der-

med været afhængigt af beslutning om løsningsmodel for implementering af boligskatte-

forliget. Dette har medført en forlængelse og dermed fordyrelse af analysefasen for Ejen-

domsdataprogrammet.

Endeligt er der i analysefasen opbygget en betragtelig viden og dokumentation om grund-

data, som vil gavne Skatteforvaltningen på sigt.

Aktstk. 28 - 2024-25 - Bilag 2: Tidligere fortrolige bilag til tidligere fortroligt aktstykke I

2) It-tilsynet bemærker, at beskrivelsen af projektorganisationen i programmets or-

ganisation er forældet og bør afspejle den nuværende organisering og sammensæt-

ning

Ejendomsdataprogrammet har forud for risikovurderingen ved Statens It-råd ajourført be-

skrivelsen af projektets organisation i projektgrundlagets kapitel 4

”Projektets

organisato-

riske implementering”, hvoraf både den tidligere og nuværende styregruppesammensæt-

ning er beskrevet.

3) It-tilsynet anbefaler at inkludere en evt. nedlukning af ESR i projektets business-

case og analysefase

På baggrund af dialogen med It-tilsynet inkluderer Ejendomsdataprogrammets business-

case den datamæssige frigørelse fra ESR efter 2023, jf. 0-scenariet, som er beskrevet under

punkt 5. Statens medfinansiering af ESR ophører efter 2023. Parallelt hermed arbejder Ud-

viklings- og Forenklingsstyrelsen og Vurderingsstyrelsen sammen med leverandøren af

VUR på at tilvejebringe og implementere et løsningsdesign, der sikrer fuld systemmæssig

frigørelse fra ESR.

Nedlukning af ESR forudsætter, at såvel staten som kommunerne er frigjort fra ESR. ESR

er ejet af KMD og har hidtil primært været anvendt til kommunale opgaver og finansieret

af kommunerne. Kommunerne er derfor ansvarlige for at frigøre sig fra ESR, hvilket hånd-

teres af KOMBIT. Vurderingsstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har primo

december 2021 indledt drøftelser med KL om kommunernes behov for it-understøttelse

efter 2023 med henblik på at tilvejebringe grundlaget for, at både staten og kommunerne

er frigjort fra ESR efter 2023.

4) It-tilsynet vurderer, at det bør undersøges, om yderligere systemer kan lukkes

Ejendomsdataprogrammet har et vedholdende fokus på dette. Ejendomsdataprogrammet

har i analysefasen udarbejdet en frigørelsesplan for systemerne VUR og SVUR. Der er så-

ledes udarbejdet et roadmap for, hvordan Skatteforvaltningens systemer kan frigøres fra

VUR og SVUR med henblik på nedlukning af disse. Denne plan er overdraget til systemejer

for de to systemer (Kontor for Vurderingssystemer i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen).

Programmets gennemførelse forventes ikke direkte at kunne medføre egentlig nedlukning

af yderligere systemer, men vil være et skridt på vejen ift. at det vil reducere udviklingsbe-

hovet ift. evt. kommende systemmoderniseringer.

5) It-tilsynet anbefaler at beskrive og udarbejde et 0-scenearie

Ejendomsdataprogrammet har udarbejdet et 0-scenarie, jf. kravene i Statens it-projektmo-

del. 0-scenariet indgår i den reviderede programdokumentation, der indgår i risikovurde-

ringen ved Statens It-råd.

0-scenariet omfatter statslig kompensation til kommunerne til videreførelse af ESR og til-

bagekonvertering af grunddata til ESR efter 2024. 0-scenariet hviler på en antagelse om, at

ESR kan forlænges på samme vilkår som i dag, hvilket i praksis ikke er realistisk. Idet op-

krævning af grundskyld overgår til staten, vil der være tale om komplekse forhandlinger

med kommunerne og KMD, ligesom der sandsynligvis skal implementeres omfattende til-

pasninger til systemet. Aftalen om kompensation udløber i 2023, og der er ikke afsat midler

til statslig medfinansiering af opgaven efter 2023. Hvis ESR skal forlænges, skal der derfor

ligeledes findes finansiering.

Side 2 af 4

Aktstk. 28 - 2024-25 - Bilag 2: Tidligere fortrolige bilag til tidligere fortroligt aktstykke I

6) It-tilsynet anbefaler at fortsætte samarbejdet med ICE om genbrug af eksiste-

rende løsninger

Ejendomsdataprogrammet fortsætter samarbejdet med ICE om at genbruge eksisterende

løsninger fra ICE-programmet og vil aftale konkrete leverancer programmerne imellem.

Der er løbende dialog på kontorchef- og sagsbehandlerniveau.

7) It-tilsynet anbefaler, at de forudsætningsskabende leverancer for BF17 fastholdes

på kritisk vej, at aftaler og planer koordineres tæt med BF17 og afhængigheden ty-

deliggøres og håndteres

Ejendomsdataprogrammet er i gang med at udarbejde en samlet milepælsplan for gennem-

førelsesfasen for at tydeliggøre den kritiske vej i projektet samt afhængighederne til/fra

andre programmer og projekter i Skatteforvaltningen. Fristen for leverancer til implemen-

tering af boligskatteforliget er den 1. november 2022. Ejendomsdataprogrammet koordi-

nerer på ugentlig basis på forskellige niveauer med Boligprogrammet. Der er fokus på at

dokumentere konkrete leverancer og tidsplaner for disse. Dette arbejde forventes afsluttet

inden årets udgang med en handlingsplan for eventuelle resterende uafklarede forhold, der

skal på plads inden gennemførelsesfasen.

Desuden afholdes der hver 14. dag tværgående programmøder, hvor ansvarlige fagdirektø-

rer og underdirektører på ejendomsområdet i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen behand-

ler afhængigheder, kritiske leverancer og risici, samt leverancekrav mellem modtagende og

leverende projekter og programmer.

Der er for nyligt gennemført en organisationsændring i Udviklings- og Forenklingsstyrel-

sen, som samler Boligprogrammet og Ejendomsdataprogrammer under samme underdi-

rektør og fagdirektør. Endvidere er både Boligprogrammet og Ejendomsdataprogrammer

fra november 2021 styret af den samme styregruppe. Det er Ejendomsdataprogrammets

klare forventning, at disse organisations- og governanceændringer vil lette koordineringen

mellem programmerne og må således betragtes som et gennemført risikominimerende til-

tag.

8) It-tilsynet anbefaler at fortsætte med at have fokus på risici og evt. iværksætte

yderligere initiativer for at mitigere risici

Ejendomsdataprogrammet er enig i, at det fortsat er vigtigt at have fokus på risici for at

kunne iværksætte yderligere mitigerende handlinger for aktuelle risici. Ejendomsdatapro-

grammet gennemfører derfor ugentligt interne risikoworkshops for løbende at rette op-

mærksomheden mod aktuelle og nye risici samt for at følge op på mitigerende handlinger.

På mødet mellem Ejendomsdataprogrammet og It-tilsynet den 2. november drøftede par-

terne særligt to risici, som har størst score på hhv. kort sigt og langt sigt:

På kort sigt er den største risiko

manglende leveranceforpligtelse og estimat fra KMD for VUR’s

datamæssige frigørelse af ESR.

Der foreligger nu en tidsplan for en analyse, som kan tilveje-

bringe forpligtelse og estimater, hvorfor sandsynligheden for at denne risiko indtræffer er

blevet mindre. Der er dog fortsat risiko for, at KMD ikke har rettidig kapacitet. Dette søges

mitigeret gennem tværgående prioritering af leverandørressourcer og ved, at der søges en

minimumsløsning, som kræver færrest mulige leverandørressourcer.

På langt sigt er den største risiko

usammenhængende data til grund for ejendomsbeskatningen.

Denne

risiko har fortsat stor bevågenhed i Ejendomsdataprogrammet og på direktionsniveau, og

der arbejdes allerede nu i Proof of Concept for Ejendomsdataplatformen på at mindske

risikoen. Desuden vil der forud for gennemførelsesfasen blive udarbejdet

Side 3 af 4

Aktstk. 28 - 2024-25 - Bilag 2: Tidligere fortrolige bilag til tidligere fortroligt aktstykke I

beredskabsplaner, der konkret anviser, hvor Skatteforvaltningen kan fejlsøge og rette fejl

enten maskinelt eller manuelt, hvis risikoen skulle indtræffe.

9) It-tilsynet anbefaler generelt, at de væsentligste interessenter holdes tæt og at der

indgås aftaler om evt. samarbejde. Fsva. samarbejdet med kommunerne anbefales,

at en særskilt dialog tilgodeses for at imødegå evt. utilfredshed

Ejendomsdataprogrammet har planlagt at gennemføre en ny interessentanalyse forud for

gennemførelsesfasen i uge 3 2022, da denne fase involverer andre og i nogle tilfælde flere

interessenter end analysefasen. Fsva. kommunerne er det Vurderingsstyrelsen i samarbejde

med Udviklings og Forenklingsstyrelsen, der er ansvarlig for de forretningsmæssige afkla-

ringer i forhold til kommunerne/KL i forbindelse med skatteomlægningen, som flytter be-

regning og opkrævning af grundskyld og dækningsafgift fra kommunerne til Skatteforvalt-

ningen. Vurderingsstyrelsen afholder sammen med Udviklings- og Forenklingsstyrelsen fa-

ste møder med KL på direktørniveau. På det seneste møde, primo december 2021, blev

der indledt drøftelser med KL om kommunernes behov for it-understøttelse efter 2023, jf.

ovenfor.

10) It-tilsynet anbefaler at følge både Statens it-projektmodel og Budgetvejlednin-

gen. Herunder bør EDP overveje at præcisere, at tillæg til grundestimater er effekter

eller forudsætninger og i mindre grad usikkerheder

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har som strategisk indsatsområde at styrke estimerin-

gen af omkostninger og tidsplaner for it-programmer og -projekter ved at udarbejde en

række metoder, værktøjer og processer, der kan bruges i forbindelse med estimeringsopga-

ver. Der er i denne forbindelse udviklet en intern estimeringsmodel, der er i overensstem-

melse med Statens It-projektmodel og budgetvejledningen. Denne estimeringsmodel er an-

vendt i Ejendomsdataprogrammet. Ejendomsdataprogrammet har efter mødet med It-til-

synet revideret business case-grundlaget og eksplicit forklaret forskellen mellem de tillagte

effekter og usikkerheder i estimaterne i business case grundlaget. Desuden har Ejendoms-

dataprogrammet tydeliggjort, hvor stor en andel hhv. usikkerheder og effekter udgør af det

samlede estimat. Det er også præciseret, at usikkerheder og estimater kun er tillagt på fea-

tures, dvs. sprintteamet, og ikke på øvrige tværgående roller.

11) It-tilsynet anbefaler, at Ejendomsdataprogrammet undersøger muligheder for

yderligere genbrug fra andre it-løsninger og programmer samt nye rammeaftaler

Ejendomsdataprogrammet bestræber sig på at involvere sig bredt i styrelsen for løbende at

holde sig ajour om, hvad øvrige programmer og projekter arbejder med. For eksempel be-

ror Ejendomsdataprogrammets løsning på genbrug af den eksisterende Integrationsplat-

form og ICE Delivery Manager til at hente data fra Den Fællesoffentlige Datafordeler. I

regi af den igangværende gennemførelse af Proof of Concept for Ejendomsdataplatformen

afsøger Ejendomsdataprogrammet sideløbende mulighederne for, at yderligere komponen-

ter, m.m. kan genbruges. Fsva. indgåelse af kontrakter med eksterne leverandører, vil Ejen-

domsdataprogrammet fortsætte sin hidtidige praksis med at konsultere centeret for Strate-

gisk Indkøb og Leverandørstyring for at opnå de bedste vilkår og betingelser.

12) It-tilsynet anbefaler at fortsætte forberedelse af bemandingen af projektet

Ejendomsdataprogrammet er fortsat i gang med at forberede bemandingen til gennemfø-

relsesfasen med i videst mulige omfang interne ressourcer. Eksempelvis er rekrutteringen

af en seniorprojektleder sat i gang og forventes afsluttet inden årets udgang med henblik

på at erstatte den eksterne seniorprojektleder. Desuden pågår dialog internt i styrelsen om

rekruttering af udviklere.

Side 4 af 4