Aktstk. 171 - 2024-25 - Bilag 2: Statens It-råds anbefalingsbrev maj 2023. (Tidligere fortroligt bilag til tidligere fortroligt aktstykke X)

Finansudvalget 2024-25
Aktstk. 171 § 19 Bilag 2
Offentligt

ATP – Udbetaling Danmark

Att.: Koncerndirektør Kristine Stenhuus

22. maj 2023

Anbefalinger til

Anskaffelse af ny studiegældsløsning

Kære Kristine Stenhuus

Statens It-råd takker for et godt dialogmøde den 11. maj om projekt

Anskaffelse af

ny studiegældsløsning.

Projektet vurderes samlet set at have en

normal risiko.

Dog

observerer It-rådet samtidig, at projektets risikoprofil er meget afhængig af 1) resul-

tatet af den kommende udbudsforretning og 2) graden af modenhed i den tilbudte

løsning samt 3) den forretningsmæssig indsigt hos den vindende leverandør.

Formålet med

Anskaffelse af ny studiegældsløsning

er at sikre, at Udbetaling Danmark

(UDK) fortsat kan foretage lovmedholdelig administration af den danske studie-

gældsordning. Den nuværende systemunderstøttelse af administrationen er forældet

og studiegældssystemets driftssituation har været kritisk og højrisikabel med risiko

for nedbrud. ATP har iværksat levetidsforlængelsesaktiviteter, men vurderer, at

disse kun reducerer de mest akutte stabilitets og sikkerhedsmæssige problemer.

An-

skaffelse af ny studiegældsløsning

skal på den baggrund tilvejebringe en ny systemunder-

støttelse, der understøtter lovmedholdelig, sikker og effektiv, administration af lå-

neporteføljen, opkrævning af studielån og tilbagebetaling af for meget udbetalt SU.

Det forventes, at det med en ny løsning vil være muligt at opnå færre fejl i sagsbe-

handlingen, bedre brugeroplevelser samt en bedre udnyttelse af integrationer og et

højt automatiseringsniveau i sagsbehandling.

It-rådet værdsætter den åbne dialog, der har været om projektet.

ATP orienterede på dialogmødet om de tidligere forsøg siden 2017 på at igangsætte

projekter med udbud af studiegældssystemet og initiativer til udvikling af en løsning.

Disse er strandet bl.a. pga. utilstrækkelig forretningsmæssig indsigt i den nuværende

løsning og dens kompleksitet, samt manglende realisme i forventningerne til de

økonomiske rammer, og deraf følgende manglende tilbud. It-rådet bemærker, at

ATP med det nuværende projekt tager afsæt i grundigere forretningsmæssige ana-

lyser og har igangsat selvstændigt projektspor til analyse af data, fremtidig informa-

tionsmodel og løsningsmodeller for konvertering.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

Aktstk. 171 - 2024-25 - Bilag 2: Statens It-råds anbefalingsbrev maj 2023. (Tidligere fortroligt bilag til tidligere fortroligt aktstykke X)

Side 2 af 3

Projektets gevinstrealiseringsplan indeholder en række effektiviseringspotentialer,

som for nuværende ikke er afspejlet i business casen, men som It-rådet observerer

med fordel kan synliggøres som økonomiske produktivitetsgevinster.

It-rådet har følgende anbefalinger til ATP i forbindelse med projekt

Anskaffelse af ny

studiegældsløsning:

1. It-rådet anbefaler, at ATP søger at aftale med Uddannelses- og Forsk-

ningsstyrelsen, at styrelsen i højere grad involveres i styringen af

Anskaffelse af

ny studiegældsløsning.

Det fremgår af projektgrundlaget, at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (UFS) er

projektets væsentligste interessent idet styrelsen er den statslige opdragsgiver og en-

deligt budgetansvarlige for studiegældsområdet. Projektet oplyser, at der derfor skal

være enighed mellem UFS og UDK i forhold til finansiering og udbud, herunder

scope for projektet og tidsplan. Herudover har studiegældsløsningen væsentlige af-

hængigheder til systemer hos UFS, herunder ikke mindst til SU-systemet, som er

under modernisering parallelt med studiegældsprojektet. UFS deltager i projektets

referencegruppe og inddrages dermed i et vist omfang i afklaringer og forventnings-

afstemninger i forbindelse med anskaffelsen af en ny studiegældsløsning.

På dialogmødet drøftede It-rådet og ATP om dette set-up er tilstrækkeligt med hen-

blik på at minimere risici i arbejdet med at udvikle en ny studiegældsløsning. Det er

UFS, som står for administrationen af reglerne på SU og studiegældsområdet, og

der synes at være et potentiale for reduktion af kompleksiteten i kravene til en ny

løsning, fx gennem relevante regelforenklinger og beslutninger om håndtering af

særligt komplekse låneforløb. Herudover besidder UFS central relevant forretnings-

mæssig viden på SU-området og på det studieadministrative område, ligesom sty-

relsen har dialogen med uddannelsesinstitutionerne. Endelig er det en forudsætning

for projektets succes, at der sker korrekt og rettidig dataudveksling mellem studie-

gældsløsningen og SU-systemet.

It-rådet anbefaler på den baggrund, at ATP søger i højere grad at involvere UFS i

styringen af projektet med henblik på at sikre tilstrækkelig viden og effektive afkla-

ringer og prioriteringer.

2. It-rådet anbefaler, at ATP inden udbuddet genbesøger de økonomiske

estimater for systemanskaffelsen og vurderer de enkelte komponenter i løs-

ningen.

ATP’s estimat af den forventede pris for systemanskaffelsen bygger på en ekstern

analyse foretaget af Accenture. For at skabe det bedst mulige udgangspunkt for de

planlagte forhandlinger under udbuddet anbefaler Statens It-råd, at ATP foretager

en revurdering af de økonomiske estimater for systemanskaffelsen. Revurderingen

bør tage udgangspunkt i de enkelte komponenter i løsningen og udformes på en

måde, så det er muligt at se en komponentbaseret prissat løsning, herunder identi-

ficere mulige cost-drivere og eventuelle alternative løsninger som f.eks. en integra-

tionsplatform.

Aktstk. 171 - 2024-25 - Bilag 2: Statens It-råds anbefalingsbrev maj 2023. (Tidligere fortroligt bilag til tidligere fortroligt aktstykke X)

Side 3 af 3

3. It-rådet anbefaler, at ATP øger indsatsen for at styrke den forretningsmæs-

sige viden i projektorganisationen, samt indbygger relevant forretningsviden

i udbudsmaterialet som krav til en kommende leverandør.

ATP’s tidligere forsøg på at anskaffe en ny studiegældsløsning viser i hvor høj grad,

at tilstrækkelig forretningsmæssig viden om studiegældsområdet, er afgørende for

projektets gennemførsel. Projektet udtrykte under dialogmødet respekt for det ni-

veau af forretningsmæssig faglig indsigt, som er nødvendig. ATP har i det seneste

år gennemført et særligt vidensopbygningsprojekt på området, men det er stadig

kun et begrænset antal personer i projektet, som har den nødvendige faglige viden

på området. Det kan således være et risikodrivende aspekt, at ATP ikke i tilstræk-

kelig grad har adgang til dyb forretningsviden om SU- og studiegældsområdet, som

væsentlig for at sikre det nødvendige faglige beslutningsgrundlag i styringen af stu-

diegældsprojektet.

Statens It-råd anbefaler derfor, at projektet bruger tiden frem til kontraktunderskri-

velse til yderligere at udbygge viden og sikre tilstrækkelige ressourcer, og at man

herunder involverer UFS.

Som nævnt ovenfor har det tillige indflydelse på projektets risikobillede i hvor høj

grad den kommende leverandør har kendskab til forretningsområdet.

It-rådet anbefaler derfor, at ATP i kravene til leverandøren lægger vægt på forret-

ningsmæssig viden om bl.a. lån og opkrævning, herunder at tilbudsgivere redegør

for deres viden, hvordan den er indbygget i den tilbudte løsning, samt at ATP får

mulighed for at tjekke referencer.

It-rådet ser frem til at modtage et notat om, hvordan ATP vil inddrage rådets an-

befalinger i det videre arbejde. For en god ordens skyld skal det bemærkes, at It-

rådet ikke følger op på projektet i det videre forløb. Det skyldes, at ATP ikke er

omfattet af reglerne i budgetvejledningen om risikovurdering ved It-rådet af it-ud-

viklingsprojekter. ATP er velkomne til via Uddannelses- og Forskningsministeriet

at række ud til It-rådet igen, hvis projektet ønsker yderligere sparring undervejs i

projektforløbet.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine

Harhoff, [email protected] eller telefon 4178 2287. Dette brev er også sendt til direktør

Jonas Zielke Schaarup i Uddannelses og Forskningsministeriet, og til direktør Mik-

kel Leihardt og vicedirektør Sine Søgaard Jeppesen i Uddannelses- og Forsknings-

styrelsen.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for Statens It-råd