REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1395: Spm. om, hvordan ministeriet sikrer back-up og journalisering af arbejdsrelaterede sms-beskeder sendt og modtaget fra private telefoner

Retsudvalget 2023-24
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Udvalget for Forretningsordenen

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

22. maj 2024

Forvaltningsretskontoret

Anne-Sofie Duelund Las-

sesen

2024-05685

3263576

Besvarelse af spørgsmål nr. 6 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for

Forretningsordenen

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 6 (Alm. del), som Folketingets

Udvalg for Forretningsordenen har stillet til justitsministeren den 24. april

2024. Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Peter Skaarup (DD).

Peter Hummelgaard

Sofie Skou Sandager

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/3

REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1395: Spm. om, hvordan ministeriet sikrer back-up og journalisering af arbejdsrelaterede sms-beskeder sendt og modtaget fra private telefoner

Spørgsmål nr. 6 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for Forretningsor-

denen:

”Vil ministeren redegøre for retten til aktindsigt i journaliserede

sms-beskeder, herunder for, hvordan journaliseringspligten gæl-

der for sms-beskeder m.v.?”

Svar

Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der er ind-

gået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i administrativ sagsbe-

handling i forbindelse med dens virksomhed, jf. offentlighedslovens § 7.

Adgangen til aktindsigt omfatter imidlertid kun dokumenter i offentligheds-

lovens forstand. Loven indeholder ikke en nærmere definition af, hvad der

skal forstås ved udtrykket ”dokumenter”. Det fremgår dog af bemærknin-

gerne til lovens § 7, stk. 2, nr. 1, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013,

at dokumentbegrebet er teknologineutralt. Dokumentbegrebet skal således

forstås i meget vid betydning og omfatter både egentlige skriftlige doku-

menter samt materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og akt-

stykker, når materialet tilvejebringes og opbevares af en myndighed som led

i administrativ sagsbehandling.

Det forhold, at dokumentbegrebet er teknologineutralt indebærer, at også

SMS-beskeder er omfattet. Det afgørende for, om noget bestemt materiale

er omfattet af begrebet, er således, om materialet kan sidestilles med egent-

lige skriftlige dokumenter, og om det har været undergivet administrativ

sagsbehandling i myndigheden mv. Dette indebærer imidlertid også, at rent

formløse noteringer ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb.

Det fremgår af bemærkningerne til § 7, stk. 2, nr. 1, at SMS-beskeder i prak-

sis efter deres karakter som oftest vil være så formløse, at de i almindelighed

ikke vil være at anse som dokumenter omfattet af loven, jf. også Mohammad

Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (2022), s. 226.

Offentlighedsloven indeholder også regler om journaliseringspligt. Det føl-

ger således af offentlighedslovens § 15, stk. 1, at dokumenter, der er mod-

taget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sags-

behandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det om-

fang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.

Side 2/3

REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1395: Spm. om, hvordan ministeriet sikrer back-up og journalisering af arbejdsrelaterede sms-beskeder sendt og modtaget fra private telefoner

Det er en betingelse for journaliseringspligtens indtræden, at der er tale om

et dokument i offentlighedslovens forstand. SMS-beskeder er således om-

fattet af journaliseringspligten, i det omfang der ikke er tale om rent form-

løse noteringer, jf. ovenfor om offentlighedslovens dokumentbegreb. Det vil

efter Justitsministeriets opfattelse i praksis generelt have undtagelsens ka-

rakter, at en SMS-besked er journaliseringspligtig. I såkaldte generelle sa-

ger, hvor myndigheden ikke skal træffe en forvaltningsretlig afgørelse, vil

dette i særdeleshed været tilfældet.

Uanset om SMS-beskeder er omfattet af journaliseringspligten, vil beskeder

på ministres og ansatte i chefstillingers telefoner blive opbevaret efter ret-

ningslinjerne herom. Der henvises i den forbindelse til den samtidige besva-

relse af spørgsmål nr. 5 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for Forretnings-

ordenen.

Justitsministeriet kan i øvrigt henvise til besvarelse af 1. november 2021 af

spørgsmål nr. 110 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

Side 3/3