REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1393: Spm. om sms-beskeder i forhold til opbevaring ved fratrædelse står, at ministres, særlige rådgiveres, departementschefers og visse andre ansatte i chefstillingers arbejdsrelaterede sms-beskeder bør frem for skal fortsat opbevares ved fratrædelse

Retsudvalget 2023-24
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Udvalget for Forretningsordenen

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

20. september 2024

Databeskyttelseskontoret

Katrine

Hjortnæs

Haugegaard

2024-08323

3348481

Besvarelse af spørgsmål nr. 10 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for

Forretningsordenen

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 10 (Alm. del), som Folketingets

Udvalg for Forretningsordenen har stillet til justitsministeren den 21. juni

2024. Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Peter Skaarup (DD).

Peter Hummelgaard

Louise Black Mogensen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/4

REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1393: Spm. om sms-beskeder i forhold til opbevaring ved fratrædelse står, at ministres, særlige rådgiveres, departementschefers og visse andre ansatte i chefstillingers arbejdsrelaterede sms-beskeder bør frem for skal fortsat opbevares ved fratrædelse

Spørgsmål nr. 10

Forretningsordenen:

(Alm.

del)

fra

Folketingets

Udvalg

for

”Det fremgår af Justitsministeriets retningslinjer for statslige

myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v., at

embedsmænd i chefstillinger, ministre og deres særlige

rådgivere kun »bør« opbevare deres SMS-beskeder i

henholdsvis 10 og 25 år. Under hensyn til myndighedernes

troværdighed og for at kunne forebygge en evt. ny sms-

skandale, som den under Minksagen, mener ministeren så ikke,

at det i stedet generelt burde være således, at disse

embedsmænd, særlige rådgivere og ministre »skal« opbevare

deres SMS-beskeder i den angivne opbevaringsperiode?”

Svar

Justitsministeriet kan oplyse, at retningslinjerne for statslige

myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv. retligt set er en vejledning,

der retter sig mod statslige myndigheder, som herefter pålægger ministre og

medarbejdere bl.a. at opbevare arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. på de

pågældendes telefoner. Retningslinjerne bliver i kraft af ministeriers

instruktion bindende for ministre og medarbejdere. Det samme gør sig

gældende for de tidligere gældende foreløbige retningslinjer for statslige

myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv. (udsendt i juli 2022) og

retningslinjerne for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails

mv. (udsendt i september 2021).

Når retningslinjerne ikke i sig selv er retligt bindende for ministre og

medarbejdere, skyldes det, at det forudsætter lovhjemmel, hvis

Justitsministeriet skal fastsætte retligt bindende regler på tværs af

ministerier, jf. nærmere herom nedenfor, og at regler om f.eks. opbevaring

af SMS-beskeder naturligt må ses som et led i den almindelige

instruktionsbeføjelse i et ansættelsesforhold.

Der har været rejst spørgsmål om brugen af formuleringerne ”skal” og

”bør” i retningslinjernes pkt. 2.1, 2.2 og 2.3.

Af pkt. 2.1 fremgår bl.a. følgende:

”Det er Justitsministeriets vurdering set i lyset af ovenstående

hensyn, at medarbejderes SMS-beskeder mv. skal opbevares i

Side 2/4

en periode på 5 år eller indtil telefonskift eller fratrædelse, hvis

dette sker før de 5 år.” (understreget her)

Af pkt. 2.2 fremgår bl.a. følgende:

”Længden af den periode, hvor SMS-beskeder mv. tilhørende

chefer mv. skal opbevares, bør fastsættes under hensyntagen til,

at der er tale om ansatte, der varetager en funktion, hvor det ikke

er usandsynligt, at vedkommende afsender eller modtager SMS-

beskeder mv., som vil kunne være relevante for en

undersøgelses- eller granskningskommission. For så vidt angår

ansatte i chefstillinger vurderes det på den baggrund, at den

ansattes SMS-beskeder mv. som udgangspunkt bør opbevares i

mindst 10 år, jf. nedenfor under pkt. 2.4.” (understreget her)

Af pkt. 2.3 fremgår bl.a. følgende:

”For ministre, særlige rådgivere og departementschefer gælder

sådanne helt særlige forhold omkring deres stilling og funktion,

som kan begrunde, at deres SMS-beskeder mv. bør opbevares i

længere tid end 10 år. Justitsministeriet finder derfor, at SMS-

beskeder mv. tilhørende ministre, særlige rådgivere og

departementschefer bør opbevares i mindst 25 år efter

afsendelsen eller modtagelsen.” (understreget her)

I lyset af, at der er tale om en vejledning, havde det været mest naturligt alle

de tre fremhævede steder at skrive ”bør”. I sammenhængen gør det

imidlertid efter Justitsministeriets opfattelse ikke en forskel, om der

anvendes ”bør” eller ”skal”, idet ordene i alle tre tilfælde knytter sig til

Justitsministeriets vurdering af opbevaringsperiodens længde. Som nævnt

er retningslinjerne alene rettet til myndigheder, som generelt må antages

ikke at være i tvivl om den retlige karakter af retningslinjer af denne art. I

det lys vil en ændring af fremhævede ”skal” til ”bør” i pkt. 2.1 efter

Justitsministeriets opfattelse kunne ske ved en eventuel fremtidig ændring

af retningslinjerne.

Mere generelt kan det oplyses, at det følger af almindelige principper for

udarbejdelse af lovforslag, at lovformen som udgangspunkt alene bør

anvendes, hvis man ønsker at fastsætte regler, som skal normere

retsstillingen mellem borgere, virksomheder mv. indbyrdes, pålægge

borgerne, virksomheder mv. pligter over for det offentlige eller tillægge

borgerne, virksomheder mv. rettigheder over for det offentlige, jf. pkt. 1.1 i

Justitsministeriets vejledning nr. 9964 af 23. november 2023 om lovkvalitet.

Side 3/4

Tilsvarende bør bekendtgørelser som hovedregel alene indeholde regler, der

retter sig mod borgere, virksomheder mv. Regler af tjenstlig karakter, der

alene er bindende for myndigheder, og rent vejledende udtalelser bør i

almindelighed ikke optages i en bekendtgørelse, jf. pkt. 2.1 i

Justitsministeriets vejledning nr. 9594 af 9. juli 2021 om administrative

forskrifter.

Retningslinjerne for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder

mv. retter sig ikke mod borgerne, men mod statslige myndigheder.

Justitsministeriet finder det derfor rigtigst ikke at indskrive retningslinjerne

i en lov eller i en bekendtgørelse.

Cirkulærer udstedes oftest af et ministeriums departement og retter sig

typisk mod departementet og dets underliggende myndigheder. Det skyldes,

at en overordnet myndighed kan udstede cirkulærer uden lovhjemmel, hvis

cirkulæret retter sig til en underordnet myndighed. Derimod forudsætter det

lovhjemmel at udstede et cirkulære til en myndighed, der ikke er

underordnet den udstedende myndighed.

Side 4/4