Retsudvalget 2023-24
REU Alm.del
Offentligt
2896480_0001.png
Dato:
Kontor:
Sagsbeh:
Sagsnr.:
Dok.:
15. august 2024
Forvaltningsretskontoret
Marie-Louise
Houvenaeghel Ostrowski
2024-07430
3324661
UDKAST TIL TALE
Til brug for besvarelsen af samrådsspørgsmål AW-AY
fra Folketingets Retsudvalg
Samrådsspørgsmål AW:
Vil ministeren redegøre for, hvor lang tid det har taget at udarbejde
retningslinjerne for statslige myndigheders opbevaring af SMS-
beskeder m.v., og vil ministeren i forlængelse heraf redegøre for,
hvorfor det dog har taget så lang tid at fastsætte de lovede
retningslinjer for journalisering af sms-beskeder trods tidligere løfter
og eksperternes vurdering, at sådanne retningslinjer kunne
udarbejdes hurtigt og
enkelt, jf. artiklen ”“Grotesk”: Mette Frederiksen og Barbara
Bertelsen vil ikke fremvise én eneste sms, knap to år efter regeringen
lovede nye retningslinjer for opbevaring af sms’er” fra
Frihedsbrevet.dk, den 23. april 2024?
Samrådsspørgsmål AX:
Vil ministeren redegøre for, hvorfor Statsministeriet og
Justitsministeriet afviser at svare på tilsyneladende simple spørgsmål
om, hvorvidt der er foretaget journalisering af sms-beskeder siden
valget, vil ministeren redegøre for om der foretaget nogen
journalisering af nogen sms’er siden valget, og vil ministeren
redegøre for om der er foretaget nogen journalisering af nogen sms’er
siden offentliggørelsen af retningslinjerne, jf. artiklen ”“Grotesk”:
Side 1/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
Mette Frederiksen og Barbara Bertelsen vil ikke fremvise én eneste
sms, knap to år efter regeringen
lovede nye retningslinjer for opbevaring af sms’er” fra
Frihedsbrevet.dk, den 23. april 2024?
Samrådsspørgsmål AY:
Vil ministeren i lyset af offentlighedsloven og kravene til
gennemsigtighed i offentlig forvaltning redegøre for, hvordan det kan
være muligt, at der angiveligt ikke er sendt en eneste sms-besked fra
topembedsmænd eller ministre, der opfylder kriterierne for
journaliseringspligt, jf. artiklen ”“Grotesk”: Mette Frederiksen og
Barbara Bertelsen vil ikke fremvise én eneste sms, knap to år efter
regeringen lovede nye retningslinjer for opbevaring af sms’er” fra
Frihedsbrevet.dk, den 23. april 2024?
Spørgsmålene er stillet efter ønske fra Morten Messerschmidt (DF).
Side 2/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
2896480_0003.png
[Indledning]
Tak for ordet.
Samrådet i dag handler om tre spørgsmål, hvor der
spørges til retningslinjerne for statslige myndigheders
opbevaring af SMS’er og til journalisering af SMS’er.
Vi har diskuteret opbevaring og journalisering af SMS’er
mange gange, siden Minkkommissionen som noget nyt
anmodede om udlevering af ikke-journaliserede SMS’er.
Desværre bygger debatten ofte på forkerte antagelser og
misforståelser. Det gælder også denne gang, hvor
antagelserne synes at være:
- at retningslinjerne for opbevaring af SMS’er først
forelå lige før sommerferien,
- at der per definition ikke journaliseres SMS’er,
hverken i Stats- eller Justitsministeriet,
- og at ministerierne ikke vil svare på, om der
journaliseres SMS’er.
Det er imidlertid forkert.
Helt
grundlæggende
er
det
sådan,
at
journaliseringspligten er reguleret i offentlighedsloven,
der fastsætter nærmere regler om, hvilke dokumenter, der
skal journaliseres. Og så er der spørgsmålet om
opbevaring af SMS’er til brug for eventuelle
Side 3/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
undersøgelses- og granskningskommissioner. Det er
retningslinjerne, der regulerer det.
Lad mig starte med retningslinjerne.
[Behovet for retningslinjer om opbevaring af
SMS’er]
Da Minkkommissionen bad om en bred og generel
udlevering af SMS’er – også SMS’er, som ikke var
journaliserede – var det et nybrud.
Det var ikke før set, at en kommission anmodede om en
generel udlevering af samtlige ikke-journaliserede
SMS’er fra alle relevante ministre og embedsmænd i
forbindelse med materialeindsamling.
Før Minkkommissionen betragtede man ikke SMS’er
som noget, der generelt skulle opbevares til senere
dokumentation, herunder til brug for eventuelle
kommissioner.
De statslige myndigheders praksis for opbevaring af
arbejdsrelaterede SMS’er tog således ikke højde for
Minkkommissionens nye tilgang. Hverken under den
daværende S-regering eller under tidligere regeringer.
Og myndighederne lå således generelt ikke inde med
f.eks. tidligere ministres SMS’er.
Side 4/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
2896480_0005.png
Der opstod på den baggrund behov for at sikre fremtidige
kommissioners adgang til samtlige ikke-journaliserede
SMS’er.
[Om
tidsforbruget
for
udarbejdelsen
af
retningslinjerne]
Derfor udarbejdede Justitsministeriet foreløbige
retningslinjer, der instruerede statslige myndigheder i at
sikre arbejdsrelaterede SMS’er. Efter retningslinjerne
måtte man ikke slette sine SMS’er, så længe man var
ansat. Og visse medarbejdergruppers beskeder ville
endvidere blive lagret ved fratræden og telefonskift.
De foreløbige retningslinjer blev udsendt i juli 2022. Og
de fandt anvendelse fra dette tidspunkt.
Retningslinjerne var foreløbige, fordi der samtidig blev
igangsat et arbejde i regi af Statens It. Det arbejde gik ud
på at afdække mulighederne for at etablere en backup-
løsning, som kunne sikre central og automatisk
opbevaring af SMS’er.
Ideelt set i form af en central og automatisk lagring på en
server, som det er tilfældet for e-mails. I stedet for en
lokal lagring på den enkelte telefon.
Statens It fandt desværre ikke en virksomhed, der kunne
levere et dækkende produkt.
Side 5/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
Det er endvidere vurderingen, at det er tvivlsomt, om det
overhovedet er muligt at finde eller udvikle en sådan
løsning. Det skyldes navnlig, at ansatte i staten bruger en
række forskellige beskedtjenester. I overensstemmelse
med Center for Cybersikkerheds retningslinjer benyttes
f.eks. stærkt krypterede beskedtjenester for at beskytte
kommunikationen. En backup-løsning skal derfor være
kompatibel med flere beskedtjenester på én gang.
[De opdaterede retningslinjer om opbevaring af
SMS’er]
Når retningslinjerne til at starte med var foreløbige, var
det altså fordi man søgte en automatisk og
brugeruafhængig løsning. Det viste sig som nævnt ikke
muligt.
Som en naturlig konsekvens heraf var der ikke længere
behov for, at retningslinjerne var foreløbige. Der var
derudover behov for at opdatere retningslinjerne
udvalgte steder. Og derfor blev der i maj i år udsendt
opdaterede retningslinjer.
Opdateringerne begrænser sig overordnet til tre ting:
For det første:
De opdaterede retningslinjer indeholder
som noget nyt opbevaringsfrister. Opbevaringsfristerne
følger de samme frister, som gælder for statslige
myndigheders opbevaring af slettede e-mails. Det vil
sige 5 år for medarbejdere, 10 år for chefer og 25 år for
ministre, særlige rådgivere og departementschefer.
Side 6/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
Retningslinjerne indsnævrer
for det andet
den
personkreds, hvis SMS’er skal opbevares ved fratrædelse
og telefonskift, således at kontorchefer i styrelser ikke er
omfattet. Formålet med ændringen er at tage hensyn til
det betydelige administrative besvær, der er forbundet
med denne opbevaring. Hertil kommer, at undersøgelses-
og granskningskommissioner historisk set oftest har
været centreret omkring forhold i departementerne.
Og
for det tredje
indeholder retningslinjerne en
opdatering for opbevaring af beskeder, der er sendt via
den såkaldte SMART-app. Det er den app, der bruges til
klassificerede samtaler. Ændringen afspejler, at beskeder
i appen nu – i modsætning til tidligere – kan udlæses
manuelt.
Der er altså ikke tale om de helt store justeringer i forhold
til de foreløbige retningslinjer.
Retningslinjerne indebærer, at ansatte i statslige
myndigheder skal undlade at slette arbejdsrelaterede
SMS’er i henholdsvis 5, 10 eller 25 år – afhængig af den
stilling, vedkommende bestrider. Når en medarbejder
fratræder eller skifter telefon, skal SMS’erne gemmes for
visse medarbejdergrupper. I departementerne skal
SMS’er tilhørende ministre, særlige rådgivere og ansatte
i chefstillinger fra kontorchefniveau og op således
gemmes. I andre statslige myndigheder skal SMS’er
Side 7/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
tilhørende chefer, der er ansat i lønramme 38 og op,
gemmes.
Jeg anerkender, at det ikke er et perfekt system. I den
ideelle verden havde en brugeruafhængig backup-
funktion, ligesom med e-mails, været optimal. Det har
desværre ikke været muligt at tilvejebringe. Men vi har
retningslinjer – og lad mig gentage:
Det har vi haft siden 2022.
Så
for
at
opsummere:
Ved
siden
af
journaliseringsreglerne, som jeg vender tilbage til om et
øjeblik, har vi siden juli 2022 haft retningslinjer for
opbevaring af SMS’er, der sikrer, at SMS’er opbevares,
uanset om de er journaliseringspligtige eller ej.
Det beror altså som tidligere nævnt på en grundlæggende
misforståelse, når der i nogle medier gives indtryk af, at
der ikke før sommeren 2024 har været retningslinjer for
opbevaring af SMS’er.
[Generelt
om
journaliseringspligten
og
udleveringspligten
efter
undersøgelseskommissionsloven]
Det leder mig videre til samrådsspørgsmål AY og AX,
hvor der bliver spurgt nærmere ind til den konkrete
journalisering af SMS’er.
Side 8/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
2896480_0009.png
Journaliseringspligten følger af offentlighedslovens § 15,
som fastsætter en pligt for forvaltningsmyndigheder til at
journalisere
dokumenter
i
myndighedernes
journalsystem.
Journaliseringspligten må ikke forveksles med den
udleveringspligt, der gælder når en kommission anmoder
om materiale til brug for en undersøgelse.
Udleveringspligten omfatter alt relevant materiale. Det er
selvfølgelig en forudsætning, at materialet rent faktisk
foreligger, og at myndigheden har rådighed over det.
Men det er ikke afgørende for udleveringspligten, om
myndigheden har en retlig forpligtelse til at opbevare
materialet. Udleveringspligten er altså meget bredere end
journaliseringspligten.
Journaliseringspligten følger bestemte betingelser:
Det er for det første en betingelse, at der er tale om et
dokument i offentlighedslovens forstand.
Dokumentbegrebet er teknologineutralt og omfatter
egentlige skriftlige dokumenter eller materiale, som kan
sidestilles med et skriftligt dokument.
I hverdagen giver det typisk ikke anledning til tvivl,
hvornår der er tale om et dokument i lovens forstand. Det
er eksempelvis oplagt, når der er tale om afgørelser og
notater. Men også fotos, lydklip og videooptagelser kan
Side 9/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
2896480_0010.png
være omfattet af dokumentbegrebet, hvis materialet
træder i stedet for et skriftligt dokument.
Det er ikke formen [notat, e-mail, SMS, Facebook-
opslag mv.] men derimod indholdet, der er afgørende for,
om der er tale om et dokument i lovens forstand.
Det er altså – modsat hvad man kan få indtryk af i
medierne – grundlæggende uden relevans for
journaliseringspligten, om en embedsmand skriver et
telefonnotat eller sender en e-mail eller en SMS. Det er
telefonnotatets, e-mailens eller SMS’ens indhold, der er
afgørende for, om der er tale om et dokument i
offentlighedslovens forstand.
Det bringer mig til den anden betingelse, som er, at
dokumentet også skal have betydning for sagen eller
sagsbehandlingen,
og
at dokumentet er modtaget eller
afsendt som led i administrativ sagsbehandling.
Det er forudsat i forarbejderne til loven, at der må
overlades en
vis margin
til den enkelte myndighed, når
den vurderer, om et dokument er ”af betydning for en sag
eller sagsbehandlingen i øvrigt”.
[Journalisering af SMS’er]
I forhold til SMS’er betyder det, jeg netop har
gennemgået, at SMS’er – helt ligesom e-mails og andre
former for materiale –
kan
være journaliseringspligtige,
men at de ikke altid er det.
Side 10/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
Om det er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af
det nærmere indhold af SMS’en, karakteren af den sag,
som SMS’en vedrører, og indholdet af det øvrige
materiale, der er journaliseret på sagen, herunder om
oplysningerne i SMS’en indgår i andre sagsakter.
Som oplyst i tidligere besvarelser af både
udvalgsspørgsmål og samrådsspørgsmål vil det i praksis
have undtagelsens karakter, at en SMS skal journaliseres.
Det hænger sammen med, at SMS’er i praksis ofte vil
have en formløs karakter.
Det er selvfølgelig ikke ensbetydende med, at SMS’er er
undtaget fra journaliseringspligten.
Hvis vi ser mod forarbejderne til offentlighedsloven [de
specielle bemærkninger til offentlighedslovens § 7], står
der om SMS’er – og jeg citerer – at:
”SMS’er i praksis efter deres karakter som oftest vil være
så formløse, at de i almindelighed ikke vil være at anse
som dokumenter omfattet af loven”. Citat slut.
At SMS’er ofte vil være formløse skyldes, at den
egentlige sagsbehandling i langt højere grad foregår via
et sagsbehandlingssystem eller via e-mail.
Side 11/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
2896480_0012.png
For en redegørelse for de juridiske detaljer om
journalisering af SMS’er kan jeg i øvrigt henvise til
Justitsministeriets besvarelse af 1. november 2021 af
spørgsmål nr. 110 fra Retsudvalget.
[Er der foretaget journalisering af SMS’er?]
Jeg vil nu vende mig mod de konkrete spørgsmål om
journalisering af SMS’er, der er stillet [i
samrådsspørgsmål AX og AY].
Spørgeren henviser til en artikel i Frihedsbrevet, hvor
eksperter citeres for, at Statsministeriets manglende svar
på, om der er journaliseret SMS’er, tyder på, at der ikke
er journaliseret én eneste SMS.
Jeg kan gøre det helt kort. Det er forkert.
Der er journaliseret SMS’er.
For så vidt angår Statsministeriet kan jeg henvise til
statsministerens besvarelse af 23. maj 2024 af spørgsmål
nr. 7 fra Udvalget for Forretningsordenen. Her bekræfter
Statsministeriet, at der også i Statsministeriet er
journaliseret indholdet af SMS’er fra bl.a.
statsministeren, herunder også siden folketingsvalget i
2022.
Når Frihedsbrevet ikke via aktindsigt har kunnet få
indblik i eventuelle journaliserede SMS’er, skyldes det
Side 12/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
bl.a., at journaliseringssystemerne ikke er bygget op til at
kunne søge på en specifik dokumenttype som SMS’er.
Man kan f.eks. heller ikke i systemerne søge efter alle
journaliserede dokumenter af typen ”e-mails”.
Det er derfor ikke muligt at lave en søgning efter f.eks.
journaliserede
SMS’er
i
Justitsministeriet,
Statsministeriet
eller
andre
ministerier
i
centraladministrationen,
som
benytter
lignende
journaliseringssystemer.
Jeg kan tilføje, at offentlighedsloven ikke stiller krav om,
at myndighederne skal kunne foretage sådanne
søgninger.
Og det er nu engang sådan, at hele formålet med
offentlighedsloven er at sikre åbenhed hos
myndighederne. Det sker bl.a. gennem indsigt i de
informationer, myndighederne er i besiddelse af. Om
informationerne er at finde i et word-dokument, et excel-
ark, en e-mail eller, ja, en SMS, er mindre vigtigt.
[Afrunding]
Afslutningsvist vil jeg gerne endnu engang understrege,
at der selvfølgelig bliver journaliseret SMS’er. Både i
Justitsministeriet og Statsministeriet.
Ligesom retningslinjerne også har sikret, at
medarbejderne og ministrene er forpligtede til at
Side 13/14
 REU, Alm.del - 2023-24 - Endeligt svar på spørgsmål 1355: Spm. om talepapir fra det åbne samråd d. 15. august 2024 om opbevaring af sms-beskeder m.v.
opbevare deres ikke-journaliserede SMS’er til brug for
eventuelle fremtidige kommissioner.
Tak for ordet.
Side 14/14