Udvalget for Forretningsordenen 2023-24
UFO Alm.del Bilag 59
Offentligt
2868244_0001.png
Retningslinjer for statslige
myndigheders opbevaring
af SMS-beskeder mv.
Maj 2024
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
1/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
Indhold
1.
2.
Indledning og afgrænsning ____________________________________3
Retningslinjer for opbevaring af SMS-beskeder mv. ________________5
2.1
2.2
2.3
2.4
Opbevaringsfrister for medarbejderes SMS-beskeder mv. __________________5
Opbevaringsfrister for chefers SMS-beskeder mv. ________________________5
Opbevaringsfrister for ministres, særlige rådgiveres og departementschefers
Fratrædelse mv.___________________________________________________7
SMS-beskeder mv. ______________________________________________________6
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
2/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
2868244_0003.png
1.
Indledning og afgrænsning
Indledning
Den 28. september 2021 udsendte Justitsministeriet ”Retningslinjer for statslige myndigheders
opbevaring af slettede e-mails mv.”. Formålet med disse retningslinjer er at sikre en ensartet
praksis for statslige myndigheders opbevaring af e-mails, der ikke skal journaliseres. Behovet for
en sådan ensartet praksis skyldes først og fremmest hensynet til undersøgelses- og
granskningskommissioners arbejde.
Det fremgår af ”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”, at
statslige myndigheder bør sikre, at slettede e-mails opbevares i 5 år (medarbejdere), 10 år
(ansatte i chefstillinger) og 25 år (ministre, særlige rådgivere og departementschefer). Således vil
det ikke være muligt for den pågældende ansatte at slette deres e-mails i de respektive perioder
på 5/10/25 år. Dermed sikres det, at den pågældende ansattes slettede e-mails vil være
tilgængelige for en undersøgelses- eller granskningskommission i henholdsvis 5/10/25 år.
”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.” indeholder også
anbefalinger til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en
undersøgelses- eller granskningskommission.
Behov for retningslinjer om opbevaring af SMS-beskeder mv.
Granskningskommissionen om sagen om aflivning af mink (Minkkommissionen) har til brug for
sin undersøgelse anmodet om at få udleveret ikke-journaliserede SMS-beskeder fra de
involverede ministre og embedsmænd. Minkkommissionen har herved anlagt en anden tilgang til
SMS-beskeder end tidligere kommissioner.
For at statslige myndigheder i forbindelse med fremtidige undersøgelser kan imødekomme en
undersøgelses- eller granskningskommissions ønske om at få adgang til ikke-journaliserede
SMS-beskeder, er der i lyset af Minkkommissionens nye tilgang til SMS-beskeder derfor også et
behov for at opbevare SMS-beskeder mv., som ikke skal journaliseres, i en vis periode.
Det bemærkes i den forbindelse, at det efter Justitsministeriets opfattelse i praksis generelt vil
have undtagelsens karakter, at en SMS-besked mv. er journaliseringspligtig. I såkaldt generelle
sager, hvor myndigheden ikke skal træffe en forvaltningsretlig afgørelse, vil dette i særdeleshed
være tilfældet.
Databeskyttelsesretlige og informationssikkerhedsmæssige hensyn tilsiger generelt, at
arbejdsrelaterede
SMS-beskeder
mv.
løbende
bør
slettes,
ligesom
man
bør
sikre
tjenestetelefonen og den information, der ligger på den. Heroverfor står hensynet til, at statslige
myndigheder, i lyset af Minkkommissionens nye tilgang til SMS-beskeder, kan imødekomme en
undersøgelses- eller granskningskommissions ønske om at få adgang til ikke-journaliserede
SMS-beskeder mv. På trods af databeskyttelsesretlige og informationssikkerhedsmæssige
hensyn vurderes det, at SMS-beskeder mv. som udgangspunkt bør opbevares af hensyn til at
kunne imødekomme en undersøgelses- eller granskningskommissions ønske om at få adgang til
ikke-journaliserede SMS-beskeder mv.
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
3/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
På den baggrund og med henblik på at sikre en ensartet praksis har Justitsministeriet fastsat
retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv., som ikke skal
journaliseres. Retningslinjerne omfatter opbevaring af SMS-beskeder og andre lignende
beskedtjenester (eksempelvis iMessage, Whatsapp, Signal o.lign).
Der findes i dag ikke en statslig løsning, som teknisk understøtter, at SMS-beskeder mv. lagres
centralt og brugeruafhængigt (modsat hvad der gælder for e-mails). Retningslinjerne er derfor
baseret på, at ministre og medarbejdere, jf. dog nedenfor, ikke sletter arbejdsrelaterede SMS-
beskeder mv. på deres tjenestetelefon, ligesom der for visse persongrupper løbende bør sikres
en lokal kopi af SMS-beskeder mv.
Nærværende retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv. erstatter
de foreløbige retningslinjer, som Justitsministeriet udsendte i juli 2022.
Afgrænsning
Retningslinjerne er organisatorisk afgrænset på samme måde som ”Retningslinjer for statslige
myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”. Retningslinjerne vedrører dermed statslige
myndigheder, dog ikke efterretningstjenesterne, der er underlagt særlige regler, eller
myndigheder, der efter lovgivningen er uafhængige. Retningslinjerne vedrører heller ikke
kommuner og regioner.
Endvidere er retningslinjerne fastsat på baggrund af samme regler og hensyn, som gælder for
”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”. Der henvises i den
forbindelse til pkt. 2 og 3 i disse retningslinjer. Det indebærer bl.a., at retningslinjerne ikke omfatter
SMS-beskeder mv., som journaliseres. Som nævnt ovenfor vil det i praksis generelt have
undtagelsens karakter, at en SMS-besked mv. er journaliseringspligtig.
Retningslinjerne gælder endvidere ikke for SMS-beskeder mv., som udelukkende har et
personalerelateret indhold, eksempelvis en SMS-besked fra en medarbejder om, at
vedkommende ønsker at holde fri, beskeder til og fra en tillidsrepræsentant (i kraft af dennes
funktion) eller beskeder mellem en medarbejder og en chef om rent personlige forhold, herunder
hvis en medarbejder eksempelvis måtte vælge at sende en SMS-besked mv. med en
sygemelding. Sådanne SMS-beskeder mv. bør slettes, når det ikke længere er nødvendigt at
opbevare
dem.
Det
bemærkes
i
øvrigt,
at
følsomme
personoplysninger
(f.eks.
helbredsoplysninger) ikke bør sendes via SMS.
Endelig omfatter retningslinjerne ikke eventuelle private SMS-beskeder mv. På samme måde vil
SMS-beskeder mv., som er sendt til en medarbejder ved en åbenlys fejl, ikke være omfattet.
Det forudsættes i øvrigt, at medarbejdere mv. til brug for arbejdsrelateret kommunikation,
herunder afsendelse og modtagelse af SMS-beskeder mv., som udgangspunkt alene anvender
deres tjenestetelefon.
Det bemærkes, at myndighederne i almindelighed bør instruere deres medarbejdere i, hvordan
tjenestetelefoner bør håndteres for at sikre et tilstrækkeligt niveau af informationssikkerhed.
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
4/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
2.
Retningslinjer for opbevaring af SMS-
beskeder mv.
Statslige myndigheder bør af hensyn til en eventuel fremtidig undersøgelses- og
granskningskommissions arbejde – ved siden af den forvaltningsretlige journaliseringspligt og
arkivreglerne – instruere ministre og medarbejdere i at opbevare arbejdsrelaterede SMS-
beskeder mv. på de pågældendes telefoner. Det bemærkes dog, at der i nogle beskedtjenester
er en funktionalitet, som gør det muligt for afsenderen af en besked at redigere i beskeden eller
at slette beskeden på en sådan måde, at den ikke længere er tilgængelig for hverken afsender
eller modtager. Den statslige myndighed bør tilsvarende instruere ministre og medarbejdere i ikke
at anvende en sådan redigerings- eller slettefunktion, men hvis f.eks. en afsender – som ikke er
omfattet af retningslinjerne – anvender en sådan slettefunktion, vil beskeden ikke længere være
tilgængelig på modtagerens telefon.
SMS-beskeder mv., som journaliseres i myndighedens sagsbehandlingssystem, kan bl.a. af
sikkerhedsmæssige hensyn og hensynet til dataminimering slettes fra telefonen, når de er
journaliseret. I forhold til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en
undersøgelses- eller granskningskommission, henvises i øvrigt til pkt. 4 i ”Retningslinjer for
statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”
Myndighedens frister for opbevaring af SMS-beskeder mv. er på den ene side begrundet i
databeskyttelsesretlige hensyn, der tilsiger, at personoplysninger om den pågældende
medarbejder og de eventuelle andre personer, der måtte fremgå oplysninger om i de pågældende
SMS-beskeder, ikke skal opbevares i en længere periode end nødvendigt. På den anden side
kan det konstateres, at SMS-beskeder mv. kan være relevante for en undersøgelses- eller
granskningskommissions afdækning.
2.1
Opbevaringsfrister for medarbejderes SMS-beskeder mv.
Det er Justitsministeriets vurdering set i lyset af ovenstående hensyn, at medarbejderes SMS-
beskeder mv. skal opbevares i en periode på 5 år eller indtil telefonskift eller fratrædelse, hvis
dette sker før de 5 år. Det betyder, at statslige myndigheder bør instruere medarbejdere i ikke at
slette arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. før 5 år efter afsendelsen eller modtagelsen af SMS-
beskeden mv. For retningslinjer i forbindelse med telefonskift og fratrædelse henvises der til afsnit
2.4 nedenfor.
2.2
Opbevaringsfrister for chefers SMS-beskeder mv.
Længden af den periode, hvor SMS-beskeder mv. tilhørende chefer mv. skal opbevares, bør
fastsættes under hensyntagen til, at der er tale om ansatte, der varetager en funktion, hvor det
ikke er usandsynligt, at vedkommende afsender eller modtager SMS-beskeder mv., som vil kunne
være relevante for en undersøgelses- eller granskningskommission.
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
5/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
For så vidt angår ansatte i chefstillinger vurderes det på den baggrund, at den ansattes SMS-
beskeder mv. som udgangspunkt bør opbevares i mindst 10 år, jf. nedenfor under pkt. 2.4. Det
betyder, at statslige myndigheder bør instruere chefer i ikke at slette arbejdsrelaterede SMS-
beskeder mv. før 10 år efter afsendelsen eller modtagelsen af SMS-beskeden mv.
Omfattet af begrebet ansatte i chefstillinger vil være kontorchefer og højere stillinger, herunder
bl.a. kommitterede og afdelingschefer (fra lr. 37), hvorimod bl.a. fuldmægtige og kontorpersonale,
herunder kontorledere, ikke vil være omfattet.
2.3
Opbevaringsfrister for ministres, særlige rådgiveres og departementschefers
SMS-beskeder mv.
For ministre, særlige rådgivere og departementschefer gælder sådanne helt særlige forhold
omkring deres stilling og funktion, som kan begrunde, at deres SMS-beskeder mv. bør opbevares
i længere tid end 10 år. Justitsministeriet finder derfor, at SMS-beskeder mv. tilhørende ministre,
særlige rådgivere og departementschefer bør opbevares i mindst 25 år efter afsendelsen eller
modtagelsen.
Disse særlige forhold vedrørende den pågældende personkreds begrunder endvidere, at der
løbende – f.eks. én gang om måneden – bør tages en lokal kopi af alle arbejdsrelaterede SMS-
beskeder mv. Afgrænsningen til denne persongruppe skal ses i lyset af de praktiske og
ressourcemæssige udfordringer, der vil være forbundet med løbende at tage kopi af alle øvrige
statslige medarbejderes arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv.
Lokale kopier af ministres, særlige rådgiveres og departementschefers arbejdsrelaterede SMS-
beskeder mv. skal sikre, at sådanne beskeder ikke går tabt, hvis telefonen mistes, telefonen eller
indholdet herpå går til grunde, telefonens indhold slettes efter fejlslagne loginforsøg, eller hvis en
telefon af sikkerhedsmæssige grunde nulstilles, eksempelvis som følge af, at den er bortkommet.
SMS-beskeder mv., som er sendt eller modtaget i perioden efter den seneste lokale kopi vil dog
naturligvis ikke fremgå af den lokale kopi. Det betyder, at disse beskeder – som er sendt eller
modtaget i perioden efter den seneste lokale kopi, og inden der tages en ny lokal kopi – vil kunne
gå tabt, hvis telefonen mistes, telefonen eller indholdet herpå går til grunde, telefonens indhold
slettes efter fejlslagne loginforsøg, eller hvis en telefon af sikkerhedsmæssige grunde nulstilles,
eksempelvis som følge af, at den er bortkommet. Der findes på nuværende tidspunkt ikke en
teknisk løsning, som kan sikre herimod ved en løbende automatisk og brugeruafhængig lokal
kopi.
Når der er sikret en lokal kopi, vil de SMS-beskeder mv., der er taget en lokal kopi af, kunne
slettes fra telefonen, hvis det f.eks. af informationssikkerhedsmæssige hensyn vurderes
hensigtsmæssigt.
Det bemærkes, at SMART-appen, der er en statslig løsning, som kan benyttes til at modtage og
afsende klassificerede beskeder, har fået implementeret en funktion, hvorved beskeder kan
udlæses til et USB-lagermedie via en manuel proces. Så længe disse beskeder ikke er udlæst,
lagres de således alene lokalt på telefonen og vil derfor kunne gå tabt og dermed ikke kunne
udleveres til en eventuel undersøgelses- eller granskningskommission, hvis telefonen mistes,
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
6/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
eller telefonen eller indholdet herpå går til grunde. Idet SMART-appen kan bruges til klassificerede
beskeder, skal det sikres, at opbevaring af USB-lagermedier med lagrede SMART-beskeder
foregår på korrekt vis i henhold til relevante sikkerhedsbestemmelser.
2.4
Fratrædelse mv.
Ministres, særlige rådgiveres, departementschefers og visse andre ansatte i chefstillingers
arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. bør fortsat opbevares, jf. nedenfor, efter telefonskift eller
fratrædelse, således at disse forhold ikke påvirker opbevaringsperioden, jf. ovenfor.
De chefstillinger, hvor der bør ske opbevaring uafhængigt af telefonskift eller fratræden, er for så
vidt angår departementer kontorchefer og ansatte i højere stillinger, mens det for andre statslige
myndigheder, herunder styrelser, er chefer, vicedirektører og højere stillinger (fra lr. 38). Det skal
sikres, at arbejdsrelateret kommunikation på den pågældendes tjenestetelefon vil kunne
udleveres i læsbart format til en fremtidig undersøgelses- eller granskningskommission.
For så vidt angår beskeder i SMART-appen, som alene lagres lokalt på tjenestetelefonen, indtil
disse måtte blive udlæst til et USB-lagermedie, kan opbevaringen eksempelvis ske ved, at
tjenestetelefonen opbevares i et aflåst skab uden at blive nulstillet og således, at myndigheden
er i besiddelse af adgangskode til telefonen. Når beskederne er udlæst til et USB-lagermedie, og
dette kan opbevares på korrekt vis i henhold til relevante sikkerhedsbestemmelser, kan
tjenestetelefonen, såfremt ingen andre forhold måtte tale imod, nulstilles.
Afgrænsningen til ministre, særlige rådgivere og ansatte i visse chefstillinger, jf. ovenfor, skal ses
i lyset af de praktiske og ressourcemæssige udfordringer, der vil være forbundet med at skulle
sikre en kopi af arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. ved telefonskift eller fratrædelse. Øvrige
medarbejderes arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. vil således ikke efter et telefonskifte eller
en fratrædelse være tilgængelige for en fremtidig undersøgelses- eller granskningskommission.
Større systemopdateringer, hvor beskeder mv. ikke overføres, sidestilles i den forbindelse med
telefonskift.
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
7/8
 UFO, Alm.del - 2023-24 - Bilag 59: Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder m.v.
Dato
Maj 2024
Justitsministeriet
Slotsholmsgade 10
1216 København K
Telefon
72 26 84 00
Email
[email protected]
ISBN
978-88-98564-35-7
Foto
Scanpix
Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.
8/8