SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

Skatteudvalget 2023-24
SAU Alm.del Bilag 175
Offentligt

Notat

1. marts 2024

Kontor: It-tilsynets sekretariat

Initialer: PHA

Sammendrag af It-tilsynets undersøgelse af ICE-pro-

grammets release- og udsendelsesplan 2023-24 for

2020-ejerboligvurderinger

It-tilsynet har fra oktober 2023 til februar 2024 gennemført en undersøgelse af release- og

udsendelsesplaner for 2020-vurderinger af ejerboliger, de organisatoriske forudsætninger

for at realisere disse samt it-platformens funktionsmåde ift. de endelige 2020-vurderinger

af ejerboliger. It-tilsynet har lagt vægt på, om forudsætningerne er til stede, for at deklara-

tions- og vurderingsmeddelelser vedr. 2020-vurderingerne af ejerboliger kan sendes ud in-

den udgangen af 2024.

It-tilsynet medtager i denne undersøgelse ikke udsendelsen af foreløbige vurderinger, lige-

som samspillet mellem de foreløbige og de endelige vurderinger heller ikke er afdækket.

It-tilsynet vil i en efterfølgende fase, som afrapporteres særskilt i 1. halvår af 2024, fokusere

på realiserbarheden af planer for udsendelse af 2021-vurderinger af erhvervs-, skov- og

landbrugsejendomme samt for understøttelsen af gentagne vurderingsrul og omvurderin-

ger. It-tilsynet er ligeledes i 2024 påbegyndt en undersøgelse af ejendomsbeskatningsprog-

rammet (BF17), som afrapporteres særskilt i 1. halvår af 2024. It-tilsynet er ikke blevet

forelagt en udsendelsesplan for 2025 og 2026 og vil derfor tage stilling til denne, når planen

foreligger.

Aktuel status ift. ejerboliger

It-tilsynet har tidligere gennemført to undersøgelser af udvikling af ny systemunderstøttelse

af vurdering af ejerboliger, som blev afrapporteret i hhv. juni 2021 og januar 2023. Ni tid-

ligere anbefalinger fra disse undersøgelser vurderes fortsat relevante og er derfor fortsat

åbne (se Bilag A).

Som programmet tidligere har oplyst, har der i løbet af 2023 været en række udfordringer

med it-leverancerne, som har betydet forsinkelser i releaseplanen og forskydninger af ind-

hold i releases set i forhold til releaseplaner forelagt for It-tilsynet. Det har forsinket udsen-

delser til boligejerne, hvilket forstærkes af, at det for en lang række ejendomme også er

nødvendigt at udføre manuelle sagsbehandlingsopgaver, som først kan igangsættes, når den

nødvendige it-funktionalitet er til rådighed.

Der udestår væsentlig it-udvikling, som bl.a. skal understøtte udsendelse af 2020-vurderin-

ger vedr. ejerboliger med særligt komplicerede forhold, og vurderingerne forventes at

SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

omfatte en betydelig mængde manuelle sagsbehandlingsopgaver i Vurderingsstyrelsen. En

del af de manuelle opgaver vil kunne henføres til udfordringer med plandata.

Forbedringer i programmet parallelt med undersøgelsen

Ved opstart af undersøgelsen var releaseplanen for 2023 og 2024 udfordret og ikke tilstræk-

kelig robust. Der var fortsat forsinkelser og forskydninger i leverancer.

It-tilsynet har konstateret, at der er gennemført en række forbedringer i ICE-programmet

og i Vurderingsstyrelsen i løbet af undersøgelsesperioden. Releaseplanen for 2024 er i videst

muligt omfang blevet tilpasset de forretningsmæssige behov for udsendelse af udestående

2020-vurderinger af ejerboliger, og der er iværksat tiltag mhp. at formindske risikoen for

yderligere fremtidige forsinkelser.

I 2. halvår af 2023 har fokus været på at styrke test bl.a. med ekstern hjælp, forretningsaf-

klaringer, ledelse og koordinering samt ibrugtagning.

Det bemærkes, at virkningen af de igangsatte tiltag ikke er dokumenteret, inden afrappor-

teringen er afsluttet.

Vurdering

Det vurderes muligt at nå målet om at udsende alle 2020-vurderinger for ejerboliger i 2024

med de fremlagte release- og udsendelsesplaner, men det kræver en proaktiv indsats og

stram styring, samt at de planlagte mitigerende tiltag gennemføres. Det er fortsat et højri-

sikoprogram.

De ibrugtagne dele af systemet fungerer og opleves som brugervenlige med god understøt-

telse af arbejdsprocesser i Vurderingsstyrelsen. It-tilsynet anerkender, at der er taget skridt

til forbedring af programmets performance, og at der arbejdes fokuseret på at skabe større

forudsigelighed i releaseplanen.

Hvis programmet skal nå målet om at udsende de resterende 2020-vurderinger af ejerboli-

ger i løbet af 2024 og indfri øvrige mål, kræver det en kontinuerlig proaktiv ledelsesmæssig

opmærksomhed på at træffe beslutninger om og eksekvere de nødvendige tiltag i det nød-

vendige tempo. Det er afgørende, at programmets performance fortsat forbedres løbende

og effektiviseres. Ledelsen af it-programmet skal styre efter at skabe øget robusthed og

forudsigelighed i releaseplanen gennem detailplanlægning med en længere tidshorisont, tæt

opfølgning på realisering af planen samt et styrket ledelsesmæssigt og fagligt fokus på mu-

lige fremtidige issues, og hvordan de kan undgås.

Igangsatte tiltag med styrket tværgående opfølgning på produktpakker og test skal eksekve-

res, så det sikres, at fejl identificeres og rettes tidligt i udviklingsforløbet, og perioderne til

kontrolleret ibrugtagning skal afkortes. Fremadrettet skal kompetence- og ressourcemæs-

sige flaskehalse, som er medvirkende til at hindre fremdrift i leverancerne, løses hurti-

gere. Systemets performance skal forbedres, så det kan understøtte større mængder udsen-

delser af meddelelser. Hvis der også fremadrettet sker forsinkelser af releases og overløb af

Side 2 af 6

SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

funktionalitet til senere releases, kan målet for udsendelse af 2020- ejerboligvurderinger i

2024 ikke nås.

De hidtidige udfordringer med it-leverancerne betyder, at den manuelle sagsbehandling af

vurderingerne nu er under stort pres. Den for It-tilsynet forelagte udsendelsesplan er meget

overordnet og præciserer ikke, hvilke tiltag der skal understøtte realisering af planen. Der

er behov for, at Vurderingsstyrelsen øger detailplanlægningen af udsendelsesplanen og fast-

lægger og gennemfører de nødvendige forudsætninger for at realisere den.

De nødvendige tiltag skal iværksættes hurtigt, fx yderligere automatisering, indlån af med-

arbejdere fra øvrige fagstyrelser og egne rekrutteringer. Vurderingsstyrelsen skal bidrage til

realiseringen af releaseplanen ved at sikre tilstrækkelig bemanding til at gennemføre hurtige

forretningsafklaringer og sikre aktiv medvirken til at reducere tidsforbruget til kontrolleret

ibrugtagning.

Tæt samarbejde og eksekveringskraft i ledelsen i både Vurderingsstyrelsen og Udviklings-

og Forenklingsstyrelsen, herunder i den it-faglige ledelse i programmet, bliver afgørende

for at indfri målet for 2024.

For de fremtidige vurderinger er det en central udfordring, at det pr. 31. december 2023

ikke længere er muligt for ICE-programmet at opdatere de grunddata og den databerigelse,

som bortfalder med Ejendomsstamregisteret (ESR)

. Det er It-tilsynets vurdering, at der

ikke har været tilstrækkelig ledelsesmæssig opmærksomhed på rettidigt at beslutte og etab-

lere en løsning for overgang til Datafordeleren (DAF)

, som sikrer datagrundlaget for frem-

tidige vurderinger. Der foreligger endnu ikke en funderet projektplan og løsningsbeskri-

velse for opgaven. It-tilsynet vurderer, at der i første omgang er behov for at prioritere en

minimumsløsning, der kan understøtte forsyningen af data på kort sigt, mens en egentlig

modernisering kan ske parallelt i det omfang, der er ressourcer til det.

Endvidere bør myndighederne hurtigt implementere de plandatatiltag, som har høj effekt

på behovet for fremtidig manuel sagsbehandling.

Anbefalinger

It-tilsynet har på baggrund af undersøgelsen femten anbefalinger:

1. Releaseplanen skal være mere forpligtende og realiseres gennem proaktiv ad-

færd.

Historisk har der været en række overløb i releaseplanen, hvor fx funktionalitet

flyttes til en senere release. Kontrolleret ibrugtagning varer af forskellige årsager læn-

gere end normalt. Beslutninger om ændringer i releases er ofte blevet truffet meget

Ejendomsstamregisteret (ESR) var et landsdækkende register, som indeholdt oplysninger om ejerforhold, matrikulære

forhold, vurderinger og ejendomsskatter. Driften af ESR ophørte pr. 31. december 2023.

Datafordeleren (DAF) distribuerer grundlæggende registreringer om personer, virksomheder, adresser, fast ejendom, geo-

grafiske data og kort. DAF er udsprunget af en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, implementeret via Grunddatapro-

grammet og drives i dag af Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur (SDFI).

Side 3 af 6

SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

sent, hvilket har tilført og fortsat risikerer at tilføre risici og kvalitetsudfordringer ifm.

produktion. Vurderingsstyrelsen har tilpasset sine produktions- og udsendelsesplaner

efter, hvad der faktisk er sat i produktion, herunder har styrelsen håndteret en række

affødte manuelle workarounds pga. fejl og mangler i leverancerne.

2. Risici ift. udsendelsesplanen for 2020-vurderinger skal håndteres i tide, sam-

stemt med eksekveringen af releaseplanen.

Der er behov for, at Vurderingsstyrel-

sen øger detailplanlægningen af udsendelsesplanen og fastlægger og gennemfører de

nødvendige forudsætninger for at realisere den. Omfanget af manuelle sagsbehand-

lingsopgaver er højere end forventet, hvilket bl.a. skyldes udfordringer med plandata,

håndtering af foreløbige vurderinger samt forsinkelser og fejl i releases. Vurderingssty-

relsen har først fuldt overblik over omfanget og karakteren af sagsbehandlingsopga-

verne, når en release er lagt i produktion. Der er etableret en god, brugervenlig system-

understøttelse af den manuelle sagsbehandling, og Vurderingsstyrelsen har yderligere

iværksat automatiseringstiltag mhp. at reducere omfanget af manuelle opgaver.

3. Styring på produktpakkeniveau skal sikre entydig placering af ansvar for og op-

følgning på den samlede produktleverance.

Effekt af styrket Release Management

skal sikres. Det samme gælder de såkaldte Produktpakkeejere, som får ansvar for en

produktpakke fra kravstillelse til idriftsættelse. Dette skal understøtte en tæt indholds-

og fremdriftsmæssig styring af de enkelte produktpakker på tværs af udviklingsteams.

4. Den it-faglige ledelse i programmet skal styrkes markant med ansættelse af er-

farne kræfter.

Programmets fremdrift hæmmes af ressourcemæssige flaskehalse både

på ledelses- og specialistniveau. Der er i programmets it-organisation mangel på ledel-

sesressourcer med teknisk indsigt, som kan sikre sammenhæng på tværs af systemmæs-

sige afhængigheder. I it-organisationen anvendes eksterne ressourcer på centrale ledel-

sesposter, og en række interne ledere er nye med begrænset erfaring

5. Styregruppen skal øge programmets eksekveringskraft ift. planer, risikostyring

og risikomitigerende tiltag, herunder implementering af It-tilsynets anbefalin-

ger.

I fremdriftsrapportering er det uklart, hvem der har ansvaret for og overblik over,

hvad der mangler og kræver ekstra ledelsesindsats ift. at nå det samlede scope/leveran-

cerne. Flere af It-tilsynets anbefalinger fra den seneste undersøgelse, fx øget ledelses-

kraft til at fastholde fremdrift på releases og behov for mitigering af arbejdspres hos

nøglepersoner og på kritiske funktionsområder, er fortsat ikke implementeret.

6. Der skal allokeres tilstrækkelige ressourcer og kompetencer til at afslutte for-

retningsafklaringerne indenfor releaseplanens milepæle.

Lovgivningen på områ-

det med en række forskellige kategorier af ejendomme med tilknyttede særbestemmel-

ser betyder, at forretningsafklaringer er en omfattende opgave. I løbet af undersøgel-

sesperioden er der mandet op i strategisk udvalgte teams og sket forbedringer i ekse-

kveringen af de såkaldte udfaldsanalyser, som for hvert ejendomssegment nedbrydes

loven i en række relevante planscenarier mhp. bl.a. at kommunikere lovhjemler for en

Side 4 af 6

SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

vurdering til boligejerne. Revideret planlægning og manglende ressourcer og kompe-

tencer har medført forsinkelser og forskydning i indholdet i releaseplaner.

7. Test og kvalitetssikring skal styrkes og tilføres datadrevet opfølgning.

Fejl er

hidtil blevet opdaget sent i projektforløbet, og udviklingsteams har hidtil testet uensar-

tet. Ingen har hidtil haft det samlede ansvar for de enkelte produktpakker og testen

heraf end-to-end. En ekstern leverandør har nu overtaget test- og kvalitetssikring med

leveranceansvar for de afsluttende tests, ligesom leverandøren tilfører testressourcer i

de enkelte udviklingsteams, hvilket kan forbedre kvalitetssikringen på tværs af teams

på produktpakkeniveau og øge fremdriften.

8. Ændringer til den tekniske platform skal styres tæt med øget ledelseskapacitet

og detaljerede planer.

I den forgangne periode har kritiske ændringer til arkitekturen

bidraget væsentligt til forsinkelser og forskydninger i releaseplanen. Det udestår at til-

passe platformen til at kunne håndtere kommende vurderingsrul, omvurderinger samt

vurderinger af erhvervs-, skov- og landbrugsejendomme. Det kræver en række kritiske

ændringer af varierende kompleksitet i centrale komponenter, men forventes at

kunne indeholdes i den overordnede komponentarkitektur. Der er brug for øget ledel-

sesmæssig fokus ift. design, planlægning, eksekvering og opfølgning på kritiske ændrin-

ger understøttet af mere detaljerede planer og aftaler med teams.

9. Platformens tekniske kapacitet til at understøtte den ønskede volumen i udsen-

delsesplanen skal sikres.

Det udestår at afprøve performance for udsendelser med

de mængder, som det er nødvendigt, platformen kan understøtte i 2024, 2025 og 2026.

Der er nedsat en taskforce, der arbejder på at identificere den maksimale tekniske ka-

pacitet til udsendelser af deklarations- og vurderingsmeddelelser. Taskforce skal iden-

tificere og sikre gennemførelse af de tekniske løsninger, der er for at øge den tekniske

kapacitet til udsendelser.

10. De nødvendige udviklingsmiljøer, testmiljøer og testdata skal etableres hurti-

gere.

Der har ikke været arbejdet stringent på at etablere forudsætninger for at finde

og eliminere fejl tidligt i projektforløbet fx ved at etablere flere udviklings- og testmil-

jøer og etablere dem hurtigere, og det er vanskeligt at tilvejebringe dækkende testdata

til de indledende tests i udviklingsmiljøerne. En ekstern leverandør er i gang med at

udarbejde planer for hurtigere at etablere testmiljøer, herunder at tilrette eksisterende

testmiljøer fremfor at etablere nye testmiljøer. I samme forbindelse arbejdes på mulig-

hederne for at stille testdata til rådighed fx ved at anvende syntetiske data eller produk-

tionsdata.

11. ICE-programmet skal risikomitigere ved at igangsætte en opdatering af den

eksisterende dataløsning for med størst mulig sandsynlighed at sikre data-

grundlaget til 2025-vurderingerne.

En væsentlig del af ICE-programmets eksiste-

rende dataløsning er bygget op omkring den statistiske klassifikation i ESR, som Skat-

teministeriet og KL har aftalt ophører pr. 31. december 2023. For at kunne danne

2025-vurderinger skal programmet overgå til at hente grunddata fra de autoritative

Side 5 af 6

SAU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 175: Invitation til præsentation af It-tilsynets undersøgelse af release- og udsendelsesplaner for de nye ejerboligvurderinger torsdag den 14. marts 2024

registre via DAF. ICE-programmet har i 2023 analyseret to alternative dataløsninger:

1) etablering af en ny cloudbaseret dataløsning, 2) opdatering af den eksisterende data-

løsning. Programmet har haft fokus på den nye cloudbaserede dataløsning, men det er

usikkert, om den kan færdiggøres i 2024. Det fremgår ikke af beslutningsgrundlaget,

hvad omfang og omkostninger er for de to dataløsninger, ligesom risikovurdering af

de to løsningsforslags påvirkning af programmets releaseplan for 2024 heller ikke ind-

går.

12. Plandatatiltag med den højeste effekt for den manuelle sagsbehandling skal op-

prioriteres.

Udfordringer med data, særligt med plandata, genererer omfattende ma-

nuelt arbejde i Vurderingsstyrelsen. Det igangsatte samarbejde med kommunerne,

Plan- og Landdistriktsstyrelsen samt Erhvervsstyrelsen om forbedring af indberetning

og nedbrydning af plandata skal fremskyndes mest muligt.

13. Det skal besluttes, om den nuværende governance for ændringer til model-

grundlaget skal suppleres med et uafhængigt tredjeparts review.

Skatteforvalt-

ningen oplyser, at der gennemføres kvalitetssikrende tiltag, som har til formål at sikre,

at regnemetoden for ejendomsvurderingerne gennemgår kontrol af både teknisk, vur-

deringsfaglig og juridisk karakter. Der er indledningsvist foretaget et uafhængigt eks-

ternt review af den samlede model i 2019. Der gennemføres løbende ændringer og

tilpasninger til modellen efterhånden, som de forskellige ejendomssegmenter inklude-

res. Der arbejdes løbende med at sikre ensartethed og gennemskuelighed i modellen

og den testes ift. træfsikkerhed. Efter afsluttet modeludvikling udarbejdes en lovlig-

hedsvurdering af Vurderingsstyrelsen i samarbejde med Kammeradvokaten. Der gen-

nemføres ikke pt. en uafhængig, tredjeparts review af modellen.

14. Det fremadrettede omkostningsniveau for drift og videreudvikling af løsningen

skal opgøres.

Pt. er ca. 45 årsværk beskæftiget i driftsorganisationen. Der er et ude-

stående med en plan for behovet for videreudvikling og merudvikling efter, at udvik-

lingen under aktstykket lukkes. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har oplyst, at der

ikke foreligger en endelig opgørelse over det fremtidige omkostningsniveau i driftsor-

ganisationen.

15. Der skal implementeres en robust løsning for Problem Management.

De grund-

læggende processer i driftsorganisationen for håndtering af incidents er etableret, og

der arbejdes nu med implementering af Problem Management.

Det bemærkes, at It-tilsynet som supplement til anbefalingerne er kommet med forslag til,

hvordan de kan imødekommes.

Side 6 af 6