REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

Retsudvalget 2023-24
REU Alm.del Bilag 150
Offentligt

RIGSPOLIT. IET.

Retsudvalget 2023-24

REU Alm.del - Bilag 150

Offentligt

RIGSPOLITIET

Notat

Dato: 27-02-2024

Status på Rigspolitiets replanlægning af it-porteføl-

jen og de iværksatte indsatsområder

Der gives neden for en status på Rigspolitiets it-udviklingsportefølje og de fire indsatsom-

råder i Rigspolitiet, der blev iværksat som led i replanlægningen af politiets it-udviklings-

portefølje i maj 2023, jf. også orienteringen til REU af den 16. maj 2023. Statusafrapporte-

ringen er udarbejdet på baggrund af status for de enkelte projekter i 2. halvår 2023.

Status på it-udviklingsporteføljen

Det er samlet set Rigspolitiets vurdering, at der fortsat er udfordringer for en væsentlig del

af de prioriterede projekter i politiets it-udviklingsportefølje samtidig med, at det er lykkedes

at skabe fremdrift i en række projekter og få etableret fundamentet for, at der vil blive yder-

ligere eksekveret på flere projekter i den kommende tid. Det aktuelle billede er forventeligt

givet kompleksiteten i politiets it-udviklingsportefølje, og at det vil tage tid at få alle de prio-

riterede projekter eksekveret.

Rigspolitiet vurderede i forbindelse med replanlægningen af politiets it-udviklingsportefølje

i maj 2023, at det ville være udfordrende at skulle eksekvere på en it-udviklingsportefølje

af det omfang, som politiet har, og at arbejdet dermed ville være behæftet med væsentlige

risici, og at der fortsat ville opstå projektnære forskydninger. Rigspolitiet vurderede imidler-

tid, at det ikke var muligt at nedprioritere yderligere projekter og dermed begrænse porte-

føljens størrelse.

Rigspolitiet har siden replanlægningen i maj 2023 haft fokus på at udmønte prioriteringen,

som lå heri. Således har der i 2. halvår 2023 været fokus på at udmønte prioriteringen på

projektniveau og samtidig genbesøge projektgrundlaget for nogle af de prioriterede projek-

ter for at understøtte projekternes gennemførelse. Dette skyldes, at der har været behov

for at gribe nogle af projekterne væsentligt anderledes an for at sikre den fornødne frem-

drift. Det er forventningen, at der i den kommende tid vil være flere projekter, hvor der vil

kunne være behov for at forelægge aktstykker for Finansudvalget ved væsentlige afvigel-

ser i tid og økonomi. Det er Rigspolitiets vurdering, at disse ændringer er nødvendige for,

at projekterne på sigt kan komme i mål.

Den nuværende prioriterede it-udviklingsportefølje består af tre kategorier med i alt 33 pro-

jekter

, jf. bilag 2. Kategorierne har afsæt i replanlægningen fra maj 2023, og indeholder

følgende opdeling:

It-udvklingsporteføljen indeholder 33 projekter pr. 1. januar 2024, idet 10 projekter, der kræver mindre it-involvering og/eller

øvrige ressourcer uden for it-udviklingskapaciteten, er udgået af it-udviklinsporteføljen og håndteres i andet regi, jf. bilag 2.

REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

1) De højest prioriterede projekter, herunder bl.a. projekter relateret til implementering af

EU-Schengenforpligtelser, et nyt disponeringsværktøj til politiet (POLDISP), en landsdæk-

kende it-løsning til opbevaring mv. af multimediefiler (POLmedia) og genudbud af fingeraf-

trykssystemet (AFIS).

2) Forudsætningsskabende teknologiprojekter, som er en forudsætning for it-driften og it-

udviklingen og bl.a. skal understøtte politiets evne til at eksekvere på it-udviklingsprojekter

og håndtere legacy udfordringer, herunder bl.a. et nyt primært datacenter og en opgrade-

ring af politiets integrationsplatform (POLIP).

3) Projekter som i replanlægningen var forventet afsluttet 1. halvår 2023, hvorfor det blev

vurderet hensigtsmæssigt at afslutte disse projekter, herunder bl.a. den digitale særakt og

styrket brug af tv-overvågning. Der er typisk tale om væsentligt mindre projekter end de

prioriterede projekter og forudsætningsskabende teknologiprojekter.

Rigspolitiet har i 2023 afsluttet 12 af de 33 prioriterede projekter, jf. bilag 2. Heraf er der

tale om et projekt fra de højest prioriterede projekter, to projekter fra de forudsætningsska-

bende teknologiprojekter og ni projekter fra de projekter, der i replanlægningen havde for-

ventet afslutning i 1. halvår 2023, jf. tabel 1.

I 2024 er det på det foreliggende grundlag forventningen, at der afsluttes yderligere syv

projekter, som vil være to prioriterede projekter, to forudsætningsskabende projekter og de

resterende tre fra projekter, der i replanlægningen havde forventet afslutning i 1. halvår

2023. De projekter, som forventes afsluttet i 2024, er bl.a. POLmedia, POLIP og genudbud

af politiets centrale legacy systemer. Dermed er det aktuelt forventningen, at 19 ud af de

33 projekter samlet set vil være afsluttet ultimo 2024, jf. tabel 1.

Side 2

Tabel 1

Oversigt over antallet af bevægelser i it-udviklingsporteføljen siden replanlægningen i maj 2023 og det forven-

tede antal bevægelser frem til ultimo 2024

Kategorier

De højest prioriterede

projekter

Forudsætningsskabende

teknologiprojekter

Projekter som i replan-

lægningen var forventet

afsluttet 1. halvår 2023

Total maj 2023 Heraf projekter af- Heraf projekter der for- Heraf projekter der forven-

sluttet i 2023

ventes afsluttet i 2024

tes afsluttet efter 2024

12 ud af 33

7 ud af 33

14 ud af 33

Det er en forudsætning i replanlægningen, at der løbende afsluttes projekter, så der kan

videreallokeres ressourcer til andre prioriterede projekter i it-udviklingsporteføljen. Afslut-

ningen af de ovennævnte projekter fra replanlægningen i 2023 frigiver således, som plan-

lagt, ressourcer til andre af de prioriterede projekter.

Der er på den baggrund ikke grundlag for at konkludere, at der kan prioriteres yderligere

større projekter ind i Rigspolitiets it-portefølje. Det skyldes, at der fortsat udestår gennem-

førelse af en række store og komplekse projekter fra replanlægningen, som er i gennem-

REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

førelsesfasen, mens andre projekter alene er i en forberedende fase med analyser og ram-

mesætning. Disse projekter skal i den kommende periode tilføres væsentligt flere ressour-

cer for at blive gennemført. Det bemærkes, at Rigspolitiet med replanlægningen bl.a. måtte

udskyde projekter, der indebar udbuds- og databeskyttelsesretlige problemstillinger, og at

disse projekter for nuværende ikke indgår i de prioriterede 33 projekter i it-udviklingsporte-

føljen pga. manglende kapacitet. Projekterne indgår således i Rigspolitiets pipe-line af pro-

jekter, som Rigspolitiet forventer at prioritere ind i it-udviklingsporteføljen mhp. at løse pro-

blemstillingerne i takt med, at der frigøres kapacitet fra afsluttede projekter.

På baggrund af status for replanlægningen er det besluttet i Rigspolitiets direktion, at der

skal igangsættes et review i 1. kvartal 2024 for at se nærmere på enkelte projekters sty-

ringsgrundlag og fundament med henblik på at understøtte forudsætningerne for at komme

i mål med projekterne. Forberedelserne til review er igangsat primo 2024.

Den aktuelle status for it-udviklingsporteføljen primo 2024 viser, jf. ovenfor, at der er kon-

stateret en del afvigelser målt på både tid og økonomi i projekterne. Det kan få betydning

for eksekvering af de prioriterede projekter, der står overfor at skulle have tilført ekstra

ressourcer for at kunne gennemføres. Rigspolitiet har derfor igangsat en ny gennemgang

af porteføljen med henblik på at vurdere, om porteføljen skal drives videre uændret, eller

om der er behov for en omprioritering heraf, herunder berosættelse af enkelte projekter

eller yderligere udskydelse af igangsætning af projekter. Fokus vil således i første omgang

være på, om der er behov for yderligere tilskæring af porteføljen for at kunne gennemføre

de højest prioriterede projekter. Derudover skal det afklares, om der kan frigøres plads til

projekter, der vanskeligt kan bortprioriteres, fx nye EU Schengen projekter.

Status på indsatsområderne

For at understøtte mere fremdrift i bl.a. it-udviklingsporteføljen blev der i 2. kvartal 2023

iværksat en række initiativer, der skal styrke Rigspolitiets it-organisations langsigtede ek-

sekveringsevne samt på sigt gøre op med kendte udfordringer med teknisk gæld, legacy

og compliance. Arbejdet med de fire indsatsområder forløber overordnet planmæssigt. Det

bemærkes i den forbindelse, at indsatsen for en styrket compliance særligt har afhængig-

hed til udfaldet af et igangværende udbud på politiets legacy-systemer.

Vedrørende status på de fire indsatsområder, der har været drøftet i forligskredsen 9. maj

2023 kan følgende oplyses:

1. Styrket eksekvering

Det er en afgørende forudsætning for at kunne sikre en balanceret it-udviklingsportefølje i

Rigspolitiet, at projekter løbende afsluttes. Et ud af flere grundlæggende fundamenter for

dette er at sikre det nødvendige organisatoriske fundament for et robust ledelseslag i Rigs-

politiets Koncern It, som er skabt med en ny organisering i Koncern It med en ny ledelse

og ny ledelsesstruktur bl.a. med fokus på eksekvering og forretningsdrevet it. Samtidig har

Rigspolitiets direktion og politiets koncernledelse et fortsat skærpet fokus på at sikre den

nødvendige fremdrift i politiets it. Det sikres bl.a. gennem løbende opfølgning og afrappor-

tering til de øverste ledelsesniveauer samt etablering af rammer for den nødvendige gover-

nance for beslutningskompetence og prioriteringsmekanismer.

Side 3

REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

Generelt arbejder Rigspolitiet med at styrke eksekveringsevnen ved først og fremmest at

sikre en realistisk balance i politiets it-projektportefølje og en øget leverancekraft i både it-

og projektorganisationerne. Det kræver bl.a. stærkere og mere transparent styring af op-

gaver, forbedret porteføljestyring, ressourcestyring og udgiftsstyring. Rigspolitiet har derfor

implementeret en ny kapacitetsmodel, der skal sikre den nødvendige allokering af ressour-

cer til de højest prioriterede projekter og opgaver. Der pågår sideløbende udvikling af en

model for opgavestyring og håndtering af den løbende tilførsel af forretningsønsker. Til-

sammen skal det medvirke til, at der løbende er balance imellem antallet af projekter og

ressourcer i organisationen.

Rigspolitiet har endvidere fokus på at professionalisere rammerne for projekteksekvering,

og arbejder bl.a. med styrkelse af projektværktøjer, kompetencer og projektprocesser, der

skal sikre, at projekterne opstartes og gennemføres ud fra et stærkere styringsmæssigt

grundlag med tydelighed om projekternes organisering, omfang og udviklingstilgang. Det

vil trinvis implementeres ved opstart af nye projekter. Som støtte til projektorganisationerne

er der i Rigspolitiet i regi af Koncern IT etableret et ledelsesforum, der bidrager til håndte-

ring af projektrisici og eventuelle udfordringer fx i forhold til allokering af ressourcer og pri-

oritering af opgaver. Afledt heraf er der nedsat dedikerede it-teams og task forces, der

understøtter eksekveringen på udvalgte projekter i porteføljen med behov for særligt fokus.

Samtidig er der arbejdet målrettet med styrkelse af governance for it-udviklingsprojekter.

Der er godkendt en ny governance for håndtering af projekters afvigelser i Rigspolitiet, som

stiller krav til en styrket risikostyring i de individuelle projekter med en forventning om risi-

komitigering, såfremt der er indikation på afvigelse i tid eller økonomi.

Et fokuspunkt i arbejdet med at øge eksekveringsevnen i organisationen er endvidere på

formen omkring udviklingsarbejdet, hvor Rigspolitiet har besluttet at arbejde mod imple-

mentering af agile metoder. Der er oprettet det første agile team til håndtering af mindre it-

udviklingsopgaver med det formål hurtigere at få nye efterspurgte løsninger ud til brugerne.

Til at understøtte implementeringen af de agile metoder pågår rekruttering til en nyoprettet

sektion, der skal stå for implementeringen af arbejdsformen på tværs af it-organisationen.

Rigspolitiet står i en situation, hvor der er et stort behov for medarbejdere med de rette it-

kompetencer for at kunne eksekvere på udviklingen af eksisterende og nye it-løsninger.

Disse ressourcer er dog vanskelige at rekruttere på et arbejdsmarked med stor efterspørg-

sel og generel mangel på en række kritiske it-kompetencer. For at skabe bedre forudsæt-

ninger for Rigspolitiets rekruttering af it-specialister er der etableret et graduate-program,

der primært er målrettet nyuddannede eller personer med få år på arbejdsmarkedet, og

som har flair eller talent for et eller flere områder inden for it. Det er intentionen, at graduate-

programmet med tiden skal skabe en intern pulje af medarbejdere i it-organisationen, der

kan flyttes derhen, hvor der er identificeret manglende kompetencer eller ressourcer.

Rekrutteringsforløbet for 2023 resulterede i ansættelsen af 10 kandidater ud af de over 200

ansøgere.

2. Reduktion af teknisk gæld

Den samlede tilstand for politiets infrastruktur er præget af manglende vedligehold og

teknisk gæld, hvilket er hæmmende for politiets mulighed for en hurtig og effektiv udvikling

Side 4

REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

samt implementering af nye teknologier. Rigspolitiet arbejder derfor på en plan for at

modernisere infrastrukturen, så den også fremover matcher den teknologiske udvikling.

I den sammenhæng pågår der et omfattende arbejde med at automatisere infrastrukturen,

hvilket skal sikre, at opdatering af software, certifikater og lignende fremadrettet foregår

rettidigt og med et mindre ressourcetræk på organisationen. Endvidere vil projekter og ud-

viklingsopgaver kunne eksekveres markant hurtigere og med et betydeligt mindre ressour-

cetræk. Som en forudsætningsskabende indsats pågår der et grundlæggende arbejde med

at opdatere soft- og hardware, samtidig med at den del af infrastrukturen, der understøtter

efterforskningsdata, er under opgradering. Herudover arbejdes der med forbedret under-

støttelse af den digitale arbejdsplads i politiet, fx bedre interne kommunikationsmuligheder.

For mange af de it-systemer, der driftes på politiets infrastruktur, er det kritisk at opretholde

en stabil og sikker drift og oppetid. Derfor er det nødvendigt løbende at udskifte infrastruk-

turen, således at driftsstabiliteten, oppetiden og sikkerheden ikke kompromitteres. Projek-

tet om moderniseringen af politiets nuværende sikkerhedskompleks er et eksempel på, at

manglende løbende udskiftning af infrastruktur er hæmmende for eksekveringen. Projektet

skal designe en ny sikkerhedsinfrastruktur baseret på moderne markedsstandarder med

kontinuerligt opdateret versionering, som kan imødekomme nuværende og fremtidige krav.

Den nye sikkerhedsinfrastruktur skal samtidig øge sikkerheden, tilgængeligheden og for-

bedre kvaliteten af services med henblik på bedre forretningsunderstøttelse af politiets ope-

rative og administrative it-systemer.

3. Håndtering af legacy

Rigspolitiet har pr. 1. september 2023 etableret en Legacy-afdeling, og den 1. november

2023 tiltrådte ny afdelingschef, og opbygningen af området fortsætter. Der er udarbejdet

”as is-billede” af samtlige it-systemer i legacy-porteføljen samt integrationer mellem syste-

mer i legacy-porteføljen og øvrige it-systemer. Der gennemføres nu analyser i seks spor,

der skal sikre et samlet beslutningsgrundlag for fremtidens modernisering af legacy-porte-

føljen, herunder bl.a. de ressourcemæssige og økonomiske forudsætninger for arbejdet.

Det bemærkes i den forbindelse, at det er Rigspolitiets forventning, at der vil være et behov

for særskilt finansiering heraf.

Rigspolitiet er ved at gennemføre et udbud af politiets legacy-område med det formål at

genudbyde drift, vedligeholdelse og support af 21 legacy-systemer, idet den eksisterende

kontrakt ikke har været konkurrenceudsat i henhold til gældende udbudsregler. En ny kon-

trakt skal sikre fortsat stabil drift af it-systemerne, og understøtte arbejdet med modernise-

ring af politiets legacy-område. Der forventes indgået ny kontrakt i 2. halvår 2024.

4. Styrket compliance

Rigspolitiets eksekverings- og legacy-udfordringer på it-området skaber problemer med at

leve op til gældende regler og lovgivning på udbuds- og databeskyttelsesområdet (mang-

lende compliance). Politiet har bl.a. kontrakter, som ikke kan genudbydes rettidigt.

Rigspolitiet har siden 2017 arbejdet målrettet med at styrke sin udbudscompliance, og der

er som resultat heraf sket en styrkelse over årene. Arbejdet hermed fortsætter, om end

Rigspolitiets evne til at sikre udbudscompliance fortsat vil være udfordret på it-området de

Side 5

REU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 150: Orientering om status på Rigspolitiets replanlægning af it-udviklingsporteføljen, fra justitsministeren

kommende år særligt i lyset af den prioritering, der er gennemført som led i replanlægnin-

gen.

Rigspolitiet arbejder fortsat med gennemførelse af det igangværende udbud af politiets

centrale systemer i form af DXC-porteføljen, hvilket vil afløfte en væsentlig del af den mang-

lende compliance på udbudsområdet i politiet.

Det databeskyttelsesretslige område i Rigspolitiet har endvidere fortsat væsentlige udestå-

ender og vil i lighed med udbudsområdet være udfordret i de kommende år. Dette skal

ligeledes ses i lyset af den nødvendige prioritering, der er gennemført som led i replanlæg-

ningen, idet det dog bemærkes, at situationen ikke vurderes at være forværret i perioden

efter replanlægningen.

Rigspolitiet arbejder fortsat med at tydeliggøre de nødvendige indsatser på complianceom-

rådet, herunder særligt i relation til skabelsen og vedligeholdelsen af et samlet overblik

over status på compliance.

Side 6