Finansudvalget 2023-24
FIU Alm.del Bilag 89
Offentligt
2814466_0001.png
Januar 2024
Rigsrevisionens notat om
tilrettelæggelsen af en større
undersøgelse af Uddannelses-
og Forskningsministeriets
indsats for at sikre økonomi
og tidsplan for et nyt
studieadministrativt it-system
FIU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 89: Notat om beretning om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for et nyt studieadministrativt it-system, fra Rigsrevisionen
2.. 1.
Tilrettelæggelsesnotat til Statsrevisorerne
1
Tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af Uddan-
nelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre
økonomi og tidsplan for et nyt studieadministrativt
it-system
5. januar 2024
RN 1502/24
I. Indledning
1. Statsrevisorerne anmodede på deres møde den 6. november 2023 om en undersø-
gelse af Uddannelses- og Forskningsministeriets tilsyn med it-projektet
”Nyt SIS”, som
skal udvikle og implementere et nyt studieadministrativt it-system til 7 af landets uni-
versiteter. Dette notat beskriver, hvordan Rigsrevisionen agter at tilrettelægge under-
søgelsen.
Undersøgelsen kan gennemføres, så Rigsrevisionen kan afgive en beretning til Stats-
revisorerne i 4. kvartal 2024.
II. Baggrund
2. Folketingets Finansudvalg har anmodet Statsrevisorerne om bistand til løbende at
følge it-projektet
”Nyt SIS”
med henvisning til § 2, stk. 7, i lov om statsrevisorerne.
Statsrevisorerne har besluttet at imødekomme Finansudvalgets anmodning.
Finansudvalget har tiltrådt fortroligt Akt E 27/10 2023 om universiteternes udvikling
og implementering af et nyt studieadministrativt it-system.
Det fremgår af Finansudvalgets beretning om forløbet, at universiteterne i maj 2022
har sendt it-projektet i udbud og afholdt udgifter for mere end 70 mio. kr. uden forud-
gående tilslutning fra Finansudvalget. Dermed har Uddannelses- og Forskningsmini-
steriet ikke overholdt budgetvejledningens regler.
Det fremgår endvidere af Finansudvalgets beretning, at Uddannelses- og Forsknings-
ministeriets departement i juni 2022 fik kendskab til, at universiteterne havde sendt
it-projektet i udbud, men at departementet først i oktober 2023 sendte et aktstykke
til Finansudvalget. Finansudvalget havde på dette tidspunkt ca. 1�½ uge til at behandle
aktstykket, inden leverandørens tilbud udløb. Endelig fremgår det af Finansudvalgets
beretning, at Finansudvalget på det skarpeste har påtalt forløbet forud for modtagel-
sen af aktstykket over for Uddannelses- og Forskningsministeriet, uddannelses- og
forskningsministeren og universiteterne.
Forelæggelsesgrænse for
it-projekter
Det fremgår af budgetvejled-
ningen, at statslige it-projek-
ter maksimalt må afholde ud-
gifter for 70 mio. kr. forud for
forelæggelse for Finansud-
valget.
FIU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 89: Notat om beretning om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for et nyt studieadministrativt it-system, fra Rigsrevisionen
2814466_0003.png
2
III. Tilrettelæggelsen af undersøgelsen
3. Det nye studieadministrative system skal behandle data om de studerende og skal
bl.a. danne grundlag for udbetaling af aktivitetstilskud til universiteterne og SU til de
studerende. Projektet, der skal udvikle og implementere it-systemet, har været i gang
siden 2016 og var frem til december 2021 forankret i Uddannelses- og Forskningsmi-
nisteriet. I 2021 blev ansvaret for projektet overdraget til universiteterne med Akt 127
16/12 2021. Figur 1 viser en tidslinje for projektet.
Figur 1
Tidslinje for det nye studieadministrative it-system
Uddannelses- og
Forskningsministeriet har
ansvaret for it-projektet
Universiteterne har
ansvaret for it-projektet
2016
It-projektet
starter
April 2022
Uddannelses- og
Forskningsstyrelsen
orienteres om udbuddet
December 2021
Akt 127:
Ansvaret for
projektet overdrages
til universiteterne
Juni 2022
Uddannelses- og Forsknings-
ministeriets departement
får kendskab til udbuddet
2035
It-projektet
forventes
afsluttet
Maj 2022
DTU sender it-projektet
”Nyt SIS”
i offentligt udbud
Oktober 2023
Fortroligt Akt E:
Uddannelses- og Forsknings-
ministeriet anmoder Finansudvalget
om en samlet økonomisk
ramme til it-projektet
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af bl.a. fortroligt Akt E 27/10 2023 og Akt 127 16/12 2021.
4. Statsrevisorerne har på baggrund af Finansudvalgets anmodning bedt Rigsrevisio-
nen om løbende at følge Uddannelses- og Forskningsministeriets udvikling og imple-
mentering af it-systemet. Undersøgelsen er derfor tilrettelagt med fremadrettet op-
følgning for øje.
Vi agter at tilrettelægge en undersøgelse med det formål at vurdere Uddannelses- og
Forskningsministeriets styring af og tilsyn med it-projektets økonomi og tidsplan, her-
under ministeriets overholdelse af budgetvejledningens regler om forelæggelse for
Finansudvalget.
Undersøgelsen vil omfatte 2 dele:
Har Uddannelses- og Forskningsministeriet styret projektets økonomi og tidsplan
tilfredsstillende, før ansvaret for projektet blev overdraget til universiteterne?
Har Uddannelses- og Forskningsministeriet ført et tilfredsstillende tilsyn med pro-
jektets økonomi og tidsplan, efter at ansvaret for projektet blev overdraget til uni-
versiteterne?
FIU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 89: Notat om beretning om Uddannelses- og Forskningsministeriets indsats for at sikre økonomi og tidsplan for et nyt studieadministrativt it-system, fra Rigsrevisionen
3
5. Vi lægger dermed op til en undersøgelse, der dækker hele forløbet vedrørende Ud-
dannelses- og Forskningsministeriets anskaffelse af det nye it-system, både før og
efter at ansvaret for projektet blev overdraget til universiteterne.
Første del af undersøgelsen omfatter perioden frem til, at ansvaret for projektet blev
overdraget til universiteterne. Denne del af undersøgelsen vil være baseret på krave-
ne til statslige it-projekter, som de fremgår af budgetvejledningen og af statens it-pro-
jektmodel. Det fremgår bl.a. heraf, at it-projekter maksimalt må afholde udgifter for
70 mio. kr. til idéfase, analysefase mv., før projektet forelægges for Finansudvalget.
Uddannelses- og Forskningsministeriet skal derfor løbende følge projektets økonomi
og orientere Finansudvalget, inden forelæggelsesgrænsen er nået. Vi vil i den sam-
menhæng undersøge, hvordan ministeriet i denne periode har tilrettelagt opfølgnin-
gen på projektets økonomi, herunder hvornår ministeriet burde have orienteret Fi-
nansudvalget om projektet.
Anden del af undersøgelsen omfatter perioden efter, at ansvaret for projektet blev
overdraget til universiteterne. Denne del af undersøgelsen handler om Uddannelses-
og Forskningsministeriets tilsyn med projektet. Det fremgår af universitetsloven, at
ministeriet bør føre tilsyn med universiteterne, herunder med it-projektet, der skal ud-
vikle og implementere det nye studieadministrative system. Vi vil på den baggrund un-
dersøge grundlaget for projektets økonomi og tidsplan, herunder ministeriets indsats
for at sikre kvaliteten af bl.a. projektets business case og projektgrundlaget forud for
forelæggelsen af Akt E. Undersøgelsen kan endvidere omfatte eventuelle initiativer,
som ministeriet har tilrettelagt på baggrund af forløbet omkring Akt E.
Når beretningen er afgivet til Statsrevisorerne, vil vi løbende følge Uddannelses- og
Forskningsministeriets indsats for at sikre it-projektets økonomi og tidsplan frem til
projektets afslutning.
6. Rigsrevisionen skal for god ordens skyld understrege, at der undervejs vil kunne
ske ændringer i forhold til det skitserede oplæg.
Universitetsloven
Universitetsloven regulerer
universiteternes virke. Det
fremgår bl.a. heraf (§ 1, stk. 2),
at universiteterne er statsfi-
nansierede selvejende institu-
tioner inden for den offentlige
forvaltning under tilsyn af
Uddannelses- og Forsknings-
ministeriet.
Birgitte Hansen