BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Beskæftigelsesudvalget 2023-24
BEU Alm.del Bilag 203
Offentligt

Analyse af

jobcentermedarbejdernes

registreringsbyrde

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

Maj 2024

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Indholdsfortegnelse

1. Afsæt for analysen

2. Kortlægning: Hvad består registreringsopgaven af?

3. Analyse: Hvad påvirker og skaber registreringsbyrden?

4. Løsningsspor: Hvordan kan registreringsbyrden forenkles?

5. Bilag til afrapporteringen

s. 3

s. 4

s. 10

s. 15

s. 20

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

1. Afsæt for analysen

Baggrund og formål:

Som led i ‘Anden delaftale om nytænkning af beskæftigelsesindsatsen’,

blev det besluttet at gennemføre en analyse af jobcentermedarbejderes registreringsbyrde.

Formålet

med analysen er at undersøge, hvordan jobcentermedarbejdernes hverdag kan gøres

mindre administrativ tung samt at pege på forslag til at forenkle eller reducere mængden af

registreringer, uden at borgerens retssikkerhed kompromitteres.

Fokus:

Analysen har haft fokus på at kortlægge medarbejdernes oplevede registreringsbyrde

og årsager dertil og er således ikke en kortlægning af medarbejdernes ressource- og

tidsforbrug. Analysen fokuserer gennemgående på tre hovedspørgsmål:

• Hvad består registreringsopgaven af?

• Hvad skaber og påvirker registreringsbyrden?

• Hvordan kan registreringsbyrden forenkles?

Metode

Analysens data er indsamlet i 2023 og består af

følgende elementer:

•

Kortlægning af skærmoptagelser:

Der er kortlagt

40 skærmoptagelser af 2-3 medarbejdere fra 6

forskellige kommuner. Videoerne viser 13

forskellige sagsskridt på borgersager

•

Casebesøg:

Der er gennemført workshops og

interviews med sagsbehandlere, ledere og it-

superbrugere i 6 kommuner

•

Workshop og interviews:

Workshops med

kommuner og interviews med it-leverandører for at

kvalificere resultaterne fra kortlægningen og de

analytiske fund

Genstandsfelt:

Analysen undersøger jobcentermedarbejdere, der arbejder med indsatsen

for aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere over 30 år. Den har således alene undersøgt

registreringsopgaverne hos denne gruppe af medarbejdere. Ved registrering forstås alle

skærmhandlinger.

Der har derudover været nedsat en

følgegruppe

bestående af BM, KL, DS, HK, Schultz og KMD og

tre kommuner, der har kvalificeret analysens metode,

fokus, fund og anbefalinger.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

2. Kortlægning

Hvad består registreringsopgaven

af?

Dette afsnit skitserer først de it-systemer sagsbehandlerne primært

arbejder i. Dernæst hvad sagsbehandlerens registreringsopgaver

består af og hvordan opgaverne opleves.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Hvilke it-systemer arbejder sagsbehandlerne i?

I nedenstående skitseres de rammer og systemer som sagsbehandlerne primært arbejder i.

Kort om kommunernes it-systemer

• Der er ikke statslige krav til, hvilke fagsystemer kommunerne skal

anvende. De beslutter derfor selv, hvilket fagsystem, de ønsker at

anvende. Det betyder, at der er kommunale variationer.

• I praksis anvender kommunerne Momentum (KMD) eller Fasit

(Schultz) som deres primære fagsystem.

• Kommunerne kan lave tilkøb til fagsystemet, som kan effektivisere

flows, arbejdsgange mv. Prioriteringen heraf varierer på tværs af

kommuner.

• Udover de primære fagsystemer skal sagsbehandlerne samtidig

bruge en række andre it-systemer, fx VITAS, Kommunernes

Ydelsessystem (KY), Netforvaltning Sundhed, Mediconnect mv.

De bruges fx til at indhente lægeerklæringer, oprette

virksomhedspraktik, forberedelse af sager til rehabiliteringsteamet.

(Se figuren til højre).

Kortlægningen viser, at medarbejderne primært bruger nedenstående systemer til de

sagsskridt, der er kortlagt i analysen.

Det primære fagsystem

(Fasit/Momentum)

Understøtter dokumentation og

registrering af de

lovgivningsmæssige krav på

beskæftigelsesområdet.

Mediconnect

Netforvaltning

Sundhed

Understøtter sagsflow til

Understøtter indhentningen

rehabiliteringsteam i

kommunen og psykolog- og af lægeerklæringer digitalt.

speciallægeerklæringer.

Kommunernes

Ydelsessystem (KY)

Understøtter ydelsesdelen

i borgerens forløb.

VITAS

Understøtter samarbejdet

mellem jobcenter og

virksomheder om

virksomhedsforløb mv.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Registreringsopgaver der behandles i analysen

Analysen har kortlagt de registreringsopgaver, der knytter sig til seks områder i sagsbehandlernes arbejde med

aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere. De følgende afsnit præsenterer analysens fund på tværs af de seks

områder og de overordnede registreringsopgaver, der er vist i figuren herunder.

1. Samtale

Indkalde til samtale,

registrere visitationssamtale,

registrere afholdt jobsamtale

2. Rehabiliteringsteam

Forberede sag til

rehabiliteringsteam

3. Tilbud

Igangsætte

virksomhedsrettet tilbud,

igangsætte ØVO-tilbud,

opfølgning på tilbud

• Oprette/gennemgå

ansøgning

• Udfylde oplysninger

• Oprette bevilling

• Oprette placering

• Sende afgørelsesbrev

• Redigere Min Plan

• Oprette opgave til

admin.team

4. Rådighedsvurdering

Rådighedsvurdering ved

udeblivelse, udvidet

partshøring, indstille til

sanktion

• Registrere udeblivelse

• Oprette negativ

hændelse

• Gennemgå fritagelser

• Gennemgå

journalnotater mv.

• Udfylde

partshøringsbrev

• Notere og vurdere

partsindlæg

• Indstille til sanktion

5. Helbred og samtykke

Indhente samtykke-

erklæringer og indhente

helbredsmæssige

oplysninger

• Hente og udfylde

blanket

• Sende brev til borger

• Oprette sag i NFS

• Udfylde oplysninger

om sagen

6. Fravær og ferie

Registrere fravær og

fritagelser samt tjekke ret til

ferie

• Oprette indkaldelse

og sende brev

• Oprette borger i

systemet

• Oprette samtale

• Skrive aftaler mv.

• Skrive journalnotat

• Sende

vejledningspjece mv.

• Redigere Min Plan

• Oprette sag i

Mediconnect

• Importere

dokumenter fra NFS

• Importere

dokumenter fra

fagsystem

• Sende sagen til

rehabiliteringsteam

• Oprette/forlænge

fravær og fritagelser

• Tjekke

forsørgelseshistorik ift.

borgers ret til ferie

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Hvad kendetegner sagsbehandlernes registreringsopgave?

Kortlægningen viser, at registreringsopgaven er kendetegnet ved følgende:

1. Registreringsopgaven er fragmenteret:

Registreringsarbejdet er kendetegnet ved mange klik,

tekstproduktion, skift mellem moduler, felter, skabeloner og it-systemer. Det hænger bl.a. sammen

med, at sagsbehandleren ofte har behov for at finde oplysninger

om borgers forløb, der fremgår forskellige steder i systemet, samt at nogle sagsskridt kræver

registreringer i flere forskellige it-systemer. Det gør, at sagsbehandler oplever, at arbejdet er

tidskrævende, og at det er svært at få et godt flow i registreringsarbejdet.

2. Prosatekst er en tidskrævende registreringsopgave:

Skærmoptagelserne viser, at

sagsbehandlerne bruger en stor del af deres tid på tekstproduktion. Tekstproduktion er tidskrævende,

fordi det kræver faglige vurderinger af, hvad og hvor meget, der skal skrives, og sikring af, at

formuleringerne er lovmedholdelige. I tilfælde med forskellige modtagere af de samme oplysninger

(fx borger, virksomhed, læge eller kollega) skal teksterne gennemlæses, justeres og målrettes til hver

modtager.

3. Notifikationer er registreringer, der bruges til opgavestyring:

Sagsbehandlerne opretter

påmindelser, notifikationer og frister til dem selv med opgaver, der skal gennemføres senere i

borgerens forløb på specifikke tidspunkter. Det gør de for at sikre, at reglerne overholdes.

4. Variation i registreringspraksis:

Analysen viser variation i registreringspraksis

både på tværs af jobcentre og sagsbehandlere i samme jobcenter. Det knytter sig

til sagsbehandlernes tilgange og arbejdsmetoder samt kommunernes lokale organisering og

arbejdsgange. Fx har nogle organiseret særligt ”tunge” registreringsopgaver i dedikerede teams (fx

ift. rådighed og sanktioner og forberedelse af sager til rehabiliteringsteamet). Variationen hænger

også sammen med, at kommunerne tilkøber forskellige it-løsninger til deres fagsystemer for at

optimere systemet.

Eksempler på typer af registreringsopgaver

Finde oplysninger

om borgerens sag i:

• Journalnotater

• Fritekstfelter

• Afgørelsesbreve

• Historiske akter

Skrive prosa i:

• Aftalefelt (Min Plan)

• Planbeskrivelse (Min Plan)

• Fritagelsesbegrundelser

• Journalnotat

• Breve til digital post

Lave notifikationer, fx:

• Frist for at vejlede borgeren

• Reminder til samtaleindkaldelse

• Frist for udløbet jobmål

• Reminder på at booke tolkebistand

Eksempler på omfanget af klik og tekstproduktion

•

Registrering af virksomhedspraktik

80 klik, 50 pct. af tiden bruges på tekstproduktion

•

Registrering efter jobsamtale

40 klik, 60 pct. af tiden bruges på tekstproduktion

•

Registrering af rådighedsvurderingssamtale og

partshøring

40 klik og 20 pct. af tiden bruges på tekstproduktion

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Eksempel 1: Registreringsopgaver når borger

ikke møder op i tilbud

Lovophæng

Figuren til højre illustrerer et eksempel på

registreringsopgaver, når en borger ikke

møder op i sit tilbud.

Kommunen undersøger og vurderer en

borgers rådighed, hvis der opstår tvivl

herom. Kommunen foretager partshøring og

indstiller til sanktion, hvis betingelserne for

det er opfyldt.

Figuren viser blandt andet, at:

• Der skal foretages en række forskellige

registreringer og tekstproduktion til breve

og indstillinger

• Registreringerne indebærer en række

opslag i akter og forskellige moduler i it-

systemerne

• Registreringerne har ophæng i forskellig

lovgivning (Lov om aktiv socialpolitik,

Offentlighedsloven, Forvaltningsloven,

Databekendtgørelsen)

LAS § 13 stk. 7-8

Rimelige grunde til

fravær fra tilbud

LAS § 35 stk. 1

Sanktionering er betinget

af, at kommunen vejleder

om alle rettigheder og

pligter

Primære registreringsopgaver

Tjekke

Fremmøde-

skema

Tjekke datoer i

afgørelsesbrev

Tjekke

fritagelser

Øvrige eventuelle registreringer

Tjekke

Journal for

vejledning sendt

Tjekke om

borger er

vejledt korrekt

Udvidet partshøring:

Udtømmende kontakt (sms,

mail, brev opkald mv.) samt

registrering heraf

Offentlighedsloven § 13

I sager hvor der træffes

afgørelse, skal der gøres

notat om indhold af

oplysninger

Offentlighedsloven § 13

(notatpligt)

Væsentlige sagsskridt

Lave vurdering og sende

partsindlæg til Ydelser

(afslut partshøring)

Registrere svar

(partsindlæg)

Start

Forvaltningsloven § 19,

stk. 1.

Der må ikke træffes

afgørelse, før parten har

haft lejlighed til at

komme med udtalelse

DBKG § 48

Oplysninger om admini-

stration af reglerne om

rådighed og sanktioner

Kopiere

oplysninger fra

afgørelsesbrev

Oprette

parthørings-

brev til borger

Oprette negativ

hændelse

Afvente svar

fra borger

Oprette

notifikation om

igangværende

partshøring

Oprette opgave

vedr. opfølgning

på partshøring

Slut

Justere og sende

partshøringsbrev

DBKG = Databekendtgørelsen

LAS = Lov om aktiv socialpolitik

Oplysninger går til

borger (digitalt)

Sagsbehandler finder

oplysning i andet modul

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Eksempel 2: Registreringsopgaven for udarbejdelse og upload af sager til

rehabiliteringsteamet

Figuren til højre illustrerer et eksempel på hvordan

forskellige typer af dokumentation uploades til

rehabiliteringsteamet. Flowet varierer afhængigt af

fagsystem og jobcenter.

Sagsbehandlerne oplever, at registreringsarbejdet

frem mod rehabiliteringsteamet er en tidskrævende

opgave. Det skyldes bl.a., at det:

• Indebærer en række registreringer og fagligt

dokumentationsarbejde af relevante indsatser,

resume af relevante lægelige oplysninger,

oplysninger fra borgeren, udarbejdelsen og

upload af den forberedende del af

rehabiliteringsplanen

• Kræver registreringer og tekstproduktion i flere it-

systemer, som i varierende grad er integreret med

sagsbehandlerens fagsystem

• Kræver indhentning af lægeattester, der opleves

som særlig tidskrævende, og kræver præcise og

grundige beskrivelser

• Kræver indhentning af samtykkeerklæring, hvor

den digitale understøttelse varierer på tværs af

kommuner. I nogle kommuner ses eksempler på

print, underskrift og scanning af erklæringen.

Den forberedende del af

rehabiliteringsplanen

Min Situation*

Fagsystem

PDF

Jobnet/Fagsystem

PDF

Mediconnect

Relevante bilag:

fx sagsbehandlers resume,

slutrapporter,

forsørgelseshistorik

Fagsystem

PDF

Samtykke

fra borger

Indhentning af

lægeattester

Netforvaltning

Sundhed

Fagsystem

PDF

*Der er ikke lovkrav til at Min situation skal anvendes. Kommunen kan

vælge at indarbejde oplysningerne på anden vis i den forberedende del

af rehabiliteringsplanen.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

3. Analyse

Hvad skaber og påvirker

registreringsopgaven?

Her præsenteres de faktorer, som analysen peger på skaber og

påvirker registreringsopgaven hos sagsbehandlerne.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Faktorer, der skaber og påvirker registreringsbyrde

Analysen viser, at registreringsbyrden opstår på baggrund af en række forskellige faktorer, der i samspil har betydning for den tid,

sagsbehandleren bruger på registreringsopgaven. De forskellige faktorer kan inddeles i to grupper af faktorer, der præsenteres på

de følgende sider.

Faktorer, der skaber registreringsbyrden

De skabende faktorer knytter sig til regler, tilsyn og

retssikkerhed. De omfatter:

Regelmængden

Regelkompleksitet

Løbende regelændringer

Generelle krav til sagsbehandling

Sikring af borgerens retssikkerhed

Skriftlig kommunikation

Tilsyn og principafgørelser

Faktorer, der påvirker registreringsbyrden

De påvirkende faktorer knytter sig til de lokale forhold som

sætter rammerne for medarbejdernes registreringsarbejde.

De omfatter:

Lokal implementering, organisering og

kompetencer

It-understøttelse og lokale tilkøb

Uhensigtsmæssigheder i it-understøttelsen

Faktorerne beskrives på slide 12-13

Faktorerne beskrives på slide 14

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Faktorer, der skaber registreringsbyrden

Analysen peger på, at nedenstående faktorer er med til at skabe registreringsbyrden.

1. Regelmængden:

Beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved en række regler og proceskrav, der

regulerer indsatsen. Selvom den enkelte regel kan være let at administrere, viser analysen, at den

samlede mængde af regler øger registreringsbyrden. Dels fordi mængden af regler, der skal

administreres har betydning for, hvor meget tid der bruges på at registrere. Dels fordi det er

tidskrævende for medarbejderne at vurdere og tjekke, hvilken regel der er relevant i en given situation.

2. Regelkompleksitet:

Kompleksitet i reglerne betyder, at lovgivningen kan være indviklet at

administrere efter for sagsbehandlerne. Sagsbehandlerne skal fx forholde sig til flere forskellige typer af

fritagelser og samtaler, vurdere hvilken regel eller undtagelse til reglen, der finder anvendelse, og

registrere korrekt derefter. Det er således ikke alene antallet af regler, der har betydning for

registreringsbyrden, men også hvor kompleks den enkelte regel er at administrere efter.

3. Løbende regelændringer:

Løbende regelændringer betyder, at sagsbehandlerens

registreringsopgave ændrer sig tilsvarende. Når der udmøntes nye regler er der samtidig en manglende

systematik ift. at vurdere, hvad den enkelte nye regel har af konsekvenser for sagsbehandlerens

praksis, registreringer og tidsforbrug. Blandt andet fordi udmøntning af regler afhænger af flere aktører,

fx embedsværket, it-leverandører, Ankestyrelsen og kommuner.

4. Generelle krav til sagsbehandling:

Det er ikke alene beskæftigelseslovgivningen, der skaber

registreringsopgaver. Generelle krav til sagsbehandling, der skal sikre borgerens retssikkerhed (jf.

forvaltningsloven, offentlighedsloven og retssikkerhedsloven) fører også registreringsopgaver med sig.

Der er fx krav om, at skriftlige afgørelser skal ledsages af fyldestgørende individuelle begrundelser,

sagen skal være tilstrækkeligt oplyst, og der er notatpligt.

Eksempel: Regler om rådighed og

sanktioner

Reglerne vedrørende rådighed og sanktioner er et af de

områder, som sagsbehandlerne finder tungt og komplekst at

administrere. Det skyldes bl.a., at:

• Området er reguleret af mange regler, der har ophæng i

flere regelsæt (fx Lov om en aktiv socialpolitik,

forvaltningsloven, offentlighedsloven samt regler i

relevante bekendtgørelser)

• Registreringsfejl og manglende dokumentation kan få

konsekvenser for borgerens ret til hjælp (eller ydelser) og

retssikkerhed

• Registreringsopgaven opleves af sagsbehandlerne ikke

altid at give værdi eller mening i forhold til borgerens

situation

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Faktorer, der skaber registreringsbyrden

Analysen peger på, at nedenstående faktorer er med til at skabe registreringsopgaven.

5. Sikring af borgerens retssikkerhed:

Analysen viser, at sagsbehandlerne ofte bruger lang tid

på at gennemgå og dobbelttjekke, at deres registreringer er nøjagtige. Det hænger sammen

med borgerens retssikkerhed, idet at fejlregistreringer kan få konsekvenser for borgernes

forsørgelsesgrundlag, fx i form af en sanktion.

6. Skriftlig kommunikation:

Sagsbehandlerne oplever, at den skriftlige kommunikation til

borgerne er uhensigtsmæssig ift. målgruppen. Det hænger sammen med, at der i dag er krav

om skriftlig kommunikation til borgeren i form af afgørelsesbreve og Min Plan, men

sagsbehandlerne oplever, at mange borgere enten ikke læser informationen, eller at de bliver

utrygge og står tilbage med flere spørgsmål end svar. Sagsbehandlere anvender derfor også

andre kommunikationskanaler fx sms og tilkøbte chat-apps integreret i fagsystemerne til at

formidle budskaber tydeligt eller forklare informationerne mundtligt.

7. Tilsyn og principafgørelser:

Analysen viser, at tilsyn med kommunernes indsats påvirker

registreringsopgaven. Det skyldes, at kommunerne skærper deres opmærksomhed på de

områder, der føres tilsyn med og indretter nye praksisser, der kan føre til nye registreringer og et

øget behov hos sagsbehandlere for at gennemtjekke, at deres registreringer er korrekte.

Analysen peger derudover på, at det for ledelse såvel som sagsbehandlere i nogle tilfælde kan

være uklart, hvilken værdi tilsynene har ift. kerneopgaven om at hjælpe borgerne i job.

Ankestyrelsens løbende regelfortolkning i form af nye principafgørelser øger på lignende vis

kompleksiteten i registreringsopgaven, fordi en ny fortolkning af reglerne også påvirker

registreringskravene. Sagsbehandlerne oplever, at det er en krævende opgave at holde sig

opdateret på de løbende ændringer til, hvad og hvordan de skal registrere.

Eksempel: Tilsyn påvirker

registreringspraksis

Analysen peger på, at de revisioner og tilsyn, der

gennemføres på beskæftigelsesområdet (årlige

revionsgennemgange, fokusrevisioner, skærpet tilsyn mv.)

kan være med til at påvirke registreringsbyrden.

Når kommunen eksempelvis får en bemærkning i

revisionen eller en henvendelse fra STAR om, at de ikke

lever op til fokusmålene, kan det betyde, at ledelsen stiller

krav om ekstra registreringer, laver sagsgennemgange og

laver nye arbejdsgangsbeskriver, som medarbejderne skal

følge. Dette for at sikre, at de dokumenterer deres

regelefterlevelse korrekt.

Hos medarbejderne betyder det, at de løbende skal

forholde sig til nye praksisser og arbejdsgange, og at de

samtidig får et øget behov for at dobbelttjekke og

kontrollere deres registreringer for at sikre, at de ikke laver

fejl.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Faktorer, der påvirker registreringsbyrden

Analysen viser, at forskellige forhold påvirker registreringsbyrden og kan øge eller mindske den

oplevede registreringsbyrde.

1. Lokal implementering, organisering og kompetencer:

Analysen viser, at lokal praksis

påvirker registreringsbyrden, herunder ledelsesfokus og lokale arbejdsgange. Analysen finder

eksempler på, at ensartede forståelser og klare arbejdsgange omkring registreringer kan være

med til at nedbringe registreringsbyrden. Den viser derudover, at sagsbehandlernes

kompetencer til at anvende både det primære fagsystem og de øvrige it-systemer har betydning

for hvor effektivt, der registreres, herunder om sagsbehandlerne er opdaterede på lokale

arbejdsgange, regler og funktionaliteter.

2. It-understøttelse og lokale tilkøb:

Idet registreringsarbejdet både omfatter kommunernes

primære fagsystem og en række andre it-systemer (KY, Mediconnect mfl.), der leveres af

forskellige leverandører, har datadeling og systemintegrationen mellem systemerne betydning for

registreringsbyrden. Jo mere der er integreret i det primære fagsystem, jo enklere. Manglende

systemintegration medfører mere manuelt arbejde (fx opslag i flere systemer, gennemtjek af

korrekt dataoverførsel etc.). Flere kommuner tilkøber funktionaliteter i deres fagsystem, der kan

skabe bedre flows og optimere registreringsrejsen.

3. Uhensigtsmæssigheder i it-understøttelsen:

Analysen peger på, at mængden af ”mindre”

uhensigtsmæssigheder i it-understøttelsen, gør registreringsopgaven administrativ tung. Det

drejer sig om opgaver, der i dag må udføres manuelt, men som kunne automatiseres eller

forenkles ved bedre systemintegration, fx udregning af om borger har ret til ferie, udregning af

befordringsgodtgørelse, håndtering af samtykkeerklæringer, identificering af fraværsperioder,

udregning af slutdatoer ift. bl.a. tilbud, bevillinger og fravær, indhentning af underskrifter fra

arbejdsgivere og intelligent indhentning af akter fra tidligere kommune.

Eksempler på praksis, der kan

mindske registreringsbyrden

Analysen har fundet konkrete eksempler på, hvordan

kommunerne arbejder med at mindske registreringsbyrden

lokalt, fx via:

• Tilkøbt e-learning, der skal lære nye medarbejdere at

bruge systemer rigtigt og effektivt, herunder genveje.

• Ledelsesbeslutning om journalisering ét sted for at

undgå, at medarbejderne bruger for meget tid på at

dokumentere og gør det forskelligt på tværs af felter og

moduler i fagsystemet.

• Superbruger, der opsætter dashboards med nøgletal for

alle målgrupper i jobcentret, så medarbejdere kan få

hurtigere overblik over centrale data, opgaver og frister.

• Medarbejder, der hjælper med snitflader mellem

systemer, fx identificere og forklare fejlmeldinger for

øvrige sagsbehandlere.

• Systematisk model for opfølgning mellem superbrugere

og sagsbehandlere ift. nye retningslinjer for registreringer,

indmelding af fejl og forbedringer.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

4. Løsningsspor

Hvordan kan registreringsopgaven

forenkles?

I dette afsnit præsenteres 3 centrale løsningsspor, der kan forenkle

sagsbehandlernes registreringsbyrde.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

Analysen peger på tre løsningsspor, der kan være med til at mindske registreringsbyrden hos sagsbehandlerne. De tre

løsningsspor uddybes på de følgende slides.

Tre centrale løsningsspor

1. Forenkling af regler

Forenkling af regler og nye måder at

arbejde med digitaliseringsklar

lovgivning

2. Lokal implementering

Styrket lokalt fokus på

implementering og kompetencer

3. It-understøttelse

Styrket strategisk blik på om it-

understøttelsen kan optimeres

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

1. Forenkling af regler

1. Forenkling af reglerne

Analysen peger på, at registreringsbyrden både er affødt af

regelkompleksiteten og den mængde af regler som

sagsbehandlerne skal forholde sig til. Reglerne har ikke alene

ophæng i beskæftigelseslovgivningen, men også forvaltnings-

loven, retssikkerhedsloven og offentlighedsloven. Forenkling af

reglerne vil kunne medvirke til at mindske registreringsbyrden.

Der er allerede politisk fokus på regelforenkling, og regeringen

har nedsat en ekspertgruppe, der bl.a. skal komme med forslag

til et enklere beskæftigelsessystem.

2. Nye samarbejdsformer

Analysen viser, at et tæt og tidligt samarbejde med fokus på

registreringsopgaven ved nye regler, kan være med til at lette

registreringsbyrden. Der kan derfor være et potentiale i at

etablere nogle nye former for samarbejde (fx netværk eller fora),

hvor kommuner, slutbrugere, it-leverandører, det politiske

niveau, STAR m.fl. har mulighed for at rådføre sig med hinanden

på tværs, dele viden og drøfte, hvordan nye regler og

registreringskrav bedst implementeres.

To eksempler på regler, der er svære at administrere:

1. Reglerne om rådighed og sanktioner, fordi de er

reguleret af flere regelsæt, de kan få konsekvenser for

borgerens ydelse og derudover giver reglerne ikke altid

værdi ift. borgerens forløb.

2. Forberedelse af sager til

rehabiliteringsteamet.

Det

hænger sammen med at opgaven involverer en

betydelig mængde faglig dokumentation, flere aktører,

it-systemer og regler.

3. Nye måder at arbejde med digitaliseringsklar lovgivning

Analysen peger på, at der er behov for nye måder at arbejde

med digitaliseringsklar lovgivning på, der sikrer, at der ved

regelændringer og indførelse af nye regler, også er blik for hvad

reglerne betyder for registreringsrejsen. Der kan fx arbejdes

med nye metoder og modeller for samarbejde, der sikrer at både

slutbrugere og andre centrale aktører involveres (fx it-

leverandører, kommuner, KL, STAR mfl.).

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

2. Lokal implementering

2. Fokus på kompetencer

Analysen peger på, at arbejdet med at registrere kræver

kompetencer både ift. kendskab til regler, lokale arbejdsgange

og it-systemerne. Herunder at navigere i forskellige it-systemer

samt udnytte de funktionaliteter, der er tilgængelige i disse

systemer.

Der er derfor et potentiale i løbende at sikre, at medarbejderne

er klædt på med den viden og de kompetencer, der kræves for at

udføre registreringsopgaverne mest effektivt i de lokale it-

systemer.

1. Fokus på implementering og organisering

Analysen viser eksempler på, at registreringsbyrden kan lettes

gennem effektive lokale arbejdsgange og en god organisering

omkring registreringsopgaverne.

Der er derfor et potentiale i at sikre et lokalt og vedvarende fokus

på registreringsopgaven og den rette organisering omkring

opgaven. Konkret er det afgørende med indsigt i

sagsbehandlernes specifikke registreringspraksis og blik for

hvordan, der kan tilrettelægges arbejdsgange, der kan forenkle

og optimere registreringsopgaverne lokalt. Fx ved at organisere

dele af registreringsarbejdet i dedikerede teams eller udarbejde

retningslinjer for hvad, hvor meget og hvor i systemerne, der skal

registreres, så medarbejderne har en klar ramme for deres

arbejde.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

3. It-understøttelse

1. Bedre overblik og strategisk tilgang

Analysen peger på, at selve it-understøttelsen har betydning for

hvor effektivt, der kan registreres. Det gælder dels ift. integration

og dataflows mellem de forskellige systemer, der bruges. Og det

gælder ift., hvordan det lokale fagsystem fungerer qua fx tilkøb,

der kan gøre registreringsopgaven lettere.

Der kan derfor være et potentiale i kommunalt at arbejde med:

• At skabe et bedre overblik over de forskellige it-systemer, som

sagsbehandleren skal anvende, herunder hvordan de spiller

sammen.

• En mere strategisk tilgang til potentialet ved at tilkøbe

systemmæssige funktionaliteter til fagsystemet, der kan frigøre

tid hos sagsbehandleren. Fx via business cases.

2. Håndtering af ”mindre” it-uhensigtsmæssigheder

Kortlægningen identificerer flere ”mindre” registreringsopgaver,

som samlet set er tidskrævende. Se bilag 9, slide 28.

Det er opgaver som i dag udføres manuelt af sagsbehandlerne

fordi it-understøttelsen er utilstrækkelig (fx udregning af om

borger har ret til ferie, udregning af befordringsgodtgørelse,

sortering af akter fra tidligere kommuner mv.).

Der er derfor et potentiale i at disse opgaver systemunderstøttes

bedre, og det kan med fordel undersøges nærmere, om disse

opgaver kan afhjælpes gennem eksempelvis automatiseringer,

brug af AI eller bedre integration mellem systemer.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

5. Bilag

I de følgende bilag præsenteres en detaljeret oversigt over de kortlagte registreringer,

eksempler på registreringsrejser samt datagrundlag for analysen.

Bilag til afrapporteringen

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

1. Oversigt over udvalgte kortlagte registreringer og lovningsmæssigt ophæng

•

Samtale

Indkalde til jobsamtale

Registrere jobsamtale

Registrere visitationssamtale

•

Tilbud

Igangsætte virksomhedsrettet

tilbud

Igangsætte ØVO-tilbud

Opfølgning på tilbud

Gennemgå/udfylde ansøgning

Oprette bevilling

Oprette placering

Forlænge tilbud

Sende afgørelsesbrev

Oprette opgave til admin-team

Redigere Min Plan

•

Rådighedsvurdering

Rådighedsvurdering ved

udeblivelse

Udvidet partshøring

Indstille til sanktion

Registrere udeblivelsen/aflys

samtale

Oprette negativ hændelse

Gennemgå fritagelser

Grave i journalen

Udfylde partshøringsbrev

Notere og vurdere partsindlæg

•

Rehabiliteringsteam,

helbred og samtykke

Indhente helbredsoplysninger

Indhente samtykkeerklæringer

Forberede sag til

rehabiliteringsteam

Hente og udfylde blanket

Sende brev til borger

Oprette sag i NFS

Oprette sag i Mediconnect

Importere dokumenter fra NFS

Importere dokumenter fra fagsystem

Sende sagen til rehab-team

Fravær og ferie

Registrere fravær og

fritagelser

Tjekke ret til ferie

Oprette indkaldelse og sende brev

Sætte evt. frist for selvbooking

Oprette borger (kontaktgruppe mv.)

Oprette samtale og skrive aftaler mv.

Opdatere Min Plan ift. jobmål

og overordnet plan

Skrive journalnotat

Sende vejledningspjecen og notere opfyldelse

af proceskrav

LAB kapital 7.

Kontaktforløb mv.

DBKG

§§

18, 20 og 22.

Oplysninger

om indkaldelser til jobsamtaler og andre

individuelle samtaler samt frist for selvbooking

DBKG

14 og 17.

Oplysninger om

kontaktgrupper mv.

DBKG § 27.

Ved alle samtaler registreres

oplysninger om type, form, aftaler mv.

LAB

41 og DBKG

38.

Aftaler skal fremgå af

"Min Plan”

LAS

35 stk. 1

Kommunen skal dokumentere,

hvilken vejledning de har givet til personen

•

Tjekke

forsørgelseshistorik

Oprette fravær

Forlænge fritagelse

LAB § 58, 59 og 61.

Formål med

virksomhedspraktik, varighed mv.

BAB § 136 stk. 3.

Jobcenteret kan bistå

arbejdsgiveren med udarbejdelsen af

ansøgningen

BAB § 132.

Afgørelser sendes som digital

post.

DBKG

43.

Oplysninger

om beskæftigelsesforanstaltninger (tilbud,

hjælpemidler, mentorstøtte mv.)

DBKG

45 stk. 5.

Oplysninger om ændringer

ved beskæftigelsesforanstaltninger

DBKG

20 stk. 3

Ændring/aflysning af

samtaler

DBKG

48.

Oplysninger om administration

af reglerne om rådighed og sanktioner

LAS

13 stk. 7-8.

Rimelige grunde til

fravær

LAS

35 stk. 1.

Kommunen skal

dokumentere, hvilken vejledning de har givet

til personen

Forvaltningsloven

19 stk. 1.

Der må ikke

træffes afgørelse, før parten har haft lejlighed

til at komme med udtalelse

Aftale om Sociallægeligt samarbejde

Kommunen skal indhente attester via

Netforvaltning sundhed (NFS)

Retssikkerhedsloven kapitel 3a

Kommunen skal oplyse sagen i

tilstrækkeligt omfang samt indhente

samtykke

LAB § 40, stk. 2, § 43 og § 44.

Personer, der skal have deres sag

behandlet i rehabiliteringsteamet, skal

have en rehabiliteringsplan

Bekendtgørelse om

rehabiliteringsplan mv. § 3 og § 4.

Krav til indhold i den forberedende del

af rehabiliteringsplanen.

DBKG

32 og

34.

Oplysninger om fravær

og fritagelser

LAB

= Lov om en aktiv

beskæftigelsesindsats

LAS

= Lov om en aktiv

socialpolitik

BAB

= Bekendtgørelse om

en aktiv

beskæftigelsesindsats

DBKG

Databekendtgørelsen

Offentlighedsloven

(notatpligt)

Bekendtgørelse om rådighed for

DBKG

38.

Oplysninger vedrørende "Min Plan”

aktivitetsparate

12.

Udvidet partshøring og

dokumentation heraf

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

2. Hvordan opleves registreringsbyrden?

Sagsbehandlernes oplever registrerings- og dokumentationsarbejdet som en vigtig opgave, de går op i at gøre korrekt. Der er samtidig stor variation i, hvordan

registreringsarbejdet opleves hos den enkelte sagsbehandler. Nedenstående illustrerer en række citater fra de interviewede sagsbehandlere.

Jeg er bange for at gøre

noget forkert og følger

arbejdsgangene minutiøst

fordi jeg ikke vil have sager

tilbagevist i

Ankestyrelsen

Borgerne læser ikke

det, vi

skriver. Hverken breve eller Min

Plan. Det kan føles

meningsløst

i forhold til

kerneopgaven.

Det

svære er at finde

ud af, hvad der skal

stå, hvor og hvorfor

–

selve funktionerne er

intuitive

Det er besværligt at

mange

ting skal gøres

manuelt,

fx når man

skal indhente samtykke.

Der er mange ting, der

bare skal

registreres

for dokumentationens

skyld,

og ikke fordi det

bliver brugt.

Der

mangler

integration til ydelser,

så man skal bruge tid

på at sende mails til

dem om ændringer.

Man bruger som

rådgiver meget tid på at

huske at

notere ting de

rigtige steder.

Det er

svært at holde styr på.

Ofte skal der

registreres dobbelt,

der er meget copy-paste

arbejde. Det er en tung

proces.

Det er

tidskrævende

finde oplysninger forskellige

steder i sagen. Der er

mange afbrydelser, og det

er svært at få et godt flow.

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

3. Eksempel på registreringsrejsen efter afholdt jobsamtale

Figuren viser et eksempel

på de registreringsopgaver,

sagsbehandlere udfører efter

afholdt samtale med en borger.

Kortlægningen viser, at

registreringerne kræver flere skift

mellem moduler, felter og skabeloner.

Lovophæng

DBKG § 32

Oplysninger vedr.

fravær og fritagelser

DBKG § 38

Oplysninger vedr.

Min Plan

Primær registreringsrejse

Forlænge

fritagelse for 225-

timers-reglen

Forlænge

fritagelse for

selvbooking

Justere og

publicere

plan-

beskrivelse

Justere og

sende

indkaldelses-

brev

Øvrige eventuelle registreringer

Tjekke borgers

ret til ferie

Opdatere

jobmål

DBKG §§ 18 og 20

Oplysninger vedr.

indkaldelser til

samtaler

DBKG § 27

stk. 1 nr. 5

Forpligtende aftaler

skal fremgå af aftalen

for den senest

afholdte samtale

Tjekke

fritagelser

Notere i

aftalefelt

Tjekke

Oprette

samtale-

indkaldelse

Justere i

aftalefelt

Justere

publicere

samtalen

Indkalde i

Outlook

Håndtere

samtykke-

erklæring

Start

DBKG § 27

Ved alle samtaler

indberettes type, dato

mv.

Oprette

samtale

Slut

Der bruges i

gennemsnit

40 klik

60 pct.

af tiden

bruges på at

skrive prosatekst

Offentlighedsloven §

13 (notatpligt)

Væsentlige sagsskridt

LAS § 35 stk. 1 nr. 3

Dokumentere

vejledning på sagen

Oprette

journal-

notat

Finde

gammelt

journalnotat

Justere og

gemme

journalnotat

Sende

vejlednings-

pjece

Notere at

borger er

vejledt

Sætte

ny frist

DBKG = Databekendtgørelsen

LAS = Lov om aktiv socialpolitik

Data går til

KY (Ydelser)

Oplysninger går til

borger (digitalt)

Sagsbehandler finder

oplysning i andet modul

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

4. Eksempel på registreringsrejsen ved virksomhedspraktik

Lovophæng

Figuren viser et eksempel på de

registreringsopgaver,

sagsbehandlere udfører ved

oprettelse af virksomhedspraktik

for en borger.

Kortlægningen viser, at

registreringerne kræver mange klik,

skift og tjek af oplysninger i VITAS

og fagsystemet, og at oplysningerne

skal modtages af flere forskellige

modtagere (virksomhed, borger,

virksomhedskonsulenter).

LAB kapitel 11

Tilbud om

virksomhedspraktik

Finde

borgers

CPR

Primær registreringsrejse

Oprette

bevilling

Afslutte og

sende

bevilling

Øvrige eventuelle registreringer

Oprette

tillægsbevilling af

hjælpemidler

Forvaltningsloven

BAB § 132

Jobcenteret sender

afgørelser til borger

ved brug af Digital

Post

DBKG § 38

Oplysninger vedr.

Min Plan

Afvent

virksomheds-

underskrift

Finde P-

nummer

Finde

virksomheds-

kontakt

Finde

kontaktoplysninger

Oprette

afgørelses-

brev

Justere og

sende brev

Oprette og sende

afgørelsesbrev

Redigere

plan-

beskrivelse

Læse udskrift og

sende plan-

beskrivelse

Redigere og

sætte

slutdato for

jobmål

Oprette

opgaver til

admin

Start

BAB § 136 stk. 3

Jobcenteret kan

bistå

arbejdsgiveren

med

udarbejdelsen af

ansøgningen

DBKG § 43

For alle

beskæftigelses-

foranstaltninger

indberettes dato,

sted mv.

Notere aftaler i

virksomheds-

modul

Befordrings-

godtgørelse

Merudgifts-

opgørelse

Slut

Der bruges i

gennemsnit

80 klik

50 pct.

af tiden

bruges på at

skrive prosatekst

Udfylde

ansøgning

Finde

journalnotat

Gennemgå

placering

Justere tekst og

publicere

placering

Oprette

placering på

hjælpemiddel

DBKG = Databekendtgørelsen

BAB = Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats

Oplysninger går til

virksomhed (digitalt)

Oplysninger går til

borger (digitalt)

Sagsbehandler finder

oplysning i andet modul

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

5. Eksempel på registreringsrejsen når borger ikke møder op i tilbud

Figuren til højre illustrerer et eksempel på

registreringsopgaver, når en borger ikke møder op i sit

tilbud.

Kommunen undersøger og vurderer en borgers

rådighed, hvis der opstår tvivl herom. Kommunen

foretager partshøring og indstiller til sanktion, hvis

betingelserne for det er opfyldt.

Figuren viser blandt andet, at:

• Der skal foretages en række forskellige

registreringer og tekstproduktion til breve og

indstillinger

• Registreringerne indebærer en række opslag i akter

og forskellige moduler i it-systemerne

• Registreringerne har ophæng i forskellig lovgivning

(Lov om aktiv socialpolitik, Offentlighedsloven,

Forvaltningsloven, Databekendtgørelsen)

Lovophæng

LAS § 13 stk. 7-8

Rimelige grunde til

fravær fra tilbud

LAS § 35 stk. 1

Sanktionering er betinget

af, at kommunen vejleder

om alle rettigheder og

pligter

Primære registreringsopgaver

Tjekke

Fremmøde-

skema

Tjekke datoer i

afgørelsesbrev

Tjekke

fritagelser

Øvrige eventuelle registreringer

Tjekke

Journal for

vejledning sendt

Tjekke om

borger er

vejledt korrekt

Udvidet partshøring:

Udtømmende kontakt (sms,

mail, brev opkald mv.) samt

registrering heraf

Offentlighedsloven § 13

I sager hvor der træffes

afgørelse, skal der gøres

notat om indhold af

oplysninger

Offentlighedsloven § 13

(notatpligt)

Væsentlige sagsskridt

Lave vurdering og sende

partsindlæg til Ydelser

(afslut partshøring)

Registrere svar

(partsindlæg)

Start

Forvaltningsloven § 19,

stk. 1.

Der må ikke træffes

afgørelse, før parten har

haft lejlighed til at

komme med udtalelse

DBKG § 48

Oplysninger om admini-

stration af reglerne om

rådighed og sanktioner

Kopiere

oplysninger fra

afgørelsesbrev

Oprette

parthørings-

brev til borger

Oprette negativ

hændelse

Afvente svar

fra borger

Oprette

notifikation om

igangværende

partshøring

Oprette opgave

vedr. opfølgning

på partshøring

Slut

Der bruges i

gennemsnit

40 klik

20 pct.

af tiden

bruges på at

skrive prosatekst

Justere og sende

partshøringsbrev

DBKG = Databekendtgørelsen

LAS = Lov om aktiv socialpolitik

Oplysninger går til

borger (digitalt)

Sagsbehandler finder

oplysning i andet modul

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

6. Gennemført samtale

Samtalereferat

Oprette samtale

Hente

samtaleskabelon

Kopiere tekst fra

samtaleskabelon

Udfylde tekst i

aftalefelt

Finde vurdering i

journal

Justere tekst i

aftalefelt

Finde begrundelse Justere tekst i

for vurdering

aftalefelt

Tjekke CV

Justere tekst og

sende til borger

Indkaldelse til samtale

Vejledningspjece

Oprette indkaldelse

til næste samtale

Mødeindkaldelse

i Outlook

Tjekke brev

igennem

Sende brev til

borger

Oprette

vejledningsbrev

Tjekke igennem

og sende

Notere at

borger er vejledt

Sætte ny frist

Fritagelser

Opdatere jobmål (Min Plan)

Moduler

Samtale

Lovportal

Word

Journal

Opret indkaldelse

Outlook

Dialog

Notifikationer

Frister

Profil

Kalender

Mål

Finde fritagelse -

selvbook

Redigere

markering

Finde fritagelse

– 225-timers

Forlænge

fritagelse

Finde jobmål

Redigere og gemme

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

7. Oprette virksomhedspraktik

Ansøgning (bevilling) til virksomhed (Vitas)

Tillægsbevilling til virksomhed (Vitas)

Finde

ansøgning

Åbne

ansøgning

Overtage Gennemgå

ansøgning ansøgning

Udfylde

aftale

Finde

oplysning

Åbne brev

Udfylde

aftale

Sende til

virksomhed

Lave

bevilling

Åbne

bevilling

Udfylde

tekst

Info om

sygehus

Vælge

Udfylde

hjælpemidler slutdato

Sende til

virksomhed

Placering ift. tilbud

Afgørelsesbrev til borger

Placering ift.

hjælpemiddel

Afgørelsesbrev til borger

Finde

placering

Finde

Åbne brev

gammelt brev

Rette

placering

Oprette

brev

Udfylde

brev

Rette og

Finde

oplysninger sende brev

Finde

placering

Justere og

publicere

Oprette

brev

Udfylde

brev

Justere

placering

Rette og

sende brev

Min Plan

Administration

Moduler

Oversigt (Vitas)

Bevilling (Vitas)

Journaler og dokumenter

PDF

Plan og aktiviteter

Brev

Plan

Opret opgave

Opgaver

Redigere

plan

Publicere

plan

Oprette

plan som

brev

Tjekke

indhold

Sende brev

Oprette

opgave

Udfylde og Rydde op i

gemme

opgaveliste

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

8. Rådighedsvurdering ved udeblivelse fra tilbud

Gennemgå journal og dokumenter

Tjekke

fremmødeskema

Finde

afgørelsesbrev

Tjekke

afgørelsesbrev

Tjekke

fremmødeskema

Tjekke journal for

sygdom

Tjekke

vejledningspjecen

Tjekke om borger er

vejledt korrekt

Tjekke

fritagelser

Negativ hændelse

Partshøringsbrev til borger

Afvent svar fra borger

Evt. udvidet partshøring

(udtømmende kontakt til

borger)

Moduler

Rådighedsvurderinger

Rådighed og fritagelser

Journaler og dokumenter

PDF

Afslut partshøring

Oprette negativ

hændelse

Udfylde og

gemme

Oprette

rådighedsvurdering

Udfylde brev

Åbne afgørelsesbrev Justere og sende

brev

og kopiere tekst

Afslutte partshøring

Åbne partshøring

Notere partsindlæg

Tjekke dato for

vejledning

Notere vurdering og

sende til Ydelser

Tjekke at partsindlæg er

sendt til Ydelser

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

9. Eksempler på ”mindre” it-uhensigtsmæssigheder, der tager tid

Mængden af ”mindre” it-hensigtsmæssigheder tager samlet set lang tid og

er en administrativ byrde rundt om sagsbehandlerens kerneopgaver. I

figuren illustreres eksempler på en række af ”småting”, der ikke er

hensigtsmæssigt it-understøttet og dermed tager tid og indgår i

registreringsopgaven.

Indhentning og sortering

af akter fra tidligere

kommune

Udregning og tjek af om

borger har ret til ferie

Udregning af

befordringsgodtgørelse

Indhentning af underskrifter

fra arbejdsgivere ifm.

bevillinger

Forløb i jobcenteret

med samtaler og tilbud

Print, underskrift og

scanning og journalisering

af samtykkeerklæringer

Udregning af slutdatoer (fx

tilbud, bevillinger og fravær)

Identificering af

fraværsperiode fra fx tilbud

BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren

10. Datagrundlag

Analysen bygger på tre metodiske hovedelementer

Kortlægning af

skærmoptagelser

•Kortlægning af 40 skærmoptagelser af 13 forskellige sagsskridt på

konkrete borgersager

•Kortlægning af hvad, hvor og hvorfor registreringen sker

Casekommuner

Seks kommuner har deltaget i analysen. Kommunerne er udvalgt

med blik for spredning i størrelse, geografi og fagsystem. Der er

variation mellem fagsystemerne ift. hvordan registreringerne

foretages.

6 casebesøg

•Casebesøg med workshops og interview med sagsbehandlere,

ledere og superbrugere i de seks kommuner

•Fokus på hvordan oplysningerne bruges i sagsbehandlingen samt

organisering og ledelsesfokus i jobcenteret

Kommune

Albertslund

Aalborg

Frederikssund

Holbæk

Fagsystem

Momentum

Fasit

Workshops og

interviews

•Workshops med kommuner og sparringsmøder med it-leverandører for

at kvalificere resultaterne fra kortlægningen og de analytiske fund

Randers

Vejen