Beskæftigelsesudvalget 2023-24
BEU Alm.del Bilag 203
Offentligt
2885513_0001.png
April 2024
J. Nr. 22/16553
STAR
Analyse af jobcentermedarbejdernes registrerings-
byrde: Hovedresultater
Baggrund og formål
Som led i
Anden delaftale om nytænkning af beskæftigelsesindsatsen
(juni 2022)
blev det besluttet af gennemføre en analyse af jobcentermedarbejdernes registre-
ringsbyrde. Analysen har haft til formål at undersøge, hvordan jobcentermedarbej-
dernes hverdag kan gøres mindre administrativ tung samt at pege på forslag til at
forenkle eller reducere mængden af registreringer, uden at borgerens retssikkerhed
kompromitteres. Analysen er gennemført af Styrelsen for Arbejdsmarked og Re-
kruttering (STAR) og har undersøgt:
•
•
•
Hvad består registreringsopgaven af?
Hvad skaber og påvirker registreringsbyrden?
Hvordan kan registreringsbyrden forenkles?
Hovedresultater
Hvad kendetegner registreringspraksis?
Analysen viser blandt andet, at registreringspraksis i dag er kendetegnet ved:
Fragmentering og manglende flow:
Registreringsarbejdet er præget af mange
klik, produktion af prosatekst, skift mellem forskellige moduler, felter, skabelo-
ner og it-systemer. Det skyldes bl.a., at oplysninger om borgeren ligger forskel-
lige steder i systemet, og at registreringen foregår i forskellige it-systemener,
der ikke er fuldt integrerede.
•
Variation på tværs af jobcentre og medarbejdere i samme jobcenter:
Der er
variationer i registreringspraksis, som hænger sammen med kommunernes lo-
kale organisering og arbejdsgange samt sagsbehandlernes kompetencer og ar-
bejdsmetoder. Derudover skabes variationerne af, at kommunerne har tilkøbt
forskellige it-løsninger til deres primære fagsystemer for at optimere registre-
ringsarbejdet.
•
Hvad skaber og påvirker registreringsbyrden?
Registreringsbyrden skabes og påvirkes af en række forskellige faktorer, herunder:
•
Regelmængden og regelkompleksiteten:
Medarbejderne oplever, at registre-
ringsbyrden skabes af, at der er mange regler og proceskrav som de skal efter-
leve og at reglerne er komplekse og svære at administrere (fx reglerne vedr. rå-
dighed og sanktioner). Det er primært regler, der har ophæng i beskæftigelses-
lovgivning, men også andre regelsæt (fx forvaltningsloven, retssikkerhedsloven
og offentlighedsloven).
 BEU, Alm.del - 2023-24 - Bilag 203: Analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde, fra beskæftigelsesministeren
2885513_0002.png
Lokal implementering, organisering og kompetencer:
Analysen finder ek-
sempler på, at effektive lokale arbejdsgange og organisering kan være med til at
nedbringe registreringsbyrden. Den viser derudover, at arbejdet med at regi-
strere kræver kompetencer både ift. kendskab til regler, lokale arbejdsgange og
it-systemerne. Herunder at navigere i forskellige it-systemer samt udnytte de
funktionaliteter, der er tilgængelige i disse systemer.
•
It-understøttelse:
Selve it-understøttelsen og kommunernes lokale tilkøb påvir-
ker også registreringsbyrden, herunder samspil, datadeling og systemintegratio-
nen på tværs. Flere kommuner tilkøber derfor ekstra funktioner i deres fagsy-
stem, der skal optimere registreringsrejsen. Analysen identificerer også en
række konkrete ”mindre” uhensigtsmæssigheder i it-understøttelsen,
der gør re-
gistreringsopgaven administrativ tung.
•
Hvordan kan registreringsbyrden forenkles?
Analysen kommer med bud på tre løsningsveje, der kan lette registreringsbyrden:
Regelforenkling og nye måder at arbejde med digitaliseringsklar lovgiv-
ning:
Der er et potentiale i forenkling af reglerne for beskæftigelsesindsatsen og
nye måder at arbejde med digitaliseringsklar lovgivning. Der kan fx være et po-
tentiale i samarbejdsmodeller med involvering af slutbrugere og andre centrale
aktører, der sikrer, at der ved fastlæggelse af nye regler er et blik for, hvilke
konsekvenser reglen har for sagsbehandlernes samlede registreringsopgave.
•
Styrket fokus på lokal implementering, organisering og kompetencer:
Det
indebærer, at kommunerne løbende sikrer, at medarbejderne er klædt på til regi-
streringsopgaven, at de har de mest optimale arbejdsgange og den mest effek-
tive organisering af registreringsopgaverne.
•
Overblik og strategisk tilgang til it-understøttelsen:
Der er potentiale i at
skabe et bedre overblik over de forskellige it-systemer, sagsbehandlerne arbej-
der i og sammenhængen mellem dem, fx ift. effektive dataflows. Samtidig kan
et mere strategisk fokus lokalt på at tilkøbe effektive it-løsninger til det enkelte
fagsystem optimere registreringsarbejdet og frigøre tid hos sagsbehandleren.
Endelig er der behov for at se på, hvorvidt it-understøttelsen kan forenkles ved
eksempelvis automatisering eller bedre systemintegration.
•
Metode
Analysen har undersøgt registreringspraksis hos sagsbehandlere, der arbejder med
indsatsen for aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere over 30 år. Analysens data er
indsamlet i 2023 og består af:
•
Kortlægning af skærmoptagelser: Der er kortlagt 40 skærmoptagelser af 2-3 med-
arbejdere fra 6 forskellige kommuners 13 forskellige sagsskridt på borgersager
•
Casebesøg: Der er gennemført workshops og interviews med sagsbehandlere, le-
dere og it-superbrugere i 6 kommuner
•
Workshop og interview: Workshops med kommuner og interviews med leveran-
dører for at kvalificere resultaterne fra kortlægningen og de analytiske fund.
Der har derudover været nedsat en
følgegruppe
bestående af Beskæftigelsesministe-
riet, KL, Dansk Socialrådgiverforening, HK, Schultz og KMD og tre kommuner, der
har kvalificeret analysens metode, fokus, resultater og anbefalinger.
2