Aktstk. 182 - 2023-24 - Bilag 1: Statens It-råds anbefalingsbrev og økonomistyrelsens svar herpå

Finansudvalget 2023-24
Aktstk. 182 § 7 Bilag 1
Offentligt

Side. 4. af.

Finansudvalget 2023-24

Aktstk. 182 - § 7 Bilag 1

Offentligt

Økonomistyrelsen

Att: Vicedirektør Simon Schulian

1. marts 2024

Statens It-råds anbefalingsbrev til it-projektet

Statens Løn- og

Pensionsløsning (SLP)

Kære Simon Schulian,

Statens It-råd kvitterer for et godt dialogmøde afholdt onsdag den 21. februar 2024

i forbindelse med risikovurderingen af it-projektet

Statens Løn- og Pensionsløsning

(SLP)

i Økonomistyrelsen.

Projektet skal udskifte det eksisterende lønsystem (SLS), der leverer løn og tjene-

stemandspension til ca. 300.000 personer hver måned. Hoveddelen af det eksiste-

rende system er fra 2003, mens enkelte dele er helt tilbage fra det originale lønsy-

stem fra 1970. Udskiftningen skal løse udfordringer med den store nøgleressource-

og leverandørafhængighed, som driften af det eksisterende system er forbundet

med. Samtidig skal det nye system sikre en omkostningseffektiv og stabil drift.

Projektet

Statens Løn- og Pensionsløsning (SLP)

vurderes at have

høj risiko.

Dette be-

grundes i følgende forhold:

Projektet skal udskifte et samfundskritisk system.

Den nye løsning skal bruges af over 400 institutioner, og har dermed et stort

og komplekst interessentbillede.

Økonomistyrelsen skal opbygge en stor projektorganisation sammen med

leverandørerne.

Det nye system skal understøtte over 3000 forskellige løndele på et kom-

plekst forretningsområde, hvor reglerne er overenskomstbestemte.

Der udestår fortsat et Proof of Concept på standardudbetalingsplatformens

egenskaber i en løn- og pensionskontekst.

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Aktstk. 182 - 2023-24 - Bilag 1: Statens It-råds anbefalingsbrev og økonomistyrelsens svar herpå

Side 2 af 4

Det er It-rådets vurdering, at Økonomistyrelsen har arbejdet meget professionelt

med den forudgående analyse og den fremadrettede plan for gennemførelsen. Spe-

cielt Økonomistyrelsens vertikale tilgang til udviklingen imødekommer risikobille-

det, da man tidligt kan teste om den egentlige forretningsværdi kan leveres.

Udskiftningen af løsningen accelereres gennem brug af en standard udbetalingsplat-

form (Amplio), som selve lønkernen bygges ovenpå. Konkret finder It-rådet det

risikomitigerende, at projektet allerede ca. 6 mdr. inde i udviklingsforløbet kan ge-

nerere bruttolønsedler i det nye system, og efter yderligere ca. 6 mdr. vil kunne

generere nettolønsedler for 90 pct. af volumen. Dette gør Økonomistyrelsen i stand

til tidligt at mindske usikkerheds- og risikobilledet, da man tidligt og løbende fore-

tager komparative test imod output fra det eksisterende løn- og pensionssystem.

Denne tilgang er yderligere styrket af Økonomistyrelsens plan, hvor der er indar-

bejdet stop/go-beslutninger mellem de kvartalsvise product increments (PIs). De

løbende stop/go-beslutninger styrkes ved, at Økonomistyrelsen har mulighed for

midlertidigt at videreføre det eksisterende system, hvis det planlagte projekt - mod

forventning - ikke viser sig at være en gennemførbar vej til udskiftning af det eksi-

sterende system.

Det er også positivt, at Økonomistyrelsen er gået i dialog med de største af de

mange institutioner, som skal overgå til det nye system, og har samlet en tilsynela-

dende stærk styregruppe. Dertil er det risikomitigerende, at Økonomistyrelsen sik-

rer allokeringen af egne medarbejdere med dyb forretningsforståelse til projektet

ved allerede nu at frigøre dem fra driften.

It-rådet har følgende anbefalinger til Økonomistyrelsen i forbindelse med projektet:

1. It-rådet anbefaler, at projektet så tidligt som muligt gennemfører et Proof

of Concept (POC) af Amplios egenskaber som udbetalingsplatform i en

løn- og pensionskontekst.

Projektet har generelt tilrettelagt en risikomitigerende projektplan igennem den ver-

tikale tilgang til leveranceopbygningen, der muliggør tidlig generering af lønsedler

igennem det nye system.

Standardudbetalingsplatformen Amplio’s egenskaber i en løn- og pensionskontekst

er dog en central risiko i projektet, som bør afklares hurtigt. Hvis Amplio ikke har

de forventede egenskaber vil det skabe væsentlige udfordringer for projektets frem-

drift. Derfor anbefaler It-rådet, at projektet så tidligt som muligt gennemfører et

Proof of Concept (POC) af Amplio som udbetalingsplatform i konteksten. Hånd-

tering af ressortændringer er en af de mest risikofyldte funktionelle dele, og derfor

er det It-rådets anbefaling, at man som en del af POC’en gennemfører en simulering

af denne proces.

Aktstk. 182 - 2023-24 - Bilag 1: Statens It-råds anbefalingsbrev og økonomistyrelsens svar herpå

Side 3 af 4

2. It-rådet anbefaler, at projektets kendte risici beskrives i styringsmateria-

let, og at store risici forankres hos de relevante medlemmer af styregrup-

pen.

På dialogmødet var det It-rådets forståelse, at projektet havde en god og konkret

forståelse af projektets risikobillede. I det fremsendte styringsmateriale var der dog

flere risici, der var relativt generisk formulerede. Det afleder en risiko for, at de

mitigerende aktiviteter heller ikke bliver operationelle nok til at eksekvere god risi-

kostyring. Projekter af denne længde har en naturlig risiko for udskiftninger i pro-

jektgruppen i løbet af gennemførelsen. Denne udskiftning vil betyde, at konkret

viden om risici forlader projektet, hvis den ikke er afspejlet i styringsmaterialet.

Derudover fremgik det af projektets styringsgrundlag, at ansvaret for de fleste risici

er placeret hos projektlederen. It-rådet er ikke uenige i, at det er projektlederen, som

i første omgang har ansvaret for at identificere, rapportere og mitigere risici. For de

største risici vil projektlederen dog ikke have mandatet til reelt at kunne realisere de

mitigerende handlinger.

Derfor anbefaler Statens It-råd, at projektets kendte risici beskrives i styringsmate-

rialet, og at risiciene forankres hos de ansvarlige medlemmer af styregruppen, som

har reelt mandat til at foretage risikomititgerende tiltag.

3. It-rådet anbefaler, at projektet løbende sikrer meget stor tydelighed i an-

svarsfordelingen mellem Økonomistyrelsen og leverandørerne.

Økonomistyrelsen vil opbygge sin projektorganisation sammen med leverandø-

rerne med udgangspunkt i det såkaldte ”two in a box” princip. Dermed vil Økono-

mistyrelsen og leverandøren matche hinandens ressourcer på de centrale roller i

projektet. Princippet sikrer, at viden om det nye system også opbygges i Økonomi-

styrelsen, samtidig med at konsekvensen ved afgang af nøgleressourcer i løbet af

projektets gennemførelse mitigeres. Statens It-råd finder tilgangen overordnet for-

nuftig.

”Two in a box” princippet afleder dog en risiko for, at ansvarsfordelingen mellem

Økonomistyrelsens roller og leverandørernes roller ikke er entydig. Hvis ansvaret

ikke er entydigt placeret er der en risiko for, at fremdriften udfordres. It-rådet an-

befaler derfor, at projektet snarest tydeliggør ansvarsfordelingen i projektorganisa-

tionen, herunder særligt hvordan det er fordelt mellem leverandørerne og Økono-

mistyrelsen.

Senest 30 dage fra dags dato skal Økonomistyrelsen indsende et notat til Kontor

for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det videre

arbejde. Efter modtagelse af notatet vil It-rådet tage stilling til eventuel yderligere

opfølgning på projektet. It-rådet kan til enhver tid omgøre denne beslutning, hvis

projektet væsentligt ændrer karakter.

Aktstk. 182 - 2023-24 - Bilag 1: Statens It-råds anbefalingsbrev og økonomistyrelsens svar herpå

Side 4 af 4

Projektet skal dertil indsende et business case grundlag og den tilhørende business

case model inden overgangen til gennemførelsesfasen. Desuden vedlægges et notat

fra styregruppeformanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i pro-

jektet siden risikovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for

Statens Løn- og Pen-

sionsløsning (SLP)

og være udgangspunkt for projektets statusrapportering til It-rådet.

Projektet afsluttes formelt ved statusrapportering til It-trådet og ved fremsendelse

af et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal Økonomistyrelsen statusrapportere yderligere to gange i forhold til

fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Simone Laur-

sen,

[email protected]

eller telefon 30 58 11 31. Dette brev er også sendt til afdelings-

chef i Finansministeriet Line Nørbæk og direktør i Økonomistyrelsen Maria Schack

Vindum.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet