TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

Transportudvalget 2022-23 (2. samling)
TRU Alm.del
Offentligt

VEJDIREKTORATET

ADRESSE

COWI A/S

Parallelvej 2

2800 Kongens Lyngby

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

TLF

+45 56 40 00 00

+45 56 40 99 99

cowi.dk

REVIDEREDE SCENARIER FOR ETABLERING AF ITS-SYSTEM

FAX

WWW

INDHOLD

1.1

1.2

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

Formål

Projektforhold der bør tages stilling til

Pejlemærker

Scenarier

Generelt

Scenario 1:

Scenario 2:

Scenario 3:

Scenario 4:

Hasteprocedure

Nyt udbudsmateriale, etapevis ITS

Ny åbningsdato, samlet ITS

Uændret åbningsdato, samlet ITS

Formål

Formålet med dette notat er at skitsere forskellige scenarier for udbuds- og im-

plementeringsforløb for ITS-leverancen til Københavns Busterminal ved Dybbøls-

bro set i lyset af, at to gennemførte udbud ikke har resulteret i tilbud på ITS-

leverancen.

Notatet er skrevet til Vejdirektoratets projektledelse med henblik på at kunne

indgå i grundlaget for en drøftelse i projektstyregruppen (Vejdirektoratet, Movia

og Københavns Kommune) af, hvorledes ITS-leverancen nu skal forsøges hånd-

teret.

Notatet er udformet med henblik på at gøre opmærksom på nogle overordnede

sammenhænge, der bør tages stilling til samlet.

PROJEKTNR.

DOKUMENTNR.

H10101

A227119-D5024

VERSION

UDGIVELSESDATO

BESKRIVELSE

UDARBEJDET

KONTROLLERET

GODKENDT

1.0

16. dec. 2022

JTWE

PEY

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for

etablering af ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

1.1

Projektforhold der bør tages stilling til

Der er en række vigtige forhold der bør overvejes / tages stilling til i forbindelse

med beslutninger om det videre forløb:

Konsekvenser af den voksende tidsmæssige afstand mellem Hovedentre-

prise og ITS-leverance

–

se også afsnit 2.1.

Den urealistisk korte tidsplan for implementering af ITS-leverance, som

fremgår af det hidtidige udbudsmateriale.

Svar fra fornyet dialog med potentielle tilbudsgivere, som peger på at to ud

af tre firmaer (nu) ikke ønsker at byde på ITS-leverancen, hvis den også

omfatter fysiske installationsydelser

–

dette forhold har ikke tidligere været

oplyst i markedsdialog med samme firmaer (tværtimod).

Udbudstidsplan i forhold til rammer for udarbejdelse af større eller mindre

ændringer af udbudsmaterialet hhv. tidsmæssige rammer for afgivelse af

tilbud.

1.2

Pejlemærker

Ved beskrivelsen af scenarier i kapitel 2 er der benyttet følgende pejlemærker:

›

Effekt på åbningsdato (og øvrige terminer), herunder antal af ITS-

delidriftsættelser

Effekt på projektøkonomi

Effekt på projektkvalitet og -risiko

Effekt på projektimage hos forskellige interessenter (busoperatører, rej-

sende, driftsoperatører, terminalejer,

…).

Scenarier

I det følgende skitseres forskellige scenarier for udbud og implementering og de-

res forventede konsekvenser.

2.1

Generelt

Uafhængigt af scenario gælder, at efterhånden som tiden er gået uden at der er

indgået en ITS-kontrakt, og mens Hovedentreprenørens arbejde er fortsat, er

det tidsmæssige ’gab’ mellem afslutningen af hovedentreprisen hhv.

afslutning

af ITS-leverancerne vokset.

Det betyder, at den hidtidige forudsætning om, at Hovedentreprenøren tilveje-

bringer faciliteter og lukket byggeplads for ITS-leverandøren ikke længere hol-

der for den samlede ITS-implementeringsperiode (ITS-systemet kan først fær-

digimplementeres lang tid efter afslutning af hovedentreprisen).

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

Konsekvensen af dette er bl.a., at ITS-leverandøren vil skulle arbejde på en bus-

terminal i drift (medmindre åbningsdatoen flyttes til efter implementeringen af

det samlede ITS-system), og at ITS-leverandøren derfor vil være nødt til at til-

passe sit tilbud og sine omkostninger derefter (dyrere og langsommere projekt).

Denne ændrede situation bør også afspejles i det ændrede udbudsmateriale.

2.2

Scenario 1: Hasteprocedure

I dette scenario prioriteres chancen for hurtig indgåelse af en ITS-kontrakt uden

større forsøg på risikominimering (fx ved større revision af udbudsmateriale og

mere normal tilbudsperiode).

Det har været bragt i forslag at genudbyde ITS-leverancen ved en hasteproce-

dure, men en evt. beslutning om at gøre dette har effekt på andre vigtige for-

hold, som det forsøges belyst her.

Målet med at udbyde ITS-systemet ved brug af hasteprocedure er at indgå en

kontrakt med en ITS-leverandør snarest muligt ved at operere med en kort til-

budsperiode (ned til 15 kalenderdage) og et minimum af tilpasninger af det tidli-

gere publicerede udbudsmateriale (muligheden for at kunne benytte en meget

kort tilbudsperiode åbnes grundet de to tidligere fejlede udbud). Det skal ved

fastsættelse af udbudsperioden dog alligevel tages i betragtning, hvor store

og/eller betydende dele af det oprindelige udbud der er ændret, så tilbudsgi-

verne gives rimelig tid til at gennemlæse og forstå det nye udbudsmateriale

samt gives tid til at udarbejde et tilbud. Omfanget af ændringer vil i sagens na-

tur afhænge af beslutninger vedr. forhold listet i afsnit 1.1.

Spørgsmålet er også, om det inden for rammerne for brug af hasteproceduren er

muligt at justere det tidligere udbudsmateriale tilstrækkeligt til at potentielle til-

budsgivere vil finde kontrakten attraktiv, og om kontrakten i tilstrækkelig grad

bringes til i overensstemmelse med de faktisk ændrede rammer, der følger af

ITS-leverancens forsinkelse i forhold til Hovedentreprisen (jf. afsnit 2.1).

Interne overvejelser i ITS-arbejdsgruppen samt den seneste runde dialogmøder

med tre potentielle tilbudsgivere indikerer et behov for en større revision af ud-

budsmaterialet, svarende til at der er risiko for, at selv et minimalt revideret ud-

budsmateriale vil føre til endnu et udbudsforløb uden tilbud, da tilbudsgiverne

ikke vil kunne se sig i stand til at udarbejde kvalificerede tilbud på det revide-

rede udbudsgrundlag inden for den korte tilbudsperiode (15 kalenderdage?).

Hvis der gennemføres en hasteprocedure, og der indkommer tilbud på den ud-

budte opgave, vil der hurtigt kunne indgås en kontrakt. Men der vil fortsat være

risiko for, at ITS-systemet ikke kan leveres i rette tid givet den pressede imple-

menteringstidsplan, hvorved en de facto etapevis indfasning af ITS vil være

sandsynlig, men ikke beskrevet i kontrakten (dette vil kræve en større omskriv-

ning af udbudsmaterialet).

Hvis der gennemføres en hasteprocedure, men igen ikke indkommer tilbud, har

projektet reelt blot spildt tiden.

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

Forventede konsekvenser for tidsplan/terminer, herunder busterminalens åb-

ningsdato:

›

De facto (men ikke i kontrakten beskrevet) etapevis indfasning af ITS-

funktioner; intet samlet ITS-system ved den p.t. planlagte dato for åbning

af busterminalen.

›

Implementeringsforløbet forlænges langt ud over den i kontrakten p.t. sti-

pulerede idriftsættelsesdato (25/9).

Forventede konsekvenser for projektøkonomi:

›

Ekstra omkostninger forbundet med udarbejdelse af udbudsmateriale, gen-

nemførelse af udbudsproces m.m.

Længere projektforløb koster generelt mere (fx flere møder).

Risiko for ekstraregninger fra ITS-leverandør i tilfælde af forhold, der ikke

er reguleret i det justerede udbudsmateriale; eksempelvis ved arbejde på et

terminalområde i drift og uden Hovedentreprenørens bistand jf. afsnit 2.1.

Forventede konsekvenser for projektkvalitet:

›

Risiko for meget begrænsede ITS-funktioner (i værste fald ingen) ved bus-

terminalens åbning, alt afhængig af kompleksiteten af de funktioner der øn-

skes implementeret inden åbningen hhv. tidspunkt for kontraktindgåelse.

Uklarhed, diskussion og økonomisk uklarhed i projektforløbet som følge af

forhold, der ikke er tilstrækkeligt velbeskrevne i udbudsmaterialet (kræver

større gennemarbejdning) jf. brug af hasteprocedure med begrænsede mu-

ligheder for at tilpasse udbudsmateriale og tilbud.

›

Forventede konsekvenser for brugeroplevelse:

›

Risiko for at busterminalen ikke opleves som klar til brug ved åbning af

operatører, driftsansvarlige og publikum; og slet ikke, hvis det ikke lykkes

at implementere et minimum af ITS inden åbningsdatoen som konsekvens

af at der kun er indarbejdet et minimum af ændringer i det udbudsmateri-

ale, der udsættes for hasteprocedure.

2.3

Scenario 2: Nyt udbudsmateriale, etapevis ITS

I dette scenario prioriteres det at have kritisk nødvendige ITS-funktioner imple-

menteret inden busterminalen åbnes for trafik og så først derefter etapevist

idriftsætte de resterende ITS-funktioner.

Målet med at udarbejde et ’nyt’ udbudsmateriale (forstået som en

større revision

af udbudsmaterialet fra seneste udbud) er at gøre det mere attraktivt for poten-

tielle tilbudsgivere at byde på opgaven ved bl.a. 1) at søge at imødekomme øn-

sker fremsat på dialogmøder med tre potentielle bydende, herunder evt. at

overflytte alle fysiske installationsydelser til Hovedentreprenøren og lade ITS-

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

leverandøren fokusere på implementering af ITS-systemets it-system og/eller 2)

at tillade en længere implementeringsperiode (markedsdialog indikerede en im-

plementeringsperiode på op til 12 måneder), 3) indarbejdelse af etapevis indfas-

ning af ITS, opblødning af kontraktbestemmelser vedr. bod og kontraktopsigelse

m.m.

Det er endvidere et formål at få indarbejdet en bedre beskrivelse af de forhold,

som ITS-leverandøren skal operere under i perioden mellem en evt. idriftsæt-

telse af busterminalen 1/7 2023 og idriftsættelse af ITS-leverancen en gang

primo 2024 (eller hvornår det nu kan blive), for at mindske risikoen for en ukon-

trollabel strøm af ekstraregninger foranlediget af at ITS-leverandøren møder

’uforudsete

arbejds- og leveringsbetingelser’ jf. også afsnit 1.1, punktlistens

nummer 1.

Hvis det besluttes at udarbejde et nyt udbudsmateriale, vil det kræve ekstra

ressourcer i både udbuds- og implementeringsfasen (kalendertid og timeom-

kostninger), og der vil blive tale om en etapevis indfasning af ITS, hvor det i før-

ste omgang prioriteres at få kritisk vigtige funktioner i drift til busterminalens

åbningsdato, mens mindre kritiske funktioner først implementeres efter åbnings-

datoen.

Såfremt dette scenario forfølges, øges sandsynligheden for at modtage tilbud,

men samtidig vil det være nødvendigt at acceptere etapevis indfasning af ITS.

Forventede konsekvenser for tid herunder busterminalens åbningsdato:

›

Etapevis indfasning af ITS-funktioner; intet samlet ITS-system ved åbning.

Projektforløbet: Både udbuds- og implementeringsforløbet forlænges.

Risiko for, at der ikke kan etableres ITS-funktioner inden busterminalens

åbningsdato (jf. tidspunkt for afslutning af hovedentreprisen) pga. behov

for ekstra tid til beslutningsprocesser, udarbejdelse af udbudsmateriale og

gennemførelse af nyt udbud.

Forventede konsekvenser for projektøkonomi:

›

Ekstra omkostninger forbundet med udarbejdelse af udbudsmateriale, gen-

nemførelse af udbudsproces m.m.

Længere projektforløb koster generelt mere (fx flere møder).

Forventede konsekvenser for projektkvalitet:

›

Risiko for meget begrænsede ITS-funktioner (i værste fald ingen) ved bus-

terminalens åbning (jf. tidspunkt for afslutning af hovedentreprisen), alt af-

hængig af kompleksiteten af de funktioner der ønskes implementeret inden

åbningen hhv. tidspunkt for kontraktindgåelse.

Risikoen for

’projektoverraskelser’ minimeres ved udarbejdelse af mere

gennemarbejdet/tilpasset udbudsmateriale og en længere tilbudsperiode,

›

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

da der kan planlægges et mere forudsigeligt forløb, end ved brug af haste-

proceduren.

Forventede konsekvenser for brugeroplevelse:

›

Risiko for at busterminalen ikke opleves som helt klar til brug ved åbning,

men dog formentlig klar nok til at den kan fungere med brug af et minimum

af ITS-funktioner, alt afhængig af det planlagte forløb, og med mulighed for

større forventningsafstemning i forbindelse med flere delidriftsættelser.

2.4

Scenario 3: Ny åbningsdato, samlet ITS

I dette scenario prioriteres det at implementere et samlet ITS-system, inden

busterminalen åbnes for trafik, svarende til at terminalen fremstår færdig i sin

helhed inden ibrugtagning.

Ved at udskyde datoen for busterminalens åbning (og udarbejde et nyt udbuds-

materiale jf. 2.3) gives en kommende ITS-leverandør tid til at etablere et samlet

ITS-system (én idriftsættelse), der kan tages i brug allerede ved busterminalens

åbning (som hidtil ønsket) frem for at etablere det etapevist, sådan som det

med al sandsynlighed ellers vil ske.

Forskellen i forhold til scenario 2 er således, at åbningsdatoen udskydes, så et

samlet ITS-system kan etableres inden åbning og uden etapevis ITS-indfasning.

Forventede konsekvenser for tid herunder busterminalens åbningsdato:

›

Projektforløbet (udbud og implementering) forlænges samlet set.

Busterminalens åbningsdato udskydes.

Forventede konsekvenser for projektøkonomi:

›

Ekstra omkostninger forbundet med tilpasning af udbudsmateriale, gen-

nemførelse af udbudsproces m.m.

Længere projektforløb koster generelt mere (fx flere møder).

Forventede konsekvenser for projektkvalitet:

›

Bedst mulig chance for at tilvejebringe et samlet set velfungerende ITS-

system til ibrugtagning fra busterminalens åbningsdag.

Forventede konsekvenser for brugeroplevelse:

›

Bedst mulig chance for at busterminalen opleves som klar til brug ved åb-

ning.

Klar skillelinje mellem etablering og D&V.

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX

TRU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 138: Spm. om Københavns nye fjernbusterminal, til transportministeren

KØBENHAVNS BUSTERMINAL

2.5

Scenario 4: Uændret åbningsdato, samlet ITS

I dette scenario prioriteres åbning af busterminalen for trafik, snarere end im-

plementering af ITS-løsninger. Det samlede ITS-system implementeres og idrift-

sættes samlet, men først efter åbningsdatoen.

Scenario

4 er et ’omvendt’ scenario 3 i den forstand,

at åbning af busterminalen

sker uden ITS, for dog at kunne afvikle trafik, mens ITS-systemets funktioner

først ibrugtages lang tid efter åbning af terminalen for trafik. Kritisk nødvendige

funktioner for terminalens brug vil således skulle tilvejebringes uden brug af no-

gen form for ITS, indtil det samlede ITS-system er færdigimplementeret.

Forventede konsekvenser for tid herunder busterminalens åbningsdato:

›

Projektforløbet (udbud og implementering) forlænges samlet set.

Busterminalens åbningsdato fastholdes.

Forventede konsekvenser for projektøkonomi:

›

Ekstra omkostninger forbundet med tilpasning af udbudsmateriale, gen-

nemførelse af udbudsproces m.m.

Længere projektforløb koster generelt mere (fx flere møder).

Forventede konsekvenser for projektkvalitet:

›

Bedst mulig chance for at tilvejebringe et samlet set velfungerende ITS-

system, om end det først vil ske efter terminalen er åbnet for trafik.

Forventede konsekvenser for brugeroplevelse:

›

Risiko for at busterminalen ikke opleves som klar til brug ved åbning, men

dog med mulighed for større forventningsafstemning i forbindelse med den

udsatte ITS-idriftsættelse.

Klar skillelinje mellem etablering og D&V.

›

https://cowi.sharepoint.com/sites/A227119-project/Shared Documents/60-Arbejdsdokumenter/01-Skitseprojekt/09-ITS/Notater og memoer/Reviderede scenarier for etablering af

ITS-system.DOCX