REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 90: Spm., om ministrenes holdning til en undersøgelse af de undersøgte myndigheders håndtering af udleveringen af materiale til og samarbejdet med Tibetkommissionen

Retsudvalget 2022-23 (2. samling)
REU Alm.del
Offentligt

Retningslinjer for statslige

myndigheders opbevaring

af slettede e-mails mv.

September 2021

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 90: Spm., om ministrenes holdning til en undersøgelse af de undersøgte myndigheders håndtering af udleveringen af materiale til og samarbejdet med Tibetkommissionen

Indhold

Indledning og afgrænsning ____________________________________ 2

De relevante regler __________________________________________ 4

2.1

2.2

2.3

De databeskyttelsesretlige regler _____________________________________ 4

De forvaltningsretlige regler om journalisering mv. ________________________ 5

Arkivering af statslige myndigheders it-systemer _________________________ 6

De nærmere retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af

slettede e-mails mv. _________________________________________ 7

3.1

3.2

3.3

3.4

Nærmere vedrørende medarbejdere __________________________________ 7

Særligt for så vidt angår medarbejdere, der er eller har været chefer mv. ______ 7

Nærmere vedrørende fratrådte medarbejder og chefer mv. _________________ 8

Sikkerhedsforanstaltninger __________________________________________ 9

Anbefalinger til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at

der nedsættes en undersøgelseskommission eller en

granskningskommission _____________________________________ 10

4.1

4.2

4.3

På hvilket tidspunkt bør en statslig myndighed tage særlige skridt til at sikre

Hvilke skridt bør en statslig myndighed tage med henblik på sikring af materiale til

Hvilke statslige myndigheder bør tage særlige skridt til at sikre materiale til brug

materiale til brug for undersøgelsen? _______________________________________ 10

brug for undersøgelsen? ________________________________________________ 11

for undersøgelsen? ____________________________________________________ 12

1/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Indledning og afgrænsning

Indledning

Offentligt ansatte bruger i vidt omfang e-mails i forbindelse med deres arbejde, herunder når der

skal træffes konkrete afgørelser eller i forbindelse med udarbejdelsen af arbejdspapirer til rege-

ringen eller til besvarelse af spørgsmål fra Folketinget.

Dokumentations- og kontrolhensyn ligger til grund for, at offentlige myndigheder efter forvaltnings-

retten har en

pligt

til at opbevare e-mails, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i

øvrigt (journaliseringspligt). Sådanne e-mails skal journaliseres snarest muligt efter modtagelsen

eller afsendelsen.

E-mails, der ikke har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt og dermed ikke er

omfattet af journaliseringspligten (som f.eks. interne e-mails vedrørende overvejelser om en sag),

bør derimod slettes løbende, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem. Sådanne e-

mails vil imidlertid kunne være relevante i forbindelse med undersøgelses- og granskningskom-

missioner, hvor der f.eks. kan være behov for en nærmere belysning af en myndigheds interne

overvejelser om en sag. Der er derfor et behov for også at opbevare e-mails, som ikke skal jour-

naliseres, herunder slettede e-mails, i en vis periode.

Behov for retningslinjer

Der bør for statslige myndigheder gælde en ensartet praksis, hvorefter e-mails, der ikke skal jour-

naliseres, ikke opbevares længere tid end nødvendigt.

Justitsministeriet har på den baggrund udarbejdet nærværende retningslinjer for statslige myn-

digheders opbevaring af (1) nuværende medarbejderes slettemarkerede e-mails og (2) fratrådte

medarbejderes e-mailkonti. Retningslinjerne indeholder desuden anbefalinger om, hvordan stats-

lige myndigheder bør forholde sig i relation til (3) sikring af materiale i bred forstand (det vil sige

ikke kun e-mails, men f.eks. fysiske papirer og sms’er, når der er truffet beslutning om, at der

nedsættes en undersøgelseskommission eller en granskningskommission, som den pågældende

statslige myndighed forventes at skulle aflevere materiale til.

Retningslinjerne er udarbejdet under inddragelse af Datatilsynet. Datatilsynets inddragelse bety-

der selvsagt ikke, at tilsynet er afskåret fra at tage en eventuel fremtidig sag op, hvis tilsynet f.eks.

modtager en klage fra en registreret eller vælger at føre tilsyn med en statslig myndighed.

Afgrænsning

Retningslinjerne tager ikke stilling til,

hvornår

medarbejderen skal slettemarkere en e-mail. Det

beror som udgangspunkt på en konkret nødvendighedsvurdering, hvornår medarbejderen skal

slettemarkere en e-mail (opbevaringsbegrænsning).

For at sikre, at nærværende retningslinjer følges i hele den statslige myndigheds organisation,

bør den enkelte myndighed tage initiativ til at indarbejde retningslinjerne i personalepolitikker og

2/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

drøfte retningslinjerne i samarbejdsudvalg mv. Myndigheden skal endvidere sikre, at medarbej-

derne får underretning om opbevaringsperioderne, herunder hvornår medarbejdere omfattes af

de forskellige perioder.

Retningslinjerne vedrører statslige myndigheder, dog ikke efterretningstjenesterne, der er under-

lagt særlige regler, eller myndigheder, der efter lovgivningen er uafhængige. Retningslinjerne

vedrører heller ikke kommuner og regioner.

Retningslinjerne gælder for slettemarkerede e-mails samt fratrådte medarbejderes og chefers mv.

e-mailkonti. Det betyder bl.a., at en mødeindkaldelse i kalenderen (f.eks. i Outlook) er omfattet af

retningslinjerne, idet en sådan mødeindkaldelse sendes ved brug af e-mail. Derimod vil de ”rene”

kalenderoplysninger (tilførsler i kalenderen, hvor der ikke samtidig sendes en mødeindkaldelse)

ikke være omfattet af retningslinjerne.

Afsnit 4 om anbefalinger til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes

en undersøgelseskommission eller en granskningskommission, omfatter dog materiale i bred for-

stand, og dermed ikke kun e-mails. Formålet med disse anbefalinger er at sikre, at alt materiale,

der er eller forventes at kunne blive relevant for en kommende kommissionsundersøgelse mv.,

vil kunne udleveres hertil.

3/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

2.1

De relevante regler

De databeskyttelsesretlige regler

Offentlige myndigheders behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med da-

tabeskyttelsesforordningen

og databeskyttelsesloven

. Retshåndhævende myndigheders be-

handling af personoplysninger skal derimod ske i overensstemmelse med retshåndhævelseslo-

ven

, når behandlingen foretages med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsfor-

følge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner, herunder for at beskytte mod

eller forebygge trusler mod den offentlige sikkerhed.

Databeskyttelsesforordningens artikel 5 indeholder en række grundlæggende databeskyttelses-

retlige principper, der altid skal iagttages i forbindelse med behandling af personoplysninger

Således fastsætter princippet om

dataminimering,

at personoplysninger skal være tilstrækkelige,

relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles.

Der gælder endvidere et princip om

opbevaringsbegrænsning,

som medfører, at personoplysnin-

ger skal opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et

længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil personoplysningerne behandles.

Man skal dermed undgå en unødvendig ophobning af data, da dette principielt altid vil indebære

en risiko for de registrerede, f.eks. ved at oplysningerne kan komme uvedkommende i hænde.

Således bør den dataansvarlige myndighed f.eks. indføre tidsfrister for sletning af de opbevarede

personoplysninger. Hvor længe personoplysninger kan opbevares afhænger af en konkret vur-

dering af, hvor længe det er nødvendigt.

Når en dataansvarlig myndighed har fastsat generelle slettefrister, er der ikke en pligt for den

dataansvarlige til løbende at gennemgå samtlige sine sager, dokumenter mv. med henblik på at

sikre, at der ikke opbevares konkrete personoplysninger i strid med princippet om opbevarings-

begrænsning, så længe der er procedurer, som sikrer, at der sker sletning i overensstemmelse

med de fastsatte frister.

Myndigheden har dog pligt til at slette oplysninger, hvis myndigheden i

forbindelse med en konkret sag eller klage bliver opmærksom på, at myndigheden opbevarer

unødvendige oplysninger (i det omfang en sådan sletning ikke strider mod journaliseringspligten).

─────────────────────────────

1 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbin-

delse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv

95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).

2 Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse

med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).

3 Lov nr. 410 af 27. april 2017 om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger med senere ændrin-

ger.

Disse grundlæggende databeskyttelsesretlige principper fremgår endvidere af retshåndhævelseslovens § 4, hvorfor det

samme gør sig gældende i denne lov.

5 Betænkning nr. 1565 om databeskyttelsesforordningen – og de retlige rammer for dansk lovgivning, s. 90 f.

4/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Sletning

af personoplysninger skal ske på en sådan måde, at det ikke længere er muligt at iden-

tificere de pågældende personer. Sletning betyder i praksis, at personoplysningerne (inklusiv

eventuelle kopier) slettes uigenkaldeligt fra alle lagringsmedier, hvor de har været lagret, og at

personoplysningerne på ingen måde kan genskabes. Man skal derfor også slette de pågældende

oplysninger fra sin backup og lignende, hvis det er teknisk muligt. Under alle omstændigheder

skal man sikre sig, at man ved genetablering af data fra sin backup fjerner data, der er slettet, i

sit driftssetup.

Der skal derfor i forhold til nærværende retningslinjer sondres mellem

brugerslettede e-mails,

som kan genskabes af medarbejderen selv eller andre med særlige rettigheder, og

uigenkaldeligt

slettede e-mails,

der ikke kan genskabes. Det forhold, at en e-mail af medarbejderen er markeret

som slettet og flyttet til mappen med slettet post (situationen er herefter benævnt ”slettemarkeret

e-mail”), betyder ikke, at e-mailen er (endegyldigt) slettet.

Databeskyttelsesforordningens artikel 5 indeholder endvidere et princip om

integritet og fortrolig-

hed,

som betyder, at personoplysninger skal behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sik-

kerhed for de pågældende personoplysninger, herunder beskyttelse mod uautoriseret eller ulovlig

behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse. Den dataansvarlige myndig-

hed skal endvidere efter databeskyttelsesforordningens artikel 32 gennemføre passende tekniske

og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er

forbundet med behandlingen.

2.2

De forvaltningsretlige regler om journalisering mv.

E-mails, der sendes og modtages af medarbejdere i statslige myndigheder, kan være journalise-

ringspligtige efter offentlighedslovens regler. Nærværende retningslinjer retter sig mod slettemar-

kerede e-mails, der ligger i arbejdsrelaterede mailsystemer, uanset om det er e-mails, der er jour-

naliseret eller ej. Journaliserede e-mails, der er flyttet over i sagsbehandlingssystemer, er ikke

omfattet af retningslinjerne, med mindre der efter journaliseringen fortsat findes en kopi af e-mai-

len i den ansattes slettede post i mailsystemet. I så fald vil denne kopi (fortsat) være omfattet af

retningslinjerne.

Det forudsættes, at alle statslige myndigheder journaliserer e-mails, i det omfang de er forpligtet

hertil. Myndigheden skal sikre en god journaliseringskultur, og den enkelte medarbejder har selv

ansvaret for at journalisere e-mails i fornødent omfang. Hverken retningslinjerne eller de databe-

skyttelsesretlige regler ændrer således ved, at der i medfør af offentlighedsloven gælder en for-

pligtelse for offentlige myndigheder til at journalisere visse dokumenter, herunder e-mails.

De forvaltningsretlige regler om bl.a. journaliseringspligten bidrager til, at det efterfølgende kan

klarlægges, hvad der er sket i en sag (dokumentationshensyn). Endvidere giver dokumentation

af en sag mulighed for at føre kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn).

5/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

2.3

Arkivering af statslige myndigheders it-systemer

Enhver statslig myndighed har pligt til at sikre sig, at de opbevarer og bruger it-systemer, papir-

sager mm. på en sådan måde, at de kan anvendes mange år efter.

Alle statslige myndigheder har anmeldelsespligt for alle it-systemer til Rigsarkivet, inden systemet

tages i brug. Der er anmeldelsespligt, så Rigsarkivet kan vurdere, om der skal afleveres en arki-

veringsversion af systemet (kopi af data og dokumenter). Hvis Rigsarkivet beslutter, at der skal

afleveres en arkiveringsversion, skal systemet godkendes for at sikre, at det også kan arkiveres.

Myndigheder må ikke slette i deres systemer, hvis de ikke har en kassationsbeslutning fra Rigs-

arkivet. Rigsarkivet vurderer dog ikke et e-mailsystem som f.eks. Outlook som et egentlig it-sy-

stem i arkivmæssig forstand, da det forventes, at alle oplysninger – herunder e-mails – af betyd-

ning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt lægges ind i egentlige it-systemer (myndigheder-

nes sagsbehandlingssystemer) i henhold til myndighedernes forvaltningsretlige journaliserings-

pligt.

6/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

De nærmere retningslinjer for statslige

myndigheders opbevaring af slettede e-

mails mv.

Justitsministeriet finder, at det er mest hensigtsmæssigt, at der – ved siden af den forvaltnings-

retlige journaliseringspligt og arkivreglerne – med disse retningslinjer indføres en anbefaling for

statslige myndigheder til at opbevare nuværende medarbejderes, chefers (kontorchefer og højere

stillinger) samt ministres, departementschefers og særlige rådgiveres slettemarkerede e-mails

samt fratrådte medarbejderes – herunder fratrådte chefers mv. – e-mailkonti i en vis periode. Det

skyldes først og fremmest hensynet til undersøgelses- og granskningskommissioners arbejde.

Ved fastsættelsen af retningslinjer for statslige myndigheders praksis for opbevaring af bl.a. slet-

tede e-mails skal herudover inddrages de databeskyttelsesretlige principper og hensyn til beskyt-

telse af de ansattes personoplysninger.

Myndighedens frist for opbevaring af fratrådte medarbejderes og chefers mv. e-mailkonti (ret-

ningslinjernes afsnit 3.3. nedenfor) og nuværende medarbejderes og chefers mv. slettemarke-

rede e-mails (retningslinjernes afsnit 3.1 og 3.2 nedenfor) er på den ene side begrundet i databe-

skyttelsesretlige hensyn, der tilsiger, at personoplysninger om den pågældende medarbejder og

de eventuelle andre personer, der måtte fremgå oplysninger om i de pågældende e-mails, ikke

skal opbevares i en længere periode end nødvendigt. På den anden side kan det konstateres, at

mailkonti (herunder også fra andre medarbejdere end chefer mv.) kan være relevante for en un-

dersøgelses- eller granskningskommissions afdækning.

3.1

Nærmere vedrørende medarbejdere

Det er Justitsministeriets vurdering set i lyset af ovenstående hensyn, at nuværende medarbej-

deres slettemarkerede e-mails skal opbevares i en periode på 5 år, hvorefter de slettemarkerede

e-mails slettes endegyldigt, jf. dog nedenfor om chefer mv.

3.2

Særligt for så vidt angår medarbejdere, der er eller har været chefer mv.

Længden af den periode, hvor slettemarkerede e-mails tilhørende chefer mv. skal opbevares, bør

fastsættes under hensyntagen til, at der er tale om ansatte, der varetager en mere betydningsfuld

stilling eller funktion. For så vidt angår ansatte i chefstillinger bør der derfor være længere frister

for opbevaring af slettemarkerede e-mails.

7/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Omfattet af begrebet ansatte i chefstillinger vil være kontorchefer og højere stillinger, herunder

bl.a. kommitterede, afdelingschefer, vicedirektører og styrelsesdirektører, hvorimod fuldmægtige

og kontorpersonale, herunder kontorledere, ikke vil være omfattet. En chefkonsulent med perso-

naleledelse vil være omfattet.

Ved den personelle afgrænsning af begrebet ansatte i chefstillinger i disse retningslinjer må der i

andre tilfælde end de ovenfor anførte – i overensstemmelse med forarbejderne til offentligheds-

lovens § 21, stk. 3 – lægges vægt på, om der er tale om ansatte i stillinger, som i henseende til

bl.a. ledelsesbeføjelser, lønforhold og placering i det administrative hierarki kan sidestilles med

de nævnte eksempler.

Det bemærkes, at det også forudsættes at omfatte medarbejdere, der

fungerer eller har fungeret

i en stilling som chef, men som f.eks. ikke er udnævnt som kontorchef eller lignende.

For så vidt angår ansatte i chefstillinger vurderes det, at den ansattes slettemarkerede e-mails

bør opbevares i 10 år.

Justitsministeriet finder, at der for

ministre, departementschefer og særlige rådgivere

gælder så-

danne helt særlige forhold omkring deres stilling og funktion, som kan begrunde, at deres slette-

markerede e-mails bør opbevares i længere tid end 10 år. Justitsministeriet finder derfor, at slet-

temarkerede e-mails tilhørende departementschefer, ministre og særlige rådgivere bør opbeva-

res i 25 år.

3.3

Nærmere vedrørende fratrådte medarbejder og chefer mv.

Det følger af Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold

at når en medarbejder er fratrådt og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mailkonto på

arbejdspladsen, må e-mailkontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt. Peri-

odens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion

og kan maksimalt være på 12 måneder. Hvor lang en periode en fratrådt medarbejders e-mail-

konto holdes aktiv kan variere.

Når en fratrådt medarbejders e-mailkonto deaktiveres bør indholdet slettes endegyldigt efter 5 år

fra tidspunktet for deaktivering.

For så vidt angår fratrådte chefer vurderes det, at indholdet af den pågældendes deaktiverede e-

mailkonto bør slettes endegyldigt efter 10 år fra tidspunktet for deaktiveringen. Justitsministeriet

─────────────────────────────

6 Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentar, 2. udgave (2020), side 452. Se også FOB 2001, side 549.

7 Dateret december 2020

8/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

finder, at fratrådte ministres, departementschefers og særlige rådgiveres deaktiverede e-mailkonti

bør slettes endegyldigt efter 25 år fra tidspunktet for deaktiveringen.

De e-mails, som den fratrådte medarbejder eller chef mv. selv har slettemarkeret inden sin fra-

trædelse, bør slettes henholdsvis 5/10/25 år efter slettemarkeringen på samme måde som for

slettemarkerede e-mails hos nuværende medarbejdere og chefer mv. Der henvises til det anførte

under afsnit 3.1 og 3.2 ovenfor.

3.4

Sikkerhedsforanstaltninger

Adgangen til slettemarkerede e-mails bør gradvist begrænses. Når en medarbejder har slette-

markeret en e-mail, bør e-mailen efter en kortere periode, hvor der f.eks. er mulighed for at for-

tryde sletningen og gendanne e-mailen, fjernes fra medarbejderens e-mailkonto, så medarbejde-

ren ikke selv har adgang til e-mailen længere.

Dette er både begrundet i et hensyn til medarbejderens egne personoplysninger, og i et hensyn

til beskyttelse af de personoplysninger, der er indeholdt i sendte og modtagne e-mails. Myndig-

heden er fortsat ansvarlig for den behandling, der sker i form af den fortsatte opbevaring efter

slettemarkeringen. Myndigheden bør derfor bl.a. træffe de rette foranstaltninger for at sikre inte-

griteten af de e-mails, der gemmes.

9/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Anbefalinger til sikring af materiale,

når der er truffet beslutning om, at der

nedsættes en undersøgelseskommission

eller en granskningskommission

Det følger af § 9 i lov om undersøgelseskommissioner og granskningskommissioner,

at enhver

har pligt til at udlevere materiale til undersøgelseskommissionen, når kommissionen anmoder om

det. Bestemmelsen gælder endvidere for granskningskommissioner nedsat efter lovens kapitel 1

a, jf. lovens § 1 b.

Formålet med bestemmelsen er at sikre, at undersøgelseskommissionen eller granskningskom-

missionen kan få alle relevante oplysninger frem.

Udtrykket ”materiale” skal forstås i meget vid

betydning. Udtrykket omfatter ikke blot skrifter, herunder tegninger, kort og fotografier, men også

materiale, der træder i stedet herfor, f.eks. prøver, modeller, lydbånd, film, videooptagelser og

lignende. E-mails er således omfattet af udtrykket ”materiale”.

En forudsætning for, at undersøgelseskommissionen eller granskningskommissionen fra myndig-

hederne kan få adgang til det relevante materiale, er, at myndighederne i tilstrækkelig grad –

inden for rammerne af lovgivningen i øvrigt – sikrer opbevaring af materialet. Nærværende anbe-

falinger tager sigte på den specifikke situation, at der er nedsat en undersøgelseskommission

eller en granskningskommission, eller at der er truffet beslutning om, at der nedsættes en under-

søgelseskommission eller en granskningskommission.

4.1

På hvilket tidspunkt bør en statslig myndighed tage særlige skridt til at sikre

materiale til brug for undersøgelsen?

Det følger af § 1, stk. 1, i lov om undersøgelseskommissioner og granskningskommissioner, at

beslutning om nedsættelse af en undersøgelseskommission træffes af justitsministeren. Justits-

ministeren er forpligtet til at nedsætte en undersøgelseskommission, hvis Folketinget træffer be-

slutning herom, jf. § 1, stk. 2. Beslutning om at nedsætte en granskningskommission træffes af

Folketinget, jf. § 1 a.

En myndighed skal træffe foranstaltninger til at sikre materiale til brug for kommissionsundersø-

gelsen, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en undersøgelseskommission eller en

granskningskommission. Det følger af lov om undersøgelseskommissioner og granskningskom-

missioner § 1, stk. 1, at justitsministeren træffer beslutning om at nedsætte en undersøgelses-

─────────────────────────────

Lovbekendtgørelse nr. 1146 af 28. maj 2021 om undersøgelseskommissioner og granskningskommissioner.

9 Folketingstidende 1998-99, Tillæg A, side 256, og betænkning nr. 1315/1996 om undersøgelsesorganer, side 121.

10/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

kommission. Justitsministeren er forpligtet til at træffe en sådan beslutning, hvis Folketinget ved-

tager beslutning herom. Endvidere indebærer lovens § 1 a, at beslutningen om at nedsætte en

granskningskommission træffes af Folketinget, og ifølge § 65, stk. 1, nr. 3, i Folketingets forret-

ningsorden træffes denne beslutning af Folketingets Udvalg for Forretningsordenen efter indstil-

ling herom fra Folketingets Granskningsudvalg.

4.2

Hvilke skridt bør en statslig myndighed tage med henblik på sikring af materiale

til brug for undersøgelsen?

Når en undersøgelseskommission eller en granskningskommission er nedsat, vil det være kom-

missionens anmodning – som kan specificeres og afgrænses nærmere i dialog med de respektive

myndigheder – der er afgørende for udvælgelsen af det materiale, der skal udleveres. På det

tidspunkt, hvor der er truffet beslutning om, at der skal nedsættes en undersøgelseskommission

eller en granskningskommission, foreligger der i sagens natur endnu ikke en sådan anmodning

fra kommissionen, ligesom den nærmere udformning af kommissoriet for undersøgelsen ikke vil

være endeligt kendt.

Eftersom formålet med sikringen af materiale på dette tidspunkt er at undgå, at muligt relevant

materiale går tabt, bør myndigheden under alle omstændigheder tage de fornødne skridt for at

sikre, at der ikke bliver slettet materiale af relevans for kommissionens undersøgelse. Den nær-

mere identifikation af det materiale, der skal udleveres til undersøgelseskommissionen eller

granskningskommissionen, vil herefter kunne afvente kommissionens anmodning og myndighe-

dens eventuelle dialog med kommissionen om den nærmere afgrænsning af anmodningen.

Når der er truffet beslutning om, at en undersøgelseskommission eller en granskningskommission

skal nedsættes, bør det derfor sikres, at der ikke sker sletning af

e-mails

i myndighedens e-mail-

system. Det gælder både for chefer og for øvrige medarbejdere. Den løbende sletning af e-mails

efter ovenstående retningslinjer (afsnit 3) bør derfor sættes i bero, og e-mails hos myndigheden

bør ikke slettes, før det står klart, hvilket materiale der skal udleveres til kommissionen.

For så vidt angår materiale på tjenestetelefoner, f.eks. SMS-beskeder eller lignende, bør myndig-

heden anmode relevante medarbejdere om at tage skridt til at sikre, at materiale af mulig relevans

for den kommende kommissionsundersøgelse ikke slettes, i hvert fald i det omfang sådant mate-

riale ikke opbevares på myndighedens servere mv.

Der bør herudover foretages backup af eventuelle

andre IT-systemer og filservere mv.

– dvs.

andre systemer end mailsystemer, jf. umiddelbart ovenfor – hvorfra der sker løbende sletning.

Dette bør ske under hensyntagen til den konkrete IT-mæssige indretning hos de respektive myn-

digheder. Elektroniske sagsbehandlings- og journalsystemer vil i sagens natur typisk være ind-

rettet med henblik på varig opbevaring af det registrerede materiale, men i det omfang der måtte

kunne ske sletning af ikke-journaliseringspligtigt materiale fra sådanne systemer, bør der også

foretages en backup heraf.

For så vidt angår fysisk materiale bør myndigheden undlade at kassere muligt relevant materiale,

indtil der er udleveret materiale til undersøgelseskommissionen eller granskningskommissionen.

11/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

4.3

Hvilke statslige myndigheder bør tage særlige skridt til at sikre materiale til brug

for undersøgelsen?

Når en undersøgelseskommission eller en granskningskommission er nedsat, vil den rette hen-

vendelse til de myndigheder, som efter kommissionens vurdering vil kunne ligge inde med mate-

riale af relevans for undersøgelsen. Forud herfor vil det ikke med sikkerhed kunne forudsiges,

hvilke myndigheder der vil kunne blive anmodet om at udlevere materiale til brug for kommissi-

onsundersøgelsen.

Det må derfor bero på en konkret vurdering af de tilkendegivelser mv., der danner grundlag for

beslutningen om, at en undersøgelseskommission eller en granskningskommissionen skal ned-

sættes, om en myndighed er i besiddelse af materiale, som vil kunne gøre det relevant for kom-

missionen at rette henvendelse til myndigheden. Der bør ikke anlægges en snæver vurdering af

spørgsmålet, om det vil kunne være relevant for kommissionen at anmode en myndighed om

materiale, idet formålet med sikringen af materialet som anført ovenfor er at undgå, at muligt

relevant materiale går tabt.

Justitsministeriet kan efter anmodning bistå en potentielt berørt myndighed med at foretage en

umiddelbar vurdering af, om myndigheden vil kunne blive anmodet om at udlevere materiale til

brug for kommissionsundersøgelsen. Den endelige stillingtagen til, hvilke myndigheder der bliver

omfattet af undersøgelsen, træffes dog som nævnt altid af undersøgelseskommissionen eller

granskningskommissionen, når denne er nedsat.

12/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Dato

September 2021

Justitsministeriet

Slotsholmsgade 10

1216 København K

Telefon

72 26 84 00

[email protected]

ISBN

978-88-98564-35-7

Foto

Scanpix

1/13

Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.