REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 90: Spm., om ministrenes holdning til en undersøgelse af de undersøgte myndigheders håndtering af udleveringen af materiale til og samarbejdet med Tibetkommissionen

Retsudvalget 2022-23 (2. samling)
REU Alm.del
Offentligt

Retsudvalget 2017-18

REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 982

Retsudvalget 2022-23 (2. samling)

REU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 90

Offentligt

Udenrigsministeriet

Folketingets Retsudvalg

Asiatisk Plads 2

DK-1448 København K

Telefon +45 33 92 00 00

Telefax +45 32 54 05 33

E-mail: [email protected]

http://www.um.dk

Sag/ID Nr.

Enhed

Dato

2018 - 21640

JTK

1. august 2018

REU alm. del

–

svar på spørgsmål 982 fra Peter Kofod Poulsen

(DF) og Josephine Fock (ALT) stillet den 6. juli 2018 til

udenrigsministeren.

Spørgsmål

Vil ministeren redegøre for, hvordan Udenrigsministeriets oplysning i en

mail af

25. januar 2017 til Tibetkommissionen, om at UM ”har afleveret

alt materiale, som har kunnet identificeres til brug for Tibet-

kommissionens

undersøgelse”, kan være sand, når UM ikke havde

forsøgt at identificere relevante e-mails i hhv. det almindelige backup-

system, Enterprise Vault og i postkassen [email protected]?

Svar

Da Udenrigsministeriet meddelte Tibetkommissionen, at alt materiale,

som kunne identificeres til brug for Tibet-kommissionens undersøgelse,

var afleveret, blev det meddelt med udgangspunkt i den fremgangsmåde

for identifikation af relevant materiale, som blev aftalt med

Tibetkommissionen på et møde i ministeriet den 2. maj 2016.

Fremgangsmåden for Udenrigsministeriets identificering af relevant

materiale er beskrevet i justitsministerens besvarelse af 22. maj 2018 af

spørgsmål nr. 671 (alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

Vedrørende denne fremgangsmåde kan desuden henvises til

Tibetkommissionens beretning (bind 2, kapitel 6.1, side 426), hvoraf

fremgår: ”Under

besøget [den 2. maj. 2016] udepegede kommissionen, hvilke sager i

en forevist journalplan som de af kommissionen foreslåede søgekriterier skulle anvendes

på. Udenrigsministeriet fremsendte herefter den 23. maj 2016 materiale til

kommissionen. I fremsendelsesbrevet blev det oplyst, at materialet bestod af de sager og

mails, der var fremkommet ved en søgning i de elektroniske arkiver på de kriterier, der

var angivet i kommissionens brev af 17. februar 2016, og i de sager som kommissionen

udvalgte under kommissionens besøg i ministeriet den 2. maj 2016.

Kommissionen har i perioden 17. juni 2016 til 14. marts 2017 modtaget ydereligere

materiale fra Udenrigsministeriet.

[….]

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 90: Spm., om ministrenes holdning til en undersøgelse af de undersøgte myndigheders håndtering af udleveringen af materiale til og samarbejdet med Tibetkommissionen

Kommissionen har været på kontrolbesøg i Udenrigsministeriet den 13. oktober 2016,

men fandt ikke uafleveret materiale af interesse for kommissionens undersøgelse.”

Som det fremgår oplyste man kommissionen om, at man havde søgt i

”de

elektroniske arkiver” [fremhævning indsat]. Det blev således ikke på noget

tidspunkt i dialogen mellem Udenrigsministeriet og Tibetkommissionen

fra ministeriets side overvejet, hvorvidt ministeriets backup-system,

Enterprise Vault eller postkassen [email protected] skulle

inddrages i identificeringen af relevant materiale. Ligesom det heller ikke

blev taget op fra kommissionens side.

Da man den 25. januar 2017 derfor oplyste at have

”afleveret alt materiale,

som har kunnet identificeres til brug for Tibet-kommissionens

undersøgelse” var det med udgangspunkt i denne dialog med

kommissionen om hvordan og hvor, man skulle søge efter materiale.

Udenrigsministeriet identificerede og oversendte en meget betydelig

samling af relevant materiale

–

dokumenter med et samlet omfang på ca.

20.500 sider

–

til brug for Tibetkommissionens undersøgelse.

Det kan hertil bemærkes, at Udenrigsministeriet ikke har praksis for at

foretage generelle søgninger i backup-system i forbindelse med

identifikation af materiale efter offentlighedsloven eller i lignende

undersøgelser. Den praksis baserer sig på, at ministeriet antager, at dets

medarbejdere overholder de forvaltningsretlige regler og principper,

herunder journaliseringsforpligtelsen.

Hvis der derimod opstår en konkret mistanke om, at relevant materiale

skulle eksistere i et andet system end arkivet, kan der være grund til at

foretage bredere søgninger udover i arkivet. Dette var således tilfældet i ét

enkelt tilfælde under kommissionens arbejde på baggrund af en

henvendelse fra en af ministeriets medarbejdere om, at en mulig relevant

mail ikke var blevet journaliseret. Der blev derfor foretaget en konkret

søgning fra centralt hold i ministeriets mailprogram, Outlook, og mail-

komprimeringssystem, Enterprise Vault. Der blev dog ikke identificeret

relevant materiale i forbindelse med den pågældende sag.

Det kan oplyses, at Udenrigsministeriets backup-system er et led i

ministeriets beredskabsplanlægning på IT-området. Systemet har til formål

at muliggøre indlæsningen af en sikkerhedskopi af ministeriets data og

systemer i tilfælde af systemnedbrud, terroranslag, brand, cyberangreb og

lignende med henblik på at kunne genoprette systemer og data. En backup

er et øjebliksbillede af ministeriets samlede IT-platform på et givent

tidspunkt, og er ikke tiltænkt at have samme funktion som et arkivsystem.

Udover backup-systemet

eksisterer ligeledes systemet ”Enterprise Vault”.

Enterprise Vault er

ikke

et backup-system og ej heller et arkivsystem, og

er heller ikke tiltænkt at have disse funktioner. Enterprise Vault er et mail-

komprimeringssystem, der komprimerer e-mails i medarbejdernes

mailbokse med henblik på at spare plads for medarbejdere med meget

store antal mails i deres Outlook-postkasser.

For så vidt angår postkassen

[email protected]

er dette en

såkaldt

”funktionspostkasse”. Mailkontoen bruges til at modtage mails fra

borgere, virksomheder og andre landes ambassader. Disse henvendelser

bliver fordelt til relevante modtagere til videre sagsbehandling. Når der

modtages mails i postkassen af betydning for Udenrigsministeriets

sagsbehandling, bliver disse journaliseret og indgår derfor i ministeriets

arkiv.

Det har således ikke været overvejet at foretage generelle søgninger i

Udenrigsministeriets

backup-system,

Enterprise

Vault

[email protected]

i forbindelse med fremskaffelse af materialet

til kommissionen. Når man i dag ser tilbage på den aftalte fremgangsmåde

og den rejste kritik, kan man naturligvis godt ærgre sig over, at der ikke

med Tibetkommissionen var en drøftelse

–

på deres eller ministeriets

initiativ - om de tekniske muligheder og begrænsninger for at foretage

generelle søgninger i disse systemer.

I øvrigt kan jeg generelt henvise til, at justitsministeren blandt andet på

baggrund af den tvivl, der i den seneste tid har været rejst om grundlaget

for

Tibetkommissionens

konklusioner,

har

gennedsat

Tibetkommissionen.

Det følger af kommissoriet for den gennedsatte kommission, at den blandt

andet har til opgave at undersøge, hvorvidt eventuelt nyt relevant materiale

giver grundlag for at ændre eller supplere Tibetkommissionens

konklusioner. Endvidere skal den gennedsatte kommission også

undersøge og redegøre for politiets håndtering af demonstrationer og

andre meningstilkendegivelser i forbindelse med officielle kinesiske besøg

i Danmark siden 1995 til tidspunktet for kommissionens nedsættelse.

Derudover følger det af kommissoriet, at der på baggrund af

kommissionens beretning, herunder navnlig eventuelle oplysninger om

nyt materiale, der ikke blev udleveret til Tibetkommissionen, vil blive taget

stilling til, om der er grundlag for at iværksætte en undersøgelse af de

undersøgte myndigheders håndtering af udleveringen af materiale til

Tibetkommissionen og samarbejdet med kommissionen herom.

Udenrigsministeriet ser frem til at samarbejde med den gennedsatte

kommission.

Udenrigsministeriet vil til formålet etablere en tværgående enhed, der skal

forestå samarbejdet med Tibetkommissionen herunder sikre, at alt

relevant materiale stilles til rådighed for Kommissionen, at der søges i alle

relevante systemer, som Tibetkommissionen er interesserede i, at den

nødvendige IT-ekspertise også er til rådighed for den gennedsatte

kommission, og at man på tværs af ministeriet sikrer inddragelse af alle

enheder og ekspertiser, der måtte være relevante for at opfylde

Tibetkommissionens opgaver.

Med venlig hilsen

Anders Samuelsen