KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 32: Spm. om, hvilke væsentlige udfordringer der ligger i at etablere én digital løsning til foreningers arrangementsansøgninger, herunder hvilken underliggende lovgivning der vurderes svær at digitalisere på grund af dens kompleksitet

Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)
KUU Alm.del
Offentligt

Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)

Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21

BOU Alm.del - Bilag 190

Offentligt

Folketingets Indenrigs- og Boligudvalg

Stormgade 2-6

1470 København K

Telefon 72 28 24 00

[email protected]

Sagsnr.

2021 - 2919

Doknr.

440432

Dato

01-10-2021

Resultat af afdækning og undersøgelse vedrørende B 219

Indledning

I beretningen over B 219 (oprettelse af én digital løsning til foreningers arrangements-

ansøgninger) har et flertal i BOU (S, V, DF, SF, RV, EL og LA) pålagt regeringen - på

baggrund af erfaringerne fra kommunernes it-fællesskab KOMBIT og den kommunale

it-løsning ARENA - at afdække mulighederne for, hvad det vil kræve at gennemføre en

digital løsning med én ansøgning til alle relevante myndigheder.

Flertallet har endvidere opfordret regeringen til at indkalde foreningsarrangører og re-

levante myndigheder, herunder statslige styrelser, kommuner, politi og beredskab, til

samarbejdsmøder for at undersøge, om erfaringerne med de kommunale ansøgnings-

systemer kan udvides til også at omfatte statslige styrelser og statslige myndigheder,

eller om det er muligt med en anden digital løsning.

Flertallet har opfordret regeringen til at indkalde til det første møde inden den 1. juli

2021 eller hurtigst muligt derefter samt forelægge resultaterne af afdækningen og un-

dersøgelsen for udvalget og ordførerne senest den 1. oktober 2021.

I forbindelse med afdækningen og undersøgelserne har Indenrigs- og Boligministeriet

bl.a. indhentet en række oplysninger fra KL og KOMBIT, afholdt samarbejdsmøde

med relevante myndigheder og repræsentanter fra foreningslivet samt afholdt bilate-

rale møder med henholdsvis Digitaliseringsstyrelsen, Justitsministeriet og Rigspoli-

tiet.

Om ARENA-projektet

Indenrigs- og Boligministeriet har fra KL og KOMBIT modtaget en række oplysninger

om bl.a. oplægget til en kommunal løsning kaldet ARENA.

KL har oplyst, at KOMBIT iværksatte oplægget til en samlet one-entry løsning kaldet

ARENA efter dialog med en række sønderjyske kommuner, der ønskede at styrke det

lokale kulturliv. Omfanget af nødvendige ansøgninger og tilladelser til forskellige typer

af arrangementer er potentielt omfangsrigt og involverer mange myndigheder med

hvert sit ansvarsområde. ARENA-projektet var forarbejde til en evt. udvikling af en

løsning.

KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 32: Spm. om, hvilke væsentlige udfordringer der ligger i at etablere én digital løsning til foreningers arrangementsansøgninger, herunder hvilken underliggende lovgivning der vurderes svær at digitalisere på grund af dens kompleksitet

KL har videre oplyst, at i forbindelse med forarbejdet har KOMBIT foretaget en række

afdækninger og vurderinger. Disse afslørede ikke overraskende en relativ høj komplek-

sitet i aktør-landskabet. Afdækningen viste f.eks., at der (worst case) kunne være op til

23 forskellige myndigheder involveret i en ansøgning. Analyserne og det efterfølgende

oplæg til løsningskoncept tog udgangspunkt i eksisterende regler og rammevilkår.

KL har desuden oplyst, at der i forbindelse med afdækningen har været god dialog

med en række statslige myndigheder, men på konceptuelt niveau. En evt. realisering af

løsningskonceptet vil fordre yderligere analyser, herunder af muligheder for integrati-

onsmønstre m.v.

Ifølge KL har KOMBIT gennem dialog med kommunerne søgt tilslutning til etablering

af løsningen. Der har imidlertid ikke været nok kommuner, der ønskede at tilslutte sig

udvikling og anvendelse af den skitserede løsning. De kommuner, der ikke ønskede at

tilslutte sig, har som primær grund angivet, at hvis en sådan løsning skal give den øn-

skede værdi, forudsætter det, at alle parter/myndigheder omkring bordet er med, her-

under en afklaring af, hvilke statslige myndigheders ansøgningsprocesser der skal

indgå i en ARENA-løsning. KOMBIT har imidlertid ikke mulighed for at pålægge stats-

lige myndigheder at tilslutte sig løsningen, og etableringen af løsningen blev ikke reali-

seret. KL har i den forbindelse angivet, at manglende tilslutning fra en eller flere af de

statslige myndigheder både vil øge kompleksiteten og samtidig gøre, at der ikke læn-

gere reelt er tale om etableringen af én samlet løsning - med de deraf ønskede effekter

om gennemskuelighed, nemhed og effektivitet.

KL deler ønsket om styrke det lokale kultur- og fritidsliv m.m., herunder ambitionen

om, at det skal være så enkelt og gennemskueligt som muligt at sikre de nødvendige

tilladelser mv. til disse arrangementer. Dette vil være en fordel for både borgere, for-

eninger m.v., men vil også forbedre mulighederne for, at kommunerne kan forvalte op-

gaven så smidigt og effektivt som muligt.

Det er derfor også KL’s anbefaling, at man

- inden man evt. giver sig i kast med at digi-

talisere med udgangspunkt

i eksisterende forhold (”sætter strøm til papir”)

- bør gen-

nemgå rammestrukturer og processer med henblik at gøre rammevilkårene så digitali-

seringsklar som muligt. Dvs. der er brug for at se på at forenkle de processer og krav,

der indgår i ansøgningerne, så alle elementer kan komme med.

KOMBIT har supplerende oplyst, at der i dag eksisterer løsninger, der kan håndtere

dele af ansøgningsprocesserne. Disse systemer er en blanding af egenudviklede kom-

munale systemer, digitale blanketløsninger og tilpassede fagsystemer. Der findes ikke

løsninger, der kan håndtere alle myndighedsområder og ansøgninger. En enkelt leve-

randør leverer en løsning, der understøtter dele af ansøgningsprocesserne, men leve-

randøren har ikke kunnet opnå opbakning på tværs af myndighedsområder til de øn-

skede integrationer. Løsningen vedligeholdes derfor ikke længere.

Endelig har KOMBIT oplyst, at målet med ARENA-projektet var, at første version

skulle fungere som en minimumsløsning omfattende bestemte typer af arrangementer

inden for den enkelte kommune, herunder Det Kommunale Redningsberedskab og po-

litiet, og som efterfølgende skulle udvides trinvis.

KOMBIT har estimeret, at en sådan minimumsløsning vil kunne etableres og driftes i

seks år for ca. 60 mio. kr. Dette estimat baserer sig dels på et begrænset antal integre-

rede myndigheder ud over kommunerne og er forbundet med usikkerheder, men vil

kunne dække den store volumen af ansøgninger. Ifølge KOMBIT omfatter dette esti-

mat ikke omkostninger, som kommunerne og øvrige myndigheder må påregne til brug

for tilpasning af lokale it-systemer til automatisk at kommunikere med løsningen.

Møde med repræsentanter fra foreningslivet mv.

Indenrigs- og Boligministeriet har den 28. juni 2021 afholdt samarbejdsmøde med re-

levante myndigheder og repræsentanter fra foreningslivet. Ministeriet har også delta-

get som observatør på Kulturministeriets konference ”Styrkelse af foreningslivet”, som

blev afholdt den 4. juni 2021.

Flere repræsentanter fra foreningslivet har ved disse lejligheder tilkendegivet, at an-

søgningsprocesserne for arrangementsansøgninger udgør en omfattende opgave for de

frivillige, da der er mange ansøgninger og instanser, samtidig med at myndighedernes

åbningstider ofte ikke understøtter det frivillige arbejde, der typisk foregår uden for

normal arbejdstid.

Foreningslivet har peget på, at hovedparten af alle arrangementsansøgninger involve-

rer kommunerne og politiet, der således er de to første og primære indgange for for-

eningslivets kontakt til myndighederne ved arrangementsansøgninger.

Foreningerne har endvidere givet udtryk for, at en mindre løsning, der hurtigt løser

basale udfordringer, er at foretrække frem for en større løsning, der kan mere, men

som kan kræve lang udviklingstid.

Foreningerne har endelig peget på behovet for en generel afbureaukratisering af regel-

komplekset omkring arrangementsansøgninger samt behov for større brugervenlighed

i de borgerrettede løsning, der eksisterer i dag. I den forbindelse har foreningerne ef-

terspurgt mere hjælp til at udfylde visse ansøgninger. Som eksempel blev nævnt an-

søgninger vedrørende ”vej og afmærkning”, som kræver indgående kendskab til

spørgsmål om korrekt placering af afspærringer og skiltning.

Bilaterale møder med Justitsministeriet og Digitaliseringsstyrelsen

Justitsministeriet har oplyst, at oprettelse af en digital løsning formentlig

–

og af-

hængig af den konkrete løsning

–

vil forudsætte en større revision af flere regler, som

henhører under flere ressortområder.

Rigspolitiet har tilkendegivet, at selvom der umiddelbart ses at være merværdi for for-

eningerne forbundet med en fælles digital indgang, så kan en sådan løsning også give

anledning til udfordringer for foreningerne.

Rigspolitiet har i den forbindelse bl.a. peget på, at én fælles indgang ikke nødvendigvis

er lig én fælles kontakt. Foreningerne vil således fortsat

–

selvom foreningerne alene

ville skulle ansøge ét sted

–

skulle være i kontakt med flere forskellige myndigheder i

forbindelse med den efterfølgende dialog om ansøgningen, medmindre antallet af ak-

tører, der er involveret i ansøgningsprocessen, også nedbringes.

Rigspolitiet deler i øvrigt Justitsministeriets vurdering af, at en digital løsning for-

mentlig vil forudsætte en større revision af reglerne på området, som henhører under

flere ressortområder.

Digitaliseringsstyrelsen har henvist til, at før der træffes beslutning om etablering af

én digital løsning til arrangementsansøgninger, bør det undersøges nærmere, om de

relevante love og regelsæt på området er tilstrækkeligt digitaliseringsklar.

Digitaliseringsstyrelsen har derudover peget på, at et it-projekt om én digital løsning

til arrangementsansøgninger må forventes at kræve væsentlig tilpasning af systemer

og administrative processer hos de omfattede myndigheder og medføre væsentlige de-

centrale implementeringskonsekvenser og omstillingsomkostninger.

Sammenfatning

På baggrund af de indhentede oplysninger fremgår det, at en digital løsning til forenin-

gers arrangementsansøgninger vil kunne bidrage til at afbureaukratisere og forenkle

ansøgningsprocessen for arrangører af foreningsaktiviteter i de danske lokalsamfund.

Indenrigs- og Boligministeriets afdækning og undersøgelser har vist, at der blandt for-

eningslivet og enkelte kommuner ses at være opbakning til, at dette område om muligt

digitaliseres yderligere.

Indenrigs- og Boligministeriets afdækning og undersøgelser har imidlertid også vist, at

etableringen af én digital løsning til foreningers arrangementsansøgninger

–

som be-

skrevet i udvalgets beretning

–

er forbundet med en række udfordringer.

Jeg hæfter mig navnlig ved, at den underliggende lovgivning, som ønskes digitaliseret,

af flere parter betegnes som svær at digitalisere på grund af sin kompleksitet.

Afdækningen og undersøgelserne har endvidere bekræftet, at etablering af den øn-

skede digitale løsning vil stille væsentlige og omkostningstunge krav til it-projektet

samt til udviklingen af de nødvendige snitfladeintegrationer hos de myndigheder, der

via løsningen skal kunne udstille og dele data samt behandle ansøgninger. Et sådant

projekt må forventes at kræve væsentlig tilpasning af fagsystemer og administrative

processer hos de omfattede myndigheder og medføre væsentlige decentrale implemen-

teringskonsekvenser og omstillingsomkostninger.

Endelig hæfter jeg mig ved, at ARENA-projektet ikke er resulteret i en færdigudviklet

løsning, som 1:1 vil kunne anvendes til formålet. ARENA eksisterer alene på et koncep-

tuelt plan, og eksisterende løsninger - en blanding af egenudviklede kommunale syste-

mer, digitale blanketløsninger og tilpassede fagsystemer

–

kan kun håndtere dele af

ansøgningsprocesserne.

Væsentlige forhold vedrørende bl.a. økonomi, snitfalder, samarbejde og manglende di-

gitaliseringsparathed fremstår således uafklarede.

Jeg kan derfor konstatere, at der er tale om et meget omfattende projekt, som forud-

sætter både vanskelig regelforenkling, et omfattende it-udviklingsarbejde og systemin-

tegration op imod en række myndighedssystemer. Det er givet, at et sådan projekt vil

forudsætte, at der bevilges et større tocifret millionbeløb til udviklingsarbejdet alene

–

og at dette i første omgang kun dækker de centrale bærende elementer. Dertil kan

komme yderligere omkostningerne hos de tilsluttede myndigheder. Et it-projekt af

denne størrelse vil indebære betydelige risici

–

også henset til de komplekse regler på

området.

Regeringen kommer snart med et udspil til en ny, ambitiøs digitaliseringsstrategi.

Regeringen lægger imidlertid ikke op til at prioritere det beskrevne it-projekt om ar-

rangementsansøgninger, da den foreløbige afdækning af økonomien - og business-ca-

sen i it-projektet - samlet set fremstår meget tvivlsom.

Jeg vil derfor henvise til, at et it-projekt om arrangementsansøgninger vil kunne tages

op i forbindelse med udmøntningen af digitaliseringsstrategien - hvor parterne samti-

dig kan anvise finansiering - hvis der er et bredt ønske om det.

Med venlig hilsen

Kaare Dybvad Bek