Erhvervsudvalget 2022-23 (2. samling)
ERU Alm.del
Offentligt
2660744_0001.png
NOTAT
13. september 2022
2022 - 13149
magjak
Analyse vedr. udbudssystem
Baggrund
Med aftale om
En ny reformpakke for dansk økonomi
aftalte regeringen
med SF, RV, DF og KD at etablere en national SMV-venlig udbudsplat-
form, som skal mindske barriererne for, at virksomhederne kan sælge til
det offentlige - til særlig gavn for SMV’er. Udbudsplatformen skal yderli-
gere give mulighed for datagenbrug, stordriftsfordele og lavere transakti-
onsomkostninger og dermed færre administrative omkostninger for er-
hvervslivet.
En national udbudsplatform vil også være til gavn for offentlige ordregi-
vere i form af forventet større regelefterlevelse, ligesom der er samfunds-
mæssige gevinster ved, at forventet flere virksomheder vil byde på offent-
lige opgaver, hvilket alt andet lige øger konkurrencen og kan bidrage til
lavere priser, øget innovation og bedre kvalitet.
I
Lov om ændring af udbudsloven,
som trådte i kraft den 1. juli 2022, indgår
på den baggrund en hjemmel til erhvervsministeren til at fastsætte regler
om elektroniske udbud, herunder om der skal bruges bestemte elektroniske
løsninger.
I forbindelse med betænkningen til lovforslaget blev følgende bemærket:
…. Partierne bemærker i den forbindelse, at ministeren i lovbehandlingen
har oplyst, at arbejdet indebærer en afdækning af de konkrete behov for
både ordretagere og ordregivere, således at der i højere grad sikres gen-
kendelighed på tværs og datagenbrug for tilbudsgivere. I den forbindelse
ønsker partierne, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de
eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for
SMV�½ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter. Det er såle-
des ikke med lovforslaget givet, at der nødvendigvis skal udvikles en ny
statslig it-løsning til at håndtere udbud i den offentlige sektor. Partierne vil
tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når ana-
lysearbejdet foreligger.”
Dette analysenotat præsenterer resultatet af analysearbejdet og afdæknin-
gen af de konkrete behov for tilbudsgivere og ordregivere.
I forbindelse med afdækningen er der blevet afholdt bilaterale møder med
små og mellemstore virksomheder, som har afgivet tilbud på et offentlige
tilbud inden for den sidste måned. Derudover er der blevet afholdt work-
shops med små- og mellemstore virksomheder, statslige ordregivere, For-
svaret og Politiet. Yderligere er der afholdt møder med samtlige platforms-
udbydere - de virksomheder som sælger IT-løsninger til at gennemføre of-
fentlige udbud - samt bilaterale møder med erhvervsorganisationer.
ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 17: Spm. om, hvorledes ministeren planlægger at følge op på de politiske bemærkninger fra S og RV i betænkningen over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22), hvoraf det bl.a. fremgår, at det ønskes, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for SMV᾽ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter og , at Partierne vil tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når analysearbejdet foreligger, til erhvervsministeren
2660744_0002.png
2/6
Resultater af analysearbejdet - afdækning af mulige modeller
I analysearbejdet afdækkes følgende 3 modeller:
1. MitUdbud – platform
2. MitUdbud – standarder
3. MitUdbud – dokumenter
Nedenfor gennemgås tre modeller i forhold til, hvordan de vurderes at
kunne indfri de politiske mål, behov hos virksomheder og ordregivere, li-
gesom implementeringstid og de samfundsøkonomiske gevinster ved de
forskellige modeller er beskrevet. Modellerne opsummeres i skemaet til
sidst i analysen.
Det anbefales på baggrund af undersøgelsen, at der arbejdes videre med
MitUdbud – platform.
Konkret vil det foregå ved, at der først udvikles og
implementeres
MitUdbud – dokumenter,
samtidig med at den resterende
del af
MitUdbud – platform
udvikles. Herefter implementeres den reste-
rende del af
MitUdbud – platform. MitUdbud – dokumenter
gøres tilgæn-
gelig efter 1�½ år, mens den fulde platformsløsning forventes tilgængelig
efter 3 år, hvor de fulde gevinster kan opnås. Denne fremgangsmåde giver
mulighed for trinvist at høste gevinsterne ved arbejdet med udbudssystemet
Ad 1. MitUdbud - platform
MitUdbud - platform
er en statslig udbudsplatform, som understøtter en
standardiseret implementering af det europæiske udbudsdokument (ESPD)
og på sigt e-forms. ESPD’et er egenerklæring, som virksomheder afgiver,
når de deltager i offentlige udbud. Dermed vil det være nemmere for virk-
somheder at sælge til det offentlige uden brug af professionel rådgivning,
ligesom løsningen sikrer datagenbrug, stordriftsfordele og dermed lavere
transaktionsomkostninger.
MitUdbud – platform
skal håndtere alle danske
udbudsbekendtgørelser, tilbudsafgivelser, miniudbud mv. Løsningen gør
det således lettere for især SMV’er at byde på offentlige opgaver.
Det vurderes, at løsningen vil medføre gevinster for offentlige ordregivere
i form af sparede udgifter til licenser, da der ikke skal betales for at få ad-
gang til et udbudssystem, da løsningen håndterer alle udbud,
jf. tabel 1.
Denne løsning understøtter yderligere en større regelefterlevelse samt øget
konkurrence om opgaverne. Flere af de små- og mellemstore virksomhe-
der, som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har talt med, har nævnt, at
det vil være positivt, hvis der kun skal afgives tilbud i ét system.
Omvendt vil ét offentligt udbudssystem erstatte det nuværende private mar-
ked for udbudssystemer for offentlige ordregivere, som er kendetegnet ved
at have en stor aktør. Markedet kan derfor have tendens af at være et mo-
nopolmarked, hvilket bl.a. kan medføre udgifter til licenser for ordregi-
verne.
ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 17: Spm. om, hvorledes ministeren planlægger at følge op på de politiske bemærkninger fra S og RV i betænkningen over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22), hvoraf det bl.a. fremgår, at det ønskes, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for SMV᾽ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter og , at Partierne vil tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når analysearbejdet foreligger, til erhvervsministeren
2660744_0003.png
3/6
Det vurderes at tage ca. 3 år at udvikle platformsløsningen. Systemet ud-
vikles af Erhvervsstyrelsen, som har lang erfaring med udvikling af IT-sy-
stemer og datagenbrug til gavn for virksomhederne. Det gælder også for de
to andre modeller.
Ad 2. MitUdbud - standarder
Løsningen
MitUdbud – standarder
indebærer udvikling af tekniske stan-
darder for fx dataudveksling, it-sikkerhed, tilgængelighed og brugergræn-
seflade. Standarder for brugergrænseflade er normalt ikke en del af stan-
dardiseringsløsninger, men i dette tilfælde vil det være nødvendigt, så-
fremt der skal opnås sikkerhed for ensartet og sammenhængende IT-løs-
ning. Der findes allerede i dag standardiserede udvekslingsformater for to
centrale funktionaliteter på udbudsområdet: Udbudsbekendtgørelser og
ESPD’et. Disse tekniske standarder er udviklet og vedligeholdes af EU's
publikationskontor, men standardiseringen er alene af teknisk karakter, og
giver pt. ingen væsentlig fordele, da de private IT-platforme ikke giver
mulighed for at genbruge data.
Der har i regi European Committee for Electrotechnical Standardization
(CEN) været nedsat en arbejdsgruppe (TC440), hvor der har været forsøgt
gennemført et fælleseuropæiske projekt om udvikling af standarder for
udbudsprocessen. Det var ikke muligt at nå til enighed i kredsen. Den ty-
ske standardiseringsorganisationer (DIN) har genoptaget CEN-projektet,
men der eksisterer ikke i dag på europæisk plan de nødvendige standarder
for dokument- og informationsudvikling i udbudsprocesser. Hvis Dan-
mark vil benytte standarder som fundament for udvikling af en SMV-ven-
ligt udbudsløsning, så vil Danmark skulle gennemføre et nationalt stan-
dardiseringsarbejde. Et nationalt standardiseringsarbejde vil indebære ri-
siko for manglende sammenhæng med et eventuel senere fælleseuropæisk
standardiseringsarbejde.
Det forventes, ifølge Dansk Standard, at det vil tage 6-8 år at udvikle stan-
darderne, og at udvikling af standarder på udbudsområdet vil koste et pt.
ukendt mio. beløb. Gennemførelsen indebærer
en omfattende regulering, da
der skal stilles meget specifikke krav, hvilket kræver en høj grad af IT-ar-
kitektonisk kompleksitet hos de private platforme, der skal implementere
standarderne.
Samtidig risikerer virksomhederne fortsat at opleve det som besværligt at
skulle afgive tilbud til det offentlige med denne løsning, da den hverken
understøtter datagenbrug eller gør det nemmere for virksomheder at byde
på offentlige opgaver. Yderligere vil de offentlige ordregivere fortsat
skulle betale for licenser, som markedet er i dag, hvilket reducerer den
samfundsøkonomiske gevinst ved løsningen.
Det vurderes, at en løsning, som baserer sig på standarder, i mindst grad
indfrier de politiske målsætninger, behov hos interessenter og indhenter
samfundsøkonomiske gevinster. Særligt vil det være tvivlsomt, om det vil
ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 17: Spm. om, hvorledes ministeren planlægger at følge op på de politiske bemærkninger fra S og RV i betænkningen over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22), hvoraf det bl.a. fremgår, at det ønskes, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for SMV᾽ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter og , at Partierne vil tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når analysearbejdet foreligger, til erhvervsministeren
2660744_0004.png
4/6
bidrage til at gøre det nemmere for virksomhederne at byde på offentlige
kontrakter, da løsningen fx ikke omfatter datagenbrug. Løsningen er end-
videre kompleks og dyr på grund af den omfattende regulering kombine-
ret med de meget specifikke krav og den høje grad af IT-arkitektonisk
kompleksitet hos de private platforme, der skal implementere standar-
derne. Løsningen vil tage lang tid (6-8 år) at udvikle og vil være svær at
implementere i praksis.
Ad 3. MitUdbud - dokumenter
MitUdbud - dokumenter
er en mindre løsning, hvor der udarbejdes et
statsligt ”datalager”, som tilbudsgivere kan genbruge på tværs af forskel-
lige udbud og platforme. Datalageret kan fx indeholde et udfyldt ESPD,
en gyldig serviceattest, tro/love erklæringer mv., som virksomheden kan
frigive til automatisk overførsel i forbindelse med tilbudsafgivelse. Løs-
ningen muliggør dermed genbrug og en vis automatisering af virksomhe-
dernes dokumentation i udbudsprocessen.
Det vurderes, at dokumentløsningen delvist vil kunne gøre det lettere for
virksomhederne på grund af muligheden for datagenbrug. Der vil dog fort-
sat være flere systemer, som skal afgives tilbud i, og virksomhederne vil
dermed ikke opleve genkendelighed på tværs af løsninger. Løsningen for-
udsætter, at udbydere af udbudsplatforme forpligtes til at anvende datala-
geret.
Det vurderes ligeledes, at løsningen i mindre grad indhenter de samfunds-
økonomiske gevinster, da offentlige ordregivere fortsat betaler for licenser.
Offentlige udbud skal således fortsat udbydes via private it-løsninger, hvor
der opkræves licens for anvendelse. Det gør samlet set løsningen mindre
økonomisk favorabel, ligesom de offentlige ordregivere ikke vil opleve en
hjælp fx til større regelefterlevelse. Det vurderes at tage 1�½ år at udvikle
dokumentløsningen.
Dokumentløsningen er en delmængde af den fulde platformsløsning
Mit-
Udbud – platform.
Samlet vurdering
Det anbefales på baggrund af undersøgelsen, at der arbejdes videre med
MitUdbud – platform.
Implementeringen vil ske trinvist. Først udvikles og
implementeres
MitUdbud – dokumenter,
samtidig med at den resterende
del af
MitUdbud – platform
udvikles. Herefter implementeres den reste-
rende del af
MitUdbud – platform. MitUdbud – dokumenter
gøres tilgæn-
gelig efter 1�½ år, mens den fulde platformsløsning forventes tilgængelig
efter 3 år, hvor de fulde gevinster kan opnås.
For virksomhederne vil gevinsterne bestå i datagenbrug, stordriftsfordele
og dermed lavere transaktionsomkostninger. Dertil vil det også være nem-
mere for især SMV’ere at byde på offentlige udbud, da der kun skal afgives
tilbud i ét system. For offentlige ordregivere vil der være forventede gevin-
ster i form af øget konkurrence om opgaverne, når flere byder på offentlige
ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 17: Spm. om, hvorledes ministeren planlægger at følge op på de politiske bemærkninger fra S og RV i betænkningen over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22), hvoraf det bl.a. fremgår, at det ønskes, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for SMV᾽ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter og , at Partierne vil tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når analysearbejdet foreligger, til erhvervsministeren
2660744_0005.png
5/6
udbud. Hertil kommer bedre regelefterlevelse og sparede udgifter til li-
censer, fordi der ikke skal betales for adgang til udbudssystemer, da løsnin-
gen håndterer alle udbud.
Nedenfor fremgår en procesplan for den forslåede løsning for MitUdbud.
Denne fremgangsmåde giver mulighed trinvist at høste alle gevinsterne ved
arbejdet med udbudssystemet – til glæde for især SMV’erne.
Figur 1: Procesplan for MitUdbud
Udvikling og implementering
af MitUdbud påbegyndes
efterår 2022
MitUdbud - dokument
implementeres 1�½ år efter
påbegyndt proces
MitUdbud - platform
implementeres ca. 3 år efter
påbegyndt proces
ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 17: Spm. om, hvorledes ministeren planlægger at følge op på de politiske bemærkninger fra S og RV i betænkningen over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22), hvoraf det bl.a. fremgår, at det ønskes, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for SMV᾽ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter og , at Partierne vil tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når analysearbejdet foreligger, til erhvervsministeren
2660744_0006.png
6/6
Tabel 1. Oversigt over undersøgte muligheder for implementering af
MitUdbud.
1. MitUdbud
Platform
Høj
Flere virksomheder
byder på offentlige
opgaver, øget kon-
kurrence om opga-
verne til gavn for in-
novation og kvalitet.
Bedre regelefterle-
velse og det offent-
lige undgår at betale
for adgang til ud-
budssystem
Høj
Ca. 3 år
Som forudsat
Som forudsat
Lav
Delvis betaling ind-
til fuld implemente-
ring. Derefter ingen
betaling.
Ingen betaling
Nettobesparelse
2. MitUdbud
Standarder
Lav
Ukendt
3. MitUdbud
Dokumenter
Mellem
Færre transaktions-
omkostninger for
virksomhederne ved
offentlige udbud
gennem datagen-
brug.
Få gevinster for of-
fentlige ordregivere.
Grad af indfrielse
af politiske mål-
sætninger
Forventede sam-
fundsgevinster
IT-Kompleksitet
IT-Udviklingstid
fra beslutning
Omkostning til ud-
vikling for staten
Årlige driftsom-
kostninger
Omkostning til ud-
vikling for private
platforme
Betaling fra offent-
lige ordregivere til
privat udbudsløs-
ning
1
Betaling fra til-
budsgiver
Offentlige finanser
ift status quo over
10 år
4
Meget høj
6-8 år
Forventet væsentligt
højere end forudsat
Forventet væsentligt
højere end forudsat
Høj
Fuld betaling.
Mellem
Ca. 1 1/2 år
Lavere end forudsat
Som forudsat
Middel
Fuld betaling.
Betaling for ekstra
funktionalitet
2
Nettoudgift.
Betaling for ekstra
funktionalitet
3
Nettoudgift.
1
2
Den præcise størrelse på betalingen afhænger af, hvordan projektet gennemføres.
En ekstra funktionalitet kan eksempelvis være, at den private udbudsplatform tilbyder et udvidet
abonnement, som koster ekstra at tilkøbe.
3
En ekstra funktionalitet kan eksempelvis være, at den private udbudsplatform tilbyder et udvidet
abonnement, som koster ekstra at tilkøbe.
4
Den præcise størrelse på beløbet afhænger af hvordan projektet gennemføres.