ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 166: Spm., om ministeren vil sende udvalget Statens IT-råds risikovurdering af MitUdbud i sin helhed, til erhvervsministeren

Erhvervsudvalget 2022-23 (2. samling)
ERU Alm.del
Offentligt

Erhvervsstyrelsen og Konkurrence- og forbrugerstyrelsen

Att.: Vicedirektør Stine Hegelund Bertelsen, Erhvervsstyrelsen, og Vicedirektør

Jacob Schaumburg-Müller, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen

29. marts 2023

Statens It-råds anbefalinger til projektet MitUdbud

Kære Stine Hegelund Bertelsen og Jacob Schaumburg-Müller

Statens It-råd takker for et godt dialogmøde afholdt den 20. marts 2023 i forbin-

delse med risikovurderingen af it-projektet MitUdbud ved Erhvervsstyrelsen (ERST)

i samarbejde med Konkurrence- og forbrugerstyrelsen (KFST).

MitUdbud vurderes at have

normal risiko

. Projektet anbefales ikke et eksternt re-

view. Det er It-rådets overordnede vurdering, at det risikodrivende for dette projekt

ligger i projektets interessentbillede og ikke i projektets organisering og generelle

udviklingssetup. I den sammenhæng bemærker It-rådet, at ERST og KFST har pri-

oriteret at have en særskilt projektleder dedikeret til varetagelsen af projektets inte-

ressenthåndtering, hvilket It-rådet ser som væsentligt risikominimerende.

Det overordnede formål med projektet MitUdbud er at løfte kvaliteten af offentlige

udbud og gøre det nemmere for virksomheder, særligt små og mellemstore virk-

somheder (SMV’erne), at byde på offentlige udbud. Projektet er en del af den poli-

tiske aftale om

Danmark kan mere I

fra januar 2022, og formålet opnås ved udvikling

af et nationalt digitalt udbudssystem, som både offentlige myndigheder og virksom-

heder skal kunne anvende i henholdsvis deres udbuds- og tilbudsproces. It-rådet

bemærker, at ERST og KFST på trods af, at der i markedet findes løsninger, som

allerede benyttes af de kommende brugere af MitUdbud, har valgt at udvikle en ny

løsning. Det er It-rådets forståelse, at valget af egenudvikling er et politisk opdrag.

It-rådet ville gerne have været inddraget tidligere ift. at give sparring på valget af

tilgang til opgaven. Samtidig ser It-rådet dog positivt på projektets intention om at

vurdere og anvende muligheder for genbrug, bl.a. ved brug af det eksisterende ud-

bud.dk, samt af data fra egne komponenter. Herudover vurderes det som risikomi-

nimerende for projektets eksekvering, at platformen MitUdbud udvikles i ERSTs

modne leverancemodel. Dermed udvikles løsningen efter ERSTs referencearkitek-

tur med leverandører, der kender ERSTs organisation og område, og som indgår i

en velafprøvet governancestruktur.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 166: Spm., om ministeren vil sende udvalget Statens IT-råds risikovurdering af MitUdbud i sin helhed, til erhvervsministeren

Side 2 af 4

Projektet er opdelt i to faser, hvor fase 1 udgør en basisleverance, der skal udvikles

og idriftsættes samlet. Fase 1 skal levere de fundamentale funktionaliteter, som gør

det muligt at fremsøge udbud offentliggjort på den europæiske udbudsportal, TED,

samt muliggøre datagenbrug og administration af egen konto/profil. I fase 2 reali-

seres den samlede udbudsplatform etapevis, hvor udbuds- og tilbudsafvikling inkl.

publicering på TED gøres mulig for brugerne, dvs. både ordregivere og tilbudsgi-

vere. It-rådet vil gerne kvittere for en detaljeret nedbrydning af fase 1, som udmær-

ker sig ved at være afgrænset godt i omfang, og som har en god konkret leverance-

nedbrydning på epic og userstory-niveau. Det bemærkes, at scope for fase 2 ikke er

fastlagt og nedbrudt som ved fase 1. It-rådet har endvidere forstået, at faserne ud-

bydes samtidigt, hvorfor valg af leverandør til fase 2 ikke afgøres af kvaliteten af

den tilbudte funktionalitet for fase 2. Projektet vil imidlertid løbende udvikle og

idriftsætte funktionaliteten vedrørende udbudsprocedurerne, startende med de

mest anvendte procedurer, hvilket kan bidrage til kvalitetssikringen. It-rådet ser po-

sitivt på projektets agile tilgang med løbende idriftsættelser i fase 2.

Da scope for fase 2 ikke er fastlagt, vil It-rådet gerne mødes med projektet, når

projektet er kommet nærmere et fastlagt scope for fase 2. It-rådet bemærker i øvrigt,

at projektets rammebetingelser er politisk bestemte, hvorfor særligt tid og økonomi

er fastlåste. Projektet oplyste på dialogmødet, at man ved indtrufne risici vil justere

på scope fremfor at forsinke eller fordyre projektet. Det udgør en risiko for opnå-

elsen af det overordnede formål om kvalitetsløft, hvis eventuelle risici indtræffer.

It-rådet har følgende anbefalinger til ERST og KFST i forbindelse med projektet

MitUdbud:

1. It-rådet anbefaler, at projektet fokuserer sin formålsbeskrivelse og gevinst-

realisering.

I det indsendte materiale fremgår det, at projektet har to overordnede og fem un-

derliggende formål samt syv gevinster. It-rådet er opmærksom på, at en del af pro-

jektets formål er politisk defineret. Det er dog It-rådets erfaring, at en så omfangsrig

række af mål og gevinster risikerer at udvande projektets fokus. It-rådet påpeger, at

det formål og de gevinster, som projektet vil styre efter, skal være operationelle.

Gevinster skal være målbare og kunne danne grundlag både for styringen af projek-

tet undervejs og for gevinstrealiseringen efter implementeringen af den nye løsning.

It-rådet bemærker i øvrigt, at flere af de ikke-økonomiske gevinster, ligesom prin-

cipielt det overordnede mål med et kvalitetsløft af offentlige udbud, ikke ubetinget

kan tilknyttes effekten af et nationalt udbudssystem, og at projektet risikerer at stå

på mål for opnåelsen af gevinster, som projektets gennemførelse ikke kan realisere.

It-rådet anbefaler derfor, at projektet genbesøger sin formålsbeskrivelse og sine

gevinster med det formål at reducere antallet og derved sikre fokus i projektets

gennemførelsesfase. Projektet bør tilvejebringe en fokuseret beskrivelse, som ty-

deliggør prioriteringen af de ønskede mål. En mere fokuseret gevinstrealisering vil

også kunne danne grundlag for den videre konkretisering af leverancerne for fase

2 samt for prioritering af projektets Minimal Viable Product.

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 166: Spm., om ministeren vil sende udvalget Statens IT-råds risikovurdering af MitUdbud i sin helhed, til erhvervsministeren

Side 3 af 4

2. It-rådet anbefaler, at projektet sikrer inddragelse af myndigheder, der re-

præsenterer det offentlige bredt set

En del af projektets kompleksitet ligger i, at et kommende nationalt udbudssystem

skal understøtte to forskellige brugergrupper, hhv. ordregivere repræsenteret af

myndighederne i den offentlige forvaltning og tilbudsgivere med særligt fokus på

SMV’ernes deltagelse. It-rådet bemærker, at projektet vil inddrage brugere fra begge

sider i en brugerreferencegruppe løbende igennem projektets gennemførelse, og at

der er sikret kompetencer i projektorganisationen, der har erfaringer fra særligt til-

budsgiversiden. Det udestår dog at afklare, hvilke specifikke myndigheder, der ind-

drages for at repræsentere ordregiverne. I den sammenhæng gør It-rådet opmærk-

som på, at der i den øgede vejledning, der ønskes som en del af det nye nationale

udbudssystem, kan ligge et større arbejde for ordregiverne.

For at reducere risici forbundet med utilstrækkelig brugerinddragelse, anbefaler It-

rådet, at projektet tidligt inddrager ordregivere fra den offentlige sektor, som kører

mange udbud, fx repræsentanter fra kommuner og regioner, for at sikre at samtlige

brugere er repræsenteret, og dermed også sikrer inddragelse af de brugere, som of-

test har udbud af den type, SMV’er byder på. I den forbindelse bemærkes, at bru-

gerinddragelsen her ikke kun handler om en brugergrænseflade-funktionalitet. Den

kan også være værdifuld i forhold til at sikre den kommende løsnings bidrag til et

indholdsmæssigt kvalitetsløft af udbuddene/tilbuddene ved brugernes anvendelse

af MitUdbud.

3. It-rådet anbefaler, at projektet ifm. afklaring af fase 2 afdækker mulighe-

den for at indkøbe et nationalt udbudssystem som en service

It-rådet forstår, at projektets fase 1 er en basisleverance, der leverer bagvedliggende

teknik til fx datagenbrug på tværs af markedets systemer, hvor det giver umiddelbar

mening, at det løses i ERSTs egen leverancemodel. For fase 2 gælder, at der i dag

eksisterer flere løsninger på markedet, som understøtter det offentliges udbudspro-

cesser. Det er derfor It-rådets vurdering, at der for fase 2 kan være mulighed for at

anskaffe en løsning, hvor der i mindre grad er behov for udvikling. Det er It-rådets

erfaring, at man ved brug af løsninger, som allerede eksisterer, og som kan under-

støtte myndighedens behov, ofte kan reducere omkostninger og risici.

Derfor anbefaler It-rådet, at projektet genbesøger sit beslutningsgrundlag, og der-

med sin tilgang til fase 2, med henblik på at afklare, om det er muligt at indkøbe en

eksisterende løsning som en service.

Senest 30 dage efter d.d. skal ERST og KFST indsende et notat til Økonomistyrel-

sens Kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger

i det videre arbejde, og oplyse, hvornår projektet forventes at overgå til gennemfø-

relsesfasen. ERST og KFST udtrykte på mødet et ønske om en løbende sparring

med It-rådet om Mit-Udbud. It-rådet vil gerne imødekomme dette ønske og som

udgangspunkt afholde et opfølgningsmøde med projektet ved overgangen til fase

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk

ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 166: Spm., om ministeren vil sende udvalget Statens IT-råds risikovurdering af MitUdbud i sin helhed, til erhvervsministeren

Side 4 af 4

Ved projektets faseskifte til gennemførelsesfase skal projektet indsende et opdateret

business case grundlag og den tilhørende business case model. Desuden vedlægges

et notat fra styregruppeformanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer

i projektet siden risikovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for MitUdbud og

være udgangspunkt for projektets statusrapportering til It-rådet.

Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It-rådet og ved fremsendelse af

et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal ERST og KFST statusrapportere yderligere to gange i forhold til frem-

drift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til indholdet i dette brev kan I kontakte undertegnede eller Jeppe

Stenager Fallesen,

[email protected]

eller telefon 3050 0973. Dette brev er også sendt

til direktør Katrine Winding i Erhvervsstyrelsen, direktør Jakob Hald i Konkur-

rence- Forbrugerstyrelsen og Administrationsdirektør Carsten Kjær Joensen i Er-

hvervsministeriet.

Med venlig hilsen

Betina Hagerup

Formand for It-rådet

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk