ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 16: Spm., om at bekræfte, at det som følge af udvalgets betænkning over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22) ikke er givet, at der skal udvikles et MitUdbud-system og redegøre for, hvordan konsulentydelsen skal suppleres af analyser af alternative løsninger til at mindske barriererne for SMV’erne, til erhvervsministeren

Erhvervsudvalget 2022-23 (2. samling)
ERU Alm.del
Offentligt

NOTAT

13. september 2022

2022 - 13149

magjak

Analyse vedr. udbudssystem

Baggrund

Med aftale om

En ny reformpakke for dansk økonomi

aftalte regeringen

med SF, RV, DF og KD at etablere en national SMV-venlig udbudsplat-

form, som skal mindske barriererne for, at virksomhederne kan sælge til

det offentlige - til særlig gavn for SMV’er. Udbudsplatformen skal yderli-

gere give mulighed for datagenbrug, stordriftsfordele og lavere transakti-

onsomkostninger og dermed færre administrative omkostninger for er-

hvervslivet.

En national udbudsplatform vil også være til gavn for offentlige ordregi-

vere i form af forventet større regelefterlevelse, ligesom der er samfunds-

mæssige gevinster ved, at forventet flere virksomheder vil byde på offent-

lige opgaver, hvilket alt andet lige øger konkurrencen og kan bidrage til

lavere priser, øget innovation og bedre kvalitet.

Lov om ændring af udbudsloven,

som trådte i kraft den 1. juli 2022, indgår

på den baggrund en hjemmel til erhvervsministeren til at fastsætte regler

om elektroniske udbud, herunder om der skal bruges bestemte elektroniske

løsninger.

I forbindelse med betænkningen til lovforslaget blev følgende bemærket:

”

…. Partierne bemærker i den forbindelse, at ministeren i lovbehandlingen

har oplyst, at arbejdet indebærer en afdækning af de konkrete behov for

både ordretagere og ordregivere, således at der i højere grad sikres gen-

kendelighed på tværs og datagenbrug for tilbudsgivere. I den forbindelse

ønsker partierne, at der sker en vurdering af, om standarder og krav til de

eksisterende løsninger kan udfylde behovet for at mindske barrierer for

SMV�½ere og give en nemmere sagsbehandling for alle parter. Det er såle-

des ikke med lovforslaget givet, at der nødvendigvis skal udvikles en ny

statslig it-løsning til at håndtere udbud i den offentlige sektor. Partierne vil

tage stilling til nødvendigheden af en eventuel statslig it-løsning, når ana-

lysearbejdet foreligger.”

Dette analysenotat præsenterer resultatet af analysearbejdet og afdæknin-

gen af de konkrete behov for tilbudsgivere og ordregivere.

I forbindelse med afdækningen er der blevet afholdt bilaterale møder med

små og mellemstore virksomheder, som har afgivet tilbud på et offentlige

tilbud inden for den sidste måned. Derudover er der blevet afholdt work-

shops med små- og mellemstore virksomheder, statslige ordregivere, For-

svaret og Politiet. Yderligere er der afholdt møder med samtlige platforms-

udbydere - de virksomheder som sælger IT-løsninger til at gennemføre of-

fentlige udbud - samt bilaterale møder med erhvervsorganisationer.

ERU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 16: Spm., om at bekræfte, at det som følge af udvalgets betænkning over lovforslag nr. L 199 (folketingsåret 2021-22) ikke er givet, at der skal udvikles et MitUdbud-system og redegøre for, hvordan konsulentydelsen skal suppleres af analyser af alternative løsninger til at mindske barriererne for SMV’erne, til erhvervsministeren

2/6

Resultater af analysearbejdet - afdækning af mulige modeller

I analysearbejdet afdækkes følgende 3 modeller:

1. MitUdbud – platform

2. MitUdbud – standarder

3. MitUdbud – dokumenter

Nedenfor gennemgås tre modeller i forhold til, hvordan de vurderes at

kunne indfri de politiske mål, behov hos virksomheder og ordregivere, li-

gesom implementeringstid og de samfundsøkonomiske gevinster ved de

forskellige modeller er beskrevet. Modellerne opsummeres i skemaet til

sidst i analysen.

Det anbefales på baggrund af undersøgelsen, at der arbejdes videre med

MitUdbud – platform.

Konkret vil det foregå ved, at der først udvikles og

implementeres

MitUdbud – dokumenter,

samtidig med at den resterende

del af

MitUdbud – platform

udvikles. Herefter implementeres den reste-

rende del af

MitUdbud – platform. MitUdbud – dokumenter

gøres tilgæn-

gelig efter 1�½ år, mens den fulde platformsløsning forventes tilgængelig

efter 3 år, hvor de fulde gevinster kan opnås. Denne fremgangsmåde giver

mulighed for trinvist at høste gevinsterne ved arbejdet med udbudssystemet

Ad 1. MitUdbud - platform

MitUdbud - platform

er en statslig udbudsplatform, som understøtter en

standardiseret implementering af det europæiske udbudsdokument (ESPD)

og på sigt e-forms. ESPD’et er egenerklæring, som virksomheder afgiver,

når de deltager i offentlige udbud. Dermed vil det være nemmere for virk-

somheder at sælge til det offentlige uden brug af professionel rådgivning,

ligesom løsningen sikrer datagenbrug, stordriftsfordele og dermed lavere

transaktionsomkostninger.

MitUdbud – platform

skal håndtere alle danske

udbudsbekendtgørelser, tilbudsafgivelser, miniudbud mv. Løsningen gør

det således lettere for især SMV’er at byde på offentlige opgaver.

Det vurderes, at løsningen vil medføre gevinster for offentlige ordregivere

i form af sparede udgifter til licenser, da der ikke skal betales for at få ad-

gang til et udbudssystem, da løsningen håndterer alle udbud,

jf. tabel 1.

Denne løsning understøtter yderligere en større regelefterlevelse samt øget

konkurrence om opgaverne. Flere af de små- og mellemstore virksomhe-

der, som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har talt med, har nævnt, at

det vil være positivt, hvis der kun skal afgives tilbud i ét system.

Omvendt vil ét offentligt udbudssystem erstatte det nuværende private mar-

ked for udbudssystemer for offentlige ordregivere, som er kendetegnet ved

at have en stor aktør. Markedet kan derfor have tendens af at være et mo-

nopolmarked, hvilket bl.a. kan medføre udgifter til licenser for ordregi-

verne.

3/6

Det vurderes at tage ca. 3 år at udvikle platformsløsningen. Systemet ud-

vikles af Erhvervsstyrelsen, som har lang erfaring med udvikling af IT-sy-

stemer og datagenbrug til gavn for virksomhederne. Det gælder også for de

to andre modeller.

Ad 2. MitUdbud - standarder

Løsningen

MitUdbud – standarder

indebærer udvikling af tekniske stan-

darder for fx dataudveksling, it-sikkerhed, tilgængelighed og brugergræn-

seflade. Standarder for brugergrænseflade er normalt ikke en del af stan-

dardiseringsløsninger, men i dette tilfælde vil det være nødvendigt, så-

fremt der skal opnås sikkerhed for ensartet og sammenhængende IT-løs-

ning. Der findes allerede i dag standardiserede udvekslingsformater for to

centrale funktionaliteter på udbudsområdet: Udbudsbekendtgørelser og

ESPD’et. Disse tekniske standarder er udviklet og vedligeholdes af EU's

publikationskontor, men standardiseringen er alene af teknisk karakter, og

giver pt. ingen væsentlig fordele, da de private IT-platforme ikke giver

mulighed for at genbruge data.

Der har i regi European Committee for Electrotechnical Standardization

(CEN) været nedsat en arbejdsgruppe (TC440), hvor der har været forsøgt

gennemført et fælleseuropæiske projekt om udvikling af standarder for

udbudsprocessen. Det var ikke muligt at nå til enighed i kredsen. Den ty-

ske standardiseringsorganisationer (DIN) har genoptaget CEN-projektet,

men der eksisterer ikke i dag på europæisk plan de nødvendige standarder

for dokument- og informationsudvikling i udbudsprocesser. Hvis Dan-

mark vil benytte standarder som fundament for udvikling af en SMV-ven-

ligt udbudsløsning, så vil Danmark skulle gennemføre et nationalt stan-

dardiseringsarbejde. Et nationalt standardiseringsarbejde vil indebære ri-

siko for manglende sammenhæng med et eventuel senere fælleseuropæisk

standardiseringsarbejde.

Det forventes, ifølge Dansk Standard, at det vil tage 6-8 år at udvikle stan-

darderne, og at udvikling af standarder på udbudsområdet vil koste et pt.

ukendt mio. beløb. Gennemførelsen indebærer

en omfattende regulering, da

der skal stilles meget specifikke krav, hvilket kræver en høj grad af IT-ar-

kitektonisk kompleksitet hos de private platforme, der skal implementere

standarderne.

Samtidig risikerer virksomhederne fortsat at opleve det som besværligt at

skulle afgive tilbud til det offentlige med denne løsning, da den hverken

understøtter datagenbrug eller gør det nemmere for virksomheder at byde

på offentlige opgaver. Yderligere vil de offentlige ordregivere fortsat

skulle betale for licenser, som markedet er i dag, hvilket reducerer den

samfundsøkonomiske gevinst ved løsningen.

Det vurderes, at en løsning, som baserer sig på standarder, i mindst grad

indfrier de politiske målsætninger, behov hos interessenter og indhenter

samfundsøkonomiske gevinster. Særligt vil det være tvivlsomt, om det vil

4/6

bidrage til at gøre det nemmere for virksomhederne at byde på offentlige

kontrakter, da løsningen fx ikke omfatter datagenbrug. Løsningen er end-

videre kompleks og dyr på grund af den omfattende regulering kombine-

ret med de meget specifikke krav og den høje grad af IT-arkitektonisk

kompleksitet hos de private platforme, der skal implementere standar-

derne. Løsningen vil tage lang tid (6-8 år) at udvikle og vil være svær at

implementere i praksis.

Ad 3. MitUdbud - dokumenter

MitUdbud - dokumenter

er en mindre løsning, hvor der udarbejdes et

statsligt ”datalager”, som tilbudsgivere kan genbruge på tværs af forskel-

lige udbud og platforme. Datalageret kan fx indeholde et udfyldt ESPD,

en gyldig serviceattest, tro/love erklæringer mv., som virksomheden kan

frigive til automatisk overførsel i forbindelse med tilbudsafgivelse. Løs-

ningen muliggør dermed genbrug og en vis automatisering af virksomhe-

dernes dokumentation i udbudsprocessen.

Det vurderes, at dokumentløsningen delvist vil kunne gøre det lettere for

virksomhederne på grund af muligheden for datagenbrug. Der vil dog fort-

sat være flere systemer, som skal afgives tilbud i, og virksomhederne vil

dermed ikke opleve genkendelighed på tværs af løsninger. Løsningen for-

udsætter, at udbydere af udbudsplatforme forpligtes til at anvende datala-

geret.

Det vurderes ligeledes, at løsningen i mindre grad indhenter de samfunds-

økonomiske gevinster, da offentlige ordregivere fortsat betaler for licenser.

Offentlige udbud skal således fortsat udbydes via private it-løsninger, hvor

der opkræves licens for anvendelse. Det gør samlet set løsningen mindre

økonomisk favorabel, ligesom de offentlige ordregivere ikke vil opleve en

hjælp fx til større regelefterlevelse. Det vurderes at tage 1�½ år at udvikle

dokumentløsningen.

Dokumentløsningen er en delmængde af den fulde platformsløsning

Mit-

Udbud – platform.

Samlet vurdering

Det anbefales på baggrund af undersøgelsen, at der arbejdes videre med

MitUdbud – platform.

Implementeringen vil ske trinvist. Først udvikles og

implementeres

MitUdbud – dokumenter,

samtidig med at den resterende

del af

MitUdbud – platform

udvikles. Herefter implementeres den reste-

rende del af

MitUdbud – platform. MitUdbud – dokumenter

gøres tilgæn-

gelig efter 1�½ år, mens den fulde platformsløsning forventes tilgængelig

efter 3 år, hvor de fulde gevinster kan opnås.

For virksomhederne vil gevinsterne bestå i datagenbrug, stordriftsfordele

og dermed lavere transaktionsomkostninger. Dertil vil det også være nem-

mere for især SMV’ere at byde på offentlige udbud, da der kun skal afgives

tilbud i ét system. For offentlige ordregivere vil der være forventede gevin-

ster i form af øget konkurrence om opgaverne, når flere byder på offentlige

5/6

udbud. Hertil kommer bedre regelefterlevelse og sparede udgifter til li-

censer, fordi der ikke skal betales for adgang til udbudssystemer, da løsnin-

gen håndterer alle udbud.

Nedenfor fremgår en procesplan for den forslåede løsning for MitUdbud.

Denne fremgangsmåde giver mulighed trinvist at høste alle gevinsterne ved

arbejdet med udbudssystemet – til glæde for især SMV’erne.

Figur 1: Procesplan for MitUdbud

Udvikling og implementering

af MitUdbud påbegyndes

efterår 2022

MitUdbud - dokument

implementeres 1�½ år efter

påbegyndt proces

MitUdbud - platform

implementeres ca. 3 år efter

påbegyndt proces

6/6

Tabel 1. Oversigt over undersøgte muligheder for implementering af

MitUdbud.

1. MitUdbud

Platform

Høj

Flere virksomheder

byder på offentlige

opgaver, øget kon-

kurrence om opga-

verne til gavn for in-

novation og kvalitet.

Bedre regelefterle-

velse og det offent-

lige undgår at betale

for adgang til ud-

budssystem

Høj

Ca. 3 år

Som forudsat

Lav

Delvis betaling ind-

til fuld implemente-

ring. Derefter ingen

betaling.

Ingen betaling

Nettobesparelse

2. MitUdbud

Standarder

Lav

Ukendt

3. MitUdbud

Dokumenter

Mellem

Færre transaktions-

omkostninger for

virksomhederne ved

offentlige udbud

gennem datagen-

brug.

Få gevinster for of-

fentlige ordregivere.

Grad af indfrielse

af politiske mål-

sætninger

Forventede sam-

fundsgevinster

IT-Kompleksitet

IT-Udviklingstid

fra beslutning

Omkostning til ud-

vikling for staten

Årlige driftsom-

kostninger

Omkostning til ud-

vikling for private

platforme

Betaling fra offent-

lige ordregivere til

privat udbudsløs-

ning

Betaling fra til-

budsgiver

Offentlige finanser

ift status quo over

10 år

Meget høj

6-8 år

Forventet væsentligt

højere end forudsat

Forventet væsentligt

højere end forudsat

Høj

Fuld betaling.

Mellem

Ca. 1 1/2 år

Lavere end forudsat

Som forudsat

Middel

Fuld betaling.

Betaling for ekstra

funktionalitet

Nettoudgift.

Betaling for ekstra

funktionalitet

Nettoudgift.

Den præcise størrelse på betalingen afhænger af, hvordan projektet gennemføres.

En ekstra funktionalitet kan eksempelvis være, at den private udbudsplatform tilbyder et udvidet

abonnement, som koster ekstra at tilkøbe.

En ekstra funktionalitet kan eksempelvis være, at den private udbudsplatform tilbyder et udvidet

abonnement, som koster ekstra at tilkøbe.

Den præcise størrelse på beløbet afhænger af hvordan projektet gennemføres.