DIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 83: Spm. om, hvorvidt Københavns Kommune overholder gældende regler for journalisering og opbevaring af data, når de journaliserer og opbevarer personfølsomme oplysninger om institutions- og skolebørn på kommunikationsplatformen AULA

Udvalget for Digitalisering og It 2022-23 (2. samling)
DIU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Udvalget for Digitalisering og It

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

28. juni 2023

Databeskyttelseskontoret

Cathrine Hjortdam

2023-0032/51-0014

2871858

Besvarelse af spørgsmål nr. 83 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for

Digitalisering og It

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 83 (Alm. del), som Folketingets

Udvalg for Digitalisering og It har stillet til justitsministeren den 31. maj

2023. Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Alexander Ryle (LA).

Peter Hummelgaard

Louise Black Mogensen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/3

DIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 83: Spm. om, hvorvidt Københavns Kommune overholder gældende regler for journalisering og opbevaring af data, når de journaliserer og opbevarer personfølsomme oplysninger om institutions- og skolebørn på kommunikationsplatformen AULA

Spørgsmål nr. 83 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for Digitalisering

og It:

”Vil

ministeren redegøre for, om Københavns Kommune vur-

deres at overholde gældende regler for journalisering og opbe-

varing af data, herunder reglerne om journalisering i offentlig-

hedslovens § 15 samt GDPR-forordningen, når de journaliserer

og opbevarer personfølsomme oplysninger om institutions- og

skolebørn på kommunikationsplatformen AULA?”

Svar

Der henvises til den samtidige besvarelse af spørgsmål nr. 82 (Alm. del) fra

Udvalget fra Digitalisering og IT.

For så vidt angår offentlighedslovens § 15 kan Justitsministeriet generelt

oplyse, at det følger af offentlighedslovens § 15, stk. 1, at dokumenter, der

er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administra-

tiv sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i

det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i

øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.

Efter offentlighedslovens § 15, stk. 3, skal journalsystemet være indrettet

således, at det indeholder en dato for dokumentets modtagelse eller afsen-

delse og en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold. Bestemmelsen

fastsætter ikke i øvrigt krav til, hvordan myndighedens journaler skal føres

eller den nærmere indretning af journalsystemet. Det antages dog, at jour-

nalsystemet bl.a. skal være indrettet på en sådan måde, at det er muligt på

en hensigtsmæssig måde at identificere og adskille myndighedens sager, li-

gesom det skal være egnet til at imødekomme henvendelser vedrørende akt-

indsigt. Der henvises i den forbindelse til bl.a. Mohammad Ahsan, Offent-

lighedsloven med kommentarer, 3. udgave (2022), s. 386 f.

Det bemærkes, at pligten til at journalisere efter offentlighedslovens § 15,

stk. 1-3, gælder for kommunale enheder, der kan henregnes til den kommu-

nale centralforvaltning, jf. stk. 4. Den kommunale centralforvaltning omfat-

ter ikke organisatorisk adskilte institutioner og enheder i kommunen, der

hovedsageligt beskæftiger sig med driftsopgaver, såsom daginstitutioner og

skoler. Disse myndigheder bør imidlertid i overensstemmelse med princip-

perne om god forvaltningsskik journalisere ind- og udgående post, i det

Side 2/3

omfang de udøver traditionel administrativ virksomhed, herunder træffer af-

gørelser i sager.

Side 3/3