SUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 125: Ministerredegørelse vedr. Statsrevisorernes beretning nr. 6/2022 om regionernes styring af vedligeholdelse af sygehusbygninger, fra indenrigs- og sundhedsministeren

Sundhedsudvalget 2022-23 (2. samling)
SUU Alm.del Bilag 125
Offentligt

NOTAT OM BYGNINGSSYN, TILSTANDSREGISTRERING OG VEDLIGEHOL-

DELSESPLANLÆGNING I REGION SYDDANMARK

20-01-2023

Kristian Gravlev Taageby

Baggrund

Rigsrevisionens beretning, afgivet november 2022, sætter fokus på Regionernes

styringsværktøjer for vedligeholdelse af de somatiske og psykiatriske sygehus-

bygninger.

Bygningsafdelingen iværksætter - bl.a. i lyset af rigsrevisionsundersøgelsen -

nogle tiltag for at skabe endnu mere struktur og ensartethed i bygningssyn og

tilstandsregistreringer af regionens vedligeholdelsesopgaver.

Nuværende praksis

Igennem et tæt samarbejde mellem bygningsafdelingen og driftsafdelingerne

på sygehusene tilstræbes det til enhver tid at have et opdateret billede af, hvil-

ke vedligeholdelsesopgaver der kræver handling på kort og længere sigt.

Bygningsafdelingen afholder løbende møder med driftsafdelingen på de aktuel-

le matrikler, hvor bygningerne gennemgås fysisk. Da driftsafdelingen har den

største indsigt i bygningernes tilstand, tages der typisk udgangspunkt i deres

observationer.

Disse gennemgange afholdes som udgangspunkt hvert 2.-4. år, hvilket vurderes

at være tilstrækkeligt. Derudover bliver akut opståede problemer håndteret,

når de opstår.

Er der mange vedligeholdelsesprojekter på enkelte bygningsmasser, benytter

bygningsafdelingen ofte en rådgiver til at udarbejde et analysenotat, hvor de

udvendige vedligeholdelsesopgaver vurderes og prissættes. Dette redskab har

stor værdi, når kommende opgaver skal prioriteres i forbindelse med ansøgning

om bevilling hertil. Analysenotaterne vil derfor - i relevant omfang- fortsat blive

udarbejdet sideløbende med gennemførelse af bygningssyn via en ny platform.

Tiltag

Bygningsafdelingen har, bl.a. på baggrund af rigsrevisionens beretning, igangsat

et projekt, som sætter fokus på den fremadrettede planlægning af bygningssyn,

herunder på at sikre en højere grad af systematik i og standardisering af byg-

ningssyn og tilstandsregistreringer på Regionens Syddanmarks bygninger.

I fremtiden tilstræbes det at bruge en online platform kaldet DaluxFM (se bilag

2) til registrering og vurdering af bygningsdelenes samlede tilstand, som indgår i

den udvendige klimaskærm på bygningsmasserne.

Denne online platform bliver allerede i dag brugt på mange af sygehusene i for-

bindelse med drift- og vedligeholdelsesopgaver. Da driftspersonalet allerede

kender platformen, kan det understøtte en endnu tættere afstemning af vedli-

SUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 125: Ministerredegørelse vedr. Statsrevisorernes beretning nr. 6/2022 om regionernes styring af vedligeholdelse af sygehusbygninger, fra indenrigs- og sundhedsministeren

geholdelsesopgaverne mellem bygningsafdelingen og de enkelte driftsafdelin-

ger.

Region Hovedstaden har netop indgået en aftale med DaluxFM til brug for de-

res bygningssyn. Systemet bliver desuden brugt i mange andre større virksom-

heder i Danmark. Region Sjælland og styrelser, så som Bygningsstyrelsen og

Slots- og Kulturstyrelsen, benytter ligeledes denne platform til at tilstandsvur-

dere med, jf. nærmere bilag 2.

Med anvendelsen af DaluxFM i Region Syddanmark vil der således ske en vis

standardisering af systemanvendelsen i forhold til bygningssyn og tilstandsregi-

strering og -vurdering på tværs af flere regioner.

Fordele

Bygningssynene vil fremadrettet blive gennemført ud fra et fælles procesdia-

gram, jf. bilag 3, således at der skabes en ensartethed dels i forhold til procedu-

ren, dels i forhold til måden hvorpå de relevante bygningsdeles tilstand vurde-

res.

Derved opnås, at enhver medarbejder, med byggefaglig baggrund, vil kunne ud-

føre bygningssyn uden at have forudgående kenskab til bygningerne på den på-

gældende matrikel.

En mere strømlinet procedure for bygningssynene betyder også, at de byg-

ningsdata, som indsamles, nemmere kan benyttes til at opnå et økonomisk

overblik over vedligeholdelsesopgaverne.

Bygningsdelene, som vedrører klimaskærmen, vil blive vurderet hver for sig.

Vurderingen udføres ud fra en tal-skala, som angiver, om der skal iværksættes

genoprettende tiltag jf. nærmere i bilag 4. De påtænkte tiltag vil herefter blive

prissat og påført et interval-år for igangsættelse, f.eks. 1-3 år. Disse data vil og-

så bruges som grundlag ved indstilling af kommende vedligeholdelsesprojekter

samt understøtte, at evt. vedligeholdelsesefterslæb kan formindskes.

Optimering af nuværende praksis

De nye tiltag - for udførelse af bygningssyn - sætter således fokus på at optime-

re og strukturere de data, som bruges til at vurdere tilstanden for Regionens

bygningsmasser.

Værktøjet kan hjælpe med at skabe et bedre overblik over bygningsmassens

samlede tilstand. Når værktøjet er fuldt implementeret, vil det eksempelvis væ-

re muligt at trække data ud fra platformen, så man kan holde sig ajour med

kommende vedligeholdelsesopgaver, bygningsdelenes tilstand, prisoverslag for

kommende opgaver m.v.

Økonomi

Sygehusenhederne betaler i dag abonnement prisen for at bruge DaluxFM. Der-

for vil der umiddelbart ikke være udgifter forbundet med at benytte systemet,

da regionen vil kunne koble sig på en allerede eksisterende aftale.

Tidsplan

Udfoldelsen af den nye struktur og systematik for bygningssyn forventes færdig

bearbejdet i efteråret 2023, således at der på dette tidspunkt også kan iværk-

sættes det første bygningssyn udført igennem den nye platform.

Bygningssynene vil herefter løbende gennemføres på alle Region Syddanmarks

matrikler.

De første bygningssyn, for hver matrikel, vil blive omfattende, da der skal indta-

stes mange stamdata og registres mange tilstandsvurderinger, men de efterføl-

gende bygningssyn vil være mindre krævende.

Bygningssynene forventes udført på hver matrikel med et interval af 5 år. Det

forventes, at alle bygningsmasser er gennemgået med udgangen af 2027 jf. bi-

lag 5.

Schools

Universities

Office buildings

Stores and malls

Hotels

Hospitals

Castles

Museums

Power plants

Banks

Police

Waterworlds

Region H

Har haft DaluxFM i

mange år

Region

Sjælland

Har haft DaluxFM i

mange år

Region Syd

OUH, SLB, og Sygehus

Sønderjylland har alle 3

DaluxFM.

BYGST

Har haft DaluxFM i

mange år

Slots- og

Kulturstyrelsen

https://www.linkedin.com/feed/update/

urn:li:activity:6839130655922679808/

Procesdiagram for Bygningssyn

Årlig planlægning (ultimo år)

Opdatér tidsplan:

Opdatér tidsplan for kommende

års bygningssyn.

Indstilling af projekter:

Prioritering af kommende

vedligeholdes opgaver for

kommende budget år.

Planlæg bygningssyn,

jf. tidsplan

Klargør interviewskema:

- indsæt grunddata

Informationer findes i Dalux /

BBR-registret.

Udsend adviseringsmail til:

- ansvarlig driftspersonale

Jf. adviseringsskabelon;

medsend interviewskema.

Aftal med driftspersonalet:

- metode for rundvisning

- reservekontaktperson(er)

Informér projektledergruppe:

- uoverensstemmelser med

stamdataoplysninger

- andre uoverensstemmelser

Forbered bygningssyn

Udfør bygningssyn

Databehandling

Afrund og afslut syn

Løbende opfølgning

Tjek synsnotat og

oplysninger i Dalux:

- data i 'lokation' og 'assets'

- status på tidligere udførte eller

udestående vedligeholdelses-

opgaver i 'drift og vedligehold'

- plan for vedligehold i 'budget'

Vedligeholdelsesplaner oprettes

i takt med førstegangssynene.

Tjek før bygningssn:

- digitale kort

- tegninger (planer, facader og

installationer)

- eventuelle info om bolværk

- eventuelle dronefilm

- oplysninger om sikkerheds-

udstyr på ejendom

- tilgængelig termografering af

ejendom

- tilgængelig termografering af

elinstallationer

- eventuelle energimærker

Husk at medbringe:

- ID-kort

- værktøj

- (sikkerheds-) udstyr

- kamera

- interviewskema

- markskema (efter behov)

- tilgængelige tegninger (evt.)

Interview på ejendom med:

- ansvarlig driftspersonale

Omhandler historik og funktio-

nalitet (hard FM) af ejendom.

Besigtige ejendom med:

- ansvarlig driftspersonale

Fotodokumentér ejendom:

- oversigtsbilleder

- billeder af vurderede emner

- billeder af fokuspunkter

Fokuspunkters placeringer

angives evt. på tegning.

Arkivér fotodokumentation:

- billeder fra vedligeholdssyn

Arkivér jf. arkiveringsnøgle.

Opret synsnotat og opret /

revurdér assets i Dalux:

- assets tilknyttes en bygning

- anslå/revurdér bygningsdeles

materialer og mængder

- anslå/revurdér installationers

materialer og mængder

- stand af det enkelte system

med dertilhørende underkate-

gorier registreres/revurderes

efter gældende karakterskala

- det enkelte system registreres

med laveste fællesnævner

- karakterer suppleres med

beskrivende tekst

- repræsentativ fotodokumen-

tation tilknyttes hvert system

- eventuel ufremkommelighed/

problem på ejendom noteres

- tidshorisont for vedligehold

eller fornyelse vurderes efter:

◦ Akut 0-1 år

◦ 1-3 år

◦ 3-5 år

◦ 5-10 år

◦ 10+ år

Send til ansvarlig

driftspersonale:

- renskrevet interviewskema

- en venlig tak for besøget

Renskrevet interviewskema

sendes til mødedeltagerne.

Informér projektledergruppe:

- driftsopgaver (alm. og akutte)

- problematikker / ulovligeheder

- evt. misligholdelse af lejemål

Rapportér

projektledergruppe, hvis:

- lejer har misligholdt lejemål

- lejer har foretaget forringelser

af historiske, kulturelle eller

arkitektoniske værdier

Vedlæg beskrivelse og fotodo-

kumentation.

Afsluttede projekter i Dalux:

Når en opgave i Dalux er udført

og afsluttet, opdateres karakte-

ren under det tilhørende system

i 'assets'. Gøres ved næste syn.

Vurder ejendommens stand:

- stand af klimaskærm og tek-

niske basisinstallationer, som

er udlejers ansvar, vurderes

efter karakterskala 1-5

- notér kritiske brandforhold

- notér øvrige kritiske forhold

- notér (mistanke om) sund-

hedsskadelige forhold

- notér ufremkommelighed på

ejendom

Ejendommen synes i et

repræsentativt omfang, og hvor

den er fysisk tilgængelig ift.

sikkerhed;

udfør ej destruktive indgreb på

ejendom ifm. syn; klimaskærm

vurderes indvendigt til og med

primær bygningsdel – dvs.

bruger står for vedligehold af

indvendig puds / overflade;

forskønnelser hører primært

under drift.

Opret opgave(r) i Dalux:

- tilknyt opgave(r) til det tilhø-

rende system og ejendom

med titel, som beskriver

'system' og 'aktivitet'

- opret opgave for næstkom-

mende vedligehold og / eller

fornyelse

- opgave(r) kategoriseres efter

prioritet: høj og middel

- opgave(r) kategoriseres efter

opgavetype: forebyggende

eller oprettende

- ved 'UN' rekvireres droneflyv-

ning / tv-inspektion / rådgiver /

specialist; kategoriser opgave-

type hér som servicebestilling

- vælg dato 31/12 i det år, hvor

opgaven skal udføres

- opgavevarighed sættes altid

til 1 dag

- ved fornyelse af bygningsdel /

installation angives en note til

PL'eren, såfremt der er renta-

ble energiopgaver på det

pågældende system

- foreslå evt. også alternativt /

bæredygtigt alternativ

Forringelser af historisk, kulturel

eller arkitektonisk værdi fore-

bygges / genoprettes om muligt.

Anslå økonomi på opgave:

Iht. tilgængelige erfaringspriser

fra PL'ere

eller

beregnet efter

Molio Prisdata.

Prisestimering inddeles således:

- håndværkerudgifter

(materialer og arbejdsløn)

- byggepladsudgifter uden

hjælpemidler (15%)

eller

ved behov for stillads, lift

eller platform angives der

byggepladsudgifter med

hjælpemidler (25%)

- rådgiverhonorar (15%)

- opgave liggende 10+ år ude i

fremtiden angives med 1 kr.

Ejendommens funktion, tilstand

og kvalitet opretholdes på øko-

nomisk mest fordelagtige vis.

Luk eks. Dalux-opgaver:

Afslut og luk med note

Gælder opgavekategorien 'Ny'

Renskriv interviewskema:

- indskriv lejers bemærkninger

- indskriv øvrig relevant info

Vedligeholdelsessyn vurderes

og kategoriseres efter følgen-

de 7 systemer:

- udvendige facader

- kælderydervægge

- vinduer og døre

- tagsystem

- tagrender og nedløb

- udvendige solafskærmninger

- udvendige trappe i tilknytning

til bygninger

Hvert system har dertilhørende

underkategorier.

Karakter skala - Forhåndsvurdering

Karakter Tilstandsvurdering

Bygningsdel forefindes ikke-

Bygningsdel er ny eller fremstår som ny.

BÅND A

Acceptabel stand

Bygningsdel er i god stand, løbende vedligehold udføres.

1,5

Bygningsdel er i pæn stand, har behov for forebyggende vedligehold, fungerer dog efter hensigten.

Bygningdel er i generel pæn stand, men har tegn på slid, har behov for forebyggende vedligehold. Har

begyndende udfordringer med at opretholde sin fulde funktion på enkelte elementer.

Bygningsdel har begyndende skader og mangler, som kræver afhjælpende- og forebyggende vedligehold.

Har problemer med at opretholde sin funktion på enkelte elementer.

Bygningsdel har flere skader og mangler, som kræver afhjælpende- og forebyggende vedligehold. Har

problemer med at opretholde sin fulde funktion.

Bygningsdel er i dårlig stand med flere skader og mangler. Kan ikke opretholde sin fulde funktion, og udgør

en risiko for at skade på tilstødende bygningsdele. Bygningsdel kræver genoprettende vedligehold, men

udgør ingen fare for sikkerhed, sundhed eller miljø. Afhjælpende vedligehold foretages.

Bygningsdel er i forfald. Kan ikke opretholde sin funktion, og gør skade på tilstødende bygningsdele.

Bygningsdel kræver genoprettende vedligehold, men udgør ingen fare for sikkerhed, sundhed eller miljø.

Bygningsdel er forfaldet. Gør skade på tilstødende bygningsdele. Bygningsdel kræver genoprettende

vedligehold, og udgør fare for sikkerhed, sundhed eller miljø.

Bygningsdel undersøges nærmere.

Der er forhold, hvis konsekvens ikke kan fastlægges ved den visuelle gennemgang. Det kan være en alvorlig

skade. Derfor bør art, omfang og konsekvens afklares.

BÅND B

2,5

Fokusområde

BÅND C

3,5

Defekt og kritisabel stand

BÅND D

4,5

Bilag 4

Tidsplan for gennemførelse af bygningssyn

1.-2. KVARTAL 2023

Opsætning af system

og udarbejdelse af

standard dokumenter

3.-4. KVARTAL 2023

Gennemførelse af de

første bygningssyn ud

fra ny matrix

2024-2027

Bygningssyn

gennemføres på alle

Regionens matrikler.