SOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Orientering om undersøgelserne om kommunernes registrering samt kommunernes udmålings- og visitationspraksis ved servicelovens hjælperordninger efter §§ 95 og 96, fra social- og boligministeren

Socialudvalget 2022-23 (2. samling)
SOU Alm.del Bilag 156
Offentligt

Juni 2023

Kommunernes

registrering af

støtte efter

servicelovens

§§ 95 og 96

SOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Orientering om undersøgelserne om kommunernes registrering samt kommunernes udmålings- og visitationspraksis ved servicelovens hjælperordninger efter §§ 95 og 96, fra social- og boligministeren

ANKESTYRELSEN

Telefon: 33 41 12 00 mandag til fredag klokken 9-15

Postadresse: Ankestyrelsen, 7998 statsservice

Mailadresse: [email protected]

Hjemmeside: www.ast.dk

ISBN nr.:

978-87-7811-465-5

Indholdsfortegnelse

KAPITEL 1 SAMMENFATNING

Baggrund

Hovedresultater

KAPITEL 2 ORGANISERING OG

SAGSBEHANDLINGSSYSTEMER

Kommunernes organisering og

sagsbehandlingssystemer

KAPITEL 3 REGISTRERING AF

ANSØGNINGER

Registrering af bestemmelse

Dato for ansøgning

KAPITEL 4 REGISTRERING AF AFGØRELSER 22

Registrering af bevillinger og afslag

Dato for afgørelse

Registrering af ændringer, frakendelser og ophør

KAPITEL 5 REGISTRERING AF UDMÅLTE

TIMER OG ØKONOMI

Udmålte timer

Udmålte rådighedstimer

Økonomisystem

KAPITEL 6 MULIGHEDER OG

BEGRÆNSNINGER IFT. SYSTEMATISKE DATA 36

Ingen tekniske forhindringer

Systematisk data vil kræve ændrede arbejdsgange

Risiko for fejlregistreringer og lav

datakvalitet

Bør indarbejdes i eksisterende udredningsværktøjer

BILAG 1

BILAG 2

METODE

TABELSAMLING

KAPITEL 1

Sammenfatning

BAGGRUND

Social-,

Bolig-

og Ældreministeriet har bedt Ankestyrelsen

lave en undersøgelse, der kan belyse, hvad kommunerne

registrerer om afgørelse og udmåling af timer efter

servicelovens §§ 95 (kontant tilskud til ansættelse af

hjælpere) og 96 (borgerstyret personlig assistance).

Formål

Undersøgelsen har til formål at belyse, hvad landets kommu-

ner på nuværende tidspunkt registrerer om afgørelser og ud-

måling af timer efter servicelovens §§ 95 og 96, herunder om

oplysningerne registreres systematisk. Derudover ønsker So-

cial-,

Bolig-

og Ældreministeriet at få belyst, hvad en eventuel

udvidelse af den nationale statistik om udsatte voksne og

voksne med handicap vil kræve. En udvidelse i forhold til

variable for ansøgninger, afgørelser og udmåling af timer.

Undersøgelsen besvarer følgende arbejdsspørgsmål:

Arbejdsspørgsmål

Det overordnede formål bliver belyst ud fra følgende to ar-

bejdsspørgsmål:

1. Hvad registrerer kommunerne om ansøgning, afgørelse

og udmåling af timer efter servicelovens §§ 95 og 96,

og hvilken form har disse registreringer?

2. Hvilke muligheder, forudsætninger og begrænsninger er

der ifølge kommuner og leverandører i forhold til at ud-

bygge den nationale statistik om handicap og udsatte

voksne?

Metode og datagrundlag

Undersøgelsen er baseret på interview med leverandører

af registreringssystemer, interview med repræsentanter

for udvalgte kommuner og en spørgeskemaundersøgelse

blandt alle landets kommuner.



Interview med leverandører og den landsdæk-

kende spørgeskemaundersøgelse bliver brugt til at

belyse undersøgelsens arbejdsspørgsmål 1.



Arbejdsspørgsmål 2 bliver belyst gennem inter-

view med leverandører og interview med udvalgte

kommuner.

Leverandørerne af registreringssystemer er udvalgt ud

fra, at mere end én kommune bruger registreringssyste-

met. Interviewkommunerne er udvalgt ud fra, at de sam-

let set skulle repræsentere alle de registreringssystemer,

som vi fokuserer på i undersøgelsen. Derudover har vi i

udvælgelsen taget højde for antallet af visiterede borgere

efter §§ 95 og 96 for at sikre, at de kommuner, vi har

udvalgt, har et vist antal afgørelser om §§ 95 og 96 og

dermed erfaring at tale ud fra.

Undersøgelsens metode og datagrundlag er uddybet i bi-

lag 1.

HOVEDRESULTATER

Undersøgelsen belyser, hvad kommunerne registrerer på nu-

værende tidspunkt om deres behandling af sager efter service-

lovens §§ 95 og 96, og i hvilken form, med henblik på at

kunne vurdere, hvorvidt der kan tages udgangspunkt i nuvæ-

rende registreringer i statistikker på området ved en eventuel

udvidelse af de nationale statistikker.

De overordnede resultater beskrives nedenfor og er opsumme-

ret i en tabel til sidst i sammenfatningen.

Organisering

Undersøgelsen viser, at lidt under halvdelen af de 88 kommu-

ner, der har besvaret spørgeskemaet, behandler sager om ser-

vicelovens §§ 95 og 96 i forskellige kontorer eller afdelinger.

74 ud af 88 kommuner bruger det samme sagsbehandlingssy-

stem til sagsbehandling af både §§ 95 og 96.

Sagsbehandlingssystemer

De to mest anvendte sagsbehandlingssystemer er KMD Nexus

og Columna Cura, der tilsammen dækker 77 kommuner for §

95 og 64 kommuner for § 96 ud af 88 kommuner.

Registrering af ansøgninger

For servicelovens § 95 svarer 43 ud af de 88 kommuner, der

har besvaret spørgeskemaet, at de angiver bestemmelse/para-

graf ud fra nogle foruddefinerede kategorier i sagsbehandlings-

systemet, uanset om sagen ender med en bevilling eller et af-

slag. Det samme gør sig gældende for 47 kommuner for ser-

vicelovens § 96.

Samtidig svarer langt størstedelen af kommunerne, at de op-

retter en generel sag og derefter angiver paragraf ud fra forud-

definerede kategorier, eller at de opretter sagen som en særlig

sagstype. Det gælder for 77 af kommunerne på § 95 og 80 af

kommunerne på § 96.

Næsten alle 25 kommuner, der anvender Columna Cura og alle

tre kommuner, der anvender EG Sensum, svarer, at de opret-

ter sagen som en særlig sagstype – som §§ 95 eller 96. For de

53 kommuner, der anvender KMD Nexus og de seks kommu-

ner, der anvender Dedalus Vitae, er billedet lidt mere varieret.

Registrering af dato for ansøgning

Størstedelen af kommunerne i spørgeskemaundersøgelsen

svarer, at de skriver datoen ind i et særligt datofelt i deres

sagsbehandlingssystem. Det svarer 60 ud af 88 kommuner for

§ 95 og 67 ud af 88 kommuner for § 96.

I de fleste tilfælde vil oprettelsesdatoen også være den samme

som ansøgningsdatoen, men en af kommunerne pointerede, at

hvis det ikke er den samme, så kan de manuelt gå ind og æn-

dre datoen. I en anden kommune opretter de først en råd- og

vejledningssag, hvis det ikke er klart, at sagen skal vurderes i

forhold til §§ 95 eller 96. Hvis de efter dialog med borger får

afklaring på, at der skal vurderes i forhold til §§ 95 eller 96, så

vil de oprette en sag med den sagstype. Datofeltet vil så være

udfyldt med den dato, hvor sagen oprettes med den specifikke

sagstype.

Registrering af afgørelser

Når kommunerne registrerer afgørelserne, er det hhv. 29 for §

95 og 31 for § 96 ud af de i alt 88 kommuner, der krydser af i

sagsbehandlingssystemet, om der er tale om bevilling eller af-

slag. Det kan enten være i et afgørelsesmodul eller andet sted

i sagsbehandlingssystemet. I de kommuner, der krydser af,

om der er tale om bevilling eller afslag, vil det sandsynligvis

være muligt at trække systematisk data for antallet af afgørel-

ser.

18 ud af de 25 kommuner, der bruger Columna Cura til § 95,

og 16 ud af de 20 kommuner, der bruger Cura til § 96, svarer,

at de krydser af, om der er tale om en bevilling eller afslag ved

en afgørelse. For KMD Nexus, Dedalus Vitae og EG Sensum er

det kun en mindre andel, der krydser af, om der er tale om en

bevilling eller afslag. For begge bestemmeler drejer det sig om

ni ud af de 43 kommuner, der bruger KMD Nexus, og for to ud

af seks, der bruger Dedalus Vitae. For EG Sensum drejer det

sig om nul ud af tre for § 95 og tre ud af 13 for § 96.

Registrering af dato for afgørelse

Vi har også spurgt kommunerne om, hvordan de registrerer

datoen for deres afgørelser. Størstedelen af kommunerne i

spørgeskemaundersøgelsen svarer, at datoen automatisk regi-

streres i sagsbehandlingssystemet. Det svarer 53 ud af 88

kommuner for § 95 og 55 ud af 88 kommuner for § 96.

De automatiske registreringer kan dog se forskellige ud af-

hængig af, hvordan afgørelsen registreres i sagsbehandlings-

systemet. Hvis kommunerne kun gemmer en Wordudgave af

deres afgørelse eller det sendte brev i systemet, så vil der au-

tomatisk være tilknyttet en dato til det dokument. Det vil dog

sandsynligvis ikke være muligt at lave systematiske dataud-

træk på det, da det ikke er nemt at identificere de relevante

dokumenter automatisk.

35 kommuner svarer, at de selv registrerer datoen i et datofelt

ved § 95, og 37 kommuner svarer, at de gør dette ved § 96.

Registrering af ændringer

56 ud af de 88 kommuner svarer, at de ændrer i den eksiste-

rende ydelse

i sagsbehandlingssystemet, når de foretager æn-

dringer i bevillingen for § 95. 48 kommuner svarer dette for §

96. Henholdsvis 19 og 25 kommuner svarer, at de stopper

den eksisterende indsats eller ydelse i sagsbehandlingssyste-

met og opretter en ny. Det er også en mulighed, at der tilføjes

en ekstra ydelse til den eksisterende, hvis der er tale om nye

støttebehov og opgaver i tillæg til den eksisterende bevilling.

Registrering af frakendelse eller ophør

Henholdsvis 69 og 76 kommuner sætter en slutdato på ydelsen

i sagsbehandlingssystemet ved frakendelse eller ophør af en

ordning. Flere kommuner skriver i bemærkningsfeltet i spørge-

skemaet, at de sender et afgørelsesbrev til borger og først

sætter slutdato på ydelsen, når sagsbehandlingen er endeligt

afsluttet, og der er gået de 14 uger, som kommunen er forplig-

tet til at varsle borgeren med, inden ordningen vil stoppe. Da-

toen for afgørelsen om frakendelse eller ophør vil derfor ikke

I forhold til ydelsesbegrebet er det vigtigt at understrege, at der er forskel på en

ydelse i juridisk forstand og en ydelse i it-systemmæssig forstand. Det skyldes blandt

andet, at kommunerne selv kan definere ydelser i deres it-system. Det betyder, at der

ikke nødvendigvis er et 1:1-forhold mellem antal afgørelser og antallet af ydelser, som

sagsbehandlerne opretter i it-systemerne. Det er derfor et generelt opmærksomheds-

punkt i dette kapitel, når it-leverandørerne taler om ydelser i systemmæssig forstand.

Det betyder, at tilgængelig data for antal ydelser ikke nødvendigvis svarer til antal afgø-

relser, og at tilgængelig data på ydelsesniveau ikke nødvendigvis er sammenlignelig på

tværs af kommuner.

svare til den slutdato, der sættes på ydelsen i sagsbehand-

lingssystemet.

Registrering af udmålte timer og økonomi

For § 95 er det 14 af kommunerne, der registrerer udmålte ti-

mer i et timefelt i sagsbehandlingssystemet, mens 45 registre-

rer i et standardiseret Excel-ark. For § 96 er det ni kommuner,

der registrerer i et timefelt, og 49, der registrerer i et standar-

diseret Excel-ark. Der er også kommuner, der registrerer ud-

målte timer på anden måde, eksempelvis i et journalnotat, i

afgørelsesbrevet eller i et ikke standardiseret excel-ark.

De kommuner der har svaret, at de anvender et timefelt i

sagsbehandlingssystemet, er hovedsageligt kommuner, der

bruger KMD Nexus som sagsbehandlingssystem. Ifølge de le-

verandører, vi har interviewet, er det dog også muligt at sætte

de øvrige sagsbehandlingssystemer, som vi har fokus på i

denne undersøgelse, op på en måde, så man kan trække

strukturerede data om udmålte timer. Det kan gøres ved at til-

føje flere skemaer eller felter, der skal udfyldes af sagsbehand-

lerne i kommunen.

Nogle af de kommuner, vi har besøgt, fortæller, at de har tal

for antal timer pr. uge og pr. år i deres Excel-ark.

Registrering af udmålte rådighedstimer

I forhold til udmålte rådighedstimer er det også et fåtal af

kommunerne, der registrerer denne udmåling i et timefelt i

sagsbehandlingssystemet. Det drejer sig om syv kommuner for

§ 95 og tre for § 96. Henholdsvis 41 og 47 kommuner registre-

rer i et standardiseret Excel-ark. Der er desuden kommuner,

der registrerer rådighedstimer på anden måde, eksempelvis i

et journalnotat, i afgørelsesbrevet eller i et ikke standardiseret

excel-ark.

De fleste af de kommuner, som har angivet, at de registrerer i

et timefelt, bruger KMD Nexus, sådan som det også ses ved

registrering af udmålte timer i foregående afsnit. Også her er

det ifølge leverandørerne muligt at sætte de øvrige ESDH-sy-

stemer op til at kunne registrere rådighedstimer særskilt på en

måde, så man vil kunne trække strukturerede data.

Økonomisystem

51 ud af 89 kommuner

svarer i spørgeskemaet, at de bruger

KMD Opus til håndtering af økonomi og/eller fakturering i for-

bindelse med behandling af sager efter servicelovens §§ 95 og

96.

76 ud af 89 kommuner har angivet, at de registrerer bevilgede

kroner

pr. kvartal/måned/uge. 32 af kommunerne svarer, at

de registrerer bevilgede antal

timer

pr. kvartal/måned/uge, og

12 kommuner har angivet, at de registrerer andet.

Muligheder og begrænsninger ift. systematiske data

Interviewene med IT-leverandørerne tyder ikke på tekniske

forhindringer i forhold til at kunne trække systematiske data til

den nationale statistik om handicap og udsatte voksne. Det af-

hænger dog af kravspecifikationerne, og hvordan data skal le-

veres.

Arbejdsgange i kommunerne

Et afgørende punkt er, hvordan eventuelle registreringskrav

passer ind i kommunernes arbejdsgange. Interviewene med

kommuner og IT-leverandører peger på, at det for nogle af da-

tatyperne vil kræve ekstra arbejdsgange i kommunerne at

skulle registrere data systematisk, så der kan trækkes stati-

stik. I forhold til antallet af ansøgninger, så opretter alle kom-

muner sager og noterer, at der er tale om en sag om § 95 eller

§ 96. I nogle kommuner gøres det ved at vælge en særlig

sagstype eller vælge forventet paragraf, hvilket giver mulighed

for systematisk data og derfor ikke kræver ændrede arbejds-

gange. I andre kommuner gøres det ved at skrive det i sagstit-

len eller i et journalnotat/VUM, hvilket ikke giver mulighed for

systematiske data.

De ekstra arbejdsgange gælder særligt ift. registreringer af ti-

mer og rådighedstimer, som ikke registreres systematisk på

nuværende tidspunkt, og som derfor skulle udfyldes i et nyt

timefelt i sagsbehandlingssystemet i tillæg til at skrives i afgø-

relsesbrevet og timeudregningen. Det gælder også ved afslag,

hvor kommunerne så ikke længere kan nøjes med at sende og

journalisere et afslagsbrev til borgere på sagen, men i tillæg

skal registrere, at der er tale om et afslag. De fleste kommu-

ner opretter kun ydelser ved bevillinger på nuværende tids-

punkt.

Risiko for fejlregistreringer og lav datakvalitet

Et andet opmærksomhedspunkt er, hvad niveauet for registre-

ring betyder for datakvaliteten. En kommune gør opmærksom

Én kommune har kun svaret på den del af spørgeskemaet, der handler om økonomisy-

stem, derfor er der 89 besvarelser på dette spørgsmål.

på, at der vil være risiko for fejlindberetninger og uens indbe-

retningspraksis mellem kommunerne, hvis de i forbindelse

med registrering af timer skal nedbryde data i, om timerne er

bevilget til eksempelvis hverdag eller weekend, eller nedbrydes

i, hvilke konkrete aktiviteter de er bevilget til. I det perspektiv

vil det være mere hensigtsmæssigt alene at registrere, eksem-

pelvis hvor mange timer borgerne har fået bevilget sammen-

lagt om dagen eller om ugen.

Der vil desuden være forskel på, hvor mange af de bevilgede

timer der går direkte til borgerens hjælp, og hvor mange timer

der går til andre opgaver som eksempelvis uddannelse, oplæ-

ring, personalesamtaler og MUS, hvorfor man må være påpas-

selig med direkte sammenligninger mellem kommunerne.

Bør indarbejdes i eksisterende udredningsværktøjer

Interviewene med it-leverandører og kommuner peger samlet

set i retning af, at eventuelle nye indberetningskrav bør lægge

sig tæt op ad det arbejdsflow, som kommunerne allerede har

for ikke at trække for mange ressourcer og for at understøtte,

at kommunerne oplever registreringen meningsfuld.

Data

Antal ansøgninger på de en-

kelte bestemmelser

Kommunernes registreringer

For servicelovens § 95 svarer 43 ud af de 88 kommu-

ner,at de angiver bestemmelse/paragraf ud fra nogle

foruddefinerede kategorier i sagsbehandlingssystemet,

uanset om sagen ender med en bevilling eller et afslag.

Det samme gør sig gældende for 47 kommuner for ser-

vicelovens § 96.

Næsten alle kommuner, der anvender Columna Cura el-

ler EG Sensum, vil på nuværende tidspunkt have syste-

matisk data for antallet af ansøgninger. For de øvrige

sagsbehandlingssystemer er billedet mere varieret.

Antal afgørelser

Det er henholdsvis 21 og 20 af kommunerne i spørge-

skemaundersøgelsen, der anvender et afgørelsesmodul

eller et tilsvarende skema. Henholdsvis 29 og 31 kom-

muner svarer, at de skal ”krydse af” i sagsbehandlings-

systemet, om der er tale om bevilling eller afslag ved en

afgørelse.

På tværs af alle sagsbehandlingssystemer er det en min-

dre andel af kommunerne, der har systematisk data for

antallet af afgørelser. Selv i kommuner, der anvender et

sagsbehandlingssystem med et afgørelsesmodul, er det

kun omkring halvdelen, der anvender det i deres sags-

behandlingspraksis.

Udmålte timer og rådighedsti-

mer

Det er 14 af kommunerne, der registrerer udmålte timer

i et timefelt i sagsbehandlingssystemet for § 95 og ni

kommuner for § 96. Henholdsvis syv og tre kommuner

registrerer rådighedstimer i et timefelt, mens størstede-

len registrerer i et standardiseret Excel-ark, der er defi-

neret lokalt i kommunen. Det er henholdsvis 45 og 49

kommuner der registrerer udmålte timer i et standardi-

seret Excel-ark og 41 og 47 kommuner for rådighedsti-

mer.

De kommuner der har svaret, at de anvender et timefelt

i sagsbehandlingssystemet, er hovedsageligt kommuner,

der bruger KMD Nexus som sagsbehandlingssystem. I

den besøgte kommune, der bruger KMD Nexus, var der

et timefelt, der hedder ”Visiteret tid”. Den var dog altid

sat til 1 og reflekterede ikke det antal timer, som borge-

ren var visiteret.

Dato for ansøgning

Størstedelen af kommunerne i spørgeskemaundersøgel-

sen svarer, at de skriver datoen ind i et særligt datofelt i

deres sagsbehandlingssystem ved ansøgning. Det svarer

60 ud af 88 kommuner for § 95 og 67 ud af 88 kommu-

ner for § 96.

Størstedelen af kommunerne i spørgeskemaundersøgel-

sen svarer, at datoen automatisk registreres i sagsbe-

handlingssystemet. Det svarer 53 ud af 88 kommuner

for § 95 og 55 ud af 88 kommuner for § 96.

Dato for afgørelse

KAPITEL 2

Organisering og sagsbehand-

lingssystemer

Dette kapitel svarer på følgende:



Hvordan har kommunerne organiseret behandlingen af

sager efter servicelovens §§ 95 og 96?

Hvilke sagsbehandlingssystemer anvender kommu-

nerne?

KOMMUNERNES ORGANISERING OG SAGSBE-

HANDLINGSSYSTEMER

I lidt over halvdelen af de kommuner, der har besvaret spørge-

skemaet, bliver sager om §§ 95 og 96 behandlet i samme kon-

tor eller afdeling. I de kommuner, hvor sagerne behandles i

forskellige kontorer, behandles kontant tilskud efter § 95 ty-

pisk i Sundhed og Omsorg, mens BPA efter § 96 behandles i

Socialafdelingen.

TABEL 2.1 BEHANDLER KOMMUNEN SAGER OM §§ 95 OG 96 I SAMME KONTOR/AFDELING?

Antal kommuner

Nej, §§ 95 og 96 behandles i to forskellige konto-

rer/afdelinger

I alt

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Sagsbehandlingssystemer

Som led i spørgeskemaundersøgelsen har vi afdækket, hvilke

sagsbehandlingssystemer kommunerne bruger i deres behand-

ling af sager om §§ 95 og 96.

74 ud af de 88 kommuner bruger det samme sagsbehandlings-

system til sagsbehandling af både §§ 95 og 96. Det vil sige, at

der er 14 kommuner, der bruger forskellige sagsbehandlings-

systemer til §§ 95 og 96.

De to mest anvendte sagsbehandlingssystemer er KMD Nexus

og Columna Cura, der tilsammen dækker 77 kommuner for §

95 og 64 kommuner for § 96 ud af 88 kommuner.

TABEL 2.2 HVILKET/HVILKE FAGSYSTEM(ER) BRUGER KOMMUNEN TIL AT REGISTRERE/JOUR-

NALISERE DERES SAGSBEHANDLING AF SAGER OM §§ 95 OG 96?

§ 95

KMD Nexus

Columna Cura

EG Sensum

Dedalus Vitae

Andet system

I alt

§ 96

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

De systemer, der nævnes under ’Andet system’, er:



SBSYS

Acadre

Nova

Fasit

Domus

I 10 kommuner bruger de et andet system til dele af sagsbe-

handlingen i tillæg til et af de ovenstående sagsbehandlingssy-

stemer. I otte af kommunerne drejer det sig om, at dele af

sagsbehandlingen foretages i SBSYS. I to kommuner er det i

Acadre. En kommune bemærker, at den bruger SBSYS til regn-

skaber, budgetter og korrespondance med arbejdsgivere, da

dens andet sagsbehandlingssystem har svært ved at håndtere

store regneark med flere faner.

Skift i sagsbehandlingssystem

I ni af de 88 kommuner har de svaret, at de skifter sagsbe-

handlingssystem for en eller begge bestemmelser inden ud-

gangen af 2022.

TABEL 2.3 SKIFT I SAGSBEHANDLINGSSYSTEM

Sagsbehandlingssystem

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

SBSYS

I alt

Skifter fra

Skifter til

Note: I en kommune bruger de to forskellige systemer – Columna Cura og EG Sensum – og skifter i begge afdelinger til KMD Nexus.

Derfor er totalen i ’Skifter fra’ og ’Skifter til’ ikke er ens.

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Hos KMD Nexus og EG Sensum nævnte it-leverandørerne i vo-

res interview med dem, at de er i gang med at udvikle helt nye

versioner, der vil blive rullet ud i 2022/23.

KAPITEL 3

Registrering af ansøgninger

Vi har undersøgt, hvad og hvordan kommunerne registrerer i

forbindelse med en ansøgning om støtte efter servicelovens §§

95 eller 96.

REGISTRERING AF BESTEMMELSE

For at få viden om, hvordan kommunerne teknisk opretter og

registrerer deres sager, har vi i spørgeskemaet til alle landets

kommuner spurgt, om kommunerne skal vælge sagstype eller

paragraf i sagsbehandlingssystemet ud fra nogle foruddefine-

rede kategorier. Hvis det er tilfældet, vil det sandsynligvis

være systematisk data, der kan trækkes for den kommune.

Formålet er at finde ud af, hvorvidt det er muligt at identificere

sager om §§ 95 og 96 på en systematisk måde uden at skulle

foretage en manuel optælling.

Omkring halvdelen af kommunerne, der har besvaret spørge-

skemaet, svarer, at de skal angive bestemmelse/paragraf ud

fra nogle foruddefinerede kategorier i sagsbehandlingssyste-

met i løbet af sagsbehandlingen, uanset om sagen ender med

en bevilling. Det er henholdsvis 43 og 47 kommuner for § 95

og § 96.

Resten af kommunerne svarer, at de enten kun skal angive be-

stemmelse/paragraf ud fra foruddefinerede kategorier i forbin-

delse med oprettelse af ydelse/indsats, eller at de slet ikke

skal gøre det i forbindelse med sagsbehandlingen. Hvis de slet

ikke gør det, vil det kunne betyde, at informationen om be-

stemmelse/paragraf kun er angivet i fritekst.

TABEL 3.4 SKAL KOMMUNEN I SAGSBEHANDLINGEN ANGIVE BESTEMMELSE/PARAGRAF, HVOR

DE VÆLGER UD FRA KATEGORIER, DER ER DEFINERET PÅ FORHÅND?

§ 95

Ja, men kun i forbindelse med oprettelse af

ydelse/indsats

Nej

Andet

I alt

§ 96

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Svarene er delt op på de enkelte sagsbehandlingssystemer i

tabelsamlingens tabel 6.25 og tabel 6.26.

KMD NEXUS

Hvis vi deler svarene op på de forskellige sagsbehandlingssy-

stemer, kan vi se, at for KMD Nexus, der bruges af henholdsvis

53 og 44 kommuner på §§ 95 og 96, er det henholdsvis 14 og

15 af kommunerne, der har svaret, at de skal angive bestem-

melse ud fra foruddefinerede kategorier på et andet tidspunkt

end i forbindelse med oprettelse af indsats/ydelse.

I vores interview med it-leverandøren af KMD Nexus pointe-

rede de, at KMD Nexus er meget konfigurerbart for den en-

kelte kommune, hvor kommunen kan lave sine egne henven-

delsesskemaer, der udfyldes ved en henvendelse fra borger.

Kommunen bestemmer så selv, hvad der skal indgå i dette

henvendelsesskema.

I den kommune, vi besøgte, som bruger KMD Nexus, har de

lavet deres eget skema, hvor de angiver, hvilken paragraf hen-

vendelsen drejer sig om. I bunden af henvendelsesskemaet

krydser de også af, hvilken bestemmelse de træffer afgørelse

om og udfaldet af afgørelsen.

COLUMNA CURA

Næsten alle kommuner, der har Columna Cura, har svaret, at

de skal angive bestemmelse ud fra foruddefinerede kategorier

på et tidspunkt i løbet af sagsbehandlingen, udover i forbin-

delse med oprettelse af indsats/ydelse.

I vores interview med it-leverandøren af Columna Cura de-

monstrerede de, hvordan kommunen ved en ansøgning eller

anden henvendelse fra borger kan oprette en ny henvendelse i

Cura, hvor der åbnes et vindue ”Opret henvendelse”. I dette

vindue kan der udfyldes data om henvendelse og herunder

vælges en sagstype. Kommunerne definerer selv, hvilke sags-

typer der kan vælges. Det kan eksempelvis være ”§ 95 – kon-

tant tilskud” men også bare være ”Socialsag” eller ”§ 95/96”.

Vi besøgte tre kommuner, der anvender Cura til enten § 95 el-

ler begge bestemmelser. I alle tre kommuner kan de vælge

sagstype, der svarer til den relevante paragraf, når de opretter

en henvendelse fra borger. I en af kommunerne påpeger de, at

da det ikke er påkrævet, at de vælger sagstype, er det ikke

sikkert, at det er udfyldt ved alle sager.

DEDALUS VITAE

I to ud af seks kommuner, der anvender Dedalus Vitae til § 95,

og i tre ud af seks til § 96, svarer de, at de skal angive be-

stemmelse ud fra foruddefinerede kategorier på et tidspunkt i

løbet af sagsbehandlingen, udover i forbindelse med oprettelse

af indsats/ydelse.

It-leverandøren pointerede, at der er stor valgfrihed i den en-

kelte kommune i forhold til, hvordan systemet kan sættes op.

I den besøgte kommune, som bruger Dedalus Vitae, har de

selv i kommunen bygget specifikke sagsforløb op, som de væl-

ger ud fra foruddefinerede kategorier i en dropdown-menu ved

oprettelse af sagen.

EG SENSUM

I alle tre kommuner, der anvender EG Sensum til § 95, svarer

de, at de benytter sig af foruddefinerede kategorier til at an-

give bestemmelse. Det er tilfældet for ni ud af de 12 kommu-

ner, der bruger EG Sensum til § 96.

I vores interview med it-leverandøren viste de, hvordan man

kan sætte EG Sensum op med særlige sagsforløb for hver en-

kelt bestemmelse, som borgeren har en sag om.

I den besøgte kommune anvender de også sagsforløb, hvor de

skal angive den forventede paragraf, når de opretter en sag på

borgeren. Hvis den forventede paragraf ændrer sig undervejs i

sagsbehandlingen, bliver den rettet, så det er muligt for kom-

munen at følge med i, hvor mange der har søgt om bestem-

melsen – selv hvis det ender i afslag.

Hvordan registrerer kommunerne bestemmelsen?

I spørgeskemaet spurgte vi alle kommunerne, hvordan de re-

gistrerer, hvilken bestemmelse sagen handler om – både hvis

de anvender foruddefinerede kategorier, og hvis de ikke gør.

78 ud af de 88 kommuner, der har svaret på spørgeskemaun-

dersøgelsen, svarer, at de for sager om § 95 enten opretter en

generel sag og derefter angiver paragraf ud fra foruddefine-

rede kategorier, eller at de opretter sagen som en særlig sags-

type (§ 95). For sager om § 96 er det 81 kommuner, der sva-

rer, at de gør en af de to.

Tabel 3.5 nedenfor viser, hvor mange kommuner der har sva-

ret de forskellige muligheder. Det har været muligt at vælge

flere svarmuligheder eller ikke at vælge nogen.

TABEL 3.5 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN, HVILKEN BESTEMMELSE(R) SAGEN BEHAND-

LES EFTER?

§ 95

Sagen oprettes som en generel sag, og derefter angives paragraf eller forventet paragraf ud

fra foruddefinerede kategorier

Sagen oprettes som en særlig sagstype (§§ 95 eller 96)

Andet

Ud af

§ 96

Note: Det har været muligt at vælge flere svarmuligheder, så kolonnerne summer ikke nødvendigvis til det samlede antal kommuner.

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Det skal bemærkes, at resultatet fra dette spørgsmål ikke

stemmer overens med resultatet i sidste afsnit på spørgsmålet

om, hvorvidt kommunerne skal angive bestemmelse/paragraf

ud fra nogle foruddefinerede kategorier i sagsbehandlingssy-

stemet i løbet af sagsbehandlingen. Det er på trods af, at

spørgsmålet er en præcisering af det tidligere spørgsmål. I

dette spørgsmål, hvor vi har spurgt ind til,

hvordan

de regi-

strerer bestemmelsen, er det en større andel, der svarer, at de

registrerer på en systematisk måde.

Delt op på de forskellige fagsystemer, så er det generelle møn-

ster dog det samme som i forrige afsnit. Næsten alle kommu-

ner, der anvender Columna Cura, Dedalus Vitae eller EG Sen-

sum, har svaret, at de opretter sagen som en særlig sagstype

– som § 95 eller § 96. For kommuner, der anvender KMD

Nexus, er billedet lidt mere varieret. For begge bestemmelser

er det lidt under en tredjedel af kommunerne, der svarer, at

de opretter en generel sag og derefter angiver paragraf eller

forventet paragraf ud fra foruddefinerede kategorier. I henhold

til interview med it-leverandør, så vil det sandsynligvis være i

et henvendelsesskema, som kommunen selv har oprettet. Lidt

under halvdelen af kommunerne, der anvender KMD Nexus,

svarer, at de opretter en særlig sagstype til disse sager.

TABEL 3.6 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN, HVILKEN BESTEMMELSE SAGEN BEHANDLES

EFTER – OPDELT PÅ FAGSYSTEM FOR § 95

Fagsystem

Sagen oprettes som en ge-

nerel sag og derefter angi-

ves paragraf eller forventet

paragraf ud fra foruddefine-

rede kategorier

Sagen oprettes

som en særlig

sagstype (§ 95)

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

Andet

I alt

Note: Andet dækker over Fasit og Acadre

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 3.7 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN, HVILKEN BESTEMMELSE SAGEN BEHANDLES

EFTER – OPDELT PÅ FAGSYSTEM FOR § 96

Fagsystem

Sagen oprettes som en ge-

nerel sag og derefter angi-

ves paragraf eller forventet

paragraf ud fra foruddefine-

rede kategorier

Sagen oprettes

som en særlig

sagstype (§ 95)

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

SBSYS

Andet

I alt

Note: Andet dækker over Acadre, Domus og Fasit

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

DATO FOR ANSØGNING

Vi har spurgt kommunerne, hvordan de registrerer datoen for

borgerens ansøgning.

Størstedelen af kommunerne i spørgeskemaundersøgelsen

svarer, at de skriver datoen ind i et særligt datofelt i deres

sagsbehandlingssystem. Det svarer 60 ud af 88 kommuner for

§ 95 og 67 ud af 88 kommuner for § 96.

Nedenfor er gengivet tabeller, der deler registreringen af dato

op på de forskellige fagsystemer.

TABEL 3.8 HVORDAN REGISTRERES DATO FOR ANSØGNING FOR § 95?

Fagsystem

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

Andet

I alt

Skrives i et journalnotat

Skrives i et datofelt

Andet

Antal

kommuner

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 3.9 HVORDAN REGISTRERES DATO FOR ANSØGNING FOR § 96?

Fagsystem

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

SBSYS

Andet

I alt

Skrives i et journalnotat

Skrives i et datofelt

Andet

Antal

kommuner

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

KMD NEXUS

I den besøgte kommune, der anvender KMD Nexus, har de op-

rettet deres eget henvendelsesskema, der bruges til alle hen-

vendelser til visitationen. I henvendelsesskemaet bliver der

automatisk registreret en dato for, hvornår henvendelsen er

oprettet i systemet. Den svarer dog ikke nødvendigvis til da-

toen for selve ansøgningen – eksempelvis hvis ansøgningen

modtages via mail i weekenden. Der er derfor også et datofelt,

der skal udfyldes af sagsbehandler for, hvornår henvendelsen

er modtaget. It-leverandøren af KMD Nexus oplyser, at dato-

feltet ansøgningsdato automatisk er med i deres fagsystem, og

de anbefaler, at det gøres obligatorisk. Det er dog op til den

enkelte kommune, om de ønsker, at det er et felt, der skal ud-

fyldes.

COLUMNA CURA

I de besøgte kommuner, der anvender Columna Cura til deres

sagsbehandling, er der et datofelt, der automatisk udfyldes

med oprettelsesdatoen for sagen. I de fleste tilfælde vil det

også være den samme som ansøgningsdatoen, men en af

kommunerne pointerede, at hvis det ikke er den samme, så

kan de manuelt gå ind og ændre datoen. I en anden kommune

opretter de først en råd- og vejledningssag, hvis det ikke er

klart, at sagen skal vurderes i forhold til §§ 95 eller 96. Hvis de

efter dialog med borger får afklaring på, at der skal vurderes i

forhold til §§ 95 eller 96, så vil de oprette en sag med den

sagstype. Datofeltet vil så være udfyldt med den dato.

I den besøgte kommune, der anvender Dedalus Vitae, udfylder

de også et specifikt datofelt for henvendelse. De pointerede, at

det er datoen for første henvendelse, der noteres her. De for-

talte videre, at det næsten altid vil være den samme som an-

søgningsdatoen, men der kan være tilfælde, hvor borgeren

kommer med en uspecifik henvendelse og først senere efter

råd og vejledning kommer med en ansøgning, eller at sagsbe-

handleren først senere vurderer, at der er tale om en ansøg-

ning. I de tilfælde vil det stadig være datoen for første henven-

delse, der er noteret i datofeltet, mens datoen for ansøgning

vil findes i journalnotat.

DEDALUS VITAE

KAPITEL 4

Registrering af afgørelser

Dette kapitel handler om, hvordan kommunerne registrerer

deres afgørelser, når de bevilger eller giver afslag på en an-

søgning om §§ 95 eller 96. Afsnittet belyser:



Hvordan kommunerne registrerer bevillinger af afslag

Hvordan kommunerne registrerer ændringer, frakendel-

ser og ophør

AFGØRELSES-

BEGREBET

En afgørelse er en

myndigheds beslut-

ning om, hvad der er

eller skal være ret

over for en borger.

Det er beslutninger,

der har betydning for

retten til eller om-

fanget af den ydelse,

som borgeren ønsker

at få eller allerede

har.

Afgørelsestyper:



Fuld bevilling af en

ydelse



Delvis bevilling af

en ydelse



Fuldt afslag på en

ydelse



Fortsat og uændret

bevilling af en alle-

rede tildelt ydelse



Ændring i en alle-

rede tildelt ydelse



Ophør af en alle-

rede tildelt ydelse

(Ankestyrelsens vej-

ledning om afgørel-

sesbegrebet)

Det er indledningsvist vigtigt at slå fast, at der ikke efter for-

valtningsloven er nogen formkrav til en afgørelse – den kan

både være skriftlig og mundtlig. Det betyder, at kommunerne

som udgangspunkt ikke er forpligtet til at sende et brev til bor-

geren med en afgørelse. Borgeren kan dog bede om en skriftlig

begrundelse, hvis afgørelsen ikke fuldt ud giver borgeren med-

hold. Afhængigt at sagens karakter bør myndigheden dog som

hovedregel give borgeren en skriftlig afgørelse og ikke en

mundtlig afgørelse. Borgeren skal under alle omstændigheder

være klar over, at kommunen har truffet en afgørelse, ligesom

myndigheden under alle omstændigheder skal have notater på

sagen, der muliggør en efterfølgende skriftlig begrundelse.

REGISTRERING AF BEVILLINGER OG AFSLAG

Nogle sagsbehandlingssystemer, såsom Columna Cura, har et

afgørelsesmodul. Det er muligt at trykke på en knap, der hed-

der ’Afgør sag’, hvorefter der åbner et skema, hvor man kan

udfylde oplysninger om afgørelsen, fx dato og om der er tale

om et afslag eller en bevilling

. Selv om der ikke er et afgørel-

sesmodul, så kan der i alle de interviewede sagsbehandlings-

systemer opsættes skemaer lokalt i kommunen, der kan inde-

holde information om afgørelsen, hvis kommunen er interesse-

ret i de data. Brugen af et afgørelsesmodul eller et lignende

skema vil sandsynligvis gøre det muligt at trække systematisk

data for antallet af afgørelser i de kommuner.

Som det fremgår af Tabel 4.10, er det lidt under en fjerdedel

af kommunerne i spørgeskemaundersøgelsen, der anvender et

afgørelsesmodul eller noget tilsvarende.

Kommunerne har også mulighed for at anvende en fast afgø-

relsesskabelon til disse bestemmelser. Det vil betyde, at der er

EG oplyser, at der i den nye version af Sensum vil være et afgørelsesmodul, der er

valgfrit for kommunerne at bruge.

oprettet en Word-template, der eksempelvis kan kaldes ”Afgø-

relse § 95” eller ”Afslag § 95”, og hvor klagevejledningen og

en række standardfraser er skrevet i forvejen. Selve begrun-

delsen og afgørelsen skrives så ind i det dokument.

Endelig kan kommunen også vælge at oprette en indsats eller

ydelse i sagsbehandlingssystemet, som en leder kan enten

godkende eller afvise, afhængig af om der er tale om en bevil-

ling eller et afslag på ansøgningen. Ud fra interview med it-le-

verandører vurderer de, at det er få kommuner, der gør det,

da det er en ekstra arbejdsproces for både sagsbehandler og

leder ved afslag. De fleste kommuner opretter derfor kun en

indsats eller ydelse i forbindelse med en bevilling.

TABEL 4.10 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN AFGØRELSER OM §§ 95 OG 96 I DERES

SAGSBEHANDLINGSSYSTEM?

§ 95

Anvender et afgørelsesmodul eller udfylder andet skema med oplys-

ninger omkring afgørelsen

Bruger en fast afgørelsesskabelon i Word, der gemmes på sagen

Sender et brev, der journaliseres i sagsbehandlingssystemet

Der oprettes en indsats/ydelse, som enten godkendes eller afvises i

sagsbehandlingssystemet

Andet

Ud af

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

KMD NEXUS

Hvis vi deler svarene op på de enkelte sagsbehandlingssyste-

mer, kan vi se, at for kommuner, der har KMD Nexus, er det

kun ni ud af de 53 kommuner, der anvender KMD Nexus til §

95, og syv ud af de 44 kommuner, der anvender KMD nexus til

§ 96, der svarer, at de anvender et afgørelsesmodul eller et til-

svarende skema.

It-leverandøren af KMD Nexus oplyser, at de ikke har en stan-

dardiseret løsning til registrering af afgørelser, men at kommu-

nerne selv kan sætte skemaer op, der eksempelvis kan inde-

holde registreringer af afgørelser med afkrydsning af bevillin-

ger og afslag. Det vil være gemt som såkaldt skemadata, men

være lokalt defineret i kommunen og derfor ikke nødvendigvis

sammenligneligt på tværs af kommuner.

I den kommune vi besøgte, som bruger KMD Nexus, har de

oprettet deres eget henvendelsesskema. Det indeholder også

oplysninger om afgørelsen, da det, sagsbehandleren skal

krydse af, når sagen er afgjort, er, om der er tale om en bevil-

ling eller et afslag.

COLUMNA CURA

10 ud af de 25 kommuner, der anvender Cura til § 95, og otte

ud af de 20 kommuner, der anvender Cura til § 96, har svaret,

at de bruger et afgørelsesmodul til at registrere afgørelser om

§§ 95 og 96.

Fra vores besøg i tre kommuner, der bruger Columna Cura, så

vi også, at det kun er i én af kommunerne, at de bruger afgø-

relsesmodulet. I de to andre kommuner bruger de ikke knap-

pen ”Afgør sag”, når de skal afgøre sager, da det ikke er obli-

gatorisk. Man kan skrive og sende afgørelsesbrevet, journali-

sere det og skrive et journalnotat, uden at det er påkrævet at

registrere udfaldet ved at anvende afgørelsesmodulet.

DEDALUS VITAE

To ud af de seks kommuner, der anvender Dedalus Vitae, oply-

ser, at de bruger et afgørelsesmodul eller lignende skema.

I interviewet med it-leverandøren oplyste de, at der ikke er et

decideret afgørelsesmodul i Dedalus Vitae. It-leverandøren

vurderede, at hvis der skulle trækkes systematiske data på an-

tallet af afgørelser, og særligt afslag, så vil det kræve, at kom-

munerne opretter en ydelse for så at give afslag på den. Det

var deres vurdering, at det ikke er en praksis, som kommu-

nerne anvender. Det er kun én af de kommuner, der bruger

Dedalus Vitae, som har svaret, at de opretter en ydelse, som

der så kan gives afslag på eller bevilliges.

I den kommune med Dedalus Vitae, som vi besøgte, har de

oprettet deres eget skema til registrering af afgørelse, hvor de

registrerer, om der er tale om bevilling eller afslag, ved af-

krydsning. De oplyste, at de selv har sat skemaet op, da det er

oplysninger, som de ønsker at kunne trække data på i kommu-

nen.

EG SENSUM

Ingen af de tre kommuner, der bruger EG Sensum på § 95, og

kun to ud af 11, der bruger det på § 96, svarer, at de bruger

et afgørelsesmodul eller et tilsvarende skema.

It-leverandøren for EG Sensum oplyser, at der i den nuvæ-

rende version ikke er et afgørelsesmodul eller skema til regi-

strering af afgørelser. Det er ifølge dem dog planen at gøre af-

gørelsen til et selvstændigt dataobjekt i den nye version af EG

Sensum, hvorfor der sandsynligvis vil kunne trækkes data på

det afhængig af lokal kommunal opsætning og praksis.

I den kommune vi besøgte, der bruger EG Sensum, har de sat

deres sagsbehandlingssystem op, så de skal udfylde en afslut-

ningsårsag ved at afkrydse forskellige valgmuligheder, når de

afslutter en sag. Det kan eksempelvis være ”Borger er afgået

ved døden”, ”Borger er overført til anden indsats” eller ”Borger

er ikke omfattet af målgruppen”. De data vil kunne bruges til

at give et tilnærmet tal for antallet af bevillinger og afslag, da

bevillinger oprettes som indsatser/ydelser, og det er muligt at

fremsøge antallet af sager med sagstypen ”§ 96” og se, hvor

mange der er afsluttet med ”Borger er ikke omfattet af mål-

gruppen” eller ”Borger er overført til anden indsats”.

ANDRE SYSTEMER

Ingen af de kommuner, der bruger Acadre, Fasit, Nova eller

SBSYS, svarer, at de bruger et afgørelsesmodul eller et tilsva-

rende skema. Den ene kommune, der bruger Domus, svarer,

at den gør.

Krydser kommunen af, om der er tale om en bevilling el-

ler afslag?

Vi har også spurgt kommunerne i spørgeskemaundersøgelsen,

om de skal ”krydse af”, om der er tale om et afslag eller en be-

villing i forbindelse med en afgørelse.

Som tabel 4.11 viser, er der lidt flere kommuner, der svarer,

at de skal krydse af, om der er tale om afslag eller bevilling,

end der i tabel 4.10 svarede, at de bruger et afgørelsesmodul

eller tilsvarende skema. Det kan muligvis dække over, at nogle

kommuner krydser det af andre steder

TABEL 4.11 NÅR KOMMUNEN TRÆFFER EN AFGØRELSE, SKAL DE SÅ ”KRYDSE AF” OM DER ER

TALE OM AFSLAG ELLER BEVILLING

§ 95

Nej, den information findes kun

som fritekst i afgørelsesbrevet el-

ler journalnotater

Andet

I alt

§ 96

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Når vi deler op på fagsystem, kan vi se, at størstedelen af

kommunerne, der bruger Columna Cura, svarer, at de ved en

afgørelse krydser af, om der er tale om en bevilling eller af-

slag. Det drejer sig om 18 ud af 25 kommuner for § 95 og 16

ud af 20 kommuner for § 96.

I spørgeskemaet var der et billede af, hvordan et afgørelsesmodul eller henvendel-

sesskema kan se ud ved spørgsmålet, for at forhindre misforståelser

For KMD Nexus er det kun en mindre andel, der krydser af, om

der er tale om en bevilling eller afslag, når de træffer afgø-

relse. Det gør ni ud af 52 kommuner for § 95 og ni ud af 43

kommuner for § 96.

Det er to ud af seks kommuner med Dedalus Vitae, der svarer,

at de krydser det af både for sager om § 95 og for sager om

§ 96. Ingen af de tre kommuner, der anvender EG Sensum på

§ 95, og kun tre ud af 13, der anvender det på § 96, svarer, at

de bruger et afgørelsesmodul eller et tilsvarende skema.

DATO FOR AFGØRELSE

Vi har spurgt kommunerne til, hvordan de registrerer datoen

for deres afgørelser.

Størstedelen af kommunerne i spørgeskemaundersøgelsen

svarer, at datoen automatisk registreres i sagsbehandlingssy-

stemet. Det svarer 53 ud af 88 kommuner for § 95 og 55 ud af

88 kommuner for § 96. De automatiske registreringer kan dog

se forskellige ud afhængig af, hvordan afgørelsen registreres i

sagsbehandlingssystemet. Hvis kommunerne kun gemmer en

Wordudgave af deres afgørelse eller det sendte brev i syste-

met, så vil der automatisk være tilknyttet en dato til det doku-

ment. Det vil dog sandsynligvis ikke være muligt at lave data-

udtræk på det, da det ikke er nemt at identificere de relevante

dokumenter automatisk.

35 kommuner svarer, at de skriver datoen i et datofelt, når de

registrerer afgørelser om § 95, og 37 kommuner svarer, at de

skriver datoen i et datofelt, når de registrerer afgørelser om §

96.

Nedenfor er gengivet tabeller, der deler registreringen af dato

op på de forskellige fagsystemer.

TABEL 4.12 HVORDAN REGISTRERES DATO FOR AFGØRELSE FOR § 95?

Fagsystem

Skrives i et

journalnotat

Skrives i et

datofelt

Der registreres auto-

matisk dato ved af-

sendelse af brev

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

Andet

I alt

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 4.13 HVORDAN REGISTRERES DATO FOR AFGØRELSE FOR § 96?

Fagsystem

Skrives i et

journalnotat

Skrives i et

datofelt

Der registreres auto-

matisk dato ved af-

sendelse af brev

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

SBSYS

Andet

I alt

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

REGISTRERING AF ÆNDRINGER, FRAKENDEL-

SER OG OPHØR

Kommunerne kan også træffe afgørelse om ændring eller fra-

kendelse af en ordning efter §§ 95 eller 96, ligesom en ordning

også kan ophøre, eksempelvis hvis borger afgår ved døden.

Når kommunen ændrer eller frakender en ordning efter §§ 95

eller 96, træffer de en ny afgørelse. Derfor vil de registrerin-

ger, der er beskrevet i Tabel 4.10, også finde sted – med und-

tagelse af oprettelse af indsats/ydelse.

Dette afsnit ser på, hvad kommunerne udover selve afgørelsen

registrerer i sagsbehandlingssystemet i forbindelse med æn-

dringer, frakendelser og ophør af ordninger efter §§ 95 og 96.

Ændringer

Når kommunen træffer afgørelse om en ændring af en ordning

efter §§ 95 eller 96, vil der ofte være tale om en ændring af

timetallet for ordningen, der kan sættes op eller ned. I tillæg

til selve afgørelsen kan kommunen også registrere ændringen

ved den indsats eller ydelse, der er oprettet i sagsbehandlings-

systemet. Det er data fra ydelser, der på nuværende tidspunkt

anvendes til Danmarks Statistiks opgørelser over antallet af

ordninger efter §§ 95 og 96, samt start- og slutdato for disse

ordninger.

Omkring en fjerdedel af kommunerne i spørgeskemaet svarer,

at de stopper den eksisterende indsats eller ydelse i sagsbe-

handlingssystemet og opretter en ny. Størstedelen af kommu-

nerne svarer, at de ændrer i den eksisterende ydelse i sagsbe-

handlingssystemet. Det er også en mulighed, at der tilføjes en

ekstra ydelse til den eksisterende, hvis der er tale om nye

støttebehov og opgaver i tillæg til den eksisterende bevilling.

TABEL 4.14 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN ÆNDRING AF EN ORDNING EFTER §§ 95 EL-

LER 96

§ 95

Stopper den eksisterende ind-

sats/ydelse og starter en ny inde i

sagsbehandlingssystemet

Ændrer i den eksisterende ind-

sats/ydelse inde i sagsbehand-

lingssystemet

Tilføjer en indsats/ydelse til de ek-

sisterende

Andet

I alt

§ 96

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Frakendelse og ophør

En frakendelse af en ordning efter §§ 95 og 96 er omfattet af

den såkaldte ’varslingsordning’. Der er særlige regler om vars-

ling på visse sagsområder, når kommunen træffer afgørelse

om at frakende eller nedsætte bevilget hjælp. Dette gælder

også for sager om frakendelse eller nedsættelse af hjælpen i

en ordning med BPA (§ 96) eller kontant tilskud (§ 95). Vars-

lingsreglerne medfører, at kommunens afgørelse om at ophøre

eller nedsætte bevilget hjælp først kan træde i kraft 14 uger

efter kommunens afgørelse. Det fremgår af § 3 a, stk. 2, i lov

om social service.

Det er størstedelen af kommunerne, der sætter en slutdato på

ydelsen i sagsbehandlingssystemet ved frakendelse eller ophør

af en ordning. Flere kommuner skriver i bemærkningsfeltet i

spørgeskemaet, at de sender et afgørelsesbrev til borger og

først sætter slutdato på, når sagsbehandlingen er endelig af-

sluttet, og de 14 uger i varslingsordningen er udløbet. Hvis

borgeren klager over afgørelsen, så vil slutdatoen også først

sættes på, når klagesagen er afgjort. Datoen for kommunens

afgørelse om frakendelse eller ophør vil derfor ikke svare til

den slutdato, der sættes på ydelsen i sagsbehandlingssyste-

met.

TABEL 4.15 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN FRAKENDELSE ELLER OPHØR AF EN ORD-

NING EFTER §§ 95 ELLER 96

§ 95

Sætter slutdato på indsatsen/ydel-

sen i sagsbehandlingssystemet

Noterer i et journalnotat

Andet

I alt

§ 96

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

KAPITEL 5

Registrering af udmålte timer

og økonomi

Dette kapitel handler om, hvad kommunerne registrerer om

udmålte timer i forbindelse med, at de behandler sager om

kontant tilskud efter § 95 og borgerstyret personlig assistance

efter § 96 i serviceloven. Kapitlet handler også om, hvilke sy-

stemer kommunerne bruger til håndtering af økonomi og/eller

fakturering i forbindelse med behandling af deres sager, og

hvad de registrerer i økonomisystemerne. Afsnittet belyser:



hvordan kommunerne registrerer udmålte timer

hvordan kommunerne registrerer rådighedstimer

hvilke økonomisystemer kommunerne bruger til håndtering

af økonomi og/eller fakturering

hvad kommunerne registrerer i økonomisystemerne

UDMÅLTE TIMER

Som Tabel 5.16 viser, er det et fåtal af kommunerne, der regi-

strerer udmålte timer i et timefelt i sagsbehandlingssystemet,

mens størstedelen registrerer i et standardiseret Excel-ark.

I forhold til sager om kontant tilskud efter servicelovens § 95

svarer 14 kommuner, at de registrerer udmålte timer i et time-

felt i sagsbehandlingssystemet. 45 kommuner svarer, at de re-

gistrerer udmålte timer i et standardiseret Excel-ark, som de

bruger til alle sager om § 95, og derudover er der seks kom-

muner, der registrerer både i et timefelt og i et standardiseret

excel-ark. Samlet set er der 65 kommuner, som enten regi-

strerer udmålte timer i et timefelt, i et standardiseret Excel-ark

eller begge steder.

De resterende 23 kommuner, der har besvaret spørgsmålet,

registrerer udmålte timer på anden måde, eksempelvis i et

journalnotat, i afgørelsesbrevet eller i et ikke standardiseret

excel-ark.

Det samme mønster for registrering viser sig i forhold til bor-

gerstyret personlig assistance efter servicelovens § 96. Her er

der ni kommuner, der registrerer udmålte timer i et timefelt i

sagsbehandlingssystemet, 49 kommuner der registrerer i et

standardiseret Excel-ark, og derudover fem kommuner der re-

gistrerer i begge dele. Samlet set er der 63 kommuner, der re-

gistrerer i enten et timefelt, et standardiseret Excel-ark eller

begge dele.

De resterende 25 kommuner, der har besvaret spørgsmålet,

registrerer på anden måde, eksempelvis i et journalnotat, i af-

gørelsesbrevet eller i et ikke standardiseret Excel-ark.

TABEL 5.16 HVOR REGISTRERER KOMMUNEN UDMÅLTE TIMER

§ 95

Timefelt i sagsbehandlingssystemet

Standardiseret Excel-ark, der bruges til alle sager om §§ 95/96

Både i et timefelt og i et standardiseret Excel-ark

Andet

Ud af

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

De kommuner, der har svaret, at de anvender et timefelt i

sagsbehandlingssystemet, er hovedsageligt kommuner, der

bruger KMD Nexus som sagsbehandlingssystem. Ifølge de le-

verandører, vi har interviewet, er det dog også muligt at sætte

de øvrige sagsbehandlingssystemer, som vi har fokus på i

denne undersøgelse, op på en måde, så man kan trække

strukturerede data om udmålte timer. Det kan gøres ved at til-

føje flere skemaer eller felter, der skal udfyldes af sagsbehand-

lerne i kommunen.

I den besøgte kommune, der bruger KMD Nexus, er der et

timefelt, der hedder ”Visiteret tid”. Den er dog altid sat til 1 og

reflekterer ikke det antal timer, som borgeren er visiteret til.

Den reelle udmåling af timer bliver skrevet ned i et standardi-

seret Excel-ark og i afgørelsesbrevet.

I en af de kommuner, som vi har besøgt, der bruger Columna

Cura, taster de enkeltydelser ind med timetal på § 95. Det er

opgjort efter § 83 og har enkeltydelser såsom ”Mad” eller ”Per-

sonlig hygiejne” med antal minutter eller timer. De pointerer,

at det dog kun er på § 95, at det kan give mening med en så-

dan udmåling og registrering på enkeltydelser, da den er base-

ret på § 83.

I de andre kommuner, der bruger Columna Cura, Dedalus Vi-

tae eller EG Sensum, skriver de timetallet i et Excel-ark, bud-

getter i PDF-format eller kun i afgørelsesbrev og fritekstfelter i

sagsbehandlingssystemet.

Tre af de kommuner, vi har besøgt, har svaret på et efterføl-

gende spørgsmål om, hvorvidt de registrerer timer pr. uge, pr.

måned eller pr. år. Alle tre har tal for antal timer pr. uge og pr.

år. To af kommunerne har medsendt deres Excel-ark, hvor de

skriver, hvor mange timer borgeren er bevilget på forskellige

dage og forskellige tidspunkter af døgnet. Excel-arket regner

så ud, hvor mange timer det er om ugen og om året.

En medarbejder, der også er systemadministrator fra en kom-

mune med Dedalus Vitae, svarer på spørgsmålet om mulighe-

den for at registrere udmålte timer:

”Alt er jo muligt. Når man er systemadministrator, så kan

du jo lave det, hvis der er et ønske. Vi kunne i realiteten

have valgt, at vi gerne ville have flere felter [hvor der kunne

registreres timer]. Det er bare det her niveau, vi har valgt,

så vi ikke får for meget.”

UDMÅLTE RÅDIGHEDSTIMER

I forhold til udmålte rådighedstimer er det også et fåtal af

kommunerne, der registrerer i et timefelt i sagsbehandlingssy-

stemet, mens over halvdelen registrerer i et standardiseret Ex-

cel-ark.

I forhold til kontant tilskud efter servicelovens § 95 viser Tabel

5.17 nedenfor, at syv kommuner angiver, at de registrerer ud-

målte rådighedstimer i et timefelt i sagsbehandlingssystemet.

41 kommuner registrerer udmålte rådighedstimer i et standar-

diseret Excel-ark. Derudover er der fire kommuner, der regi-

strerer begge steder. Det giver samlet set 52 kommuner, der

enten registrerer udmålte rådighedstimer i et timefelt, i et

standardiseret Excel-ark eller begge steder, ud af de i alt 88

kommuner, der har besvaret spørgsmålet.

De øvrige 36 kommuner har svaret, at de registrerer rådighed-

stimer på anden måde, eksempelvis i et journalnotat, i afgørel-

sesbrevet eller i et ikke standardiseret Excel-ark.

Når det kommer til borgerstyret personlig assistance efter ser-

vicelovens § 96, viser tabellen, at der er tre kommuner, der

angiver, at de registrerer udmålte rådighedstimer i et timefelt,

mens 47 kommuner registrerer udmålte rådighedstimer i et

standardisereret Excel-ark. Fire kommuner angiver derudover,

at de registrerer i begge dele. Det giver samlet set 54 kommu-

ner, der enten registrerer udmålte rådighedstimer i et timefelt,

i et standardiseret Excel-ark eller i begge dele.

De øvrige 34 kommuner har svaret, at de registrerer et andet

sted, som for eksempel i et journalnotat, i afgørelsesbrevet el-

ler i et ikke standardiseret Excel-ark.

Det er med andre ord samme mønster, der tegner sig for regi-

strering, uanset om det er §§ 95 eller 96.

TABEL 5.17 HVOR REGISTRERER KOMMUNEN UDMÅLTE RÅDIGHEDSTIMER

§ 95

Timefelt i sagsbehandlingssystemet

Standardiseret Excel-ark, der bruges til alle sager om §§ 95/96

Både i et timefelt og i et standardiseret Excel-ark

Andet

Ud af

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

Der er også nogle kommuner, der angiver i bemærkningsfelter

til deres spørgeskemabesvarelse, at de ikke udmåler rådighed-

stimer. Dette er mest i forhold til kontant tilskud efter service-

lovens § 95, men forekommer også ved borgerstyret personlig

assistance efter servicelovens § 96.

De fleste af de kommuner, som har angivet, at de registrerer i

et timefelt, bruger KMD Nexus, sådan som det også ses ved

registrering af udmålte timer i foregående afsnit. Også her er

det ifølge leverandørerne muligt at sætte de øvrige ESDH-sy-

stemer op til at kunne registrere rådighedstimer særskilt på en

måde, så man vil kunne trække strukturerede data.

ØKONOMISYSTEM

Som det fremgår af Tabel 5.18 herunder, bruger størstedelen

af kommunerne KMD Opus til håndtering af økonomi og/eller

fakturering i forbindelse med behandling af sager efter service-

lovens §§ 95 og 96. Det har nærmere bestemt 51 kommuner

angivet. 19 kommuner bruger Prisme, 12 kommuner bruger

CGI AS2007, og otte kommuner bruger ØS Indsigt. 26 kom-

muner har angivet, at de bruger et andet system. Nogle kom-

muner bruger mere end ét system, hvilket er forklaringen på,

at fordelingen ikke summer til de 89 kommuner, der har be-

svaret spørgsmålet.

TABEL 5.18 HVILKE(T) SYSTEM(ER) BRUGER KOMMUNEN TIL HÅNDTERING AF ØKONOMI

OG/ELLER FAKTURERING I FORBINDELSE MED §§ 95 OG 96?

System

KMD Opus

CGI AS2007

ØS Indsigt

Prisme

Andet

Ud af

Antal kommuner

Note: Det har været muligt, at vælge flere svarmuligheder. Én kommune har kun svaret på den del af spørgeskemaet, der handler om

økonomisystem, derfor er der 89 besvarelser på dette spørgsmål.

Kilde: Besvarelse fra 89 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

Tabel 5.19 nedenfor viser, hvad kommunerne registrerer i de-

res økonomi- og/eller faktureringssystem. 76 kommuner har

angivet, at de registrerer bevilgede

kroner

pr. kvartal/må-

ned/uge. 32 kommuner svarer, at de registrerer bevilgede an-

tal

timer

pr. kvartal/måned/uge. Et mindre antal kommuner

har angivet, at de registrerer andet. Ligesom ved foregående

tabel har kommunerne haft mulighed for at sætte flere kryd-

ser, hvilket er forklaringen på, at fordelingen ikke summer til

de 88 kommuner, som har besvaret dette spørgsmål.

TABEL 5.19 HVILKET AF FØLGENDE REGISTRERER KOMMUNEN I ØKONOMI- OG/ELLER FAKTU-

RERINGSSYSTEM?

Antal kommuner

Bevilgede antal kroner pr. kvartal/måned/uge

Bevilgede antal timer pr. kvartal/måned/uge

Andet (Noter hvad i bemærkningsfeltet)

Ud af

Note: Det har været muligt, at vælge flere svarmuligheder.

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

37 af de kommuner, der registrerer bevilgede antal kroner,

svarer, at de deler det op på forskellige udgiftsniveauer.

23 af kommunerne, der registrerer bevilgede antal timer, sva-

rer, at timerne er delt op i eksempelvis udmålte timer, rådig-

hedstimer og puljetimer.

KAPITEL 6

Muligheder og begrænsninger

ift. systematiske data

I dette kapitel præsenterer vi it-leverandørernes og kommu-

nernes perspektiver på, hvilke muligheder og begrænsninger

de ser i forhold til en registreringspraksis, der muliggør syste-

matisk data til en eventuel udvidelse af den nationale statistik

om udsatte voksne og voksne med handicap.

INGEN TEKNISKE FORHINDRINGER

Interviewene med it-leverandørerne tegner et billede af, at de

ikke ser tekniske forhindringer forbundet med at kunne regi-

strere systematiske data til den nationale statistik om handicap

og udsatte voksne på:



Udmålte timer

Udmålte rådighedstimer

Registrering af ansøgninger (både visitation og afslag)

Registrering af afslag

Registrering af frakendelse af ordning (eller ophør af ordning)

Registrering af ændring af ordning (revisitation)

Registrering af dato for ansøgning og afgørelse

De pointerer dog, at det afhænger af kravspecifikationerne, og

hvordan data skal leveres. En af it-leverandørerne pointerer, at

det kan være ressourcekrævende at få en system-til-system

integration op at stå eller at ændre i en eksisterende. Det skyl-

des blandt andet de høje krav til validering, der er forbundet

med levering af data til Danmarks Statistik.

Et afgørende punkt er, hvordan eventuelle registreringskrav

passer ind i kommunernes arbejdsgange. Det kommer vi ind

på i det følgende.

SYSTEMATISK DATA VIL KRÆVE ÆNDREDE AR-

BEJDSGANGE

Især it-leverandører peger på, at krav om systematisk regi-

strering af nogle af de data, som vi har nævnt i afsnittet oven-

for, vil kræve ændrede arbejdsgange i nogle kommuner.

En it-leverandør peger på, at det især ved afslag vil betyde

ekstra arbejde for mange kommuner, fordi de så ikke længere

kan nøjes med at sende et afslagsbrev til borgere, der åbenlyst

ikke er i målgruppen, som de kan på nuværende tidspunkt,

men i stedet skal lave en ekstra arbejdsgang. Det kan enten

være i form af afkrydsning i et afgørelsesmodul eller ved altid

at oprette en ydelse, og så sørge for at ydelsen bliver afslået

ved afslag. De fleste kommuner opretter kun ydelser ved bevil-

linger på nuværende tidspunkt. It-leverandøren mener, at man

derved tvinger kommunerne til nogle arbejdsgange, som de

ikke selv har brug for.

I overensstemmelse med den pointe udtaler en medarbejder i

en kommune:

”Vi tænker jo meget værdi for borgeren, og det er også der-

for, vi går ind og siger, har det her værdi for borgeren, når

vi sidder og krydser af, hvis ikke vi bruger det nogle andre

steder?”

Kommunerne trækker ikke systematiske data på nuvæ-

rende tidspunkt

Kommunerne selv gør opmærksom på, at de ikke har mange

borgere, der får hjælp efter servicelovens §§ 95 og 96, og at

data på de to bestemmelser derfor ikke er noget, de oplever er

efterspurgt fra ledelsen i hverdagen. I en kommune fortæller

de, at det kan klares ved manuel optælling, når data en sjæl-

den gang er efterspurgt. I det lys vil det være et ekstra ar-

bejde for kommunerne at registrere de pågældende data sy-

stematisk.

Samtidig er der også nogle af de kommunale medarbejdere,

som mener, at det ville være godt for kommunen at få det

overblik over sagerne, som en mere systematisk registrering

af sagsbehandlingen ville give mulighed for. Her er det antallet

af afgørelser, afgørelser fra Ankestyrelsen og registrering af ti-

mer, der bliver fremhævet som data, de gerne selv ville kunne

trække statistik på.

Særligt udmålte timer og rådighedstimer er ikke noget, som

kommunerne i dag registrerer på en måde, der muliggør syste-

matisk data. Det vil derfor i mange kommuner kræve nye ar-

bejdsgange at få systematisk data. I praksis vil det sandsynlig-

vis betyde, at de skal skrive timetallet ét ekstra sted i forhold

til nu, hvor det skrives i afgørelsesbrevet, i VUM/journalnotat

og ofte i et Excel-ark.

Større valideringsarbejde fører til øgede omkostninger

for kommunerne

Ligesom eventuelle krav om indberetning af flere data vil føre

til ekstra arbejde i kommunerne, vil det også medføre et større

valideringsarbejde for it-leverandørerne. Dette ekstra arbejde

vil ifølge en af it-leverandørerne forventeligt skulle finansieres

af kommunerne.

RISIKO FOR FEJLREGISTRERINGER OG LAV

DATAKVALITET

I en af de interviewede kommuner bliver det fremhævet, at

der vil være stor risiko for fejlindberetninger og uens indberet-

ningspraksis mellem kommunerne, hvis de i forbindelse med

registrering af timer skal nedbryde data i, om timerne er bevil-

get til eksempelvis hverdag eller weekend, eller nedbrydes i,

hvilke konkrete aktiviteter de er bevilget til. I det perspektiv vil

det være mere hensigtsmæssigt alene at registrere, eksempel-

vis hvor mange timer borgerne har fået bevilget sammenlagt

om dagen eller om ugen. Det vil sige, at niveauet af registre-

ring ifølge kommunen har en væsentlig betydning for anvende-

ligheden af data.

Kommunen gør desuden opmærksom på, at man ikke kan

sammenligne data mellem kommunerne direkte, da der vil

være forskel på, hvor mange af de bevilgede timer der går di-

rekte til borgerens hjælp, og hvor mange timer der går til an-

dre opgaver som eksempelvis uddannelse, oplæring, persona-

lesamtaler og MUS. I den forbindelse stiller en medarbejder

det retoriske spørgsmål:

”Hvis ikke det har værdi for borgerne, og I ville få nogle for-

skelligartede resultater, så tænker jeg også, hvem er det, vi

gør det for?”

Netop vigtigheden af at kommunerne oplever kravene til regi-

streringspraksis meningsfulde, italesættes af flere it-leveran-

dører, som ser

en udfordring i, at kommunerne ikke altid vil

være konsistente med deres registrering, hvis de ikke oplever det

meningsfuldt.

BØR INDARBEJDES I EKSISTERENDE UDRED-

NINGSVÆRKTØJER

Interviewene med it-leverandører og kommuner peger samlet

set i retning af, at eventuelle nye indberetningskrav bør lægge

sig så tæt op ad det arbejdsflow, som kommunerne allerede

har for ikke at trække for mange ressourcer og for at under-

støtte, at kommunerne oplever registreringen meningsfuld.

BILAG 1

Metode

I dette kapitel beskriver vi de primære datakilder og metoder,

vi har anvendt i undersøgelsen. Undersøgelsens resultater er

baseret på interview med fem kommuner og fem it-leverandø-

rer til de udvalgte sagsbehandlingssystemer. Derudover har vi

foretaget en spørgeskemaundersøgelse i alle landets kommu-

ner.

INTERVIEW MED LEVERANDØRER

For at få et større indblik i de sagsbehandlingssystemer, kom-

munerne bruger til at registrere afgørelser og ydelser efter

servicelovens §§ 95 og 96, har vi foretaget interview med le-

verandører af disse systemer. Formålet har været at få indblik

i, hvad kommunerne har mulighed for at registrere i syste-

merne og i hvilken form. Det har vi brugt som baggrundsviden

for interview med kommunerne og i udarbejdelsen af spørge-

skemaet. Yderligere har interviewene været med til at belyse,

hvilke muligheder, forudsætninger og begrænsninger der er i

forhold til at udbygge den nationale statistik om handicap og

udsatte voksne.

Vi har foretaget interview med repræsentanter for følgende

sagsbehandlings- og økonomisystemer:



KMD Nexus

Columna CURA

Dedalus Vitae

EG Sensum

AS2007

Sagsbehandlingssystemerne er udvalgt ud fra, at flere kommu-

ner bruger dem i deres arbejde med sager om servicelovens

§§ 95 og 96. Danmarks Statistik har leveret data med overblik

over, hvilke systemer kommunerne hver især bruger.

Interviewene er gennemført over Skype i marts og april 2022

og har været bygget op om, at interviewpersonerne har vist os

brugerfladen på sagsbehandlingssystemet og ført os igennem

kommunernes mulighed for registrering.

Interviewpersonerne har fået de dele af rapporten, der bygger

på deres udtalelser, i høring forud for færdiggørelsen af rap-

porten.

INTERVIEW MED KOMMUNER

Efterfølgende har vi interviewet relevante nøglepersoner i fem

kommuner.

Vi har foretaget ét interview i hver kommune med deltagelse

af nøglepersoner med viden om kommunens registreringsprak-

sis og behovet for eventuelt at tilpasse kommunens registre-

ringspraksis i forhold til at indsamle mere systematiseret viden

om indsatserne efter §§ 95 og 96.

Formålet med interviewene har været at få viden om, hvilke

oplysninger der bliver registreret, og hvordan de bliver regi-

streret, med henblik på at kvalificere den efterfølgende spørge-

skemaundersøgelse. Interviewene giver også viden om, hvor-

for kommunerne har valgt den registreringspraksis, de har, og

hvad det vil kræve af dem at ændre deres registreringspraksis.

Vi har foretaget interview med nøglepersoner i følgende kom-

muner:



Fredericia Kommune

Herning Kommune

Slagelse Kommune

Tårnby Kommune

Vordingborg Kommune

Kommunerne er blevet udvalgt ud fra, hvilket/hvilke sagsbe-

handlingssystemer de bruger til at registrere sager om service-

lovens §§ 95 og 96. Det har været for at sikre, at alle de sags-

behandlingssystemer, som vi fokuserer på i undersøgelsen, er

repræsenteret blandt kommunerne. Vi har desuden taget

højde for antallet af visiterede borgere efter §§ 95 og 96 for at

sikre, at de kommuner, vi har udvalgt, har et vist antal afgø-

relser om §§ 95 og 96 og dermed erfaring at tale ud fra. Viden

om, hvilke kommuner der bruger hvilke systemer, har vi fået

fra Danmarks Statistik.

Interviewene er gennemført med fysisk tilstedeværelse i april

2022 og har været bygget op om, at interviewpersonerne har

vist os brugerfladen på sagsbehandlingssystemet og ført os

igennem, hvordan de registrerer sager efter servicelovens §§

95 og 96.

Interviewpersonerne har fået de dele af rapporten, der bygger

på deres udtalelser, i høring forud for færdiggørelsen af rap-

porten.

TABEL 6.20 OVERSIGT OVER INTERVIEWKOMMUNER OG SYSTEMER

Kommune

Fredericia

Herning

Slagelse

Tårnby

Vordingborg

§ 95

KMD Nexus

Cura

Cura*

Cura

Vitae

§ 96

KMD Nexus

SBSYS

EG Sensum*

Cura

Vitae

Økonomisystem

KMD Børn og Voksne

AS2007 og ØS Indsigt

KMD Opus og EG Sen-

sum

KMD Opus

Note: I Slagelse kommune behandles § 95, stk. 3, samme sted som § 96 og i EG Sensum.

Kilde: Ankestyrelsen 2022

SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE

I forlængelse af interviewene har vi gennemført en spørgeske-

maundersøgelse blandt alle landets kommuner. 88 kommuner

har besvaret skemaet, hvilket giver en svarprocent på 91 %,

da Dragør og Tårnby har forpligtende samarbejde på området.

Indhold og formål

Spørgeskemaundersøgelsen afdækker, om følgende informati-

oner om hjælpeordningerne bliver registreret i kommunernes

ESDH-system eller i deres økonomisystem i forbindelse med

sagsbehandlingen, og hvordan de bliver registreret:



Udmålte timer

Udmålte rådighedstimer

Registrering af ansøgninger (både visitation og afslag)

Registrering af afslag

Registrering af frakendelse af ordning (eller ophør af

ordning)

Registrering af ændring af ordning (revisitation)

Registrering af dato for ansøgning og afgørelse

I udarbejdelsen har vi taget højde for, at kommunernes prak-

sis for registrering kan være forskellig for henholdsvis service-

lovens §§ 95 og 96 og på tværs af sagerne inden for den

samme bestemmelse. Derfor er skemaet opdelt på de to be-

stemmelser, og svarkategorierne tager højde for eventuel vari-

ation i praksis på tværs af sager.

Pilottest af spørgeskema

Forud for udsendelsen af spørgeskemaet har vi sendt en pilot-

test af spørgeskemaet til fire kommuner. For at få input fra så

mange kommuner som muligt har pilotkommunerne været an-

dre kommuner end dem, vi har foretaget interview med. Pilot-

kommunerne er udvalgt ud fra samme kriterier som interview-

kommunerne, nemlig at de skulle have et vist antal sager om

servicelovens §§ 95 og 96 og samlet set skulle repræsentere

et bredt udsnit af de sagsbehandlingssystemer, som kommu-

nerne bruger til at behandle sager efter de to bestemmelser.

Den ene af kommunerne måtte udgå grundet akutte opgaver.

Vi fik derfor svar og feedback fra tre kommuner.

Distribution og rykkerprocedure

Spørgeskemaet er blevet sendt til alle landets kommuner d.

10. juni 2022.

Da behandling af sager efter §§ 95 og 96 ikke altid varetages

af de samme medarbejdere og afdelinger i kommunerne, har

vi sendt spørgeskemaet til en kontaktperson i hver kommune,

som vi har bedt om at sikre, at de relevante nøglepersoner i

kommunen er blevet involveret i besvarelsen.

For at få så høj en besvarelsesprocent som muligt har vi både

foretaget skriftlige og telefoniske rykkere undervejs i dataind-

samlingsperioden til de kommuner, som ikke havde besvaret.

Validering

Efter endt dataindsamling har vi valideret besvarelserne og ta-

get telefonisk og skriftlig kontakt til de kommuner, som på af-

gørende spørgsmål havde besvaret mangelfuldt eller tilsynela-

dende fejlagtigt. På den baggrund har vi rettet besvarelser til

fra de kommuner, som det er lykkedes os at få kontakt til.

BILAG 2

Tabelsamling

TABEL 6.21 NÅR KOMMUNEN TRÆFFER EN AFGØRELSE, SKAL DE SÅ ”KRYDSE AF” OM DER ER

TALE OM AFSLAG ELLER BEVILLING – OPDELT PÅ SAGSBEHANDLINGSSYSTEM - § 95

Fagsystem

Nej, den information findes

kun som fritekst i afgørel-

sesbrevet eller journalnota-

ter

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

Andet

I alt

Note:

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 6.22 NÅR KOMMUNEN TRÆFFER EN AFGØRELSE, SKAL DE SÅ ”KRYDSE AF” OM DER ER

TALE OM AFSLAG ELLER BEVILLING – OPDELT PÅ SAGSBEHANDLINGSSYSTEM - § 96

Fagsystem

Nej, den information findes

kun som fritekst i afgørel-

sesbrevet eller journalnota-

ter

Andet

Antal

kommuner

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

KMD Nexus

NOVA

SBSYS

Andet

I alt

Note: Andet dækker over Acadre, Domus og Fasit

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 6.23 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN EN ANSØGNING, HVIS DE ER USIKRE PÅ OM

SAGEN SKAL BEHANDLES SOM §§ 95 ELLER 96

§ 95

I et henvendelsesskema med afkrydsning af forventet paragraf

I et henvendelsesskema med fritekst

I et journalnotat

Opretter en sag med sagstypen §§ 95 eller 96

Opretter en sag med sagstypen ”Råd og vejledning” eller noget tilsvarende

Andet

Ud af

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

TABEL 6.24 HVORDAN REGISTRERER KOMMUNEN EN ANSØGNING, HVIS DE ER SIKRE PÅ OM

SAGEN SKAL BEHANDLES SOM §§ 95 ELLER 96

§ 95

I et henvendelsesskema med afkrydsning af forventet paragraf

I et henvendelsesskema med fritekst

I et journalnotat

Opretter en sag med sagstypen §§ 95 eller 96

Opretter en sag med sagstypen ”Råd og vejledning” eller noget tilsvarende

Andet

Ud af

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

TABEL 6.25 SKAL KOMMUNEN I SAGSBEHANDLINGEN ANGIVE BESTEMMELSE/PARAGRAF,

HVOR DE VÆLGER UD FRA KATEGORIER DER ER DEFINERET PÅ FORHÅND I SAGER OM § 95?

Sagsbehandlingssystem

Ja, men kun i forbin-

delse med oprettelse

af ydelse/indsats

Nej

Columna Cura

Dedalus Vitae

EG Sensum

Fasit og Acadre

KMD Nexus

NOVA

I alt

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 6.26 SKAL KOMMUNEN I SAGSBEHANDLINGEN ANGIVE BESTEMMELSE/PARAGRAF,

HVOR DE VÆLGER UD FRA KATEGORIER DER ER DEFINERET PÅ FORHÅND I SAGER OM § 96?

Sagsbehandlingssystem

Ja, men kun i forbin-

delse med oprettelse

af ydelse/indsats

Nej

Andet

Acadre

Columna Cura

Dedalus Vitae

Domus

EG Sensum

Fasit og Acadre

KMD Nexus

NOVA

SBSYS

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

TABEL 6.27 ER DET MULIGT FOR SAGSBEHANDLER ELLER LEDER AT FREMSØGE ANTALLET AF

SAGER OM §§ 95 OG 96

§ 95

Ja, både ansøgninger, afslag og bevillinger

Ja, men kun bevillinger

Nej, hverken ansøgninger, afslag eller bevilliger – kan kun opgøres ved ma-

nuel optælling

Andet

I alt

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96

TABEL 6.28 JOURNALISERES AFGØRELSESBREV TIL BORGER I EN SÆRLIG MAPPE ELLER FANE

I SAGSBEHANDLINGSSYSTEMET, HVOR DER KUN LIGGER AFGØRELSER?

§ 95

Nej, brevet gemmes samme sted som andre breve til borger

Andet

I alt

Note: Ud af 66 kommuner, der har svaret at de journaliserer afgørelsesbrev i sagsbehandlingssystemet

Kilde: Besvarelse fra 88 kommuner på Ankestyrelsen spørgeskema, 2022

§ 96