REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Retsudvalget 2022-23 (2. samling)
REU Alm.del Bilag 166
Offentligt

Redegørelse

Blokering af dokumenter

med følsomt indhold sendt

fra politiets sagsbehand-

lingssystem

Dok.nr. D-2663778

Marts, 2023

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Indholdsfortegnelse

Indledning .................................................................................................... 3

Konklusion ................................................................................................... 4

Baggrund ..................................................................................................... 5

3.1

3.2

3.3

3.4

Sagsforløb ............................................................................................................. 5

POLSAS og ’Send mail’-funktionen

...................................................................... 6

It-sikkerhedskompleks ........................................................................................... 6

Opsamling på sagsforløb og baggrund ................................................................. 8

Sagsområdeanalyse .................................................................................... 8

4.1

Analysegrundlag.................................................................................................... 9

4.1.1

Metode .........................................................................................................10

4.1.1.1

Analysekriterium - Sagsområdets typiske modtagere ..........................11

4.1.1.2

Analysekriterium - Gensidig afhængighed............................................11

4.2

Analyse af sagsområder .....................................................................................12

4.2.1

Undersøgelses- og hændelsessager ...........................................................12

4.2.2

Taskforcens vurdering af sagsområdet - undersøgelses- og

hændelsessager .........................................................................................................14

4.2.3

Straffe-, særlov- og færdselssager ..............................................................15

4.2.4

Taskforcens vurdering af sagsområdet

–

straffe-, særlov- og færdselssager

4.2.5

Administrative sager ....................................................................................17

4.2.6

Taskforcens vurdering af sagsområdet - administrative sager ....................18

4.3

Opsamling på analysen af sagsområderne ........................................................18

Bagudrettet opfølgning ............................................................................. 20

5.1

Taskforcens indledende arbejde .........................................................................21

5.2

Politikredsenes gennemgang af egne sager .......................................................21

5.2.1

Kvittering konstateret ...................................................................................22

5.2.2

Efter sagsvurdering ikke genfremsendt .......................................................22

5.2.3

Genfremsendte sager ..................................................................................22

Databeskyttelses- og forvaltningsretlig vurdering .................................. 23

6.1

Intet brud på persondatasikkerheden .................................................................23

6.2

Forvaltningsretlige problemstillinger....................................................................24

6.2.1

Sikring af dokumenter og dokumentoplysninger i POLSAS ........................24

6.2.2

Underretning til kommunerne om bekymring for børn og unges trivsel .......25

6.2.2.1

Politiets medarbejderes underretningspligt i medfør af serviceloven ...25

6.2.2.2

Konsekvensen ved at en underretning ikke er modtaget hos kommunen

6.2.3

Konsekvensen af, at en anmodning om kontrollerende køreprøve ikke er

modtaget hos Færdselsstyrelsen ...............................................................................27

6.3

Opsamling på den databeskyttelses- og forvaltningsretlige vurdering ...............27

Iværksatte korrigerende tiltag .................................................................. 27

7.1

Ensartet håndtering af karantænemails i funktionspostkasserne .......................28

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

Rettelse af kvitteringsskrivelse i personlig beskedservice (BS) ..........................28

Rettelse af kvitteringsskrivelse i POLSAS ..........................................................28

Politiets interne retningslinjer for underretninger ................................................28

Tilsyn ...................................................................................................................29

Orienteringsbreve til eksterne samarbejdspartnere ............................................29

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Indledning

Side

Rigspolitiet blev i juni 2022 af en politikreds gjort opmærksom på, at en mail, af-

sendt via politiets sagsstyringssystem (POLSAS), ikke var nået frem til modtage-

ren. Rigspolitiet har undersøgt sagen nærmere og fundet, at mails med dokumen-

ter, der indeholder bestemte oplysninger siden 1. november 2013 kan være bloke-

ret i politiets it-sikkerhedskompleks efter afsendelse

fra POLSAS via ’Send mail’-

funktionen. Før henvendelsen i juni 2022 har Rigspolitiet ikke modtaget henven-

delser fra hverken politikredse eller eksterne samarbejdspartnere, der har givet

anledning til bekymring for, at materiale afsendt fra POLSAS, ikke er modtaget af

eksterne samarbejdspartnere. Endvidere har Rigspolitiet konstateret, at der ved

afsendelsen af en mail fra POLSAS via

’Send mail’-funktionen

kvitteres system-

mæssigt i POLSAS. Denne kvittering ligger på sagen i POLSAS, uanset om mailen

er nået frem til modtageren eller ej.

Politiets it-sikkerhedskompleks har blandt andet til formål at beskytte mod utilsigtet

deling af følsomme oplysninger med modtagere uden for politiet. Det er således

forudsat, at it-sikkerhedskomplekset skal blokere mails, der indeholder dokumen-

ter med bestemte oplysninger. Mailen blokeres i sin helhed. Orientering om bloke-

ring af afsendelser fra POLSAS er sket til politikredsenes funktionspostkasser til-

knyttet POLSAS og således ikke direkte til den sagsbehandler, der har afsendt

mailen indeholdende dokumenterne.

Via

’Send mail’-funktionen

i POLSAS er det muligt for politiets sagsbehandlere at

sende dokumenter til en afgrænset modtagerkreds af eksterne samarbejdspart-

nere. Modtagerkredsen består af kommuner, regioner, psykiatrien, hospitalsvæs-

net, kriminalforsorgen, Rigsadvokaten, Statsadvokaturerne, retterne, forsikrings-

selskaber samt udvalgte styrelser, direktorater og ministerier.

Som følge af en utilstrækkelig procedure i politiets interne arbejdsgange ved blo-

kering af dokumenter efter afsendelse via

’Send mail’-funktionen

i POLSAS kan

der være dokumenter blokeret i politiets it-sikkerhedskompleks, som ikke er blevet

genfremsendt til modtageren. Det skyldes, at meddelelsen om blokering af doku-

menter i politiets it-sikkerhedskompleks ikke i alle tilfælde er blevet videreformidlet

til den sagsbehandler, der har afsendt fra POLSAS. Dermed kan der være en risiko

for, at blokerede mails inkl. vedhæftede dokumenter siden 1. november 2013 ikke

var kommet frem til modtageren, hvilket kunne have haft betydning for en borger

eller en sags udfald.

Rigspolitiet nedsatte på den baggrund i august 2022 en taskforce for at afdække

problemets omfang og alvor samt udarbejde en plan for, hvordan politiet skulle

gennemføre en eventuel bagudrettet opfølgning samt korrigerende tiltag for at

sikre den nødvendige nationale procedure på området.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Rigspolitiet fremsendte den 12. juli 2022 en skriftlig orientering om sagen til

Justitsministeriet. Den 23. august 2022 fremsendte Rigspolitiet en opdateret

skriftlig orientering om sagen til Justitsministeriet til brug for orientering af Folke-

tingets Retsudvalg. Siden har Rigspolitiet og Justitsministeriet været i løbende di-

alog, og den 7. september 2022 orienterede Justitsministeriet Folketingets Rets-

udvalg om sagen.

Rigspolitiet oversendte den 31. oktober 2022 en redegørelse om blokering af do-

kumenter med følsomt indhold sendt fra politiets sagsbehandlingssystem til Justits-

ministeriet. Redegørelsen indeholdt en indledende afdækning af problemets om-

fang samt de iværksatte tiltag for fremadrettet at afhjælpe problemet. Afdækningen

konkluderede, at 714 sager manuelt skulle gennemgås.

Den nedsatte taskforce har i perioden november 2022 til medio januar 2023 ind-

draget berørte politikredse, som har bidraget til yderligere opfølgning på de 714

sager, hvor der kunne være risiko for, at en afsendelse fra politiet ikke har nået

en ekstern samarbejdspartner. Beskrivelsen af denne opfølgning er herefter tilfø-

jet i redegørelsen.

På baggrund af taskforcens afdækning samt bagudrettede opfølgning orienterer

Rigspolitiet hermed Justitsministeriet på ny.

I indeværende redegørelse behandles de væsentligste forhold i sagen, herunder

også de tiltag, som Rigspolitiet har iværksat for at rette op på disse forhold.

Side

Konklusion

Rigspolitiet har analyseret afsendelser

fra 192.433 sager sendt via POLSAS’ ’Send

mail’-funktion

i perioden 1. november 2013 til 29. juni 2022 og har på den baggrund

vurderet, at der var behov for at gennemgå 714 sager manuelt i politikredsene for

at undersøge, om afsendelserne var nødvendige at genfremsende. Analysen af de

714 sager viste, at der i udgangspunktet ikke var en sagspraksis, der sikrede en

gensidig sagsafhængighed, dvs. hvor begge parter havde behov for at modtage

materiale fra hinanden for at kunne færdigbehandle en sag.

Efter gennemgang af de 714 sager vurderede politikredsene i samarbejde med

taskforcen, at det var nødvendigt at genfremsende materiale til eksterne samar-

bejdspartnere i 20 sager. Der er i alle 20 tilfælde tale om underretningssager af

mindre alvorlig karakter, som ikke kræver en indsats af uopsættelig karakter, hvor

der ikke foreligger en akut bekymring, men en underretning, hvor de sociale myn-

digheder med fordel kan sætte ind med en tidlig indsats. Genfremsendelsen af

materiale til de eksterne samarbejdspartnere i 20 underretningssager er alle tilen-

debragt den 13. januar 2023.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Rigspolitiet og politikredsene har desuden iværksat nødvendige tiltag for at sikre,

at problematikken ikke gentager sig. Rigspolitiet anser hermed nærværende sag

for afsluttet.

Side

Baggrund

I det følgende afsnit beskrives sagens forløb, det konstaterede problem og årsagen

til, at problemet er opstået. Endvidere beskrives POLSAS samt systemets tekniske

forudsætninger i forbindelse med sagen.

3.1 Sagsforløb

Fejlen blev identificeret i juni 2022 i forbindelse med en indberetning fra en politi-

kreds af en konkret hændelse til Rigspolitiet omhandlende et dokument, der var

afsendt fra POLSAS, men som ikke var nået frem til den tilsigtede modtager. Efter

en nærmere afdækning kunne Rigspolitiet konstatere, at problemet ikke skyldtes

en teknisk fejl i POLSAS. Det blev konstateret, at dokumenter, der indeholder be-

stemte oplysninger, siden 1. november 2013 var blevet blokeret i politiets it-sikker-

hedskompleks, efter de var blevet sendt fra POLSAS via

’Send mail’-funktionen.

Rigspolitiet kunne endvidere konstatere, at der ikke var udmeldt en national pro-

cedure for håndtering af karantænemails i politikredsenes funktionspostkasser.

Medarbejdere i politikredsene, som er tilknyttet politiets funktionspostkasser i POL-

SAS’. ’Send mail’-funktion

har således ikke været tilstrækkeligt orienteret om, hvor-

dan politikredsene skulle håndtere automatisk genererede beskeder om blokerede

afsendelser.

I forlængelse af Rigspolitiets indledende afdækning af problemet i juni 2022 blev

alle politikredse orienteret om problematikken. Rigspolitiet iværksatte midlertidige

foranstaltninger i politikredsene for fremadrettet at sikre en korrekt afsendelse af

alle dokumenter til eksterne samarbejdsparter. Rigspolitiet har således iværksat

en række tiltag for at sikre, at blokerede afsendelser håndteres korrekt fremadrettet

jf. afsnit 7.

For at afdække problemets omfang blev der i august 2022 nedsat en taskforce

bestående af repræsentanter fra Koncern IT og Politiområdet i Rigspolitiet samt

repræsentanter fra Midt- og Vestjyllands Politi, Nordsjællands Politi, Københavns

Politi og Østjyllands Politi. Medarbejderne har kompetencer inden for it, jura, poli-

tifaglig sagsbehandling og generel sagsbehandling. Taskforcen havde til opgave

at afdække problemets omfang og alvor samt udarbejde en plan for, hvordan der

kunne gennemføres eventuelle bagudrettede korrigerende tiltag.

Endvidere blev der i september 2022 nedsat en review-gruppe med deltagelse af

juridiske og politifaglige ledere fra Fyns Politi, Syd- og Sønderjyllands Politi, Midt-

og Vestjyllands Politi og Sydsjælland og Lolland-Falsters Politi. Review-gruppens

opgave har været at kvalificere taskforcens tilgang, analyse og metodiske valg.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Rigspolitiet oversendte den 31. oktober 2022 en redegørelse om sagen til Justits-

ministeriet. Taskforcen gennemførte i perioden fra den 15. november 2022 til den

13. januar 2023, i samarbejde med politikredsene den bagudrettede opfølgning på

de sager, hvor der var vurderet et behov for manuel gennemgang med henblik på

at afdække, om der var behov for at genfremsende blokerede afsendelser.

3.2 POLSAS og

’Send mail’-funktionen

POLSAS er politiets sagsstyringssystem. Det anvendes af alle danske politikredse

og benyttes blandt andet til journalisering og rapportskrivning. Politiets rapporter

og rapportarkivering er som udgangspunkt papirbaseret. At en sag er papirbaseret

indebærer, at når sagen henlægges og lægges på arkiv, kan der være yderligere

dokumenter og påskrifter, for eksempel håndskrevne noter, på de udskrevne rap-

porter og dokumenter fra POLSAS, hvor der kan fremgå yderligere oplysninger,

som ikke kan tilgås digitalt via POLSAS.

Siden 1. november 2013 har det været muligt at afsende mails og vedhæfte doku-

menter fra POLSAS via

’Send mail’-funktionen

til forhåndsgodkendte eksterne

samarbejdspartnere. En mail kan indeholde et til flere dokumenter, der vedhæftes

og afsendes fra POLSAS og videre til politiets mailsystem, hvorefter der automa-

tisk kvitteres i POLSAS for aflevering til mailsystemet med henblik på afsendelse

via politiets it-sikkerhedskompleks.

En mail, der indeholder dokumenter, afsendt fra POLSAS, defineres i indeværende

redegørelse som en afsendelse. I POLSAS modtager sagsbehandleren i politikred-

sene en kvittering for afsendelsen, når funktionen

’Send mail’

er anvendt. Denne

kvittering anses som dokumentation for, at afsendelsen er sendt fra POLSAS til

interne såvel som eksterne samarbejdspartnere. Afsendelsen vil således i POL-

SAS fremstå som sendt, uagtet at afsendelsen efterfølgende kan være blevet blo-

keret i politiets it-sikkerhedskompleks.

De godkendte mailadresser på eksterne samarbejdspartnere dækker over kom-

muner, regioner, psykiatri, hospitalsvæsen, kriminalforsorgen, Rigsadvokaten

Statsadvokaturerne, retterne, forsikringsselskaber samt udvalgte styrelser, direk-

torater og ministerier. Politiets afsendelser til enkeltpersoner, herunder for eksem-

pel forsvarsadvokater, sendes i stedet via Digital Post.

Derudover er der også en del interne mailadresser, som anvendes til at dele sags-

information til videre foranstaltning i for eksempel et af politiets andre systemer.

3.3 It-sikkerhedskompleks

Fra mailsystemet videresendes mailen enten til en intern modtager eller ud af po-

litiets lukkede system til det åbne internet via et it-sikkerhedskompleks. Sendes

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

mailen ud af politiets lukkede system scannes den i it-sikkerhedskomplekset, som

er sat op til at blokere mails med følsomt indhold ud fra en samlet vurdering af

afsendelsen. Dokumenter og rapporter, der sendes til eksterne, må, ifølge politiets

interne retningslinjer, ikke indeholde følsomme oplysninger, herunder for eksempel

politiets brugernavne. Sendes mailen til en intern modtager i politiet, vil den uanset

indhold ikke blive blokeret, idet afsender og modtager på denne type mails deler

samme domænenavn.

1 - Mail afsendes

(modtages af ekstern)

Fra mailsystemet

→

via it-sikkerhedskomplekset

2 - Mail blokeres

(retur til afsender)

Som illustreret ovenfor sendes mails generelt fra politiets mailsystem via it-sikker-

hedskomplekset. Vurderes det i scanningen af en mail, at denne skal blokeres,

sættes den i karantæne, og en automatisk genereret mail sendes retur til afsender

indeholdende et link med adgang til den blokerede karantænemail. Når en mail

afsendt fra POLSAS’

’Send mail’-funktion

blokeres i it-sikkerhedskomplekset, er

afsender identisk med en funktionspostkasse og ikke en konkret bruger.

Via et link i karantænemailen, sendt til funktionspostkassen, dirigeres funktions-

postkassens sagsbehandler til sin personlige beskedservice (BS) med henblik på

enten at frigive mailen eller konstatere, at det er nødvendigt at genfremsende mai-

len fra POLSAS i en tilpasset version, der overholder politiets retningslinjer for in-

formationssikkerhed. En BS er en applikation, som alle brugere af politiets mailsy-

stem er tilmeldt for at sikre, at brugeren kan sende, frigive og modtage mails via

politiets it-sikkerhedskompleks. Er brugeren ikke tilmeldt, kan brugeren ikke sende

mails uden for politiets domæne. En brugers BS er som udgangspunkt tilknyttet

brugerens egen personlige postkasse. Såfremt en bruger skal tilgå andre postkas-

ser, for eksempel en politikreds’ funktionspostkasse, skal dette opsættes manuelt.

Politikredsene har hver især to til fem funktionspostkasser tilmeldt POLSAS som

afsenderpostkasse. Der er stor forskel på, hvor mange medarbejdere der er til-

meldt som ansvarlige for at passe en funktionspostkasse. I politiets rolle- og ret-

tighedssystem ses det, at der kan være alt fra en enkelt medarbejder og op til

hundrede, som varetager en funktionspostkasses post. I forbindelse med et infor-

mationsmøde afholdt den 8. august 2022 med politikredsene på baggrund af den

indmeldte fejl, kunne det konstateres, at der var lokale variationer af, hvordan funk-

tionspostkasserne blev forvaltet. Endvidere kunne det konstateres, at ikke alle

sagsbehandlere havde foretaget den manuelle opsætning af sin BS til at varetage

en funktionspostkasse.

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

3.4 Opsamling på sagsforløb og baggrund

Som det fremgår af ovenstående afsnit, har Rigspolitiets gennemgang vist, at po-

litiets utilstrækkelige interne procedurer ved blokering af dokumenter efter afsen-

delse fra POLSAS er opstået i forbindelse med implementeringen af

’Send mail’-

funktionen i POLSAS i november 2013. Fejlen vedrører afsendelser til forhånds-

godkendte eksterne samarbejdspartnere og vedrører således ikke afsendelser til

enkeltpersoner herunder for eksempel forsvarsadvokater.

Rigspolitiet kan også konstatere, at sagsbehandlere i politikredsene har modtaget

en kvittering for afsendelser sendt via

’Send mail’-funktionen

i POLSAS også i de

tilfælde, hvor afsendelsen er blevet blokeret. Kvitteringen fremgår på sagen i POL-

SAS og anses af sagsbehandleren som dokumentation for, at dokumenter er af-

sendt til eksterne samarbejdspartnere.

Gennemgangen har endvidere vist, at politiets håndtering af funktionspostkasser

ikke har været tilstrækkelig, og at medarbejdere i politikredsene, som er tilknyttet

politiets funktionspostkasser

i POLSAS’ ’Send mail’-funktion,

derfor ikke i alle til-

fælde har orienteret sagsbehandlerne korrekt om de blokerede afsendelser, samt

om hvordan disse skulle håndteres efterfølgende.

Side

Sagsområdeanalyse

Analysen af problemets omfang og alvor blev struktureret efter tre overordnede

sagsområder jf. kapitler i politiets journalplan 1) undersøgelses- og hændelsesom-

rådet, 2) straffe-, særlov- og færdselsområdet og 3) det administrative område.

Politiets journalplan udgør en oversigt over alle gerningskoder, som kan anvendes

i POLSAS. Sagsområderne er grupperet ud fra en fælles sagspraksis. Den gen-

nemførte analyse er baseret på et samlet datagrundlag over alle de dokumenter

og sager, der er afsendt via POLSAS i perioden fra den 1. november 2013 til den

29. juni 2022, hvor der er en potentiel risiko for, at afsendelserne ikke er nået den

tilsigtede modtager.

Formålet med analysen har været at vurdere for hvert sagsområde, hvor kritisk det

vil være, hvis en afsendelse ikke er nået frem. På den baggrund vil analysen ind-

snævre feltet af potentielt kritiske sagsområder, hvor en blokeret afsendelse kan

have betydning for en borger eller en sags udfald.

Analysen beror på en juridisk og politifaglig vurdering af blandt andet konkret sags-

praksis og erfaring med sagsbehandling i POLSAS. Vurderingen er suppleret med

en stikprøvevis gennemgang af sager i POLSAS samt supplerende data fra politi-

ets it-sikkerhedskompleks.

Det er vigtigt at tydeliggøre, at det ikke automatisk kan konkluderes, at en blokeret

afsendelse ikke er kommet frem til modtageren. Afsendelsen kan manuelt være

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

enten frigivet eller genfremsendt på anden vis. Den supplerende dataanalyse, som

beskrives i det efterfølgende afsnit, har bidraget med yderligere information om

omfanget af blokerede afsendelser inden for de kritiske sagsområder (undersøgel-

ses- og hændelsesområdet samt straffe-, særlov- og færdselsområdet).

4.1 Analysegrundlag

Udgangspunktet for arbejdet i taskforcen har været at kortlægge antallet af poten-

tielt blokerede afsendelser og dermed også den mængde af sager, som potentielt

kan være påvirket af problemet i perioden fra den 1. november 2013 og frem til

identificeringen af problemet i juni 2022. Den gennemførte analyse er baseret på

et samlet datagrundlag over alle de sager, hvorfra der er foretaget afsendelser via

POLSAS.

For perioden siden ’Send mail’-funktionen

blev implementeret i POLSAS i 2013 er

der fra leverandøren, DXC, leveret en opgørelse over alle afsendelser fra POL-

SAS, som dækker over perioden fra den 1. november 2013 til den 29. juni 2022.

Opgørelsen består af i alt 283.202 afsendelser fra POLSAS fordelt på i alt 192.433

unikke sager.

Antallet af afsendelser fra POLSAS’ ’Send mail’-funktion

har, siden den blev im-

plementeret, været stigende. Stigningen skyldes en kombination af, at politiet over

tid er blevet mere digitale i forbindelse med sagsbehandlingen, og at den forhånds-

godkendte modtagerliste i POLSAS gradvist er blevet udvidet siden 2013. Det be-

tyder, at der for perioden 1. november 2013 til den 31. december 2017 er sendt

67.002 afsendelser via POLSAS’ ’Send mail’-funktion

fordelt på 44.969 sager, og

at der i perioden fra den 1. januar 2018 til den 29. juni 2022 er sendt 216.199

afsendelser fordelt på 147.464 sager.

For 79.370 af disse sager er afsendelser inden for perioden fra den 1. november

2013 til den 29. juni 2022 alene gennemført inden for politiets domæne. Der er her

tale om afsendelser, hvor en politikreds sender fra en @politi.dk til en anden @po-

liti.dk. Det betyder, at afsendelsen ikke sendes via politiets it-sikkerhedskompleks,

og dermed kan der heller ikke være blokerede afsendelser i disse sager. Bruttoli-

sten over tilfælde, hvor der potentielt kan være sket en blokering udgør således

183.415 afsendelser fordelt på 113.063 sager for perioden fra den 1. november

2013 til den 29. juni 2022.

Alle sager i POLSAS er tilknyttet en gerningskode jf. politiets journalplan. Ger-

ningskoden hører under et sagsområde, som refererer til sagens indhold og der-

med også en sagspraksis. Gerningskoden på en sag refererer til lovovertrædelsen

eller sagsindholdet i en sag, ligesom den også definerer politiets håndtering af sa-

gen (sagspraksis).

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Taskforcen har på baggrund af den generelle sagspraksis kunnet foretage en vur-

dering af, hvor kritisk det vil være, hvis en afsendelse ikke er nået frem til modta-

geren.

Taskforcen har foruden indeværende analyse af sagsområderne arbejdet med

supplerende data fra politiets mailsystem for at kunne kvalificere omfanget af po-

tentielt blokerede afsendelser. Den supplerende dataanalyse har haft til formål at

bidrage med yderligere afdækning af, hvor stor en del af de kritiske dokumenter,

sendt via POLSAS, der faktisk er tilbageholdt i it-sikkerhedskomplekset. Den sup-

plerende dataanalyse er endvidere baseret på en kobling af data mellem sagerne

fra bruttolisten og data om blokerede afsendelser. Disse oplysninger findes alene

for perioden fra 1. januar 2018 og frem, idet en log for politiets it-sikkerhedskom-

pleks ikke går længere tilbage.

Den supplerende dataanalyse blev afsluttet i den sidste fase af analyseforløbet og

tjener således alene til at kvalificere omfanget af blokerede afsendelser. Konkret

har den supplerende analyse bidraget til at fokusere på blokerede afsendelser, så

færre ikke-kritiske afsendelser vil skulle gennemgås manuelt.

For de tre sagsområder har den supplerende analyse vist, at der i perioden fra

2018 til 2022 samlet set er blokeret 6.685 afsendelser fordelt på 4.868 sager ud af

216.199 afsendelser. De blokerede afsendelser, der er sendt via POLSAS, udgør

ca. 3 % af alle afsendelser fra POLSAS i perioden fra den 1. januar 2018 til 29. juni

2022.

4.1.1

Metode

Det følgende afsnit indeholder en beskrivelse af taskforcens metode til at vurdere

sagsområderne for hele perioden samt den supplerende analyse om blokerede

afsendelser med data fra perioden fra den 1. januar 2018 til 29. juni 2022.

Side

Metode - sagsområdeanalyse

Taskforcens vurderinger er baseret på det politifaglige kendskab til sagerne, som

er knyttet til de enkelte gerningskoder samt en juridisk vurdering af politiets forplig-

telser inden for enkelte specifikke sagsområder i politiets journalplan: 1) undersø-

gelses- og hændelsesområdet, 2) straffe-, særlov- og færdselsområdet og 3) det

administrative område. Taskforcen har suppleret analysen med stikprøver i POL-

SAS med henblik på at validere den juridiske og politifaglige vurdering af sagsom-

råderne. Taskforcens vurderinger har blandt andet været baseret på følgende kri-

terier i sagerne: Typiske modtagere, gensidig sagsafhængighed, dokumenttypen

og øvrige betragtninger i forhold til sagsbehandlingspraksis for sagsområdet.

I de tilfælde, hvor analysen af sagsområdet har indikeret, at der kan være grund til

bekymring i forhold til manglende modtagelse af dokumenter, har taskforcen udvi-

det stikprøveandelen. Taskforcen har således systematisk gennemgået alle tre

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

sagsområder og har i den forbindelse gennemført knap 2.000 stikprøveopslag i

POLSAS. Gerningskoderne er gennemgået ud fra sagsområder. For eksempel er

der for gerningskoderne mellem 75411

–

75623 tale om straffelovsovertrædelse

og her opgjort, at der er afsendt mails på 60 gerningskoder ud af de 818 gernings-

koder, som alle dækker over berigelse (tyveri og butikstyveri). På disse 60 ger-

ningskoder er der taget stikprøver i henhold til, hvordan sagspraksis for denne type

straffesager håndteres, og de er således håndteret ens. Det samme gør sig gæl-

dende for gerningskoderne mellem 75111

–

75332, hvor der er afsendt mails på

53 gerningskoder ud af de 818 gerningskoder, der ligeledes dækker over berigelse

(indbrud). Der er ikke i taskforcens foranalyse gennemgået fysiske journalsager,

men alene analyseret på baggrund af oplysninger, der er tilgængelige i POLSAS.

Metode

–

den supplerende dataanalyse

For sager efter 2018 har det været muligt at kombinere blokeringer i politiets it-

sikkerhedskompleks med afsendelser fra POLSAS. Der er ved kombination af in-

formationer vedrørende afsender, modtager og emnefelt indlagt en tidsforskydning

på ti minutter for at sikre, at der også medtages sager i den videre analyse, hvor

der har været systemmæssige forsinkelser i processen, fra afsendelsen pakkes og

afsendes fra POLSAS til en eventuel blokering i it-sikkerhedskomplekset finder

sted. Det er denne kobling af data, der har gjort det muligt at identificere omfanget

af problemet fra 1. januar 2018 til 29. juni 2022.

Nedenstående kriterier har i taskforcens arbejde været med til at afgøre afsendel-

sernes kritikalitet, hvilket for hvert sagsområde har resulteret i en vurdering af, om

det vil være anbefalelsesværdigt at gennemføre yderligere opfølgning på konkrete

sager.

4.1.1.1 Analysekriterium - Sagsområdets typiske modtagere

Taskforcens første kriterium, i vurderingen af om der er tale om en kritisk afsen-

delse for sagsbehandling, er, hvem der typisk er modtager på skrivelserne inden

for sagsområderne.

Ved interne modtagere i politiet er sagerne i denne kategori ikke relevant at under-

søge nærmere, da skrivelser til interne modtagere ikke er blevet blokeret.

For en række eksterne modtagere vil information om de typiske modtagere vise en

del om dokumenttypen og kommunikationsformen mellem politiet og den eksterne

modtager, herunder også om der sagstypisk er en modtager, der er klar til eventu-

elt at kvittere for afsendelsen, eller om det for eksempel er afsendelser initieret af

den eksterne samarbejdspartner.

4.1.1.2 Analysekriterium - Gensidig afhængighed

Det andet kriterium, som taskforcen har forholdt sig til, er sagsområdernes typiske

sagspraksis og den deraf mulige gensidige sagsafhængighed mellem afsender og

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

modtager. Ved vurdering af kritikalitet har taskforcen lagt vægt på, om modtager

er eller ikke er bekendt med, at de skal modtage materiale fra politiet. Ved afsen-

delser, hvor der foreligger arbejdsgange med gensidig afhængighed, vurderes der

at være en begrænset risiko for, at en eventuel manglende modtagelse af en af-

sendelse kan have kritisk betydning for en borger eller en sags udfald.

De sager, hvor eksterne samarbejdspartnere eventuelt ikke er klar over, at de skal

modtage materiale fra politiet, og hvor der derimod ikke foreligger en arbejdsgang

med gensidig afhængighed, vil der være risiko for, at en blokeret afsendelse kan

have kritisk betydning.

4.2 Analyse af sagsområder

I det følgende redegøres der for de tre sagsområder, herunder taskforcens vurde-

ring af sagernes kritikalitet. Her er der tale om de sager, hvor afsendelser potentielt

kan være blevet blokeret i it-sikkerhedskomplekset, og som samtidigt vurderes kri-

tiske, såfremt de ikke er nået frem til modtager.

I nedenstående tabel fremgår en oversigt over analysens nøgletal, som vil blive

gennemgået i den følgende analyse af de tre sagsområder.

Tabel 1

–

Oversigt over analysens nøgletal

Heraf sager med

interne afsendelser,

der ikke kan være

blokeret

(@politi.dk)

Side

Sagsområde

Antal sager fra

1. nov 2013 til

31. dec 2017

Antal sager fra

1. jan 2018 til

29. juni 2022

Antal sager i alt fra

1. nov 2013 til

29. juni 2022

Undersøgelses-

og hændelses-

sager

straffe-, særlov

og færdsels-

område

Administrative*

sager

I alt

3.624

40.847

498

44.969

21.837

122.345

3.282

147.464

25.461

163.192

3.780

192.433

4.079

74.115

1.176

79.370

Kilde: POLSAS, træk leveret fra leverandør, DXC, baseret på R067-rapporter.

Anvendt periode: 1. november 2013

–

29. juni 2022

* Administrativt sagsområde indeholder også udenlandsk lov vedr. Grønland og Færøerne

Note: For data efter 1. januar 2018, er det muligt at kombinere med blokeringer fra sikkerhedskomplekset.

4.2.1

Undersøgelses- og hændelsessager

Dette sagsområde omfatter undersøgelsessager og hændelsessager, som ofte er

forarbejdet forud for en potentiel efterforskning, strafforfølgelse eller en overdra-

gelse af information til anden myndighed. Både undersøgelses- og hændelsessa-

ger omjournaliseres, såfremt de giver anledning til yderligere politimæssige foran-

staltninger, og der har vist sig at være grundlag for en strafferetlig forfølgelse. Dette

sagsområdes typiske modtagere er kommuner eller en anden myndighed.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Der kan for perioden 1. november 2013 til 29. juni 2022 konstateres 28.408 afsen-

delser fordelt på 25.461 sager inden for sagsområdet. Heraf er der i samme peri-

ode gennemført 4.346 afsendelser inden for politiets domæne fordelt på 4.079 sa-

ger, og dermed afsendelser, som ikke er blokeret.

I sagsområdet indgår der også sager, hvor der er tale om særlige forpligtelser, og

disse sager har, forud for stikprøverne, givet anledning til skærpet opmærksomhed

i taskforcen. Herunder kan nævnes som eksempel en gerningskode omhandlende

”dødsfald omfattet af indberetningspligten”. Disse

sager udgør i alt 10.689 sager,

hvor der er tale om en indberetningspligt fra en ekstern samarbejdspartner til poli-

tiet, hvor afsendelsen fra POLSAS har indeholdt dokumenter til brug for sagens

færdiggørelse. Afsendelsen har dermed været betinget af en gensidig udveksling

af oplysninger til brug for sagens færdigbehandling og er dermed ikke betragtet

som en kritisk afsendelse, idet den eksterne samarbejdspartner må forventes at

tage kontakt i tilfældet af, at en afsendelse ikke er nået frem.

Taskforcen har for dette sagsområde i særlig grad haft fokus på de undersøgel-

sessager, hvor politiet underretter en kommune om bekymringer for børn og unge

under 18 år, voksne, ældre eller borgere med psykiske lidelser, som bor alene. Det

skyldes, at der for en andel af disse sager ikke foreligger en gensidig sagsaf-

hængighed, da modtageren ikke forventer at modtage underretningen og derfor

heller ikke vil kontakte politiet ved dens manglende afsendelse.

Såfremt bekymringen og underretningen angår alvorlige forhold, følger det af poli-

tiets interne retningslinjer for børn og unge under 18 år, at der skal foretages en

akut telefonisk underretning til kommunen. Dette sker typisk afledt af situationer,

hvor man som fagperson får mistanke om, at et barn er udsat for psykisk eller

fysisk vold, seksuelt misbrug eller andet alvorligt omsorgssvigt. Efterfølgende føl-

ges der skriftligt op på den telefoniske henvendelse, hvorfor der i alvorlige sager i

forbindelse med underretning af kommuner vil være en modtager, som er opmærk-

som på, at overleveringen gennemføres. Disse sager vurderes dermed ikke at

være kritiske, da der er en gensidig sagsafhængighed.

For voksne over 18 år foreligger der desuden ikke en lovfastsat underretningspligt.

Politiet har dog som en del af politiets almindelige opgaver en generel forpligtelse

til at afværge og forebygge fare for blandt andet enkeltpersoner, jf. politiloven - se

afsnit 6.2.2.1. Politiets sagspraksis i forbindelse med alvorlige sager omhandlende

borgere over 18 år følger samme praksis, som ved sager omhandlende borgere

under 18 år i forhold til overleveringer af underretninger til sociale myndigheder.

Taskforcens analyse har vist, at mindre alvorlige underretningssager er karakteri-

seret ved, at der forud for oversendelse af en underretning til en kommune ikke er

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

varslet herom. Endvidere betragter politiet disse typer af sager som værende af-

sluttet, når en underretning er sendt til kommunen. Dermed er det også almindelig

sagspraksis i sager om underretning, at der ikke gennemføres yderligere opfølg-

ning i forbindelse med sagsbehandlingen. Se endvidere afsnit 6 for den juridiske

vurdering heraf. Afsendelser fra mindre alvorlige underretningssager vurderes at

være kritiske, såfremt de er blevet blokeret, idet der ikke foreligger en gensidig

afhængighed.

Der er siden 1. november 2013 til 29. juni 2022 fundet i alt 8.419 sager vedrørende

underretninger for dette sagsområde,

’undersøgelses-

og hændelsessager’, som

vurderes at være potentielt kritiske sager, hvis afsendelser ikke er nået frem til rette

modtager. Taskforcen har fundet, at disse sager er kendetegnet ved en sagsprak-

sis med afsendelser, hvor den modtagende eksterne samarbejdspartner, for en

andel af sagerne, potentielt ikke er bekendt med at skulle modtage materiale. Det

er ikke muligt at adskille mindre alvorlig fra alvorlige underretningssager.

Det skal i forlængelse heraf tydeliggøres, at der ved stikprøver blandt hændelses-

og undersøgelsessager er fundet, at der ikke på alle sager i POLSAS foreligger en

kvittering fra for eksempel en kommune. En sag, hvor der ikke foreligger en kvitte-

ring fra kommunen, er dog ikke ensbetydende med, at afsendelsen, som indehol-

der underretningen, ikke er nået frem, da en kvittering både kan lagres digitalt i

POLSAS eller blot lægges i papirsagen - se afsnit 3.2.

De analyserede data viser, at der for perioden fra den 1. november 2013 til 31.

december 2017, hvor det ikke er muligt at kombinere afsendelser med blokeringer,

er fundet i alt 260 sager vedrørende

’undersøgelses- og hændelsessager’,

herun-

der underretninger. I perioden fra 2018 til 2022 er der fundet 426 sager ud af 8.146

sager vedrørende underretninger, som kan indeholde blokerede afsendelser fra

POLSAS i forbindelse med dette sagsområde.

Taskforcens vurdering af sagsområdet - undersøgelses- og

hændelsessager

Taskforcen har på baggrund af ovenstående gennemgang vurderet, at dette sags-

område kræver bagudrettet opfølgning for afsendelser vedrørende underretninger,

idet der i de fleste tilfælde ikke er gensidig afhængighed i forbindelse med sags-

behandlingen.

4.2.2

Side

Analysen af sagsområdet vedrørende undersøgelses- og hændelsessager har

vist, at der på dette område vurderes at være potentielt kritiske sager i forbindelse

med underretninger, hvis afsendelser ikke er nået frem til modtager. På den bag-

grund har taskforcen vurderet, at der alene bør foretages yderligere konkrete sags-

skridt for en andel af de i alt 25.461 sager, som vedrører underretninger. Dette

skyldes en sagspraksis, som er kendetegnet ved, at den modtagende eksterne

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

samarbejdspart for de mindre alvorlige underretninger ikke er bekendt med at

skulle modtage materiale.

Taskforcens analyse har således konstateret, at det drejer sig om sager vedrø-

rende underretninger om børn og unge, hvor der

ikke

foreligger en akut bekymring,

men hvor de sociale myndigheder kan have behov for at sætte ind med en tidlig

indsats, samt orientering til kommunen med bekymring for ældre eller borgere med

psykiske lidelser, som bor alene. Taskforcen forventning var på den baggrund, at

der ville være tale om en begrænset andel sager i forbindelse med dette sagsom-

råde, som ville kræve en manuel gennemgang.

Den supplerende dataanalyse af 8.418 sager vedrørende underretninger har gjort

det muligt at indsnævre behovet for manuel sagsgennemgang til 426 sager for

perioden fra 2018 til 2022, mens det for perioden fra den 1. november 2013 til 2017

vil være 260 sager, som ud fra et forsigtighedsprincip alle anbefales til manuel

gennemgang. Det er uklart, hvor stor en andel af afsendelser på ovenstående sa-

ger, der dels er blevet frigivet via Beskedservice (BS) efter blokering i politiets it-

sikkerhedskompleks, dels genfremsendt via anden sikker kanal.

4.2.3

Straffe-, særlov- og færdselssager

Dette sagsområde omfatter blandt andet sagsbehandling af bødeforlæg, indkal-

delser til retten, anholdelser, efterforskning, afgørelser og anden borgervendt

sagsbehandling. Området er det mest omfattende i undersøgelsen, idet der for

perioden fra den 1. november 2013 til 2022 er sendt 249.502 afsendelser fordelt

på 163.192 sager. Inden for dette sagsområde er der i samme periode gennemført

afsendelser inden for politiets domæne på 74.115 sager ud af de 163.192 sager,

og dermed afsendelser, som ikke er blokeret i politiets it-sikkerhedskompleks.

Side

I sager, der omhandler straffe- og særlov, sender politiet dokumenter til alle typer

af forhåndsgodkendte modtagere, dog er Kriminalforsorgen den eksterne samar-

bejdspartner, som modtager flest afsendelser fra POLSAS på dette sagsområde.

På færdselslovsområdet sendes der i overvejende grad mails til forsikringsselska-

ber.

Kendetegnende for en væsentlig del af afsendelserne i dette sagsområde er, at

modtager typisk vil vide, at der er materiale på vej, og dermed vil kunne rykke for

udeblevet materiale. Modtager af disse afsendelser vil ofte også blive adviseret

om, at der er materiale på vej, ligesom sagsbehandleren, der afsender materiale,

ofte vil være afhængig af at rykke for svar på afsendt materiale.

For straffe- og særlovsområdet har gennemgangen af sagstyperne vist, at sagerne

generelt har en høj gensidig sagsafhængighed mellem politiet og modtagerne af

politiets afsendelser. Dette er konstateret ved, at der blev udtaget yderligere stik-

prøver, herunder særligt på sager af personfarlig karakter og sager omhandlende

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

anden alvorlig kriminalitet. Taskforcen har derfor konstateret, at der for så vidt an-

går personfarlige sager ses at være etableret anden kontakt, hvorfor en eventuel

blokering af en afsendelse i disse sager ikke vurderes at have en konsekvens, da

modtager er bekendt med, at de skal modtage materiale, og dermed vil rykke ved

udeblivelsen heraf. Dette er bekræftet ved stikprøver.

Gennemgangen har vist, at trods uens valg af afsendelsesmetoder er afsendel-

serne på området kommet frem til modtager, idet sagens færdiggørelse har været

betinget af en gensidig udveksling af oplysninger under sagens behandling. For-

uden ovenstående kan det konstateres, at jo mere alvorlig straffesagen er, jo mere

formaliseret er sagsopfølgning, og dermed betragtes disse afsendelser ikke som

værende kritiske. Der kan som eksempel nævnes, at Kriminalforsorgen ikke vil

påtage sig ansvaret for enten en varetægtsfængslet eller indsat, uden at politiet

følger op og sikrer Kriminalforsorgen det nødvendige papirarbejde. Det betyder, at

Kriminalforsorgen vil rette henvendelse til politiet, før de for eksempel løslader en

person, ligesom de også vil rette henvendelse til politiet med det samme, de erfa-

rer, at

der mangler en ”følgeseddel til arresten”

i sager med varetægtsfængslede.

I færdselssager vil forsikringsselskabet rette henvendelse til politiet, når forsik-

ringskunden har anmeldt skaden til sit selskab, hvorefter selskabet anmoder poli-

tiet om aktindsigt

–

der er altså skabt kontakt, inden mailen fra POLSAS sendes.

Endvidere har taskforcen haft ekstra fokus på færdselssager. Dette skyldes, at po-

litiet indtil den 1. oktober 2021 havde ansvaret for at indkalde til kontrollerende

køreprøve. Efter ressortoverdragelsen til Færdselsstyrelsen den 1. oktober 2021

er sager blevet oversendt til Færdselsstyrelsen både

via ’Send mail’-funktionen

POLSAS og via andre digitale kanaler. I sager, hvor førerretten på stedet inddra-

ges, vil det dog fortsat være politiet, som gennemfører inddragelsen og herunder

sikrer, at der opdateres i Kriminalregisteret. Indtil ressortoverdragelsen opdaterede

politiet også i Kørekortregisteret på de udenretslige vedtagelser i forbindelse med

kontrollerende køreprøver.

I sager, hvor en borger vedtager en tilkendegivelse (borger accepterer sigtelse)

om inden for seks måneder at skulle aflægge en kontrollerende køreprøve, eller i

sager, hvor en kontrollerende køreprøve indgår som en del af en dom i retten, skal

Færdselsstyrelsen underrettes af politiet og anmodes om at indkalde til en kontrol-

lerende køreprøve.

Udvalgte gerningskoder fra færdselskapitlet i politiets journalplan, hvor en kontrol-

lerende køreprøve kunne indgå, blev derfor undersøgt, ligesom kapitlet for straffe-

loven i politiets journalplan, hvor der ligeledes kan foreligge en risiko for, at en del

af dommen i straffesagen kunne indeholde en kontrollerende køreprøve. Stikprø-

ver viste, at der i sager fra straffelovs-, særlovs- og færdselslovsområdet - i særlige

tilfælde - kunne indgå kontrollerende køreprøver som en del af dommen.

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Ved sager, der omhandler en anmodning om indkaldelse til kontrollerende køre-

prøve, sendt til Færdselsstyrelsen efter ressortoverdragelsen, er det konstateret,

at Færdselsstyrelsen ikke forud for afsendelse var bekendt med, at de skulle mod-

tage materiale. Der er dermed ikke en gensidig afhængighed, hvorfor det var task-

forcens vurdering, at der kunne foreligge en risiko for, at en indkaldelse til kontrol-

lerende køreprøver ikke var nået frem.

På baggrund af dataanalysen kan der for perioden siden ressortoverdragelsen til

Færdselsstyrelsen konstateres 8.699 afsendelser fordelt på 6.055 sager, hvor der

skal indkaldes til en kontrollerende køreprøve for perioden fra den 25. september

2021 til den 29. juni 2022. Den supplerende dataanalyse af disse sager har vist, at

der for perioden er konstateret blokering af 29 afsendelser fordelt på 28 sager.

Taskforcens vurdering af sagsområdet

–

straffe-, særlov- og

færdselssager

Taskforcen har på baggrund af ovenstående analyse vurderet, at dette sagsom-

råde generelt er kendetegnet ved sager med en klart defineret sagspraksis samt

en gensidig sagsafhængighed. På den baggrund er det taskforcens vurdering, at

informationen i de blokerede afsendelser, for hovedparten af sagstyperne, med

stor sandsynlighed er nået frem til modtagerne, fordi der vil blive rykket for svar,

såfremt materiale ikke er nået frem.

4.2.4

Side

Da Færdselsstyrelsen potentielt ikke er bekendt med, at der fremsendes materiale

fra politiet med anmodning om at indkalde til en udenretslig vedtaget kontrolle-

rende køreprøve, og fordi der ikke foreligger en gensidig sagsafhængighed, kan

en afsendelse af denne karakter betragtes som en kritisk afsendelse, og Færd-

selsstyrelsen vil således ikke kunne reagere, hvis en afsendelse blokeres. Dermed

er det taskforcens faglige vurdering, at det alene er sager i forbindelse med res-

sortoverdragelsen til Færdselsstyrelsen, der vil kræve en yderligere sagsgennem-

gang.

Taskforcen anbefalede, at der skulle gennemføres en bagudrettet opfølgning på

28 sager, hvorfor taskforcen igangsatte en proces med Færdselsstyrelsen med

henblik på at afdække, om alle anmodninger om bistand til indkaldelse til kontrol-

lerende køreprøve var modtaget.

4.2.5

Administrative sager

Dette sagsområde omfatter blandt andet personalesager, intern administration,

alarmplaner, beredskabsplaner, aktindsigtssager, tilladelser, bistand i forbindelse

med Grønland og Færøerne samt anden administrativ sagsbehandling. I visse til-

fælde oprettes disse sager også på initiativ fra eksterne samarbejdspartnere, hvor

der anmodes om at samarbejde.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Der kan for perioden fra den 1. november 2013 til den 29. juni 2022 konstateres

5.291 afsendelser fordelt på 3.780 sager. Inden for dette sagsområde er der i

samme periode gennemført 2.118 afsendelser på 1.176 sager inden for politiets

domæne og dermed afsendelser, som ikke kan være blokeret.

Foruden interne modtagere kan modtagere af afsendelser på dette område være

den lokale anklagemyndighed og andre myndigheder, som fremgår af den for-

håndsgodkendte modtagerliste. Det gælder generelt for modtagerne af afsendel-

ser på dette sagsområde, at de typisk vil vide, at der er materiale på vej, og at de

dermed kan rykke for udeblevet materiale. Modtagere af disse afsendelser vil så-

ledes ofte også på anden vis blive adviseret om, at der er materiale på vej, ligesom

sagsbehandleren, der afsender materiale, vil være afhængig af at rykke for svar

på afsendt materiale.

Der er for høringer eller assistancer til andre myndigheder konstateret, at der er

etableret kontakt på baggrund af et initiativ fra en ekstern professionel aktør, og

der vil blive rykket i tilfælde af en eventuel manglende modtagelse af en afsen-

delse. På baggrund af taskforcens brede politifaglige kendskab til arbejdsgange

og procedurer vurderes det ikke som værende kritisk, hvis en afsendelse vedrø-

rende høringer eller assistancer var blevet blokeret.

4.2.6

Taskforcens vurdering af sagsområdet - administrative sager

Taskforcen har på baggrund af ovenstående kriterier vurderet, at dette sagsom-

råde har en klart defineret sagspraksis samt en gensidig sagsafhængighed. Der-

med er det taskforcens faglige vurdering, at sagsområdet ikke vil kræve bagudret-

tet opfølgning.

Side

4.3 Opsamling på analysen af sagsområderne

Taskforcen har i sin analyse og afdækning af problematikken været særlig op-

mærksom på sager, hvor eksterne samarbejdspartnere

ikke

er klar over, at de skal

modtage materiale fra politiet. Dette har, sammenholdt med kritikaliteten og kon-

sekvensen ved, at en sådan afsendelse er blevet blokeret, givet anledning til be-

kymring for sager, hvor der sendes underretninger til for eksempel en anden myn-

dighed, og i sager hvor Færdselsstyrelsen uden forudgående gensidig sagsbe-

handling, anmodes om at indkalde på baggrund af en udenretslig vedtagelse af

sigtelse med henblik på en kontrollerende køreprøve.

På baggrund af afdækningen har taskforcen identificeret følgende typer af sager,

hvor manglende modtagelse af en afsendelse kan være problematisk, og hvor der

dermed er behov for en manuel bagudrettet opfølgning:

- Underretninger om børn og unge, hvor der

ikke

foreligger en akut bekym-

ring, men hvor de sociale myndigheder kan have behov for at sætte ind

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

med en tidlig indsats, samt orientering til kommunen med bekymring for

ældre eller borgere med psykiske lidelser som bor alene.

Orientering til Færdselsstyrelsen med henblik på at indkalde til kontrolle-

rende køreprøver.

Side

For perioden fra 1. januar 2018 har det været muligt at kombinere blokeringer i

politiets it-sikkerhedskompleks med afsendelser fra POLSAS. Med udgangspunkt

i dette har det været muligt at indsnævre omfanget af blokeringer, som vil være

nødvendige manuelt at gennemgå med henblik på at afgøre, om de er blevet gen-

fremsendt eller bør genfremsendes i forbindelse med en bagudrettet sagsopfølg-

ning (se afsnit 5 vedrørende bagudrettet opfølgning).

For sager vedrørende underretninger for perioden fra den 1. november 2013 til

2017 har taskforcen anbefalet, at alle 260 sager gennemgås manuelt. For sager

fra 2018 til 2022 anbefales det, at der gennemgås 426 sager.

På færdselsområdet kræver det manuel sagsgennemgang i 28 sager (se afsnit 5

vedrørende bagudrettet opfølgning), hvor der er tale om betingede frakendelser og

kontrollerende køreprøver. Blokerede afsendelser i forbindelse med indkaldelse til

kontrollerende køreprøve er alle opstået efter ressortoverdragelsen af opgaver til

Færdselsstyrelsen den 1. oktober 2021.

Fælles for både færdselssager og sager, hvor der er sendt en underretning til en

kommune, er, at der er tale om afsendelser uden gensidig sagsbehandlingsaf-

hængighed, og at modtager ikke samtidig er bekendt med, at de skal modtage

materiale.

Nedenstående tabel 2 indeholder nøgletal fra sagsområdeanalysen. Tabellen viser

sager, hvor manglende modtagelse af en afsendelse kan være problematisk, og

hvor der dermed er behov for en manuel bagudrettet opfølgning på sagerne. Da

det fra 1. januar 2018 har været muligt at kombinere data om blokeringer i politiets

it-sikkerhedskompleks med data om afsendelser

fra POLSAS ’Send mail’-funktion

er omfanget indsnævret til i alt 714 sager.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Tabel 2

–

Analyseresultat

Sagsområdeanalyse

kombineret med

blokerede mails efter

1. januar 2018

Underretninger

Færdselsstyrelsen

I alt

Sager som i perioden

Antal sager

fra 1. jan 2018

Samlet antal

fra 1. nov 2013 fra 1. nov 2013 til 29. juni 2022 er blo- sager til bagud-

til 29. juni 2022 til 31. dec 2017 keret

rettet opfølgning

8.418

6.055

14.473

260

426

454

686

714

Side

Note: For data før 1. januar 2018 kan data ikke kombineres med blokeringer i it-sikkerhedskomplekset, for data

efter, har det været muligt at kombinere på følgende parametre: afsender, modtager, emnefelt og med en tids-

margen på 10 minutter

Note: Kolonne 2 dækker over sager i perioden fra den 1. november 2013 til den 31. december 2017, hvor der

ikke er data, som gør det muligt at kombinere antallet af afsendelser med antallet af blokeringer i it-sikkerheds-

komplekset, og det dermed heller ikke var muligt at konstatere om en afsendelse nødvendigvis var blevet bloke-

ret.

*) ressortoverdragelsen til Færdselsstyrelsen skete oktober 2021

Det blev således taskforcens anbefaling, at det var nødvendigt at gennemføre en

manuel gennemgang af i alt 714 sager ud af i alt 192.433 sager for perioden fra

den 1. november 2013 til den 29. juni 2022. Taskforcen vurderede, at der kunne

være kritiske forhold blandt disse udestående sager. For så vidt angår underret-

ninger, forventede taskforcen alene at der kunne være tale om mindre alvorlige

underretninger jf. sagspraksis og politiets interne retningslinjer på området. En ma-

nuel sagsgennemgang vil vise, om afsendelser inden for de 714 sager har givet

anledning til kritiske forhold.

Bagudrettet opfølgning

Det følgende afsnit indeholder en beskrivelse af den manuelle bagudrettede op-

følgning af 714 sager, som er gennemført i et samarbejde mellem Rigspolitiets

nedsatte taskforce og berørte politikredse i perioden fra den 15. november 2022

til den 13. januar 2023.

Der er konkret tale om de 714 sager, der vedrører underretninger om sårbare

borgere og sager vedrørende kontrollerende køreprøver, som Færdselsstyrelsen

fik ressortoverdraget pr. den 1. oktober 2021. Fælles for både færdsels- og un-

derretningssagerne er, at der er tale om afsendelser uden gensidig sagsbehand-

lingsafhængighed, hvor modtagerne ikke er bekendte med, at de skal modtage

materiale.

Af de 714 sager kunne taskforcen ved en yderligere gennemgang nedbringe an-

tallet af sager til manuel gennemgang i politikredsene til 576 ved en ekstra gen-

nemgang af blandt andet sagerne fra før 2018 og sagerne til Færdselsstyrelsen.

Den bagudrettede opfølgning på sager vedrørende underretninger blev gennem-

ført lokalt i politikredsene, mens den bagudrettede opfølgning vedrørende Færd-

selsstyrelsen blev gennemført i en fælles proces med Færdselsstyrelsen om de

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

berørte sager.

Den 15. november 2022 blev de relevante sager fremsendt til berørte politikredse

for at sikre, at de lokalt kunne vurdere, om afsendelser til eksterne modtagere

krævede genfremsendelse.

5.1 Taskforcens indledende arbejde

Taskforcen har indledningsvis gennemgået alle 714 sager med henblik på at af-

dække, dels om der alene ved opslag i POLSAS kunne konstateres, om afsen-

delsen er modtaget hos ekstern samarbejdspartner, dels om afsendelsen på sa-

gen var afsendt inden for domænet eller i forbindelse med en gensidig sagsaf-

hængighed.

Forud for fremsendelse af pakker til berørte politikredse gennemførte taskforcen,

dels en proces med Færdselsstyrelsen, dels en gennemgang af sager fra før 1.

januar 2018. Taskforcen kunne konstatere, at alle 28 sager, som var fundet blo-

keret i politiets it-sikkerhedskompleks efter ressortoverdragelsen pr. den 1. okto-

ber 2021, var rettelig modtaget.

Taskforcen forholdte sig dernæst til samtlige 260 sager fra før 1. januar 2018 og

frasorterede 110 sager. Det drejer sig om sager, hvor der er blevet delt materiale

med for eksempel et forsikringsselskab eller sager, hvor der er konstateret afsen-

delser sendt inden for politiets domæne. For sager, hvor afsendelsen er sendt til

for eksempel et forsikringsselskab, vil afsendelse alene være motiveret af en gen-

sidig sagsafhængighed. Årsagen til, at en underretning sendes inden for domænet,

kan skyldes, at der er oprettet og skrevet en underretning i POLSAS, men grundet

anden efterforskning af sagens person er underretningen til en kommune i et så-

dan tilfælde håndteret under hensyn til efterforskningen.

Samlet har den indledende sagsgennemgang hos taskforcen frasorteret 138 sa-

ger, som ikke kræver gennemgang i politikredsen. Der udestår således gennem-

gang i politikredsene af de resterende 576 sager, der vedrører underretningssager.

5.2 Politikredsenes gennemgang af egne sager

Politikredsenes gennemgang af de tilbageværende 576 sager er indledningsvist

politifagligt vurderet. Politikredsene har efter den politifaglige vurdering i tilfælde,

hvor der var tvivl om, hvorvidt nødvendig viden, jf. underretningspligten, var nået

frem til en kommune, rettet henvendelse til kommunen og i samarbejde med

kommunen resolveret, om der skulle ske genfremsendelse.

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

Efter politikredsene havde vurderet egne sager fremsendte de resultatet heraf til

taskforcen. Det samlede resultat af politikredsenes bagudrettede opfølgning

fremgår af tabel 3 nedenfor.

Tabel 3

–

Resultat af politikredsenes bagudrettede opfølgning

Bagudrettet opfølgning

Kvittering konstateret *

Efter vurdering, ikke genfremsendt **

Genfremsendt

Hovedtotal

Antal sager

418

138

576

Side

*) Kvittering konstateret digitalt ved arkiv, eller ved kontakt til ekstern samarbejdspartner

**) Sager, der er frasorteret efter en politifaglig vurdering i politikredsene (fx borger afgået ved døden), og sager,

der er frasorteret efter en socialfaglig vurdering i samarbejde med en kommune.

I det følgende vil tabel 3 blive gennemgået, og vurderinger og resultater af den

bagudrettede opfølgning vil blive uddybet.

5.2.1

Kvittering konstateret

Politikredsene har enten ved opslag i POLSAS, sag fra arkiv, gennemlæsning af

øvrige dokumenter på en sag eller ved kontakt til kommunen fået bekræftet og

konstateret, at 418 underretninger var nået frem til de berørte eksterne samar-

bejdspartnere.

5.2.2

Efter sagsvurdering ikke genfremsendt

Politikredsene har forud for en eventuel kontakt til kommunen vurderet alle sager

fra taskforcens pakke. Politikredsene har på den baggrund meddelt taskforcen, at

der for visse underretningssager politimæssigt kan være vurderet, at en underret-

ning ikke bør genfremsendes, idet personen for eksempel er død, borgeren ved

opslag ses placeret på et hjem/kommunal foranstaltning, en eller flere underret-

ninger ses opdateret på samme borger og herunder også, at en kommune har

kvitteret for afsendt materiale.

Endvidere har kommunerne i nogle tilfælde afvist, at politikredsene skulle gen-

fremsende en underretning på en borger, idet de for eksempel allerede havde

iværksat tiltag og indsatser og derfor ikke havde brug for yderligere underretnin-

ger på denne borger.

5.2.3

Genfremsendte sager

For 20 sager blev det i et samarbejde mellem politikredsen og kommunen vurderet

nødvendigt at genfremsende materiale. Der er i vurderingen af sagerne skelnet

mellem de alvorlige (akutte) underretningssager af uopsættelig karakter og de min-

dre alvorlige underretningssager.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

De 20 genfremsendte sager omhandler generelt bekymringer for både børn og

unge under 18 år, voksne, ældre og borgere med psykiske lidelser, som bor alene.

Der blev fundet eksempler på, hvordan en mindreårig, har været antruffet med en

fører af et køretøj, hvor føreren for eksempel har været påvirket af narko eller på

anden vis ikke har været i stand til at føre et køretøj på betryggende vis. Der blev

endvidere fundet eksempler på ældre borgere, som har boet alene og under for-

hold, som har været uhygiejniske i en sådan grad, at patruljen på stedet vurderede,

at borgeren kunne have brug for støtte. Der blev herudover fundet eksempler på

tilfælde, hvor den ene forælder har anmeldt den anden for blandt andet vold, uden

at det har været muligt at påvise faktuelle omstændigheder, der kunne give anled-

ning til yderligere efterforskning, og endelig blev der fundet eksempler på tilfælde,

hvor der har været en bekymring for, om forældre har været i trivsel og/eller har

passet deres medicin.

Alle 20 sager har vist sig at være mindre alvorlige underretninger, hvor der

ikke

foreligger en akut bekymring, som kræver en uopsættelig indsats, men hvor de

sociale myndigheder med fordel kan sætte ind med en tidlig indsats. Hvilket er i

overensstemmelse med taskforcens forventning om, at der alene var tale om min-

dre alvorlige underretninger.

Side

Databeskyttelses- og forvaltningsretlig vurdering

Dette afsnit har til formål at redegøre for de juridiske vurderinger, der er foretaget

i forbindelse med taskforcens arbejde med afdækning af problemstillingen, herun-

der særligt politiets retlige forpligtelser.

6.1 Intet brud på persondatasikkerheden

En it-sikkerhedshændelse udgør et brud på persondatasikkerheden, hvis det fører

til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, hændeligt eller ulovligt tab, hændelig eller

ulovlig ændring eller uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysnin-

ger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet, jf. databeskyt-

telsesforordningens art 4, stk. 1, nr. 12, og retshåndhævelseslovens § 3, stk. 1, nr.

10.

Rigspolitiet har på baggrund af de foreliggende oplysninger vurderet, at mails, som

i forbindelse med en afsendelse er blevet blokeret i POLSAS siden 1. november

2013, ikke er et brud på persondatasikkerheden, da personoplysninger i forbin-

delse med de manglende afsendelser af mails ikke er tilintetgjort, beskadiget, tabt

eller videregivet/givet adgang til for uvedkommende. De blokerede afsendelser

vurderes ikke at have medført tab af tilgængelighed eller brud på fortrolighed. De

afsendte mails, der er blevet blokeret, er således journaliseret i POLSAS, og de er

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

dermed fortsat tilgængelige i POLSAS og kan tilgås af medarbejdere med relevant

adgang.

Da afsendelserne, som er blokeret i POLSAS siden 1. november 2013, ikke vur-

deres at være et brud på persondatasikkerheden, er hændelsen ikke omfattet af

anmeldelsespligten til Datatilsynet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33 og

retshåndhævelseslovens § 28.

6.2 Forvaltningsretlige problemstillinger

Rigspolitiet har foretaget en juridisk vurdering af følgende forvaltningsretlige pro-

blemstillinger:

1) Betydningen af at et antal mails står som afsendt i POLSAS på trods af, at

de er blevet blokeret i it-sikkerhedskomplekset og ikke efterfølgende sendt.

2) Konsekvensen af, at underretninger til kommuner om bekymring for børn

og unges trivsel muligvis ikke er kommet frem.

3) Konsekvensen af, at en anmodning om indkaldelse til kontrollerende køre-

prøve ikke er modtaget hos Færdselsstyrelsen.

De følgende afsnit beskriver de generelle juridiske overvejelser, som de tre identi-

ficerede problemstillinger kan give anledning til.

6.2.1

Sikring af dokumenter og dokumentoplysninger i POLSAS

En offentlig myndighed skal sikre, at et sagsstyringssystem understøtter og sikrer

journalisering og dokumentation af relevante sagsakter, jf. offentlighedslovens §

15, stk. 1.

Side

Bestemmelsen i stk. 1 indebærer, at pligten til at foretage journalisering gælder i

forhold til de dokumenter, som myndigheden har modtaget fra eller afsendt til uden-

forstående, samt myndighedernes interne dokumenter, når de foreligger i endelig

form. Journaliseringspligten i forhold til de pågældende dokumenttyper gælder un-

der betingelse af, at dokumentet er modtaget, afsendt eller oprettet af en forvalt-

ningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens

virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sags-

behandlingen i øvrigt. Formløse e-mails som f.eks. bekræftelse af mødetidspunkt,

flytning af mødelokaler, besked om, at en person ønsker en opringning (telefonbe-

sked), og almindelige forespørgsler fra andre offentligt ansatte om sagsstatus med

videre er der derfor ikke pligt til at journalisere jf. Offentlighedsloven med kommen-

tarer, 2. udgave 2020, s. 357.

Det følger af offentlighedslovens § 15, stk. 3, at et journalsystem blandt andet skal

indeholde oplysninger om dato for modtagelse eller afsendelse af et dokument

(dokumentoplysninger).

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

De mails, der er blevet blokeret i it-sikkerhedskomplekset og ikke efterfølgende er

blevet håndteret i POLSAS, fremstår i POLSAS som afsendt og er registeret med

en dato herfor, selvom disse mails reelt ikke er blevet afsendt til modtageren eller

modtagerne. Oplysningerne i POLSAS er derfor ikke korrekte. Den manglende de

facto afsendelse af en mail til eksterne parter medfører, at det burde have fremgået

af sagen i POLSAS, at mailen ikke er blevet afsendt til modtageren, herunder de

foretagne sagsskridt i forbindelse hermed (f.eks. afsendelse af mailen på ny med

angivelse af korrekt dato for afsendelsen).

Det er på den baggrund Rigspolitiets vurdering, at POLSAS i nogle sager indehol-

der oplysninger, som ikke er i overensstemmelse med offentlighedslovens § 15,

stk. 3, for så vidt angår de mails, der er blevet blokeret i it-sikkerhedskomplekset

og ikke efterfølgende er blevet håndteret.

Det forudsætter dog, at disse mails er omfattet af journaliseringspligten, jf. offent-

lighedslovens § 15, stk. 1.

6.2.2

Underretning til kommunerne om bekymring for børn og unges trivsel

Taskforcen har som tidligere nævnt haft fokus på de undersøgelsessager, hvor

politiet underretter en kommune om børn og unges trivsel. Dette skyldes særligt,

at en underretning er en henvendelse, som modtageren (kommunen) ikke nødven-

digvis forventer at modtage. Hvis kommunen ikke modtager underretningen, vil

den således i udgangspunktet ikke have anledning til at reagere.

Side

I det følgende fremgår Rigspolitiets juridiske vurdering af de mulige konsekvenser

af, at underretninger ikke er kommet frem til en kommune i sager, hvor der er en

bekymring for børn og unges trivsel.

6.2.2.1 Politiets medarbejderes underretningspligt i medfør af serviceloven

Ansatte i politiet har en skærpet underretningspligt i medfør af serviceloven, hvis

politiets ansatte under udøvelse af offentlig tjeneste får kendskab til eller grund til

at antage, at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte, jf.

servicelovens § 153, nr. 1. Den skærpede underretningspligt gælder alene, hvis

den ansatte bliver bekymret for et barn eller en ung i forbindelse med udøvelse af

sit erhverv som fagperson. Der foreligger ingen lovfastsat underretningspligt for så

vidt angår bekymringer vedrørende voksne (personer over 18 år). Politiet har dog

som en del af politiets almindelige opgaver en generel forpligtelse til at afværge og

forebygge fare for blandt andet enkeltpersoner, jf. politilovens §§ 2 og 10.

Det følger af politiets interne retningslinjer om politiets underretning til kommuner

om børn og unge under 18 år, at der skal foretages en akut, telefonisk underretning

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

til kommunen, når bekymringen angår alvorlige forhold. Det kan være situationer,

hvor barnet/den unge udsættes for vold, der er tale om alvorligt omsorgssvigt, hvis

der sker varetægtsfængsling eller en ikke planlagt anholdelse af en eller begge

forældre.

I forbindelse med gennemgangen af stikprøverne identificerede taskforcen både

mindre alvorlige og alvorlige underretninger, hvor der var bekymring for manglende

modtagelse af underretningen. Ved gennemgangen af stikprøverne sås der kvitte-

ring på de alvorlige underretninger, og taskforcen var derfor ikke bekymret for, at

kommunerne ikke havde modtaget politiets underretning i de alvorlige sager. Dette

blev også bekræftet i forbindelse med den bagudrettede opfølgning.

Ifølge taskforcens oplysninger stemmer praksis i politikredsene overens med poli-

tiets interne retningslinjer på området. Politiet vil derfor i alvorlige sager enten have

taget telefonisk kontakt til kommunen med det samme, eller kommunen har været

tilstede under politiforretningen. Der er i disse sager altså skabt en gensidig sags-

afhængighed, hvor kommunen derfor vil rykke, såfremt materiale blokeres og ikke

frigives fra politiets it-sikkerhedskompleks eller overleveres til kommunen ad anden

sikker kanal.

6.2.2.2 Konsekvensen ved at en underretning ikke er modtaget hos kommu-

nen

Formålet med underretning af kommuner om bekymring for børn og unges trivsel

er at sikre, at kommunen vurderer, om barnet/den unge eller dennes familie har

behov for hjælp og støtte. Konsekvensen af manglende afsendelse af en under-

retning til kommunen kan være, at der er sager, hvor kommunen ikke fra politiets

side er gjort bekendt med, at der er et barn eller en ung med behov for støtte.

Manglende modtagelse af politiets underretninger kan derfor have medført, at

kommunerne ikke har handlet eller ikke har handlet tilstrækkeligt på grund af

manglende oplysninger.

Offentligt ansattes underretningspligt er lovpligtig og manglende efterlevelse kan

være strafbart, jf. straffelovens §§ 156-57. I forhold til en eventuelt manglende

modtagelse af en underretning har medarbejder/underretter været i god tro om-

kring afsendelsen af underretningen og dermed ikke handlet hverken forsætligt el-

ler uagtsomt, hvilket understøttes af, at afsendelsen for sagsbehandleren fremstår

som sendt i POLSAS. Det vurderes derfor ikke, at den enkelte underretter (med-

arbejder) kan pålægges et ansvar for, at afsendelsen ikke er gennemført.

Offentligt ansattes skærpede underretningspligt gælder kun i forhold til oplysnin-

ger, den ansatte bliver bekendt med ved udførelse af offentligt hverv. Oplysninger,

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

som den ansatte bliver bekendt med i privat regi, er derfor omfattet af den almin-

delige underretningspligt, jf. servicelovens § 154.

Konsekvensen af, at en anmodning om kontrollerende køreprøve ikke er

modtaget hos Færdselsstyrelsen

Den juridiske vurdering af konsekvensen i disse sager er, at der ikke kan antagesat

være et retstab for eventuelle borgere, eftersom Færdselsstyrelsen først kan ind-

kalde til kontrollerende køreprøve, når de har modtaget underretningen om betin-

get frakendelse fra politiet. Konsekvensen er, at der kan være enkelte borgere, der

ikke er blevet indkaldt til kontrollerende køreprøve.

6.2.3

Side

6.3 Opsamling på den databeskyttelses- og forvaltningsretlige vurdering

Som det fremgår af ovenstående afsnit har Rigspolitiet vurderet, at der ikke er sket

et brud på persondatasikkerheden, da personoplysninger i forbindelse med de

manglende afsendelser af mails ikke er tilintetgjort, beskadiget, tabt eller videregi-

vet til uvedkommende.

Rigspolitiet har endvidere konstateret, at medarbejdere har handlet i god tro i for-

bindelse med fremsendelsen af underretninger og dermed ikke har handlet hver-

ken forsætligt eller uagtsomt, hvilket understøttes af, at underretningen fremstår

som afsendt i POLSAS. Rigspolitiet kan således konkludere, at den enkelte under-

retter (medarbejder) ikke kan pålægges et ansvar for, at underretningen ikke er

gennemført.

I de 20 sager vedrørende mindre alvorlige underretninger, hvor der er genfrem-

sendt materiale til kommuner, jf. afsnit 5.1.3, kan det ikke udelukkes, at en forsin-

kelse på en underretning til en kommune kan have betydning for den videre kom-

munale sagsbehandling.

Endvidere har Rigspolitiet konstateret, at konsekvensen ved de 28 blokerede af-

sendelser af underretninger til Færdselsstyrelsen ikke har materialiseret sig, idet

alle afsendelser er bekræftet modtaget og borgerne dermed rettelig er indkaldt til

kontrollerende køreprøve, jf. kørekortbekendtgørelsens § 70, stk. 2.

Iværksatte korrigerende tiltag

Der blev i forbindelse med identificeringen af blokerede afsendelser fra POLSAS

løbende iværksat flere korrigerende tiltag. Dette afsnit indeholder et overblik over

de iværksatte tiltag, som sikrer, at nye blokerede afsendelser håndteres efter poli-

tiets interne retningslinjer.

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

7.1 Ensartet håndtering af karantænemails i funktionspostkasserne

Den 14. juni 2022 udsendte Rigspolitiet en minivejledning til politikredsene for at

sikre, at alle blokerede afsendelser fremadrettet håndteres korrekt via en procedu-

rebeskrivelse for underretning af politiets sagsbehandlere om blokering af doku-

menter. Dertil har Rigspolitiet anmodet alle politikredse om at udpege en ansvarlig

for hver funktionspostkasse, som har deltaget i et informationsmøde den 8. august

2022 for alle politikredsenes funktionspostkasseansvarlige. Dette er gjort for at

sikre, at alle medarbejdere, som betjener disse funktionspostkasser, der er tilmeldt

POLSAS, fremadrettet håndterer funktionspostkasserne korrekt. Rigspolitiet har

desuden ændret standardskrivelsen for karantænemails.

De iværksatte tiltag forventes at imødekomme den hidtil utilstrækkelige procedure

for underretning af politiets sagsbehandlere, når dokumenter efter afsendelse fra

POLSAS blokeres i politiets it-sikkerhedskompleks, uagtet om den blokerede mail

afsendes fra en funktionspostkasse, POLSAS eller medarbejderens personlige

mailboks.

7.2 Rettelse af kvitteringsskrivelse i personlig beskedservice (BS)

Rigspolitiet har den 22. november 2022 præciseret teksten i den automatisk gene-

rerede mail, som sendes til afsender, når en mail blokeres i politiets it-sikkerheds-

kompleks. I teksten er der tilføjet, hvordan en meddelelse om, at en mail blokeret i

politiets it-sikkerhedskompleks bør håndteres, når den tilgås fra en funktionspost-

kasse.

Det fremgår derfor nu, hvordan brugerne kan tilgå karantænemails fra funktions-

postkasser, samt hvordan proceduren for blokerede afsendelser overholdes.

7.3 Rettelse af kvitteringsskrivelse i POLSAS

Rigspolitiet vil præcisere den automatisk genererede kvittering, som lægges på

sagen i POLSAS, når dokumentet er afsendt fra POLSAS. Sagsbehandleren vil

hermed blive gjort opmærksom på at sikre opfølgning på modtagelse, når mails

sendes til eksterne samarbejdspartner, der ikke er bekendt med, at de skal mod-

tage materiale fra politiet. Der vil ligeledes ske en præcisering af den automatiske

besked på skærmen til sagsbehandleren, når mailen er afleveret videre med hen-

blik på at blive sendt til ekstern modtager. Sagsbehandleren vil således blive gjort

opmærksom på, at mailen ikke nødvendigvis er afsendt, men alene er viderefor-

midlet med henblik på at blive sendt via politiets it-sikkerhedskompleks. Denne

ændring forventes tidligst implementeret i 4. kvartal 2023.

7.4 Politiets interne retningslinjer for underretninger

Der er gennemført en præcisering og opdatering af politiets interne retningslinjer

for sociale indberetninger for at sikre en øget ensartet sagsbehandling i politikred-

Side

REU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 166: Orientering om politiets afdækning af udfordringen med blokerede meddelelser fra politiets sagsstyringssytem, fra justitsministeren

sene. De nye præciseringer sikrer, at en sag ikke lukkes, førend politiet har mod-

taget en kvittering fra kommunen, idet den kommunale myndighed har pligt til at

besvare/kvittere for modtagelsen af underretningen jf. servicelovens § 155 b, stk.

1, senest fem hverdage efter modtagelsen.

7.5 Tilsyn

Taskforcen har bygget en datarapport til brug for ledelsesafrapportering og lokal

controlling i politikredsene, hvor sager om underretning, som er sendt til en kom-

mune via ’Send mail’ –funktionen

i POLSAS kan sammenholdes med, om der er

registreret en kvittering i POLSAS fra kommunen.

Den nye rapport imødekommer en kontrol med kommunernes forpligtigelse til in-

den for fem hverdage at kvittere for modtagelsen jf. serviceloven. Endvidere sikrer

rapporten, at der, jf. politiets nye retningslinjer, skabes en sagsgang, hvor under-

retningssager ikke afsluttes, før kommunen har sendt kvittering for modtagelse.

7.6 Orienteringsbreve til eksterne samarbejdspartnere

Ved oversendelsen af denne redegørelse til Justitsministeriet vil der parallelt blive

sendt orienteringsbreve til berørte samarbejdspartnere, Færdselsstyrelsen og

Kommunernes Landsforening.

Side